Projekty mają niezliczone kształty i rozmiary, od przebudowy domu po projektowanie korporacyjnej hurtowni danych. Nawet w ramach organizacji, zespół inżynierów może mieć projekt rozwoju oprogramowania, dział HR coroczny projekt wyjazdu zespołowego, dział finansowy projekt alokacji budżetu itp.
Bez względu na skalę, każdy projekt ma swój własny zestaw złożoności. Skuteczne zarządzanie projektami to jedyny sposób na zarządzanie złożonością, eliminację marnotrawstwa, optymalizację zasobów i osiągnięcie celu.
Na szczęście mamy dziś oprogramowanie, które może się tym zająć. W tym wpisie na blogu zbadamy, w jaki sposób można przeprowadzić udane wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami w organizacji - od planowania po przyjęcie.
Zrozumienie wdrażania oprogramowania do zarządzania projektami
Aby zrozumieć, z czym wiąże się wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami, musisz znać odpowiedź na kilka pytań. Przejdźmy do nich.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami?
Oprogramowanie do zarządzania projektami to cyfrowe narzędzie zaprojektowane do zarządzania działaniami, zasobami i zadaniami związanymi z projektem. Dobry kierownik projektu wprowadziłby wszystkie dane i wydarzenia związane z projektem do oprogramowania i zapewniłby wszystkim zainteresowanym stronom widoczność.
oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp
Czym jest wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami?
Wdrażanie oprogramowania do zarządzania projektami to proces wybierania, konfigurowania i wdrażania narzędzi do zarządzania projektami dla różnych użytkowników. Omawiamy krok po kroku proces tego działania w dalszej części tego wpisu na blogu.
Jak ewoluowało wdrażanie oprogramowania do zarządzania projektami?
Samo zarządzanie projektami znacznie ewoluowało w ciągu ostatnich kilku dekad.
Era arkuszy kalkulacyjnych: Wczesne narzędzia do zarządzania projektami były po prostu arkuszami kalkulacyjnymi. Kierownicy projektów tworzyli niekończące się tabele i wykresy, aby zarządzać wszystkimi informacjami w jednym miejscu. Było to bardzo ręczne i trudne do współpracy.
Era ERP/CRM: Z arkuszy kalkulacyjnych duże organizacje przeniosły się do oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i zarządzania relacjami z klientami (CRM), które pozwoliły im zarządzać zadaniami związanymi z konkretnymi projektami. Na przykład CRM może obsługiwać przepływ pracy marketingowej.
Bez skupienia się na zarządzaniu projektami, narzędzia te były rozwiązaniem prowizorycznym. Były nieadekwatne i nieefektywne. Co więcej, ich wdrożenie, a nawet użytkowanie stanowiło wyzwanie.
Era prostych menedżerów zadań: Wraz z rozwojem modelu SaaS, wiele prostych narzędzi do zarządzania zadaniami stało się popularnych. Kierownicy projektów dopasowywali swoje setki zadań do prostych list kontrolnych, co uniemożliwiało zarządzanie projektami na dużą skalę.
Era potężnego oprogramowania do zarządzania projektami: Wraz z dojrzewaniem rynku SaaS, narzędzia do zarządzania projektami stały się znacznie potężniejsze. An kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp umożliwia zarządzanie każdym rodzajem projektu dokładnie tak, jak chcesz.
Dzięki elastyczności, dostosowaniom, integracji i automatyzacji, potężne oprogramowanie do zarządzania projektami jest supermocą każdego kierownika projektu!
To jak posiadanie wirtualnego centrum dowodzenia na wyciągnięcie ręki, umożliwiającego płynną komunikację, współpracę i śledzenie postępów.
Dlaczego wszyscy mówią teraz o oprogramowaniu do zarządzania projektami?
