Zarządzanie projektami to złożone zadanie, które wymaga umiejętności jednoczesnego wykonywania wielu obowiązków. Skuteczni menedżerowie projektów są biegli w zarządzaniu interesariuszami, planowaniu działań, nadzorowaniu zasobów i budżetu oraz analizowaniu raportów w celu zapewnienia postępów w realizacji projektu.
Jednak wraz ze wzrostem złożoności projektów obciążenie pracą staje się przytłaczające. Żonglowanie wieloma projektami i zadaniami w dużym zespole może być trudnym zadaniem nawet dla najbardziej doświadczonych kierowników projektów.
Według raportu ponad 52% kierowników projektów realizuje jednocześnie od 2 do 5 projektów.
Wyobraź sobie niekończącą się wspinaczkę pomnożoną przez liczbę projektów, którymi się zajmujesz.
Potrzebujesz odpowiednich narzędzi, które ułatwią Ci pracę i pomogą pokonać górę zadań. Bogate w funkcje oprogramowanie do zarządzania projektami w chmurze może wykonać za Ciebie najtrudniejsze zadania.
Jeśli zastanawiasz się, które funkcje oprogramowania do zarządzania projektami są najbardziej niezbędne, zrobiliśmy dla Ciebie podstawową pracę.
Oto cechy, których należy szukać w najlepszym oprogramowaniu do zarządzania projektami.
Wybór oprogramowania do zarządzania projektami dla Twojego zespołu
Tylko 23% organizacji korzysta obecnie z narzędzi do zarządzania projektami. Pozostałe nadal polegają na starszych wersjach narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne i Excel, jako systemie zarządzania projektami.
Co się dzieje, gdy zarządzasz projektami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych?
- Ponieważ niewiele osób posiada ponadprzeciętne umiejętności obsługi programu Excel, arkusze te pozostają nietknięte na dysku sieciowym, a informacje dotyczące projektów są trudne do zarządzania i interpretacji
- Zarządzanie projektami oparte na arkuszach kalkulacyjnych nie pozwala zespołom projektowym na przechowywanie plików, rozmów, adnotacji i powiązanych informacji, które są kluczowym elementem współpracy nad projektem
- Starsze wersje arkuszy kalkulacyjnych nie posiadają kontroli wersji i ścieżek audytu umożliwiających śledzenie zmian informacji i procesów w czasie
- Bez edycji w czasie rzeczywistym i dla wielu użytkowników arkusze kalkulacyjne tworzą silosy informacji
Rozwiązanie do zarządzania projektami z zaawansowanymi funkcjami może oszczędzić Twojemu zespołowi wielu problemów i usprawnić pracę nad projektem.
Korzyści płynące z oprogramowania do zarządzania projektami obejmują:
1. Standaryzacja procesów pracy
System zarządzania projektami posiada standardowe szablony, które służą jako plany realizacji projektu.
Szablony przedstawiają kroki, które członkowie zespołu muszą wykonać od planowania i realizacji do zakończenia, zapewniając ustrukturyzowane podejście i ustanawiając standardowe ramy.
Twój zespół ma jasny obraz tego, jak wszystko działa, dzięki czemu procesy biznesowe są bardziej wydajne.
2. Lepsza kontrola jakości
Dzięki narzędziom do zarządzania projektami kontrola jakości staje się bardziej systematyczna.
Na przykład kierownicy projektów mogą ustawić osie czasu dla każdego zadania i otrzymywać powiadomienia o zbliżających się terminach.
Każdy członek zespołu zna ogólne cele, zadania i zależności, a także swoich współpracowników.
Liderzy zespołów mogą śledzić postępy projektu, wcześnie identyfikować problemy i szybko je rozwiązywać.
To systematyczne podejście gwarantuje, że wyniki spełniają lub przewyższają oczekiwania klientów. Wynikiem jest większe zaufanie klientów i kadry kierowniczej, co prowadzi do wzmocnienia reputacji organizacji.
