Jak przeprowadzić ocenę oprogramowania do zarządzania projektami: Praktyczne podejście

Zarządzanie projektami jest jak orkiestracja symfoniczna - a oprogramowanie do zarządzania projektami jest dyrygentem zapewniającym, że każda notatka jest zgodna.

Narzędzie do zarządzania projektami zapewnia widoczność każdego zadania, monitoruje postęp i oś czasu oraz ułatwia współpracę. Jednak nie każde narzędzie pasuje do każdego zespołu, dlatego przed dokonaniem wyboru należy dokładnie ocenić oprogramowanie do zarządzania projektami.

Zarządzanie projektami ocena oprogramowania to coś więcej niż ważenie funkcji i możliwości. Jest to interdyscyplinarna ocena użyteczności, możliwości zastosowania i długoterminowej wartości oprogramowania.

W tej notatce przyglądamy się ponad 10 kluczowym parametrom, aby ułatwić tę ocenę.

60-sekundowe podsumowanie ⏰

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami wymaga oceny narzędzi w oparciu o kluczowe kryteria, takie jak:

Cena: Opłacalność w stosunku do budżetu Łatwość obsługi: Przyjazne dla użytkownika interfejsy i aplikacje mobilne Współpraca: Funkcje zapewniające płynną komunikację i pracę zespołową Możliwości: Automatyzacja, śledzenie czasu rzeczywistego, zarządzanie zasobami i analityka Kompatybilność: Integracja z innymi narzędziami i skalowalność dla przyszłego rozwoju Wsparcie: Środki bezpieczeństwa, onboarding i responsywna obsługa klienta

Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami: ClickUp, Asana, Monday.com, Wrike i Trello wyróżniają się pod względem spełnienia tych standardów.

Proces oceny:

• Zdefiniuj swoje potrzeby
• Lista i kategoryzacja najważniejszych funkcji
• Przeglądanie i tworzenie krótkiej listy narzędzi
• Wypróbuj platformy i zbierz opinie zespołu
• Przeanalizuj wyniki, aby wybrać najlepsze rozwiązanie

Zrozumienie oprogramowania do zarządzania projektami

Pomyśl o oprogramowaniu do zarządzania projektami jak o wirtualnej siedzibie swojego zespołu. To tutaj planujesz, organizujesz i realizujesz projekty. Jest to hub do centralizacji zadań, osi czasu i interakcji, pozwalający członkom zespołu pracować mądrzej, a nie ciężej.

Podstawowe funkcje każdego narzędzia do zarządzania projektami obejmują zarządzanie zadaniami, zarządzanie zasobami, śledzenie postępów i raportowanie.

Nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami oferują automatyzację, współpracę w czasie rzeczywistym, możliwości AI i płynną integrację z elastycznymi cyfrowymi obszarami roboczymi.

➡️Read Więcej: 10 różnych rodzajów oprogramowania do zarządzania projektami

Kryteria oceny oprogramowania do zarządzania projektami

Wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami to coś więcej niż tylko zaznaczenie pól na liście. Chodzi o zapewnienie zespołowi projektowemu środków i narzędzi do rozwiązywania rzeczywistych problemów i wdrażania planów na dużą skalę.

Oto kryteria, które należy wziąć pod uwagę:

Cena i opłacalność

Osoby zarządzające projektami powinny skupić się na opłacalności oprogramowania, a nie tylko na jego kosztach. Powinni ocenić, czy jego funkcje są zgodne z obecnymi i przyszłymi potrzebami zespołu.

Następnie należy porównać wielopoziomowe ceny i wartości oferowane przez każdą z opcji. Na koniec należy rozważyć wszelkie ukryte lub powtarzające się koszty, takie jak integracje premium, szkolenia i wdrożenie, aby nie przekroczyć budżetu.

Przykład: Wyobraź sobie, że twój zespół jest obecnie mały, ale planujesz podwoić jego wielkość w ciągu dwóch lat. Zdecyduj się na narzędzie oferujące skalowalność w warstwach cenowych, abyś mógł płynnie aktualizować oprogramowanie bez ponoszenia niepotrzebnych kosztów z góry.

użyteczność i łatwość obsługi

Użyteczność funkcje oprogramowania do zarządzania projektami wpływa na wydajność i produktywność zespołu projektowego.

Poszukaj narzędzi do zarządzania projektami, które mają funkcje przyjazne dla użytkownika. Pomyśl o funkcjach "przeciągnij i upuść", konfigurowalnych cyklach pracy, wizualizacji danych projektu poprzez Wykresy Gantta i tablice Kanban, i wiele więcej.

Przyjazne dla użytkownika narzędzia dostarczają wartość już od pierwszego dnia pracy, dzięki czemu jest to najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami w każdej sytuacji, od podstawowych do złożonych projektów!