Pandemia i rozwój hybrydowych modeli pracy sprawiły, że oprogramowanie do zarządzania projektami znalazło się w epicentrum produktywności organizacji. Gdy rozproszona siła robocza stała się normą, oprogramowanie do zarządzania projektami stało się wirtualnym biurem.
Jeśli brzmi to jak wielkie słowa, słyszymy cię. Zobaczmy szczegółowo, dlaczego warto rozważyć wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami.
Zrozumienie potrzeby wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami
Twoja firma to tętniący życiem ul aktywności. Projekty to miód, a zespół to pracowite pszczoły. Bez systemu do organizowania, ustalania priorytetów i śledzenia tych projektów, sprawy mogą szybko stać się lepkie. Dobrze
można tego uniknąć i dodać niezwykłą wartość. Oto jak to zrobić.
Konsolidacja: Oprogramowanie do zarządzania projektami konsoliduje wszystkie informacje, działania i wyniki projektu. W każdej chwili wszystko, czego potrzebujesz Ty - lub ktokolwiek inny - można znaleźć tutaj. Dzięki temu zarządzanie projektami jest proste i skuteczne.
Widoczność: Wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami zapewnia wgląd we wszystkie projekty, podkreślając, co jest na dobrej drodze, a co wymaga poprawy. Dzięki tej przejrzystości można łatwo podejmować trudne decyzje.
Współpraca: Wśród zespołów zdalnych/hybrydowych wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami niweluje fizyczny dystans, umożliwiając płynną współpracę niezależnie od stref czasowych lub lokalizacji.
Nawet jeśli jesteś zespołem zlokalizowanym, rozwiązania do zarządzania projektami umożliwiają współpracę z partnerami, dostawcami, klientami, sponsorami itp.
Przewidywalność: Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia porównywanie planów z rzeczywistością w czasie rzeczywistym. Możesz modyfikować swoje nadchodzące plany w oparciu o swoje wyniki, aby być bardziej dokładnym.
Automatyzacja: Doskonałe oprogramowanie do zarządzania projektami nie tylko pozwala ci wykonywać pracę, ale także bierze na siebie część jej ciężaru. Automatyzuje powtarzalne/przewidywalne procesy, uwalniając czas zespołu projektowego, aby mógł skupić się na tym, co robi najlepiej.
Łatwo skonfiguruj niestandardową automatyzację w ClickUp
Ciągłe doskonalenie: Oprogramowanie do zarządzania projektami rejestruje wszystko, co dotyczy projektu. W zależności od tego, gdzie spojrzysz, jest to skarbnica spostrzeżeń na temat wszystkiego, co możesz poprawić w przyszłości.
Jak widać,
korzyści z oprogramowania do zarządzania projektami
wykraczają daleko poza samą organizację pracy. Wprowadza ono tempo i precyzję do procesów biznesowych. Umożliwia kierownikom projektów maksymalizację wyników przy wykorzystaniu istniejących zasobów.
Jednak kluczem do wykorzystania
najlepszych narzędzi do zarządzania projektami
dla sukcesu biznesowego jest wdrożenie. Jeśli źle go skonfigurujesz, może stać się koszmarem, utrudniającym codzienną pracę.
W następnej sekcji zbadamy, jak skonfigurować oprogramowanie do zarządzania projektami, aby przyspieszyć sukces biznesowy.
Kluczowe kroki do wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami stanowi podstawę dla wszystkich wykonywanych na nim działań. Słabe fundamenty mogą być zawodne i nieefektywne, a przez to rzadko wykorzystywane.
Aby stworzyć solidne fundamenty, potrzebny jest skuteczny plan wdrożenia oprogramowania. Cóż, masz szczęście! Oto mapa drogowa z przykładami wykorzystującymi projekt rozwoju oprogramowania.
Krok 1: Przeprowadzenie oceny potrzeb i zdefiniowanie wymagań biznesowych
Zanim wyruszysz na zakupy, musisz dowiedzieć się, czego chcesz. Wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami należy więc rozpocząć od kompleksowego procesu oceny potrzeb.
