La gestión de proyectos con Smartsheet es la opción ideal para aquellas empresas cuya idea de colaboración es trabajar juntos en una hoja de cálculo. 😛
¿Pero es realmente práctico?
¿Es la gestión de proyectos con Smartsheet la opción adecuada para usted?
En este artículo, analizaremos qué es Smartsheet, sus funciones clave, ventajas y limitaciones. También haremos menciones a algunas solucionesinteligentes para esos problemas.
¿Qué tan inteligente es Smartsheet? ¡Descubrámoslo!
¿Qué es Smartsheet?
Smartsheet es un software de gestión de proyectos basado en hojas de cálculo que te permite gestionar, realizar el seguimiento y planificar múltiples proyectos en tiempo real.
Fiel a su nombre, intenta hacer que las hojas de cálculo sean «inteligentes» con funciones para:
- Informes sobre el estado de los proyectos
- Seguimiento de cronogramas
- Gestión de tareas
- Gestión de carteras de proyectos de proyectos
- Automatización del flujo de trabajo
Y hay que reconocer que Smartsheet puede gestionar bien proyectos sencillos.
Su vista en tiempo real de las tareas de todos los proyectos hace que todo sea lo más transparente posible, lo que podría ser la razón por la que algunas empresas utilizan Smartsheet como herramienta de gestión de proyectos.
Si estás buscando alternativas, lee nuestro blog sobre alternativas a Smartsheet .
5 funciones clave de Smartsheet
A continuación, te ofrecemos una breve panorámica sobre cómo utilizar Smartsheet para la gestión de proyectos:
1. Colaboración
La colaboración es fundamental en cualquier herramienta de gestión de proyectos.
Y no, no estamos hablando de discutir trucos y fórmulas de hojas de cálculo con tu compañero de trabajo. 😝
Smartsheet está aquí para ofrecer a tu mente, amante de las hojas de cálculo, más opciones de colaboración para equipos:
- Niveles de permisos: determina si los usuarios pueden tener vista, realizar edición o ser administradores.
- Formularios: crea y realiza el uso compartido de formularios con los miembros de tu equipo.
- Entornos de trabajo: realiza el uso compartido de varios elementos de Smartsheet o de un entorno de trabajo completo.
- Revisión: colabora en una amplia gama de contenidos para su revisión y aprobación.
- Conversaciones: comunícate mientras trabajas, realiza menciones de personas y mantén conversaciones a nivel de hoja o fila.
Aunque Smartsheet sigue siendo una herramienta basada en hojas de cálculo, no tendrás muchos problemas para colaborar con tu equipo.
2. Presupuestación
Todos sabemos lo prácticas que son las hojas de cálculo para realizar cálculos y fórmulas. Y esto hace que Smartsheet sea una buena herramienta para elaborar presupuestos.
Pero esta herramienta de gestión de proyectos lleva la elaboración de presupuestos un paso más allá, ayudándole a enlazar los gastos calculados, planificados y reales con las actividades del equipo.
Los usuarios de Smartsheet también pueden utilizar su plantilla de presupuesto de proyectos para optimizar el seguimiento del presupuesto y compararlo con los costes reales. De esta forma, ningún gasto se le escapará.
3. (Elaboración de) informes
La función de elaboración de informes de Smartsheet es muy útil cuando necesitas compartir métricas de rendimiento a nivel de proyecto y cartera con las partes interesadas del proyecto.
También obtienes datos en tiempo real de varias hojas, todo gracias a su vista basada en widgets.
¡Comparte los informes de Smartsheet con cualquier persona que tenga acceso a las hojas subyacentes que alimentan el informe! Incluso puedes establecer una programación recurrente y los informes se enviarán automáticamente.
Los paneles de control de Smartsheet permiten una personalización aún mayor, ya que los miembros del equipo pueden comprobar el estado de un proyecto, comunicarse con otros y tomar decisiones importantes. Mantén los datos y la información críticos en un panel de control centralizado de Smartsheet y añade diferentes widgets para obtener diferentes tipos de informes.
4. Plantillas
Smartsheet te ofrece conjuntos de plantillas repletas de hojas, paneles, formularios e informes prediseñados.
Y «preconfigurado» solo puede significar una cosa... ¡muchísimo tiempo ahorrado! ⌚
Por ejemplo, el conjunto de plantillas de seguimiento y agregación de proyectos es una forma fácil y rápida de poner en marcha cualquier proyecto. También es la forma más rápida de informar sobre los riesgos y los hitos a las partes interesadas.
