Wat is er nodig om een project succesvol te voltooien? Mensen, tijd en geld? Ja, maar er is meer. Succesvolle voltooiing van een project vereist een goede planning van middelen voor de juiste taken op het juiste moment in een logische bestelling.
Het is dan ook geen wonder dat business verlies lijdt.. miljoenen dollars in reële en opportuniteitskosten door vertragingen of budgetoverschrijdingen.
Als projectmanager is effectieve resourceplanning de sleutel tot succes.
Wat is resourceplanning?
Resource planning is een cruciaal onderdeel van projectmanagement, waarbij beschikbare teamleden specifieke taken toegewezen krijgen die binnen een vooraf bepaalde tijd voltooid moeten worden. Er zijn hoofdzakelijk twee methodes voor resourceplanning: Tijdsgebonden of resourcegebonden.
Tijdsgebonden middelenplanning
Als er een vaste deadline is voor het project, dan wijs je middelen toe om het werk binnen die planning te voltooien. Er is in dit geval een vaste deadline, maar de middelen zijn flexibel. Professionele dienstverleningsorganisaties of bureaus met extra middelen in afwachting van projecten gebruiken meestal time-constrained resource scheduling.
Het is ook van toepassing op projecten met een vaste startdatum. Als je bijvoorbeeld kijkt naar een lancering met Kerstmis, dan heb je een tijdsbeperking tot 25 december (of eerder).
Beperkte planning
Aan de andere kant, als je een beperkt aantal resources hebt, zul je het project plannen rond de beschikbaarheid en capaciteit van de resources.
Deze methode van resource management vereist flexibiliteit in tijdlijnen. Planning met beperkte middelen wordt meestal gebruikt door productbedrijven of interne teams, waarbij je extra leden van het team of aannemers inhuurt. Wanneer ClickUp bijvoorbeeld functies van ClickUp AI toevoegt aan ons platform, plannen we het project met onze resourcebeperkingen in gedachten.
Hoe dan ook, een resource planning wordt fundamenteel bepaald door middelen en tijd. Laten we het voorbeeld nemen van een team voor de productie van content . Dit team bestaat uit SEO-analisten, schrijvers, editors, ontwerpers en uitgevers. Hier voert elke persoon zijn taak uit nadat hij de vorige heeft voltooid. Je moet de middelen dus opeenvolgend plannen als een tweewekelijkse Sprint.
- SEO onderzoek en briefing van dag 1-3
- Schrijven van dag 4-9
- Bewerking van dag 10-12
- Ontwerp van dag 13-15
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Project-Schedule-Table.png
/%img/
Zelfs deze eenvoudige resourceplanning brengt uitdagingen met zich mee. Zoals je in bovenstaande grafiek kunt zien, heeft een SEO-analist of een editor drie dagen nodig om hun Taak te voltooien, terwijl de schrijver er zes nodig heeft.
Dus als dit team één resource zou hebben met elke vaardigheid, zou iedereen onderbezet zijn, behalve de schrijver. Het is precies dit probleem dat effectieve resourceplanning probeert op te lossen.
Waarom is resourceplanning belangrijk in projectmanagement?
Arbeid kost maar liefst "70% van de totale bedrijfskosten van een organisatie" suggereert het onderzoek van het Human Capital Management Institute (HCMI). Dit betekent dat werknemers weliswaar uw grootste bezit zijn, maar ook uw grootste kostenpost. Je moet ze dus optimaal en effectief inzetten.
Middelen optimaliseren
werklastweergave in ClickUp
U zult merken dat we niet hebben gezegd 'de personele middelen maximaliseren', omdat het beste gebruik van iemands vaardigheden niet altijd gelijk hoeft te zijn aan 100% van hun tijd. Sterker nog, " Gartner-onderzoek toont aan dat teams met een lagere bezettingsgraad de tijd die nodig is om business waarde te leveren met 30% of meer kunnen verkorten."
Het plannen van resources stelt projectmanagers in staat om de tijd van hun teamleden effectief te gebruiken. Het stelt hen in staat om optimaal gebruik te maken van de beschikbare mensen en vaardigheden om de resultaten te maximaliseren.
