"Hoe we onze dagen doorbrengen, is natuurlijk ook hoe we ons leven doorbrengen", luidt de beroemde uitspraak van auteur Annie Dillard. En als je dit leest samen met "De dagen zijn lang, maar de jaren zijn kort", voel je een gevoel van angst.
Gebruik ik mijn tijd wel optimaal? Zijn mijn dagen gestructureerd op een manier die overeenkomt met mijn persoonlijke en professionele doelen?
Dit is waar tijdmanagement kan helpen en de instelling van doelen voor tijdmanagement kan een gestructureerd kader bieden en een nieuwe manier om te kijken naar de tijd die je hebt en de doelen die je wilt bereiken.
Wat zijn doelen voor tijdmanagement?
Timemanagementdoelen zijn specifieke doelen die je instelt om je tijd effectiever te beheren. Deze doelen helpen je taken prioriteren stel duidelijke deadlines en elimineer verspillende activiteiten uit uw dagelijkse activiteiten.
Bijvoorbeeld, een eigenaar van een bedrijf wekelijkse taken kunnen bestaan uit het plannen van gesprekken met prospects, het delegeren van taken en het meten van de voortgang van projecten. Met nauwkeurige doelen voor timemanagement de eigenaar van een business weet precies hoeveel uur hij opzij moet zetten voor elke taak en in welke bestelling ze moeten worden uitgevoerd.
De meest gebruikte manier om doelen voor tijdmanagement te stellen is het SMART-model:
- Specifiek: Een goed gedefinieerd doel dat aangeeft wie erbij betrokken is, wat het resultaat moet zijn, wat er bereikt moet worden, enz.
- Meetbaar: Een kwantificeerbaar en traceerbaar doel. "Hoeveel uur moet deze Taak duren?"
- Achievable: Een realistisch en haalbaar doel
- Relevant: Een praktisch doel, bijvoorbeeld in lijn met uw persoonlijke of professionele doelen
- Tijdgebonden: Een doel met een duidelijke tijdlijn en deadline
Wat zijn de voordelen van het instellen van doelen voor tijdmanagement?
Je hebt een duidelijke lijst met dingen die je nog moet doen. Dus waarom zou je je ook zorgen maken over de instelling van doelen voor tijdmanagement?
Laten we eens kijken naar de voordelen van doelen voor tijdmanagement :
Een gezonder evenwicht tussen werk en privéleven
Een goed tijdsbeheer betekent meer tijd voor uw geliefden en uzelf.
U kunt binnen werktijd tijd inplannen voor taken met een hoge prioriteit en toch tijd overhouden voor vrije tijd en rust.
U stelt minder uit
Je hoeft niet te jongleren tussen taken als je een lijst met geprioriteerde taken hebt.
Je kunt je energie kanaliseren naar diepgaand werk zonder na te denken over wat je nu weer moet doen.
Een productiviteitsboost
Wanneer je je richt op het volbrengen van belangrijke Taken, zonder tijd te hoeven besteden aan het uitzoeken van 'wat nog meer', kun je een routine opbouwen. Deze routine is erop gericht je te helpen de meest kritieke taken uit te voeren op je meest productieve uur.
Geen burn-out meer
Verkeerd georganiseerd werk kan emotioneel en fysiek belastend zijn. Voeg daar gemiste deadlines en een ongericht team aan toe en je zult waarschijnlijk een burn-out krijgen.
Slim tijdbeheer kan stress door frustratie en werkdruk minimaliseren.
15 Voorbeelden van doelen die je kunt stellen voor timemanagement
De instelling van tijdmanagement kan overweldigend zijn. Maar hier zijn enkele voorbeelden van timemanagementstrategieën waar je inspiratie uit kunt halen:
1. Stel cijfermatige doelen
Een duidelijk doel is een doel met realistische tijdlijnen en meetbare resultaten, en dat goed gecommuniceerd wordt.
Stel dat je een designstudent bent. Je doel kan zijn om een groepsproject op tijd af te hebben en als een team te werken. Maar het is een uitdaging om meerdere doelen met deadlines en toegewezen personen op te schrijven en bij te houden.
Als je een hulpmiddel als ClickUp gebruikt, met ClickUp Doelen blijft u op schema door de volgende instellingen slimme doelen en je overwinningen als groep bijhouden.