Smartsheet incluso tiene una galería completa de plantillas para ti, donde encontrarás plantillas para:
- Lista de tareas del proyecto
- Presupuestos de marketing
- Proyecto de construcción
- Gestión ágil de proyectos
- Y mucho más.
Y si no encuentras lo que necesitas, siempre puedes crear tu propia plantilla.
¡Personalización 101!
5. Integraciones
Las integraciones son como los postres. 🎂
Nunca son suficientes y siempre hay espacio para más.
Smartsheet se integra fácilmente con otras aplicaciones y servicios. Disfruta de integraciones sin complicaciones con Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip, etc., para mejorar tus capacidades de gestión del trabajo.
Pero, como hemos dicho, las integraciones nunca son suficientes.
Y a veces no encuentras la app que necesitas.
Es entonces cuando puedes utilizar Zapier para conectar Smartsheet a otras aplicaciones como Zoho Projects, Asana, etc., o trabajar con su API abierta para añadir tu propia integración al software.
4 ventajas de la gestión de proyectos con Smartsheet
Estas son las principales ventajas de utilizar Smartsheet para la gestión de proyectos:
1. Control y seguridad para tu tranquilidad
La gestión de proyectos de corporación concede una gran prioridad a la seguridad de los datos. Smartsheet se somete a auditorías y evaluaciones de seguridad anuales realizadas por contratistas externos. Quédese tranquilo sabiendo que sus datos están protegidos por la tecnología de seguridad de la capa de transporte (TLS) de los proveedores más fiables.
Además, Smartsheet almacena sus datos de forma segura con protocolos de cifrado y escaneo biométrico, y limita el acceso a sus datos a los miembros autorizados del equipo de operaciones técnicas.
Vaya, eso es otro nivel.
Esta es una de las mayores ventajas de Smartsheet y una de las principales razones por las que lo utilizan casi el 80 % de las empresas de la lista Fortune 500.
2. Automatizaciones que ayudan a ahorrar tiempo
Con las automatizaciones del flujo de trabajo de Smartsheet, puedes establecer qué acciones provocarán qué reacciones. Esto automatizará las tareas repetitivas, lo que te ahorrará tiempo y esfuerzo.
Además, es fácil crear flujos de trabajo automatizados cuando se dispone de una herramienta que permite ver todas las instrucciones «si» y «entonces».
3. Aplicaciones móviles para llevar tus hojas de cálculo contigo
Smartsheet tiene aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android. 📱
Dado que las hojas de cálculo no son las más fáciles de manejar en un teléfono móvil, Smartsheet ha optimizado las aplicaciones móviles para ofrecer la mejor experiencia de usuario.
Sin embargo, la aplicación móvil solo funciona bien para la revisión de archivos o mantener conversaciones con tu equipo.
¿Crear un calendario de proyectos? No tanto.
4. Interfaz de usuario sencilla basada en hojas de cálculo
Si te gustan las hojas de cálculo, Smartsheet te encantará.
Su interfaz intuitiva de hoja de cálculo facilita la importación de archivos desde Microsoft Excel, Microsoft Project, Hojas de cálculo de Google y Trello.
Smartsheet solo incluye cuatro vistas esenciales para la gestión de proyectos: Cuadrícula, Tarjeta (la versión de Smartsheet de Kanban), Diagrama de Gantt y Calendario.
Por ejemplo, con los gráficos de Gantt de Smartsheet, puede añadir dependencias y rutas críticas, así como aplicar formato condicional.
Suponemos que es...
Ahora que ya sabes cómo puede ser útil Smartsheet, es justo decirte dónde pierde su inteligencia.
5 limitaciones de la gestión de proyectos con Smartsheet (con soluciones)
No existe la herramienta perfecta.
¿Pero Smartsheet se acerca a ello?
¡No! 🙅
He aquí el motivo:
1. Las hojas de cálculo no son prácticas para la gestión de proyectos moderna.
¿Por qué existe hoy en día el software de gestión de proyectos?
¡Para que los equipos no se queden sin energía trabajando con hojas de cálculo todo el día!
Las hojas de cálculo suelen tener ese efecto.
Después de todo, resulta estresante mirar celda tras celda repletas de datos. 😩
Pero espera, hay más.
Aquí tienes otras razones por las que las hojas de cálculo no son adecuadas para la gestión de proyectos:
- No puedes hojear los datos rápidamente.
- Tendrás que introducir los datos manualmente en su mayor parte.
- Difícil el seguimiento de las actualizaciones
- Coordinarse con otras personas a través de una hoja de cálculo no es lo más fácil.