Przykład: Wyobraź sobie, że Twój zespół przygotowuje się do pilnego rozpoczęcia projektu dla klienta. Narzędzie z gotowymi szablonami cykli pracy i zadań pozwala skonfigurować cały plan projektu w ciągu kilku minut, umożliwiając zespołowi natychmiastowe rozpoczęcie realizacji bez marnowania czasu na ręczne ustawienia.

Kompatybilność z aplikacjami mobilnymi

Twoje narzędzia powinny spełniać wymagania złożonych projektów, takich jak budownictwo, nieruchomości, ubezpieczenia i opieka zdrowotna, umożliwiając wydajność poza biurkiem.

Poszukaj w pełni funkcjonalnej aplikacji do zarządzania projektami na urządzenia z systemem iOS i Android. Aplikacja ta powinna oferować aktualizacje w czasie rzeczywistym, przeglądy postępów projektu i komunikację w zespole w dowolnym miejscu i czasie.

Takie funkcje i funkcjonalność offline stanowią zwycięskie połączenie, zwłaszcza gdy projekt obejmuje pracę w terenie w obszarach o niskiej lub zerowej łączności.

Przykład: Wyobraź sobie, że zarządzasz projektem budowlanym z pracownikami na miejscu. Aplikacja mobilna oferująca aktualizacje w czasie rzeczywistym i funkcje offline zapewnia śledzenie postępów, nawet w obszarach o ograniczonym połączeniu.

Kanały komunikacji

Skuteczna komunikacja integruje Teams projektu. Najlepsze oprogramowanie łączy członków poprzez różne kanały, takie jak czat w czasie rzeczywistym, wideokonferencje, nagrywanie ekranu, tablice ogłoszeń i komentarze.

Scentralizowana komunikacja zmniejsza zależność od zewnętrznych aplikacji, utrzymuje dyskusje w centrum uwagi i sprzyja przejrzystości, odpowiedzialności i pracy zespołowej, wzmocnienie zarządzania projektami .

Przykład: Załóżmy, że zespół projektowy udostępnia aktualizacje za pośrednictwem e-maila, podczas gdy zespół programistów polega na Slacku. Scentralizowana platforma, taka jak ClickUp, eliminuje silosy, umożliwiając każdemu członkowi zespołu widok kontekstowych aktualizacji w ramach zadań.

Integracja e-mail

wysyłanie i odbieranie e-maili bezpośrednio na_ ClickUp bez opuszczania aplikacjiPodczas gdy narzędzia do zarządzania projektami wspierają komunikację wielokanałową, powinny one również integrować funkcję e-mail.

Narzędzia do zarządzania projektami z natywną integracją poczty e-mail umożliwiają zespołom przekształcanie e-maili w zadania, udostępnianie aktualizacji bez przełączania platform i łączenie wątków konwersacji z konkretnym zadaniem lub projektem.

Takie rozwiązanie zwiększa wydajność i zapobiega instancjom błędnej komunikacji. Ponadto sortowanie pojedynczych wiadomości e-mail jest znacznie łatwiejsze. Taka konsolidacja nadaje kontekst kluczowym decyzjom i zapewnia, że żaden krytyczny szczegół nie zostanie utracony.

Przykład: Wyobraź sobie, że otrzymujesz e-mail z informacją o opóźnionej dostawie od dostawcy. Dzięki integracji poczty e-mail, etykieta z aktualizacją trafia bezpośrednio do zadania logistycznego projektu, zapewniając natychmiastową widoczność zmiany dla wszystkich zainteresowanych stron.

🔍 Do zrobienia? 31% osób komunikuje się ze swoimi współpracownikami głównie za pośrednictwem poczty e-mail.

Środki bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z wrażliwymi lub poufnymi danymi.

Rozwiązanie do zarządzania projektami powinno mieć zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, pojedyncze logowanie, konfigurowalne uprawnienia użytkowników i dostęp oparty na kontach.

Ponadto, aby utrzymać i chronić integralność danych, platforma do zarządzania projektami oparta na chmurze powinna być zgodna ze standardami branżowymi, takimi jak RODO lub SOC 2.

Co najważniejsze, dostawcy oprogramowania do zarządzania projektami powinni regularnie publikować aktualizacje oprogramowania i poprawki bezpieczeństwa, aby zwiększyć bezpieczeństwo danych projektu.

Przykład: Pomyśl o zarządzaniu projektem opieki zdrowotnej, w którym przechowywane są dane pacjentów. Narzędzie z solidnym szyfrowaniem i dostępem opartym na rolach zapewnia, że poufne informacje są bezpieczne i dostępne tylko dla autorów.

Śledzenie postępu prac w czasie rzeczywistym

Śledzenie postępów projektu w czasie rzeczywistym pomaga menedżerom przydzielać zasoby, informować interesariuszy, interweniować w razie potrzeby i poprawiać wyniki.

Tutaj przydadzą się możliwości śledzenia postępów w czasie rzeczywistym.

