Jak zoptymalizować zarządzanie projektami dzięki automatyzacji?

Kierownik projektu to prawie zawsze osoba wielozadaniowa - zanurzona po łokcie w długich na kilometr listach rzeczy do zrobienia, tonąca w samoprzylepnych notatkach i arkuszach kalkulacyjnych. Czy taka jest również Twoja rzeczywistość jako kierownika projektu? Czy chciałbyś być bardziej zorganizowany i wydajny?

Automatyzacja może pomóc!

Automatyzacja odniosła już wielkie powodzenie w świecie marketingu. A badanie przeprowadzone przez Small Business & Entrepreneurship Council wykazało, że 75% ich próbki małych firm wykorzystuje automatyzację do celów marketingowych. I są dzięki temu mądrzejsze i bogatsze.

Każdego roku na projekty przeznaczane są biliony. A jednak, tylko szokująco niskie 35% uznaje się za powodzenie! Wyobraź sobie zmarnowane zasoby i niewykorzystany potencjał zamknięty w tych nieudanych projektach. Automatyzacja zarządzania projektami może być kluczem do odblokowania powodzenia i przekształcenia tych 35% w znacznie wyższą liczbę.

Rozwiązania do automatyzacji projektów mogą pomóc w skonfigurowaniu systemu, który generuje i wysyła terminowe raporty, ustawia cykliczne spotkania, wysyła przypomnienia i wykonuje inne powtarzające się zadania za Ciebie. Dzięki temu kierownicy projektów i członkowie zespołów mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak automatyzacja cyklu pracy może przekształcić zarządzanie projektami, czyniąc zespoły szczęśliwszymi i bardziej wydajnymi.

Zrozumienie automatyzacji zarządzania projektami

Automatyzacja zastępuje zadania wykonywane ręcznie programami komputerowymi zdolnymi do identyfikowania i powtarzania rutynowych zadań bez interwencji człowieka. Automatyzacja zarządzania projektami stosuje tę koncepcję do narzędzi zarządzania projektami, umożliwiając im automatyczne wykonywanie rutynowych zadań.

Relacje ze zwinnym tworzeniem oprogramowania i procesem tworzenia oprogramowania

Zarządzanie projektami procesu tworzenia oprogramowania powinno zapewnić płynną integrację zwinnej metodologii oraz wysokiej jakości i szybsze dostarczanie produktów. Zwinne tworzenie oprogramowania zasadniczo polega na dostarczaniu produktu etapami w oparciu o informacje zwrotne i iteracje. Tworzy to powtarzające się cykle kroków rozwoju. Kierownicy projektów mogą łatwo zidentyfikować takie powtarzające się zadania i wprowadzić automatyzację do ich obsługi.

Typowy zwinny proces tworzenia oprogramowania obejmuje takie kroki zarządzania projektami jak inicjacja, planowanie, eksploracja, adaptacja i zamknięcie. W każdym z tych kroków kierownicy projektów muszą zidentyfikować możliwości automatyzacji, takie jak śledzenie osi czasu, aktualizowanie codziennych postępów na podstawie raportów dostarczanych przez zespół, monitorowanie rozwiązywania problemów i planowanie spotkań przeglądowych.

Narzędzia do automatyzacji mogą usprawnić powtarzalne zadania, które spowalniają pracę zwinnych zespołów. Pomyśl o tym, że mogą one obsługiwać takie zadania, jak automatyczne aktualizowanie raportów postępu prac po commitach kodu, przydzielanie zadań w oparciu o wcześniej zdefiniowane kryteria i zależności, wysyłanie przypomnień o zbliżających się codziennych spotkaniach stand-up i generowanie notatek ze spotkań.

Dzięki temu zespół może skupić się na kreatywnym rozwiązywaniu problemów, które naprawdę napędza projekt.

Automatyzacja zarządzania projektami i AI Narzędzia AI do zarządzania projektami mogą analizować ogromne ilości danych dotyczących projektów, ograniczać ręczną interwencję, identyfikować wzorce, zarządzać ryzykiem i poprawiać komunikację. Pozwala to na proaktywne ograniczanie ryzyka i korygowanie kursu, poprawę dokładności, utrzymanie zadań na właściwym torze, synchronizację zespołu i realizację projektu w ramach budżetu.

Przy przewidywanym 30% redukcja kosztów dla automatyzacji opartej na AI jest to złoty czas dla firm na inwestowanie w narzędzia AI do zarządzania projektami.

Analityka predykcyjna może być wykorzystywana do podejmowania decyzji w oparciu o dane i bez uprzedzeń. Narzędzia AI mogą być cenne we wspomaganiu śledzenia zgodności w rozwoju oprogramowania. Analizując dane i identyfikując potencjalne problemy, AI pomaga zespołom programistycznym być na bieżąco i proaktywnie rozwiązywać problemy związane ze zgodnością.

