Po trzech miesiącach pracy nad krytycznym projektem dotyczącym cen i opakowań tonąłem w Dokumentach Google, wątkach e-maili i rozmowach na Slacku rozrzuconych po różnych kanałach. Brzmi znajomo?
Jako kierownik programu doświadczyłem chaosu związanego z tradycyjnymi narzędziami do zarządzania projektami, które spowalniają realizację projektów i osłabiają dynamikę zespołu — gdzie „aktualizacje projektu” oznaczały przeszukiwanie skrzynek odbiorczych poczty e-mail, ściganie interesariuszy w różnych strefach czasowych i poświęcanie więcej czasu na zarządzanie procesem niż na rzeczywiste osiąganie wyników.
Dzisiaj chcę podzielić się tym, jak AI zasadniczo zmieniła nie tylko sposób, w jaki zarządzam projektami, ale także szybkość realizacji inicjatyw strategicznych, które mają bezpośredni wpływ na naszą działalność.
Rzeczywistość współczesnego zarządzania projektami
W ramach mojej roli w biurze dyrektora operacyjnego odpowiadam za realizację projektów międzyfunkcyjnych, które obejmują dosłownie każdy zespół w ClickUp — produkt, marketing, cykl życia, systemy, IT, wdrażanie, zespoły obsługujące klientów, a czasem nawet bezpieczeństwo i kwestie prawne, gdy mamy do czynienia z funkcjami AI.
Nie są to proste inicjatywy realizowane przez jeden zespół. Aby zakończyły się powodzeniem, wymagają ścisłej alokacji zasobów, komunikacji między różnymi działami i precyzyjnej osi czasu projektu. Kiedy wprowadzamy nowe ceny i pakiety funkcji lub dodatków, powodzenie zależy od płynnej koordynacji między działami, różnymi strefami czasowymi i konkurencyjnymi priorytetami.
Stawka jest wysoka: Odpowiadam za wskaźniki dotyczące wzrostu retencji netto w dolarach, wdrażania funkcji, zaangażowania i współczynników konwersji. Kiedy projekty utkną w martwym punkcie lub zakończą się niepowodzeniem, nie chodzi tylko o niedotrzymane terminy — chodzi o utracone możliwości uzyskania przychodów i pozycję rynkową.
Ukryty koszt tradycyjnego zarządzania projektami
Przed wdrożeniem realizacji projektów opartej na sztucznej inteligencji mój cykl pracy wyglądał tak, jak większość menedżerów projektów:
Spirala dokumentacji: Utwórz plan projektu w Dokumentach Google, wyślij go e-mailem do interesariuszy, poczekaj na informacje zwrotne, które zawierają brakujące informacje z spotkań, w których nie brałeś udziału, a następnie spróbuj poskładać do kupy to, co faktycznie wydarzyło się podczas tych rozmów.
Gra w pościg: Całe dnie spędzone na sprawdzaniu: „Na jakim etapie jest realizacja zadania?”, „Czy otrzymałeś mój e-mail z zeszłego tygodnia?”, „Czy możesz mnie poinformować o statusie zadania?”. Zamiast nadawać tempo pracy, nieustannie nadrabiałem zaległości.
Koszmar stref czasowych: W globalnej firmie oczekiwanie na odpowiedzi e-mailowe dotyczące prostych pytań o status oznaczało, że projekty posuwały się naprzód w ślimaczym tempie. Zanim otrzymałem odpowiedzi od zespołu z USA, zespół europejski był już offline.
Obciążenie umysłowe: Pamięć o tym, kto czego potrzebuje i na kiedy, śledzenie rozproszonych informacji i ciągłe przełączanie się między narzędziami. Obciążenia administracyjne, takie jak ręczne aktualizacje i powielanie komunikacji, pochłaniają czas, który można by poświęcić na planowanie strategiczne i zapewnienie powodzenia projektu.
Jak AI zmienia realizację projektów
Przejście na zarządzanie projektami oparte na sztucznej inteligencji to nie tylko kwestia wydajności — to fundamentalna zmiana możliwości, gdy zespoły mogą skupić się na wynikach zamiast na procesach.
Zautomatyzowana inteligencja, a nie tylko automatyzacja
Oto jak wygląda mój obecny cykl pracy:
Opisy projektów w kilka sekund: Po spotkaniu odkrywczym używam sztucznej inteligencji ClickUp do automatycznego wypełniania opisów projektów na podstawie notatek ze spotkania. To, co kiedyś zajmowało 30–45 minut kopiowania, wklejania i formatowania, teraz zajmuje kilka sekund. Nadal sprawdzam wszystkie fakty, ale najtrudniejsza praca jest już zrobiona.
