Een van de eerste dingen die managers instellen voordat ze aan een project beginnen, is een deadline, d.w.z. de dag voor de oplevering van het project. De deadline, ook bekend als de deadline, fungeert als boekensteun voor het project.
In een onderzoek onder productmanagers, Gartner vindt dat 45% van de lanceringen minstens een maand vertraging oplopen! In projecten, afdelingen, organisaties en regio's is het om verschillende redenen vrij gebruikelijk om deadlines te missen.
In deze blogpost onderzoeken we waarom het halen van deadlines essentieel is, met welke uitdagingen je te maken krijgt en hoe je de kans kunt vergroten dat je deadlines in je projecten haalt.
Het belang van vergaderingen over deadlines
Bij het tekenen op de stippellijn toewijzen teams van projecten zich aan een deadline. Deze toezegging op zich is al reden genoeg om ze na te komen. Maar er is meer.
Geloofwaardigheid: Het toewijzen van deadlines is een fundamenteel kenmerk van geloofwaardigheid. Het laat zien dat je betrouwbaar bent.
Operationele uitmuntendheid: Een project op tijd afleveren toont je vaardigheden, capaciteiten en operationele uitmuntendheid. Het laat zien dat je een project kunt inschatten, plannen en opleveren.
Financiële voorzichtigheid: Soms hebben contracten boeteclausules voor vertraagde oplevering, wat betekent dat je geld kunt verliezen door de deadlines van een project niet te halen. Als je het project op tijd voltooit, krijg je betaald wat je hebt afgesproken.
Vrijheid om vooruit te plannen: Als je weet dat een project op tijd Voltooid zal zijn, kun je het volgende project met vertrouwen inplannen. Dit bevordert de continuïteit van de business en, extensie, de winstgevendheid.
Hoewel het vanzelfsprekend is om vergaderingen op tijd te doen, is dat niet altijd gemakkelijk.
Veelvoorkomende uitdagingen bij vergaderingen over deadlines
Organisaties worden vaak geconfronteerd met uitdagingen bij de vergadering van deadlines die ze hebben toegewezen. Enkele van de meest voorkomende zijn de volgende.
Te veel toewijzing: Het salesteam heeft de deadline misschien overschat en de projectteams hebben moeite om die te halen.
Onderschatten: Teams van projecten onderschatten vaak de inspanning die ze moeten leveren en toewijzen een onmogelijk strakke deadline.
Onhaalbare planning: Teams van projecten hebben tijd nodig om de vereisten te begrijpen en de inspanningen op te voeren. Door taken vanaf dag één te plannen, stellen projectmanagers zichzelf en hun teams bloot aan een gemiste deadline.
Slechte prioritering: Taken hebben hiërarchieën en afhankelijkheid. Door prioriteit te geven aan als je ze niet goed prioriteert, zullen teams in chaos en verwarring raken en uiteindelijk deadlines missen.
Gebrek aan samenwerking: Wanneer verschillende leden van een team niet regelmatig met elkaar communiceren, is de kans groot dat informatie door de mazen van het net valt. Dit resulteert in ondermaatse leveringen, die opnieuw moeten worden bewerkt, waardoor deadlines verder worden opgeschoven.
Het goede nieuws is dat duizenden organisaties al eerder met deze uitdagingen zijn geconfronteerd en bewezen strategieën en best practices hebben ontwikkeld om ze te overwinnen. Laten we inspiratie uit hen putten!
10 bewezen strategieën voor vergadering van deadlines
Een deadline is alleen haalbaar als hij realistisch is, d.w.z. als het werk redelijkerwijs binnen die tijdlijn kan worden voltooid.
Voordat je deadlines aan een project toekent, moet je de reikwijdte duidelijk begrijpen. Schets de taken, maak een abonnement op de grootte van het team, schat de benodigde manuren in en breng het leveringsschema in kaart. Alleen als het haalbaar lijkt, moet je het toewijzen.
Nu je een realistische deadline hebt toegewezen, zijn hier tien bewezen strategieën om die te halen.
1. Deel het project op in taken en subtaken
Rome werd niet in één dag gebouwd en dat geldt ook voor je project. Verdeel je project dus in beheersbare delen met kleinere taken.
