Zbyt często zespoły wybierają oprogramowanie do zarządzania projektami na podstawie mody, rekomendacji lub najgłośniejszych opinii na LinkedIn.
W ten sposób płacisz wysokie rachunki za narzędzie, które zbiera cyfrowy kurz.
Pięcioosobowy startup, który stara się zachować elastyczność, nie potrzebuje takich samych ustawień jak przedsiębiorstwo zarządzające piętnastoma zespołami międzyfunkcyjnymi. Studio projektowe zarządzające poprawkami klientów ma zupełnie inne potrzeby niż zespół produktowy wydający nowe wersje co dwa tygodnie.
W tym wpisie na blogu dowiesz się, jak wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami, które będzie pasowało do wielkości Twojego zespołu, cyklu pracy i celów.
P.S. Przedstawimy również najlepsze opcje (w tym ClickUp!), które ułatwią Ci życie. 💁
- Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami?
- Dlaczego wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami ma znaczenie
- Kluczowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami
- Popularne opcje oprogramowania do zarządzania projektami
- Oprogramowanie do zarządzania projektami dostosowane do różnych potrzeb zespołów
- Typowe błędy, których należy unikać przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami
- Dodatkowe wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami
- Często zadawane pytania (FAQ)
⭐ Polecany szablon
Szablon zarządzania projektami ClickUp został zaprojektowany, aby zapewnić zespołom gotową strukturę do realizacji projektów dowolnej wielkości. Dzięki wstępnie skonfigurowanym elementom, takim jak (25!) statusy, etykiety i pola niestandardowe, stanowi on podstawę do organizacji projektów w sposób zarówno wydajny, jak i elastyczny.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami?
Oprogramowanie do zarządzania projektami (PM) to narzędzie cyfrowe, które pomaga zespołom efektywnie planować, realizować i nadzorować projekty. Centralizuje zadania, osie czasu projektów, zasoby i komunikację, aby zapewnić zakończenie projektów w ramach określonego zakresu.
Oprócz planowania narzędzia te usprawniają komunikację, umożliwiając dyskusje na temat zadań, udostępnianie dokumentów i przekazywanie informacji zwrotnych. Dostęp do danych i analiz w czasie rzeczywistym zapewnia wsparcie dla lepszego podejmowania decyzji w całym cyklu życia projektu.
📮 ClickUp Insight: 30% pracowników uważa, że automatyzacja pozwoliłaby im zaoszczędzić 1–2 godziny tygodniowo, a 19% szacuje, że dzięki niej zyskałoby 3–5 godzin na głęboką, skoncentrowaną pracę.
Nawet niewielka oszczędność czasu się sumuje: zaledwie dwie godziny zaoszczędzone tygodniowo to ponad 100 godzin rocznie — czas, który można poświęcić na kreatywność, myślenie strategiczne lub rozwój osobisty. 💯
Dzięki agentom AI ClickUp i ClickUp Brain możesz zautomatyzować cykle pracy, generować aktualizacje projektów i przekształcać notatki ze spotkań w konkretne kroki — wszystko w ramach tej samej platformy. Nie potrzebujesz dodatkowych narzędzi ani integracji — ClickUp zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do automatyzacji i optymalizacji dnia pracy w jednym miejscu.
💫 Rzeczywiste wyniki: RevPartners obniżyło koszty SaaS o 50% dzięki konsolidacji trzech narzędzi w ClickUp — uzyskując ujednoliconą platformę z większą liczbą funkcji, ściślejszą współpracą i jednym źródłem informacji, które jest łatwiejsze w zarządzaniu i skalowaniu.
Dlaczego wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami ma znaczenie
Kiedy zespoły zaczynają poszukiwać rozwiązań do zarządzania projektami, łatwo jest utknąć w porównywaniu funkcji i stylów interfejsu użytkownika.
Ale prawdziwe pytanie brzmi: czy to narzędzie rzeczywiście spełni wszystkie konkretne potrzeby mojego cyklu pracy w zakresie zarządzania projektami?
Oto dlaczego właściwy wybór dla konkretnych cykli pracy ma znaczenie. 👇
Centralizuje zadania i projekty, zapewniając lepszą widoczność
Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami gromadzi wszystkie projekty, pliki i rozmowy w jednym miejscu. Twój zespół zawsze wie, na jakim etapie są prace, np. opinie marketingowe połączone z zasobami kreatywnymi lub synchronizacja programistów podczas przeglądu kodu.
Panele kontrolne pozwalają skupić się na zadaniach na dziś lub oddalić widok, aby monitorować ryzyko związane z wieloma projektami. Dzięki tej widoczności można wychwycić opóźnienia, zanim nabiorą one tempa, i ograniczyć liczbę spotkań synchronizacyjnych typu „Gdzie to jest?”.
🔍 Czy wiesz, że... Wprowadzone przez psychologów Daniela Kahnemana i Amosa Tversky'ego w 1979 r. pojęcie „błędu planowania ” odnosi się do tendencji do niedoceniania czasu, kosztów i ryzyka przyszłych działań. Dzieje się tak, ponieważ ludzie skupiają się na najlepszym scenariuszu dla projektu i ignorują dane z przeszłości.
Poprawia współpracę zespołową i odpowiedzialność
Odpowiedni system zarządzania projektami zapewnia jasny podział obowiązków i płynną współpracę. Widoki oparte na rolach i komunikacja w aplikacji sprawiają, że rozmowy są bezpośrednio powiązane z zadaniami.
