Kierownicy i liderzy projektów obawiają się co najmniej trzech rzeczy: przekroczenia budżetu, wykolejenia postępu projektu i przejęcia kontroli przez systemy sztucznej inteligencji!
Pierwsze dwa są częścią pracy, ale czy trzeba się martwić o ostatni?
Firma Gartner przewidziała, że sztuczna inteligencja przejmie kontrolę i wyeliminowanie 80% zadań związanych z zarządzaniem projektami .
Ale zanim Lęk przed AI przejmuje kontrolę, pamiętaj: AI nie zastąpi osób zarządzających projektami.
Zamiast tego możesz współpracować ze sztuczną inteligencją i oddelegować zadania, aby zmniejszyć obciążenie pracą. W tym artykule dowiesz się, jak sprawić, by sztuczna inteligencja pracowała dla Ciebie, a nie przeciwko Tobie.
Rola AI w zarządzaniu projektami
Czy nie zawsze chciałeś, aby asystent wykonywał "niezbyt lubiane" zadania administracyjne, abyś Ty nie musiał tego robić? AI w zarządzaniu projektami oferuje właśnie taką przewagę.
Na przykład, ClickUp jest wszechstronnym rozwiązanie do zarządzania projektami to:
- Motywuje pracowników do zrobienia więcej poprzez zakończenie za nich przyziemnych zadań
- Obniża koszty, eliminując błędy i przeróbki oraz uwalniając zasoby
- Zapewnia spójne doświadczenia marki z jednolitymi wynikami - dobrze wyszkol AI, a będzie ona aktualizować swoją pamięć o odpowiedni kontekst, aby zastosować go do wszystkich podobnych projektów
Ta "nowa technologia" zwiększy efektywność cyklu pracy i wydajność. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się "jak".
1. Automatyzacja rutynowych zadań
Sztuczna inteligencja świetnie nadaje się do eliminowania rutynowych zadań. Integrując technologie AI, firmy mogą usprawnić procesy, takie jak planowanie, alokacja zasobów i zarządzanie ryzykiem, ostatecznie poprawiając wydajność i produktywność w zarządzaniu projektami.
Przykłady automatyzacji zadań z wykorzystaniem AI w świecie rzeczywistym
- Siemens: Siemens wykorzystał AI do usprawnienia planu projektu i alokacji zasobów. Analizując dane historyczne, systemy AI dokładnie przewidują oś czasu projektu i optymalizują wykorzystanie zasobów, co prowadzi do poprawy wyników i wydajności projektu
- Shell Oil Company: Shell wdrożył AI w celu optymalizacji planowania konserwacji w morskich operacjach wiertniczych. AI analizuje dane z czujników i zapisy historyczne, aby przewidywać awarie sprzętu, umożliwiając proaktywną konserwację i znacznie skracając przestoje
- JPMorgan Chase: Bank zaadoptował AI do procesów przeglądu umów. Wykorzystując przetwarzanie języka naturalnego, AI szybko wyodrębnia kluczowe informacje z dokumentów prawnych, przyspieszając negocjacje i skracając czas potrzebny na ich weryfikację
Jednak wybór odpowiednich narzędzi do automatyzacji określonych zadań może stanowić wyzwanie. Nie zapominajmy, że ręczna integracja każdego modelu z różnymi obszarami roboczymi nie zmniejsza obciążenia pracą kierownika projektu .
Ale Automatyzacja ClickUp może! The free oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje ponad 100 szablonów automatyzacji dla różnych operacji biznesowych. Po zarejestrowaniu się w ClickUp można nawet tworzyć niestandardowe sekwencje automatyzacji bez kodu, korzystając z prostych instrukcji if-then.
Dla przykładu, odpowiadanie na opinie klientów lub informowanie dostawców na bieżąco jest czasochłonne. ClickUp umożliwia ustawienie automatyzacji e-maili w celu wysyłania autoresponderów dla przychodzących wiadomości, oszczędzając czas.