- Verduidelijk deprojectdoelstellingen* Stel een duidelijke hiërarchie van taken en subtaken op en zorg ervoor dat de ene taak bij de andere aansluit
- Schrijf gedetailleerde instructies/gebruikersverhalen voor elke taak om ervoor te zorgen dat de leden van het team begrijpen wat ze Nog te doen hebben
- Creëer mijlpalen die de voltooiing van specifieke fasen van het project aangeven
- Wijs gebruikers en supervisors toe voor elke taak om te zorgen voor een gelijkmatige verdeling van de werklast
- Voeg checklists toe om ervoor te zorgen dat de Taak wordt Voltooid volgens de verwachte standaarden
- Startdata en deadlines voor elke taak instellen
- Taken en subtaken zorgvuldig prioriteren
Vergeet uw operationele taken niet, zoals vergaderingen, retrospectives, rapportage, enz.
2. Gebruik software voor projectmanagement
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/list-view-in-clickup-2-1400x926.png
/%img/
Navigeer eenvoudig door projecten met ClickUp's 15+ weergaven en unieke hiërarchie
A software voor taakbeheer is in de eerste plaats bedoeld om de operationele last voor jou en je team te verlichten. Hulpmiddelen voor projectmanagement zoals ClickUp kunnen u helpen met het volgende:
Zichtbaarheid: Iedereen in het team kan zien welk werk er is ingepland, wat er wordt gedaan, wat er nog moet gebeuren en meer. Dit helpt iedereen om context te krijgen en een holistische bijdrage te leveren.
Toegang: Alle informatie over het project is geconsolideerd op één plek waar iedereen toegang toe heeft wanneer hij of zij die nodig heeft. Houd letterlijk iedereen op dezelfde pagina.
Samenwerking: Heb je een vraag voor een collega? Laat gewoon een opmerking achter onder de Taak en tag de collega. Ze krijgen een melding en kunnen je op tijd antwoorden.
Verbindingen: Een project is meer dan een verzameling taken. Het omvat documentatie, werkstromen, gesprekken en andere institutionele kennis. Een tool als ClickUp kan deze verbindingen beschikbaar maken voor elk lid van het team.
Schatting: Als u eerder een soortgelijk project met ClickUp hebt beheerd, beschikt u al over alle operationele gegevens die u nodig hebt. Daarmee kunt u snel een inschatting maken van de inspanningen en een abonnement nemen op de deadlines.
Dagelijkse abonnementen: ClickUp kan ook dienen als een dagelijkse planner app geeft je een duidelijke weergave van het werk dat jij en je team dagelijks moeten doen.
Nu ClickUp het 'projectmanagement' voor zijn rekening neemt, kunnen de leden van uw team zich concentreren op hun taken.
3. Let op de afhankelijkheid
Een gegarandeerde manier om deadlines te missen is ervan uit te gaan dat taken in silo's werken en onafhankelijk kunnen worden voltooid. In werkelijkheid zijn de meeste Taken in een project afhankelijk van anderen.
Het ontwikkelingsteam kan bijvoorbeeld pas aan de startpagina werken als het ontwerpteam de UI heeft Voltooid. Om UI te kunnen ontwerpen, moet de schrijver kopij geschreven hebben. Dat kan alleen als het business team hen een briefing heeft gegeven.
Een vertraging in welke fase dan ook zal de uiteindelijke deadline verschuiven of onnodige druk leggen op degenen die aan de laatste stappen werken. Het helpt om een gedetailleerd schema te hebben, maar het is nog iets anders om het te beheren.
Let op de afhankelijkheid terwijl je de taken instelt. ClickUp-taak kunt u deadlines toewijzen voor elke taak en subtaak. Verzamel het team en bespreek de afhankelijkheid met hen. Zorg dat ze hun deadlines toewijzen in het belang van het project.
Breng deze afhankelijkheden in kaart met behulp van ClickUp-taak prioriteiten zodat iedereen in het team weet wat de gevolgen zijn van hun vertragingen.
Als u niet zeker bent over taken prioriteren en afhankelijkheid, raadpleeg ClickUp's sjablonen voor prioriteitstelling voor hulp.
