Doorlooptijd berekenen om uw workflows te optimaliseren

"Hoe lang gaat het duren?" en "hoeveel gaat het kosten?" zijn de twee vragen die elke koper zou stellen, of het nu gaat om een maatpak of software-implementatie.

In deze blogpost onderzoeken we wat er nodig is om de eerste vraag te beantwoorden, aan de hand van een concept dat doorlooptijd heet.

Wat is doorlooptijd?

Doorlooptijd verwijst naar de totale tijd die nodig is om een proces te voltooien vanaf het begin tot de voltooiing. Het is de tijd die verstrijkt tussen het moment dat een klant een bestelling plaatst en het moment dat hij zijn product of dienst ontvangt.

Het concept van doorlooptijd vindt zijn oorsprong in het vroege industriële tijdperk en werd belangrijker met de opkomst van productie en supply chain management. Bij productie is het de tijd die de productie-eenheid nodig heeft om een product te maken. Dit kan enkele weken in beslag nemen.

Van productie is het nu een populaire metriek in verschillende industrieën. Als je naar een restaurant gaat en eten bestelt, zeggen ze misschien: "Geef ons 20 minuten om uw eten klaar te maken" Die 20 minuten is de doorlooptijd.

Bij agile softwareontwikkeling gebruiken projectmanagers doorlooptijd voor sprintplanning, het plannen van de uitrol, het toewijzen van middelen, het managen van verwachtingen van belanghebbenden en nog veel meer.

Verschillende soorten doorlooptijden

Afhankelijk van je doelen kun je doorlooptijden meten voor het hele proces of voor slechts enkele onderdelen. Enkele van de verschillende soorten doorlooptijden zijn als volgt.

Doorlooptijd productie

De totale tijd die nodig is om een product te maken vanaf het begin van het fysieke productieproces tot de voltooiing ervan wordt de productieproductietijd genoemd.

Neem een meubelbedrijf dat tafels op maat produceert. Als het:

• 2 dagen om materialen te ontvangen
• 3 dagen voor het snijden en monteren
• 1 dag voor schuren
• 2 dagen voor vernis en afwerking
• 1 dag voor inspectie

De totale productietijd is negen dagen. Als er gaten of wachttijden zijn door de onbeschikbaarheid van assemblagelijnen/teamleden, moet dat ook worden meegerekend.

Doorlooptijd materiaal

De tijd tussen het plaatsen van een bestelling voor materialen en de ontvangst ervan, klaar voor gebruik in de productie, wordt de materiaaldoorlooptijd genoemd.

Dit omvat de tijd die de leverancier nodig heeft om de bestelling te verwerken, de grondstof voor te bereiden/fabriceren, te verpakken en naar uw assemblagelijn te verzenden.

De materiaaldoorlooptijd is vaak het eerste deel van de productiedoorlooptijd. Of het nu gaat om een autofabrikant die aluminium koopt of een bakker die suiker koopt, de materiaaldoorlooptijd bepaalt wanneer je aan de slag kunt.

Doorlooptijd productie

De totale tijd die nodig is om een product te maken, vanaf het begin van de productie tot de voltooiing van het eindproduct, wordt de doorlooptijd genoemd. Het omvat alle stadia van het productieproces, inclusief de instelling, projectuitvoering en montage.

Terwijl de productiedoorlooptijd de tijd voor het ontvangen van materialen, inspectie, enz. omvat, is de productiedoorlooptijd alleen de tijd die nodig is om het product te maken.

Uitgaande van het vorige voorbeeld zou de productiedoorlooptijd zes dagen zijn, exclusief de twee dagen om materialen te ontvangen en één dag voor inspectie.

Doorlooptijd inkoop

De tijd tussen het indienen van een aankoopverzoek voor goederen of diensten en de levering ervan wordt de doorlooptijd genoemd.

