Het is gemakkelijk om je overweldigd te voelen door een groot project. Naarmate de taken zich opstapelen, kunnen teams hun focus verliezen, vertragen en een dip in de kwaliteit van het werk zien.
Maar er is een populaire oplossing: 94% van de 127 bedrijven die wereldwijd door de Boston Consulting Group zijn ondervraagd, heeft de Agile-methodologie geïmplementeerd.
Met het Scrum-framework van Agile worden grote projecten opgedeeld in hapklare sprints, waardoor teams gefocust blijven en de voortgang stabiel is. Elke sprint is een stap dichter bij je doel.
Maar hoe bepaal je waar je in elke sprint aan werkt? Maak kennis met de sprint backlog: je gameplan om chaos om te zetten in duidelijkheid.
In deze blogpost gaan we dieper in op sprint backlogs: wat ze zijn, waarom ze belangrijk zijn en hoe je ze kunt maken en beheren met ClickUp.
⏰Samenvatting in 60 seconden
U kunt een sprint-backlog maken met behulp van de volgende stappen:
- Organiseer uw productbacklog: Prioriteer taken op basis van waarde en belangrijkheid voor de sprint
- Stel een duidelijk doel voor de Sprint vast en focus op prioriteiten: Definieer een duidelijk doel en selecteer taken die bijdragen aan het bereiken ervan
- Ken de capaciteit van uw team: Beoordeel de beschikbare middelen van uw team en hoeveel werk ze aankunnen
- Verdeel grote taken in kleine, beheersbare stappen: Verdeel grote taken in kleinere, uitvoerbare stukken voor eenvoudiger beheer
- Maak uw Sprint-dashboard: Stel een projectmanagementtool zoals ClickUp in om taken, voortgang en teamprestaties bij te houden
- Rond het abonnement af en zorg dat je team op één lijn zit: Bekijk en bevestig het abonnement met je team en zorg dat iedereen weet wat hij of zij moet doen
Wat is een Sprint Backlog?
Een sprint backlog is een eenvoudige lijst met taken die uw Scrum-team van plan is te voltooien tijdens een sprint, die meestal 2-4 weken duurt. Het geeft ook weer wat de ontwikkelaars van plan zijn te bereiken tijdens de sprint.
Het is als een takenlijst voor de sprint, opgedeeld in duidelijke, uitvoerbare abonnementen en beheersbare stappen.
Als je bijvoorbeeld aan een mobiele app werkt, kunnen je Sprint Backlog-items het volgende omvatten:
- Ontwerp het gebruikersprofielscherm (8 uur)
- Login-functionaliteit toevoegen (16 uur)
- Een database voor gebruikersgegevens opzetten (12 uur)
- Schrijf tests voor inlogfuncties (6 uur)
Elke taak wordt geschat en geprioriteerd, zodat uw team gefocust kan blijven en de voortgang gemakkelijk kan bijhouden.
Inzicht in de Sprint Backlog
Een sprint backlog zorgt voor duidelijkheid, eigendom en verantwoordelijkheid, zodat iedereen weet waar hij aan werkt en hoe dit bijdraagt aan het doel van de sprint.
Maar wat een sprint backlog uniek maakt, is zijn flexibiliteit. Hoewel het doel van de sprint vastligt, kan de backlog worden aangepast aan feedback en veranderende prioriteiten, waardoor uw team gefocust en samenwerkend moet blijven en op koers blijft om de gewenste resultaten te behalen.