Zalety i wady narzędzi do automatyzacji zarządzania projektami

Jakie są korzyści z automatyzacji zarządzania projektami? Kierownicy projektów mogą być uwikłani w szczegóły, tracąc z oczu działania, które faktycznie poruszają wskaźniki. Automatyzacja może pomóc skupić się na tym, co ważne:

• Zwiększoną wydajność i produktywność: Automatyzacja eliminuje powtarzalne zadania, takie jak planowanie spotkań, generowanie raportów i wysyłanie aktualizacji statusu. Kierownicy projektów i członkowie zespołów mogą skupić się na działaniach o wyższej wartości, takich jak planowanie strategiczne, rozwiązywanie problemów i współpraca
• Zwiększona dokładność i spójność: Błąd ludzki jest naturalną częścią każdego ręcznego procesu. Z drugiej strony zautomatyzowane systemy konsekwentnie przestrzegają wcześniej zdefiniowanych zasad i cykli pracy, minimalizując błędy i zapewniając dokładność i wiarygodność danych projektu
• Większa widoczność i przejrzystość: Pulpity w czasie rzeczywistym i zautomatyzowane narzędzia do raportowania zapewniają jasny obraz postępu projektu, alokacji zasobów i potencjalnych zagrożeń. Ta przejrzystość sprzyja lepszej komunikacji i współpracy w ramach teamów projektowych
• Obniżone koszty: Automatyzacja może znacznie obniżyć koszty administracyjne związane z zarządzaniem projektami. Może również prowadzić do szybszego zakończenia projektu, oszczędzając na ogólnych kosztach projektu
• Lepsze zarządzanie ryzykiem: Narzędzia AI do zarządzania projektami mogą analizować dane historyczne w celu identyfikacji potencjalnych zagrożeń na wczesnym etapie cyklu życia projektu. Pozwala to kierownikom projektów na podjęcie proaktywnych kroków w celu złagodzenia tych zagrożeń

Automatyzacja zarządzania projektami może być prawdziwą oszczędnością czasu, ale może być też kilka minusów, które należy wziąć pod uwagę.

• Inwestycja z góry: Wdrożenie zarządzania projektaminarzędzia do automatyzacji może wymagać znacznych początkowych inwestycji w oprogramowanie i szkolenia. Może to stanowić barierę dla mniejszych organizacji z limitami budżetowymi
• Limit możliwości adaptacji w złożonych projektach: Bardzo złożone lub dynamiczne projekty z częstymi zmianami mogą nie nadawać się do sztywnej automatyzacji procesów biznesowych. Projekty te mogą wymagać bardziej elastycznego podejścia, które pozwala na dostosowanie w razie potrzeby
• Kwestie bezpieczeństwa: Jak w przypadku każdej technologii, bezpieczeństwo jest kluczową kwestią. Organizacje muszą upewnić się, że ich narzędzia do automatyzacji zarządzania projektami mają silne funkcje bezpieczeństwa w celu ochrony wrażliwych danych projektu
• Nadmierne poleganie na automatyzacji: Chociaż automatyzacja jest cenna, nie powinna całkowicie zastępować ludzkiego osądu. Kierownicy projektów nadal potrzebują umiejętności krytycznego myślenia, aby podejmować strategiczne decyzje, radzić sobie z nieprzewidzianymi wyzwaniami i motywować swoje zespoły

Dlaczego i kiedy stosować automatyzację zarządzania projektami

Nasze mózgi są przystosowane do kreatywności i rozwiązywania złożonych problemów, a nie do wykonywania powtarzalnych zadań każdego dnia. Automatyzacja pozwala zespołom skoncentrować się na prawdziwej pracy nad projektem: burzy mózgów, współpracy nad pomysłami i stawianiu czoła wyjątkowym wyzwaniom.

Warto rozważyć wprowadzenie na scenę zautomatyzowanego asystenta zarządzania projektami:

• Powtarzalne zadania administracyjne: Zadania takie jak planowanie, raportowanie i wprowadzanie danych składają się z prostych kroków, które można łatwo zautomatyzować. Na przykład, zespół marketingowy używa narzędzia do automatyzacji do wysyłania codziennych powiadomień o zadaniach do członków zespołu, aby przypomnieć im o terminach i przydzielonych zadaniach
• Usprawniony cykl pracy: Ręczne aktualizowanie statusów zadań na tablicy Kanban po każdym kroku może być męczące. Automatyzacja zapewnia płynny cykl pracy poprzez automatyczne przenoszenie zadań między scenami w oparciu o wcześniej zdefiniowane kryteria. Załóżmy na przykład, że zespół programistów korzysta z narzędzia do automatyzacji zarządzania projektami, które automatycznie przenosi zadanie na tablicy Kanban z "W trakcie realizacji" do "Przegląd kodu", gdy kod zostanie zakończony i testy jednostkowe przejdą pomyślnie
• Standaryzacja i spójność: W przypadku dobrze zdefiniowanych procesów automatyzacja zapewnia, że wszyscy podążają tymi samymi krokami, minimalizując błędy i poprawiając jakość. Weźmy na przykład zespół programistów pracujący nad aplikacją mobilną, który jest gotowy do rozpoczęcia testów jednostkowych kodu. Niektórzy deweloperzy mogą pisać bardziej szczegółowe testy niż inni. Zespół programistów wdraża narzędzie do zautomatyzowanego zarządzania projektami, aby używać wstępnie zdefiniowanych szablonów do testów jednostkowych, zapewniając ten sam poziom szczegółowości
• Podejmowanie decyzji w oparciu o dane: Automatyzacja pomaga gromadzić dane w czasie rzeczywistym i generować raporty w celu identyfikacji trendów i podejmowania świadomych decyzji. Kierownik projektu używa narzędzia do automatyzacji do generowania raportów skoncentrowanych na danych lub raportów z postępów i kluczowych wskaźników, takich jak wydany budżet i zakończone zadania, aby zidentyfikować wąskie gardła

W niektórych przypadkach lepiej jednak unikać automatyzacji.