Informacje o statusie w czasie rzeczywistym: Zamiast śledzić aktualizacje, korzystam z niestandardowych pól AI, które automatycznie pokazują mi status każdego zadania w ramach projektu — natychmiast wyświetlając trendy, ryzyko i opóźnienia związane z projektem. AI sygnalizuje ryzyko, wyróżnia zadania, które nie zostały wykonane, i identyfikuje wąskie gardła — wszystko to bez konieczności klikania poszczególnych zadań.
Podsumowania na żądanie: Aby uzyskać cotygodniowe aktualizacje dla kierownictwa, po prostu proszę AI o przejrzenie całej listy projektów i przedstawienie podsumowania wyników i postępów. Zamiast spędzać godzinę na zestawianiu postępów w wielu zadaniach, w ciągu kilku sekund otrzymuję kompleksowe podsumowanie.
Siła scentralizowanej współpracy
Największą zmianą było wyeliminowanie konieczności przełączania się między narzędziami oraz scentralizowanie współpracy zespołów w jednym, ujednoliconym obszarze roboczym:
Komunikacja kontekstowa: Korzystanie z funkcji czatu ClickUp bezpośrednio w projektach oznacza, że gdy ktoś zapyta „Czy możesz dodać to do zakresu?”, mogę jednym kliknięciem utworzyć zadanie z pełnym kontekstem. Koniec z przeskakiwaniem między Slackiem a narzędziami projektowymi, utratą wątków rozmów i kontekstu.
Widoczność międzyfunkcyjna: Stworzyłem szablony, dzięki którym interesariusze z różnych zespołów mogą pracować w preferowanych widokach, a ja śledzę wszystko w formacie zarządzania projektami. Zespół programistów nie musi zmieniać sposobu pracy, a ja nadal widzę ich postępy w czasie rzeczywistym.
Automatyczna odpowiedzialność: agenci AI mogą automatycznie monitorować terminy bez dostarczonych wyników, wysyłać kontekstowe przypomnienia i eskalować sprawy do mnie tylko wtedy, gdy faktycznie potrzebna jest interwencja człowieka.
Praktyczne korzyści: trzy funkcje, które zmieniły wszystko
Po wdrożeniu realizacji projektów opartej na AI trzy konkretne funkcje miały największy wpływ na moją codzienną pracę:
1. Zintegrowany czat z AI Tworzenie zadań
Wcześniej: Rozmowy na temat zmian w projekcie odbywały się w Slacku, następnie ręcznie tworzyłem zadania w naszym narzędziu do zarządzania projektami, a potem wracałem do Slacka, aby je potwierdzić. Wiele narzędzi, utrata kontekstu, strata czasu.
Teraz: Rozmowy odbywają się bezpośrednio w kontekście projektu. AI może automatycznie tworzyć zadania na podstawie wiadomości czatu z pełnym kontekstem lub mogę to zrobić jednym kliknięciem. Kiedy mamy do czynienia z wieloma strefami czasowymi, takie płynne przekazywanie zadań ma kluczowe znaczenie.
2. Zadania na wielu listach
To prawdopodobnie najbardziej niedoceniana funkcja w zarządzaniu projektami. Różne zespoły muszą pracować w różny sposób — marketing ma swoje cykle pracy, dział rozwoju ma swoje, a dział wdrożeń ma swoje. Ja jednak muszę śledzić wszystko w jednym widoku projektu.
Dzięki zadaniom wyświetlanym na wielu listach każdy zespół może zachować preferowany cykl pracy, a ja zyskuję pełną widoczność projektu. Nikt nie musi zmieniać sposobu pracy, a ja nadal mogę zarządzać zależnościami i osiami czasu we wszystkich zespołach.
3. Raporty AI Standup
Używam tego do cotygodniowych aktualizacji dla biura dyrektora operacyjnego. To, co kiedyś zajmowało mi 30 minut zbierania informacji z różnych źródeł, teraz zajmuje 5 minut. AI generuje moje podsumowanie na podstawie mojej rzeczywistej pracy, a ja je przeglądam i kopiuję do mojego cotygodniowego raportu. To takie proste.
Budowanie dynamiki zamiast zarządzania chaosem
Najważniejsza zmiana to nie tylko wydajność — to przejście od zarządzania reaktywnego do proaktywnej realizacji.
Przed AI: Większość czasu spędzałem na poszukiwaniu informacji, zarządzaniu procesami i próbach utrzymania widoczności w rozproszonych systemach.
Dzięki AI: Mogę skupić się na usuwaniu przeszkód dla zespołów, identyfikowaniu ryzyka, zanim stanie się problemem, oraz zapewnianiu, że realizujemy strategiczne wyniki, a nie tylko kończymy zadania.