1. Zbierz wymagania
Zapytaj zespoły projektowe, czego potrzebują. Zidentyfikuj wszystkich interesariuszy zaangażowanych w projekty Twojej organizacji i poproś ich o wkład. Na przykład:
- Deweloper może potrzebować funkcji dodawania historii użytkownika, zarządzania zaległościami, ustalania priorytetów zadań, dołączania kryteriów akceptacji itp.
- Analityk jakości może potrzebować opisu przypadków użycia, list kontrolnych, możliwości komentowania dewelopera itp.
- Kierownik projektu może chcieć przeglądać raporty, otrzymywać powiadomienia o zaległych zadaniach itpoprogramowanie do zarządzania produktem Sporządź jasną listę wszystkiego, czego potrzebujesz w oprogramowaniu do zarządzania projektami.
Formularze ClickUp
do zbierania wymagań od wielu interesariuszy
2. Identyfikacja wyzwań
Nie wszystkie potrzeby są artykułowane przez członków zespołu. Jak powiedziałby Ford, większość ludzi uważa, że potrzebuje szybszego konia. Należy więc obserwować bieżący proces zarządzania projektami i identyfikować luki.
Na przykład, jeśli zarządzasz projektami w arkuszach kalkulacyjnych, możesz bardzo brakować możliwości prowadzenia rozmowy na temat konkretnego zadania w kontekście. Taka rozproszona komunikacja sprawia, że praca jest nieefektywna.
3. Zdefiniuj sukces
Jasno określ, jak będzie wyglądał sukces wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami. Czy są to szybsze cykle wdrażania, lepsza synergia zespołu lub większa satysfakcja interesariuszy?
Te wskaźniki przydadzą się podczas oceny zwrotu z inwestycji w oprogramowanie do zarządzania projektami.
Krok 2: Wybór dostawcy i wybór odpowiedniego oprogramowania
Liczba dostępnych opcji oprogramowania do zarządzania projektami wynosi 442 (według G2)! Jeśli jesteś odpowiedzialny za wybór dostawcy, masz przed sobą nie lada zadanie. Niektóre z najczęstszych cech, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego produktu, są następujące.
Zarządzanie zadaniami
Chociaż jest to najbardziej podstawowa potrzeba, należy zapewnić hierarchię list kontrolnych, podzadań, zadań, list, folderów, obszarów roboczych itp. Hierarchia projektów ClickUp została zaprojektowana, aby umożliwić lepszą organizację i większą kontrolę. W przypadku zespołów programistycznych ClickUp umożliwia również dostosowywanie zadań, takich jak błędy, kamienie milowe, żądania zmian itp.
hierarchia projektuClickUp
Dokumentacja
Wszystkie projekty mają zasoby, dokumenty i spostrzeżenia, do których członkowie zespołu muszą mieć dostęp od czasu do czasu. Wybierz narzędzie, które umożliwia to bez wysiłku. ClickUp Whiteboard zapewnia czyste płótno do burzy mózgów/planowania przepływów pracy. Dokumenty ClickUp umożliwia pisanie i udostępnianie dokumentów za pomocą jednego kliknięcia. Z ClickUp AI można automatycznie podsumowywać długie dokumenty w celu ułatwienia dostępu.
Tablice ClickUp do efektywnej wizualizacji
ClickUp szablony zarządzania projektami również stanowią trampolinę do rozpoczęcia pracy!
Widoczność
Nie wszystkie projekty mają taki sam sens. Kierownicy projektów potrzebują różnych widoków, aby podejmować różne decyzje.