Oprócz zapewnienia widoczności statusu projektu w czasie rzeczywistym, zachęcają one do odpowiedzialności i proaktywnego rozwiązywania problemów w celu przekształcenia kamieni milowych w trwałe powodzenie.

Przykład: Wyobraź sobie kampanię marketingową zbliżającą się do premiery. Śledzenie czasu rzeczywistego identyfikuje opóźnienia w dostarczaniu zasobów, umożliwiając realokację zasobów i uniknięcie niedotrzymania terminów.

Zarządzanie zasobami

Skuteczne zarządzanie zasobami jest kluczem do uniknięcia wąskich gardeł i maksymalizacji wydajności. Kierownicy projektów potrzebują szczegółowej kontroli nad zarządzaniem zasobami, niezależnie od tego, czy są to pracownicy, czas, oprogramowanie czy materiały.

Wybierz narzędzia do zarządzania zasobami, aby zarządzać kalendarzami, dystrybucją obciążeń pracą, wizualizacją dostępności i optymalizacją zadań w czasie rzeczywistym. Takie podejście zapobiega nadmiernemu i niedostatecznemu wykorzystaniu zasobów oraz wypaleniu zawodowemu, zwłaszcza w przypadku wielu projektów.

Przykład: Wyobraź sobie zarządzanie firmą zajmującą się planowaniem wydarzeń z wieloma jednoczesnymi wydarzeniami. Narzędzie, które wizualizuje alokację zasobów, pozwala zauważyć nadmiar fotografów i zmienić ich przydział, aby zapewnić płynną realizację.

🔍 Do zrobienia: Informacje na temat 60% kierowników projektów obsługuje od dwóch do pięciu projektów jednocześnie!

Szkolenie i wdrożenie

Szkolenie i wdrożenie mają wpływ na to, jak szybko Twój zespół zaadaptuje się do narzędzia do zarządzania projektami.

Zwróć uwagę na wsparcie w zakresie wdrażania, takie jak przewodniki, samouczki wideo, wycieczki po produkcie w aplikacji, sesje szkoleniowe na żywo, wsparcie społeczności i podręczniki użytkownika.

Niektóre narzędzia oferują zespoły ds. powodzenia klienta i interaktywne moduły szkoleniowe, które pomagają zespołowi szybko dostosować się do oprogramowania do zarządzania projektami. Takie praktyczne szkolenie podczas wdrażania zmniejsza opór i umożliwia zespołowi maksymalne wykorzystanie potencjału narzędzia.

Przykład: Załóżmy, że twój zespół składa się z freelancerów niezaznajomionych z twoimi procesami. Narzędzie z interaktywnymi przewodnikami krok po kroku pomoże im szybko wdrożyć się do pracy, zmniejszając opóźnienia w rozpoczynaniu zadań.

Obsługa klienta

Zależność od obsługi klienta może zaoszczędzić wielu godzin problemów, zwłaszcza w przypadku krytycznych kwestii. Poszukaj dostawcy oprogramowania do zarządzania projektami, który oferuje całodobową obsługę klienta w wielu kanałach - czat na żywo, e-mail i telefon, by wymienić tylko kilka.

Ponadto warto zapoznać się z forum społeczności i bazą wiedzy narzędzia, aby ocenić jego możliwości samoobsługi i rozwiązywania problemów, zapewniając wsparcie na każdej scenie.

Przykład: Załóżmy, że błąd zakłóca przydzielanie zadań podczas uruchamiania projektu. Natychmiastowy dostęp do agenta czatu na żywo minimalizuje przestoje i utrzymuje projekt na właściwym torze.

Możliwości automatyzacji

Odkryj automatyzacje ClickUp

ClickUp przy użyciu logiki warunkowej

Automatyzacja eliminuje kłopoty związane z powtarzalnymi zadaniami, pozwalając Twojemu zespołowi skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Poszukaj oprogramowania do zarządzania projektami, które wspiera dane powstania automatyzacji pracy. Niezależnie od tego, czy chodzi o priorytetyzację zadań i planowanie, czy też powiadomienia na czas, zapewnia to, że zespół projektowy pozostaje na dobrej drodze.

Niektóre zaawansowane programy do zarządzania projektami z asystentami AI sugerują zadania do automatyzacji w celu zwiększenia wydajności i podejmowania decyzji.

Innym sposobem na automatyzację zarządzania projektami jest szablony do zarządzania projektami . Te wstępnie zbudowane frameworki pozwalają Twojemu zespołowi na szybkie rozpoczęcie projektu bez konieczności budowania struktury od podstaw. Wszystko do zrobienia to skonfigurowanie kilku wartości i projekt jest gotowy!

Przykład: Wyobraź sobie automatyzację powtarzającego się zadania, takiego jak wysyłanie aktualizacji statusu. Ustawienie automatyzacji w celu cotygodniowego powiadamiania interesariuszy pozwala zaoszczędzić godziny powtarzalnej pracy.

Funkcje współpracy

Współpraca to komunikacja w działaniu.