Na przykład w agencji marketingowej inteligentne tagowanie może zapewnić bezpieczeństwo danych klientów, a w zespole konsultingowym zaległe zadania mogą być automatycznie eskalowane do kierownika. W ten sposób wszyscy widzą łańcuch odpowiedzialności i są za niego odpowiedzialni.
📖 Przeczytaj również: Jak zarządzać kierownikami projektów
Zwiększa wydajność dzięki automatyzacji
Ręczne aktualizacje spowalniają pracę zespołów. Najlepsze narzędzia automatyzują rutynowe kroki, w tym powtarzające się zadania, aktualizacje zależności i powiadomienia.
Ustal proste zasady: gdy zadanie zostanie oznaczone jako „Gotowe do kontroli jakości”, automatycznie trafia do kierownika kontroli jakości z odpowiednią etykietą priorytetową. Zaawansowane ustawienia wykorzystują nawet AI w zarządzaniu projektami do generowania codziennych spotkań, oznaczania zablokowanych zadań i sugerowania kolejnych kroków.
Oferuje wsparcie dla optymalizacji zasobów i osi czasu
Nawet najlepsze plany kończą się niepowodzeniem, jeśli zespoły są przeciążone lub terminy są nierealne. Odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami pokazuje, kto ma wysokie obciążenie, przewiduje wpływ opóźnień na osie czasu i pomaga w przydzielaniu zadań lub dostosowywaniu harmonogramów.
Na przykład agencja może zauważyć, że graficy są przeciążeni pracą, przenieść zadania do freelancera i dostosować termin realizacji projektu. Funkcje takie jak automatyzacja przydzielania zadań i ustalanie priorytetów oparte na AI mogą tutaj znacznie zaoszczędzić czas. Oto przykład:
🔍 Czy wiesz, że... Wiara we własne możliwości, którą psycholog Albert Bandura nazwał samooceną, ma bezpośredni wpływ na to, jak ambitne są Twoje cele i jak bardzo jesteś zaangażowany w ich realizację. Im wyższa samoocena, tym większe prawdopodobieństwo, że wyznaczysz sobie ambitne cele, nie poddasz się w obliczu niepowodzeń i skutecznie zareagujesz, gdy sprawy nie potoczą się zgodnie z planem.
Kluczowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami
Wybór najlepszego narzędzia dla Twojego zespołu ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia wydajności i powodzenia projektu. Aby podjąć świadomą decyzję, weź pod uwagę następujące funkcje oprogramowania do zarządzania projektami:
- Użyteczność i doświadczenie użytkownika: oferuje intuicyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs, minimalizując krzywą uczenia się.
- Dostosowanie i elastyczność: umożliwia dostosowanie cykli pracy, pulpitów i szablonów do konkretnych potrzeb projektu.
- Możliwości integracji: płynnie integruje się z istniejącymi narzędziami i platformami, zapewniając płynny przepływ danych między systemami.
- Skalowalność: Rozwija się wraz z Twoją organizacją, dostosowując się do rosnącej liczby użytkowników i projektów bez utraty wydajności.
- Funkcje współpracy: Ułatwia komunikację w czasie rzeczywistym, udostępnianie plików i współpracę zespołową.
- Raportowanie i analityka: Oferuje rozbudowane funkcje raportowania i analityki, które pozwalają na śledzenie postępów projektu i wskaźników wydajności.
🔍 Czy wiesz, że... Kierownicy projektów często postrzegają każdy projekt jako wyjątkowy, co prowadzi do nadmiernej pewności siebie i słabych wyników. Uświadomienie sobie tego „błędu wyjątkowości ” i zastosowanie technik takich jak prognoza klasy referencyjnej może poprawić wyniki projektu.
Popularne opcje oprogramowania do zarządzania projektami
Przyjrzyjmy się bliżej niektórym z najlepszych narzędzi do zarządzania projektami dostępnych obecnie na rynku, abyś mógł znaleźć to, które najlepiej pasuje do cyklu pracy i celów Twojego zespołu. 🏁
1. ClickUp (najlepszy do kompleksowego planowania i realizacji projektów)
Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp łączy zarządzanie projektami, dokumenty i komunikację zespołową w jednej platformie — wspomaganej przez automatyzację i wyszukiwanie oparte na AI nowej generacji.
Cel? Wyeliminowanie rozproszenia pracy, czyli niepowiązanych cykli pracy rozrzuconych po wielu narzędziach.
Hierarchia projektów ClickUp (przestrzenie → foldery → listy → zadania → podzadania) zapewnia zespołom możliwość skalowania od ogólnego planowania do szczegółowej realizacji, przy czym każda warstwa jest połączona z następną w ramach ujednoliconego obszaru roboczego.
Podziel duże projekty na mniejsze części
Załóżmy, że istnieje ośmioosobowy zespół zajmujący się oprogramowaniem. Co dwa tygodnie dostarczają oni nowe wersje, śledzą błędy, zarządzają zgłoszeniami dotyczącymi nowych funkcji, a także przeprowadzają cykle oceny projektów. Dla nich zarządzanie zadaniami opiera się na przewidywalności, przekazywaniu zadań i zależnościach.
W takich zespołach zadania ClickUp stają się podstawą, dzięki której każdy pomysł, wynik lub działanie można śledzić. Zadania mogą obejmować wszystko, od zlecenia projektowego po element sprintu lub wynik dla klienta. Każde zadanie może zawierać opisy, podzadania, listy kontrolne, terminy, osoby przypisane, komentarze, pliki, a nawet relacje z innymi zadaniami.
