Om relevant en met hoge productiviteit te blijven als professional in welke branche dan ook, moet je op de hoogte blijven van veranderingen en meegroeien met de branche naarmate deze nieuwe hoogten bereikt. Het veld projectmanagement vraagt hierom en nog veel meer, en daarom bieden we je deze verhelderende lijst met projectmanagementtermen aan om je op weg te helpen!
A-E: Agile tot Earned Value Management
Agile
Neem geen genoegen met iets anders als je een projectmanagementaanpak nodig hebt die realtime feedback van klanten mogelijk maakt in elke fase van de projectontwikkeling. Agile ondersteunt samenwerking, persoonlijke organisatie en schaalbaarheid, afhankelijk van de behoeften van het project en de belanghebbenden. Het verdeelt complexe en omvangrijke producten in korte en beheersbare delen, zogenaamde sprint-scrums.
Agile projectmanagement
Agile projectmanagement is een gemakkelijk aanpasbare projectmanagementmethode die wordt gebruikt door softwareontwikkelaars en productmanagers. Hierbij wordt een project opgedeeld in fasen waarin taken periodiek worden geëvalueerd op basis van de feedback van de klant. Deze methode zorgt voor een iteratieve aanpak en flexibiliteit in je projectmanagement, waarbij de nadruk ligt op klanttevredenheid en samenwerking.
Agile projectplanning
“Dit is niet wat ik in gedachten had!” Om dergelijke feedback van klanten te voorkomen, kunt u overwegen om de schaalbare projectmethodiek te gebruiken die een project opsplitst in Sprints van twee weken. Wie wil er nu geen recorddoorlooptijden met feedback, transparantie, tijdmanagement en binnen het budget?
Blauwdruk
Als er verwarring ontstaat over de interpretatie van termen in de programmering, ligt dat aan de blauwdruk. Een blauwdruk is een verzameling van verwante, maar subtiel verschillende ideeën. De term uit het projectmanagement verwijst ook naar een grafische weergave van een softwareontwerp. Het biedt een beknopte visuele weergave van een complex project of concept.
Casestudie
Een casestudy is een diepgaand verslag over praktijkproblemen en de toepassing van concepten in de samenleving. Je zult merken dat veel anekdotes een praktisch aspect geven aan theoretische concepten met betrekking tot deze term uit het projectmanagement.
Kostenprestatie-index
Bij het beoordelen van de prestaties van een project ten opzichte van het budget, geeft de Cost Performance Index (CPI) aan of het project kosteneffectief is. Blijft het binnen het budget, ligt het eronder of overschrijdt het het budget? De formule is: CPI = earned value (EV) / werkelijke kosten (AC).
Critical Chain-projectmanagement
Een managementaanpak die de taken, tijdlijnen en middelen integreert die nodig zijn om een project tijdig en binnen het budget af te ronden. Hierbij wordt de capaciteit van een team om een project te voltooien beoordeeld op basis van de behoeften en de beschikbare middelen.
Critical Path-methode
Het kritieke pad geeft aan wat er essentieel is om een taak te voltooien. Het doel is om de efficiëntie te verbeteren door irrelevante en tijdverspillende activiteiten te elimineren. Indien nodig kunnen er meer middelen worden ingezet voor kritieke taken om de voltooiing van het project te versnellen.
Kritische succesfactor
67% van de projecten mislukt door slecht beheer van tijd of geld. Slimme projectmanagers voorkomen problemen door een strategisch plan op te stellen. Kritische succesfactoren vormen samen het strategisch plan of werkplan dat een succesvol project garandeert.
Projectmanagers moeten verschillende cruciale factoren in kaart brengen, zoals vereisten, mijlpalen, te leveren resultaten, software en open communicatieplannen.
Afhankelijkheden
In projectmanagement is er sprake van onderlinge relaties wanneer een taak, een voorwaarde of een gebeurtenis afhankelijk is van de voltooiing van een voorafgaande of een volgende taak. Afhankelijkheid geeft prioriteit aan de relaties tussen taken en hun volgorde om een stabiele werkstroom te waarborgen.