Denk aan afhankelijkheid en geef taken de juiste prioriteit met ClickUp-taak
4. Gebruik de S-curve
Een S-curve is een wiskundige grafiek die cumulatieve gegevenspunten over de X- en Y-as uitzet. Een typisch project heeft de vorm van de letter S, vandaar de naam.
Laten we zeggen dat je software voor relatiebeheer (CRM) aan het bouwen bent. Voordat je kunt beginnen met het schrijven van code, moet je de industrie begrijpen, het soort klanten dat je hebt, de informatie die je moet vastleggen, enzovoort. Dit kost aanvankelijk tijd.
Als je codeertaken vanaf de eerste dag plant, zul je deadlines missen en jezelf instellen op vertragingen.
Door je tijd en voortgang in kaart te brengen in de vorm van een S-curve, kun je langzaam beginnen en de voltooiing van je taken na verloop van tijd versnellen.
Gebruik de ClickUp start- en deadlines voor elke Taak om ervoor te zorgen dat u de planning stapelt. Op deze manier hebt u ademruimte aan het begin van het project en kunt u het momentum opbouwen wanneer u er vertrouwen in hebt.
5. Buffertijd inplannen
Een van de grootste fouten die projectmanagers maken is het toewijzen van krappe deadlines en vervolgens kritieke Taken te dicht op elkaar leggen. Dit creëert twee specifieke problemen.
- Het creëert een gevoel van urgentie, waardoor er geen ruimte is om innovatief te zijn of te focussen op kwaliteit
- Laat geen ruimte voor onvermijdelijke omstandigheden, zoals een persoonlijk noodgeval van een teamlid
Zet bij de instelling van een abonnement op elk project wat buffertijd opzij app voor werkplanning . Geef je teamleden de ruimte om creatief te zijn en niet alleen achter het voltooien van taken aan te jagen. ClickUp's tijdbeheer functies kunnen helpen! Zodra u de taken, subtaken en afhankelijkheid hebt ingesteld, gebruikt u de optie ClickUp kalender weergave om het grote geheel te zien.
Bekijk het grote geheel met de kalenderweergave van ClickUp
Als de deadlines te dicht bij elkaar liggen, sleep ze dan naar een andere dag. Dit zal automatisch afhankelijke taken stroomafwaarts ook opnieuw inplannen.
Maar denk aan de Wet van Parkinson, die stelt dat werk zich uitbreidt om de beschikbare tijd voor het voltooien ervan te vullen. Geef jezelf niet te veel buffer om uitstelgedrag te voorkomen. Deadlines geven de urgentie aan waarmee het project voltooid moet worden.
6. Vermijd scope creep Scope creep is wanneer de client/projectsponsor wijzigingen of toevoegingen maakt aan de oorspronkelijke doelstellingen van een project. Scope creep leidt meestal tot een toename van het werk dat gedaan moet worden, het toevoegen van nieuwe taken halverwege en het ontsporen van de aanpak van deadlines.
Als projectmanager is het jouw verantwoordelijkheid om scope creep te voorkomen. Je kunt dit doen door vanaf het begin duidelijke eisen en wensen te verzamelen. ClickUp's sjablonen voor productvereisten (PRD) zijn een goed uitgangspunt.
Vermijd scope creep met ClickUp
Als alternatief kunt u het project opnieuw plannen met een nieuwe deadline voor de nieuwe scope.
7. Voortgang bijhouden
Blijf op de hoogte van elk project en mis nooit meer een deadline
Ben je ooit in een situatie geweest waarin de deadline vandaag is en je nog lang niet het project hebt voltooid? Dit gebeurt vooral wanneer het beheren van meerdere projecten tegelijk.
Blijf regelmatig op de hoogte van de voortgang om te voorkomen dat je overweldigd wordt op de laatste dag.
- Bekijk het ClickUp Dashboard om de grafieken van de burn-ups en burn-downs te zien
- Bekijk de Werklastweergave om te zien wie er voor of achter ligt op schema. Bied hulp aan degenen die het moeilijk hebben
- Gebruik de Kanban-weergave om Taken op status te sorteren
- Gebruik de Gantt grafiek om aankomende taken en hun afhankelijkheid te visualiseren
- De kalenderweergave gebruiken om toekomstige taken per dag, week of maand te bekijken
8. Effectief tijd beheren
Een van de belangrijkste factoren voor succesvolle projectoplevering is tijdmanagement. Je kunt ervoor zorgen dat je op schema blijft door de tijd van je team in de gaten te houden, bij te houden en te beheren. Bovendien kunt u er ook voor zorgen dat niemand overcapaciteit heeft en eindeloze uren werkt. En je ze niet instelt op het niet halen van strakke deadlines.
