Co jest potrzebne do zrobienia projektu zakończonego sukcesem? Ludzi, czasu i pieniędzy? Tak, ale to nie wszystko.
Powodzenie zakończonego projektu wymaga przydzielenia optymalnych zasobów do właściwych zadań we właściwym czasie i w logicznej kolejności.
Nic więc dziwnego, że Business może stracić miliony dolarów w kosztach rzeczywistych i kosztach alternatywnych wynikających z opóźnień lub przekroczenia budżetu.
Dla kierownika projektu efektywne planowanie zasobów jest kluczem do powodzenia projektu.
Czym jest planowanie zasobów?
Planowanie zasobów jest kluczową częścią zarządzania projektami, w której dostępnym członkom zespołu przypisywane są określone zadania, które mają zostać zakończone w określonym czasie. Istnieją przede wszystkim dwie metody planowania zasobów: Ograniczone czasowo lub ograniczone zasobami.
Planowanie zasobów z ograniczeniami czasowymi
Jeśli istnieje ustalony termin realizacji projektu, zasoby zostaną przydzielone w celu zakończenia pracy w ramach tego harmonogramu. W tym przypadku istnieje ustalony termin, ale zasoby są elastyczne. Organizacje świadczące profesjonalne usługi lub agencje z dodatkowymi zasobami oczekującymi na projekty zazwyczaj korzystają z planowania zasobów z ograniczeniami czasowymi.
Ma to również zastosowanie w przypadku projektów, które mają ustaloną datę rozpoczęcia. Dla przykładu, jeśli planujesz premierę na Boże Narodzenie, jesteś ograniczony czasowo do 25 grudnia (lub wcześniej).
Planowanie z ograniczonymi zasobami
Z drugiej strony, jeśli masz ograniczoną liczbę zasobów, będziesz planować projekt w oparciu o ich dostępność i obciążenie.
Ta metoda zarządzania zasobami wymaga elastyczności oś czasu. Planowanie z ograniczonymi zasobami jest zwykle stosowane przez firmy produktowe lub zespoły wewnętrzne, w których zatrudnia się dodatkowych członków zespołu lub wykonawców. Na przykład, gdy ClickUp dodaje funkcje AI do naszej platformy, planujemy projekt z naszymi pracownikami
na uwadze.
Tak czy inaczej, harmonogram zasobów jest zasadniczo regulowany przez zasoby i czas. Weźmy za przykład
zespół zajmujący się produkcją zawartości
. W jego skład wchodzą analitycy SEO, pisarze, redaktorzy, projektanci i wydawcy. Tutaj każda osoba wykonuje swoje zadanie po zakończeniu poprzedniego. Należy więc zaplanować zasoby sekwencyjnie jako dwutygodniowy sprint.
- Badania SEO i brief od dnia 1-3
- Pisanie od 4 do 9 dnia
- Redagowanie od 10 do 12 dnia
- Projektowanie od 13 do 15 dnia
Nawet ten prosty harmonogram zasobów stanowi wyzwanie. Jak widać na powyższym wykresie, analityk SEO lub redaktor potrzebuje trzech dni na zakończenie swojego zadania, podczas gdy pisarz potrzebuje sześciu na swoje.
Tak więc, gdyby ten zespół miał po jednym zasobie z każdą umiejętnością, wszyscy oprócz pisarza byliby niewykorzystani. To właśnie ten problem stara się rozwiązać efektywne planowanie zasobów.
Dlaczego planowanie zasobów jest ważne w zarządzaniu projektami?
Koszty pracy stanowią aż "70% całkowitych kosztów operacyjnych organizacji"
badania Instytutu Zarządzania Kapitałem Ludzkim (HCMI). Oznacza to, że podczas gdy pracownicy są Twoimi największymi aktywami, są oni również Twoimi największymi wydatkami. Musisz więc wykorzystać ich optymalnie i efektywnie.
Optymalizacja zasobów
Zrozumienie na pierwszy rzut oka, kto w Twoim zespole jest niedopracowany lub przepracowany, dzięki czemu możesz łatwo zmienić przydział zasobów
Zauważysz, że nie powiedzieliśmy "maksymalizacja zasobów ludzkich", ponieważ najlepsze wykorzystanie umiejętności danej osoby nie zawsze musi równać się 100% jej czasu. W rzeczywistości, "
pokazują, że zespoły o niższym wykorzystaniu mogą skrócić czas potrzebny na dostarczenie wartości biznesowej o 30% lub więcej"
Planowanie zasobów umożliwia kierownikom projektów efektywne wykorzystanie czasu członków zespołu. Umożliwia im jak najlepsze wykorzystanie dostępnych ludzi i umiejętności w celu maksymalizacji wyników.