ClickUp oferuje ponad 15 widoków, aby zobaczyć informacje na swój sposób:
- Widok kalendarza pomaga w planowaniu, przeciąganiu i upuszczaniu zadań dla lepszej wydajności
- Widok osi czasu mapuje zależności, dzięki czemu można tworzyć plany awaryjne
- Widok obciążenia pracą pokazuje dostępność i produktywność zespołu w celu lepszej alokacji zasobów
- Widok czatu umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym
widok osi czasu ClickUp do zarządzania złożonymi projektami_
ClickUp zawiera zwinne narzędzia do zarządzania projektami dla zespołów programistycznych, takie jak tablice scrum, wykresy burnup/burndown itp.
Integracje
Dobre narzędzie do zarządzania projektami musi być dostosowane do obecnego i przyszłego stosu technologicznego. W przypadku zespołu programistycznego może to być GitHub do łączenia commitów, pull requestów i zgłoszeń.
W przypadku zespołu ds. treści może to być połączenie z Dokumentami Google w celu łatwego dostępu do wszystkich zasobów. I oczywiście każdy lubi integrację ze Slackiem.
ClickUp płynnie integruje się z ponad 1000 narzędzi, w tym Vimeo, Zoom i Tableau.
Po znalezieniu narzędzia/oprogramowania do zarządzania projektami, które spełnia wszystkie Twoje wymagania, nadszedł czas, aby je wdrożyć i uruchomić dla swoich użytkowników.
Krok 3: Uruchomienie projektu i wdrożenie systemu ERP
Ta faza jest kluczowa i oznacza przejście od planowania do działania, w którym strategiczna wizja zaczyna przybierać namacalną formę.
- Uzyskanie akceptacji interesariuszy: Doprowadzenie do tego, by kierownictwo organizacji i sponsorzy byli zgodni co do wizji i celów
- Konfiguracja ERP: Konfiguracja systemu ERP w celu zapewnienia, że jest on przygotowany do obsługi cyklu życia wdrożenia i integracji innych narzędzi w razie potrzeby
- Wdrożenie zespołu: Utworzenie zespołu ds. wdrożenia projektu z kierownikami projektu, przełożonymi, łącznikami itp.
- Rozpoczęcie projektu: Komunikuj się ze wszystkimi zaangażowanymi, spraw, by potencjalni użytkownicy byli podekscytowani tym, co nadchodzi
Krok 4: Opracowanie harmonogramu wdrożenia i ustalenie celów
Przyjmując oprogramowanie dostawcy, projekt polega na zarządzaniu wdrożeniem oprogramowania do zarządzania projektami (tak, jest tam trochę meta!).
Należy więc przestrzegać metodologii zarządzania projektami:
- Rozbicie wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami na możliwe do zarządzania zadania
- Zaplanowanie jasnego harmonogramu dla każdego zadania/kamienia milowego
- Ustalenie jasnych celów wdrożenia, takich jak standardy bezpieczeństwa, protokoły transferu danych, wdrażanie użytkowników itp.
Plan wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami to mapa drogowa, przewidująca każdy zakręt i punkt kontrolny. Jeśli dopiero zaczynasz planować wdrożenie, mamy dla Ciebie wsparcie.
Szablony planów wdrożenia ClickUp
Szablon planu wdrożenia projektu ClickUp to plan projektu, który określa zakres projektu, fazy, kluczowe działania i obowiązki.
Pobierz szablon
Szablon zaawansowanego planu wdrożenia ClickUp oferuje kompleksowe ramy dla projektów rozwoju oprogramowania, które obejmują wiele zespołów lub działów.
Szablon zarządzania wdrożeniem ClickUp to pulpit nawigacyjny projektu, oferujący widok postępów, zadań i kamieni milowych na wysokim poziomie.
Jest to podobne do korzystania z pulpitu nawigacyjnego kontroli wersji do monitorowania postępu rozwoju, statusów gałęzi i wniosków o scalenie, zapewniając płynny postęp projektu i zgodność z jego celami.