• Niestabilne lub ewoluujące procesy: Jeśli procesy zarządzania projektami stale się zmieniają lub nie zostały jeszcze dobrze zdefiniowane, ich automatyzacja może być receptą na frustrację. Same narzędzia do automatyzacji mogą wymagać częstych dostosowań, co zniweluje korzyści płynące z oszczędności czasu
• Bardzo kreatywne lub strategiczne zadania: Jeśli chodzi o podejmowanie szybkich decyzji strategicznych, rozwiązywanie nieprzewidzianych wyzwań lub stosowanie myślenia projektowego, ludzka kreatywność i osąd są niezastąpione
• Projekty z ograniczonym budżetem: Wdrożenie i subskrypcja narzędzia do automatyzacji może zwiększyć koszty i tak już ograniczonego budżetu. Jeśli budżet jest napięty, bardziej praktyczne może być pozostawienie AI poza pętlą
• Krótkie ramy czasowe: Ustawienie automatyzacji dla projektu wymaga czasu. Może to przeważyć nad korzyściami, jeśli projekt musi zostać zakończony w oś czasu

Przykłady pomysłów na automatyzację zarządzania projektami

Automatyzacja zarządzania projektami może być zmianą, której szukasz, aby usprawnić procesy, a my mamy kilka pomysłów i przykładów z życia wziętych przykłady automatyzacji aby pokazać, jak może to pomóc.

Inteligentne zarządzanie zadaniami Automatyzacja w zarządzaniu zadaniami obejmuje działania takie jak automatyczne przekształcanie e-maili w zadania, rutynowe oddelegowanie zadań i ustawienie określonych wyzwalaczy w celu identyfikacji osób o mniejszym obciążeniu pracą i optymalizacji redystrybucji zadań.

Studium przypadku

Trinetix może pochwalić się imponującą listą klientów, w tym Coca-Cola, McDonald's i Procter & Gamble. Dostarczają rozwiązania w zakresie projektowania i rozwoju w pełnym cyklu, ale ich dobrze prosperujący biznes stanowił wyzwanie: płynna realizacja projektów.

Poszukiwali najbardziej odpowiedniego narzędzia do zarządzania zadaniami i śledzenia czasu, a następnie wdrożyli ClickUp .

Oto co mówi Kateryna Sipakova, Portfolio Manager w Trinetix mieli do powiedzenia na temat swoich doświadczeń z ClickUp:

Każde zadanie, które przechodzi z "w trakcie" do "przeglądu" wyzwala powiadomienie do lidera projektu, który musi przejrzeć zadanie po tym, jak projektant je zakończy. Następnie zadanie jest automatycznie przypisywane do analityka biznesowego w projekcie.

Kateryna Sipakova, Portfolio Manager w Trinetix

Po stworzeniu automatyzacji, nowy proces pomógł zoptymalizować cykl pracy w Trinetix, uwalniając pracowników od przeciążenia komunikacyjnego i zmniejszając ryzyko, że praca wpadnie w luki.

Usprawnienie komunikacji między członkami Teams Automatyzacja procesów biznesowych działa jak dobrze naoliwiona maszyna, ułatwiając proces przekazywania zadań pomiędzy członkami zespołu. Automatyzacja może wyzwalać przydzielanie zadań w oparciu o predefiniowane reguły. Na przykład, gdy projektant ukończy makietę, automatyzacja przypisuje zadanie programiście do kodowania, eliminując potrzebę pamiętania lub ręcznego przypisywania kolejnego kroku przez projektanta.

Studium przypadku

Weźmy przypadek Shopmonkey, oparta na chmurze, kompleksowa platforma do zarządzania warsztatami samochodowymi, która umożliwia właścicielom warsztatów usprawnienie cyklu pracy i lepsze zrozumienie ich działalności.

Podczas gdy biznes rozwijał się i zatrudniono kilku nowych pracowników, zespół marketingowy zaczął doświadczać poważnych problemów z komunikacją i współpracą podczas przekazywania obowiązków. Wdrożyli ClickUp, aby pomóc w automatyzacji i byli w stanie zmniejszyć liczbę błędów podczas przekazywania obowiązków.

Wyeliminowanie elementu ludzkiego błędu i poleganie na automatyzacji w informowaniu nas o kolejnych krokach sprawiło, że nasz zespół ma pewność, że nie przegapi ważnych etapów projektu

Rachel Gilstrap, kierownik ds. projektów marketingowych w Shomonkey

Wykorzystanie automatyzacji do obsługi napiętej pracy pomogło Shopmonkey uniknąć nieporozumień projektowych i zapomnianych zadań, czego wynikiem jest płynniejszy proces zarządzania projektami.

Automatyczne aktualizacje i powiadomienia

Oprogramowanie do zarządzania projektami eliminuje konieczność pamiętania o terminach i kluczowych kamieniach milowych. Wyobraź sobie, że otrzymujesz powiadomienia o zbliżających się terminach, a nawet o dodaniu lub aktualizacji informacji w arkuszu kalkulacyjnym projektu - wszystko to bez konieczności ciągłego sprawdzania.

