Czy kiedykolwiek miałeś jeden z tych momentów nudy, kiedy zdałeś sobie sprawę, że spędzasz zbyt dużo czasu na kopiowaniu danych między systemami i formatowaniu komórek w arkuszach roboczych, zamiast na opracowywaniu strategii i wprowadzaniu innowacji? Cóż, nie jesteś sam.
Około 60% organizacji zgłasza, że ich Teams traci pięć godzin tygodniowo na zadania manualne i powtarzalne procesy - to około 1,5 miesiąca w roku! A wielu z nich to pracownicy wiedzy, którzy mają środki do automatyzacji zadań; wyobraź sobie, jakim drenażem byłyby te powtarzalne zadania dla innych teamów.
Dobra wiadomość jest taka, że można odzyskać ten cenny czas poprzez automatyzację rutynowych i powtarzalnych zadań. Dzięki temu będziesz mógł zająć się bardziej wymagającymi aspektami swojej pracy i zwiększyć wydajność.
Aby pomóc w tym zadaniu, przedstawiamy nasz szybki i łatwy 5-krokowy przewodnik po automatyzacji powtarzalnych zadań.
Zrozumienie automatyzacji zadań
Ustawianie receptur automatyzacji w ClickUp w celu automatyzacji zadań
Automatyzacja zadań wykorzystuje technologię do usprawnienia i zakończenia zadań przy minimalnej lub zerowej interwencji człowieka. Wiąże się to z wykorzystaniem oprogramowania, platform i narzędzi do:
- Powielania ludzkich działań, które mogą być tak proste, jak kopiowanie danych, do tak złożonych, jak wykonywanie działań opartych na logice warunkowej
- Wykonywania zadania poprzez podążanie za wcześniej zdefiniowanym zestawem kroków i instrukcji
- Reagować na określone sytuacje lub wydarzenia i wyzwalać kolejne działania
Celem jest oddelegowanie zadań do odpowiednich rozwiązań cyfrowych w celu zwiększenia dokładności, wydajności i efektywności. W kolejnych sekcjach szczegółowo omówione zostaną korzyści.
Dlaczego warto automatyzować powtarzalne zadania? Automatyzacja cyklu pracy
przynosi korzyści osobom prywatnym i firmom w następujący sposób:
- Oszczędza czas i wysiłek, zajmując się przyziemnymi procesami. Czas ten można wykorzystać na bardziej kreatywne, innowacyjne lub strategiczne działania
- Eliminuje powtarzalną lub zbędną pracę i usprawnia cykl pracy, pozwalając pracownikom na większą wydajność, szybsze zakończenie zadań i osiągnięcie lepszych wyników
- Minimalizuje błędy ludzkie poprzez przestrzeganie wstępnie zdefiniowanych zasad dla dokładnych procesów Business
- Tworzy markę opartą na spójności i niezawodności, ponieważ zautomatyzowane procesy zapewniają jednolite wyniki
- Zwiększa morale pracowników i satysfakcję z pracy, ponieważ nie są oni już zaangażowani w przyziemne lub żmudne zadania
- Obniża koszty poprzez obniżenie kosztów pracy związanych z zadaniami wykonywanymi ręcznie. Zapewnia również oszczędność kosztów poprzez redukcję kosztownych błędów, które mogą powodować wzrost kosztów operacyjnych
- Utrzymuje skalowalność, umożliwiając firmom zwiększanie obciążeń pracą lub pojemności bez znaczącego zwiększania zasobów ludzkich. Pozwala to Businessowi nadążyć za zmiennymi wymaganiami i różnym tempem wzrostu
- Umożliwia zespołom kompilowanie, utrzymywanie i aktualizowanie danych w czasie rzeczywistym, co pozwala na podejmowanie świadomych decyzji i osiąganie lepszych wyników
- Zwiększa zadowolenie klientów, zapewniając im płynną obsługę
- Uwalnia prawdziwy potencjał, uwalniając zasoby ludzkie do bardziej wymagających lub złożonych zadań, takich jak budowanie relacji z klientami i innowacje produktowe
- Zapewnia bezpieczeństwo i integralność danych, ponieważ nie wymaga ręcznego wysiłku do ich wprowadzenia i obsługi
Jak zautomatyzować powtarzalne zadania: 5 kroków
Zgodnie z obietnicą, oto nasz przewodnik krok po kroku dotyczący automatyzacji powtarzalnych zadań:
Krok 1: Zidentyfikuj powtarzalne zadanie
Po pierwsze, musisz zidentyfikować powtarzalne zadania, które pochłaniają czas i wysiłek.