Gebruik ClickUp om voortgang bij te houden met numerieke, monetaire, waar/onwaar en Taak Doelen
Zo werkt het:
- Stel tastbare targets, zoals numerieke, ja/nee en monetaire targets, om het bijhouden te vergemakkelijken. Voorbeeld: maak vijf wireframes van een website per week (een numeriek target)
- Organiseer meerdere individuele enteams doelen in mappen
- Krijg toegang tot rijke visuals voor uw doelen door sfeerborden te maken voor snelle referenties
- Stel deadlines in voor uw team/groep en bewaak hun voortgang met behulp van wekelijkse scorekaarten
2. Houd uw tijd dagelijks bij
Weet u welke taken het meeste tijd kosten?
Zo niet, dan moet u uw tijd bijhouden en verspillende, onproductieve activiteiten ontdekken die uw tijd opslokken. Dit geldt ook voor je persoonlijke activiteiten.
Hoe lang heb je vandaag aan sociale media besteed?
Maar vergeet niet dat dit is om in te schatten welke activiteiten het grootste deel van je dag uitmaken en niet om ze te vervangen. Tijdsregistratie is een koud kunstje met ClickUp.
U kunt vanaf elk apparaat tijd registreren met behulp van ClickUp gratis extensie voor Chrome . Het maakt tijdsregistratie van taken zo eenvoudig mogelijk.
Registreer de tijd terwijl u bezig bent of voer deze handmatig in met tijdsregistratie in ClickUp
Werkt u aan een rapport op uw iPad? Druk gewoon op "start" met de globale timer van ClickUp en stop als u een pauze neemt of tussen taken springt.
U kunt ook tijdsinschattingen toevoegen aan de dagelijkse taken van uw individuen en teams om duidelijk te maken hoe lang een taak moet duren.
3. Geef prioriteit aan uw Taken
"Eet de kikker" is een populaire tijdmanagementmethode omdat "je kikker opeten", oftewel de meest kritieke en uitdagende Taak afmaken voordat je de rest oppakt, de beste manier is om dingen Klaar te krijgen.
Met andere woorden, taakprioritering is van cruciaal belang om waardevolle en belangrijke taken op tijd te voltooien zodat u voortgang boekt naar grotere SMART doelen. Laat de gemakkelijkste taken of taken met een lage prioriteit voor het laatst.
Verbeter de organisatie van uw taken door aangepaste tags toe te voegen en gebruik de filteropties in de lijstweergave en bordweergave om uw taken met de hoogste prioriteit nauwkeurig te identificeren
Maak elke ochtend of week een lijst met taken met een hoge prioriteit, gevolgd door een lijst met een lagere prioriteit, als een eenvoudige truc om dringende taken te herkennen en uit te voeren. Zo zorg je ervoor dat essentiële Taken niet opzij worden geschoven door ad-hocverzoeken.
4. Gebruik technieken om tijd te blokkeren
Met tijd blokkeren verdeelt u uw dag in meerdere tijdsblokken voor werkgerelateerde of persoonlijke activiteiten.
Elk blok is gewijd aan het voltooien van de betreffende Taak zonder afleiding.
Hier zijn enkele voorbeelden van technieken om tijd te blokkeren:
- De 3/3/3-regel: Dagelijks drie uur besteden aan drie dringende en drie niet-zo-dringende taken. Bijvoorbeeld drie vergaderingen voltooien en drie e-mails beantwoorden binnen drie uur op dinsdag
- De Pomodoro techniek: Verdeel je werkdag in stukken van 25 minuten gefocust werken, gevolgd door telkens een pauze van 5 minuten. Doe dit minstens vier cycli lang
- GTD (Getting Things Klaar): GTD is vergelijkbaar met de Pomodoro techniek. Met GTD val je een taak frontaal aan en stel je een timer van 25 minuten in, neem je een pauze van 5 minuten en ga je door tot je de taak hebt voltooid
- De 4-uurs regel: De 4-uurs regel is een monotasking tijdblokkerings techniek waarbij je een aangewezen 4-uur venster instelt om een activiteit af te ronden
Houd huidige, vroegere en toekomstige vergaderingen of gebeurtenissen bij met het sjabloon van ClickUp voor het bijhouden van planningen
5. Delegeer sommige van uw taken
U hoeft niet alles te doen. Een beetje delegeren kan je helpen om meer controle over je dag te krijgen.