Deze omvat de verwerking van aanvragen, het maken van inkooporders, de selectie van leveranciers, productie en levering. De inkoopdoorlooptijd begint vóór de materiaaldoorlooptijd, maar omvat deze ook.

De doorlooptijd van inkoop helpt projectteams om de vertraging te meten die het gevolg is van processen die buiten hun directe werkgebied vallen.

Doorlooptijd klant

De tijd vanaf het moment dat een klant een bestelling plaatst totdat hij het product of de dienst ontvangt, wordt de doorlooptijd genoemd.

In een fastfoodrestaurant als McDonald's wordt de doorlooptijd geminimaliseerd door de artikelen al veel eerder te verwerken dan de bestelling wordt geplaatst - dit is mogelijk door de standaardisatie van diensten. Dit geldt ook voor SaaS-tools. Een klant kan direct toegang krijgen tot software omdat het product al is gemaakt en klaar is voor verzending.

Maar als je een aangepast logo voor je merk laat ontwerpen, omvat de doorlooptijd voor de klant het hele productieproces.

Doorlooptijd verzending

De tijd vanaf het moment dat een product klaar is voor verzending in de fabriek tot de levering op de eindbestemming wordt de verzenddoorlooptijd genoemd. Deze periode omvat het verzendklaar maken van het product, de behandeling, het transport en de levering aan de klant of projectlocatie.

In het moderne supply chain management is de verzendtijd een belangrijke metriek. Als uw smartphone bijvoorbeeld in China of India wordt geassembleerd, hangt uw vermogen om hem in de VS te verkopen af van de tijd die uw leverancier nodig heeft om hem naar u te verzenden. Je go-to-market plannen moeten dus rekening houden met de verzendtijd.

Cumulatieve doorlooptijd

De som van de doorlooptijden in verschillende processen wordt cumulatieve doorlooptijd of supply chain doorlooptijd genoemd. Het omvat de doorlooptijden van alle componenten en processen, van de eerste bestelling van grondstoffen tot de levering van het eindproduct aan de eindklant.

Met zoveel soorten doorlooptijden die van toepassing zijn op verschillende situaties en omgevingen, kan het berekenen van de doorlooptijd een uitdaging zijn. Daarom hebben we hulp gebracht. Hier is de doorlooptijdformule en een stap-voor-stap proces om deze te berekenen.

Hoe doorlooptijd berekenen?

De eenvoudigste manier om doorlooptijd te berekenen is door naar gegevens uit het verleden te kijken en de tijd vanaf de begindatum tot de einddatum te berekenen.

Als het proces bijvoorbeeld start op 01/01/2024 en eindigt op 01/31/2024, dan is de doorlooptijd 31 dagen. In een projectmanagementtool zoals ClickUp kunt u automatisch gemiddelde doorlooptijden berekenen op basis van historische gegevens.

ClickUp Tijdlijnweergave voor het berekenen van doorlooptijden

Hoewel het een geweldig geconsolideerd overzicht biedt, geeft deze doorlooptijdformule u niet de gedetailleerde input die nodig is om de efficiëntie te verbeteren. Een andere manier om dit te benaderen is om vooruit te werken. Zo werkt het.

1. Identificeer de componenten van doorlooptijd

Begin met het opsplitsen van het proces in zijn belangrijkste componenten, zoals:

• Inkoop van grondstoffen
• Voorbewerking
• Productie
• Eventuele afkoelingsperiode
• Wachttijden
• Kwaliteitscontrole en inspectie
• Assemblage
• Verpakking
• Orderverwerking
• Verzending en logistiek

Niet alle processen hebben invloed op de doorlooptijd. In sommige gevallen worden ze anders genoemd of uitgevoerd.

Bij software-engineering kan verpakking bijvoorbeeld containering zijn en verzending deployment. Voor dergelijke projecten, ClickUp's projecttijdregistratie is een fantastisch hulpmiddel om nauwkeurig te meten. Om de tijd op ClickUp bij te houden, kunnen teamleden de timer starten en stoppen, een bereik toevoegen of gewoon achteraf de genomen tijd in uren/minuten invoeren!