Krok 5: Planowanie szkoleń i wsparcia
Dla organizacji wdrażających nowe oprogramowanie, przyjęcie produktu jest jednym z największych wyzwań. Jeśli narzędzie ma spełnić swoją wizję i osiągnąć swoje cele, wszyscy muszą je zaakceptować i używać go każdego dnia. Wymaga to niewielkiej zachęty.
- Tworzenie programów szkoleniowych w celu zapoznania użytkowników z produktem
- Zidentyfikuj pierwszych użytkowników, którzy mogą stać się mistrzami w swoich zespołach
- Zbieranie informacji zwrotnych od pierwszych użytkowników i odpowiednie dostosowywanie
- Utwórz szablony planów projektów
- Ustanowienie mechanizmów bieżącego wsparcia
Krok 6: Testowanie konfiguracji oprogramowania, testy akceptacyjne i zapewnienie jakości
Przed zakończeniem wdrażania oprogramowania do zarządzania projektami należy wykonać trzy ostatnie kroki.
Testowanie konfiguracji oprogramowania: Upewnij się, że oprogramowanie do zarządzania projektami zostało wdrożone zgodnie ze specyfikacją. Obejmuje to:
- Wszelkie niestandardowe marki, kolory i logo
- Profile użytkowników i kontrola dostępu
- Autoryzacja i uwierzytelnianie
Testy akceptacyjne użytkowników: Upewnij się, że użytkownicy przetestowali wszystkie funkcje, których potrzebują. Zachęcaj ich do myślenia o różnych scenariuszach, w których będą korzystać z produktu i testowania tego przepływu pracy.
Zapewnienie jakości: Jest to kwestia dla zespołów IT. Przeprowadź dokładne testy pod kątem bezpieczeństwa, luk w zabezpieczeniach, integracji, zgodności itp. Jeśli korzystasz z
szablon rozwoju oprogramowania
, będziesz mieć listę kontrolną wszystkiego, co należy sprawdzić na tym etapie.
Niezależnie od tego, jak dokładnie wdrożysz oprogramowanie do zarządzania projektami, prawdopodobnie napotkasz wyzwania. Zobaczmy, jak można je pokonać.
Pokonywanie wyzwań i zagrożeń związanych z wdrożeniem
Wdrożenie nowego oprogramowania wiąże się z szeregiem wyzwań technicznych, logistycznych i kulturowych. Oto jak można ich uniknąć
wyzwania związane z zarządzaniem projektami
lub zająć się nimi, gdy się pojawią.
Wdrożenie strategii zarządzania zmianą
Twoja organizacja będzie oporna na zmiany. Jest to normalne i należy się tego spodziewać. Aby pokonać to wyzwanie, zacznij wcześnie.
Podczas wdrażania nowego oprogramowania należy również wdrożyć strategię zarządzania zmianą.
- Regularnie i jasno komunikuj się ze wszystkimi interesariuszami
- Zaplanuj spotkania, aby wyeliminować obawy i odpowiedzieć na pytania
- Omów przejście na nowy system
- Zapewnij swoje zespoły o planach radzenia sobie z zakłóceniami
widok czatu ClickUp do komunikacji w czasie rzeczywistym w kontekście_
Zaangażuj interesariuszy na wczesnym etapie
Nikt nie lubi nowych procesów narzucanych odgórnie. Zaangażuj ich więc na wczesnym etapie i włącz w proces podejmowania decyzji.
Zaangażuj kluczowych interesariuszy - takich jak kierownicy projektów, liderzy zespołów, dział IT i użytkownicy końcowi - od początkowych etapów wyboru i planowania wdrożenia oprogramowania. Zrozum ich potrzeby, obawy i oczekiwania, upewniając się, że rozwiązanie spełnia wymagania.
Zaczynaj powoli
Jeśli zmienisz cały system zarządzania projektami z dnia na dzień, Twoje zespoły poczują się przytłoczone. Aby tego uniknąć, należy wprowadzać zmiany stopniowo.
