Guía de gestión de proyectos de Smartsheet (elaboración de informes, panel, diagrama de Gantt)

La gestión de proyectos Smartsheet es la opción ideal para empresas cuya idea de colaboración es trabajar juntos en una hoja de cálculo. 😛

Pero, ¿es realmente práctico?

¿Es la gestión de proyectos de Smartsheet la opción adecuada para usted?

En este artículo, analizaremos qué es Smartsheet, sus funciones clave, ventajas y limitaciones. También mencionaremos algunas solucionesinteligentes para esos problemas.

¿Es Smartsheet realmente inteligente? ¡Descúbrelo!

¿Qué es Smartsheet?

Smartsheet es un software de gestión de proyectos basado en hojas de cálculo que te permite gestionar, realizar un seguimiento y planificar múltiples proyectos en tiempo real.

Fiel a su nombre, intenta hacer que las hojas de cálculo sean «inteligentes» con funciones para:

Y lo admitimos, Smartsheet puede gestionar bien proyectos sencillos.

Su vista en tiempo real de las tareas de todos los proyectos hace que todo sea lo más transparente posible, lo que podría ser la razón por la que algunas empresas utilizan Smartsheet como herramienta de gestión de proyectos.

Si está buscando alternativas, lea nuestro blog sobre alternativas a Smartsheet .

5 funciones clave de Smartsheet

Aquí tienes una panorámica rápida de cómo utilizar Smartsheet para la gestión de proyectos:

1. Colaboración

La colaboración es fundamental en cualquier herramienta de gestión de proyectos.

Y no, no nos referimos a discutir trucos y fórmulas de hojas de cálculo con tu compañero de trabajo. 😝

Smartsheet está aquí para ofrecer a tu mente amante de las hojas de cálculo más opciones de colaboración en equipo:

Así que, aunque Smartsheet sigue siendo una herramienta basada en hojas de cálculo, no tendrás muchos problemas para colaborar con tu equipo.

2. Presupuestación

Todos sabemos lo prácticas que son las hojas de cálculo para realizar cálculos y fórmulas. Y esto convierte a Smartsheet en una buena herramienta para elaborar presupuestos.

Pero esta herramienta de gestión de proyectos va un paso más allá en la elaboración de presupuestos, ya que le ayuda a vincular los gastos calculados, planificados y reales con las actividades del equipo.

Los usuarios de Smartsheet también pueden utilizar su plantilla de presupuesto de proyectos para optimizar el seguimiento del presupuesto y compararlo con los costes reales. De esta forma, ningún gasto se escapará.

3. (Elaboración de) informes

La función de (elaboración de) informes de Smartsheet es muy útil cuando necesita compartir métricas de rendimiento a nivel de proyecto y cartera con las partes interesadas en el proyecto.

También obtendrá datos en tiempo real de varias hojas, todo gracias a su vista basada en widgets.

Comparte los informes de Smartsheet con cualquier persona que tenga acceso a las hojas subyacentes que alimentan el informe. Incluso puedes establecer una programación recurrente y los informes se enviarán automáticamente.

Los paneles de Smartsheet permiten una personalización aún mayor, ya que los miembros del equipo pueden comprobar el estado de un proyecto, comunicarse con otros y tomar decisiones importantes. Mantenga los datos y la información críticos en un panel central de Smartsheet y añada diferentes widgets para obtener diferentes tipos de informes.

4. Plantillas

Smartsheet le ofrece conjuntos de plantillas con hojas, paneles, formularios e informes predefinidos.

Y «preconfigurado» solo puede significar una cosa... ¡muchísimo tiempo ahorrado! ⌚

Por ejemplo, el conjunto de plantillas para seguimiento y agregado de proyectos es una forma fácil y rápida de poner en marcha cualquier proyecto. También es la forma más rápida de informar sobre los riesgos y hitos a las partes interesadas.

Smartsheet incluso tiene una galería completa de plantillas para ti, donde encontrarás plantillas para:

Y si no encuentra lo que necesita, siempre puede crear su propia plantilla.

¡Personalización 101!

5. Integraciones

Las integraciones son como los postres. 🎂

Nunca son suficientes y siempre hay espacio para más.

Smartsheet puede trabajar fácilmente con otras apps y servicios. Obtienes integraciones sin complicaciones con Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip, etc., para impulsar tus habilidades de gestión del trabajo.

Pero, como ya hemos dicho, las integraciones nunca son suficientes.

Y a veces no encuentras la app, aplicación que necesitas.

Es entonces cuando puedes utilizar Zapier para conectar Smartsheet a otras apps, como Zoho Projects, Asana, etc., o trabajar con su API abierta para añadir tu propia integración al software.