Onderdelen van een sprint-backlog
Om te weten hoe het werkt, moet u de verschillende onderdelen van een sprint backlog begrijpen. Deze omvatten:
- Sprint-doel: Het doel is het belangrijkste onderdeel van uw sprint en een duidelijke omschrijving van wat u wilt bereiken. Bijvoorbeeld: 'Een veilig inlogsysteem bouwen waarmee gebruikers eenvoudig accounts kunnen aanmaken en inloggen'
- Gebruikersverhalen: Dit zijn eenvoudige beschrijvingen van functies die zijn geschreven vanuit het perspectief van de gebruiker en zijn overgenomen uit de productbacklog. Ze volgen meestal dit format: 'Als [gebruiker] wil ik [functie] zodat [voordeel]'
- Taken en subtaken: Deze splitsen elke user story op in duidelijke, beheersbare stappen. Een voorbeeld: 'Gebruikersverificatie implementeren' kan het aanmaken van een gebruikersdatabase, het ontwerpen van een inlogformulier, het versleutelen van wachtwoorden en het beheren van sessies omvatten
- Burndown-grafiek: De grafiek laat zien hoeveel werk er nog over is in vergelijking met de resterende tijd in de sprint. Zo kunt u zien of u op schema ligt om alles op tijd af te krijgen en krijgt u een vroege waarschuwing om bij te sturen als dingen niet volgens plan verlopen
- Toegewezen personen: Elke taak moet een duidelijke eigenaar hebben die verantwoordelijk is voor het voltooien ervan. Door taken aan specifieke personen toe te wijzen, voorkom je verwarring, dubbel werk en zorg je voor verantwoordelijkheid
- Tijdsinschattingen: Of deze nu worden gemeten in uren of in story points, ze helpen overcommitment te voorkomen en sprints realistisch te houden. Voor de verificatie van gebruikers kan bijvoorbeeld 4 uur nodig zijn voor de installatie van de database, 6 uur voor het ontwerpen van het formulier, 8 uur voor de backend-logica en 4 uur voor het testen
👀 Wist u dat? Het gebruik van Agile onder ontwikkelaars is de afgelopen jaren enorm gestegen, van 37% naar 86%.
Relatie tussen sprint backlog en product backlog
De productbacklog is als de algemene takenlijst van uw project. Deze bevat alles wat uw product nodig kan hebben: nieuwe functies, bugfixes en verbeteringen. Deze lijst verandert voortdurend naarmate de marktbehoeften verschuiven en feedback van klanten binnenkomt. De producteigenaar werkt deze lijst voortdurend bij en stelt prioriteiten om de meest kritieke items bovenaan te houden.
De sprint backlog vertegenwoordigt meer gerichte taken. Tijdens vergaderingen voor het plannen van sprints helpt de producteigenaar u bij het selecteren van items met hoge prioriteit uit de product backlog die in één sprint (meestal twee weken) kunnen worden voltooid. Het is net als boodschappen doen voor een maaltijd: u neemt alleen wat u nodig hebt om de specifieke sprint of het doel te halen.
Zo werkt het:
- Het team selecteert taken met de hoogste prioriteit (user stories) uit de product backlog
- Deze zijn onderverdeeld in kleinere taken
- Het team wijst deze taken toe aan zichzelf en verbindt zich ertoe ze tijdens de sprint af te werken
- Taken worden toegevoegd aan de sprint backlog
Het team doorloopt vervolgens de sprint-backlog, waarbij het zich concentreert op de problemen en dingen gaandeweg verfijnt.
🧠 Leuk weetje: Hoewel de producteigenaar je helpt bij het bepalen van de items in de productbacklog, is het uiteindelijk het ontwikkelingsteam dat eigenaar is van de sprintbacklog en beslist hoe het werk wordt opgedeeld in taken en subtaken.
De rol van een Sprint Backlog in Scrum
Een sprint backlog is het stapsgewijze abonnement dat uw hele Scrum-team georganiseerd en gefocust houdt. Het begeleidt uw team gedurende de komende weken en helpt iedereen samen te werken aan het doel van de sprint.
Als u bijvoorbeeld een e-commerce app bouwt, kan de productbacklog een grote taak bevatten zoals 'Veilige betalingen door gebruikers mogelijk maken'. Tijdens het sprintplanningsproces verdeelt het productteam deze taak in kleinere taken voor de sprintbacklog, zoals het instellen van een betalingsgateway, het ontwerpen van de werkstroom voor het afrekenen, het valideren van creditkaarten en het afhandelen van betalingsfouten.