Volg tijd, stel schattingen in, voeg notities toe en bekijk rapporten over uw tijd vanaf elke locatie in ClickUp

Kies dus alle componenten die van toepassing zijn op uw bedrijf.

2. Individuele doorlooptijden meten

Bereken de individuele doorlooptijden op basis van de componenten die voor u van toepassing zijn.

Doorlooptijdformule voor inkoop: Datum ontvangst order - datum aanvraag projectteam.

Als je ClickUp formulieren om aanvragen te verzamelen, zult u het veel gemakkelijker vinden om de ontvangstdatum in te voeren en de doorlooptijd op het dashboard te bekijken.

ClickUp formulierweergave voor het probleemloos verzamelen van klantaanvragen

Hoewel het projectteam weinig controle heeft over hoe snel het inkoopteam werkt, is deze doorlooptijd cruciaal voor de algehele efficiëntie van het proces.

Doorlooptijdformule voor productie/fabricage: Datum van uiteindelijke output - datum van ontvangst van grondstoffen. Gebruik deze metriek om de tijd te bepalen die nodig is om grondstoffen of componenten om te zetten in het eindproduct, inclusief de tijd voor het instellen, verwerken, assembleren, kwaliteitsborging of inspectie.

Verstuurtijdformule: Tijd geleverd aan de klant - tijd verzonden vanuit het magazijn. Sommige bedrijven rekenen verpakking tot de productietijd, terwijl anderen het als een verzendproces beschouwen. Kies wat het beste bij u past.

3. Tel ze op!

Tel de afzonderlijke doorlooptijden (inkoop, productie en verzending) bij elkaar op om de totale doorlooptijd of de werkelijke doorlooptijd van de bestelling te krijgen. ClickUp Formulevelden kunnen het veel eenvoudiger maken met datum- en tijdfuncties, tekenreeksfuncties, logische functies en wiskundige functies.

ClickUp formulevelden om eenvoudig geavanceerde berekeningen uit te voeren

Terwijl u dat doet, zijn hier een paar dingen om te onthouden.

Rekening houden met buffertijd: Als u doorlooptijden gebruikt als benchmark voor het bepalen van de beloofde leverdatum aan de klant, voeg dan wat buffertijd toe om onvoorziene vertragingen of variabiliteit in het proces op te vangen.

Een kleine vertraging in één stap kan bijvoorbeeld een cumulatieve impact hebben op de volgende stappen. Gebruik de ClickUp Gantt-diagram om afhankelijkheden en de algemene impact op de levertijd te visualiseren.

ClickUp Gantt-diagram voor projectplanning op basis van doorlooptijd

Doorlooptijd uitsplitsen tot in detail: De meeste bedrijven berekenen doorlooptijden om de efficiëntie te verbeteren. Als dat het geval is, wil je alle details tot in de kleinste details bewaren. U moet bijvoorbeeld weten of inklaring het grootste deel van uw verzenddoorlooptijden in beslag neemt.

Voorbeelden van doorlooptijden

Doorlooptijd is eenvoudigweg de tijd tussen het begin en het einde van een proces. In verschillende sectoren, bedrijven, projecten en teams zijn er honderden voorbeelden van doorlooptijd.

Doorlooptijd in productie

Stel dat u een fabrikant bent van katoenen t-shirts die via winkels verkocht worden. Uw doorlooptijd is dan het totaal van:

• Aankooptijd voor katoen (15 dagen)
• Inkooptijd voor andere materialen zoals garen, knopen, verpakkingsmateriaal, etc. (3 dagen)
• Productie/verwerkingstijd voor meten, snijden, stikken, strijken, vouwen en toevoegen van labels (1 dag)
• Inspectietijd (1 dag)
• Verpakkingstijd (3 dagen)
• Verzendtijd naar detailhandelaar (12 dagen)

Totale doorlooptijd = 35 dagen

Doorlooptijd in software projectmanagement

Softwareontwikkelingsprojecten kunnen er iets anders uitzien. De plannings- en architectuurfasen kunnen veel langer zijn, maar de rest kan gebeuren in korte sprints, die zich incrementeel ontwikkelen.