Aby zapewnić wydajność zespołu, oprogramowanie do zarządzania projektami powinno zawierać narzędzia do współpracy, takie jak udostępnianie obszarów roboczych, udostępnianie plików, edycja w czasie rzeczywistym, komentarze do zadań, kontrola wersji, konwersacje w wątkach i @wzmianki.

Ponadto warto korzystać z oprogramowania oferującego zaawansowane funkcje, takie jak przydzielanie zadań, powiadomienia, śledzenie i udostępnianie kalendarzy, które promują odpowiedzialność, przejrzystość i dostosowanie zespołu do wspólnych celów.

Przykład: wyobraź sobie współpracę z agencją projektową przy projekcie rebrandingu. Współdzielony obszar roboczy z edycją na żywo plików projektowych eliminuje korespondencję e-mail, przyspieszając oś czasu zatwierdzania

➡️Read Więcej: 10 programów do zarządzania projektami dla Teams 🔍 Do zrobienia? Prawie 40% teamów projektowych składa się z sześciu do dziesięciu osób!

Raportowanie i analityka

Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami posiada zaawansowane funkcje raportowania i analizy, które umożliwiają podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Oferuje konfigurowalne pulpity, wgląd w czasie rzeczywistym i możliwość podejmowania działań oraz szczegółowe raportowanie wydajności projektu.

Daje to kierownikowi projektu kontrolę nad licencją i pozwala mu podejmować mądrzejsze, bardziej strategiczne decyzje dotyczące projektu.

Warto również rozważyć funkcje zarządzania projektami, takie jak wykresy Gantta, wykresy Burndown, trendy wydajności itp., które pozwalają kierownikom projektów oceniać postępy, przewidywać potencjalne opóźnienia i utrzymywać projekt na właściwym torze.

Przykład: Wyobraź sobie swój zespół próbujący poprawić prędkość sprintu. Konfigurowalne pulpity pozwalają porównywać dane z poprzednich sprintów, identyfikować wzorce opóźnień i wdrażać strategie mające na celu poprawę wydajności.

Obciążenie skalowania

Długoterminowa wartość jest kluczem przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami. Wybierz więc rozwiązanie, które dostosowuje się do zmieniających się potrzeb Twojego biznesu.

Niektóre z najlepszych programów do zarządzania projektami zapewniają skalowalność, która pozwala zespołom dostosować się do rosnącej złożoności projektów, większych zespołów i większych obciążeń pracą. W razie potrzeby mogą nawet obsługiwać wiele projektów z różnych branż.

Wybierz opcję, która oferuje elastyczne plany i funkcje z modułowymi dodatkami, aby dostosować się do bieżących wymagań i przyszłej rozbudowy. Oszczędza to kłopotów związanych z późniejszą zmianą narzędzi i platform.

Przykład: Załóżmy, że twój startup zaczyna zarządzać projektami dla międzynarodowych klientów. Narzędzie oferujące wielojęzyczne interfejsy i globalne wsparcie skaluje się płynnie wraz z rozwojem działalności.

Możliwości integracji

Używaj integracji jako rozszerzenie ClickUp Z niepołączonych lub niekompatybilnych narzędzi wynikają nieefektywność, luki w wiedzy i błędy, które są jednymi z najpoważniejszych wyzwania związane z zarządzaniem projektami .

Potrzebujesz oprogramowania, które płynnie integruje się z popularnymi narzędziami, platformami i systemami. Bezproblemowa integracja promuje nieograniczony przepływ danych i ustanawia jedno źródło prawdy w całej organizacji.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z Google Drive, OneDrive, Gmaila, Outlooka, Slacka, Zooma, Zendesk, Calendly czy innych, integracja łączy Twój cyfrowy obszar roboczy i centralizuje wszystkie zasoby i dane.

Ponadto umożliwia ona kierownikom projektów wybieranie i dodawanie określonych narzędzi i funkcji do środowiska projektowego.

Przykład: Wyobraź sobie prowadzenie kampanii, która opiera się na danych z Salesforce i HubSpot. Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp który integruje się z obiema platformami, pobiera leady, aktualizacje zadań i analizy, tworząc ujednolicony cykl pracy.

Top 5 narzędzi do zarządzania projektami w 2024 roku

W oparciu o powyższe kryteria, przygotowaliśmy krótką listę najlepszych programów do zarządzania projektami. Oto krótkie porównanie ich funkcji:

Niezależnie od tego, czy szukasz free oprogramowanie do zarządzania projektami lub rozwiązania premium, oto bliższe spojrzenie na niektóre z najlepszych wyborów:

1. ClickUp

Wypróbuj ClickUp za Free

ClickUp

ClickUp jest potężnym zarządzanie projektami narzędzie zapewniające najwyższą elastyczność w zakresie planu i realizacji projektu.