3. Lepsza komunikacja w zespole
W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, które nie posiadają narzędzi do komunikacji zespołowej, funkcje oprogramowania do zarządzania projektami, takie jak komunikacja w czasie rzeczywistym, udostępnianie plików i przydzielanie zadań, zapewniają wszystkim członkom zespołu dostęp do tych samych informacji.
Ponadto wszyscy członkowie zespołu znają swoje role, obowiązki i ogólny postęp prac. Taka przejrzystość zapewnia jasność, zapobiega nieporozumieniom i zachęca członków zespołu do lepszej współpracy i koordynacji.
4. Ulepszona współpraca
Narzędzia do zarządzania projektami zapewniają scentralizowaną platformę roboczą dostępną z dowolnego miejsca, jeśli masz połączenie z Internetem. Ta funkcja umożliwia zespołom z różnych stref czasowych płynną współpracę w dowolnym miejscu.
Większość bezpłatnych programów do zarządzania projektami w chmurze oferuje wirtualne obszary robocze, w których użytkownicy mogą uzyskać dostęp do zadań, udostępniać dokumenty i skutecznie komunikować się. Takie systemy współpracy stają się coraz ważniejsze, ponieważ alternatywne harmonogramy pracy, zespoły zdalne i hybrydowa komunikacja w miejscu pracy stają się normą.
5. Mierzalne wyniki i niższe koszty
Funkcje oprogramowania do zarządzania projektami, takie jak śledzenie postępów, ustawianie kamieni milowych i alokacja zasobów, zapewniają zespołom i menedżerom wgląd w wydajność projektu w czasie rzeczywistym i pomagają im podejmować decyzje oparte na danych.
Te informacje poprawiają wydajność i identyfikują procesy wpływające na wydajność zespołu, zmniejszając koszty operacyjne.
8 kluczowych funkcji, których należy szukać w narzędziu do zarządzania projektami
1. Zarządzanie zadaniami
Rozpoczynając nowy projekt, łatwo jest zaniedbać kwestię własności zadań i ustalania priorytetów. Zarządzanie zadaniami pozwala organizować, śledzić i monitorować zadania w ramach projektu, aby zapewnić ich terminowe i wydajne wykonanie. Użytkownicy mogą tworzyć zadania, przypisywać je członkom zespołu, ustalać terminy i śledzić postępy w ich realizacji.
Na przykład, możesz użyć zadań ClickUp do planowania, harmonogramowania i śledzenia wszystkich zadań w jednym scentralizowanym hubie. Usprawnij swoją pracę, przypisując podzadania, tworząc listy kontrolne i określając zależności między zadaniami.
Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami oferują również:
- Priorytetyzacja zadań: Umożliwia uporządkowanie zadań według ich ważności i pilności
- Przypomnienia o zadaniach: Skonfiguruj automatyczne powiadomienia i przypomnienia dla członków zespołu o nadchodzących lub zaległych zadaniach
- Filtrowanie i sortowanie zadań: Funkcja ta jest często obsługiwana za pomocą paska wyszukiwania lub etykiet, które umożliwiają lokalizowanie określonych zadań według priorytetu, terminu lub przypisanego członka zespołu, dzięki czemu nie tracisz czasu na wyszukiwanie ważnych informacji
- Szablony zadań: Twórz szablony zarządzania zadaniami i wykorzystuj je ponownie do powtarzających się zadań. Nie musisz tworzyć ich od podstaw; wystarczy, że wprowadzisz dane do szablonów projektu i możesz zaczynać
Szablony zarządzania projektami ClickUp są szeroko stosowane przez kierowników projektów, ponieważ zawierają funkcje automatyzacji cyklu pracy, gotowe cykle pracy oraz funkcje agile, które umożliwiają organizowanie zadań, śledzenie wyników projektów i tworzenie łatwiejszego w zarządzaniu systemu.
2. Funkcje AI
Jako kierownik projektu masz na co dzień znacznie więcej zadań niż tylko obsługa narzędzia do zarządzania projektami. W tym miejscu pojawiają się możliwości AI — pozwalają one na automatyczne działanie rozwiązania.