- No se pueden enviar correos electrónicos desde hojas de cálculo.
- No se pueden tomar notas ni redactar documentos en hojas de cálculo.
Sabemos lo que estás pensando: ¿cuándo terminará esta lista?
Así que, a menos que quieras seguir soportando los límites de las hojas de cálculo para siempre, Smartsheet no es la solución de gestión de proyectos que necesitas.
Y aunque Smartsheet ofrece algunas vistas que no son hojas de cálculo, carece de la flexibilidad que se espera de una herramienta de proyectos moderna.
Incluso cuando cambies de la vista de cuadrícula a la vista de calendario o vista Gantt, la mayor parte de tu trabajo dependerá del formato condicional dentro de una hoja específica.
¿Y ahora qué?
Te presentamos ClickUp.
Es uno de los programas de gestión de proyectos mejor valorados del mundo, utilizado por varios equipos en organizaciones pequeñas y grandes.
ClickUp ofrece una amplia variedad de funciones que superan con creces a Smartsheet, lo que lo convierte en la mejor alternativa a Smartsheet. 💪
Así es como ClickUp es mucho más inteligente que Smartsheet:
Solución ClickUp n.º 1: Vistas
A diferencia de Smartsheet, ClickUp ofrece varias vistas flexibles .
Algunas de ellas son:
- Vista Equipo: vea el progreso de las tareas del proyecto junto con la carga de trabajo de cada miembro del equipo.
- Mapa mental: dibuja tu plan de proyecto en un lienzo en blanco.
- Vista Gantt: visualiza el plan, el cronograma y las dependencias de tu proyecto. También puedes calcular la ruta crítica para identificar el atajo hacia la finalización del proyecto.
- Vista Tablero: gestiona tus tareas como en un tablero kanban.
- Vista Lista: vea su trabajo en formato de lista.
Opciones de vista de tareas en ClickUp
Y, a diferencia de Smarthseet, en ClickUp no tendrás que lidiar con el formato condicional ni con otros quebraderos de cabeza propios de las hojas de cálculo. Nos importan todas las perspectivas. 😉
Solución ClickUp n.º 2: ClickApp Correo electrónico
¡ClickUp tiene correo! 📬
Envía y recibe todos tus correos electrónicos directamente desde ClickUp, con compatibilidad con tus proveedores de correo electrónico favoritos, incluidos Gmail, Outlook, Office 365, etc.
No tendrás que salir de la plataforma, lo que te ahorrará mucho tiempo.
¡Ja! Inténtalo con una hoja de cálculo.
Envía y recibe correos electrónicos en ClickUp.
Solución ClickUp n.º 3: Bloc de notas
Nos encantan las ideas y, lo que es más importante, una forma práctica de anotarlas.
Y por eso ClickUp tiene un Bloc de notas multiusos para ti.
¿Espera, ¿multiusos?
¡Sí! Puedes tomar notas normales, pero también puedes ponerlas en práctica convirtiéndolas en tareas.
Impresionante, ¿verdad? 🤯
Convertir notas en tareas en ClickUp
Solución ClickUp n.º 4: Documentos
¿Estás alineando frenéticamente las siete pestañas del navegador para realizar el uso compartido de la pantalla unos minutos antes de tu videollamada? 🤯
Con ClickUp, utiliza las relaciones para ver tareas y documentos relacionados... ¡y preséntalos en la misma ventana!
Accede a los enlaces de la página en Relaciones, en la parte superior de un documento de ClickUp.
Crea fácilmente documentos profesionales con estas funciones:
- Activa el ajuste autor para mostrar al creador y a los colaboradores del documento.
- Selecciona una imagen de portada personalizada de la galería, tu escritorio, un enlace o la biblioteca Unsplash.
- Ajusta el tamaño de la fuente (pequeño, normal, grande) para facilitar la lectura.
- Activa el widget subpáginas en la parte superior de la página para acceder rápidamente a todas las subpáginas.
- Expande las estadísticas para obtener la vista del recuento de palabras, caracteres y tiempo de lectura.
- Añade un subtítulo para incluir contexto para tu público, ¡y mucho más!
La organización de documentos ayuda a calmar el caos del trabajo en proyectos en constante cambio. Puede mejorar sus actividades diarias con toda la información de sus proyectos accesible en un solo lugar.
Desde proyectos a pequeña escala hasta proyectos a gran escala, ¡busca y gestiona todo desde un único documento! 💫
2. Vista de calendario limitada
La vista de calendario de Smartsheet ofrece algunas funciones de programación, pero no es suficiente.