Oto jak możesz to zrobić:
- Stwórz listę zadań. Powinna ona zawierać wszystkie zadania, wraz z ich priorytetem, częstotliwością i celem
- Wdrożenie narzędzia do śledzenia czasu w celu ilościowego określenia czasu wymaganego do zakończenia każdego zadania
- Skonsultuj się z ekspertami lub współpracuj z zespołem, aby zebrać wszystkie szczegóły związane z powtarzalnymi zadaniami
Powtarzalne zadania to te, które występują często, zajmują dużo czasu i mogą powodować błędy. Możesz jednak odkryć również inne zadania nadające się do automatyzacji. Mogą to być:
- Zadania oparte na regułach, które są zgodne z dobrze zdefiniowanymi regułami lub logiką. Na przykład,automatyzacja poczty e-mail_ do wysyłania autoresponderów na przychodzące wiadomości e-mail
- Zadania, które można zautomatyzować za pomocą istniejącego oprogramowania z jego wbudowanymi funkcjami automatyzacji. Na przykładautomatyzacja Excela_ do wykonywania obliczeń
- Czasochłonne zadania, które wymagają minimalnego nadzoru człowieka, ale zajmują znaczną ilość czasu. Na przykład,Automatyzacja DevOps_ monitorowanie systemów pod kątem logów błędów i flagowanie incydentów
- Zadania związane z wprowadzaniem danych i manipulacją nimi, w których trzeba gromadzić, zarządzać, organizować, aktualizować i wykorzystywać dane w celu realizacji celów biznesowych. Instancją może być npnarzędzie do automatyzacji sprzedaży_ w połączeniu z CRM, aby spersonalizować doświadczenie sprzedażowe
Identyfikuj takie zadania systematycznie, przygotowując się do kolejnego etapu - ustalając priorytety obszarów docelowych, które przyniosą największe korzyści z automatyzacji.
Krok 2: Zmierz potencjał automatyzacji
Choć lista zadań nadających się do automatyzacji może być długa, skupmy się na tych powtarzalnych.
W tej scenie mierzymy potencjał automatyzacji powtarzalnych zadań. Aby to obliczyć, należy przeanalizować następujące parametry:
Jak ocenić przydatność zadań do automatyzacji? Zadania nadające się do automatyzacji na podstawie parametrów | | | --------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Czas wymagany do zakończenia zadania | |Długie zadania | | Częstotliwość występowania danego zadania | |Często występujące zadania | | Przewidywalne i oparte na regułach zadania o mniejszej złożoności | Wysiłek wymagany do wykonania zadania | Zadania wymagające znacznego nakładu pracy fizycznej | | Średni poziom błędów, szczególnie w przypadku pracy ręcznej |Zadania bardziej podatne na błędy | | Wpływ na cykl pracy | Zadania o wysokim priorytecie i dużym wpływie |
Taka analiza jest zgodna ze strategicznym podejściem podczas automatyzacji powtarzalnych zadań. Możesz użyć ważonej formuły, aby przygotować listę opartą na priorytetach dla swoich wysiłków w zakresie automatyzacji zadań.
Krok 3: Zbadanie rozwiązań w zakresie automatyzacji
Teraz, gdy masz już listę rutynowych zadań, nadszedł czas, aby wybrać odpowiednie narzędzie do automatyzacji zadań.
Wiąże się to z badaniem oprogramowanie do automatyzacji cyklu pracy_
rynek w celu zidentyfikowania rozwiązań do automatyzacji powtarzalnych zadań.