Oto, w jaki sposób pomaga ono nadążać za szybko zmieniającymi się projektami:
- Niestandardowe statusy ClickUp odzwierciedlające cykl pracy, takie jak „Przegląd projektu” lub „Zablokowane przez backend”
- Pola niestandardowe ClickUp do rejestrowania kluczowych danych i filtrowania zadań, takich jak „szacowany wysiłek” i „punkty fabularne”
- Zależności zadań ClickUp umożliwiają wizualizację relacji między zadaniami, dzięki czemu nikt nie rozpocznie pracy przed zakończeniem warunków wstępnych.
- Priorytety zadań ClickUp , dzięki czemu wszyscy wiedzą, na czym się skupić i od czego zacząć
Skorzystaj z pomocy opartej na AI, jakiej jeszcze nie było.
ClickUp Brain wykorzystuje potencjał AI bezpośrednio w codziennym cyklu pracy. Wystarczy poprosić, przeprowadzić automatyzację i działać.
Łączy zadania, dokumenty, czaty i osoby w Twoim obszarze roboczym, aby zapewnić natychmiastowe, bogate w kontekst odpowiedzi i automatycznie obsługiwać powtarzalne zadania.
To kontekstowe narzędzie AI automatyzuje rutynowe zadania związane z zarządzaniem projektami, takie jak sporządzanie aktualizacji postępów, generowanie podsumowań lub nawet tworzenie nowych zadań na podstawie prostych komend językowych. Możesz powiedzieć „Utwórz podzadania do planowania sprintu”, a narzędzie AI do zarządzania projektami wykona to natychmiast, przypisując osoby przypisane, terminy i zależności.
Pełni również funkcję kontekstowego asystenta pisania stworzonego z myślą o pracy. Możesz poprosić go o opisanie zadań, podsumowanie notatek ze spotkań i wygenerowanie na ich podstawie zadań lub napisanie szczegółowej dokumentacji.
Zautomatyzuj cykle pracy, aby zaoszczędzić czas
Kto nie jest winny mikrozarządzania każdym zadaniem i marnowania czasu?
Automatyzacje ClickUp pozwalają skupić się na ważnych sprawach, podczas gdy program zajmuje się powtarzalnymi zadaniami.
Automatyzacje działają w oparciu o prostą logikę „jeśli to, to tamto”. Oznacza to, że możesz ustawić wyzwalacze, aby przenosić zadania między listami, przypisywać zadania na nowo w przypadku zmiany priorytetów lub dodawać przypomnienia, gdy zadania osiągną kluczowe etapy.
🚀 Zalety ClickUp: Gdy praca wymaga czegoś więcej niż ustalonych zasad, do akcji wkraczają agenci ClickUp AI Autopilot. Skorzystaj z tych gotowych agentów:
- Agent raportów dziennych lub Agent raportów tygodniowych do automatycznego publikowania codziennych lub cotygodniowych aktualizacji, podsumowujących kluczowe działania i postępy.
- Team StandUp Agent do generowania przez AI podsumowań postępów, przeszkód i kluczowych aktualizacji dotyczących zespołu.
- Auto-Answers Agent monitoruje kanały Teams i odpowiada na pytania kontekstowe.
Stwórz własnych niestandardowych agentów autopilota, aby zdefiniować wyzwalacze, warunki, działania i źródła wiedzy.
Najlepsze funkcje ClickUp
- Prowadź aktualną dokumentację: Wspólnie edytuj dokumenty ClickUp dotyczące planów projektów, dodawaj komentarze do zadań i oznaczaj członków zespołu bezpośrednio w aktualizacjach.
- Wizualna burza mózgów: Twórz tablice ClickUp, aby mapować zależności, przeprowadzać burzę mózgów na temat nowych funkcji lub planować kampanie.
- Śledź czas i koszty: rejestruj godziny pracy, ustalaj szacunkowe koszty na poziomie zadań i oznaczaj prace rozliczane według klienta lub działu dzięki funkcji śledzenia czasu ClickUp.
- Śledź postępy w realizacji długoterminowych celów: Śledź cele firmy, zespołu lub poszczególnych osób, dzieląc je na mniejsze, mierzalne cele w ramach zadań ClickUp.
Ograniczenia ClickUp
- Rozbudowane funkcje zarządzania projektami sprawiają, że ClickUp jest potężnym narzędziem, ale dla nowych użytkowników oznacza to również dłuższą naukę obsługi.
Ceny ClickUp
Oceny i recenzje ClickUp
- G2: 4,7/5 (ponad 10 400 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 4400 recenzji)
Oto, co Andrea Park, koordynator ds. operacji biznesowych w Spekit, ma do powiedzenia na temat ClickUp:
ClickUp był dla nas najlepszym rozwiązaniem, ponieważ łączy w sobie wiele narzędzi do zarządzania projektami. Od mapy myśli, przez dokumenty, po sprinty — ClickUp to dynamiczne narzędzie do organizowania zadań dowolnego działu i zapewniania widoczności w całej firmie.
ClickUp był dla nas najlepszym rozwiązaniem, ponieważ łączy w sobie wiele narzędzi do zarządzania projektami. Od mapy myśli, przez dokumenty, po sprinty — ClickUp to dynamiczne narzędzie do organizowania zadań dowolnego działu i zapewniania widoczności w całej firmie.