Narzędzie to usprawnia zarządzanie projektami poprzez połączenie zarządzania zadaniami, śledzenia celów, zarządzania zasobami, automatyzacji cyklu pracy i integracji. Dostosowuje się również do teamów różnej wielkości, branż i zastosowań.

Może pochwalić się ClickUp Brain , moduł AI nowej generacji do zarządzania projektami. ClickUp Brain może tworzyć repozytoria wiedzy i zarządzać autonomicznymi zadaniami.

Dodatkowo, otrzymujesz dostęp do obszernej biblioteki szablonów do zarządzania projektami, które pozwolą Ci rozpocząć pracę od samego początku!

Pobierz Free szablon do zarządzania projektami

Szablon do zarządzania projektami ClickUp

Na początek, Szablon do zarządzania projektami ClickUp upraszcza organizowanie, śledzenie i zarządzanie projektami - niezależnie od ich wielkości. Umożliwia łatwe dzielenie zadań, ustawienie priorytetów i monitorowanie postępów. Szablon ten posiada wbudowane widoki dla osi czasu, cyklów pracy i celów, dzięki czemu zespół projektowy pozostaje w ciągłym kontakcie i jest wydajny.

Kluczowe funkcje

• Wizualizacja projektów i zadań w wielu widokach - tablice Kanban, wykresy Gantta, listy, kalendarze itp.
• Monitorowanie wydajności zespołu i poszczególnych osób w czasie rzeczywistym dzięki funkcjom śledzenia czasu i interaktywnym pulpitom
• Twórz i organizuj kompleksową dokumentację i wiki z informacjami o projekcie za pomocąClickUp Docs i współpracuj nad nimi
• Automatyzacja rutynowych i powtarzalnych cykli pracy dzięki zaawansowanej automatyzacji
• Przekształcaj abstrakcyjne pomysły w schematy blokowe lub przeprowadzaj burze mózgów z zespołem za pomocąTablice ClickUp
  • Komunikuj się z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami za pomocąClickUp Chat
    • Integracja z innymi aplikacjami i platformami zapewniającymi wydajność, takimi jak Google Drive, Microsoft Outlook, Slack, Zoom itp.

Studium przypadku: QubicaAMF usprawnia operacje za pomocą ClickUp

QubicaAMF, światowy lider w dziedzinie kręgli i rozwiązań rozrywkowych, zmagał się z zarządzaniem rozproszonymi teamami w 10 000 kręgielni w 90 krajach. Wykorzystali ClickUp do konsolidacji systemów, koordynacji i współpracy zespołów oraz efektywnego zarządzania obciążeniem pracą.

Konfigurowalne narzędzia i wszechstronność ClickUp umożliwiły firmie QuibcaAMF zachowanie zwinności, globalne dostosowanie zespołów, przyspieszenie oś czasu realizacji projektów i zarządzanie nadmiarem danych. Miało to transformacyjny wpływ na ich procesy, w wyniku czego:

• 35% wzrost terminowości realizacji projektów
• 40% oszczędność czasu, który w przeciwnym razie zostałby przeznaczony na tworzenie raportów i wykresów
• 60% wzrost współpracy Teams w całej organizacji
• Konsolidacja systemu z płynną integracją

Przeczytaj więcej o tym, jak QubicaAMF wykorzystała ClickUp do zorganizowania swojego świata pracy i skalowania operacji w nasze szczegółowe studium przypadku .

Zalety

• Intuicyjny i przejrzysty interfejs z łatwą w użyciu funkcją "przeciągnij i upuść"
• Wsparcie hojnego Free Planu z istotnymi funkcjami, co czyni go idealnym dla osób prywatnych, freelancerów i małych teamów
• Oferuje ogromną elastyczność i skalowalność, dzięki czemu narzędzie może rozwijać się wraz z zespołem
• Generuje przydatne raporty poparte analizą danych w celu skutecznego podejmowania decyzji

Limity

• Rozszerzenie funkcji zarządzania projektami może sprawić, że krzywa uczenia się będzie stroma
• Aplikacja do zarządzania projektami może być nieco opóźniona na urządzeniach mobilnych, gdy mamy do czynienia z dużymi zestawami danych

➡️ Czytaj więcej: Jak wykorzystać AI w zarządzaniu projektami (przypadki użycia i narzędzia)

2. Asana

via Asana Asana to popularne oprogramowanie do zarządzania projektami znane z intuicyjnego i minimalistycznego interfejsu. Zaprojektowana z myślą o ułatwieniu współpracy, Asana zapewnia zespołom projektowym dostęp do doskonałych funkcji wizualizacji osi czasu projektu i zależności między zadaniami.

Przejrzysty interfejs i skupienie się na przejrzystości zadań sprawiają, że Asana nadaje się do projektów wymagających skupienia i jasnej komunikacji.