Dit gedetailleerde abonnement maakt het werk duidelijk en beheersbaar. Elke dag weten de teamleden wat er moet gebeuren en kunnen ze taken kiezen die bij hun vaardigheden passen. Tijdens dagelijkse check-ins gebruikt het team de sprint backlog om de voortgang te delen en problemen te bespreken.
De sprint backlog helpt je ook om problemen vroegtijdig op te sporen. Naarmate taken worden bijgewerkt, kun je gemakkelijk zien of de sprint achterloopt. Indien nodig kan het team zich snel aanpassen om op schema te blijven.
Hoe maak je een Sprint Backlog?
Een sprint backlog wordt aangemaakt tijdens de sessie voor het plannen van de sprint. Laten we eens kijken naar de stappen die hiervoor nodig zijn:
1. Organiseer uw productbacklog
De productbacklog is de ruggengraat van uw project en bevat een lijst met alles wat uw team nodig heeft om te bouwen, repareren of verbeteren. Het organiseren van de productvisie helpt u:
- Identificeer taken met hoge prioriteit of product backlog items (PBI's) die aansluiten bij de doelen van uw project of de huidige marktbehoeften
- Begrijp de waarde, complexiteit en eventuele verbindingen met andere taken van elke taak
- Spot taken of problemen die een zinvol Sprint-doel kunnen vormen
- Verwijder of stel taken die niet langer relevant zijn uit
Als u bijvoorbeeld aan een e-commerceplatform werkt en taken ziet als 'Express checkout toevoegen', 'Betaalmethoden opslaan' en 'Winkelwagenvalidatie optimaliseren', groepeert u deze in één doel en verbetert u het afrekenproces.
Deze verbindingen creëren een duidelijke focus voor uw sprint en maken het instellen van zinvolle doelen eenvoudiger.
💡 Pro-tip: Gebruik het sjabloon voor backlogs en sprints van ClickUp om uw productbacklog en sprintplanning op één plek te beheren. Naast aangepaste statussen en aangepaste velden bevat dit sjabloon ook kant-en-klare weergaven zoals lijsten, borden en chats om uw teams en projecten op orde te houden.
👀 Wist u dat? Marketeers die Agile hebben geïmplementeerd, melden aanzienlijke verbeteringen: 63% vindt het gemakkelijker om te schakelen tussen prioriteiten, heeft meer zicht op de status van projecten en ziet een verbetering in het moreel en de productiviteit van het team.
2. Stel een duidelijk Sprint-doel vast en focus op prioriteiten
Duidelijke Sprint-doelen geven uw team richting en een doel. Zonder deze doelen raakt u gemakkelijk verstrikt in individuele taken en verliest u het grotere geheel uit het oog.
Elk goed gestructureerd Sprint-doel moet:
- Focus op wat het belangrijkst is, wat betekent dat je alleen die taken kiest die direct het probleem aanpakken
- Houd het grote geheel in het oog en bedenk wat de meeste waarde oplevert, zoals een hogere omzet of klanttevredenheid
- Voorkom afleiding door duidelijk aan te geven wat er niet in de Sprint zit, zoals niet-gerelateerde UI-updates
- Definieer de eindresultaten; bijvoorbeeld een omzetstijging van 30%
Laten we verdergaan met ons e-commercevoorbeeld. Als 40% van de klanten hun winkelwagen tijdens het afrekenen achterlaat en dit uw bedrijf geld kost, zou een goed sprintdoel kunnen zijn:
Verbeter het afrekenproces en verminder het aantal verlaten winkelwagentjes door belangrijke functies toe te voegen die klanten willen.
Uw taken voor het Sprint-doel kunnen bijvoorbeeld zijn: één-klik-afrekenen voor terugkerende klanten toevoegen en gebruikers hun betaalmethoden laten opslaan. Merk op hoe elke taak direct is gekoppeld aan het doel, waardoor uw team gefocust blijft en niet aan niet-gerelateerd werk werkt.
