De Kanban-methode is een van de snelst groeiende projectmanagement methoden. Bedrijven zoals de BBC, Pixar en Spotify hebben deze methodologie voor projectmanagement gebruikt!
De Kanban methodologie is gemakkelijk te leren!
wat is de _Kanban methode, en hoe kun je ze toepassen?
In dit artikel bekijken we deze methodologie voor projectmanagement, de sleutelprincipes, kernprocessen en voor- en nadelen. We laten ook een aantal bijdragers van experts aan het woord die hun mening geven over hoe zij Kanban-borden implementeren voor hun projecten.
Als bonus belichten we ook de beste Kanban-software voor projectmanagement om deze methodologie te implementeren!
Wat is Kanban projectmanagement?
Kanban is een visueel projectmanagement methode die gebaseerd is op de Agile-methodologie.
Wat is de Agile-methode? Agile projectmanagement is een projectmanagementmethode waarbij je je project opdeelt in kleinere cycli die 1-4 weken duren.
Zodra elke cyclus is Voltooid, presenteer je versies van je product aan je klanten en krijg je hun feedback, waarbij je die feedback verwerkt in de volgende cyclus.
Waarin verschilt Agile van gewoon projectmanagement?
Het traditionele softwareontwikkelingsproces omvat:
- Het maken van een project abonnement
- Het opleveren van het eindproduct
De Agile methodologie splitst een project op in kleinere cycli, zodat je:
- Snel wijzigingen kunt aanbrengen en de deliverables sectie voor sectie kunt verbeteren in plaats van te wachten tot het einde van het project
- Klanten betrekken bij het hele ontwikkelingsproces
Wat is de Kanban-methode?
Bij de Kanban-methode worden de Taken van je project gevisualiseerd als plakbriefjes (bekend als Kanban-kaarten) op een bord (bekend als een Kanban-bord).
(afbeeldingsbron: eenvoudigeprojecten.net )
Omdat alles op kaarten wordt gevisualiseerd, kun je in real-time zien welk werk je team heeft. Je kunt ook een glimp opvangen van mogelijke knelpunten, zodat je ze kunt aanpakken voordat ze verstoringen veroorzaken.
Waar komt Kanban vandaan?
In de jaren 1940 ontwikkelde Taiichi Ohno, een ingenieur bij Toyota, een 'just-in-time' productiesysteem op basis van visuele communicatie, een beetje zoals Kanban vandaag de dag is.
Hoe de Kanban-methodologie Toyota veranderde:
- Het elimineerde al het verspillende werk en concentreerde zich op wat nodig was
- Maakte het productieproces efficiënter
- Teams productiever maakte
Vanwege deze voordelen wordt Kanban tegenwoordig door duizenden projectmanagers gebruikt!
De vier sleutelcomponenten van de Kanban projectmanagement methodologie
1. Kanban-bord
Kanban-teams zijn sterk afhankelijk van een Kanban-bord. Een Kanban-bord is een fysiek of digitaal bord dat wordt gebruikt om:
- Al het werk in het project te visualiseren
- De werkstroom van het team te optimaliseren
Een basis Kanban-bord is verdeeld in drie kolommen:
- Nog te doen: Taken die opgepakt moeten worden
- Lopende werkzaamheden: Taken waar momenteel aan gewerkt wordt
- Voltooid: Taken die nog Voltooid moeten worden
Op basis van uw werkstroom kunt u net zoveel kolommen hebben als u wilt
unieke processen van je team
met een online Kanban-bord.
we hebben een lijst met 20 Kanban-bord voorbeelden voor meer ideeën
2. Kanban kaarten
Volgens de Kanban-methodologie moet elk werkitem of elke taak als een aparte kaart op het bord worden weergegeven.
Een Kanban-kaart kan worden gevisualiseerd als een fysieke of virtuele plakbrief die naar een andere kolom kan worden verplaatst naarmate je werk vordert.
Een Kanban-kaart bevat informatie over een bepaald item op het werk, zoals:
- Korte beschrijving van de Taak
- Wie is verantwoordelijk voor de Taak
- Geschatte duur van de Taak
Als je Kanban software deze kaarten kunnen andere waardevolle informatie over de Taak bevatten, zoals
subtaken
,
opmerkingen
en technische informatie.