Op tijd en binnen budget leveren
Gebruik resourceplanning om ervoor te zorgen dat u het project voltooit binnen de toegewezen tijd en het budget.
Het stelt u in staat om het toekomstige verloop van het project te visualiseren en de nodige beslissingen te nemen noodplannen ruim van tevoren. Als zich een onverwachte gebeurtenis voordoet, pas deze dan zo nodig aan.
Kwaliteitsdiensten leveren
Projectplanning is meer dan een resourcekalender . Het is een transparante visualisatie van hoe een project zou worden opgeleverd. Het bevat projecttaken, verantwoordelijkheden, afhankelijkheid, hand-offs, samenwerking, feedbackcycli, enz.
Met zo'n uitgebreide weergave begrijpt elk lid van het team zijn rol in de levenscyclus van het project. Op deze manier zullen ze effectiever samenwerken met hun collega's, holistische hand-offs ontvangen en duidelijke instructies doorgeven. Samen zullen ze diensten leveren die voldoen aan de verwachte normen.
Kosten besparen
Het identificeren van hiaten in uw abonnement is gemakkelijk wanneer u uw middelen van tevoren inplant. Dit geeft projectmanagers de tijd en de mogelijkheid om vooraf in te huren of hun teams te verschuiven om de gaten op te vullen.
Zonder een resourceplanning zullen er tijdens het project vaak gaten vallen, waardoor iedereen naar oplossingen moet zoeken en er onnodige kosten worden gemaakt. Gaten in je projectplanning veroorzaken ook problemen op het gebied van resourcemanagement met betrekking tot de betrokkenheid, prestaties en het behoud van medewerkers.
Sterke beoordelingen en retrospectieven
Een goede review is een review waarbij je resultaten afzet tegen een abonnement en het resourceplan fungeert als abonnement. Reviews helpen u te begrijpen of er vertragingen, budgetoverschrijdingen, samenwerkingsproblemen of andere interpersoonlijke uitdagingen waren. Structureer op basis hiervan je continue verbeteringsabonnementen voor toekomstige projecten.
Voordelen van resourceplanning
Het doel van elk project is om inkomsten te genereren of te verhogen. Resource scheduling zorgt ervoor dat u de resultaten krijgt die u nodig hebt.
Voor teamleden
Met een duidelijke, zichtbare en transparante resourceplanning weet elk lid van het team precies wat ze moeten doen, volgens welke normen en tegen wanneer. Daarom hebben ze:
- Duidelijkheid over hun rol om hun beste werk te doen, waarbij ze verantwoordelijkheid nemen voor hun resultaten
- De weg naar voltooiing om vakanties, pauzes, sabbaticals en andere grote gebeurtenissen in het leven te plannen
- Een gevoel van doelgerichtheid om hun Taken te verbinden met de doelen van het bedrijf, wat de Business toewijding bevordert
- Betrokkenheid bij de werkplek voor betere samenwerking
- Zichtbaarheid van prestaties om hun doelen te bereikendoelen te bereiken gedurende het project en te begrijpen hoe hun succes zal worden geëvalueerd
Meetbare doelen vaststellen voor taken en projecten met automatische progressie om doelen effectiever te bereiken met gedefinieerde tijdlijnen en kwantificeerbare targets
Voor projectmanagers
Leiders zullen projecten, taken, teams en resultaten effectief beheren met robuuste middelentoewijzing om het volgende te bieden..:
- Een duidelijke kijk op wie wat doet, het optimaliseren van het gebruik en de betrokkenheid van de medewerkers
- Overzicht van de hiaten of overbelasting om deze aan te pakken en het project op koers te houden
- Het vermogen om vertragingen of budgetoverschrijdingen te voorzien om problemen te voorkomen en je voor te bereiden op onvermijdelijke problemen
- Aanpassingsvermogen aan veranderingen als de eisen van de markt, de behoeften van klanten of organisatiestructuren veranderen
- De vrijheid om de status van pprojecten nauwkeurig en regelmatig te communiceren met de leidinggevenden
Voor de organisatie
Effectieve resourceplanning helpt de organisatie om het team optimaal te benutten.