Oprogramowanie do zarządzania projektami nie jest przeznaczone wyłącznie dla wewnętrznych teamów. Można je również wykorzystać do tworzenia przypomnień dla klientów lub niestandardowych klientów, związanych ze zbliżającymi się płatnościami lub odnowieniem umów.

Usprawnione podejmowanie decyzji w oparciu o dane

Kierownicy projektów coraz częściej sięgają po oprogramowanie do automatyzacji cyklu pracy aby odblokować nowe możliwości.

Projekty generują mnóstwo danych - czasy zakończenia zadań, wzorce alokacji zasobów, dzienniki komunikacji i inne. Narzędzia do automatyzacji działają jak kopalnie danych, automatycznie gromadząc i przechowując te informacje. Zautomatyzowane pulpity mogą zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w postęp projektu, wykorzystanie zasobów i potencjalne wąskie gardła. Pozwala to kierownikom projektów podejmować świadome decyzje na bieżąco, korygując kurs w razie potrzeby i maksymalizując wydajność projektu.

Studium przypadku

Chaya Fischman, z firmy zajmującej się projektowaniem stron internetowych i usługami projektowymi Brand Right Marketing Group przypisuje ClickUp powodzenie, jakie odnieśli dzięki ekspansji swojej firmy.

_ClickUp zmienił zasady gry, pozwalając nam monitorować dane i podejmować świadome decyzje w sposób, w jaki nigdy wcześniej nie mogliśmy.

Chaya Fischman, firma Brand Right Marketing Group zajmująca się projektowaniem stron internetowych i usługami projektowymi

Ta nowo odkryta klarowność pomogła im zidentyfikować dochodowe obszary, zoptymalizować zatrudnienie i stale dostosowywać ustawienia ClickUp do rozwijającego się biznesu.

Sprawny onboarding i offboarding

Onboarding i offboarding klienta to krytyczne fazy w cyklu życia każdego projektu. Zrobione źle, mogą pozostawić trwałe negatywne wrażenie i zaszkodzić przyszłym relacjom. Automatyzacja zarządzania projektami może jednak działać jak niewidzialna ręka, płynnie prowadząc oba procesy w celu poprawy doświadczeń klientów i lepszych wyników projektu.

Formularze i kwestionariusze mogą być zautomatyzowane, umożliwiając klientom przesyłanie istotnych informacji we własnym tempie. Automatyzacja gromadzenia danych minimalizuje błędy i zapewnia, że wszystkie niezbędne szczegóły są rejestrowane z wyprzedzeniem.

Wstępnie zaprojektowane sekwencje e-maili mogą być wyzwalane automatycznie po rejestracji klienta. Sekwencje te mogą zawierać spersonalizowane powitania, wprowadzenie do kluczowych członków zespołu i przegląd osi czasu projektu - wszystko to dostarczane bez ręcznego wysiłku.

Studium przypadku CEMEX , ogromna firma produkująca materiały budowlane, mająca potrzeby marketingowe na całym świecie, postanawia stworzyć centralny zespół zajmujący się kreatywnymi projektami. Szybko jednak spotkało się to z wyzwaniami.

Ludzie wysyłali do siebie e-maile indywidualnie i nie było jasnego systemu zgłaszania projektów. Oscar, Marketing Operations Manager, wiedział, że to nie zadziała. Potrzebował sposobu na usprawnienie sposobu zgłaszania projektów.

Platforma ClickUp pomogła ustandaryzować ten proces. Teraz, zamiast e-maili, są formularze! Formularze te wyzwalają daty powstania nowych projektów, automatycznie przypisują je do odpowiedniego zespołu i wykorzystują niestandardowy szablon, aby wszystko było uporządkowane. Koniec z chaosem związanym z przyjmowaniem projektów!

Zatrudnianie i wprowadzanie nowych członków zespołu

Narzędzia do zarządzania projektami mogą zmienić zasady zatrudniania i wdrażania nowych pracowników. Umożliwiają automatyzację takich kroków jak śledzenie aplikacji i planowanie rozmów kwalifikacyjnych oraz zadań związanych z wdrażaniem, takich jak listy kontrolne czy udostępnianie dokumentów i materiałów szkoleniowych. Zaoszczędzisz czas, zapewniając jednocześnie płynniejsze przejście nowym pracownikom.

Studium przypadku Pigment to firma programistyczna, która pomaga firmom planować przyszłość. Rozwijali się bardzo szybko, potroili swój zespół w ciągu zaledwie sześciu miesięcy! To było świetne, ale oznaczało również, że wdrożenie wszystkich tych nowych pracowników stało się koszmarem.

Używali wielu różnych narzędzi do komunikacji i śledzenia zadań, takich jak e-maile, wiadomości Slack, a nawet listy do zrobienia. Utrudniało to nowym pracownikom wdrożenie się do pracy i utrzymanie wszystkich na tej samej stronie.

Tego właśnie oczekiwał Alexis Valentin, Global Head of Business Development w Pigment, w narzędziu do zarządzania projektami:

_Chcieliśmy upewnić się, że wszystkie różne Teams udostępniają wspólną platformę, na której moglibyśmy pracować razem i nic nie wpadało w szczeliny. Chcieliśmy utrzymać wysoką wydajność w naszych codziennych operacjach, gdy skalowaliśmy się w zdalnym i globalnym środowisku

Alexis Valentin, Global Head of Business Development w Pigment

To właśnie tutaj ClickUp przyszedł nam na ratunek! To oprogramowanie do zarządzania projektami stało się centralnym hubem Pigment. ClickUp pomógł im usprawnić onboarding dzięki funkcjom takim jak szablony i automatyzacja. Teraz nowi pracownicy od razu otrzymują wszystkie potrzebne informacje i narzędzia, a Pigment może skupić się na tym, co robi najlepiej: tworzeniu oprogramowania.