Wykorzystaj ClickUp Automatyzacja jako kompleksowe rozwiązanie dla wszystkich powtarzalnych zadań
ClickUp Automatyzacja obsługuje również takie działania, jak przenoszenie zadań na nowe listy, gdy zmienia się ich status. Możesz automatycznie przypisywać zadania, publikować komentarze i aktualizować statusy, zapewniając wydajny cykl pracy.
Automatyzacja kampanii marketingowych, generowanie podsumowań czatów AI, pisanie automatycznych standupów, ustawienie dzienników audytów i zasilanie analiz opartych na AI - wszystko w jednym narzędziu!
Co więcej? Nie musisz za każdym razem odtwarzać powtarzających się zadań. Dzięki ClickUp powtarzają się one w określonych odstępach czasu, oszczędzając czas i ograniczając błędy ludzkie.
Jako kierownik projektu możesz nie wiedzieć, jak zautomatyzować cykl pracy. ClickUp Brain jest tutaj, aby pomóc! Wystarczy, że napiszesz podpowiedź w prostym języku angielskim, a ClickUp Brain stworzy szczegółową, niestandardową automatyzację cyklu pracy dopasowaną do Twoich instrukcji.
/$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-520.png ClickUp Brain https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true Wypróbuj ClickUp Brain /%cta/
Dzięki ClickUp Brain możesz również:
- Uzyskać dostęp do Managera Wiedzy AI, aby uzyskać odpowiedzi na pytania dotyczące zadań, dokumentów, a nawet osób w obszarze roboczym ClickUp
- Automatyzację aktualizacji postępów i komunikacji za pomocą AI Project Manager
- Generuj zawartość za pomocą AI Writer for Work
- niezależnie od tego, czy jest to zakres projektu, karty projektu, cele projektu, czy jakikolwiek inny krytyczny element dokumentacji
- Tworzenie niestandardowych szablonów w celu szybkiego śledzenia rutynowych zadań i zwiększenia wydajności
Do zrobienia tego bez narażania prywatności danych, bezpiecznie automatyzacja powtarzalnych zadań z zakończonym bezpieczeństwem.
Użyj ClickUp Brain, aby być na bieżąco, automatyzować zadania i monitorować postępy w obszarze roboczym ClickUp bez narażania bezpieczeństwa danych
2. Analiza danych i raportowanie
Kierownicy projektów spędzają niezliczone godziny na planowaniu budżetów, monitorowaniu postępów zespołu i radzeniu sobie z wyzwaniami. Podczas gdy chaos jest nieunikniony, można stale monitorować postępy w projekcie i działać szybko, aby zapobiec potencjalnym opóźnieniom.
Narzędzia AI mogą na przykład automatyzować proces budżetowania, analizując dane historyczne w celu przewidywania przyszłych kosztów i identyfikowania potencjalnych przekroczeń przed ich wystąpieniem. Mogą również zapewniać śledzenie postępów projektu w czasie rzeczywistym, umożliwiając kierownikom projektów identyfikację opóźnień lub problemów w momencie ich wystąpienia. Możesz otrzymywać zautomatyzowane alerty, gdy wydatki odbiegają od budżetu lub kamienie milowe projektu nie zostały osiągnięte.
W tym miejscu narzędzia takie jak Pulpity ClickUp wejdź. Pulpity pomagają wizualizować dane za pomocą list, kart, wykresów i grafów. Możesz tworzyć niestandardowe pulpity do śledzenia godzin projektów, monitorowania wskaźnika rezygnacji i prognozy przychodów - bez monotonii (i trudności) przeglądania arkuszy kalkulacyjnych.
Niestandardowe pulpity ClickUp do komunikacji i wizualizacji danych
Pulpity eliminują żmudny proces analizy danych, umożliwiając przeprowadzanie analiz predykcyjnych i podejmowanie decyzji opartych na danych. Możesz na przykład śledzić oś czasu projektu i monitorować kluczowe wskaźniki, takie jak alokacja zasobów w czasie rzeczywistym.