- De juiste mensen op het juiste moment inhuren
- De klant de juiste prijs in rekening brengen op basis van een bijna nauwkeurige schatting van inspanning en tijd
- Hiaten in vaardigheden of capaciteiten identificeren om de leer- en ontwikkelingsstrategie te abonneren
- De vraag naar resources nauwkeurig voorspellen
- Scope creep voorkomen
Hoe maak je een resourceplanning?
1. Bepaal de reikwijdte van het project en de benodigde middelen
Voordat je begint met het inroosteren van middelen, begin je met het bepalen van de omvang van het project en welke middelen je nodig hebt om het te voltooien. Overweeg daarbij het volgende.
Tijd die je hebt: Denk verder dan het aantal werkdagen. Bedenk ook of er andere vrije dagen zijn waarop mensen kunnen knuppelen voor een lang weekend of een grote interne gebeurtenis waarbij je team betrokken kan zijn.
Aanwezige vaardigheden: Identificeer alle vaardigheden die je nodig hebt om het project te voltooien, inclusief technische, operationele en managementvaardigheden.
Bronnen die nodig zijn: Eén persoon kan meer dan één vaardigheid hebben. Meerdere personen kunnen dezelfde vaardigheid hebben. Stel de optimale combinatie samen van leden van het team om de vaardigheden te vormen die je nodig hebt.
Work breakdown structure (WBS): Verdeel het project in kleine, hiërarchische en beheersbare componenten, d.w.z. taken.
Afhankelijkheid: Schets de volgorde waarin je teams taken moeten voltooien en hoe een van invloed is op stroomopwaartse of stroomafwaartse activiteiten.
Beperkingen: Is het een strak projectplanning ? Zijn er minder mensen dan je denkt nodig te hebben? Is het budget beperkt? Werkt je team in verschillende tijdzones die elkaar niet overlappen?
Identificeer elke wegversperring die je waarschijnlijk zult tegenkomen. Evalueer ook de vraag naar middelen binnen je organisatie voor een betere verdeling van vaardigheden.
Deliverables van het project en maatstaven voor succes: Schrijf op wat je van elk lid van het team verwacht en hoe je hun prestaties gaat meten. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit en samenwerkt.
2. Kies een hulpmiddel voor resourcebeheer
Organisaties gebruiken al heel lang tabellen en spreadsheets om resources in te plannen. Dat werkt voor eenvoudige, opeenvolgende taken zoals hierboven getoond. Maar als teams groter worden, de taken complexer en de afhankelijkheid groter, dan heb je planningssoftware nodig die aan al je eisen voldoet.
Elke functie die u nodig hebt om middelen in te plannen maakt deel uit van ClickUp's projectmanagement app.
- Taken voor projecten
- Gebruikers kunnen specifieke taken toewijzen aan
- Mogelijkheid om werklasten te zien en aan te passen aan de huidige behoeften
- Afhankelijkheid tussen taken en projecten
- Stopwatch en urenregistratie voor eenvoudiger beheer
- Lijst, Kanban, kalender enWeergaven van gantt grafieken* Dashboards voor snelle prestatiebeoordelingen
- Documentatie, commentaar en whiteboards voor samenwerking
Verander uw belangrijkste taken in mijlpalen om een visuele weergave te maken van de voortgang van uw projecten
ClickUp heeft ook eenvoudige drag-and-drop-mogelijkheden, een gebruiksvriendelijke interface, notificaties en aanpasbare workflows om de planning van uw projecten eenvoudig en effectief te maken.
3. Taken maken
Taken en projecten beheren en efficiënt samenwerken met je team met ClickUp-taakbeheer
Nadat u uw resource management tool hebt gekozen, stelt u het project in als een verzameling subprojecten, taken, subtaken en checklists. Met ClickUp hebt u voltooide flexibiliteit met uw taakbeheer .
Aangepast: Maak de vereiste structuur met Automatisering sprintpunten, aangepaste velden en meer.
Hiërarchie: Maak geneste subtaken en herschik of bewerk ze eenvoudig in bulk. Stel ook afhankelijkheid in terwijl je bezig bent.
Grouperen: Taken ordenen per categorie, aangepaste statussen maken, prioriteiten toekennen en tags toevoegen. Koppel taken, documenten en integraties om kennis toegankelijk te maken voor elk lid van het team.