Jak pokazują te przykłady i studia przypadków, istnieje wiele możliwości automatyzacji różnych ruchomych części w zarządzaniu projektami. Zastanawiasz się od czego zacząć? Pozwól nam pomóc.

Wdrażanie automatyzacji w zarządzaniu projektami: Przewodnik krok po kroku

Łatwe żonglowanie wieloma projektami, jasna i precyzyjna komunikacja, wydajna współpraca, zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz tworzenie kreatywnego i owocnego środowiska pracy to tylko niektóre z wielu korzyści, które można odkryć dzięki automatyzacji zarządzania projektami.

Oto przewodnik po korzystaniu z ClickUp, preferowanego narzędzia do automatyzacji zarządzania projektami w różnych branżach i przypadkach użycia, w celu odblokowania wydajnego cyklu pracy dla menedżerów.

1. Wdrażanie projektów

Automatyzacja fazy inicjacji projektu może zapewnić jego powodzenie od samego początku. Jako kierownik projektu, Twoim pierwszym zadaniem będzie identyfikacja zadań, które można zautomatyzować. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, jeśli chodzi o szybkie i skuteczne wdrażanie projektów, po prostu skorzystaj z automatyzacji AI.

W ClickUp, do zrobienia tego poprzez sparowanie ClickUp Brain z Automatyzacja ClickUp .

Twórz niestandardowe automatyzacje za pomocą narzędzi AI ClickUp Brain. Wystarczy wprowadzić podpowiedź i dostosować ustawienia, aby zautomatyzować dowolne zadanie, kampanię e-mail, niestandardowe pole, etykietę, osoby przypisane lub cele

Po prostu opisz, co chcesz zautomatyzować, a narzędzia AI przełożą to na potężną automatyzację.

Oto jak AI działa z automatyzacją w ClickUp:

Możesz opisać wydarzenie lub wyzwalacz w ClickUp za pomocą podpowiedzi w języku naturalnym za pośrednictwem ClickUp Brain. Gdy warunki opisane w wyzwalaczu zostaną spełnione, ClickUp automatycznie podejmie wstępnie zdefiniowaną, zautomatyzowaną akcję.

Ustawienie niestandardowych automatyzacji dla różnych zadań za pomocą jednego lub dwóch kliknięć

W fazie wdrażania projektu, oto kilka pomysłów na automatyzację:

• Powitaj wszystkich: Gdy nowy członek dołącza do projektu (Wyzwalacz), automatycznie wyślij powitalnego e-maila ze szczegółami projektu i wprowadzeniem do zespołu (Akcja)
• Przyznanie natychmiastowego dostępu: Po dołączeniu do projektu (wyzwalacz), automatycznie przyznaj nowym członkom dostęp do odpowiedniej bazy wiedzy (akcja)
• Usprawnienie zadań: Po utworzeniu nowego projektu (wyzwalacz), automatycznie wygeneruj listę kontrolną niezbędnych zadań onboardingowych (akcja) i przypisz je do określonych członków zespołu (akcja)
• Automatyzacja spotkań: Po rozpoczęciu nowego projektu (wyzwalacz), automatycznie zaplanuj spotkanie rozpoczynające projekt z kluczowymi członkami zespołu i punktem kontaktowym klienta (akcja)
• Uzyskiwanie natychmiastowej informacji zwrotnej: Po wyznaczonym okresie w projekcie (Wyzwalacz), wysyłanie zautomatyzowanej ankiety zwrotnej do nowych członków zespołu (Działanie) w celu zebrania cennych spostrzeżeń (Działanie)

2. Planowanie projektu

Planowanie projektu jest podstawą powodzenia projektu. Obejmuje ono określenie celów projektu, nakreślenie zadań, przypisanie zasobów i stworzenie realistycznej osi czasu. Jednak tradycyjne planowanie może być czasochłonne i podatne na błędy. Oto gdzie Szablony automatyzacji ClickUp mogą pomóc w wysiłkach związanych z planowaniem projektów.

Automatyzacja zajętej pracy; wybierz z biblioteki szablonów automatyzacji, aby usprawnić planowanie projektów bez rozpoczynania od zera

Oto jak korzystać z ponad 100 szablonów automatyzacji ClickUp, aby planować projekt od początku do końca:

• Szablony zadań do automatyzacji: Twórz szablony powtarzających się zadań i łatwo dodawaj je do nowych projektów. Na przykład, utwórz wstępnie zbudowany szablon zadania "Spotkanie rozpoczynające projekt", który automatycznie dodaje bloki dla odpowiednich elementów porządku obrad, przeglądów i przydziałów zadań
• Automatyczne przypisywanie na podstawie umiejętności: Połącz profile członków zespołu z ich umiejętnościami i wiedzą specjalistyczną. Automatyzacja może następnie automatycznie przydzielać zadania w oparciu o predefiniowane kryteria. Na przykład, wszystkie zadania projektowe mogą być automatycznie przypisywane członkom zespołu z listą umiejętności "Projektowanie graficzne"
• Inteligentne ustawienie terminów: Automatyzacja terminów w oparciu o zależności między zadaniami. Ustaw automatyzację, aby zaplanować termin wykonania zależnego zadania w oparciu o datę zakończenia pierwszego zadania
• Automatyczne śledzenie postępów: Twórz zautomatyzowane pulpity, które śledzą postępy projektu w czasie rzeczywistym. Pulpity te stanowią pojedyncze źródło aktualizacji postępów projektu dla całego zespołu, informując wszystkich na bieżąco i zapewniając, że projekty pozostają na właściwym torze
• Planowanie spotkań na autopilocie: Zsynchronizuj kalendarz ClickUp z dowolnym innym narzędziem do planowania, takim jak Calendly, Apple Calendar lub Kalendarz Google. Stwórz sekwencję automatyzacji, która automatycznie doda link do kalendarza do opisów zadań, umożliwiając członkom zespołu łatwą rezerwację czasu na sesje burzy mózgów lub udostępnianie aktualizacji statusu projektu

3. Realizacja projektu

Faza realizacji projektu to miejsce, w którym twoje plany ożywają. Jest to scena pełna akcji, w której przydzielane są zadania projektowe, terminy są dotrzymywane, a produkty są wytwarzane. Faza ta koncentruje się na zakończeniu projektu na czas, w ramach budżetu i zgodnie z ustalonymi standardami jakości.

Główny kierownik projektu może utworzyć niestandardową automatyzację, dodając akcję, aby utworzyć zadanie na osobnej liście dla kierowników projektów w celu planowania i rozpoczęcia zaakceptowanego projektu

Oto jak format wyzwalacz-warunek-akcja automatyzacji ClickUp może znacznie usprawnić fazę realizacji:

1. Postęp zadania

Wyzwalacz: Zadanie na liście "W trakcie" zostaje oznaczone jako "Zakończone".

Akcja: Automatyczne przeniesienie zadania na listę "Zakończone" i wyzwalacz powiadomienia dla interesariusza

2. Zarządzanie zależnościami

Wyzwalacz: Zadanie zależne jest oznaczone jako "Zakończone"

Akcja: Automatyczne przypisanie następnego zadania w cyklu pracy i ustawienie terminu jego wykonania.

3. Automatyzacja raportowania postępów

Wyzwalacz: Codziennie o określonej godzinie

Działanie: Wygenerowanie raportu podsumowującego zakończone zadania, alokację zasobów i potencjalne blokady. (Można to osiągnąć za pomocą Dokumenty ClickUp lub integracje z narzędziami do raportowania)

4. Automatyczne przypomnienia o testach

Wyzwalacz: Zadanie przypisane do testowania osiągnie określoną liczbę dni przed terminem

Akcja: Wysłanie powiadomienia do testera i zespołu programistów z przypomnieniem o zbliżających się testach

5. Dynamiczna alokacja zasobów

Wyzwalacz: Obciążenie zasobów osiąga wcześniej zdefiniowany próg

Akcja: Wysłanie alertu do kierownika projektu sugerującego dostosowanie zasobów lub zmianę przydziału zadań

4. Monitorowanie i kontrolowanie projektu

Faza monitorowania i kontrolowania projektu ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że projekt pozostanie na właściwym torze. Tutaj aktywnie śledzisz postępy, identyfikujesz odchylenia od planu i podejmujesz działania naprawcze w razie potrzeby. Faza ta przebiega równolegle z fazą realizacji, stale oceniając stan projektu.

Przeciągnij i upuść dowolne zadanie do następnej kolumny, aby automatycznie zaktualizować jego status w widoku Tablicy Kanban w ClickUp

Zbadajmy teraz, w jaki sposób automatyzacja zadań ClickUp, takich jak niestandardowe statusy, powtarzające się zadania i pulpity, pomaga w tej istotnej fazie monitorowania i kontroli.

• UtwórzNiestandardowe statusy do reprezentowania różnych scen postępu poza podstawowymi "Do zrobienia", "W trakcie" i "Zrobione" Na przykład "Oczekuje na przegląd", "Testuje", "Wymaga przeglądu"
• Automatyzacja aktualizacji statusu na podstawie określonych wyzwalaczy. Na przykład, zadanie oznaczone jako "Zakończone" na liście rozwoju automatycznie przenosi się do "Oczekuje na przegląd" na liście QA
• UstawPowtarzające się zadania w ClickUp dla rutynowych działań monitorujących, takich jak aktualizacje statusu, oceny ryzyka lub przeglądy budżetu. Zapewnia to spójne monitorowanie w całym projekcie
• Utwórzniestandardowe pulpity wyświetlające kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) istotne dla projektu. Przykłady: wskaźniki ukończenia zadań, alokacja zasobów i odchylenia budżetowe
• Używaj widżetów ClickUp w pulpitach nawigacyjnych. Zapewniają one aktualizacje w czasie rzeczywistym na temat postępu, ryzyka i komunikacji w ramach projektu

Automatyzacja jest preferowana zwłaszcza w przypadku zwinnych teamów, ponieważ metodologie zwinne rozwijają się dzięki elastyczności i szybkiej iteracji. Ręczne zadania mogą stać się wąskimi gardłami, spowalniając cały proces.