Terwijl verschillende tijdmanagement tools op de markt zijn, ben je het meest gebaat bij een hulpmiddel dat is ontworpen om tijdsregistratie te gebruiken voor het succes van projecten. ClickUp's tijdsregistratie functie doet precies dat. Uw team kan ClickUp gebruiken om tijd bij te houden vanaf elk apparaat. Ze kunnen de timer starten en stoppen tijdens het uitvoeren van een taak of achteraf tijd toevoegen met handmatig bijhouden.
Begrijp de werklast van je team beter met ClickUp tijdsregistratie
Ze kunnen aantekeningen toevoegen aan invoer om precies te weten waar ze tijd aan hebben besteed. Ze kunnen ook prioriteiten toekennen aan taken met behulp van de matrix voor tijdbeheer rechts in ClickUp.
Als projectmanager hebt u toegang tot gedetailleerde timesheets en tijdsinschatting en tijdsregistratie. Gebruik dit om te begrijpen hoe elk teamlid presteert en geef ze de hulp die ze nodig hebben.
9. Automatiseer wat u kunt
Aangepaste automatisering in ClickUp
Tientallen kleine, repetitieve taken op het gebied van projectmanagement moeten dagelijks worden Voltooid. Projectmanagers gebruiken vaak apps voor dagelijkse checklists om ervoor te zorgen dat ze Voltooid worden.
Maar je hoeft ze niet allemaal zelf handmatig te doen. Automatiseer zoveel mogelijk om tijd vrij te maken om problemen op te lossen en je team te helpen. ClickUp Automatiseringen heeft meer dan 100 kant-en-klare werkstromen voor allerlei projectscenario's, zoals:
- Toegewezen persoon toevoegen bij statuswijziging
- Gebruiker notificatie sturen bij verandering van prioriteit
- Terugkerende taken maken op specifieke data
- Volgers toevoegen wanneer de deadline is verstreken
- De manager op de hoogte stellen wanneer de bijgehouden tijd de geschatte tijd overschrijdt
Ben je nieuw met automatisering? We hebben alles voor je. Hier is onze gids voor automatisering met voorbeelden!
10. Communiceer proactief met alle belanghebbenden
Ondanks je inspanningen kun je soms een deadline niet halen door factoren waar je geen invloed op hebt. Instance, de wereldwijde pandemie of de oorlog in Oekraïne zorgden voor onoplosbare problemen in de toeleveringsketen waardoor de deadlines van verschillende organisaties werden opgeschoven.
Als een deadline dreigt te worden gemist, houd de belanghebbenden dan op de hoogte. Laat de sponsor of client van het project weten dat er vertragingen worden verwacht. Spreek met het team van het project om te zien of je iets kunt doen om het project dichter bij de deadline te voltooien.
Nooit meer een deadline missen
Een belofte doen en je eraan houden zijn de kenmerken van professionaliteit. Bij een belofte zijn deadlines belangrijk.
Hoewel het algemeen aanvaard is dat deadlines soms gemist worden, geeft achterlopen op schema geen goed beeld van je vaardigheden in projectmanagement.
Verbeter uw projectmanagement en mis nooit een deadline met ClickUp. Moet u uw project nog doen? Gebruik Taken. Moet u het plannen? Gebruik datums en tijden. Maakt u zich zorgen over de afhankelijkheid van taken? Verbind Taken gemakkelijk.
Weet je niet zeker of je deadlines realistisch zijn? Gebruik de kalender of de werklastweergave om te zien wat mogelijk is. Wil je op de hoogte blijven van de voortgang? Gebruik het dashboard. Meerdere projecten tegelijk beheren? Geen probleem!
ClickUp is ontworpen met elk hulpmiddel dat u nodig hebt om op koers te blijven. Niet overtuigd? Kijk zelf maar.