Wykorzystaj AI do zarządzania projektami. 👇🏼
2. Asana (najlepsze rozwiązanie do ustrukturyzowanego zarządzania projektami i śledzenia zadań)
Asana to narzędzie do zarządzania projektami znane z zarządzania projektami oprogramowania. Jest pozbawione zbędnych elementów i podzielone na intuicyjne sekcje, takie jak pasek boczny, nagłówek, pasek górny, okienko główne i okienko szczegółów zadania, dzięki czemu można od razu zacząć z niego korzystać bez konieczności szkolenia. Jest szczególnie preferowane przez mniejsze, zwinne zespoły, które muszą działać szybko, ale jednocześnie zachować porządek.
Możesz śledzić pracę w jednym hubie za pomocą widoków takich jak Lista, Oś czasu lub Kalendarz. Menedżerowie mają widoczność w zakresie tego, kto jest odpowiedzialny za dane zadania, a członkowie zespołu zawsze wiedzą, co jest do zrobienia i na jakim etapie są prace. A tak, latające jednorożce i narwale, które pojawiają się po zakończeniu zadania, to fajny bonus, który sprawia, że praca wydaje się lżejsza.
Najlepsze funkcje Asany
- Informuj członków zespołu za pomocą wspólnej zakładki wiedzy zawierającej często zadawane pytania, terminy projektowe i instrukcje.
- Zarządzaj zasobami za pomocą Portfolios i pulpitów nawigacyjnych, które pokazują obciążenie pracą w poszczególnych działach.
- Zautomatyzuj cykle pracy za pomocą formularzy, reguł, pakietów i szablonów.
- Skorzystaj z Asana Intelligence, aby uzyskać podsumowania oparte na AI, inteligentne pola, automatyczne statusy i natychmiastowe odpowiedzi.
Ograniczenia Asany
- Zadania mogą mieć tylko jedną osobę przypisaną do wykonania zadania, co spowalnia współpracę, gdy wielu członków zespołu muszą udostępniać własność zadania.
- Konfiguracja i utrzymanie bazy wiedzy jest nieintuicyjne, co utrudnia centralizację dokumentacji projektu.
- Asana Intelligence (funkcje AI) nie jest dostępna w wersji Free.
Ceny Asany
- Free
- Pakiet startowy: 13,49 USD miesięcznie za użytkownika
- Zaawansowany: 30,49 USD miesięcznie za użytkownika
- Enterprise: Ceny niestandardowe
- Enterprise+: Ceny niestandardowe
Oceny i recenzje Asany
- G2: 4,4/5 (ponad 12 300 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 13 500 recenzji)
📖 Przeczytaj również: Najlepsze alternatywy i konkurenci Asany
3. Trello (najlepsze do wizualnego zarządzania zadaniami i prostych cykli pracy)
Oparte na klasycznej tablicy Kanban, Trello pozwala przeciągać karty między etapami, takimi jak Backlog, w trakcie lub gotowe, dzięki czemu żadne wąskie gardła nie pozostają w cieniu.
Idealnie nadaje się do wykorzystania jako agent AI zwiększający wydajność. Świetnie sprawdza się w przypadku krótkich list zadań, ale można go rozbudować za pomocą Power-Ups, aby uzyskać bardziej ustrukturyzowane cykle pracy. Trello również oferuje przydatną warstwę AI. Zamiast narzucać użytkownikowi uciążliwą automatyzację, Butler po cichu wyodrębnia listy zadań do zrobienia z dyskusji, porządkuje notatki i tworzy jasne opisy zadań.
Najlepsze funkcje Trello
- Kopiuj karty między tablicami, aby zachować spójność i synchronizację aktualizacji.
- Zautomatyzuj powtarzalne zadania dzięki Butlerowi, aby skonfigurować reguły, wyzwalacze i działania związane z terminami, które pozwolą Ci zarządzać rutynowymi aktualizacjami zadań.
- Pobieraj elementy do wykonania ze Slacka, e-maili lub notatek ze spotkań i umieszczaj je bezpośrednio na listach kontrolnych.
- Przekaż dalej wiadomości e-mail, a Trello Skrzynka odbiorcza automatycznie przekształci je w zadania do wykonania, wraz z osobami przypisanymi i terminami.
- Rozszerz funkcjonalność dzięki Power-Ups, tworząc połączenia między narzędziami takimi jak Zoho Projects i Microsoft Projects, aby zapewnić dostęp do plików i komunikację.
Ograniczenia Trello
- Nie zawiera wbudowanej funkcji śledzenia czasu dla projektów.
- Brak czatu w czasie rzeczywistym i inteligentnych powiadomień umożliwiających szybsze aktualizacje
- Opiera się na prostym systemie kart, który może nie być skalowalny dla projektów.
Ceny Trello
- Free
- Standard: 6 USD/miesiąc na użytkownika
- Premium: 12,5 USD miesięcznie za użytkownika
- Enterprise: Ceny niestandardowe
Oceny i recenzje Trello
- G2: 4,5/5 (ponad 13 700 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 23 600 recenzji)
📖 Przeczytaj również: Trello vs. ClickUp: które narzędzie do zarządzania projektami działa najlepiej?
🔍 Czy wiesz, że... Efekt golema to zjawisko psychologiczne, które występuje, gdy wobec osób stawia się niższe oczekiwania, co prowadzi do gorszych wyników. Jest to forma samospełniającej się przepowiedni, podkreślająca wpływ oczekiwań na wyniki zespołu.
4. monday. com (najlepsze rozwiązanie do elastycznej personalizacji cyklu pracy bez konieczności pisania kodu)
monday. com to elastyczne narzędzie do zarządzania projektami, które daje swobodę tworzenia cykli pracy dostosowanych do sposobu działania Twojego zespołu. Możesz zacząć od gotowych szablonów projektów, a następnie dostosować wszystko, od kolumn zadań po widżety pulpitu nawigacyjnego.