Wybór narzędzia do zarządzania projektami z funkcjami AI ma kluczowe znaczenie dla zabezpieczenia inwestycji na przyszłość. Przewiduje się, że globalny rynek AI dla zarządzania projektami wzrośnie z 2,5 mld dolarów w 2023 r. do 5,7 mld dolarów w 2028 r., osiągając średni roczny wzrost (CAGR) na poziomie 17,3% od 2023 r.
Kluczowe funkcje AI, których należy oczekiwać od dobrego narzędzia do zarządzania projektami, obejmują:
- Automatyczne przydzielanie zadań: Wbudowani asystenci AI przydzielają zadania członkom zespołu na podstawie ich wiedzy, obciążenia pracą i dostępności
- Pomoc w pisaniu i edycji: Narzędzia AI dla kierowników projektów pomagają generować podsumowania projektów, tworzyć raporty z projektów, szkicować e-maile, sprawdzać raporty pod kątem błędów ortograficznych oraz automatyzować tworzenie briefów projektowych
- Analiza predykcyjna: AI analizuje dane projektu, aby przewidzieć przyszłe trendy, ryzyka i wyniki, pomagając kierownikom projektów w podejmowaniu świadomych decyzji
- Inteligentne planowanie: Biorąc pod uwagę zależności i wykorzystanie zasobów, AI optymalizuje harmonogramy projektów, aby zminimalizować opóźnienia i zmaksymalizować wydajność
- Zarządzanie ryzykiem: Na podstawie danych historycznych i informacji w czasie rzeczywistym AI identyfikuje ryzyko i sugeruje strategie jego ograniczania
- Dostosowywanie: AI umożliwia tworzenie i optymalizację niestandardowych cykli pracy. Dzięki dostosowywalnym szablonom każdy może generować powtarzalne procesy cyklu pracy, niezależnie od posiadanej wiedzy technicznej
To znacznie więcej niż tylko trend w zarządzaniu projektami — funkcje AI maksymalizują wydajność zespołu, identyfikują możliwości oszczędności kosztów i pomagają generować powtarzalne i konfigurowalne cykle pracy, aby osiągnąć cele biznesowe.
Szablon ClickUp "Podpowiedzi ChatGPT do zarządzania projektami" zawiera repozytorium ponad 190 podpowiedzi, które pomogą Ci generować pomysły i strategie dotyczące projektów, aby zapewnić powodzenie zarządzania projektami.
Na przykład: "Szukam strategii zapewniających powodzenie realizacji projektu i minimalizujących ryzyko związane z projektem rozwoju oprogramowania"
3. Planowanie i harmonogramowanie projektów
Podczas pracy nad skomplikowanym projektem, który składa się z wielu nakładających się na siebie etapów, łatwo jest zgubić się w szczegółach i nie zaplanować odpowiednich spotkań lub działań we właściwym czasie.
Przydzielanie zadań, śledzenie postępów, a nawet osie czasu projektów mogą zostać pominięte, a gdy różni członkowie zespołu są od siebie zależni, każda pomyłka może doprowadzić do ogromnego chaosu.
Dzięki zdefiniowanemu planowi projektu masz jasną mapę drogową i kierunek działania, co zapewnia zgodność z ogólnymi celami organizacji. Wszyscy członkowie zespołu znają swoje zadania, nadrzędne cele projektu i zakres prac oraz dbają o przestrzeganie harmonogramu projektu.
Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami oferują również:
- Funkcje budżetowania
- Możliwość ustawienia celów/zadań
- Planer, który przedstawia wiele projektów, nad którymi pracujesz, i ułatwia planowanie nowych działań
- Współdzielone kalendarze, które są niezbędne do organizowania spotkań i informowania wszystkich o nich
Skorzystaj z szablonów planów projektów, aby zrealizować swoje długo- i krótkoterminowe cele, uwzględniając dodatkowe zasoby, osie czasu i ograniczenia budżetowe.