Kluczowe funkcje

• Zarządzanie projektami, zadaniami, kamieniami milowymi i zależnościami w widoku osi czasu
• Automatyzacja powtarzających się zadań i cykli pracy za pomocą narzędzi do automatyzacji projektów
• Ustalanie priorytetów i organizowanie zadań za pomocą niestandardowych etykiet
• Uzyskiwanie przydatnych informacji dzięki zaawansowanym pulpitom do raportowania

Zalety

• Przyjazny dla użytkownika interfejs ułatwia korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami nawet początkującym użytkownikom
• Ułatwia współpracę w zespole dzięki funkcjom takim jak udostępnianie plików, komentowanie zadań itp.
• Oferuje szczegółowe szablony projektów dla typowych cykli pracy

Limity

• Brak natywnej funkcji śledzenia czasu
• Pulpity do raportowania są dostępne tylko w planach premium
• Wydaje się zbyt uproszczona dla bardzo złożonych projektów

3. Monday.com

via Monday.com Monday.com to wszechstronny system operacyjny do pracy, który łączy wizualne zarządzanie projektami z potężną automatyzacją, aby zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność.

Narzędzie to pełni funkcję wysoce wizualnego i żywego interfejsu, ułatwiającego zarządzanie zadaniami. Od oferowania informacji na pierwszy rzut oka po wsparcie współpracy zespołowej, jest to zorganizowany wirtualny obszar roboczy dla zespołów do zrobienia.

Kluczowe funkcje

• Widok zawartości projektów i zadań w formie wizualnej tablicy z konfigurowalnymi kolumnami
• Konfigurowanie szablonów projektów w celu dopasowania ich do konkretnych wymagań branży lub funkcji zespołu
• Monitorowanie wydajności i generowanie dokładnych faktur za pomocą widżetów do śledzenia czasu pracy
• Ustawienie automatyzacji w celu uproszczenia powtarzających się zadań

Zalety

• Wszechstronność, dostosowanie do potrzeb różnych Business i Teams z różnych branż
• Wsparcie dla współpracy zespołowej dzięki aktualizacjom i etykietom w czasie rzeczywistym
• Możliwość podejmowania decyzji w oparciu o dane dzięki konfigurowalnym pulpitom i raportowaniu

Limity

• Wysoce wizualny charakter tablic Monday.com sprawia, żeśrodowisko zarządzania projektami zbyt uproszczone
• Opcje przechowywania są limitowane w planach niższego poziomu
• Brak wsparcia dla trybu offline

➡️Read Więcej: 20 najlepszych narzędzi do zarządzania zadaniami, które usprawnią cykl pracy

4. Wrike

via Wrike Wrike to narzędzie do zarządzania projektami umożliwiające szczegółowe śledzenie i raportowanie projektów. Kładzie nacisk na wydajność i niestandardowe rozwiązania, dzięki czemu idealnie nadaje się do projektów IT, marketingowych i kreatywnych.

Narzędzie posiada potężne funkcje zarządzania pracą, takie jak alokacja zasobów i śledzenie czasu, które pozwalają Teams pozostać zorganizowanym i wydajnym.

Kluczowe funkcje

• Mapa zadań w oparciu o priorytety, zależności i kamienie milowe
• Współpraca z innymi członkami zespołu w czasie rzeczywistym dzięki funkcjom takim jak edycja dokumentów na żywo
• Niestandardowe cykle pracy i zarządzanie zasobami w zależności od wymagań zespołu
• Podejmuj mądrzejsze decyzje dzięki wizualnym pulpitom i raportom opartym na danych

Zalety

• Cykle pracy i narzędzia do raportowania są wysoce konfigurowalne zgodnie z wymaganiami projektu
• Oferuje bezpieczne środowisko z solidnym dostępem i kontrolą opartą na rolach i uprawnieniach
• Ułatwia intuicyjne zarządzanie plikami i procesami zatwierdzania

Limity

• Struktura cenowa jest restrykcyjna dla małych Teams
• Wymaga znacznego wdrożenia nowych użytkowników
• Funkcje zarządzania projektami w planie Free są ograniczone, zwłaszcza w porównaniu z konkurencją

🔍 Do zrobienia? Jedna na cztery organizacje korzysta obecnie z oprogramowania lub narzędzi do zarządzania projektami.

5. Trello

via Trello Wizualne możliwości Trello w zakresie zarządzania zadaniami sprawiają, że jest to popularne oprogramowanie do zarządzania projektami wśród osób uczących się wizualnie. Jest ono w całości oparte na Tablicach Kanban i nadaje się do małych projektów z podstawowymi wymaganiami dotyczącymi zarządzania projektami.

Dodatki dostępne w Trello zwiększają elastyczność i możliwości integracji platformy. Dzięki temu menedżerowie projektów mogą niestandardowo dostosowywać swoje cykle pracy i włączać zaawansowane funkcje w zależności od potrzeb.