3. Punt van toewijzing
De kolom 'Nog te doen' bevat taken of suggesties van klanten waaraan moet worden gewerkt.
een vastleggingspunt_ is het moment waarop een item of taak uit de kolom 'Nog te doen' wordt opgepakt en wordt bewerkt door het team.
_Waarom heb je toezeggingspunten nodig?
Toezeggingspunten geven je team en klanten een idee over:
- Wanneer het werk aan de Taak is begonnen
- De geschatte tijd van levering
Het zijn in wezen mijlpalen die je team helpen te herkennen wanneer dingen zijn begonnen.
4. Leveringspunt
Het leveringspunt is het moment waarop het product aan de klant wordt geleverd.
Het doel van elk Kanban-team is om kaarten zo snel mogelijk van het toewijzingspunt naar het leveringspunt te brengen
De kernprincipes van Kanban projectmanagement
Er zijn vijf principes die de Kanban Projectmanagement-methodologie definiëren. Laten we ze allemaal eens bekijken:
1. Visualiseer de werkstroom
In Kanban is zien alles. 👀
Kanban' betekent in het Japans letterlijk 'visueel signaal'!
Dit is wat de Kanban-methode visualiseert:
- Alle aanwezige Taken in het project
- Werkstroom van de ene fase naar de andere
Door je werkstroom te visualiseren, kun je de stappen weergeven die nodig zijn om je project te transformeren van slechts een idee naar een eindproduct!
Met deze visuele aanpak kan een Kanban-projectmanager zien waar ieder teamlid aan werkt.
2. Werklast beperken
Van Kanban-teamleden wordt verwacht dat ze in een snel tempo werken, maar dat betekent niet dat ze aan een miljoen taken tegelijk moeten werken!
de beste manier om dit te stoppen?
Limiet de hoeveelheid werk die je team tegelijk kan doen.
Daarom hebben de meeste Kanban-teams een specifieke limiet op het aantal dingen waar ze tegelijk aan mogen werken.
3. Werkstromen van projecten prioriteren
In tegenstelling tot elke andere methodologie voor projectmanagement, gaat Kanban om het managen van projecten _- niet van mensen
De Kanban-methode is gebaseerd op het creëren en onderhouden van een soepele werkstroom.
Als het werk vlot van de ene fase van de productie naar de volgende overgaat, kan het team het project sneller afwerken. Op deze manier ligt er minder nadruk op individuele leden van het team en meer op de algemene werkstroom van het project.
4. Maak processen transparant
Om Kanban te kunnen toepassen, moet je team duidelijk alle processen definiëren die bij het project betrokken zijn.
Als je alle processen definieert, zal je team nooit vastlopen omdat ze dan weten wat ze moeten doen.
Pas als aan al die voorwaarden is voldaan, kan je team zeggen dat je de Taak hebt Voltooid.
5. Feedbacklussen onderhouden
De Kanban-methodologie moedigt leden van het team aan om uit te spreken
Alexis Nicole White, gecertificeerd senior projectmanager (PMP) en scrummaster (SMC) en consultant voor projectoplevering bij ANW Media & Advies gebruikt Kanban-borden voor hetzelfde doel.
"We hebben Kanban-borden gebruikt om de voortgang in onze agile omgevingen te bewaken. Tijdens onze dagelijkse vergaderingen gebruiken we het bord als een visuele workstroom van de status van onze taken. We zijn in staat om de Lopende werkzaamheden te bekijken, eventuele belemmeringen te bespreken en actie-items te identificeren voor de volgende stappen," zegt ze.
Zoals Scrum teams kanban Teams houden korte vergaderingen van 15 minuten om te bespreken:
- Wat elk team lid de vorige dag Nog te doen had
- Waar ze vandaag aan gaan werken
- De problemen die ze zijn tegengekomen
Door open en transparant te zijn, kan het Kanban-team ervoor zorgen dat iedereen weet wat er gaande is in een project. En wanneer het hele team meer te weten komt over het project, kunnen ze streven naar voortdurende verbetering.