Poszukaj szablonu do planowania projektów, który integruje się z oprogramowaniem do zarządzania projektami, umożliwiając wprowadzanie kluczowych kamieni milowych, terminów oraz ról i obowiązków.
4. Raportowanie i śledzenie projektów
Trudno jest uzyskać ogólny widok przepływu złożonych projektów z jednej sceny do drugiej.
Raportowanie i śledzenie projektów pomaga monitorować rozwój projektu w czasie rzeczywistym i wizualizować status projektu (za pomocą wykresów Gantta, tablic Kanban oraz pasków procentowych/postępu).
Bez tej funkcji nie będziesz w stanie:
- Proaktywnie ograniczaj ryzyko, zanim się nasili
- Wykrywanie i unikanie potencjalnych opóźnień oraz niedotrzymywania terminów
- Identyfikuj i eliminuj przeszkody wpływające na wydajność projektu
- Ustal i śledź kluczowe wskaźniki wydajności, aby efektywnie zarządzać postępami
- Komunikuj status projektu kadrze kierowniczej, członkom zespołu i interesariuszom
- Monitoruj czas poświęcony na konkretne zadania lub cały projekt i odpowiednio optymalizuj przyszłe projekty
- Zapewnij rozliczalność i odpowiedzialność członków zespołu, porównując oczekiwane wyniki z wynikami rzeczywistymi w czasie rzeczywistym
Bonus: Podręcznik zarządzania projektami na dużą skalę
5. Priorytetyzacja
Kierownicy projektów wiedzą, które zadania są najważniejsze i mają największy wpływ na realizację projektów podczas planowania harmonogramów.
Jednak przekazanie tych informacji zespołowi może być trudne, jeśli robisz to ręcznie, zwłaszcza w przypadku dynamicznych projektów, które wymagają szybkiej reakcji.
Funkcje oprogramowania do zarządzania projektami obejmują ustalanie priorytetów, co pozwala przypisywać i klasyfikować zadania według ich ważności, dzięki czemu zespół może wizualizować i skupiać się najpierw na najważniejszych działaniach.
Funkcja ustalania priorytetów ma zazwyczaj formę etykiet (np. Wysoki, Średni i Niski) wyświetlanych w widocznym miejscu obok każdego zadania. Użytkownicy mogą również skonfigurować niestandardowe kryteria ustalania priorytetów, takie jak terminy, wymagania klientów lub korelacja z kamieniami milowymi projektu.
Jeśli priorytety lub wymagania projektu często ulegają zmianom w Twojej branży, ta funkcja pozwala członkom zespołu szybko się dostosować.
Aby priorytetyzacja zadań zakończyła się sukcesem, utwórz listę zadań do zrobienia w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Funkcja zarządzania zadaniami zazwyczaj pozwala na podzielenie większych zadań na podzadania. Na przykład w ClickUp można zbiorczo zmieniać kolejność i edytować podzadania oraz dodawać priorytety w zakresie od pilnych do mało pilnych.
6. Zarządzanie cyklem pracy
Ogólna wizja przebiegu projektu to jedno. Jednak aby realizacja przebiegała sprawnie i bez błędów, potrzebna jest szczegółowa sekwencja zadań krok po kroku.
Zarządzanie cyklem pracy obejmuje projektowanie, wykonywanie i optymalizację sekwencji zadań. Chociaż może to brzmieć podobnie do zarządzania zadaniami, planowania projektów i ustalania priorytetów, jest to coś innego.