Kluczowe funkcje

• Organizowanie zadań w intuicyjne tablice, listy i karty w celu efektywnego zarządzania zadaniami
• Mapa terminów w widoku kalendarza do strategicznego planowania i wdrażania w odniesieniu do osi czasu
• Użyj Butlera do automatyzacji i usprawnienia cyklu pracy nad projektem
• Dodawanie rozszerzeń do integracji z Slack, Google Drive, GitHub itp.

Zalety

• Prosty i łatwy w użyciu z funkcją "przeciągnij i upuść"
• Wersja Free zapewnia wsparcie dla nieograniczonej liczby tablic i członków zespołu
• Nadaje się do zarządzania projektami osobistymi i zawodowymi

Limity

• Brak wsparcia dla zaawansowanych funkcji raportowania i analiz
• Stwarza limity podczas zarządzania złożonymi projektami
• Dodatki są dostępne tylko w płatnych planach dla pełnej funkcji

Project Management Software Evaluation Process: Przewodnik krok po kroku

Wybór najlepszej platformy do zarządzania projektami to wyczerpujący proces. Oto przewodnik krok po kroku, jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami:

Krok 1: Zdefiniuj swoje potrzeby

Przed zagłębieniem się w wiele zarządzanie projektami narzędzia, udokumentuj swoje potrzeby- rodzaje projektów rozmiar i struktura zespołu, cele biznesowe i podstawowe oczekiwania w celu zdefiniowania wymagań.

Dodatkowo należy wziąć pod uwagę integracje, wymagania systemowe i kompatybilność urządzeń.

Krok 2: Lista i kategoryzacja funkcji

Po określeniu swoich potrzeb, podziel funkcje na kategorie "must-have", "nice-to-have" i "non-essential".

Na przykład, niezbędne funkcje powinny obejmować zarządzanie zadaniami, narzędzia do współpracy, raportowanie i analizy oraz integracje. Podobnie, zaawansowane funkcje, takie jak automatyzacja, mogą należeć do kategorii "niezbędne".

Dopracuj tę listę, aby nadać priorytet temu, czego twój biznes, projekt lub zespół potrzebuje natychmiast, zachowując jednocześnie miejsce na przyszły rozwój i ulepszenia.

Krok 3: Poznaj różne opcje

Zacznij od badań online lub połączenia się z rówieśnikami lub grupami branżowymi, aby uzyskać wskazówki. Skoncentruj się na narzędziach do zarządzania projektami, które pasują do Twojej branży i skali działalności.

Na przykład, duże przedsiębiorstwo może wymagać funkcji zarządzania portfelem, podczas gdy mały biznes może zadowolić się prostym zarządzaniem zadaniami. Wymień od pięciu do dziesięciu narzędzi do zarządzania projektami, które spełniają twoje początkowe kryteria.

💡 Pro Tip: Skorzystaj z zewnętrznych witryn z recenzjami oprogramowania, takich jak G2, Capterra, TrustPilot itp., aby przeczytać recenzje i oceny użytkowników oprogramowania do zarządzania projektami, aby zrozumieć wpływ i możliwości narzędzia na poziomie oddolnym.

Krok 4: Ocena wybranych opcji

Porównaj ustawienia funkcji, ceny, opinie klientów, oceny i skalowalność, aby zrozumieć, co oferują.

Gdy masz już mniejszą listę, zadaj sobie i swojemu zespołowi kluczowe pytania, takie jak:

• W jaki sposób to oprogramowanie do zarządzania projektami spełnia nasze najbardziej krytyczne potrzeby?
• Czy to rozwiązanie do zarządzania projektami integruje się z naszymi innymi narzędziami?
• Czy są jakieś ukryte koszty lub dodatki, których potrzebujemy do podstawowej funkcji?
• Czy całkowity koszt oprogramowania do zarządzania projektami jest zgodny z naszym budżetem?
• Czy platforma jest intuicyjna i łatwa w obsłudze dla naszego zespołu?
• Czy platforma może zostać dostosowana do naszych przyszłych potrzeb?

Taka szczegółowa ocena pomoże ci dopracować opcje i zidentyfikować rozwiązania, które są zgodne z twoimi wymaganiami.

Krok 5: Wypróbuj platformę do zarządzania projektami

W tym miejscu należy przeprowadzić praktyczną ocenę platformy do zarządzania projektami.

Poproś o wersję próbną lub umów się na demo, aby poznać rozwiązanie do zarządzania projektami. Przetestuj jego łatwość obsługi, szybkość reakcji i skuteczność przy rzeczywistych zadaniach, a także oceń interfejs, obsługę procesów biznesowych i zdolność adaptacji zespołu.

Oprócz testowania funkcji i funkcjonalności, oceń możliwości oprogramowania w chmurze, koncentrując się na skalowalności, dostępności i wydajności

Sprawdź niezawodne rozwiązania w chmurze, gwarancje dostępności, globalną dostępność serwerów, synchronizację w czasie rzeczywistym, kompatybilność z różnymi urządzeniami i dostęp offline. Zapewnij zgodność z przepisami takimi jak RODO/HIPAA i oceń protokoły odzyskiwania danych po awarii.