ClickUp Sprints laat u toe om de duur van sprints in te stellen, uw backlog te beheren en de voortgang van het team te monitoren, terwijl uw werkstroom flexibel blijft. Met de ClickUp Sprints-sjabloon kunt u bijvoorbeeld project succes behalen door middel van drie sleutelfuncties:
- Krijg een uitgebreid overzicht waarmee teams elk detail van de voortgang van hun project kunnen zien
- Wijs taken efficiënt toe, houd de voortgang bij en controleer kritieke deadlines met aangepaste statussen en aangepaste velden
- Maximaliseer de afstemming binnen het team door ervoor te zorgen dat iedereen een duidelijke zichtbaarheid en begrip heeft van de projectdoelstellingen
3. Ken de capaciteit van uw team
Zodra je je sprintdoel en lijst met taken hebt, is het tijd om te begrijpen of je team al dat werk aankan.
Bekijk de prestaties van je team in de afgelopen drie tot vier Sprints om te zien hoeveel werk ze gewoonlijk voltooien. Als je een werklast voor 15 personen plant met slechts vijf mensen in je team, zul je waarschijnlijk problemen tegenkomen en iedereen overbelasten.
Denk vervolgens na over alle zaken die van invloed kunnen zijn op de beschikbaarheid van uw team, zoals vakanties, feestdagen, bedrijfsevenementen, trainingssessies en zelfs onverwachte ziektedagen op basis van trends uit het verleden.
Bekijk het eens zo: een ontwikkelteam van zes personen verwerkt doorgaans 45 story points per sprint. (Story points zijn eenheden waarmee de inspanning voor taken wordt gemeten op basis van complexiteit en tijd. )
Voor de volgende Sprint is één ontwikkelaar een week op vakantie, is er een tweedaagse bedrijfsworkshop, zijn twee teamleden op ondersteuning en zijn er twee feestdagen.
Na rekening te hebben gehouden met deze factoren, zoals 25% minder capaciteit voor de vakantie, 20% voor de workshop en feestdagen en 15% voor ondersteuningstaken, daalt de realistische capaciteit van het team tot ongeveer 18-20 story points voor deze sprint.
4. Verdeel grote taken in kleine, beheersbare stappen
De volgende stap is het opsplitsen van taken met hoge prioriteit in kleinere, beheersbare subtaken voor eenvoudigere schatting en uitvoering.
In ons e-commercevoorbeeld kan de functie voor afrekenen met één klik worden opgesplitst in backend- en frontend-taken.
- Backend: Creëer veilige opslagruimte voor tokens, valideer de verificatie van gebruikers en bouw API-eindpunten
- Frontend: Ontwerp de knop voor afrekenen, stel schermen voor succes/mislukking in en ontwikkel UI-componenten
U kunt elk van deze taken verder opsplitsen in kleinere subtaken. Voor de opslag van tokens moet bijvoorbeeld een databaseschema worden gemaakt, versleutelingslogica worden geschreven en de opslagservice worden geïmplementeerd.
We moeten ook rekening houden met afhankelijkheid. Het frontend-ontwikkelingsteam kan de knop 'Afrekenen' pas volledig implementeren als de backend API klaar is, maar ze kunnen in de tussentijd wel werken aan UI-mockups.
5. Maak uw Sprint dashboard
Nadat je taken in kleinere stappen hebt opgedeeld, is de volgende stap het duidelijk bijhouden van de voortgang van je sprint.
Een Sprint-dashboard is het controlecentrum van uw team en toont realtime taken, werklast en voortgang. Het helpt problemen vroegtijdig op te sporen en houdt iedereen gefocust op het doel van de Sprint.
Het is nu tijd om een Sprint dashboard te maken. We hebben een krachtig hulpmiddel voor productiviteit in ons arsenaal, dat ook functioneert als een robuuste tool voor Sprint management.
Door een sprint aan te maken in ClickUp Dashboards krijgt u een realtime beeld van de voortgang van uw team. Het dashboard toont taken en subtaken die u kunt organiseren met ClickUp-taken.