Daarom wordt de doorlooptijd meestal berekend vanaf het moment dat een user story klaar is tot het moment dat de functie wordt uitgerold.

Voordelen van het verkorten van de doorlooptijd

Doorlooptijd vertelt je hoeveel tijd je nodig hebt om het werk te doen. Bij uitbreiding kun je leren hoeveel je op een bepaald moment kunt produceren. Als één persoon bijvoorbeeld één functie in een week kan ontwikkelen (d.w.z. je doorlooptijd), kun je de toewijzing van middelen en capaciteit plannen op basis van hoeveel functies je elke week moet ontwikkelen.

Met een kortere doorlooptijd, d.w.z. als één persoon twee features per week kan ontwikkelen, kun je je omzet, efficiëntie, klanttevredenheid, concurrentievoordeel en nog veel meer verhogen!

Klanttevredenheid: Als je een product sneller aan een klant kunt leveren, zullen ze waarschijnlijk meer tevreden zijn. Dit is de reden waarom het verkorten van de levertijd-i.e., deadlines halen -is een kritieke factor voor e-commercespelers zoals Amazon, die zwaar investeren in opslag, logistiek en automatisering voor het afhandelen van bestellingen.

Efficiëntie: Een kortere doorlooptijd betekent dat je meer kunt doen binnen dezelfde tijd, waardoor de efficiëntie van het proces verbetert. Een grotere efficiëntie versnelt ook de productie en verlaagt de opslag- en bewaarkosten.

Flexibiliteit: Het verkorten van de doorlooptijd van projectuitvoering vergroot het vermogen van een bedrijf om snel te reageren op veranderingen in de markt of te voldoen aan de vraag van de klant. Tijdens COVID-19 behaalden organisaties die op afstand konden werken en snel digitale ervaringen konden creëren - met kortere doorlooptijden - een enorm concurrentievoordeel.

Voorraadbeheer: Kortere doorlooptijden leiden tot lagere voorraadniveaus - het fundamentele voordeel dat Japanse autofabrikanten voor het eerst zagen bij lean manufacturing. Dit maakte magazijnruimte vrij, verminderde veroudering van de voorraad en verminderde het kapitaal in voorraad, waardoor de algehele financiële gezondheid van het bedrijf verbeterde.

De voordelen van kortere doorlooptijden zijn in het hele proces zichtbaar. Maar hoe bereik je dit? Hier volgen enkele tips.

Strategieën om doorlooptijd te verkorten

Om iets te optimaliseren, moet je de huidige staat kennen. Dus begin daar.

Gebruik apps voor tijdbeheer om de doorlooptijd van alle processen en fasen nauwkeurig te berekenen. Identificeer vervolgens optimalisatiekansen. Zodra je de basisgegevens binnen handbereik hebt, is de volgende vraag: Hoe tijd besparen ?

Automatiseren

Automatiseer processen die geen menselijke interactie of tussenkomst vereisen. Dit kan zo eenvoudig zijn als het instellen van als-dit-dan-dat workflows in uw projectmanagementsoftware. Als een taak bijvoorbeeld te laat is, worden mensen automatisch op de hoogte gebracht van de escalatiematrix. Of, als de ontwerper een taak heeft voltooid, deze automatisch toewijzen aan de ontwikkelaar. ClickUp Automatiseringen heeft meer dan 100 sjablonen om workflows, routinetaken, projecthandoffs en meer te stroomlijnen.