¡Compare Asana y Smartsheet!

4 ventajas de la gestión de proyectos Smartsheet

Estas son las principales ventajas de utilizar Smartsheet para la gestión de proyectos:

1. Control y seguridad para tu tranquilidad

La gestión de proyectos corporativos otorga una alta prioridad a la seguridad de los datos. Smartsheet se somete a auditorías y evaluaciones de seguridad anuales realizadas por contratistas externos. Quédese tranquilo sabiendo que sus datos están protegidos por la tecnología de seguridad de la capa de transporte (TLS) de los proveedores más fiables.

Además, Smartsheet almacena sus datos de forma segura con cifrado y protocolos de escaneo biométrico, y limita el acceso a sus datos a los miembros autorizados del equipo de Operaciones Técnicas.

Vaya, eso es otro nivel.

Esta es una de las mayores ventajas de Smartsheet y una de las principales razones por las que lo utilizan casi el 80 % de las empresas de la lista Fortune 500.

2. Automatizaciones que ayudan a ahorrar tiempo

Con las automatizaciones del flujo de trabajo de Smartsheet, puedes establecer qué acciones provocarán qué reacciones. Esto automatizará las tareas repetitivas, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

Además, es fácil crear flujos de trabajo automatizados cuando se dispone de una herramienta que permite ver todas las instrucciones «si» y «entonces».

3. Apps móviles para llevar tus hojas de cálculo contigo

Smartsheet tiene apps, aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android. 📱

Dado que las hojas de cálculo no son las herramientas más fáciles de trabajar en un teléfono móvil, Smartsheet ha optimizado las apps móviles para ofrecer la mejor experiencia al usuario.

Sin embargo, la app móvil solo funciona bien para revisar archivos o mantener una conversación con tu equipo.

¿Está creando un calendario para un proyecto? No es tan difícil.

4. Interfaz de usuario sencilla basada en hojas de cálculo

Si te gustan las hojas de cálculo, te encantará Smartsheet.

Su interfaz intuitiva tipo hoja de cálculo facilita la importación de archivos desde Microsoft Excel, Microsoft Project, Hojas de cálculo de Google y Trello.

Smartsheet solo incluye cuatro vistas esenciales para la gestión de proyectos: Cuadrícula, Tarjeta (la versión de Smartsheet del Kanban), Gantt y Calendario.

Por ejemplo, con los gráficos de Gantt de Smartsheet, puede añadir dependencias y rutas críticas, así como aplicar formato condicional.

Suponemos que es...

Ahora que ya sabes cómo puede serte útil Smartsheet, es justo que te contemos en qué aspectos Smartsheet pierde su inteligencia.

5 limitaciones de la gestión de proyectos de Smartsheet (con soluciones)

No existe la herramienta perfecta.

Pero, ¿Smartsheet se acerca a lo que buscas?

¡No, gracias! 🙅

He aquí por qué:

1. Las hojas de cálculo no son prácticas para la gestión de proyectos moderna

¿Por qué existe hoy en día el software de gestión de proyectos?

¡Para que los equipos no se queden sin energía trabajando con hojas de cálculo todo el día!

Las hojas de cálculo suelen tener ese efecto.

Después de todo, es estresante mirar celda tras celda repletas de datos. 😩

Pero espera, hay más.

Aquí tienes otras razones por las que las hojas de cálculo no son adecuadas para la gestión de proyectos:

Sabemos lo que está pensando: ¿cuándo terminará esta lista?

Así que, a menos que quieras soportar las limitaciones de las hojas de cálculo para siempre, Smartsheet no es la solución de gestión de proyectos que necesitas.

Y aunque Smartsheet ofrece algunas vistas que no son hojas de cálculo, carece de la flexibilidad que se espera de una herramienta de proyectos moderna.

Incluso cuando cambias de la vista de cuadrícula a la vista de calendario o Gantt, la mayor parte de tu trabajo dependerá del formato condicional dentro de una hoja específica.

¿Y ahora qué?

Te presentamos ClickUp.

Es uno de los programas de gestión de proyectos mejor valorados del mundo, utilizado por varios equipos en organizaciones pequeñas y grandes.

ClickUp ofrece una amplia variedad de funciones que superan con creces a Smartsheet, lo que lo convierte en la alternativa definitiva a Smartsheet. 💪

Así es como ClickUp es mucho más inteligente que Smartsheet:

Solución ClickUp n.º 1: Vistas

A diferencia de Smartsheet, ClickUp ofrece varias vistas flexibles.