Voeg tijdsinschattingen toe, stel deadlines vast, markeer prioriteiten en voeg aangepaste statussen en gedetailleerde beschrijvingen toe aan elke taak. Selecteer vervolgens een of meer teamleden en wijs de taak aan hen toe.
Maar maak je geen zorgen, met ClickUp is het heel eenvoudig. Kijk hier. 👇🏼
Om de inspanningen van je team te meten, gebruik je het Sprintpuntensysteem van ClickUp om punten toe te wijzen aan taken, de totale capaciteit bij te houden en waarschuwingen te ontvangen als je limieten overschrijdt.
ClickUp biedt ook Sprint-automatisering om alle handmatige en repetitieve taken af te handelen. Zo kunnen taken bijvoorbeeld automatisch naar de volgende sprint worden verplaatst als ze niet op tijd zijn voltooid
Het enige wat u hoeft te doen is regels instellen, bijvoorbeeld QA op de hoogte stellen wanneer een taak naar Review wordt verplaatst of een bovenliggende taak als Klaar markeren wanneer alle subtaak voltooien. U kunt ook automatisch overlopende taken naar de volgende sprint verplaatsen.
Het opzetten van een sprint kost tijd, maar wat als je een strakke planning hebt? Maak gebruik van de volledig aanpasbare sjablonen voor sprintplanning en productbacklog van ClickUp om je proces te versnellen!
➡️ Lees ook: Hoe bouw je een Agile dashboard voor je softwareteam?
💡Pro-tip: Splits Product Backlog Items (PBI's) op in kleinere, beheersbare taken die in minder dan een dag kunnen worden voltooid. Zo kunnen teams de voortgang nauwkeuriger bijhouden en mogelijke vertragingen snel signaleren.
6. Rond het abonnement af en zorg dat je team op één lijn zit
De laatste stap is het verzamelen van je team om de definitieve backlog te bekijken, verantwoordelijkheden en sleutelverschillen te verduidelijken en het doel van de sprint te bevestigen. Dit is het moment om eventuele zorgen aan te kaarten, mogelijke blokkades te signaleren en risico's te bespreken die het proces kunnen vertragen.
Dit is ook het moment waarop je het Sprint-abonnement deelt met de stakeholders en de gekozen taken, verwachte resultaten en eventuele compromissen toelicht. Het idee is om open te zijn over de werklast van je team en hoe deze past in de geplande Sprint.
Dit is waar ClickUp voor softwareteams om de hoek komt kijken. Tijdens de sprintcyclus kunt u regelmatig check-ins houden (zoals dagelijkse stand-ups) met een gedetailleerd overzicht van het project om de voortgang bij te houden en uitdagingen aan te pakken. Hoewel de backlog grotendeels hetzelfde moet blijven, moet u bereid zijn om deze indien nodig aan te passen.
📮ClickUp Insight: Ongeveer 41% van de professionals geeft de voorkeur aan instant messaging voor teamcommunicatie. Hoewel dit een snelle en efficiënte manier is om informatie uit te wisselen, worden berichten vaak verspreid over meerdere kanalen, threads of directe berichten, waardoor het later moeilijker is om informatie terug te vinden.
Met een geïntegreerde oplossing zoals ClickUp Chat worden uw chat-threads in kaart gebracht voor specifieke projecten en taken, waardoor uw gesprekken in context blijven en direct beschikbaar zijn voor eenvoudig sprintmanagement.