Begin klein door taken met een lage waarde toe te wijzen aan je team, of huur een virtuele assistent als je een solopreneur bent. Stel de tijdlijn vast en communiceer de vereisten zodat er geen heen-en-weer gepraat wordt.
Uiteindelijk zul je twee belangrijke voordelen zien: je hebt meer tijd voor waardevolle, kritieke taken, je team krijgt meer vertrouwen en je kunt meer delegeren.
Vergeet niet dat je best om hulp mag vragen. Delegeren vereist een mentaliteitsverandering en is een cruciaal onderdeel van dagelijks tijdbeheer.
6. Elimineer alle afleidingen
Afleidingen vermijden is makkelijker gezegd dan gedaan. Bovendien wordt het moeilijker om je te concentreren als je op internet werkt of in een groep collega's werkt.
Hier zijn enkele manieren waarop je afleiding tijdens het werken kunt elimineren:
- Installeer een notificatieblokker op je laptop of smartphone, zodat je ongestoord kunt werken
- Zet je telefoon en andere communicatiekanalen op "Niet storen"
- Tijdelijk deïnstalleer afleidende apps zoals sociale media en games van je telefoon of desktop-app
- Schakel e-mail notificaties uit zodat je niet geneigd bent om te reageren op nieuwe e-mails terwijl je werkt aan belangrijke Taken
- Als u vanuit uw kantoor werkt, boek dan een vergaderruimte om alleen te werken totdat u uw werk voltooit
7. Zeg maar dag tegen uitstelgedrag
Een experiment beweert dat uitstelgedrag het meest wordt ervaren als de taak ingewikkelder is.
Dus hier is iets wat je bewust kunt doen om uitstelgedrag te minimaliseren:
- Verdeel een moeilijke taak in subtaken met haalbare tijdlijnen in plaats van alles op je te nemen. Een eigenaar van een product kan bijvoorbeeld de lancering van een nieuw product opdelen in kleinere deeltaken zoals het bijwerken van de website op dag 1 en 3, prijsstrategie op dag 4 en 5, verdeling op dag 6 tot 10, automatisering van de marketing op dag 11 tot 15, enz.
- Stel een limiet in voor de tijd en houd deze bij met behulp van ClickUp'sTime Tracker Chrome Extensie terwijl u van de ene naar de andere Taak gaat
8. Gebruik visuele hulpmiddelen voor multitasking
Als u meerdere projecten beheert en directe rapportages hebt, hebt u geen andere keuze dan vaak te multitasken.
Visuele hulpmiddelen vereenvoudigen het multitasken en zorgen ervoor dat elke Taak haalbaar lijkt.
Voorbeeld, Gantt grafieken kunnen afhankelijkheid van taken en overlappingen weergeven, Kanban-borden kunnen je helpen om de voortgang van taken te visualiseren, stroomdiagrammen kunnen afhankelijkheid van taken laten zien en Mindmaps kunnen je helpen bij het brainstormen over ideeën.
Gebruik de weergave Gantt-diagram in ClickUp om taken te plannen, de voortgang van projecten bij te houden, deadlines te beheren en knelpunten op te lossen.
9. Vergaderingen stroomlijnen
Houd uw vergaderuren bij en het zal u verbazen hoe tijdrovend en minst productief sommige vergaderingen zijn.
Stel asynchrone updates in met behulp van een hulpmiddel voor taakbeheer om de voortgang van het project in kaart te brengen en de duur van de vergadering af te sluiten met een duidelijke agenda.
Dat betekent dat je niet meer hoeft mee te doen aan "snelle gesprekken" of discussies van 15 minuten moet uitzitten die uren zijn geworden. ClickUp's Clip functie helpt u effectief te communiceren via schermopnames en maakt vergaderingen overbodig. Neem video's (scherm + camera) op vanuit uw browser en deel ze met uw teamgenoten.
Deel uw videoboodschap met een directe browser link die geen downloads vereist en direct kan worden weergegeven na de opname
10. Deadlines van projecten beheren
Bij het beheren van deadlines gaat het niet alleen om de vergadering. Het gaat er ook om hoe efficiënt je je werk plant om een deadline te halen.
Dit houdt ook in dat je duidelijke data instelt voor elke Taak die leidt tot het voltooien van het project.