Możesz niestandardowo dostosować preferencje powiadomień ClickUp, aby otrzymywać alerty na podstawie określonych wyzwalaczy. Obejmują one powiadomienia o kluczowych zadaniach, komentarzach, terminach i zmianach priorytetów. Każdy użytkownik może ustawić swoje preferencje dostosowane do swoich potrzeb w każdym obszarze roboczym, co pozwala na ukierunkowane podejście do tego, co stanowi dla niego "krytyczny" alert.
3. Asystent AI do tworzenia dokumentacji projektu
Kierownik projektu musi gromadzić dane, aby przewidzieć potencjalne wyzwania, pułapki i wąskie gardła. Być może znasz już żmudny proces zbierania raportów z 20 lat i organizowania ich.
W takich przypadkach użycie AI dla dokumentacji może skrócić czas zbierania i kompilacji o połowę lub więcej.
Weźmy na przykład zadanie kompilowania raportów Business.
Kierownicy projektów muszą gromadzić dane, analizować trendy i wykrywać słabe punkty. Proces ten zajmie kilka dni i może być niekompletny.
Jednak dzięki ClickUp Brain możesz analizować finansowe i marketingowe bazy danych, systemy CRM, wydajność pracowników i inne niezbędne obszary w ciągu kilku minut.
AI dokładnie przeczesze te dane, jednocześnie redukując pracę ręczną i czas. Następnie podsumuje kluczowe wnioski i spostrzeżenia oraz przedstawi dogłębną analizę danych. Wynikiem będzie pozbawiony błędów raport biznesowy z trendami, spostrzeżeniami, podsumowaniami projektów, finansami i szczegółowymi procesami pracy.
Co więcej, możesz skorzystać z narzędzi AI do korekty tekstów, takich jak Grammarly, które opierają się na przetwarzaniu języka naturalnego lub NLP, aby zapewnić przejrzystość komunikacji związanej z projektem, ograniczając nieporozumienia.
Podsumowując, AI dostarcza informacji opartych na danych, które pomagają kierownikom projektów podejmować świadome decyzje. Może analizować wiele scenariuszy i zalecać optymalne kierunki działań w oparciu o bieżącą dynamikę projektu.
Należy jednak pamiętać, że nie jest to jednorazowa korzyść. Systemy AI uczą się na podstawie każdego projektu, z czasem udoskonalając swoje algorytmy. Ten ciągły proces uczenia się pomaga poprawić przyszłe wyniki projektów poprzez zastosowanie wniosków wyciągniętych z poprzednich doświadczeń.
Przeczytaj również: 6 rodzajów metodologii doskonalenia procesów
Limity AI w zarządzaniu projektami
Chociaż zastosowania AI w zarządzaniu projektami wydają się rewolucyjne, wciąż jesteśmy daleko od zastąpienia kierowników projektów przez AI. Nie wierzysz nam? Pokażemy ci dlaczego:
1. Brak ludzkiego osądu
Systemy AI doskonale radzą sobie z powtarzalnymi zadaniami związanymi z zarządzaniem projektami, ale w przeciwieństwie do ludzkich kierowników projektów, nie są w stanie podejmować złożonych, świadomych decyzji. AI może pracować tylko z dostarczonymi jej danymi, bez możliwości uwzględnienia niuansów etycznych, kontekstu lub inteligencji emocjonalnej - z których wszystkie są kluczowe dla skutecznego podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym.
Na przykład, jeśli deweloper jest stale przeciążony zadaniami, AI może nie rozpoznać potencjału wypalenia zawodowego lub spadku morale. Ludzki kierownik projektu wziąłby pod uwagę te czynniki emocjonalne i etyczne i mógłby zdecydować się na redystrybucję zadań w celu utrzymania dobrego samopoczucia zespołu.