Chcesz śledzić zależności, zarządzać kontrahentami lub wizualizować kampanie marketingowe? Monday.com ułatwia zaprojektowanie systemu, który rozwija się wraz z Twoim obciążeniem pracą. Co więcej, możesz tworzyć reguły bez kodowania, aby obsługiwać powtarzalne zadania, scentralizować komunikację w ramach aktualizacji zadań i korzystać z wizualnych tablic, aby wszyscy byli na bieżąco.
Najlepsze funkcje Monday.com
- Wizualizuj zależności i postępy dzięki wykresom Gantt, tablicom Kanban i widokom osi czasu.
- Dostosuj cykle pracy dzięki ponad 30 typom kolumn i zaawansowanej logice warunkowej.
- Twórz interaktywne pulpity nawigacyjne z widżetami, aby uzyskać inteligentniejsze raportowanie i analizy.
- Skutecznie współpracuj nad zadaniami dzięki tablicom i osadzonym dokumentom.
- Wykorzystaj realizację projektów opartą na AI, aby generować zawartość, przeprowadzać automatyzację procesów i uzyskać sugestie dotyczące kolejnych kroków.
Limitations of Monday.com
- Tablice zawierające ponad 10 000 elementów mogą działać wolniej.
- Tylko plany Enterprise Plan zapewniają wsparcie dla do 100 000 elementów na Tablicę.
- Użytkownicy nie mogą wyświetlić wszystkich notatek związanych z zadaniem bez otwierania każdej z nich osobno.
Ceny Monday.com
- Free
- Podstawowy: 12 USD/miesiąc na użytkownika
- Standard: 14 USD/miesiąc na użytkownika
- Zalety: 24 USD miesięcznie za użytkownika
- Enterprise: Ceny niestandardowe
Oceny i recenzje Monday.com
- G2: 4,7/5 (ponad 14 000 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 5500 recenzji)
📖 Przeczytaj również: Najlepsze alternatywy i konkurenci Monday.com
5. Smartsheet (najlepsze rozwiązanie do zarządzania projektami w stylu arkusza kalkulacyjnego i złożonych cykli pracy)
Jeśli Twój zespół ceni sobie znajomość programu Excel, ale ma trudności ze skalowaniem zadań, śledzeniem wyników i koordynowaniem cykli pracy, Smartsheet jest idealnym rozwiązaniem. Zachowuje on znany interfejs oparty na siatce, zapewniając jednocześnie pulpity nawigacyjne, automatyzację przepływów pracy i śledzenie zadań.
Niestandardowe widoki, filtry i formuły zapewniają Twojemu zespołowi przejrzystość postępów i wyników, ułatwiając ustalanie priorytetów pracy i zapobieganie wąskim gardłom. W połączeniu z funkcjami takimi jak Bridge do automatyzacji niskokodowej i zarządzania zasobami, zespoły zdalne mogą skalować złożone projekty, zachowując kontrolę nad zatwierdzaniem i realizacją.
Najlepsze funkcje Smartsheet
- Zarządzaj wieloma projektami, korzystając z widoków Portfolio, aby uzyskać jasny obraz postępów we wszystkich inicjatywach.
- Dostosuj arkusze za pomocą znanych formuł, formatowania warunkowego i gotowych szablonów, aby przyspieszyć ustawienia.
- Udostępniaj arkusze z szczegółowymi uprawnieniami, aby kontrolować, kto może przeglądać lub edytować dane.
- Współpracuj dzięki załącznikom, korekcie, rozmowom i powiadomieniom.
Ograniczenia Smartsheet
- Arkusze mają ograniczenie do 500 000 komórek, 20 000 wierszy i 400 kolumn, co może utrudniać zarządzanie danymi na dużą skalę.
- Użytkownicy często uważają, że opcje dostosowywania Smartsheet są ograniczone, zwłaszcza gdy konieczna jest integracja z innymi systemami oprogramowania.
- Oferuje pewną automatyzację, ale nie ma rozbudowanych funkcji potrzebnych do dużych lub skomplikowanych projektów.
Ceny Smartsheet
- Zalety: 12 USD miesięcznie za użytkownika
- Business: 24 USD/miesiąc na użytkownika
- Enterprise: Ceny niestandardowe
- Zaawansowane oprogramowanie do zarządzania pracą: Niestandardowe ceny
Oceny i recenzje Smartsheet
- G2: 4,5/5 (ponad 22 700 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 3400 recenzji)
📖 Przeczytaj również: Smartsheet vs ClickUp: które narzędzie do zarządzania projektami jest najlepsze?
🚀 Zalety ClickUp: Czy AI zastąpi kierowników projektów? Nie, stanowi ona uzupełnienie Twojej pracy. Na przykład dzięki Brain MAX możesz :
- Wyszukuj i pobieraj dane z innych narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Google Drive, Figma, GitHub, SharePoint i inne, przełamując bariery między nimi.
- Użyj funkcji Talk-to-Text , aby przekształcić notatki głosowe lub dyskusje z spotkań w zawartość, którą można przeszukiwać i wykorzystać w praktyce.
- Wykorzystaj zaawansowane modele AI, takie jak ChatGPT, Claude i Gemini, aby podsumowywać, analizować i tworzyć połączenia między informacjami dotyczącymi projektów.