Oto jak można to zrobić:
- Wyczyszczone potrzeby i mapa odpowiadających im wymagań z narzędzi do automatyzacji. Podziel swoje wymagania na potrzeby, chęci i przyszłe plany, aby skupić się na powtarzających się zadaniach o wysokim priorytecie
- Zdefiniuj cele narzędzia do automatyzacji. Najlepiej określić te cele zgodnie z parametrami SMART, aby wyrazić i określić ilościowo wpływ zautomatyzowanych procesów na wyniki biznesowe
- Gdy masz już podstawowy pomysł, wyszukaj w Internecie popularne narzędzia do automatyzacji, które odpowiadają Twoim potrzebom. Zapoznaj się z opcjami, odwiedzając oficjalne strony internetowe, fora branżowe, tablice dyskusyjne itp.
- Sortuj możliwe rozwiązania oraz porównaj i oceń ich funkcje. Weź pod uwagę takie czynniki jak koszt, skalowalność, możliwości integracji, łatwość obsługi, kompatybilność z istniejącym stosem technologicznym itp.
- Teraz, gdy masz już mniejszą pulę opcji, dokładnie przeanalizuj recenzje użytkowników, opinie klientów i studia przypadków, aby uzyskać realistyczny obraz tego, czego można oczekiwać od narzędzia do automatyzacji zadań. Zwróć uwagę na wszelkie luki lub niedociągnięcia, aby zrozumieć, w jaki sposób wpływają one na cele automatyzacji zadań
- W tym momencie będziesz mieć około dwóch do trzech dostępnych opcji. Skontaktuj się z dostawcami i zapisz się na prezentacje produktów, bezpłatne wersje próbne i przeglądy produktów, aby uzyskać pierwsze wyobrażenie o możliwościach każdego narzędzia do automatyzacji
- Po fazie próbnej i testowej, wybierz narzędzie do automatyzacji, które odpowiada twoim potrzebom organizacyjnym, budżetowi i możliwościom zespołu. Zależy ci na skalowalnym rozwiązaniu, które pozwoli ci realizować długoterminowe cele, nawet jeśli jest ono nieco droższe. Z tego powodu, narzędzie oferująceAutomatyzację cyklu pracy opartą na AI przewyższyłoby narzędzie pozbawione tej funkcji
Krok 4: Automatyzacja zadań
Teraz oprogramowanie do automatyzacji zadań_
jest częścią stosu technologicznego, nadszedł czas na automatyzację zadań.
Oto jak zautomatyzować zadania z perfekcją:
- Zacznij od przygotowania szczegółowej mapy drogowej planu wdrożenia. Zrób listę wielu zadań, które będziesz automatyzować i przypisz im odpowiednią oś czasu. Możesz nawet rozpocząć automatyzację zadań na małą skalę, a następnie ją rozszerzyć
- Następnie określ jasne cele dla automatyzacji zadań. Zidentyfikuj wskaźniki KPI i metryki, których będziesz używać do oceny wydajności zautomatyzowanych zadań i wprowadź je do narzędzia do automatyzacji
- Rozpocznij pilotażowy projekt automatyzacji cyklu pracy, najlepiej prosty, który oferuje zauważalne korzyści. Jest to świetny sposób na przetestowanie automatyzacji przepływu pracy w kontrolowanym środowisku przed przejściem do bardziej złożonych cykli pracy
- Oceń wydajność i wpływ tej pierwszej sceny automatyzacji zadań. Dopracowanie zautomatyzowanych procesów w oparciu o informacje zwrotne, wstępne wyniki i wskaźniki wydajności. Dopracowanie cyklu pracy, optymalizacja ustawień i naprawa błędów w celu zapewnienia płynnego działania
- Po przejściu przez etapy iteracji i doskonalenia automatyzacji rutynowych zadań, przejdź do pełnego wdrożenia poprzez stopniowe rozszerzanie na inne zadania, cykle pracy i działy. Zrobienie tego w sposób etapowy zapewni ciągłość biznesową i minimalne zakłócenia
Wdrożeniu automatyzacji powinny towarzyszyć ciągłe szkolenia i wsparcie. Należy również uwrażliwić pracowników na korzyści i najlepsze praktyki związane z automatyzacją zadań.