Kierownicy projektów powinni widzieć AI jako narzędzie zwiększające wydajność ale ściśle monitorować każde działanie, aby zapewnić, że ludzka intuicja i wiedza specjalistyczna pozostaną w centrum uwagi.
2. Kreatywność i innowacyjność
Jak mówi Fei-Fei Li, amerykański informatyk:
_Sztuczna inteligencja nie jest substytutem ludzkiej inteligencji; jest narzędziem wzmacniającym ludzką kreatywność i pomysłowość
Fei-Fei Li, amerykański informatyk
AI może wykonywać zadania i optymalizować cykle pracy, ale nie może samodzielnie wprowadzać innowacji. To od ciebie - kierownika projektu - zależy kreatywne wykorzystanie narzędzi AI do osiągnięcia celów.
AI może wspierać podejmowanie decyzji, ale zarządzanie interesariuszami i pielęgnowanie relacji to role, w których najlepiej sprawdzają się ludzie.
Limity AI są oczywiste, jeśli chodzi o niezależną kreatywność.
Na przykład, w artykule na temat wewnętrznej historii ChatGPT opublikowanym w MIT Technology Review, deweloperzy z OpenAI omówili jego limity:
- ChatGPT jest stronniczy i nie wie nic lepszego, chyba że mu się o tym powie
- Chociaż może odrzucać złe żądania, bardzo łatwo jest nim manipulować za pomocą różnych podpowiedzi
- Może być niepoprawny co do faktów
Powszechnie wiadomo, że zespół OpenAI stale monitoruje dane wejściowe użytkowników, aby ulepszyć wewnętrzne działanie ChatGPT. W ten sposób AI jest ograniczona potrzebą dostosowania swojej istniejącej wiedzy w celu uzyskania spostrzeżeń i odpowiedzi.
W międzyczasie menedżerowie mogą na bieżąco opracowywać nowe podejścia do rozwiązywania nieprzewidzianych wyzwań, co czyni je niezwykle wszechstronnymi i wartościowymi.
3. Bezpieczeństwo danych
Narzędzia do zarządzania projektami często mają do czynienia z wrażliwymi danymi, takimi jak dokumentacja finansowa lub wewnętrzne zasady firmy. Systemy AI uczą się na podstawie danych w celu optymalizacji procesów, co sprawia, że osoby zarządzające projektami są sceptycznie nastawione do integracji aplikacji AI z poufnymi informacjami.
Aby chronić reputację Business, kierownictwo powinno sprawdzić szyfrowanie danych i zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności. Należy wybierać tylko te narzędzia AI, które są zgodne z protokołami ochrony danych.
Przeczytaj również: 3 wskazówki dotyczące zarządzania projektami dla zapracowanych menedżerów + darmowy szablon
Element ludzki w zarządzaniu projektami
Kierownicy projektów odgrywają kluczową rolę w napędzaniu wzrostu, przychodów i ogólnego powodzenia firmy. Podczas gdy AI może pomóc odciążyć, nie może zastąpić ludzkich atrybutów, takich jak przywództwo, kreatywność i inteligencja emocjonalna:
1. Przywództwo i motywacja
Zarządzanie projektami to nie tylko arkusze kalkulacyjne i terminy - to ludzie. Kierownicy projektów łączą osoby o różnych umiejętnościach i pochodzeniu, aby osiągnąć wspólne cele.
Oto sposoby, w jakie skuteczni liderzy projektów inspirują swoje Teams:
- Aktywnie angażują się w projekty, aby poprowadzić wszystkich w kierunku wspólnej wizji
- Zachęcanie do wnoszenia wkładu grupowego ponad indywidualne wysiłki
- Uważne słuchanie, aby zrozumieć perspektywę każdego członka zespołu
- Komunikowanie się z interesariuszami w celu rozwiązywania skarg i budowania zaufania
Nie możemy przecenić roli kierownika projektu w motywowaniu zespołu. AI może zautomatyzować wiele procesów, ale nie zastąpi emocjonalnego i psychologicznego wsparcia, jakie zapewnia ludzki dostawca.