Aantekening: De Kanban projectmanager organiseert deze vergadering - net zoals de Scrum master de dagelijkse scrums organiseert.
Bekijk deze_ projectmanagement voorbeelden !
De drie Kanban projectmanagement processen
In tegenstelling tot andere Agile projectmanagementmethoden is Kanban ongelooflijk eenvoudig in het gebruik.
Dit is hoe:
1. Begin met drie kolommen
De eerste stap in elk Kanban-proces is het instellen van kolommen.
Als je een online Kanban-tool gebruikt, kun je de standaard kolommen (Nog te doen, In uitvoering, Klaar) gebruiken om je werkstroom te organiseren of aangepaste kolommen maken.
2. Kanban-kaarten aan het bord toevoegen
Maak nu een lijst met taken voor het project. Zodra je hebt bedacht aan welke taken je team gaat werken, is het tijd om ze op plakbriefjes of Kanban-kaarten te schrijven.
Je kunt deze kaarten dan vastmaken aan de relevante kolommen.
3. WIP limiet instellen
Helaas kan je team niet zomaar te veel kaarten in de kolom 'Lopende werkzaamheden' proppen.
Als je dat wel doet, bijt je meer af dan je kunt kauwen!
De Kanban projectmanager moet nu een limiet toevoegen aan het aantal Taken dat in dezelfde kolom kan staan.
Hierdoor kunnen de leden van je team zich ook concentreren op één taak, in plaats van heen en weer te schuifelen tussen taken.
4. Werk, verplaats, herhaal
Bij Kanban is het belangrijkste doel om de taken van de kolom 'Te doen' naar de uiteindelijke kolom 'Nog te doen' te verplaatsen. Zodra een lid van een team een taak oppakt uit de kolom 'Te Doen', wordt de kaart met taken naar de volgende kolom verschoven.
En nadat het Voltooid is, wordt het verplaatst naar de laatste kolom "Nog te doen".
De vijf voordelen van Kanban projectmanagement
1. Verhoogde focus
Veel Teams geloven dat multitasking = verhoogde productiviteit
als je meer Taken tegelijk doet, moet je wel productiviteit hebben, toch?
Maar dat is niet altijd het geval!
Multitasken kan je prestaties schaden en je hersenen! Het Kanban-proces elimineert multitasking en stelt je in staat om je één taak per keer te focussen. Het resultaat is dat je de taak efficiënter kunt voltooien.
Door je op één taak te concentreren, gaan je hersenen niet in overdrive - dus wanneer je één taak voltooit, heb je de energie die je nodig hebt om ook de volgende aan te pakken!
2. Verhoogde flexibiliteit
Een Kanban abonnement is waarschijnlijk flexibeler en wendbaarder dan elke andere methode!
Het Kanban team richt zich alleen op het werk dat op dat moment in uitvoering is.
Zodra de leden van het team een kaart voltooien, beginnen ze aan de volgende kaart die op hen ligt te wachten.
Op deze manier kan het Kanban project manager de prioriteiten verschuiven zonder het team te verstoren .
De leden van het team zijn alleen gefocust op wat de volgende kaart is. Ze houden zich niet bezig met de wijzigingen in de tijdlijn van het project . Nu kun je dingen naadloos veranderen!
3. Verhoogde transparantie
Het kernprincipe van het Kanban-framework is het visualiseren van alle Taken op een bord.
**Elk lid van het team kan zien wat er met het project gebeurt en wie waar aan werkt, zodat er geen geheimen zijn voor de leden van het team.
Alan Zucker, hoofdsomrichter bij Essentiële projectmanagement rapporteert hoe verbeterde transparantie zijn projecten helpt.
"Door transparantie te creëren in items van werk, het werk-in-proces te beperken en een pull-systeem te creëren, kunnen we alle formulieren van werk effectiever beheren. De Kanban-borden werken heel goed om de werkstroom door complexe processen met meerdere stappen bij te houden," zegt hij.