Algunas de ellas son:

Opciones de vista de tareas en ClickUp

Y, a diferencia de Smarthseet, en ClickUp no tendrás que lidiar con el formato condicional ni otros quebraderos de cabeza propios de las hojas de cálculo. Nos importan todas las perspectivas. 😉

Solución ClickUp n.º 2: ClickApp Correo electrónico

¡ClickUp tiene correo! 📬

Envía y recibe todos tus correos electrónicos directamente desde ClickUp, con compatibilidad para tus proveedores de correo electrónico favoritos, incluidos Gmail, Outlook, Office 365, etc.

No tendrás que salir de la plataforma, lo que te ahorrará mucho tiempo.

¡Ja! Inténtalo en una hoja de cálculo.

Envía y recibe correos electrónicos en ClickUp

Solución ClickUp n.º 3: Bloc de notas

Nos encantan las ideas y, lo que es más importante, una forma práctica de anotarlas.

Y por eso ClickUp tiene un Bloc de notas multiusos para ti.

¿Multiusos?

¡Sí! Puedes tomar notas normales, pero también puedes poner tus notas a trabajar convirtiéndolas en tareas.

Impresionante, ¿verdad? 🤯

Convertir notas en tareas en ClickUp

Solución ClickUp n.º 4: Documentos

¿Estás alineando frenéticamente las siete pestañas del navegador para compartir la pantalla unos minutos antes de tu videollamada? 🤯

Con ClickUp, utiliza las relaciones para ver tareas y documentos relacionados... ¡y preséntalos en la misma ventana!

Accede a los enlaces de la página en Relaciones, en la parte superior de un documento de ClickUp

Cree fácilmente documentos profesionales con estas funciones:

La organización de documentos ayuda a calmar el caos del trabajo en proyectos en constante cambio. Puede mejorar sus actividades diarias con toda la información de sus proyectos accesible en un solo lugar.

Desde proyectos a pequeña escala hasta proyectos a gran escala, ¡búscalos y gestiona todo desde un único documento! 💫

2. Vista de calendario limitada

La vista de calendario de Smartsheet ofrece algunas funciones de programación, pero no son suficientes.

Cualquier cosa que no esté relacionada con la fecha es una limitación.

Por ejemplo, la vista de calendario no ofrece funciones de gestión de recursos. Tampoco se pueden programar tareas para que se realicen a una hora específica.

Solución ClickUp n.º 1: Vista de calendario

En ClickUp, la gestión del tiempo es una prioridad. Y no hay forma de que te impidamos programar tareas con una fecha y hora específicas cuando tenemos una potente vista de calendario.

Controle lo que desea ver en su calendario, ya sea un día, cuatro días, una semana o un mes completo para tener una vista panorámica.

También puede gestionar sus recursos directamente en la vista Calendario, lo que le ayudará a ahorrar tiempo en lugar de cambiar de vista.

Verás, nuestro calendario puede hacer mucho más que programar tareas. 😎

Ver opciones en la vista Calendario de ClickUp

Solución ClickUp n.º 2: Vista Cronograma

Nuestra vista Cronograma es otra opción para obtener una visión general de su proyecto en un formato lineal.

Arrastra y suelta fácilmente tus tareas para programarlas, reorganizarlas, etc.

Arrastra y suelta tareas en la vista Cronograma de ClickUp

¿Desea personalizar el cronograma?

Perfecto, ¡porque todos estamos a favor de la personalización!

Puedes:

El cronograma es suyo, y nosotros solo estamos aquí para ayudarlo a crear el que imagina.

3. Funciones limitadas de elaboración de informes por equipos

Smartsheet cuenta con una función de elaboración de informes por equipos, pero no es intuitiva.

Tienes que introducir manualmente los datos para realizar el seguimiento del progreso de tu proyecto mediante un gráfico de Gantt detallado.

Además, no puede limitar la elaboración de informes a un simple gráfico de Gantt.

¿Qué es esto? ¿Los años 90? 🤦‍♂️

Un gestor de proyectos necesita más, como gráficos de velocidad, burnup y burndown, para ver cómo avanzan sus proyectos.

Solución ClickUp: Paneles

Los paneles de ClickUp te ayudan a centralizar todo lo que ocurre en tus proyectos en un solo espacio.

Puede crear informes y obtener información sobre tareas, progresos, personas, sprints, etc., utilizando más de 50 widgets.

Crear un panel en ClickUp

Hablando de sprints, puede utilizar los widgets de sprint para acceder a todo tipo de datos reveladores, incluidos gráficos de flujo acumulativo, burnup, velocidad, plazo de entrega y burndown.