- Zapisuj i ponownie wykorzystuj podpowiedzi dotyczące powtarzających się cykli pracy w Enterprise, zapewniając spójność i szybkość działania.
Oprogramowanie do zarządzania projektami dostosowane do różnych potrzeb zespołów
Każdy zespół zarządza projektami w inny sposób.
Startup może cenić sobie szybkość i prostotę bardziej niż zaawansowane raportowanie, podczas gdy Enterprise potrzebuje skalowalnej funkcjonalności opartej na AI. Odpowiedni rodzaj oprogramowania do zarządzania projektami dostosowuje się do potrzeb Twojego zespołu, zamiast narzucać uniwersalny system.
Przeanalizujmy to. 🚀
Start-upy i małe zespoły
Dla start-upów i małych zespołów oprogramowanie do zarządzania projektami musi być proste, niedrogie i łatwe w użyciu.
Zespoły te często nie mają wystarczających zasobów, aby utrzymywać złożone systemy i potrzebują narzędzia, które umożliwia szybkie ustawienia, minimalne szkolenie i natychmiastową wartość.
Czego potrzebują:
- Ustawienia bez żadnych problemów, dzięki czemu zespół może zacząć korzystać z narzędzia jeszcze tego samego dnia.
- Przejrzyste i proste śledzenie zadań bez dodatkowych nakładów na konfigurację
- Przystępna cena, która dostosowuje się do wczesnego etapu rozwoju firmy.
- Przejrzyste widoki (lista, Tablica), które nie przytłaczają nowych użytkowników
- Szablony do natychmiastowej standaryzacji powtarzalnych cykli pracy
- Minimalne wymagania szkoleniowe, dzięki czemu każdy członek zespołu może samodzielnie rozpocząć pracę.
- Szybka widoczność w priorytety, aby pomóc małym zespołom działać szybko i bez zamieszania.
Narzędzia takie jak widok listy ClickUp zapewniają właśnie to, oferując prosty sposób śledzenia zadań, priorytetów i terminów. Możesz zawijać tekst, aby automatycznie wyświetlać pełną pierwszą linię nazw zadań, dzięki czemu szczegółowe zadania są łatwiejsze do zauważenia na pierwszy rzut oka.
Szablony do zarządzania projektami, takie jak szablon planu projektu ClickUp Startups, oferują ten format.
Podziel duże cele na łatwiejsze do wykonania zadania, przydziel obowiązki i monitoruj postępy w czasie rzeczywistym. Możesz:
- Śledź każdy etap cyklu pracy dzięki statusom takim jak Do zrobienia, W trakcie realizacji i Zakończone.
- Zaplanuj swoją strategię w widoku dokumentu, a następnie podziel ją na konkretne zadania w widoku listy.
- Wizualizuj obciążenia pracą i wąskie gardła za pomocą widoku tablicy ClickUp do zarządzania zadaniami w stylu Kanban.
Rozwijające się małe i średnie przedsiębiorstwa
Wraz z rozwojem firmy rośnie również liczba zmiennych elementów. Przy wielu interesariuszach, ścisłych wymaganiach dotyczących wyników i różnych członkach zespołu powtarzalne procesy mogą pochłaniać cenny czas.
Na przykład zespół marketingowy, który rozrasta się z pięciu do dwudziestu pracowników, musi jednocześnie prowadzić śledzenie wielu kampanii, wyników pracy dla klientów i projektów wewnętrznych.
Oprogramowanie do zarządzania projektami dla małych firm musi centralizować zadania, terminy i obowiązki bez skomplikowanych konfiguracji. Takie zespoły potrzebują również zaawansowanych funkcji automatyzacji, aby znacznie ograniczyć ilość żmudnych zadań.
Czego potrzebują:
- Powtarzalne cykle pracy z automatyzacją zapewniającą spójność
- Widoczność międzyprojektowa umożliwiająca przeglądanie kampanii, wyników i operacji w jednym miejscu.
- Narzędzia do planowania zasobów służące do zarządzania obciążeniem zespołu i unikania przeciążenia
- Pulpity raportowania do monitorowania wydajności i wczesnego wykrywania wąskich gardeł
- Integracje łączące narzędzia marketingowe, sprzedażowe, finansowe i kreatywne
- Lepsza odpowiedzialność dzięki własności, terminom i standardowym przekazywaniom
- Skalowalna struktura, która rozwija się wraz z zatrudnianiem nowych pracowników i rozszerzaniem działalności
Oto idealny cykl pracy w praktyce. 👇🏼
Enterprise
Enterprise działa na dużą skalę i wymaga zaawansowanych funkcji zarządzania projektami, które zapewniają wsparcie dla współpracy między działami, bezpieczeństwa i zaawansowanego raportowania.
Przy tysiącach zadań, projektów i dokumentów realizowanych jednocześnie przedsiębiorstwa polegają na agentach AI do zarządzania projektami, którzy przełamują silosy, centralizują kluczowe informacje i usprawniają proces podejmowania decyzji dzięki inteligentnym analizom.
Czego potrzebują:
- Solidne uprawnienia i kontrola dostępu w celu utrzymania zarządzania i bezpieczeństwa
- Widoczność na poziomie portfolio, aby zrozumieć wydajność wszystkich programów i zespołów
- Wgląd oparty na AI, który automatycznie wykrywa ryzyka, wzorce i zagrożenia związane z oszą czasu.