Best practices voor het gebruik van een Sprint-backlog
Als Scrum Master vereist het creëren van een goed beheerde Sprint Backlog een zorgvuldig abonnement. Hier zijn enkele best practices om ervoor te zorgen dat het op schema blijft:
- Blijf flexibel maar gefocust door de sprint backlog open te houden voor veranderingen en tegelijkertijd het doel van de sprint in het oog te houden. Breng alleen noodzakelijke aanpassingen aan en zorg ervoor dat deze de toewijzing van het team niet verstoren
- Verfijn de sprint backlog regelmatig door wekelijkse reviews in te plannen en sprint backlog items met je team te groomen. Verduidelijk indien nodig taken en pas schattingen aan om op koers te blijven
- Stel duidelijke acceptatiecriteria vast voor elke taak. Duidelijke voorwaarden voor voltooiing voorkomen dat er extra werk binnensluipt
- Houd de voortgang dagelijks bij door stand-ups te houden en visuele tools te gebruiken om de voortgang te monitoren. Open communicatie over de status van taken, blokkades en afhankelijkheid helpt het team om snel aanpassingen te doen
- Prioriteer taken op basis van afhankelijkheid, zodat de belangrijke taken die van invloed zijn op andere taken eerst worden uitgevoerd. Zorg ervoor dat uw team zich bewust is van afhankelijkheid, zodat ze hun werk hierop kunnen afstemmen en vertragingen kunnen voorkomen
- Houd documentatie up-to-date door duidelijke verslagen bij te houden van technische details, ontwerpkeuzes en alle belangrijke context, zodat teamleden zelfstandig kunnen werken en deze kunnen raadplegen voor toekomstige sprints
💡Pro-tip: Gebruik prioriteringstechnieken zoals Weighted Shortest Job First (WSJF) en de MoSCoW-methode om werk te ordenen. Concentreer u op taken die de meeste waarde voor het bedrijf opleveren en aansluiten bij het doel van de sprint.
Uitdagingen bij het beheer van sprint-backlogs en hoe u deze kunt overwinnen
Zoals u ziet, is het beheren van een sprint backlog allesbehalve eenvoudig. Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen waarmee teams tijdens dagelijkse Scrum-sessies worden geconfronteerd en hoe u deze kunt overwinnen:
- Onverwachte wijzigingen en scope creep komen vaak voor tijdens een sprint. Beheer ze met een transparant proces, communiceer de impact ervan en accepteer alleen dringende wijzigingen die aansluiten bij het doel van de sprint
- Onnauwkeurige schattingen en overbelasting ontstaan wanneer teams de complexiteit van taken verkeerd inschatten. Voorkom dit door gebruik te maken van gegevens uit eerdere sprints, taken op te splitsen en buffertijd in te bouwen voor verrassingen
- Vage taken en onduidelijke doelen zorgen voor verwarring en vertragingen. Voorkom dit door de backlog te verfijnen, duidelijke taakomschrijvingen en acceptatiecriteria te definiëren en technische onzekerheden op te lossen voordat de sprint begint
- *verborgen afhankelijkheid en vertragingen in de werkstroom kunnen de voortgang verstoren. Plan door afhankelijkheid in kaart te brengen, projectmanagement tools te gebruiken om deze te visualiseren en het werk in de juiste volgorde te organiseren
- Beperkte middelen en beschikbaarheid kunnen de voortgang vertragen. Plan realistisch, train teamleden in verschillende taken en zorg voor back-ups voor kritieke taken om het momentum te behouden
💡Pro-tip: Creëer formele mechanismen zoals feedback van belanghebbenden, enquêtes en speciale feedbacksessies om de planning van de sprint backlog te verbeteren en uiteindelijk waardevollere producten te leveren.
Bouw en beheer uw Sprint Backlogs met ClickUp voor maximaal succes
Het sprintplanningsproces is gebaseerd op duidelijke doelen, een algemene productvisie en inzicht in wat uw hele Scrum-team in elke Agile sprint kan bereiken. Maar het is geen standaardproces: het moet worden aangepast naarmate de sprint vordert, zodat uw team ruimte heeft om te groeien en te verbeteren.
Bovendien is een sprint backlog alleen geen garantie voor succes. Je hebt ook de juiste tools nodig om alles te beheren, en dat is waar ClickUp een stap verder gaat.
Of het nu gaat om krachtige functies voor project- en taakbeheer, intuïtieve weergaven of gedetailleerde voortganggrafieken, ClickUp maakt Agile projectmanagement eenvoudig, efficiënt en succesvol.
En u hoeft ons niet op ons woord te geloven: meld u vandaag nog aan voor een gratis ClickUp-account en ontdek hoe uw projecten een stuk beter beheersbaar worden dan voorheen!