Wreszcie, wykorzystanie przepustowości i prędkość powinny zostać poddane przeglądowi w celu zapewnienia wydajności podczas szczytowych obciążeń, wsparcia ciągłości operacyjnej i pracy hybrydowej/zdalnej.

Krok 6: Zebranie opinii zespołu

Zespół jest głównym użytkownikiem oprogramowania do zarządzania projektami, oprócz kierownika projektu. W związku z tym ich opinie mają znaczenie.

Poproś więc członków zespołu, którzy uczestniczyli w wersji próbnej, aby podzielili się swoimi szczerymi przemyśleniami i opiniami na temat produktu. Skoncentruj się na takich aspektach jak łatwość obsługi, poprawa wydajności i wszelkie wyzwania, przed którymi stanęli.

Możesz zaangażować zespół IT do przeanalizowania możliwości platformy w chmurze, a zespół ds. cyberbezpieczeństwa do oceny jej funkcji bezpieczeństwa.

Uzyskanie takich bezpośrednich informacji zwrotnych gwarantuje, że wybrane rozwiązanie przyniesie korzyści wszystkim zaangażowanym stronom.

Pro Tip: Wybierz jedno z naszych najlepszych rozwiązań 11 darmowych szablonów formularzy informacji zwrotnych na ClickUp, aby uzyskać przydatne informacje od swojego zespołu projektowego!

Krok 7: Przeanalizuj wyniki

Ostatnią sceną oceny oprogramowania do zarządzania projektami jest konsolidacja wszystkich opinii i danych w scentralizowanym dokumencie.

Skorzystaj z systemu punktacji lub opracuj ważoną matrycę, aby porównać wybrane narzędzia z początkowymi wymaganiami i doświadczeniem użytkownika oraz obiektywnie ocenić, w jakim stopniu każda platforma spełnia Twoje potrzeby.

Kryteria oceny oprogramowania do zarządzania projektami udostępniane powyżej dobrze sprawdzają się jako parametry do takich porównań. Aby uzyskać zrównoważoną ocenę, należy wziąć pod uwagę wszelkie długoterminowe korzyści i potencjalne wady.

Następnie należy podjąć ostateczną decyzję!

Wdrażanie oprogramowania do zarządzania projektami w organizacjach

Zarządzanie projektami wdrażanie oprogramowania wymaga strategicznego planu i wykonania, aby zapewnić płynne przejście i długoterminowe powodzenie.

Oto kilka najlepszych praktyk skutecznego przyjęcia i wdrożenia:

• Zapewnienie akceptacji ze strony kierownictwa poprzez podkreśleniekorzyści z oprogramowania do zarządzania projektami. Ich aktywne wsparcie wpływa na akceptację i przyjęcie przez zespół
• Pokazanie, w jaki sposób rozwiązanie do zarządzania projektami upraszcza pracę i zwiększa wydajność, aby zneutralizować opór przed zmianami
• Uruchom projekt pilotażowy z udziałem mniejszych teamów w celu stopniowego wdrożenia. Po rozwiązaniu problemów związanych z wdrożeniem i zapoznaniu się zespołu, przejdź do operacji na pełną skalę.
• Zaplanuj etapową strategię transferu danych, aby zapobiec stratom i zminimalizować zakłócenia
• Zapewnienie kompleksowego wsparcia szkoleniowego i wdrożeniowego poprzez samouczki, poradniki, seminaria szkoleniowe, warsztaty praktyczne i inne zasoby, aby sprostać typowym wyzwaniom zespołu
• Zdefiniowanie ról, obowiązków i cykli pracy w oprogramowaniu w celu zapewnienia przejrzystości, ograniczenia nieporozumień i poprawy wydajności
• Zachęcanie do aktywnego przekazywania informacji zwrotnych przez członków zespołu i dostosowywanie cykli pracy w zależności od takich informacji w celu przyjęcia nowych sposobów pracy

🔍 Do zrobienia o osiem na dziesięć projektów o wysokiej wydajności ma jakieś biuro zarządzania projektami.

Zostań profesjonalistą w ocenie oprogramowania do zarządzania projektami

Ocena oprogramowania do zarządzania projektami ma kluczowe znaczenie dla powodzenia i wydajności zespołu. Określenie jasnych kryteriów zapewnia wybór właściwego narzędzia i przestrzeganie ustrukturyzowanego procesu oceny.

Wśród różnych dostępnych platform do zarządzania projektami, ClickUp wyróżnia się możliwością noszenia wielu kapeluszy.

Dzięki rozbudowanym funkcjom zarządzania zadaniami, narzędziom do współpracy zespołowej i zaawansowanym funkcjom, ClickUp jest kompleksowym i skutecznym rozwiązaniem do zarządzania projektami. Zarejestruj się do ClickUp już teraz i przekonaj się, jak przebija inne narzędzia do zarządzania projektami!