Przykład z życia: projekty dotyczące cen i opakowań
W ClickUp stworzyłem szablon, który pomaga w wycenie i pakietowaniu projektów od momentu ich odkrycia, poprzez realizację, aż po zamknięcie. Oto, w jaki sposób AI usprawnia każdy etap:
Odkrywanie: Notatki ze spotkań automatycznie wypełniają briefy projektowe wymaganiami interesariuszy, osiami czasu i wskaźnikami powodzenia.
Alokacja zasobów: Predefiniowane listy interesariuszy z definicjami ról, ale AI pomaga zoptymalizować osie czasu w oparciu o obciążenie zespołu i zależności.
Realizacja: Widoczność postępów wszystkich zespołów w czasie rzeczywistym, z automatycznym sygnalizowaniem ryzyka i wąskich gardeł przez AI.
Raportowanie: Automatyczne podsumowania dla kadry kierowniczej, które dostarczają liderom dokładnie to, czego potrzebują, bez konieczności spędzania godzin na kompilowaniu informacji.
Zamknięcie: AI pomaga kompilować retrospektywne informacje i dane dotyczące wydajności w celu optymalizacji przyszłych projektów.
Przewaga konkurencyjna dzięki realizacji opartej na AI
Oto rzeczywistość: podczas gdy konkurenci nadal zarządzają projektami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i łańcuchów e-maili, my realizujemy projekty szybciej, dostosowujemy się szybciej i uczymy się na podstawie naszych wzorców w czasie rzeczywistym.
Szybkość: Projekty, których koordynacja zajmowała tygodnie, teraz przebiegają płynniej dzięki prognozom, automatycznym działaniom następczym i zoptymalizowanemu zarządzaniu ryzykiem
Jakość: Dzięki temu, że AI zajmuje się rutynowymi zadaniami i dostarcza inteligentnych informacji, mogę skupić się na strategicznych wyzwaniach, które faktycznie wymagają ludzkiej oceny
Skala: Wraz z rozwojem naszej organizacji sztuczna inteligencja pozwala nam utrzymać jakość realizacji bez proporcjonalnego wzrostu kosztów zarządzania.
Co to oznacza dla kierowników projektów
Jeśli nadal zarządzasz projektami za pomocą niepołączonych narzędzi, ręcznego raportowania i ciągłych działań następczych, nie tylko jesteś nieefektywny — konkurujesz z maszynami do pisania w świecie komputerów.
Kierownicy projektów, którzy odniosą sukces w następnej dekadzie, to ci, którzy potrafią wykorzystać AI do:
- Automatyzacja kosztów administracyjnych
- Generuj inteligentne wnioski na podstawie danych projektowych
- Skup się na strategicznej realizacji, a nie na zarządzaniu procesami
- Zwiększ ich wpływ bez wyczerpywania zespołów
Zobacz realizację projektów AI w praktyce
Jeśli Twoje doświadczenia jako kierownika projektu są podobne, zachęcam do udziału w naszym nadchodzącym wirtualnym wydarzeniu: Realizacja projektów w erze AI, które odbędzie się 23 lipca o godz. 12:00 czasu PST.
Zobaczysz dokładnie, jak wykorzystujemy AI do centralizacji, automatyzacji i przyspieszenia realizacji projektów w ramach złożonych, wielofunkcyjnych inicjatyw. Zaprezentuję rzeczywiste szablony i cykle pracy, których używamy w ClickUp, w tym:
- Generowanie briefów projektowych oparte na AI
- Zautomatyzowane śledzenie statusu i identyfikacja ryzyka
- Współpraca międzyfunkcyjna bez konieczności zmiany narzędzi
- Raportowanie dla kadry kierowniczej, które zajmuje kilka minut zamiast kilku godzin
Co zyskasz:
- Prezentacje na żywo rzeczywistych cykli pracy w zarządzaniu projektami
- Szablony i procesy, które można wdrożyć od razu
- Strategie skalowania realizacji projektów dzięki AI
- Bezpłatna konsultacja dotycząca optymalizacji obecnych procesów
Różnica między dobrymi a świetnymi kierownikami projektów nie polega tylko na organizacji — to zdolność do nadawania tempa realizacji wyników, przy jednoczesnym sprawianiu, że proces ten wydaje się łatwy dla wszystkich zaangażowanych osób.
Dołącz do nas i zobacz, jak AI może zmienić realizację Twoich projektów →
Nie trać kolejnego kwartału na walkę z narzędziami zamiast na osiąganie wyników. Przyszłość zarządzania projektami jest już tutaj i opiera się na inteligentnej automatyzacji, która wzmacnia ludzkie możliwości, zamiast je zastępować.
Jacqui Tripoli jest kierownikiem programu w biurze dyrektora operacyjnego w ClickUp, gdzie kieruje międzyfunkcyjną realizacją inicjatyw dotyczących cen, pakietów i strategii. Specjalizuje się w tworzeniu skalowalnych procesów wykorzystujących AI do osiągania wyników biznesowych w globalnych zespołach.