Earned Value Management
Projectmanagement vereist een kwantitatieve methodologie voor het voortdurend beoordelen van de voortgang van een project. Earned Value Management biedt parameters om de voortgang van een project te toetsen aan de planning en de begrote middelen. Projectmanagers gebruiken deze maatstaven om prognoses voor het project op te stellen en bij te sturen op basis van opkomende afwijkingen.
F-L: Fast Tracking naar Lead Time
Fast Tracking
Soms loopt een project achter op schema. Dat kan te wijten zijn aan burn-out, een gebrek aan middelen, onduidelijke doelstellingen en slechte communicatie, maar dat neemt niet weg dat mijlpalen moeten worden gehaald. Hoe kan dat anders dan door het project te versnellen met behulp van technieken voor het inkorten van de doorlooptijd! Versnelling houdt daarom in dat taken worden overlapt of parallel worden uitgevoerd, zodat het project op de oorspronkelijke opleverdatum kan worden voltooid.
Stroomschema
Als hulpmiddel bij het oplossen van problemen verbindt het de verschillende onderdelen van een project met elkaar en verbetert het de werkstroom en -verwerking van informatie. Daarnaast kan software voor het maken van stroomdiagrammen nog andere functies vervullen, zoals het vereenvoudigen van complexe concepten om ze beter te kunnen visualiseren en begrijpen.
Iteratief-incrementeel proces/ontwikkeling
Een iteratief softwareontwikkelingsmodel houdt in dat activiteiten in cyclusen of iteraties worden herhaald. Dit leidt tot de productie van een nieuwe versie van de software, totdat de gewenste of beste versie is ontwikkeld.
Bij de incrementele methode wordt de softwareontwikkeling opgedeeld in kleine delen. De ontwikkeling van elk deel bouwt voort op het vorige, zodat het project stapsgewijs vordert. Het iteratief-incrementele proces combineert, zoals je terecht opmerkt, deze twee complementaire benaderingen, zodat verbeteringen in een project in elke ontwikkelingsfase plaatsvinden en niet op een lineaire manier.
Kanban-bord
Met een Kanban-bord kun je in realtime zien welke taken nog moeten worden uitgevoerd, welke in uitvoering zijn en welke zijn voltooid. De Kanban-methode verdeelt een project in kleinere taken. Bij deze methode gebruik je plakbriefjes of Kanban-kaarten om de taken visueel weer te geven.
Het Kanban-bord biedt informatie die managers helpt om irrelevante en verspillende taken te elimineren. Het zorgt ervoor dat teams zeer productief zijn door hun focus op de cruciale elementen van het ontwikkelingsproces te vergroten.
Kernprestatie-indicatoren
Effectief projectmanagement vereist een duidelijk overzicht van doelstellingen of streefdoelen. Maar hoe rangschik en evalueer je deze op basis van prioriteit? Daar komen key performance indicators (KPI’s) om de hoek kijken: deze bieden meetcriteria om te beoordelen in hoeverre je de belangrijkste streefdoelen of doelstellingen bereikt.
De indicator houdt uitsluitend de prestaties op het gebied van de sleuteldoelstellingen bij. De sleutelprestatie-indicatoren variëren, afhankelijk van wat een bedrijf beschouwt als de sleutelmaatstaf voor zijn succes.
Lead Time
Lead Time is de tijd die nodig is om een bestelling uit te voeren nadat een klant deze heeft geplaatst. Deze term is van groot belang voor de bedrijfsprestaties, omdat hij rechtstreeks van invloed is op de werkoutput en de klanttevredenheid, ongeacht de fase of aard van het project. Lead Time draait om:
- Productontwikkeling: de duur voordat een gevraagd product op de markt komt
- Supply chain management: de periode vanaf het moment dat de bestelling wordt geplaatst tot het moment dat het product de client bereikt
- Projectmanagement: de totale duur die nodig is om alle taken te voltooien die het project vereist
M-P: Van agenda voor de vergadering tot tijdlijn voor het project
Agenda van de vergadering
Open en effectieve communicatie tijdens teamvergaderingen helpt leden van het team om de doelen en targets scherp in het oog te houden. Om het maximale uit een vergadering te halen, is een vergaderagenda nodig: een overzicht van de onderwerpen die tijdens de sessie besproken zullen worden. Een eenvoudige of formele vergaderagenda voorkomt tijdverspilling aan alledaagse zaken, afdwalen van het onderwerp en het niet aan de orde stellen van belangrijke projectproblemen.