Etapowe wdrażanie oprogramowania pozwala przetestować oprogramowanie w mniejszej grupie, rozwiać wątpliwości i wdrożyć je w całej firmie, gdy będziesz absolutnie pewien.
Udostępnij szkolenia
Dzisiejsze oprogramowanie jest intuicyjne i nie wymaga kompleksowego szkolenia. Jednak podczas samodzielnego odkrywania produktów użytkownicy mogą przegapić zaawansowane funkcje, z którymi się nie zetknęli.
Upewnij się, że Twój zespół projektowy w pełni wykorzystuje potencjał oprogramowania, oferując sesje szkoleniowe. Udostępnij samouczki online, często zadawane pytania i dokumentację użytkownika. Możesz to również zrobić nieformalnie, organizując sesje dzielenia się wiedzą.
Monitorowanie i optymalizacja
Dobry proces wdrażania oprogramowania trwa. Monitoruj, w jaki sposób użytkownicy korzystają z produktu przez cały
cyklu życia zarządzania projektem
. Poznaj najbardziej i najmniej popularne funkcje. Zbierz opinie na temat tego, czego brakuje w produkcie.
ClickUp Dashboard do monitorowania ważnych dla Ciebie wskaźników
Zabierz to wszystko z powrotem do dostawcy i regularnie optymalizuj produkt.
Usprawnij zarządzanie projektami dzięki ClickUp
Niezależnie od tego, czy jest to #lifeproject, czy projekt związany z pracą, zarządzanie nim wymaga pancerza narzędzi. Kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp zostało zaprojektowane jako elastyczna, konfigurowalna i potężna zbroja.
Dzięki funkcjom kreatywności, współpracy, organizacji, konwersacji, raportowania i nie tylko, ClickUp's
darmowe oprogramowanie do zarządzania projektami
umożliwia zespołom efektywną współpracę. ClickUp wyróżnia się jako wszechstronne narzędzie, które nie tylko ułatwia wdrażanie oprogramowania, ale także wzbogaca zarządzanie rozproszonymi pracownikami.
Niezależnie od tego, czy sam jesteś zespołem programistów, czy też jesteś firmą wdrażającą rozwiązanie do zarządzania projektami w swojej organizacji, ClickUp jest stworzony dla Ciebie.
Nie wierz nam na słowo.
Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś
!
Najczęściej zadawane pytania dotyczące wdrażania oprogramowania do zarządzania projektami
1. Czym jest zarządzanie projektami wdrażania oprogramowania?
Zarządzanie projektem wdrożenia oprogramowania to ustrukturyzowany proces planowania, organizowania i nadzorowania wdrażania systemu oprogramowania w organizacji.
Ta kolejność słów - zarządzanie projektem wdrożenia oprogramowania - odnosi się do zarządzania dowolnym projektem oprogramowania.
Nieco różni się od tematu tego wpisu na blogu - wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami - który odnosi się do przyjęcia oprogramowania do zarządzania projektami.
2. Jak wdrożyć nowe oprogramowanie do zarządzania projektami?
Wdrożenie nowego oprogramowania do zarządzania projektami to 6-etapowy proces składający się z:
- Przeprowadzenie oceny potrzeb i zdefiniowanie wymagań biznesowych
- Wybór dostawcy i wybór odpowiedniego oprogramowania
- Uruchomienie projektu i wdrożenie systemu ERP
- Opracowanie harmonogramu wdrożenia i wyznaczenie celów
- Planowanie szkoleń i wsparcia
- Testowanie konfiguracji oprogramowania, testy akceptacyjne i zapewnienie jakości
3. Czym jest wdrożenie systemu w zarządzaniu projektami?
W zarządzaniu projektami wdrożenie systemu odnosi się do wyboru i przyjęcia nowego systemu oprogramowania. Często organizacje wybierają termin wdrożenie systemu, ponieważ zmieniają/optymalizują również swoje procesy i przepływy pracy.