Oto jak to zrobić:
- Planowanie projektu koncentruje się na części "co" równania (określenie dużych fragmentów projektu, takich jak cele projektu i osie czasu), podczas gdy zarządzanie cyklem pracy koncentruje się na części "jak" równania (określenie szczegółowych kroków niezbędnych do ukończenia każdego etapu projektu)
- Priorytetyzacja i zarządzanie zadaniami koncentrują się na poszczególnych zadaniach, natomiast zarządzanie cyklem pracy zapewnia widok całości. Jest to proces sekwencyjny i powtarzalny, który pomaga zrozumieć, w jaki sposób zadania są ze sobą powiązane i co należy zrobić w następnej kolejności
Innymi słowy, zarządzanie cyklem pracy wizualizuje cały przebieg projektu, łącznie ze wszystkimi krokami. Narzędzia do wizualnego zarządzania projektami często przedstawiają cykle pracy w formie diagramów lub schematów blokowych, które pomagają zrozumieć kolejność zadań i zależności podczas zarządzania projektami o różnym stopniu złożoności.
7. Integracja z innymi platformami
Musisz wybrać narzędzie do współpracy w zakresie zarządzania projektami z możliwością integracji, aby wyeliminować frustrację i nieefektywność spowodowaną korzystaniem z wielu aplikacji.
Typowy dzień z życia kierownika projektu obejmuje zarządzanie wieloma aplikacjami do współpracy i komunikacji w zespole, raportowanie, automatyzację cyklu pracy i inne narzędzia pracy.
Aby uprościć swoją pracę, potrzebujesz jednej aplikacji do zarządzania projektami, która łączy się ze wszystkimi innymi narzędziami w Twoim zestawie technologicznym, od Zoom i Slack po Google Drive, Jira i GitHub.
ClickUp integruje się z ponad 1000 narzędzi, aby:
- Ułatw bezbłędną wymianę informacji między różnymi systemami,
- Wyeliminuj błędy transferu danych między odłączonymi aplikacjami,
- Przenieś wszystkie dane do jednej bazy danych, aby uzyskać lepszą widoczność i
- Oszczędź czas, wykonując zadania w jednym systemie zamiast korzystać z wielu źródeł
8. Wsparcie dla zespołów zarządzających projektami metodą Agile
Jeśli Twój zespół stosuje metodologię zwinnego zarządzania w celu ciągłego ulepszania produktów poprzez serię sprintów, poszukaj następujących funkcji:
- Planowanie sprintów: Twórz zadania i ustalaj ich priorytety, szacuj wysiłek i definiuj cele sprintów
- Tablice Kanban: Wizualizacja statusu projektu
- Zarządzanie zaległościami: zapewnia stały dopływ pracy dla każdego sprintu
- Wykresy burndown: Pomagają wizualizować pozostałą pracę w stosunku do czasu, aby pozostać na dobrej drodze
- Szablony: Szablony spotkań Agile do współpracy międzyfunkcjonalnej i promowania przejrzystości projektów
Upewnij się, że narzędzie do zarządzania projektami integruje się z oprogramowaniem agile używanym przez Twój zespół techniczny.
Na przykład integracja ClickUp z Jira usprawnia śledzenie problemów i błędów, tworzenie zadań oraz inne zwinne cykle pracy dzięki dwukierunkowej synchronizacji.
Przykład: Gdy w Jira zostanie utworzony nowy problem z określoną etykietą, w ClickUp automatycznie tworzone jest nowe zadanie.