Raadpleeg andere teamleden bij het opstellen van de agenda voor de vergadering, zodat zij zich kunnen voorbereiden. Bovendien moeten zij weten wat ze voor en na de vergadering nog moeten doen en wat hun rol tijdens de vergadering is.
Notulen van vergaderingen
Na het bijwonen van een vergadering kunt u naar huis gaan met een persoonlijke lijst van de belangrijkste punten die u uit de discussie en presentaties hebt gehaald. Dat zijn informele aantekeningen of vergadernotities. Het zijn geen notulen. Notulen zijn een officiële versie van uw vergadernotities en worden unaniem goedgekeurd door alle aanwezigen als een waarheidsgetrouw verslag van alles wat er tijdens de vergadering is besproken of gebeurd.
Mijlpaal
Elk project kent belangrijke mijlpalen of controlepunten die worden gebruikt om de belangrijkste fasen in de ontwikkeling van een project aan te duiden. Een mijlpaal duidt dus op een belangrijke gebeurtenis in de projectontwikkeling. Het helpt een team om de voortgang te bijhouden in vergelijking met de gestelde doelen.
Zonder deze kennis zou het onmogelijk zijn om inzicht te krijgen in deadlines of het project te structureren. Verschillende managers gebruiken factoren zoals specifieke deadlines volgens de projectplanning of het verkrijgen van goedkeuringen van projectbelanghebbenden om mijlpalen vast te stellen.
mindmaps
Als je je een boom met meerdere vertakkingen voorstelt, ben je goed op weg om dit mindmap-concept te begrijpen. Een mindmap definieert een kernconcept waaruit gerelateerde ideeën of subconcepten voortvloeien. Ze zijn handig bij zowel externe als interne projectplanning en -management.
Uit elke vertakking van een mindmap komt een trefwoord of een afbeelding voort. Het geheel komt tot leven door verschillende kleuren die elk onderdeel aangeven. Het koppelt ideeën aan het hoofdconcept voor het oplossen van problemen, organisatie, brainstormen en planning.
Missieverklaring
Als je gevraagd zou worden om je bedrijf te beschrijven, zou je veel te vertellen hebben: de relevantie ervan voor de sector of de samenleving, de geografische locatie, de bedrijfsactiviteiten, het doel, de aard van de diensten of producten, de klanten en nog veel meer. Vat dat samen in één zin en je hebt de missie van je bedrijf! Een goede missie is een sterk verkoopargument wanneer deze de behoeften van de klanten of de aangeboden oplossingen onderkent.
Doelstelling
Het laten groeien van een bedrijf of het succesvol afronden van een project hoeft niet ingewikkeld te zijn als je een duidelijke doelstelling hebt. Een doelstelling of doel omvat de streefdoelen die je vaststelt om je taken of activiteiten te sturen. Hiermee kun je de verantwoordelijkheid vergroten, problemen identificeren en oplossen, en je richten op gebieden die verbetering behoeven. Het ondersteunt de visie van je bedrijf zoals vastgelegd in de missieverklaring. Door je doel te voltooien, bereik je je doelstelling.
Projectactiviteiten
Een projectactiviteit is een taak die uit subtaken bestaat. De voltooiing van de subtaken leidt tot het bereiken van die mijlpaal of hoofdtaak. Als de hoofdtaak bijvoorbeeld het maken van een presentatie is, zouden de subtaken bestaan uit: het verzamelen van content, het ontwerpen van de diapresentatie, het doornemen ervan met de belangrijkste belanghebbenden en het samenstellen van het uiteindelijke eindproduct.
Projectbudget
Een projectbudget geeft een totaaloverzicht van de geraamde of verwachte uitgaven of kosten die nodig zijn om een project binnen een bepaalde periode te voltooien. Het geeft een overzicht van de kosten in elke fase van de levenscyclus van het project. Fouten in de begroting kunnen leiden tot tekorten of misbruik van middelen, wat de oplevering van de projectresultaten in de weg staat. Het projectbudget is een factor bij de goedkeuring van het project en dient als maatstaf voor de prestaties.