Z Platforma zarządzania projektami oprogramowania ClickUp , możesz umożliwić swoim Teams IT włączenie automatyzacji z narzędziami takimi jak Tablice Kanban, Sprinty, Tablice Scrum, Tablica, a nawet Wykresy Gantta, wszystko w jednym miejscu.

5. Zamknięcie projektu

Zamknięcie projektu może być równie wymagające jak pozostałe sceny. Faza zamknięcia projektu oznacza formalne zakończenie działań projektowych. To jak ostatni akt sztuki teatralnej, w którym luźne końce są wiązane, wyciągane są wnioski, a scena jest ustawiona na przyszłe przedsięwzięcia.

Dzięki automatyzacji, ClickUp pomaga zamykać projekty na czas. Oto kilka przykładów automatyzacji kroków na tym etapie:

• Automatyzacja powiadomień o dostawach: Po zakończeniu krytycznego zadania oznaczonego jako dostawa, wyślij powiadomienie do interesariusza z połączonym linkiem do pobrania lub instrukcjami dostępu. Może to obejmować podpowiedzi z narzędzi do śledzenia czasu, które mogą zweryfikować ilość czasu spędzonego przez członków zespołu
• Automatyzacja przeglądu projektu: Gdy projekt osiągnie status "Zakończony", wyzwalacz zadanie lub listę kontrolną na spotkanie retrospektywne projektu
• Automatyzacja archiwizacji prac projektowych: Ustawienie automatyzacji przenoszenia dokumentacji projektowej do wyznaczonego folderu "Zarchiwizowane projekty" po zamknięciu projektu. Zapewni to uporządkowane przechowywanie i łatwe wyszukiwanie
• Automatyzacja przypomnień o fakturach: Zaplanuj automatyczne powiadomienia przypominające klientowi o oczekujących fakturach, z połączonymi linkami dla każdego produktu

Wskazówka: Ciężko pracujesz? Imprezuj mocniej i świętuj powodzenia Teams . Automatyzacja przypomnień e-mail o spotkaniu z zespołem po zakończeniu projektu!

Przyszłość automatyzacji zarządzania projektami

Automatyzacja zarządzania projektami szybko zmienia sposób, w jaki pracujemy. Wyprzedzenie tej tendencji umożliwi kierownikom projektów dotrzymanie kroku przyszłości. Badanie przeprowadzone przez firmę Gartner mówi, że 80% dzisiejszych zadań związanych z zarządzaniem projektami zostanie wyeliminowanych do 2030 roku, gdy sztuczna inteligencja przejmie kontrolę.

Oto kilka trendów, których należy się spodziewać, zwłaszcza że niektóre firmy stały się wczesnymi użytkownikami:

Automatyzacja zarządzania zapasami

Automatyzacja zarządzania zapasami odnosi się do wykorzystania oprogramowania i technologii w celu usprawnienia i automatyzacji różnych zadań związanych z zarządzaniem poziomami zapasów. Zasadniczo zastępuje procesy ręczne systemami cyfrowymi, dążąc do większej dokładności, wydajności i oszczędności kosztów.

Zgodnie z komunikatem prasowym wydanym przez Retail Insight Network , raport GlobalData na temat robotyki: Firmy takie jak Shandong Heavy Industry Group, NEC i Walmart aktywnie zgłaszają patenty w przestrzeni zautomatyzowanego zarządzania zapasami, demonstrując swoją koncentrację na innowacjach. Sprzedawcy detaliczni na całym świecie korzystają z automatyzacji zarządzania zapasami z kilku powodów. Obejmują one oszczędność czasu, dostęp do danych w czasie rzeczywistym, lepszą wydajność operacyjną i możliwość skutecznego zdalnego zarządzania magazynami.

/## Alokacja zasobów w czasie rzeczywistym dzięki AI

Alokacja zasobów w czasie rzeczywistym za pomocą AI odnosi się do wykorzystania sztucznej inteligencji do automatycznego przydzielania zadań i projektów najbardziej odpowiednim członkom zespołu w oparciu o bieżącą dostępność i wiedzę specjalistyczną.

Na przykład, Workfront Adobe Experience Cloud udostępnia funkcje umożliwiające członkom Teams tworzenie profili podkreślających ich umiejętności i doświadczenie. Taka cenna pula danych może być analizowana przy użyciu AI pod kątem zadań opartych na wiedzy specjalistycznej i dostępności, skracając czas poświęcany przez menedżerów na przeglądanie wielu profili w celu wybrania najlepszej osoby do pracy.

Planowanie predykcyjne z uczeniem maszynowym

Planowanie predykcyjne z uczeniem maszynowym wykorzystuje algorytmy uczenia maszynowego do prognozy przyszłego obciążenia pracą i zapotrzebowania na zasoby, umożliwiając proaktywne planowanie projektów i zwiększoną dokładność planowania. Może to mieć wpływ na wiele branż, w tym opiekę zdrowotną, kontrolę ruchu i restauracje.

Na przykład, ankieta przeprowadzona przez Restaurant365 wykazało, że prawie 41% restauracji planuje zainwestować w prognozy i harmonogramy sprzedaży oparte na AI, 33% może wdrożyć marketing gości oparty na AI, a 31% chce wykorzystać AI do inwentaryzacji i zakupów.