Znalezienie kompleksowego narzędzia do zarządzania projektami
Oto kilka wskazówek, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami dla swojego zespołu:
- Lokalizacja zespołu: Jeśli członkowie Twojego zespołu znajdują się w różnych strefach czasowych, potrzebujesz solidnych funkcji współpracy w czasie rzeczywistym, takich jak czat w aplikacji, wspólna edycja oraz konfigurowalne i udostępniane listy zadań do zrobienia, aby zapewnić płynny przebieg pracy
- Skalowalność: Potrzebujesz narzędzia, które można skalować w górę lub w dół w zależności od potrzeb, zarówno pod względem funkcji, jak i liczby członków zespołu. Skuteczna platforma powinna być w stanie obsłużyć jednostki biznesowe różnej wielkości, skalować się między działami oraz zachować łatwość obsługi i stałą wydajność w miarę rozwoju firmy
- Integracja i łatwość obsługi: Oceniając różne opcje, zwróć uwagę na interfejs użytkownika, łatwość nawigacji oraz to, czy oprogramowanie integruje się ze stosem technologicznym używanym przez Twoje zespoły
- Ceny: Najlepszym sposobem na ustalenie, czy narzędzie ma ukryte koszty, jest przeczytanie autentycznych opinii użytkowników na stronach G2, Capterra, Reddit i innych serwisach z recenzjami. Ukryte koszty oprogramowania do zarządzania projektami mogą obejmować dodatkowe opłaty za funkcje, które nie zostały jasno określone w planie cenowym, lub nieoczekiwane opłaty za wsparcie techniczne
- Wbudowane wsparcie AI: Chociaż można korzystać z innych platform AI, takich jak ChatGPT, Claude, Google Gemini itp., wygodniej jest, jeśli wybrane narzędzie ma wbudowaną funkcję AI. Wybierz platformę do zarządzania projektami, która wykorzystuje możliwości narzędzia AI. Jest to obecnie jedna z najważniejszych funkcji oprogramowania do zarządzania projektami
ClickUp: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami i zadaniami
To, co sprawia, że ClickUp jest jednym z najlepszych rozwiązań do zarządzania projektami, to fakt, że zostało zaprojektowane z myślą o zespołach różnej wielkości z różnych branż.
Przyjrzyjmy się kluczowym funkcjom oprogramowania do zarządzania projektami ClickUp, które uwielbia każdy zespół projektowy.
Zwiększona wydajność dzięki skalowalnej strukturze hierarchii
ClickUp oferuje skalowalną strukturę hierarchii, co oznacza, że nawet najbardziej złożone projekty są uporządkowane w folderach, zadaniach i podzadaniach oraz listach. Dzięki ponad 15 niestandardowym widokom ClickUp możesz dostosować swoją pracę do swojego podejścia do zarządzania projektami i indywidualnych cykli pracy.
Jeśli na przykład Twój zespół używa wykresów Gantta do planowania i realizacji projektów, możesz wybrać widok wykresu Gantta, aby wizualizować i monitorować postępy.
W połączeniu z ponad 50 automatyzacjami zadań, które mogą zoptymalizować każdy proces zarządzania projektami, otrzymujesz narzędzie, które pomaga wizualizować złożone projekty i automatyzować je, zwiększając efektywność zarządzania projektami.
ClickUp Brain do zarządzania projektami opartego na sztucznej inteligencji
Większość codziennych zadań zespołów projektowych obejmuje powtarzalne zadania, takie jak wprowadzanie danych, generowanie cotygodniowych raportów, zwracanie się do zespołów ds. produktów i marketingu o szczegółowe informacje, tworzenie opisów produktów i innej dokumentacji, pisanie e-maili oraz sporządzanie podsumowań spotkań.
ClickUp Brain wzmacnia Twój zespół poprzez automatyzację wyżej wymienionych rutynowych zadań, pozwalając mu poświęcić więcej czasu na pracę strategiczną i mającą realny wpływ.
Wbudowany menedżer wiedzy AI ClickUp umożliwia szybki dostęp do dokładnych odpowiedzi w kontekście dowolnego zadania lub projektu w obszarze roboczym ClickUp. Zautomatyzowane zarządzanie projektami pozwala uniknąć konieczności zwracania się do członków zespołu o konkretne szczegóły, ponieważ ClickUp Brain sam je pobiera.
Ponadto możesz używać ClickUp Brain jako swojego pomocnika AI do tworzenia raportów z projektów i statusów, automatyzacji planowania podzadań i automatycznego wypełniania danych. Może on wykonywać takie zadania, jak tworzenie briefów projektowych, pisanie e-maili, podsumowywanie notatek ze spotkań i generowanie pomysłów na projekty.