Dostarczanie na czas i w ramach budżetu
Wykorzystaj planowanie zasobów, aby mieć pewność, że projekt zostanie zakończony w wyznaczonym czasie i budżecie.
Pozwala to na wizualizację przyszłego przebiegu projektu i wprowadzenie niezbędnych zmian
z dużym wyprzedzeniem. Gdy dojdzie do nieoczekiwanego wydarzenia, dostosuj je lub zmień w razie potrzeby.
Dostarczanie usług wysokiej jakości
Harmonogram projektu to coś więcej niż tylko
. Jest to przejrzysta wizualizacja sposobu realizacji projektu. Zawierałby on zadania projektowe, obowiązki, zależności, przekazywanie zadań, współpracę, cykle informacji zwrotnych itp.
Dzięki tak kompleksowemu widokowi każdy członek zespołu rozumie swoją rolę w cyklu życia projektu. W ten sposób będą skuteczniej współpracować ze swoimi kolegami, otrzymując całościowe informacje i przekazując jasne instrukcje. Wspólnie będą dostarczać usługi spełniające oczekiwane standardy.
Oszczędność kosztów
Identyfikacja luk w planie jest łatwa, gdy zasoby są zaplanowane z wyprzedzeniem. Daje to kierownikom projektów czas i możliwość zatrudnienia z wyprzedzeniem lub przetasowania zespołów w celu wypełnienia luk.
Bez harmonogramu zasobów, luki będą pojawiać się często w trakcie projektu, pozostawiając wszystkich w poszukiwaniu rozwiązań i prowadząc do niepotrzebnych wydatków. Luki w harmonogramie projektu powodują również problemy z zarządzaniem projektami w zakresie zaangażowania, wydajności i utrzymania pracowników.
Mocne przeglądy i retrospektywy
Dobry przegląd to taki, w którym mierzy się wyniki w stosunku do planu, a harmonogram zasobów działa jak plan. Przeglądy pomagają zrozumieć, czy wystąpiły opóźnienia, przekroczenia budżetu, problemy ze współpracą lub inne wyzwania interpersonalne. Na tej podstawie można opracować plany ciągłego doskonalenia przyszłych projektów.
Korzyści z planowania zasobów
Celem każdego projektu jest wygenerowanie lub zwiększenie przychodów. Planowanie zasobów zapewnia uzyskanie wymaganych wyników.
Dla członków Teams
Dzięki jasnemu, widocznemu i przejrzystemu harmonogramowi zasobów każdy członek zespołu dokładnie wie, co musi zrobić, zgodnie z jakimi standardami i do kiedy. Dzięki temu mają:
- Jasność co do swojej roli do zrobienia jak najlepszej pracy, biorąc odpowiedzialność za swoje wyniki
- Ścieżkę do zakończenia, aby planować wakacje, przerwy, urlopy naukowe i inne ważne wydarzenia życiowe
- Poczucie celu, aby połączyć swoje zadania z celami biznesowymi, wspierając commit
- Zaangażowanie w miejscu pracy dla lepszej współpracy
- Widoczność wyników w celu osiągnięcia ich cele w całym projekcie i zrozumieć, w jaki sposób ich powodzenie będzie oceniane
Ustanawiaj mierzalne cele dla zadań i projektów z automatycznym postępem, aby skuteczniej osiągać cele ze zdefiniowanymi ośmioma czasu i wymiernymi celami
Dla kierowników projektów
Liderzy będą skutecznie zarządzać projektami, zadaniami, zespołami i wynikami dzięki solidnemu
aby zapewnić co następuje:
- Wyczyszczone spojrzenie na to, kto co robi, optymalizacja wykorzystania i zaangażowania pracowników
- Przegląd luk lub przeciążeń w celu ich wyeliminowania i utrzymania projektu na właściwym torze
- Zdolność do przewidywania opóźnień lub przekroczenia budżetu w celu zapobiegania problemom i przygotowania się na nieuniknione
- Zdolność adaptacji do zmian w miarę ewolucji wymagań rynkowych, potrzeb klientów lub struktur organizacyjnych
- Swoboda dokładnego i regularnego informowania kierownictwa o statusie projektu
Dla organizacji
Efektywne planowanie zasobów pomaga organizacji optymalnie wykorzystać zespół.