Krok 5: Zmierz wpływ automatyzacji
Ostatnia scena dotyczy mierzenia wpływu wysiłków związanych z automatyzacją. Pamiętasz, jak musiałeś zdefiniować wskaźniki KPI i metryki, aby to ustalić? Wskaźniki KPI mogą mierzyć zaoszczędzony czas, wzrost wydajności, oszczędności kosztów lub redukcję błędów. Niezależnie od tego, tutaj należy je śledzić, aby ocenić ogólną skuteczność, wydajność i korzyści.
Do zrobienia tego należy:
- Zbieraj dane na scenie przed automatyzacją. Mierzyć wartości takie jak czas wymagany do zakończenia zadania, średni poziom błędu itp
- Użyj oprogramowania do automatyzacji, aby uzyskać wgląd w procesy biznesowe i operacje po automatyzacji procesów. Zbierz porównywalne dane
- Zmierz zmienność, aby określić ilościowo poprawę i wpływ na cykle pracy. Ustaw je jako wzorce odniesienia dla przyszłych pomiarów
Dodatkowo, skonsultuj się ze wszystkimi interesariuszami i zbierz od nich opinie. Ich spostrzeżenia mogą naświetlić niektóre z niematerialnych aspektów automatyzacji zadań, które dane mogą pominąć, takie jak zwiększone morale lub współpraca w zespole.
Planuj okresowe przeglądy i monitoruj wydajność w celu ciągłej optymalizacji.
Prawdziwe przykłady automatyzacji powtarzalnych zadań
Oto kilka z nich przykłady automatyzacji procesów biznesowych_
w oparciu o pięć kroków opisanych powyżej:
Marketing: Uproszczenie kalendarzy mediów społecznościowych
- Identyfikacja zadań: Planowanie postów w mediach społecznościowych na różnych platformach jest czasochłonne
- Oceń potencjał: Zadanie jest częste, wiąże się z przestrzeganiem wstępnie zdefiniowanych harmonogramów i procesów publikowania postów i wymaga minimalnego nadzoru
- Zbadaj rozwiązania: Narzędzia takie jak Hootsuite lub Buffer mogą pomóc w automatyzacji planowania mediów społecznościowych
- Automatyzacja: Przygotuj kalendarz zawartości, zaprojektuj materiały marketingowe, stwórz posty i użyj narzędzia do automatyzacji publikacji zgodnie z harmonogramem
- Zmierz wpływ: Śledzenie zwiększonej wydajności, spójności postów i wzrostu zaangażowania za pomocą analityki
Finanse: Poprawa dokładności faktur
- Identyfikacja zadań: Ręczne wprowadzanie danych z faktur wymaga czasu i wysiłku oraz jest podatne na błędy
- Oceń potencjał: Zadanie jest częste, oparte na regułach i podatne na błędy ludzkie
- Zbadaj rozwiązania: OCR może wyodrębniać dane z faktur i automatycznie wypełniać systemy księgowe
- Automatyzacja: Zintegrowanie oprogramowania OCR z systemem księgowym i ustawienie reguł ekstrakcji i walidacji danych
- Zmierz wpływ: Śledzenie skrócenia czasu przetwarzania, zmniejszenia liczby błędów i poprawy dokładności dokumentacji finansowej
Obsługa niestandardowa: Do zrobienia więcej przy tych samych zasobach
- Identyfikacja zadań: Odpowiadanie na często zadawane pytania (FAQ) pochłania zbyt dużo czasu pracownika obsługi klienta
- Oceń potencjał: Odpowiadanie na często zadawane pytania jest powtarzalne, przebiega według przewidywalnego schematu i nie wiąże się ze złożonym rozwiązywaniem problemów
- Zbadaj rozwiązania: Chatboty mogą zostać przeszkolone do odpowiadania na najczęściej zadawane pytania i eskalowania złożonych problemów do agentów na żywo
- Automatyzacja: Zaprojektuj chatbota z przepływami decyzyjnymi i drzewami odpowiedzi, aby poradzić sobie z typowymi zapytaniami i zintegruj chatbota z platformą obsługi klienta
- Mierzenie wpływu: Śledzenie wskaźników takich jak NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score), FRT (First Response Time), Repeat Queries itp.