- Współpraca między działami dzięki wspólnym dokumentom, danym i scentralizowanej komunikacji
- Standaryzowane raportowanie dla kierownictwa, zgodności i audytów
- Zaawansowana automatyzacja w celu ograniczenia pracy ręcznej na dużą skalę
- Wsparcie dla złożonych cykli pracy w obszarach produktów, inżynierii, marketingu i operacji
Oto przykład tego, jak można realizować inicjatywy strategiczne za pomocą zarządzania projektami opartego na AI:
Agencje i konsultanci
Agencje i konsultanci cenią sobie przejrzystość. Klienci oczekują jasnej widoczności w planach projektów, postępach, harmonogramach i wynikach, a każdy projekt często wymaga własnego, unikalnego cyklu pracy.
Agencja PR może udostępnić klientom markowy pulpit projektowy, na którym mogą śledzić postępy w realizacji projektu (kontakty z mediami, potwierdzone publikacje, daty publikacji), jednocześnie ukrywając wewnętrzne zmiany i logistykę planowania.
Czego potrzebują:
- Panele kontrolne dla klientów, które informują o postępach bez ujawniania wewnętrznych cykli pracy.
- Konfigurowalne struktury projektów dostosowane do unikalnych procesów każdego klienta.
- Przejrzyste ścieżki zatwierdzania usprawniające edycję, przekazywanie opinii i zatwierdzanie
- Śledzenie czasu i budżetowanie bezpośrednio powiązane z zadaniami i wynikami
- Wspólna widoczność bez nadmiernego udostępniania dzięki szczegółowym uprawnieniom
- Automatyczne podsumowania aktualizacji dla klientów, raportów i podsumowań kampanii
- Szybkie wdrażanie nowych klientów i współpracowników dołączających w trakcie realizacji projektu
Narzędzia takie jak ClickUp Dashboards pozwalają uzyskać widoczność w cyklach pracy dzięki dostosowanym pulpitom nawigacyjnym z kartami zawierającymi harmonogramy, budżety, postępy zadań lub wskaźniki specyficzne dla klienta.
Karty AI dodatkowo zwiększają funkcjonalność, automatycznie generując podsumowania, analizy i raporty w czasie rzeczywistym na podstawie danych z obszaru roboczego. Kartę AI można na przykład dodać do:
- Podsumuj status projektu lub wyniki kampanii, aby prowadzić śledzenie wydajności i udostępniać informacje klientowi.
- Podkreślaj zaległe zadania, zbliżające się terminy lub kluczowe przeszkody bez konieczności ręcznego aktualizowania.
- Wykrywaj trendy lub anomalie w dostawach dla klientów, budżetach lub osiach czasu
Typowe błędy, których należy unikać przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami
Oto, na co należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami:
- Pomijanie opinii zespołu: Wybór narzędzia bez konsultacji z zespołem może skutkować niskim wskaźnikiem przyjęcia i słabym wykorzystaniem.
- Ignorowanie potrzeb integracyjnych: Wybór oprogramowania, które nie integruje się z istniejącymi narzędziami, może powodować tworzenie się silosów danych i zakłócać cykl pracy.
- Niedocenianie wymagań szkoleniowych: Wdrożenie nowego narzędzia bez odpowiedniego szkolenia prowadzi do nieporozumień i spadku wydajności.
- Zaniedbywanie skalowalności: Wybór oprogramowania, które nie może rozwijać się wraz z Twoim Businessem, może zmusić Cię do zmiany narzędzi w przyszłości.
- Skupianie się wyłącznie na funkcjach: Priorytetowe traktowanie zaawansowanych funkcji kosztem użyteczności i potrzeb zespołu może prowadzić do powstania złożonego systemu.
💡 Porada dla profesjonalistów: Kierownicy projektów o wysokiej inteligencji emocjonalnej są lepiej przygotowani do radzenia sobie ze stresem, rozwiązywania konfliktów i budowania silnych relacji w zespole, co ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu.
Zapewnij szkolenia skupiające się na inteligencji emocjonalnej, takie jak warsztaty lub kursy online, poświęcone w szczególności samoświadomości, empatii, aktywnemu słuchaniu, rozwiązywaniu konfliktów i radzeniu sobie ze stresem. Pomocne mogą być ramy inteligencji emocjonalnej Daniela Golemana lub akredytowane kursy rozwoju przywództwa.
Dodatkowe wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami
Oto jak zmaksymalizować wydajność i w pełni wykorzystać możliwości narzędzia do zarządzania projektami:
Nadaj priorytet cyklom pracy, z których faktycznie korzystasz.
Zamiast korzystać ze wszystkich funkcji oferowanych przez narzędzie, skup się na najważniejszych cyklach pracy. Zaplanuj kluczowe procesy, takie jak przydzielanie zadań, łańcuchy zatwierdzania lub powtarzające się szablony projektów, i upewnij się, że oprogramowanie zapewnia im odpowiednie wsparcie.
🤝 Przyjazne przypomnienie: Śledź, ile czasu zajmują typowe zadania w nowym narzędziu w porównaniu ze starymi metodami. Pomoże Ci to zidentyfikować cykle pracy, które wymagają dostosowania przed pełnym wdrożeniem.
Przetestuj rzeczywiste scenariusze przed commitem.
Nie polegaj wyłącznie na prezentacjach i zapewnieniach marketingowych. Przeprowadź testy pilotażowe z wykorzystaniem rzeczywistych projektów i terminów, aby sprawdzić, jak narzędzie radzi sobie z krytycznymi zadaniami, zależnościami, powiadomieniami i potrzebami w zakresie raportowania. Dzięki temu uzyskasz praktyczny obraz tego, jak narzędzie pasuje do Twojego zespołu.