- Zatrudnianie **właściwych osób we właściwym czasie
- Naliczać klientowi odpowiednią cenę w oparciu o niemal dokładne oszacowanie wysiłku i czasu
- Zidentyfikować luki w umiejętnościach lub możliwościach, aby zaplanować strategię uczenia się i rozwoju
- Dokładne prognozowanie zapotrzebowania na zasoby
- Zapobieganie rozrostowi zakresu
Jak stworzyć harmonogram zasobów?
1. Określenie zakresu projektu i wymagań dotyczących zasobów
Przed rozpoczęciem procesu planowania zasobów należy rozpocząć od określenia zakresu projektu i zasobów potrzebnych do jego zakończenia. Do zrobienia tego należy wziąć pod uwagę następujące kwestie.
Posiadany czas: Pomyśl nie tylko o liczbie dni roboczych. Weź również pod uwagę, czy są inne dni wolne, które ludzie mogą klubować na długi weekend lub duże wydarzenie wewnętrzne, w które może być zaangażowany twój zespół.
Potrzebne umiejętności: Określ wszystkie umiejętności potrzebne do zakończenia projektu, w tym umiejętności techniczne, operacyjne i menedżerskie.
Potrzebne zasoby: Jedna osoba może posiadać więcej niż jedną umiejętność. Wiele osób może posiadać tę samą umiejętność. Stwórz optymalną kombinację członków zespołu, aby uzyskać potrzebne umiejętności.
Struktura podziału pracy (WBS): Podziel projekt na małe, hierarchiczne i łatwe do zarządzania komponenty, tj. zadania.
Zależności: Nakreśl kolejność, w jakiej twoje zespoły muszą zakończyć zadania i jak jedno wpływa na działania poprzedzające lub następujące.
Ograniczenia: Czy jest to ścisły
? Czy jest mniej osób niż myślisz, że potrzebujesz? Czy budżet jest ograniczony? Czy zespół pracuje w różnych strefach czasowych, które się nie pokrywają?
Zidentyfikuj wszystkie przeszkody, które możesz napotkać. Oceń również zapotrzebowanie na zasoby w swojej organizacji, aby lepiej udostępniać umiejętności.
Rezultaty projektu i miary powodzenia: Zapisz, czego oczekujesz od każdego członka zespołu i jak będziesz mierzyć ich wydajność. Zapewni to, że wszyscy są na tej samej stronie i dostarczają w tandemie.
2. Wybierz narzędzie do zarządzania zasobami
Organizacje od dawna używają tabel i arkuszy kalkulacyjnych do planowania zasobów. Sprawdza się to w przypadku prostych, sekwencyjnych zadań, takich jak to przedstawione powyżej. Jednak gdy Teams stają się większe, zadania stają się złożone, a zależności rosną, potrzebne jest oprogramowanie do planowania zasobów zaprojektowane tak, aby spełnić Twoje wymagania.
Każda funkcja potrzebna do planowania zasobów jest częścią aplikacji do zarządzania projektami ClickUp.
- Zadania w projekcie
- Użytkownicy mogą przydzielać określone zadania do
- Możliwość podglądu obciążenia pracą i dostosowania go do bieżących potrzeb
- Zależności między zadaniami i projektami
- Time tracker i karty czasu pracy dla łatwiejszego zarządzania
- Lista, Kanban, kalendarz i Widoki wykresów Gantta
- Pulpity do szybkich przeglądów wydajności
- Dokumentacja, komentarze i tablice do współpracy
Przekształć swoje najważniejsze zadania w kamienie milowe, aby stworzyć wizualną reprezentację postępu w swoich projektach
ClickUp posiada również łatwe funkcje przeciągania i upuszczania, przyjazny dla użytkownika interfejs, powiadomienia i konfigurowalne cykle pracy, dzięki czemu planowanie projektów jest proste i skuteczne.
3. Tworzenie zadań
Zarządzaj zadaniami i projektami oraz efektywnie współpracuj ze swoim zespołem za pomocą ClickUp
Po wybraniu narzędzia do zarządzania zasobami, ustaw projekt jako zbiór podprojektów, zadań, podzadań i list kontrolnych. Dzięki ClickUp masz zakończoną elastyczność w zarządzaniu swoimi zarządzanie zadaniami .
Niestandardowe: Utwórz wymaganą strukturę za pomocą Automatyzacja , Punkty sprintu, dane pól niestandardowych i inne.
Hierarchia: Twórz zagnieżdżone podzadania i łatwo zmieniaj ich kolejność lub edytuj je zbiorczo. Ustawienie zależności w trakcie pracy.
Grupowanie: Porządkuj zadania według kategorii, twórz niestandardowe statusy, przypisuj priorytety i dodawaj etykiety. Połącz zadania, dokumenty i integracje, aby umożliwić dostęp do wiedzy każdemu członkowi zespołu.