Przeczytaj również:_ przykłady automatyzacji
Powody, dla których warto używać ClickUp do automatyzacji zadań
Niezależnie od tego, czy szukasz automatyzacji zadań, czy pełnoprawnego automatyzacji zarządzania projektami_
clickUp jest doskonałą opcją.
Aby naprawdę docenić to, jak można wykorzystać ClickUp do automatyzacji zadań, należy wziąć pod uwagę następujące funkcje:
Automatyzacja ClickUp
Utwórz listę automatyzacji i zarządzaj nimi efektywnie za pomocą ClickUp Automatyzacje ClickUp_
pozwala użytkownikom tworzyć niestandardowe reguły lub wybierać z biblioteki gotowych receptur automatyzacji, aby zautomatyzować powtarzające się zadania. Na przykład, można ustawić automatyzację, aby automatycznie przypisywać zadania do wykwalifikowanego członka zespołu po utworzeniu zadania.
Podobnie, można ustawić automatyzację, aby aktualizować priorytety zadań w oparciu o wcześniej zdefiniowane kryteria lub wysyłać powiadomienia po zakończeniu zadania. Taka automatyzacja oparta na wyzwalaczach działa jak cyfrowy asystent, zapewniając jednocześnie, że jesteś na bieżąco ze wszystkimi działaniami.
ClickUp Brain
Automatyzacja zadań takich jak generowanie dokumentacji związanej z projektem przy użyciu ClickUp Brain ClickUp Brain_
to potężne narzędzie, które zmniejsza bariery techniczne w wykorzystywaniu technologii takich jak AI. Ten asystent AI akceptuje komendy w języku naturalnym i tłumaczy je na niestandardowe reguły automatyzacji! Oznacza to, że możesz zautomatyzować dowolne zadanie lub przepływ pracy, po prostu opisując pożądany przepływ pracy w prostym, prostym języku, podczas gdy ClickUp Brain wykona całą pracę za Ciebie.
Ustawienie automatyzacji jest tak proste, jak powiedzenie Brainowi: "Gdy zadanie zostanie oznaczone jako priorytetowe, przypisz je do Jane i ustaw termin wykonania na następny dzień" ClickUp Brain ustawi wtedy automatyzację. W podobny sposób może automatyzować zadania, takie jak przygotowywanie wymagań dotyczących produktu, redagowanie e-maili, podsumowywanie notatek ze spotkań i wiele więcej! Dzięki temu funkcje automatyzacji są dostępne dla wszystkich członków zespołu, niezależnie od ich wiedzy technicznej.
Formularze ClickUp
Ustaw logikę warunkową w formularzach ClickUp w celu automatyzacji zbierania danych Widok formularza ClickUp_
eliminuje czasochłonne zadanie ręcznego rejestrowania danych. Pozwala tworzyć szczegółowe, niestandardowe formularze online, które przechwytują dane i przekształcają je bezpośrednio w zadania. Przynosi to dwojakie korzyści.
Po pierwsze, nie trzeba ustawiać dedykowanego zasobu do wprowadzania danych.
Po drugie, zapewnia dokładność danych bez punktów przerwania i ręcznej interwencji. Wynikające z tego przyjazne dla użytkownika, dokładne i wykonalne formularze są szczególnie przydatne w działaniach biznesowych, takich jak pozyskiwanie potencjalnych klientów, wdrażanie klientów i zgłoszenia serwisowe.