✅ Wypróbuj to: Przeprowadź test „scenariusza katastrofy”, tworząc fikcyjny projekt, w którym kluczowi członkowie zespołu są niedostępni lub kamień milowy projektu zostaje opóźniony. Użyj oprogramowania do zarządzania projektami, aby przydzielić zadania innym osobom, zmienić zależności i sprawdzić, jak automatyczne alerty i funkcje raportowania radzą sobie z zakłóceniami. Pozwoli to wykryć słabe punkty cyklu pracy, których nie da się zauważyć w normalnych projektach.
Oceń możliwości raportowania i analizy danych.
Skuteczne raportowanie ma kluczowe znaczenie dla identyfikacji wąskich gardeł i podejmowania świadomych decyzji. Poszukaj pulpitów nawigacyjnych, funkcji śledzenia kamieni milowych i konfigurowalnych raportów. Przeprowadź ocenę oprogramowania do zarządzania projektami, aby sprawdzić, czy platforma może wyświetlać wskaźniki, których naprawdę potrzebuje Twój zespół, bez konieczności wykonywania ręcznych czynności.
✅ Wypróbuj to: Skorzystaj z raportowania „co jeśli”, aby efektywnie alokować zasoby i budżet. Utwórz projekt, w którym godziny pracy zasobów są sztucznie zawyżone, terminy skrócone lub koszty podwojone. Generuj raporty, aby sprawdzić, czy oprogramowanie wykrywa konflikty, ryzyka lub nadmierne wydatki, zanim faktycznie do nich dojdzie.
Rozważ długoterminowe wdrożenie
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami to długoterminowa inwestycja. Weź pod uwagę doświadczenie użytkownika, krzywą uczenia się, zasoby wsparcia i aktualizacje. Platforma, która jest nieco mniej efektowna, ale łatwiejsza w utrzymaniu, często zapewnia lepszy zwrot z inwestycji w dłuższej perspektywie.
Ponadto upewnij się, że oferuje ono dostęp mobilny zarówno dla urządzeń z systemem iOS, jak i Android. Przetestuj aplikację na telefonach i tabletach, aby upewnić się, że podstawowe czynności są intuicyjne i szybkie.
🤝 Przyjazne przypomnienie: Oprócz opłat licencyjnych, pomyśl o inwestycjach finansowych związanych z dodatkami, integracjami lub dodatkowymi licencjami w miarę rozwoju zespołu.
ClickUp to idealne rozwiązanie dla Twojego zespołu
Znalezienie idealnego oprogramowania do zarządzania projektami to proces. Musisz znaleźć narzędzie, które płynnie integruje się z naturalnym rytmem pracy Twojego zespołu i pomaga w pełni wykorzystać potencjał współpracy.
Jak widać, wiele dostępnych narzędzi obiecuje wiele, ale niewiele z nich zapewnia elastyczność i możliwość dostosowania, których potrzebują nowoczesne zespoły, aby odnosić sukcesy w różnych branżach i niezależnie od wielkości.
ClickUp, aplikacja do pracy, wyróżnia się tym, że została zaprojektowana właśnie z myślą o tym — stworzona dla każdego zespołu, od start-upów po duże przedsiębiorstwa. Dzięki kluczowym funkcjom, takim jak ClickUp Brain do inteligentniejszej organizacji i ClickUp Automatyzacjom, które usprawniają powtarzalne zadania, zyskujesz cykl pracy, który działa w tle.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo! 🤩
Często zadawane pytania (FAQ)
Tak, nowoczesne platformy do zarządzania projektami, w tym ClickUp, w szerokim zakresie obsługują integrację z systemami CRM, aplikacjami komunikacyjnymi, magazynami plików i innymi rozwiązaniami. Integracje te łączą dane dotyczące sprzedaży, marketingu i projektów, zapewniając lepszą współpracę zespołów.
Małe zespoły czerpią największe korzyści z podstawowego zarządzania zadaniami, śledzenia terminów, alokacji zasobów, funkcji współpracy (komentarze, udostępnianie plików), prostego raportowania i łatwych w obsłudze interfejsów. Dostosowanie cyklu pracy i przystępne plany cenowe mają również znaczenie dla rozwoju i skalowalności.
Tak, ClickUp doskonale nadaje się do użytku w przedsiębiorstwach. Jest to jedno z najlepszych programów do zarządzania projektami, które oferuje skalowalne funkcje do nadzorowania wielu projektów, w tym ponad 15 konfigurowalnych widoków, narzędzia do współpracy w czasie rzeczywistym, rozbudowane automatyzacje, śledzenie finansów oraz integrację z ponad 1000 aplikacji.
Budżet zależy od wielkości zespołu i potrzebnych funkcji. Darmowe plany zazwyczaj oferują podstawowe zarządzanie zadaniami, które jest odpowiednie dla małych zespołów. Płatne plany kosztują od 5 do 50+ dolarów miesięcznie za użytkownika i zapewniają lepszą współpracę, raportowanie i personalizację. Enterprise Plany z zaawansowanym bezpieczeństwem i wsparciem technicznym zazwyczaj kosztują od 60 do 100+ dolarów miesięcznie za użytkownika.
ClickUp to najłatwiejsze w obsłudze oprogramowanie do zarządzania projektami dla początkujących dzięki intuicyjnemu, wizualnemu interfejsowi i minimalnej krzywej uczenia się. Posiada tablice zadań typu „przeciągnij i upuść” oraz proste funkcje ustawień, co czyni je idealnym rozwiązaniem dla początkujących.