Terugkerende taken: Stel wekelijkse vergaderingen of dagelijkse herinneringen in als terugkerende taken die automatisch aan uw lijst worden toegevoegd.
Sjablonen: Gebruik sjablonen voor taken om een werkstroom te creëren voor terugkerende taken. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon instellen voor een relatie met een kandidaat om te hergebruiken wanneer iemand een nieuwe aanwervingsaanvraag indient.
Mijlpalen: Stel doelen die de voltooiing van essentiële fases in je project aangeven. Neem ook de tijd om ze te vieren.
4. Projectmiddelen toewijzen
Zorg ervoor dat uw opmerkingen worden gezien door opmerkingen rechtstreeks aan gebruikers toe te wijzen in Taken, en krijg een snelle weergave van de toegewezen opmerkingen in een Checklist
Wijs personen toe aan elke taak/subtaak. Met de hulpmiddelenbeheertool van ClickUp kunt u meerdere personen aan een taak toewijzen. U kunt ook kijkers toevoegen, die notificaties krijgen wanneer er een update of statuswijziging is.
Gebruik de ClickUp Boxweergave om te zien hoe druk of beschikbaar teamleden zijn. Gebruik de Werklastweergave om te zien of elk teamlid meer of minder capaciteit heeft. Schakel tijdsregistratie en tijdsinschattingen in om op de hoogte te blijven van de voortgang.
5. Haalbaarheid evalueren
Zodra u de instelling hebt gemaakt, is het tijd om te controleren en ervoor te zorgen dat alles in orde is. Gebruik de 15+ weergaven ClickUp biedt aan om dat te doen.
Weergave kalender: Gebruik de kalenderweergave (dagen, weken of maanden) voor tijdmanagement en om te zien of de mijlpalen overeenkomen met de deadlines van het project.
Gantt weergave: Gebruik de Gantt weergave om ervoor te zorgen dat taken die parallel lopen niet van elkaar afhankelijk zijn. Verplaats ze om te zorgen voor een soepele Taakoverdracht van de ene fase naar de andere, waardoor het middelenbeheer wordt versterkt. In ClickUp kunt u ook het volgende identificeren kritieke pad en slack time identificeren om werk te herschikken zonder grotere deadlines te beïnvloeden.
Organiseer projecten, plan tijdlijnen en visualiseer het werk van uw team op een flexibele kalender die iedereen op dezelfde pagina houdt
Tijdlijn weergave: Visualiseer de roadmap, voltooide taken en toekomstige gebeurtenissen op een lineaire lijn tijdlijn van een project om te zoeken naar afwijkingen.
6. Stel je team in op succes
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Docs.gif ClickUp Documenten GIF /%img/
Gebruik ClickUp's Docs om prachtige documenten, wiki's en meer te maken en te verbinden voor een naadloze uitvoering van ideeën met uw team
Breng alle benodigde projectmiddelen op één plaats. U kunt ClickUp Documenten om projecten te documenteren. Als u activa hebt in andere tools zoals Figma of Google Spreadsheets, kunt u deze ook insluiten in uw ClickUp-werkruimte. Gebruik ClickUp Whiteboard om te brainstormen. Schakel opmerkingen in zodat het team met elkaar kan praten of zet opmerkingen snel om in Taken!
7. Bewaken en verbeteren
Taken, middelen en projectvoortgang bijhouden en bewaken in de weergave ClickUp Dashboard
Het plannen van middelen eindigt niet wanneer het project begint. Terwijl de Teams elke dag hun taken voltooien, moeten de projectmanagers de voortgang in de gaten houden en zo nodig bijsturen. Gebruik ClickUp Dashboards hiervoor.
Bouw je aangepaste dashboard met projectindicatoren die voor jou van vitaal belang zijn. Voeg widgets toe voor teamleden, kritieke paden, sprints, statussen en andere aspecten op één plek.
Als u op zoek bent naar een lege werkruimte, gebruik dan ClickUp's Sjabloon voor middelenplanning . Pas het moeiteloos aan uw behoeften aan. Hier zijn nog enkele sjablonen voor resourceplanning in Excel en Google Spreadsheets om je te helpen bij je beslissing.