Dit is waar het gebruik van
kan helpen bij het geven van een overzicht van alle gebeurtenissen en tijdlijnen die u in gedachten moet houden voor het genoemde project.
11. Ontwikkel een routine
Zijn routines saai? Niet echt. De waarheid is dat je onbewust al een routine volgt. Je gebruikt dezelfde apps, eet elke dag op hetzelfde tijdstip, neemt dezelfde route naar je werk, enz.
Dus waarom zou je niet ook een vaste bewuste routine ontwikkelen voor je werk?
Hier zijn enkele technieken voor tijdmanagement te gebruiken om een routine te ontwikkelen:
- Plan een specifiek blok tijd in voor interne vergaderingen en teamdiscussies
- Stel een vaste periode in om taken met een hoge prioriteit voor alles aan te pakken; eet die kikker op!
- Werk dagelijks op een vast tijdstip af, zodat uw privéleven niet wordt beïnvloed
- Plan elke dag een uur in om e-mails te beantwoorden, bijvoorbeeld elke dag tussen 14.00 en 15.00 uur
12. Automatiseer repetitieve taken
Repetitieve taken zoals documentbeheer, het bijwerken van taken of rapportage hebben weinig waarde en kosten veel tijd.
Maak het je missie om ze door middel van automatisering uit je dagelijkse werklast te halen. Het is een van de meest cruciale tijdmanagementvaardigheden om te ontwikkelen.
Weet je niet zeker waar en hoe je moet beginnen met automatisering? Probeer ClickUp Automatisering .
Wijs nieuwe taken toe, verplaats statussen van taken, voeg opmerkingen toe, pas tags toe en meer op de automatische piloot.
Gebruik kant-en-klare automatiseringsrecepten in ClickUp of pas ze aan op basis van uw behoeften, zodat uw team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is
13. Sla geen pauzes over
Trek de stekker eruit en neem vaak pauzes om een burn-out te voorkomen. Meerdere onderzoeken hebben aangetoond dat pauzes leiden tot meer productiviteit en werktevredenheid.
Tijd beheren gaat net zo goed over het beheren van je energie - als je de kracht en bereidheid hebt om verschillende dagelijkse prioriteiten aan te pakken. Neem als vuistregel om de 25 tot 90 minuten werk een korte pauze.
Je kunt een pauze inplannen of een timer instellen om je werk bij te houden en je te waarschuwen wanneer het tijd is om pauze te nemen. Je rug zal je er ook dankbaar voor zijn.
14. Leer nee te zeggen
Nee leren zeggen gaat over de instelling van grenzen. Het beschermt je tijd, vrijheid, energie en geestelijke gezondheid.
Zonder specifieke grenzen word je overweldigd door extra werk en slinkende prioriteiten. Identificeer dus wat minder belangrijk is, zodat je eerst essentiële Taken kunt afhandelen voordat je ja zegt tegen nieuw werk.
Stel duidelijke verwachtingen in en buiten je werk zodat je vrienden, familie en collega's weten wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten.
15. Zie het grotere plaatje
Word je overweldigd door veranderingen of verdrink je in lijsten met taken? Een stapje terug doen kan de oplossing zijn om het grotere geheel te zien.
Stap achteruit en kijk wat over een paar weken of maanden je grootste successen kunnen zijn. Aanteken ze.
Je zult beter voorbereid zijn op toekomstige projecten, veranderingen omarmen, tijd effectief plannen en begrijpen wanneer je bord vol is.
Als individu wil je bijvoorbeeld elke maand je voortgang controleren, terwijl je voor je team een driemaandelijkse beoordelingscyclus instelt.
Prioriteer je doelen voor tijdmanagement om vooruit te komen
Consistentie is een van de timemanagementvaardigheden die gemakkelijker gezegd dan gedaan is. Onthoud dat het niet erg is om het niet elke dag goed te doen. We zijn tenslotte mensen.
Als je overweldigd bent, begin dan met het absolute minimum: stel kleine, traceerbare doelen, prioriteer taken, delegeer werk en maak specifieke blokken met tijd.
Maar als u deze tactieken wilt operationaliseren en ze deel wilt laten uitmaken van uw routine, kan ClickUp u helpen!
Wilt u een professional in tijdmanagement worden? Probeer ClickUp vandaag nog gratis!