Todo lo que no esté relacionado con la fecha es un límite.
Por ejemplo, la vista de calendario no ofrece funciones de gestión de recursos. Tampoco permite programar tareas para que se realicen en un momento específico.
Solución ClickUp n.º 1: Vista de calendario del Calendario
En ClickUp, la gestión del tiempo es una prioridad. Y no hay forma de que te impidamos programar tareas con una fecha y hora específicas cuando contamos con una potente vista del Calendario.
Controle lo que desea ver en su calendario, ya sea un día, cuatro días, una semana o un mes completo para obtener una vista general.
También puede gestionar sus recursos directamente en la vista Calendario, lo que le ayudará a ahorrar tiempo en lugar de cambiar de vista.
Verás, nuestro calendario puede hacer mucho más que programar tareas. 😎
Ver opciones en la vista de calendario de ClickUp
Solución ClickUp n.º 2: vista de cronograma
Nuestra vista de cronograma es otra opción para obtener una visión general de su proyecto en un formato lineal.
Arrastra y suelta fácilmente tus tareas para programarlas, reorganizarlas, etc.
Arrastra y suelta tareas en la vista de cronograma de ClickUp.
¿Quieres personalizar el cronograma?
¡Perfecto, porque todos estamos a favor de la personalización!
Puedes:
- Ocultar fines de semana
- Mostrar subtareas
- Expandir nombres de tareas
- Colorea las tareas por lista, estado y campos personalizados.
- ¡Y mucho más!
Es tu cronograma, y nosotros solo estamos aquí para ayudarte a crear el que imaginas.
3. Funciones limitadas de elaboración de informes para equipos
Smartsheet tiene una función de elaboración de informes para equipos, pero no es intuitiva.
Tienes que introducir los datos manualmente para realizar el seguimiento del progreso de tu proyecto utilizando un diagrama de Gantt detallado.
Además, no puedes limitar la elaboración de informes a un simple diagrama de Gantt.
¿Qué es esto? ¿Los años 90? 🤦♂️
Un gestor de proyectos necesita más, como gráficos de velocidad, burnup y burndown, para ver cómo avanzan sus proyectos.
Solución ClickUp: paneles de control
Los paneles de ClickUp te ayudan a centralizar todas las actividades de tu proyecto en un solo espacio.
Puede crear informes y obtener información sobre tareas, progreso, personas, sprints, etc., utilizando más de 50 widgets.
Creación de un panel en ClickUp
Hablando de sprints, puedes utilizar los widgets de sprint para acceder a todo tipo de datos reveladores, incluidos gráficos de flujo acumulativo, burnup, velocidad, plazo de entrega y burndown.
Gráfico de burndown en ClickUp
Y tampoco hemos renunciado a ofrecer opciones de personalización en nuestros paneles.
Crea tus paneles con widgets personalizados para visualizar tu trabajo como tú quieras.
Puedes utilizar widgets para:
- Gráficos de líneas
- Gráficos de barras
- Portfolios
- Gráficos de batería
- Cálculos
- Y mucho más.
¿Te apetece crear tus propios paneles?
Consulte nuestra guía detallada sobre cómo crear un panel de control de gestión de proyectos para empezar de inmediato.
4. Control de tiempo manual
El software Smartsheet le permite realizar el seguimiento del tiempo de múltiples maneras, incluyendo «1/2 días», «horas y minutos» y «horas y minutos detallados».
Sin embargo, para utilizar esta función, tendrás que aprobar manualmente la duración estimada o introducir tú mismo la duración.
También puede realizar el seguimiento de las actividades de un día concreto haciendo clic en el cronómetro de inicio.
¿Pero adivina qué?
Aún tendrás que añadir manualmente el tiempo registrado a la hoja de horas. ¡Como si gestionar hojas de cálculo no supusiera ya suficiente esfuerzo manual! 😫
Solución ClickUp n.º 1: control de tiempo nativo
Deja que ClickUp realice el seguimiento de tu tiempo mientras tú te concentras en tu trabajo.
Solo tienes que pulsar «Inicio» para comenzar el seguimiento del tiempo dedicado a una tarea específica.
¿Quieres realizar el trabajo en otra tarea?
Ponte manos a la obra y activa el cronómetro para esa tarea.
Seguimiento del tiempo en ClickUp
Inicie y detenga el cronómetro tantas veces como desee. Nosotros calcularemos y generaremos informes detallados sobre el uso del tiempo para que usted pueda relajarse.