Project results
Deliverables zijn de resultaten van activiteiten waaruit een project bestaat. Dit betekent dat projectdeliverables niet het eindresultaat van een project zijn . Projectdeliverables zijn diensten of producten die uit een project voortkomen en aan een client worden geleverd. Een deliverable moet door de belanghebbenden worden goedgekeurd en een specifieke rol spelen in de doelstellingen van het project.
Projectdoelstellingen
Telkens wanneer een project tot stand komt, begint het met een duidelijke omschrijving van het gewenste resultaat. Deze omschrijvingen definiëren de projectdoelen door het algemene beeld te schetsen van wat het project zal bereiken. Als projectdoelen alleen resultaten definiëren, worden ze vaag.
Je kunt de onduidelijkheid tegengaan door het te beperken tot specifieke aspecten van het project, zoals tijdsdoelen, prestatiedoelen en middelen doelen. Dus als je van plan bent om het komende jaar 20 nieuwe klanten te werven, moet je beoordelen of je doel haalbaar, tijdgebonden, meetbaar, realistisch en specifiek is, zodat het als een geldig projectdoel kan worden aangemerkt.
Projectlevenscyclus
We horen wel eens dat zo ongeveer alles een begin en een einde heeft. Dat geldt ook voor uw project. Een projectlevenscyclus is het traject dat een project aflegt vanaf het begin tot het einde. Een behoorlijk overweldigende gedachte, als u bedenkt dat dit betekent dat u alle aspecten moet beheren die deel uitmaken van een projectlevenscyclus: de te leveren resultaten, het team, het proces en de behoeften van de klanten.
Projectmanagement Institute
Deze non-profitorganisatie biedt een professioneel lidmaatschap aan programmamanagers en projectmanagers. Daarnaast reikt PMI aan haar leden de wereldwijd erkende Project Management Professional-certificering uit. Deze certificering geeft werkgevers en klanten vertrouwen in de kwalificaties van de professional op het gebied van projectmanagement. Gezien de hoeveelheid middelen die in projecten wordt gestoken, is het de moeite waard om ervoor te zorgen dat uw team onder leiding staat van een gecertificeerde professional.
Projectmanager
Dit is de persoon die verantwoordelijk is voor het plannen en aansturen van een project tot aan de voltooiing ervan, waarbij hij of zij ervoor zorgt dat deadlines, het budget en de te leveren resultaten centraal blijven staan. Hij of zij stuurt de projectlevenscyclus aan door middelen in te zetten om de efficiëntie te maximaliseren, de kosten te verlagen en tegelijkertijd de inkomsten te verhogen, en door de algemene missie en doelstellingen van de organisatie vorm te geven. De specifieke taken van een projectmanager zijn afhankelijk van de aard van de sector en het soort projecten waarmee hij of zij te maken heeft.
Projectdoelstellingen
Doelen en doelstellingen zijn verschillende termen uit het projectmanagement. Projectdoelstellingen zijn specifieke omschrijvingen van wat je team moet bereiken, en het beoogde resultaat van het behalen van die doelstellingen is het doel. Projectdoelstellingen vereisen een beknopte strategie en middelen of tools om ze te kwantificeren, zoals een dashboard voor het bijhouden van de voortgang om het project op koers te houden.
Projectportfoliobeheer
Projectportfoliobeheer is een taak van projectmanagement dat betrekking heeft op de selectie, rangschikking en controle van een project of programma op basis van de beschikbare capaciteit en doelstellingen. Het levert waarde door projecten te selecteren, deze af te stemmen op het strategisch plan van een bedrijf en beperkte middelen te optimaliseren om synergie tussen projecten te creëren.
Door dergelijke maatregelen voorkomt een organisatie dat er irrelevante projecten of te veel projecten worden uitgevoerd, wat tot mislukkingen zou leiden door een gebrek aan goed beheer en coördinatie.
Projectplanning
Je wilt altijd op de hoogte blijven van de voortgang van je project, vooral wat betreft de tijdsregistratie. Met de juiste hulpmiddelen voor tijdbeheer kun je deadlines in de gaten houden en andere teamleden en klanten informeren over de status van het project. Tools voor projectplanning gaan verder dan de traditionele pen, papier en kalenders. Met een online kalender kun je taken aanmaken, deze op specifieke dagen inplannen en de verwachte start- en eindtijden aangeven.