ClickUp Automatiseringen om tijd te besparen en te focussen op wat belangrijk is

Beter plannen Hulpbronnen plannen om onnodige wachttijden te voorkomen. Gebruik de ClickUp Workload-weergave om te zien wie wat doet en werk toe te wijzen. Moedig teamleden aan om hun eigen productiviteitsrapporten te bekijken om hun

doelen voor tijdbeheer !

de werklastweergave van ClickUp om bronnen opnieuw toe te wijzen_

Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, ClickUp's sjablonen voor tijdmanagement zijn hier om te helpen. Kies uit de tien sjablonen en pas ze aan je behoeften aan!

Nauwkeurig voorspellen

Verkort de doorlooptijd van voorraadbeheer met technieken zoals veiligheidsvoorraden, herbestelpunten en economische bestelhoeveelheid (EOQ) om voorraadniveaus te optimaliseren. Gebruik robuuste voorraadbeheersoftware om de inventaris op te maken!

Kennis delen

Voorkom kennishiaten met gedetailleerde documentatie en het delen van kennis. ClickUp Documenten is ontworpen om u te helpen bij het schrijven en delen van alles binnen de organisatie. En wat is er nog meer? ClickUp AI kan proeflezen, samenvatten en informatie toegankelijker maken.

klikUp AI, 's werelds eerste neurale netwerk dat taken, documenten, mensen en alle kennis van uw bedrijf verbindt met AI

Verkort de doorlooptijd en optimaliseer uw workflow met ClickUp

Nauwkeurig en direct de vraag beantwoorden - hoe lang gaat het duren?- is een belangrijke taak voor projectmanagers.

Het helpt tijdens de hele projectmanagementlevenscyclus bij het plannen, roosteren, toewijzen van middelen, bouwen van onvoorziene uitgaven, herstel na calamiteiten, beheer van belanghebbenden, go-to-market-strategie, enz.

Nauwkeurig de doorlooptijd berekenen is een eenvoudige maar krachtige manier om de toekomst te voorspellen. In de snel evoluerende wereld van vandaag kan het minimaliseren van de doorlooptijd de grootste onderscheidende factor van uw bedrijf zijn.

Als je meer investeert in het verkorten van doorlooptijden, bouw je ook efficiëntie en productiviteit in je systemen. Bijvoorbeeld, zelfs de eenvoudigste automatisering vermindert de doorlooptijd niet alleen voor dat proces, maar ook voor de hele workflow van de organisatie.

Het optimaliseren van doorlooptijden heeft samengestelde effecten, dus ClickUp is ontworpen om u de kracht te geven om doorlooptijden te zien, te meten en te minimaliseren.

ClickUp's alles-in-één gratis software voor projectbeheer stelt je in staat om de tijd van taken bij te houden, doorlooptijden te bewaken, prestaties te meten, statistieken te optimaliseren en processen te automatiseren, allemaal op één plek.

Van creatieve bureaus tot vastgoedbeheer, organisaties over het hele spectrum leveren producten en diensten snel met ClickUp. Overtuig uzelf.

Veelgestelde vragen (FAQ)

1. Wat is doorlooptijdformule?

Doorlooptijd = tijd van voltooiing - starttijd

Hoewel dit de meest eenvoudige doorlooptijdformule is, verklaart het niet waarom de doorlooptijd het getal is dat het is. Organisaties werken soms vooruit. Op zulke momenten is de berekening van de doorlooptijd als volgt.

Doorlooptijd = Doorlooptijd inkoop + doorlooptijd productie + doorlooptijd levering

2. Wat is doorlooptijd versus cyclustijd?

Hoewel ze enigszins op elkaar lijken, dienen deze twee meeteenheden verschillende doelen en behoeften. Hier volgt een overzicht van cyclustijd vs. doorlooptijd .

Verschil tussen doorlooptijd en cyclustijd

3. Wat is de levertijd?

De levertijd is de totale tijd die verstrijkt tussen het moment dat een klant een bestelling plaatst en het moment dat deze aan huis wordt afgeleverd.