Kierownicy projektów budują zaufanie i podnoszą morale, doceniając indywidualne osiągnięcia i rozwiązując problemy zespołu.
Rozważmy zespół projektowy stojący w obliczu znaczącej zmiany, takiej jak przyjęcie nowej technologii lub zmiana celów projektu. Narzędzie AI może podkreślić wzrost efektywności lub poprawę wydajności, ale tylko kierownik projektu może pomóc zespołowi poradzić sobie z niepewnością i obawami związanymi ze zmianą.
Kierownik projektu może skutecznie poprowadzić zespół przez transformację, komunikując wizję stojącą za zmianą, oferując pewność i wspierając poczucie zaangażowania.
AI nie może zapewnić takiego poziomu wsparcia emocjonalnego.
2. Rozwiązywanie konfliktów
Konflikty są nieuniknione podczas pracy z różnorodną grupą ludzi. Skuteczna komunikacja jest niezbędna do rozwiązywania nieporozumień i zapewnienia spójności zespołu.
The Szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp może pomóc kierownikom projektów osiągnąć ten cel poprzez organizowanie aktualizacji, zmian, wyzwań i wyników.
Szablon ten można niestandardowo dostosować do własnych potrzeb, a kierownicy projektów mogą go wykorzystać do zminimalizowania konfliktów w miejscu pracy za pomocą jednej aktualizacji.
Szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp
Szablon pomaga:
- Śledzenie komunikacji wewnętrznej przy użyciu etykiet takich jak "zatwierdzone" lub "zaplanowane"
- Wizualizować dane komunikacji, aby ułatwić ich zrozumienie
- Niestandardowe atrybuty danych w celu dopasowania do własnych potrzeb
Szablon może pomóc wykryć wczesne oznaki konfliktu, analizując wzorce komunikacji w zespole i sygnalizując negatywne nastroje. Rozwiązanie tych konfliktów wymaga jednak ludzkiego podejścia.
Kierownicy projektów mogą zinterpretować kontekst konfliktu, zrozumieć motywacje każdej ze stron i pośredniczyć w rozwiązaniu, którego AI może nie być w stanie osiągnąć.
3. Inteligencja emocjonalna
AI nie potrafi interpretować niuansów emocjonalnych ani korzystać z intuicji - cech, które mają fundamentalne znaczenie dla skutecznego przywództwa. Z kolei kierownicy projektów mogą wykorzystać swoją inteligencję emocjonalną, aby zrozumieć dynamikę zespołu, motywować jednostki i wspierać zdrowe środowisko pracy.
Przykładowo, AI nie jest w stanie rozpoznać, kiedy członek zespołu zmaga się z problemami osobistymi. Kierownik projektu może jednak zaoferować wsparcie i dostosować się do ich potrzeb, tworząc empatyczne miejsce pracy.
Empatia jest kamieniem węgielnym skutecznego przywództwa. Kierownicy projektów muszą radzić sobie z oczekiwaniami i obawami interesariuszy, równoważąc konkurujące ze sobą wymagania i jednocześnie utrzymując projekt na właściwym torze.
Wymaga to głębokiego zrozumienia ludzkich zachowań, których AI nie jest w stanie odtworzyć.
Przeczytaj również: 9-punktowa lista kontrolna zarządzania projektami dla menedżerów
Jak AI kształtuje przyszłość zarządzania projektami
AI już teraz kształtuje sposób, w jaki zarządzamy projektami; przed nami znacznie więcej.
Najnowsze badanie McKinsey Global Survey ujawniło, że 65% respondentów przyznało, że ich organizacje regularnie korzystają z generatywnego AI.
Połowa respondentów stwierdziła również, że ich firmy wdrożyły AI w co najmniej dwóch funkcjach biznesowych i są zadowolone z wynikającej z tego redukcji kosztów i wzrostu przychodów.