Według Energia morska firma Global Spatial Technology Solutions (GSTS), zajmująca się wywiadem morskim, została zakontraktowana przez kanadyjski Ocean Supercluster's Core Technology Leadership Program w celu opracowania i wdrożenia pierwszego na świecie predykcyjnego, w pełni współpracującego, dynamicznego systemu zarządzania harmonogramem cumowania.

Dostarczając dane w czasie rzeczywistym z naszej kanadyjskiej floty, chcemy wesprzeć wysiłki mające na celu wykorzystanie sztucznej inteligencji do wsparcia dekarbonizacji na Wielkich Jeziorach i Drodze Morskiej Świętego Wawrzyńca poprzez optymalizację tras Just-in-Time i ETA rejsów

Julie Gascon, dyrektor generalny, Montreal Port Authority

Będąc na bieżąco z tymi trendami i badając możliwości automatyzacji w narzędziach do zarządzania projektami, możesz ustawić swój zespół na pozycji zapewniającej większą wydajność, lepsze wyniki projektów i przewagę konkurencyjną w przyszłości pracy.

Ryzyko i strategie jego ograniczania w automatyzacji zarządzania projektami

Automatyzacja oferuje wiele korzyści dla zarządzania projektami, ale nie jest pozbawiona pewnych zagrożeń. Oto zestawienie niektórych typowych wyzwań i strategii ich łagodzenia:

• Nadmierna zależność od automatyzacji: Nadmierna zależność od automatyzacji może prowadzić do zaniedbania ludzkiego elementu zarządzania projektami. Krytyczne myślenie, kreatywność i komunikacja z interesariuszami są zawsze kluczowe dla powodzenia projektu.

Strategia łagodzenia: Zachowaj równowagę. Używaj automatyzacji do powtarzalnych zadań, ale pozwól kierownikom projektów skupić się na podejmowaniu strategicznych decyzji, kierowaniu zespołem i relacjach z klientami.

• Brak elastyczności: Automatyzacja może stać się sztywna, jeśli nie zostanie starannie zaprojektowana. Może nie być w stanie poradzić sobie z nieoczekiwanymi zmianami lub nieprzewidzianymi okolicznościami

Strategia łagodzenia: Wbudowane funkcje elastyczności. Projektowanie cykli pracy z punktami decyzyjnymi, pozwalającymi na interwencję człowieka w razie potrzeby. Zastosowanie konfigurowalnych narzędzi automatyzacji w celu dostosowania do zmieniającej się dynamiki projektu.

• Problemy z jakością danych: Skuteczność automatyzacji w dużej mierze zależy od dokładnych danych. Niska jakość danych może prowadzić do błędnych wyników automatyzacji i niedokładnych informacji o projekcie

Strategia zaradcza: Wdrożenie kontroli jakości danych i procesów czyszczenia. Zachęcanie członków Teams do wprowadzania dokładnych i aktualnych informacji do systemu.

• Przesunięcie miejsc pracy: Automatyzacja może potencjalnie zautomatyzować zadania wykonywane obecnie przez członków zespołu, prowadząc do utraty miejsc pracy

Strategia łagodzenia skutków: Skoncentruj się na przekwalifikowaniu i podnoszeniu kwalifikacji. Zainwestuj w programy szkoleniowe, aby wyposażyć członków zespołu w umiejętności potrzebne do rozwoju w zautomatyzowanym środowisku. Każda automatyzacja wymaga w końcu udziału człowieka.

• Zagrożenia dla bezpieczeństwa: Automatyzacja cykli pracy może wprowadzić nowe luki w zabezpieczeniach, takie jak nieautoryzowany dostęp lub naruszenie danych

Strategia łagodzenia: Wdrożenie solidnych środków bezpieczeństwa. Wybierz narzędzia do automatyzacji z silnymi funkcjami bezpieczeństwa i przeprowadzaj regularne audyty systemu, aby zidentyfikować i wyeliminować potencjalne luki w zabezpieczeniach.

Zdając sobie sprawę z tych zagrożeń i wdrażając odpowiednie strategie ich ograniczania, można zapewnić płynne przejście do bardziej zautomatyzowanego środowiska zarządzania projektami.

Automatyzacja zarządzania projektami z ClickUp

Automatyzacja kształtuje dzisiejszy sposób zarządzania projektami. Jednak wybór kompleksowego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, ma kluczowe znaczenie dla czerpania wszystkich korzyści z automatyzacji.

ClickUp, jako oprogramowanie do zarządzania projektami z solidnymi możliwościami automatyzacji, pozwala usprawnić cykl pracy i osiągnąć wyjątkowe wyniki. Od zautomatyzowanego przydzielania zadań i aktualizacji statusu po niestandardowe powiadomienia i generowanie raportów, pozwala skupić się na podstawowej pracy - prowadzeniu zespołu do powodzenia.

Pamiętaj, że oprogramowanie do zarządzania projektami to tylko jeden z elementów układanki. Element ludzki pozostaje niezastąpiony. Przyjmij automatyzację jako narzędzie wzmacniające Twój zespół, a nie zastępujące jego doświadczenie. W połączeniu z silną komunikacją, wyczyszczonym przywództwem i skupieniem się na ciągłym doskonaleniu, automatyzacja może uwolnić prawdziwy potencjał projektów. Zarejestruj się na ClickUp już dziś!