Szablony do zarządzania projektami
Szablon zarządzania projektami ClickUp zapewnia zaawansowane funkcje dostosowane do złożonych potrzeb oraz konfigurowalny obszar roboczy, który można dostosować do każdego projektu. Jest to szczególnie wygodne w przypadku nadzorowania dużych, wielofunkcyjnych projektów, pomagając menedżerom pokonać bariery we współpracy i koordynacji.
Szablon oferuje niestandardowe statusy, takie jak "W trakcie", "Zagrożone", "Zakończone" itp. Ponadto informacje można wyświetlać w różnych widokach, takich jak tablica Kanban, dokumenty, formularz do zbierania opinii interesariuszy oraz szczegółowy widok listy.
Lepsza współpraca dzięki widokowi czatu ClickUp i dokumentom ClickUp
Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest praca zespołów w izolacji lub zmaganie się z rozproszoną komunikacją między kanałami, zwłaszcza gdy współpraca między działami jest kluczem do powodzenia dużych projektów.
Widok czatu ClickUp łączy współpracę zespołu w ramach jednej aplikacji, umożliwiając członkom zespołu oznaczanie i przypisywanie elementów do wykonania w systemie zarządzania projektami.
Dodawaj strony internetowe, osadzaj linki i arkusze kalkulacyjne, aby uzyskać łatwy dostęp, a także formatuj dowolne wiadomości za pomocą rozbudowanych funkcji edycji, takich jak bloki kodu i wypunktowane listy.
Ponadto dokumenty ClickUp są centralnym źródłem informacji — zawierają wszystkie dokumenty i szczegóły dotyczące projektu. Współpracuj z członkami zespołu w czasie rzeczywistym, dodawaj linki do filmów, pliki PDF i arkusze kalkulacyjne, zaznaczaj ważne sekcje za pomocą bogatego formatowania i łącz dokumenty z cyklami pracy, aby zwiększyć wydajność i usprawnić współpracę.
Zarządzanie pracą za pomocą szablonów
ClickUp oferuje szablony projektów, które pomagają monitorować koszty projektów, optymalizować alokację zasobów, śledzić zadania oraz zapobiegać nieefektywności lub przekroczeniu kosztów.
Na przykład szablon matrycy zasobów projektu ClickUp szacuje koszty zasobów, takie jak robocizna, koszty ogólne i surowce, wizualizuje obciążenie pracą i ułatwia komunikację z interesariuszami.
Podobnie, możesz użyć szablonu ClickUp "Rezultaty projektu ", aby podzielić koszty projektu według rezultatów, aby zapewnić powodzenie projektu.
Ten konfigurowalny szablon pomaga śledzić wszystkie informacje dotyczące projektu, działania i wyniki. Użyj go do przypisywania zadań i ustalania ich priorytetów oraz śledzenia postępów.
Szablon oferuje aż sześć różnych widoków. Widok listy pozwala wyświetlić status każdego zadania, właściciela, termin i inne informacje, a widok tablicy pozwala wyświetlić zadania pogrupowane według statusu. Kierownicy projektów skorzystają również z widoku wykresu Gantta, który zapewnia ogólny przegląd projektu.
Zwiększona wydajność dzięki tablicom ClickUp
Utrzymanie wydajności podczas realizacji projektu wymaga częstych burz mózgów, zoptymalizowanej komunikacji i ustalania priorytetów zadań. Niezależnie od tego, czy jesteś członkiem wirtualnego zespołu, czy pracujesz na miejscu, tablice ClickUp służą jako kreatywne cyfrowe płótno, na którym możesz przeprowadzać burze mózgów i realizować pomysły.
Tablice ClickUp zapewniają bardziej integracyjne środowisko pracy dla interesariuszy, klientów i zespołów.
Korzystaj z tablic w ClickUp, aby zapisywać swoje pomysły, łączyć je z cyklami pracy i przypisywać elementy do wykonania członkom zespołu na cyfrowej tablicy.
Łatwiejsza integracja nowych członków
Wyjaśnimy tę funkcję nieco inaczej, posługując się studium przypadku.
Platforma do planowania biznesowego Pigment wykorzystała ClickUp do stworzenia i zapewnienia pracownikom doskonałego doświadczenia podczas wdrażania.