6 strategieën voor effectieve personeelsplanning
Na het bekijken van de details die nodig zijn voor een effectieve planning van middelen, volgen hier enkele effectieve strategieën voor projectmanagement.
Definieer duidelijk standaarden
Je beschouwt een project als voltooid wanneer je alle Taken hebt uitgevoerd en aan alle specificaties van je klant hebt voldaan. Gebruik uw resourceplanningssysteem dus om:
- Vereisten, verwachtingen, maatstaven voor succes en kwaliteitsnormen te definiëren
- Breng het hele projectteam samen en bespreek de normen met hen
- Publiceer dit in eenvoudige taal en maak het voor iedereen toegankelijk voor later gebruik
Maak een abonnement op extra tijd en middelen
Taken en middelen op één plaats visualiseren met behulp van ClickUp sjabloon voor resourceplanning Plan uw resources met wat marges voor plotselinge veranderingen of ontwikkelingen. Gebruik uw personeel niet voor 100%. 75-80% inzet geeft ademruimte voor iedereen.
De extra tijd spaart cognitieve energie, vooral in creatief werk zoals schrijven, ontwerpen en softwareontwikkeling, wat leidt tot betere resultaten.
Plan ook niet tot het laatste moment. Laat aan het einde 1-2 dagen over om onverwachte vertragingen op te vangen. Als je nieuw ontwikkelde website crasht of je banner een tikfout heeft, zal deze extra tijd de dag redden.
Abonneer u op afhankelijkheid
Elk project, hoe eenvoudig het ook lijkt, heeft inherente afhankelijkheid. Maak daar een abonnement op om ervoor te zorgen dat niemand overwerkt raakt. Zorg ervoor dat u de leden van het team niet overbelast met vertragingen naar het einde van de werkstroom toe.
Als je kleine DevOps-team bijvoorbeeld honderden functies op de laatste dag naar productie moet pushen, zul je waarschijnlijk te maken krijgen met technische en emotionele storingen. Verspreid zulke activiteiten in plaats daarvan zorgvuldig.
Altijd monitoren
Houd de voortgang goed in de gaten, capaciteit en bezettingsgraad van de teams elke week, zo niet dagelijks. Vermijd overbelasting of onderbezetting van uw middelen. Wijs middelen toe aan kritieke Taken of onverwachte wegversperringen zoals persoonlijke noodgevallen of ziekte.
Proactief communiceren
Houd communicatiekanalen open om samenwerking tussen teams aan te moedigen. Houd alle belanghebbenden op de hoogte van de voortgang op basis van hun behoeften. Een voorbeeld: de Chief Technology Officer (CTO) heeft wekelijkse updates nodig over de voortgang van het hele project op hoog niveau.
De leden van de teams onder het C-level hebben updates op microniveau nodig over hun upstream Taken. Doe dit handmatig of automatiseer rapportages met regelmatige tussenpozen.
Een project zinvol afsluiten
- Ga bij de klant na of hij tevreden is met alle aspecten van het project
- Vraag feedback over wat je goed hebt gedaan en wat er verbeterd moet worden
- Vier de overwinning met het team
- Voer retrospectieven of prestatiebeoordelingen uit om het succes van het project of de taak als team te bespreken
- Sluit alle Taken af op dehulpmiddel voor projectmanagement en archiveer ze indien nodig
Maximaliseer het potentieel van je team met effectieve resourceplanning
Om een project succesvol te voltooien, kennen alle leden van het team hun verantwoordelijkheden en vervangen ze elkaar waar nodig. Het is van cruciaal belang om afhankelijkheid en de noodzaak om een taak op een bepaald tijdstip te voltooien aan te geven. Effectieve resourceplanning speelt een centrale rol om dat mogelijk te maken.
Maak gebruik van ClickUp's functies voor resourceplanning om elke projectmanager de tools te geven om het team van begin tot eind in de juiste richting te sturen. Of u nu de juiste persoon aan de juiste taak toewijst of een taak oppakt om door te zetten, ClickUp stelt u in staat om het allemaal te doen. Ontdek hoe u het potentieel van uw team kunt maximaliseren door u gratis aan te melden vandaag.