Powtarzające się zadania: Ustaw cotygodniowe spotkania lub codzienne przypomnienia jako powtarzające się zadania, aby automatycznie dodawać je do listy.
Szablony: Użyj szablonów zadań, aby utworzyć cykl pracy dla powtarzających się zadań. Na przykład, można ustawić szablon powiązania z kandydatem, który będzie ponownie wykorzystywany za każdym razem, gdy ktoś zgłosi nową prośbę o zatrudnienie.
Kamienie milowe: Ustaw cele, które oznaczają zakończenie istotnych scen w projekcie. Poświęć też czas na ich świętowanie.
4. Przydziel zasoby projektu
Upewnij się, że Twoje komentarze są widoczne, przypisując je użytkownikom bezpośrednio w zadaniach i uzyskaj szybki widok przypisanych komentarzy na liście kontrolnej
Przypisuj osoby do każdego zadania/podzadania. Dzięki narzędziu do zarządzania zasobami ClickUp możesz przypisać wiele osób do zadania. Możesz również dodać obserwujących, którzy otrzymają powiadomienia o aktualizacji lub zmianie statusu.
Użyj widoku ClickUp Box View, aby zobaczyć, jak zajęci lub dostępni są członkowie zespołu. Użyj widoku obciążenia pracą, aby ocenić, czy każdy członek zespołu ma zbyt dużo lub zbyt mało pracy. Włącz śledzenie czasu i szacowanie czasu, aby być na bieżąco z postępami.
5. Ocena wykonalności
Po ustawieniu nadszedł czas, aby sprawdzić i upewnić się, że wszystko jest w porządku. Użyj funkcji
ClickUp oferuje do zrobienia.
Widok kalendarza: Użyj widoku kalendarza (dni, tygodnie lub miesiące) dla
i sprawdzić, czy kamienie milowe są zgodne z terminami projektu.
Widok Gantta: Użyj widoku Gantt, aby upewnić się, że zadania działające równolegle nie są od siebie zależne. Przesuwaj je, aby zapewnić płynne przekazywanie zadań z jednej sceny do drugiej, wzmacniając zarządzanie zasobami. W ClickUp możesz również zidentyfikować
ścieżkę krytyczną i wolny czas
aby zmienić harmonogram niektórych prac bez wpływu na większe terminy.
Organizuj projekty, planuj oś czasu i wizualizuj pracę swojego zespołu w elastycznym kalendarzu, dzięki któremu wszyscy są na tej samej stronie
Widok osi czasu: Wizualizuj mapę drogową, zakończone zadania i przyszłe wydarzenia na osi czasu
aby wyszukać anomalie.
6. Ustawienie zespołu na powodzenie
Korzystaj z ClickUp Docs, aby tworzyć i łączyć piękne dokumenty, wiki i nie tylko, aby płynnie realizować pomysły ze swoim zespołem
Zbierz wszystkie niezbędne zasoby projektu w jednym miejscu. Możesz użyć
do dokumentowania projektów. Jeśli masz zasoby w innych narzędziach, takich jak Figma lub Arkusze Google, umieść je również w obszarze roboczym ClickUp. Użyj
do burzy mózgów. Włącz komentarze, aby zespół mógł ze sobą rozmawiać lub szybko przekształcić komentarze w zadania!
7. Monitoruj i ulepszaj
Śledzenie i monitorowanie zadań, zasobów i postępu projektu w widoku ClickUp Dashboard
Planowanie zasobów nie kończy się wraz z rozpoczęciem projektu. W miarę jak zespoły każdego dnia zakończone są swoimi zadaniami, kierownicy projektów muszą monitorować postępy i w razie potrzeby dokonywać korekt. Użyj
dla tego.
Zbuduj swój niestandardowy pulpit ze wskaźnikami projektu, które są dla Ciebie istotne. Dodaj widżety dla członków zespołu, ścieżek krytycznych, sprintów, statusów i innych aspektów w jednym miejscu.
Jeśli szukasz pustego obszaru roboczego, skorzystaj z ClickUp
. Dostosuj go niestandardowo do swoich potrzeb bez wysiłku. Oto kilka dodatkowych opcji
szablony do planowania zasobów
w Excelu i Arkuszach Google, które pomogą Ci podjąć decyzję.
6 strategii efektywnego planowania zasobów
Po zapoznaniu się ze szczegółami wymaganymi do skutecznego planowania zasobów, oto kilka skutecznych strategii zarządzania projektami.