Po rundzie finansowania serii B organizacja potroiła liczbę pracowników w ciągu 6 miesięcy. Starsze procesy wdrażania nowych pracowników, obejmujące listy kontrolne Notion oraz komunikację za pośrednictwem wiadomości Slack i e-maili, były nieefektywne i wymagały przebudowy.
System zarządzania pracą ClickUp scentralizował współpracę w całej organizacji.
Rozwiązania ClickUp usprawniające wdrażanie nowych pracowników w Pigment:
- Usprawnia współpracę między różnymi działami dzięki zespołom korzystającym z widoku Gantt do planowania, zarządzania i ustalania priorytetów wszystkich zadań
- Szybkie i łatwe delegowanie zadań za pomocą czatu ClickUp, w którym zadania można przypisywać wielu właścicielom, umożliwiając współpracę w jednym miejscu
- Formularze ClickUp do zbierania informacji o nowych pracownikach i uzyskiwania opinii na temat procesu wdrażania
- Szablony i automatyzacja ClickUp zapewniają konkretne zasoby dla każdego nowego pracownika, umożliwiając mu szybkie stanie się wartościowym współpracownikiem
Wynik?
- 88% wzrost wydajności wdrażania nowych pracowników
- 83% skrócenie czasu cyklu w przypadku błędów
- 20% wzrost wydajności komunikacji w zespole
Chcieliśmy mieć pewność, że wszystkie zespoły mają dostęp do wspólnej platformy, na której możemy współpracować i nic nie umknie naszej uwadze. Zależało nam na utrzymaniu wysokiej wydajności codziennych operacji w miarę rozwoju firmy w środowisku zdalnym i globalnym.
Chcieliśmy mieć pewność, że wszystkie zespoły mają dostęp do wspólnej platformy, na której możemy współpracować i nic nie umknie naszej uwadze. Zależało nam na utrzymaniu wysokiej wydajności codziennych operacji w miarę rozwoju firmy w środowisku zdalnym i globalnym.
Podstawowe funkcje zarządzania projektami w uproszczeniu
Odpowiednie funkcje oprogramowania do zarządzania projektami pozwalają zespołowi zarządzać wieloma projektami, niezależnie od ich złożoności, unikając jednocześnie przekroczenia kosztów i opóźnień.
Rozwiązanie do zarządzania projektami ClickUp pozwala na łatwe zarządzanie prostymi i złożonymi projektami.
Funkcje takie jak ClickUp Brain, widok czatu ClickUp, tablice ClickUp i gotowe szablony zostały zaprojektowane, aby pomóc Ci zrealizować nawet najtrudniejsze projekty.
Brzmi jak dobry interes? Zarejestruj się w ClickUp za darmo, aby podnieść poziom zarządzania projektami.
Często zadawane pytania (FAQ)
1. Jakie funkcje posiada oprogramowanie do zarządzania projektami?
Funkcje oprogramowania do zarządzania projektami odnoszą się do konkretnych funkcji lub możliwości, które oferuje narzędzie, aby pomóc w skutecznym planowaniu, wykonywaniu i monitorowaniu wielu projektów. Funkcje te obejmują zarządzanie zadaniami, planowanie, narzędzia do współpracy, raportowanie, śledzenie budżetu oraz wbudowany menedżer projektów AI.
2. Jakie jest ważne zastosowanie oprogramowania do zarządzania projektami?
Ważnym zastosowaniem oprogramowania do zarządzania projektami jest usprawnienie cyklu pracy nad projektami i poprawa wydajności zespołu.
Na przykład, jeśli kierujesz projektem rozwoju oprogramowania, oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże Ci opracować plan działania. Możesz zaplanować cały cykl życia oprogramowania, od planowania po zarządzanie zasobami, budżetowanie, plany działania, przydzielanie zadań, śledzenie kamieni milowych, śledzenie wyników i postępów oraz przekazywanie projektów.