Projectomvang
Voordat een project van start gaat, moet er een gedetailleerde beschrijving zijn van alle aspecten ervan. Die beschrijving is de projectscope en omvat aspecten zoals de benodigde middelen, te leveren resultaten, alle taken of fasen die verband houden met het project, limieten en tijdlijnen. Het is de onderbouwing van een project en documenteert de specifieke doelen en maatstaven voor succes.
Projectbelanghebbende
Een projectbelanghebbende is een persoon, groep of organisatie die belang heeft bij de activiteiten van een project of daar op welk niveau dan ook aan deelneemt. Deze entiteiten kunnen direct voordeel of nadeel ondervinden van het project. Goede managers moeten de belanghebbenden, hun rollen en behoeften in kaart brengen en de projectomvang aan hen communiceren.
Projecttijdlijn
Een project moet een planning hebben. Maar dingen verlopen niet altijd volgens plan, en situaties zoals vertraagde mijlpalen en achterstanden kunnen projecten parten spelen. Een projecttijdlijn is een chronologische volgorde van de belangrijkste gebeurtenissen en taken van een project om ervoor te zorgen dat deze volgens planning verlopen. Hierin worden deadlines, afhankelijkheden tussen taken, specifieke taken en de verwachte duur van taken vastgelegd en aan verschillende belanghebbenden gecommuniceerd.
Q-W: Kwaliteitsborging tot watervalmodel-projectmanagement
Kwaliteitsborging
Een van de termen op het gebied van projectmanagement die je moet kennen, is kwaliteitsborging. Dit is een principe van projectmanagement dat ervoor zorgt dat een bedrijf fouten niet uitvergroot en risico's vermijdt. Het helpt managers bij het ontwikkelen van hoogwaardige resultaten, het vaststellen van normen voor uitmuntendheid en het elimineren van valkuilen. Kwaliteitsborging richt zich daarom niet alleen op het leveren van een compleet pakket, maar ook op de beste resultaten in de branche om het klantenbestand te behouden en uit te breiden.
Kwaliteitsmanagement
Projectmanagers streven naar uitmuntendheid, niet als een eenmalige prestatie, maar als een voortdurende inspanning. Kwaliteitsmanagement zorgt ervoor dat er gedurende de gehele levenscyclus van het project consistent hoogwaardige diensten, producten of andere deliverables worden geleverd. Kenmerkende aspecten hiervan zijn onder meer functionaliteit, prestaties, geschiktheid, consistentie en betrouwbaarheid. Een organisatie stelt per project haar eigen normen vast om deze aspecten te meten.
Kwaliteitsplanning
Dit aspect van projectplanning helpt bij het vaststellen van de prioriteiten van een project. Het vindt plaats in de planningsfase en helpt het team en de manager om de cruciale zaken vast te stellen die tot een succesvol project leiden. Hierin worden de benodigde middelen, de bijbehorende taken en de doelstellingen opgesomd. Daarnaast worden in deze stap de kwaliteitsnormen vastgelegd waaraan het project moet voldoen.
RACI-grafiek
Een RACI-grafiek is een diagram dat de mate van betrokkenheid van een persoon bij een project in kaart brengt, zodat iedereen duidelijk inzicht heeft in de rollen en verantwoordelijkheden. RACI is een afkorting die staat voor Responsible (verantwoordelijk), Accountable (aansprakelijk), Consulted (geraadpleegd) en Informed (op de hoogte gebracht). Deze grafiek bevordert de communicatie en maakt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, zodat de activiteiten in de tijdlijn soepel en zonder verwarring verlopen.
Toewijzing van middelen
Efficiënt en kwalitatief hoogstaand management vereist resourceallocatie, oftewel de strategische inzet van beschikbare middelen om de taken te ondersteunen waarvoor ze zijn bestemd. Dit zorgt ervoor dat het project soepel verloopt, de productiviteit op peil blijft en het project kosteneffectief blijft. De beschikbaarheid van middelen en de eisen van de client kunnen echter van invloed zijn op de resourceallocatie.