¿Sabías que puedes incluso cambiar de dispositivo y seguir realizando el seguimiento del tiempo dedicado a las mismas tareas?
¡Esa es la belleza de nuestro cronómetro global!
Solución ClickUp n.º 2: integraciones de control de tiempo
Estamos seguros de que ClickUp puede satisfacer todas tus necesidades.
Pero siempre hay espacio para integraciones, ¿verdad?
Y es por eso que ClickUp te permite realizar el seguimiento del tiempo con tu aplicación favorita para el control de tiempo, como Everhour, Time Doctor, Toggl o Harvest.
Integración del control de tiempo de Harvest con ClickUp
5. Precios
Smartsheet no solicita la información de tu tarjeta de crédito y además ofrece una versión de prueba gratuita de 30 días.
Suena bien, ¿verdad?
Bueno...
El plan básico Individual cuesta 14 $ al mes, mientras que el plan Business tiene un precio inicial de 25 $ por usuario al mes. A partir de ahí, los precios se disparan como rascacielos.
Por lo tanto, el precio de Smartsheet es elevado tanto para particulares como para grandes organizaciones.
¡No es el tipo de igualdad que buscábamos!
Pero aquí está la buena noticia:
Solución ClickUp: plan Free Forever.
Lo decimos en serio cuando afirmamos que somos ideales para equipos pequeños, grandes organizaciones e incluso para autónomos o particulares.
Todo el mundo tiene acceso al plan Free Forever de ClickUp, que incluye numerosas funciones y admite un número ilimitado de tareas y usuarios.
Y «para siempre» significa realmente para siempre. ¡Sin trampas de ningún tipo!
¿Qué hay de los planes de pago? En una palabra: ¡asequibles!
Compruébelo usted mismo:
- Ilimitado (5 $/usuario al mes): Integraciones ilimitadas. Paneles de control ilimitados. Vistas personalizadas ilimitadas. Y mucho más.
- Integraciones ilimitadas
- Paneles de control ilimitados
- Vistas personalizadas ilimitadas
- Y mucho más.
- Integraciones ilimitadas
- Paneles de control ilimitados
- Vistas personalizadas ilimitadas
- Y mucho más.
- Empresa ($9 $/usuario al mes): Tiempo en estado Puntos de sprint ID de tareas personalizadas Y mucho más
- Tiempo en estado
- Puntos de sprint
- ID de tarea personalizados
- Y mucho más.
- Tiempo en estado
- Puntos de sprint
- ID de tarea personalizados
- Y mucho más.
- Business Plus (19 $/usuario al mes): subtareas en varias listas, creación de roles personalizados, formación personalizada para administradores y mucho más.
- Subtareas en varias listas
- Creación de roles personalizados
- Formación personalizada para administradores
- Y mucho más.
- Subtareas en varias listas
- Creación de roles personalizados
- Formación personalizada para administradores
- Y mucho más.
Pero eso no es todo.
No tienes que decir adiós por completo a las funcionalidades de las hojas de cálculo, ya que también disponemos de una vista Tabla. Aquí puedes realizar cálculos para encontrar las sumas, la media, etc. de los campos, e incluso añadir una imagen.
Pero aún no hemos terminado.
Formatear una tabla en la vista Tabla de ClickUp
Aquí tienes un adelanto de lo que ClickUp puede hacer:
- Asigna una sola tarea a varias personas asignadas.
- Accede a ClickUp cuando no haya conexión wifi utilizando el modo sin conexión.
- Establece la urgencia de las tareas mediante prioridades.
- Establecer duraciones estimadas
- Importa automáticamente desde otro software de gestión de proyectos.
- Decida qué debe ser el desencadenante de una notificación y cuándo con las notificaciones personalizadas.
¿Es Smartsheet la elección inteligente?
La aplicación Smartsheet realmente intentó hacer que las hojas de cálculo fueran más divertidas y menos complejas que Excel. Sin embargo, el hecho de que sea mejor que Excel no significa que sea ideal.
¡Especialmente cuando tienes ClickUp!
ClickUp es la herramienta ideal para todo tipo de organizaciones y personas que no te pedirán que consultes hojas de cálculo. (A menos que quieras hacerlo, en cuyo caso puedes optar por nuestra vista Tabla . )
Y, a diferencia de Smartsheet, ClickUp puede ser todo lo que usted desee.
Un gestor de tareas, un asignador de recursos, un cronómetro, un tomador de notas, un gestor de documentos...
Así que, si quieres una herramienta verdaderamente «inteligente», ¡descarga ClickUp gratis hoy mismo! 👋