Wyczyszczone standardy
Projekt uznaje się za zakończony po wykonaniu wszystkich zadań i spełnieniu wszystkich wymagań klienta. Wykorzystaj więc system planowania zasobów, aby:
- Zdefiniowania wymagań, oczekiwań, miar powodzenia i standardów jakości
- Zebrania całego teamu projektowego i przedyskutowania z nimi standardów
- Opublikować je w prostym języku i udostępnić wszystkim do późniejszego wykorzystania
Zaplanuj dodatkowy czas i zasoby
Wizualizuj zadania i zasoby w jednym miejscu za pomocą Szablon do planowania zasobów ClickUp Zaplanuj swoje zasoby z pewnym marginesem na nagłe zmiany lub rozwój sytuacji. Nie wykorzystuj swoich zasobów ludzkich w 100%. wykorzystanie na poziomie 75-80% daje przestrzeń dla wszystkich.
Dodatkowy czas pozwala zachować energię poznawczą, szczególnie w przypadku kreatywnej pracy, takiej jak pisanie, projektowanie i tworzenie oprogramowania, co prowadzi do lepszych wyników.
Nie planuj też na ostatnią chwilę. Zostaw 1-2 dni na koniec, aby pokryć wszelkie nieoczekiwane opóźnienia. Jeśli nowo utworzona strona internetowa ulegnie awarii lub w banerze reklamowym pojawi się literówka, ten dodatkowy czas uratuje sytuację.
Planuj z uwzględnieniem zależności
Każdy projekt, bez względu na to, jak prosty się wydaje, ma nieodłączne zależności. Zaplanuj je, aby upewnić się, że nikt nie jest przepracowany. Upewnij się, że nie przeciążasz członków zespołu opóźnieniami pod koniec cyklu pracy.
Na przykład, jeśli twój mały zespół DevOps musi przenieść setki funkcji do produkcji ostatniego dnia, prawdopodobnie będziesz musiał stawić czoła awariom technicznym i emocjonalnym. Zamiast tego ostrożnie rozłóż takie działania w czasie.
Monitoruj przez cały czas
Miej oko na postęp prac,
obciążenie teamu i jego wykorzystanie
co tydzień, jeśli nie codziennie. Unikaj przeciążania lub niewykorzystywania zasobów. Przydzielaj zasoby do krytycznych zadań lub nieoczekiwanych przeszkód, takich jak nagłe wypadki osobiste lub choroba.
Komunikuj się proaktywnie
Utrzymuj otwarte kanały komunikacji, aby zachęcać do współpracy między Teams. Informuj wszystkich interesariuszy o postępach w oparciu o ich potrzeby. Na przykład, dyrektor ds. technologii (CTO) będzie potrzebował cotygodniowych aktualizacji na temat postępów całego projektu na wysokim poziomie.
Członkowie Teams poniżej szczebla kierowniczego C potrzebują aktualizacji na poziomie mikro dotyczących ich zadań na wyższym szczeblu. Można to zrobić ręcznie lub zautomatyzować raportowanie w regularnych odstępach czasu.
Doprowadzenie projektu do sensownego zamknięcia
- Sprawdź z klientem, czy jest zadowolony ze wszystkich aspektów projektu
- Uzyskaj informacje zwrotne na temat tego, co zostało zrobione dobrze, a co wymaga poprawy
- Świętowanie zwycięstwa z zespołem
- Przeprowadzaj retrospektywy lub przeglądy wydajności, aby omówić powodzenie zadania lub projektu jako zespół
- Zamknięcie wszystkich zadań na platformie narzędzie do zarządzania projektami i odpowiednio zarchiwizować
Maksymalne wykorzystanie potencjału zespołu dzięki efektywnemu planowaniu zasobów
Aby projekt został pomyślnie zakończony, wszyscy członkowie zespołu muszą znać swoje obowiązki i w razie potrzeby wzajemnie się zastępować. Kluczowe jest wskazanie zależności i potrzeby zakończenia zadania w określonym czasie. Skuteczne planowanie zasobów odgrywa kluczową rolę w umożliwieniu tego.
Wykorzystaj funkcje planowania zasobów ClickUp, aby zapewnić każdemu kierownikowi projektu narzędzia do kierowania zespołem we właściwym kierunku od początku do końca. Niezależnie od tego, czy chodzi o przypisanie właściwej osoby do odpowiedniego zadania, czy też o wybranie zadania do zrobienia, ClickUp daje Ci możliwość zrobienia tego wszystkiego. Odkryj, jak zmaksymalizować potencjał swojego zespołu poprzez
dzisiaj.