ClickUp Powtarzające się Zadania
ustaw okresowość dla powtarzających się zadań za pomocą funkcji Powtarzające się zadania_
Użyj Powtarzające się zadania ClickUp_
do automatyzacji powtarzających się zadań - to takie proste. Zaplanuj zadania, które powtarzają się codziennie, co tydzień, co miesiąc lub co rok. Niezależnie od tego, czy chodzi o generowanie raportów, fakturowanie czy śledzenie działań, dostosuj wzorce cykliczności za pomocą opcji takich jak "co drugi tydzień" lub "ostatniego dnia miesiąca", aby dostosować swój cykl pracy do okresowego zadania. W połączeniu z ClickUp Automatyzacja, funkcja ta zapewnia, że nic nie zostanie pominięte, dzięki czemu Ty i Twój Teams możecie skupić się na działaniach wyższego poziomu.
Szablony ClickUp
Dzięki bogatej bibliotece niestandardowych szablonów automatyzacji możesz zoptymalizować cykl pracy, zwiększyć wydajność i zaoszczędzić czas. Te gotowe rozwiązania są doskonałym punktem wyjścia do automatyzacji typowych cykli pracy
Oto kilka z nich, które można wykorzystać na początek:
Automatyzacja e-maili wychodzących za pomocą szablonu do automatyzacji e-maili od ClickUp
Szablon ClickUp do automatyzacji e-maili _
Usuń ręczną pracę z wysyłania e-maili i wysyłaj spersonalizowane wiadomości e-mail na podstawie niestandardowych wartości pól lub wyzwalaczy zadań. Wyobraź sobie automatyczne wysyłanie powitalnego e-maila do nowo zarejestrowanego klienta lub dostarczanie zestawu e-maili onboardingowych do nowego pracownika! Pozwala to na wysyłanie odpowiednich e-maili we właściwym czasie, jednocześnie zwalniając czas zespołu na inne zadania. Możesz tworzyć zadania dla każdej zautomatyzowanej wiadomości e-mail i ustawić reguły w ClickUp definiujące wyzwalacz.
Twórz zwycięskie propozycje projektów dzięki szablonowi propozycji projektów automatyzacji od ClickUp
Szablon ClickUp do automatyzacji propozycji projektu _
Usprawnij proces tworzenia propozycji projektów. Szablon ten umożliwia automatyzację zadań, takich jak przypisywanie działań związanych z tworzeniem propozycji do członków zespołu, wysyłanie przypomnień i powiadomień o terminach oraz konsultowanie się z interesariuszami, gdy propozycja zostanie zakończona. Widok Project Proposal zapewnia kompleksowy przegląd wszystkich propozycji
Śledź wszystkie KPI automatyzacji za pomocą szablonu do śledzenia KPI automatyzacji od ClickUp
Szablon do śledzenia KPI w automatyzacji ClickUp _
Nie ograniczaj się do automatyzacji powtarzalnych zadań; mierz wpływ tych działań. Użyj tego szablonu, aby sprawdzić skuteczność automatyzacji. Zapewnia on ramy do pomiaru kluczowych wskaźników KPI, które można śledzić, aby ocenić, czy zautomatyzowane cykle pracy wykorzystują swój potencjał. Zawiera niestandardowe pola, takie jak dział, wartość docelowa, wariancja itp. Wizualizuj oś czasu i kamienie milowe inicjatyw automatyzacji za pomocą Widoku osi czasu i śledź postęp poszczególnych zadań za pomocą Widoku postępu
Nie powtarzaj, tylko automatyzacja z ClickUp
Ze wszystkiego, co omówiliśmy do tej pory, jasno wynika, że automatyzacja nie jest już luksusem ani funkcją "nice-to-have". Musisz maksymalnie zautomatyzować powtarzalne zadania, aby osiągnąć nowy poziom wydajności, produktywności i wykorzystania zasobów. Mamy nadzieję, że nasz prosty przewodnik w 5 krokach nakreśli jasną mapę drogową wdrażania automatyzacji.
Rozwiązanie do zarządzania projektami oparte na AI, takie jak ClickUp, może przekształcić codzienne procesy dzięki mocy inteligentnej automatyzacji. Zarejestruj się za darmo na ClickUp_
aby zmaksymalizować swój potencjał biznesowy!