Zucker voegt hier verder aan toe: "Omdat Kanban's zo visueel zijn, is het gemakkelijk om snel te zien welk werk er in uitvoering is, wat de status ervan is en wat er aankomt. Programmamanagers kunnen horizontale 'swim lanes' toevoegen, zodat ze gemakkelijk de status kunnen bijhouden van alle projecten die ze managen. Projectmanagers en projectteams kunnen de Kanban gebruiken om deliverables en taken bij te houden."
4. Cyclustijd verkorten
Cyclustijd is de hoeveelheid tijd die een taak in beslag neemt in de werkstroom van je project. Het is in wezen de tijd tussen het moment dat het werk begint en het moment dat het klaar is.
hoe korter de _cyclustijd , hoe sneller je team waarde aan je klanten kan leveren._
Aangezien Kanban een Agile-gebaseerde methodologie is, is het gebouwd om gemakkelijk om te gaan met feedback van klanten en snel resultaten te leveren die uw klanten tevreden stellen!
5. Minder knelpunten
een andere manier om de doorlooptijd te verkorten is door knelpunten in projecten te elimineren
En instellingen van WIP limieten helpen daarbij.
Omdat er een limiet is op het aantal taken waar meerdere leden van een team tegelijk aan kunnen werken, worden ze niet overladen met werk.
Dit vermindert de kans op een knelpunt dat de voortgang verstopt, omdat iedereen zich concentreert op specifieke taken in plaats van op multitask.
Heather Welch, resource manager bij Tabbladen ukelele adviseert dat, omdat Kanban-borden "gemakkelijk en intuïtief te gebruiken zijn dankzij de drag-and-drop functie, je de visuele factor van Kanban-borden ten volle moet benutten. Zoek eventuele knelpunten binnen het bord en vraag je team hoe het nog beter kan en wat ze nodig hebben om de genoemde Taak veel sneller te volbrengen."
De twee limieten van Kanban projectmanagement
Hoewel het Kanban-systeem super effectief is in vergelijking met andere projectmanagement methoden het heeft weliswaar een paar nadelen.
Gelukkig kunnen deze problemen worden opgelost met behulp van gespecialiseerde software voor projectmanagement zoals ClickUp !
1. Risico van slechte prioritering
Wanneer je team gewend raakt aan het Kanban-raamwerk, kunnen ze geobsedeerd raken door het proberen om zoveel mogelijk Taken in de kolom 'Voltooid' te duwen.
Maar...**Niet alle Taken zijn gelijk!
Bepaalde Taken zijn belangrijker dan andere en wanneer je Kanban gebruikt, kan dat over het hoofd worden gezien.
ClickUp oplossing: Prioriteiten Gebruik ClickUp-taak Prioriteiten om uw projecten gemakkelijk te prioriteren.
Op deze manier weet je team hoe belangrijk elke taak is en welke als eerste moeten worden uitgevoerd.
2. Mogelijke problemen met teamcommunicatie
Kanban richt zich op de werkstroom in plaats van op het team.
Kanban Teams hebben niet de tijd om ieders werk nauwlettend in de gaten te houden om de werkstroom op gang te houden.
Daarom moet je Kanban-team effectief communiceren om ervoor te zorgen dat alles volgens abonnement verloopt. Zonder communicatie krijg je te maken met een heleboel problemen.
ClickUp oplossing: Opmerkingen Dat is waar ClickUp Comments om de hoek komen kijken.
Elke Taak in ClickUp heeft een commentaarsectie voor:
- Het delen van uw verwachtingen met het team
- Vragen stellen aan uw projectmanager
- Het verzenden van belangrijke documenten
Je kunt zelfs taken toewijzen aan je team leden met de Toegewezen opmerkingen functie.
Met een toegewezen opmerking kun je een opmerking direct omzetten in een taak en deze vervolgens toewijzen aan je teamleden, zodat ze niet vergeten er actie op te ondernemen!
#
Het beste Kanban-bord voor 2022
ClickUp helpt je niet alleen met je Kanban-werkstroom.
Met de Board View van ClickUp kun je het ook als online Kanban-bord gebruiken!
Wat is ClickUp's Board View?