Gráfico de burndown en ClickUp

Y tampoco hemos renunciado a ofrecer opciones de personalización en nuestros paneles.

Cree sus paneles con widgets personalizados para visualizar su trabajo como desee.

Puede utilizar los widgets para:

¿Te entusiasma crear tus propios paneles potentes?

Consulte nuestra guía detallada sobre cómo crear un panel de gestión de proyectos para empezar de inmediato!

4. Control de tiempo manual

El software Smartsheet te permite realizar un seguimiento del tiempo de múltiples maneras, incluyendo «1/2 días», «horas y minutos» y «horas y minutos detallados»

Sin embargo, para utilizar esta función, tendrás que aprobar manualmente el tiempo estimado o introducir tú mismo la duración.

También puede realizar un seguimiento de las actividades de un día concreto haciendo clic en el cronómetro de inicio.

¿Pero sabes qué?

Aún tendrás que añadir manualmente el tiempo registrado a la hoja de horas. ¡Como si gestionar hojas de cálculo no fuera ya suficiente esfuerzo manual! 😫

Solución ClickUp n.º 1: control de tiempo nativo

Deja que ClickUp controle tu tiempo mientras tú te centras en tu trabajo.

Solo tienes que pulsar «Empezar» para comenzar a controlar el tiempo dedicado a una tarea específica.

¿Quieres trabajar en otra tarea?

Vaya directamente a ella y ponga en marcha el cronómetro para esa tarea.

Control de tiempo en ClickUp

Inicie y detenga el cronómetro tantas veces como quiera. Nosotros calcularemos y generaremos informes detallados sobre el uso del tiempo para que usted pueda relajarse.

¿Sabías que puedes incluso cambiar de dispositivo y continuar con el control de tiempo de las mismas tareas?

¡Esa es la ventaja de nuestro cronómetro global!

Solución ClickUp n.º 2: integraciones de control de tiempo

Estamos seguros de que ClickUp puede satisfacer todas tus necesidades.

Pero siempre hay margen para las integraciones, ¿verdad?

Y por eso ClickUp te permite realizar un seguimiento del tiempo con tu app de control de tiempo favorita, como Everhour, Time Doctor, Toggl o Harvest.

Integración del control de tiempo de Harvest con ClickUp

5. Precios

Smartsheet no solicita la información de tu tarjeta de crédito y además ofrece una versión de prueba gratuita de 30 días.

Suena bien, ¿verdad?

Bueno..

El plan básico Individual cuesta 14 $ al mes, mientras que el plan Business tiene un precio inicial de 25 $ al mes por usuario. A partir de ahí, los precios suben como los rascacielos.

Por lo tanto, el precio de Smartsheet es elevado tanto para particulares como para grandes organizaciones.

¡No es el tipo de igualdad que buscábamos!

Pero aquí está la buena noticia:

Solución ClickUp: plan Free Forever

Lo decimos en serio cuando afirmamos que somos ideales para equipos pequeños, grandes organizaciones e incluso para autónomos o particulares.

Todo el mundo tiene acceso al plan Free Forever de ClickUp, con numerosas funciones y compatibilidad con tareas y usuarios ilimitados.

Y «para siempre» significa realmente para siempre. ¡Sin trampas ni trampas!

¿Y los planes de pago? En una palabra: ¡asequibles!

Compruébelo usted mismo:

Pero eso no es todo.

No tienes que decir adiós a las funcionalidades de las hojas de cálculo por completo, ya que también tenemos una vista Tabla. Aquí puedes calcular para encontrar las sumas, el promedio, etc. de los campos, e incluso añadir una imagen.

Pero aún no hemos terminado.

Formatear una tabla en la vista Tabla de ClickUp

Aquí tienes un adelanto de lo que ClickUp puede hacer:

¿Es Smartsheet la elección inteligente?

La app Smartsheet realmente intentó hacer que las hojas de cálculo fueran más divertidas y menos complejas que Excel. Sin embargo, el hecho de que sea mejor que Excel no significa que sea ideal.

¡Especialmente cuando tienes ClickUp!

ClickUp es la herramienta ideal para todo tipo de organizaciones y personas que no te pedirán que consultes hojas de cálculo. (A menos que quieras, en cuyo caso puedes optar por nuestra vista Tabla . )

Y, a diferencia de Smartsheet, ClickUp puede ser todo lo que usted desea.

Un gestor de tareas, un asignador de recursos, un cronómetro, un tomador de notas, un gestor de documentos..

Así que, si quieres una herramienta verdaderamente «inteligente», ¡consigue ClickUp gratis hoy mismo! 👋