Resource Leveling
Resource leveling is een managementtechniek die de toewijzing van middelen stroomlijnt, deze afstemt op de projectplanning en uiteindelijk voorkomt dat er te veel of te weinig middelen aan een project worden toegewezen. Als dit echter niet op de juiste manier wordt uitgevoerd, kunnen middelen een project niet optimaal ondersteunen of worden ze niet optimaal benut, wat tot verspilling leidt. Daarom moet u hiaten in de projectmiddelen herkennen, realistische schattingen maken van de benodigde middelen en een lijst met prioriteiten opstellen voor het beheer van middelen en taken.
Middelenbeheer
Middelen zijn de levensader van organisaties en projecten; zonder deze middelen zijn mislukkingen onvermijdelijk. Middelenbeheer voorkomt dergelijke rampzalige uitkomsten. Het omvat de strategieën voor het plannen, organiseren en uitvoeren van de verdeling van middelen. Het maakt deel uit van projectmanagement en heeft betrekking op zowel immateriële als materiële middelen.
Risicobeheer
Risicomanagement identificeert, evalueert en beperkt mogelijke bedreigingen voor projecten. Het onderzoekt hoe de doelstellingen en resultaten van een project kunnen veranderen als gevolg van blootstelling aan risico's. Het proces documenteert verwachte knelpunten en manieren om deze te overwinnen.
Scope Creep
Scope creep is een fenomeen waarbij de te leveren resultaten en eisen van een project toenemen naarmate de voortgang van het project toeneemt. Dit legt een druk op de beschikbare middelen, omdat er activiteiten bij komen die buiten de scope van het project vallen. Door deze extra druk op het team, de middelen en de tijd verliest het project zijn richting en loopt het vast of mislukt het.
Scrum
Scrum is een agile projectmanagementmethode waarbij projecten worden opgedeeld in kleine segmenten, zogenaamde Sprints. Deze herhaalde Sprints duren twee weken tot een maand. Bij elke Sprint wordt feedback van klanten verzameld en wordt een scrumboard gebruikt om de Sprint-doelen en -taken vast te leggen, zodat het tempo van de projectoplevering behouden blijft of verbeterd wordt.
Scrum-projectmanagement
Scrum-projectmanagement wijkt af van de traditionele projectmanagementmethode, waarbij een klant het product van een project pas na voltooiing te zien krijgt. Hierdoor had de klant geen mogelijkheid om feedback te geven vóór de voltooiing van het project. Scrum-projectmanagement biedt hier een oplossing door een project op te splitsen in rollen, artefacten en gebeurtenissen.
Deze drie zijn hulpmiddelen en rollen waarmee het programma een complex project opsplitst in segmenten, zogenaamde Sprints, die twee tot vier weken duren. Aan het einde van een Sprint geeft de klant feedback om het managementteam te begeleiden bij het ontwikkelen van het best mogelijke en gewenste product of de best mogelijke en gewenste dienst voor de client.
Sprint
Een sprint is een vastgestelde of vaste periode die tussen één en vier weken duurt. Het is een ontwikkelingscyclus binnen de levenscyclus van een project. Een scrum-sprint ontstaat dus door het opsplitsen van een project in kleine onderdelen of taken die moeten worden voltooid en goedgekeurd door de belanghebbenden, voordat men doorgaat naar de volgende fase.
Storypoint
Aan het einde van een Sprint wijst een team een score toe om feedback te geven over de inspanning die nodig is om een backlog voor een Taak of item in het project te implementeren. Deze maatstaf kwantificeert het abstracte aspect van het implementeren van een user story, met betrekking tot de risico's, complexiteit en benodigde inspanning. Dit vindt plaats in de backlog van het product.
Watervalmodel voor projectmanagement
Deze lineaire projectmanagementmethodiek biedt een stapsgewijs proces voor het voltooien van een project. Hierbij moet de ene fase eerst worden voltooid voordat de volgende kan worden gestart, en de stappen of fasen vloeien of stromen als het ware in elkaar over, zoals water dat een waterval afstroomt. De methode is misschien niet zo flexibel als de nieuwere managementoplossingen, maar volgt wel de gebruikelijke fasen van projectmanagement.
Met deze projectmanagementtermen in je achterhoofd zul je het nu gemakkelijk vinden om middelen te begrijpen en optimaal te benutten, zodat je het beste uit je projectmanagementtaken kunt halen. Schrijf je in voor de blognieuwsbrief van ClickUp voor meer inzichten in projectmanagement en ontvang praktische tips rechtstreeks in je inbox! 📧