Deze weergave visualiseert uw projecttaken als een interactief Kanban- of Scrum-bord . Het is superhandig om al je Taken op één plaats weer te geven!
Vijf redenen waarom de bordweergave perfect is voor de Kanban-achtige aanpak:
1. Slepen en neerzetten voor als je haast hebt
Net als op een fysiek bord kun je ClickUp- taken naar de juiste kolommen slepen. Met ClickUp kun je een Kanban kaart in een oogwenk verplaatsen!
2. Aangepaste projectstatussen die passen bij elke werkstroom
In de bordweergave is de 'status' de naam van de Kanban kolom.
Met ClickUp kun je zoveel aangepaste statussen maken als je nodig hebt.
U kunt uw Kanban-bord aanpassen op basis van het soort project.
Om statussen beter zichtbaar te maken, kun je elke status een kleurcode geven.
Als je eenmaal je aangepaste statussen voor een bepaald project hebt gemaakt, kun je ze opslaan als een sjabloon voor je projecten met meerdere Kanban-borden . Nu hoef je geen tijd meer te verspillen aan het instellen van deze sjablonen voor elk nieuw project!
3. Sorteren en filteren om je taken te organiseren
De kolommen van de Kanban weergave zijn niet alleen van links naar rechts georganiseerd, zoals op een gewoon Kanban-bord.
Je kunt kolommen afzonderlijk sorteren om belangrijke taken te markeren bovenaan de kolom zodat je team weet wat het eerst moet voltooien.
Je kunt ook je taakbeheer verbeteren door **je taken te organiseren op basis van hun status, taaknaam, startdatum en meer!
Hier zijn enkele van de filters die ClickUp biedt:
- Deadline : Taken identificeren die in de nabije toekomst Voltooid moeten worden
- Toegewezen persoon : Taken weergeven die zijn toegewezen aan een bepaald lid van het Scrum-team
- Bijgehouden tijd : Taken rangschikken op basis van hoeveel tijd eraan is besteed
4. Verlies nooit het overzicht over een Taak met Tags nog meer functies nodig om u te helpen met _taakbeheer _?
Tags kunnen je leven zoveel gemakkelijker maken.
Je kunt het meteen categoriseren om het herkenbaarder te maken.
Nu hoeft u niet meer te zoeken naar een projecttaak.
5. Meerdere weergaven voor iedereen
Het is vrij zeldzaam om een Kanban-software te vinden die geschikt is voor je hele team.
Gelukkig kunnen de leden van je team met ClickUp's meerdere weergaven hun taken organiseren zoals zij dat willen. Ze kunnen zelfs wisselen tussen weergaven op dezelfde Taak!
Laten we eens kijken naar de weergaven die ClickUp biedt:
- Lijstweergave: Rangschikt al je werk in een nette kleine lijst met taken. Geweldig voor wie gewoon dingen Klaar wil krijgen!
- Kaderweergave: Hiermee kunt u alle taken van uw teamleden weergeven in een format met rapportkaarten
- Kalenderweergave: Weergave en bewerking van uw dagelijkse/wekelijkse/maandelijkse planning
- Gantt Weergave: Geef uw project abonnement weer als een Gantt grafiek
- Me-modus: Taken weergeven die alleen aan jou zijn toegewezen
Bekijk de verschillen tussen Kanban en Gantt grafieken .
Conclusie
Kanban is geen raketwetenschap!
Het is een supermakkelijke methodologie voor projectmanagement.
Of je nu een persoonlijk Kanban-bord gebruikt voor projectmanagement of meerdere projecten tegelijk beheert, het is een methodologie die je kan helpen om je werk Klaar te krijgen.
Om Kanban effectief te implementeren, heb je Kanban-beheersoftware nodig.
ClickUp heeft alle functies die je nodig hebt om je Kanban-werkstroom te beheren en een Kanban-bord te maken. Het helpt je team op de hoogte te blijven, taken gemakkelijk te verplaatsen en je snel aan te passen aan projectveranderingen. Meld je vandaag gratis aan en zorg ervoor dat uw projectmanagement proces nooit disfunctioneel is!