Rewolucja AI pozostawi trwały wpływ na zarządzanie projektami w nadchodzących latach:
1. AI jako uzupełnienie, a nie zamiennik
👀 Do zrobienia? 51% pracowników na całym świecie we wszystkich sektorach i rolach uważa, że AI pozytywnie wpłynie na ich pozycje zawodowe w ciągu najbliższych pięciu lat.
Ludzie stworzyli AI, aby pomagać ludziom, a nie ich zastępować. Kierownicy projektów mogą wykorzystywać Narzędzia AI do zarządzania projektami takie jak ClickUp Brain, aby pracować wydajniej, radzić sobie z powtarzalnymi zadaniami i skupić się na bardziej strategicznych aspektach swoich projektów.
ClickUp Brain może na przykład automatycznie generować notatki ze spotkań lub podsumowywać dyskusje. Zamiast tracić czas na przeglądanie notatek, AI może pomóc w tworzeniu zwięzłej i sformatowanej zawartości w ciągu kilku minut, dając ci więcej czasu na skupienie się na innowacjach.
_ClickUp Brain jest dla nas kolejnym krokiem do odblokowania wydajności w każdym zespole. Aplikacje do zarządzania wiedzą są ogromne
Alexander Haywood, Dyrektor Zarządzający, Yggdrasil Gaming
2. Integracja narzędzi AI
Narzędzia AI można zintegrować z miejscem pracy w celu automatyzacji zarządzanie zadaniami dla zespołu i dla siebie.
Poinformuj członków zespołu, które zadania mają wysoki priorytet. The Szablon matrycy ClickUp Eisenhowera pozwala kategoryzować zadania jako "Do zrobienia", "Zaplanuj", "Oddelegowane" lub "Usuń" w celu lepszego podejmowania decyzji.
Podobnie, zarządzanie codziennymi zadaniami jest monotonne i czasochłonne. Ponad 1000 integracji ClickUp ułatwiają pracę, łącząc ClickUp z innymi popularnymi narzędziami, zapewniając lepszą współpracę i minimalizując zamieszanie.
Zwiększ wydajność w miejscu pracy dzięki ponad 1000 integracji ClickUp
Wynik? Nie musisz już żonglować wieloma narzędziami i platformami, aby korzystać z AI.
W miarę rozwoju AI możemy spodziewać się jeszcze bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak wirtualni asystenci AI dla kierowników projektów lub w pełni autonomiczne systemy nadzoru nad projektami. Integracje te poprawiają wydajność i umożliwiają Teams osiąganie imponujących wyników bez obciążeń administracyjnych.
Przeczytaj również: Planowanie zasobów: A Comprehensive Guide for Project Managers (Kompleksowy przewodnik dla kierowników projektów)
Wybierz ClickUp, aby dobrze zarządzać projektami
Chociaż AI zmieniło zarządzanie projektami, jasne jest, że ludzkie umiejętności są niezastąpione, a pracy kierownika projektu nie da się w pełni zautomatyzować. ClickUp wzmacnia pozycję kierowników projektów, redukując błędy w rutynowych zadaniach i przyspieszając podejmowanie decyzji.
ClickUp organizuje również wszystkie działania związane z zarządzaniem projektami i oferuje łatwą integrację z innymi narzędziami. Dostarcza konfigurowalne pulpity nawigacyjne i szablony do zarządzania projektami aby dopasować je do swoich potrzeb - zachowując prywatność i anonimowość danych.
Dzięki funkcjom takim jak automatyzacja oparta na AI, zarządzanie zasobami, ulepszona współpraca, analiza predykcyjna i rozwój umiejętności, ClickUp jest idealnym partnerem dla kierowników projektów, którzy chcą odnieść sukces w szybko zmieniającym się cyfrowym krajobrazie zarządzania projektami.
Jeśli uporządkowane dane i zwiększona wydajność Cię ekscytują, zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo !