Smartsheet-Leitfaden zum Projektmanagement (Berichterstellung, Dashboard, Gantt-Diagramm)

Das Projektmanagement von Smartsheet ist die erste Wahl für Unternehmen, deren Vorstellung von Zusammenarbeit darin besteht, gemeinsam an einer Tabellenkalkulation zu arbeiten. 😛

Aber ist das wirklich praktikabel?

Und ist Smartsheet-Projektmanagement die richtige Wahl für Sie?

In diesem Artikel besprechen wir, was Smartsheet ist, seine wichtigsten Features, Vorteile und Limite. Wir werden auch einige intelligente Lösungen für diese Probleme erwähnen.

Wie intelligent ist Smartsheet? Finden wir es heraus!

Was ist Smartsheet?

Smartsheet ist eine tabellenbasierte Software für das Projektmanagement, mit der Sie mehrere Projekte in Echtzeit verwalten, verfolgen und planen können.

Getreu seinem Namen versucht es, Tabellenkalkulationen mit folgenden Features „intelligent” zu machen:

Wir geben zu, dass Smartsheet einfache Projekte gut bewältigen kann.

Die Echtzeit-Ansicht der Aufgaben über gesamte Projekte hinweg sorgt für maximale Transparenz, was möglicherweise der Grund dafür ist, dass einige Unternehmen Smartsheet als ihr Projektmanagement-Tool verwenden.

Wenn Sie nach Alternativen suchen, lesen Sie unseren Blogbeitrag zu Alternativen zu Smartsheet .

5 wichtige Features von Smartsheet

Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die Verwendung von Smartsheet für das Projektmanagement:

1. Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist das Herzstück jedes Projektmanagement-Tools.

Und nein, wir sprechen hier nicht davon, mit Ihrem Kollegen über Spreadsheet-Hacks und Formeln zu diskutieren. 😝

Smartsheet bietet Ihrem spreadsheetbegeisterten Gehirn mehr Möglichkeiten für die Zusammenarbeit im Team:

Auch wenn Smartsheet nach wie vor ein tabellenbasiertes tool ist, werden Sie keine großen Probleme bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Team haben.

2. Budgetierung

Wir alle wissen, wie praktisch Tabellenkalkulationen für Berechnungen und Formeln sind. Und das macht Smartsheet zu einem guten tool für die Budgetierung.

Dieses Projektmanagement-Tool geht jedoch noch einen Schritt weiter und hilft Ihnen dabei, kalkulierte, geplante und tatsächliche Ausgaben mit den Aktivitäten Ihrer Teams zu verknüpfen.

Smartsheet-Benutzer können auch die Vorlage für das Projektbudget verwenden, um die Nachverfolgung des Budgets zu optimieren und mit den tatsächlichen Kosten zu vergleichen. Auf diese Weise kann keine Ausgabe übersehen werden.

3. Berichterstellung

Die Funktion für die Berichterstellung von Smartsheet ist praktisch, wenn Sie Leistungsmetriken auf Projekt- und Portfolioebene mit Ihren Projektbeteiligten freigeben müssen.

Dank der Widget-basierten Ansicht erhalten Sie außerdem Echtzeitdaten aus mehreren Tabellen.

Teilen Sie Smartsheet-Berichte mit allen, die Zugriff auf die zugrunde liegenden Tabellen haben, aus denen der Bericht erstellt wird! Sie können sogar einen wiederkehrenden Zeitplan festlegen, und die Berichte werden automatisch versendet.

Die Dashboards von Smartsheet lassen sich noch stärker benutzerdefiniert anpassen, sodass die Mitglieder des Teams den Status eines Projekts überprüfen, mit anderen kommunizieren und wichtige Entscheidungen treffen können. Speichern Sie wichtige Daten und Informationen in einem zentralen Smartsheet-Dashboard und fügen Sie verschiedene Widgets hinzu, um unterschiedliche Arten von Berichten abzurufen.

4. Vorlagen

Smartsheet bietet Ihnen Vorlagensätze mit vorgefertigten Tabellen, Dashboards, Formularen und Berichten.

Und „vorgefertigt” kann nur eines bedeuten: jede Menge Zeitersparnis! ⌚

Beispielsweise ist das Set mit Vorlagen für die Nachverfolgung und das Zusammenfassen eine einfache und schnelle Möglichkeit, jedes Projekt zu starten. Es ist auch der schnellste Weg, um Ihren Stakeholdern über Risiken und Meilensteine zu berichten.

Smartsheet bietet Ihnen sogar eine ganze Vorlagengalerie, in der Sie Vorlagen für folgende Bereiche finden:

Und wenn Sie nicht finden, was Sie brauchen, können Sie jederzeit Ihre eigene Vorlage erstellen.

Benutzerdefinierte Anpassung 101!

5. Integrationen

Integrationen sind wie Desserts. 🎂

Sie sind nie genug, und es gibt immer Space für mehr.

Smartsheet lässt sich problemlos mit anderen Apps und Diensten kombinieren. Sie profitieren von nahtlosen Integrationen mit Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip usw., um Ihre Fähigkeiten im Bereich des Arbeitsmanagements zu verbessern.

Aber wie gesagt: Integrationen allein reichen nie aus.

Und manchmal finden Sie die benötigte App einfach nicht.

In diesem Fall können Sie Zapier verwenden, um Smartsheet mit anderen Apps wie Zoho Projects, Asana usw. zu verbinden, oder mit der offenen API arbeiten, um Ihre eigene Integration in die Software hinzuzufügen.

Vergleichen Sie Asana und Smartsheet!

4 Vorteile des Projektmanagements mit Smartsheet

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Smartsheet für das Projektmanagement:

1. Kontrolle und Sicherheit für Ihre Sicherheit

Im Projektmanagement von Unternehmen hat die Sicherheit der Daten höchste Priorität. Smartsheet wird jährlich Sicherheitsaudits und -bewertungen durch externe Auftragnehmer unterzogen. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Daten durch die TLS-Technologie (Transport Layer Security) der vertrauenswürdigsten Anbieter geschützt sind.

Darüber hinaus speichert Smartsheet seine Daten sicher mit Verschlüsselungs- und biometrischen Scan-Protokollen und beschränkt den Zugriff auf seine Daten auf autorisierte Mitglieder des Technical Operations Teams.

Wow, das ist schon eine ganz andere Liga.

Dies ist einer der größten Vorteile von Smartsheet und ein Hauptgrund dafür, dass es von fast 80 % der Fortune-500-Unternehmen verwendet wird.

2. Automatisierungen, die Zeit sparen

Mit den Automatisierungen von Smartsheet können Sie festlegen, welche Aktionen welche Reaktionen auslösen. Dadurch werden sich wiederholende Aufgaben automatisiert, was Ihnen Zeit und Aufwand spart.

Außerdem ist es einfach, automatisierte Workflows zu erstellen, wenn Sie über ein tool verfügen, mit dem Sie alle „if“- und „then“-Anweisungen sehen können.

3. Mobile Apps, mit denen Sie Ihre Tabellenkalkulationen überallhin mitnehmen können

Smartsheet bietet mobile Apps für iOS- und Android-Geräte. 📱

Da Tabellenkalkulationen auf einem Mobiltelefon nicht besonders einfach zu bearbeiten sind, hat Smartsheet die mobilen Apps für eine optimale Benutzererfahrung optimiert.

Die mobile App eignet sich jedoch nur für die Prüfung von Dateien oder für Unterhaltungen mit Ihrem Team.

Ein Projekt-Plan erstellen? Nicht wirklich.

4. Einfache, tabellenbasierte Benutzeroberfläche

Wenn Sie gerne mit Tabellenkalkulationen arbeiten, werden Sie Smartsheet lieben.

Dank der intuitiven Tabellenkalkulationsschnittstelle lassen sich Dateien aus Microsoft Excel, Microsoft Projekt, Google Tabellen und Trello ganz einfach importieren.

Smartsheet bietet nur vier Ansichten, die für das Projektmanagement unerlässlich sind: Raster, Karte (Smartsheets Version von Kanban), Gantt und Kalender.

Mit Smartsheet-Gantt-Diagrammen können Sie beispielsweise Abhängigkeiten und kritische Pfade hinzufügen sowie bedingte Formatierungen anwenden.

Wir vermuten, dass das ...

Nachdem Sie nun wissen, wie nützlich Smartsheet sein kann, ist es nur fair, Ihnen auch zu sagen, wo Smartsheet seine Stärken verliert.

5 Limiten des Smartsheet-Projektmanagements (mit Lösungen)

Das perfekte tool gibt es nicht.

Aber kommt Smartsheet dem nahe?

Nein, danke! 🙅

Hier sind die Gründe dafür:

1. Tabellenkalkulationen sind für modernes Projektmanagement ungeeignet

Warum gibt es heute Software für Projektmanagement?

Damit Teams nicht den ganzen Tag mit Tabellenkalkulationen arbeiten müssen!

Spreadsheets haben oft diesen Effekt.

Schließlich ist es stressig, sich Zelle für Zelle voller Daten anzusehen. 😩

Aber warten Sie, es gibt noch mehr.

Hier sind einige weitere Gründe, warum Tabellenkalkulationen für das Projektmanagement ungeeignet sind:

Wir wissen, was Sie denken: Wann ist diese Liste endlich zu Ende?

Wenn Sie sich also nicht für immer mit den Limiten von Tabellenkalkulationen abfinden wollen, ist Smartsheet nicht die Lösung für Projektmanagement, die Sie brauchen.

Smartsheet bietet zwar einige Ansichten, die nicht auf Tabellenkalkulationen basieren, aber es fehlt ihm die Flexibilität, die man von einem modernen Projekt-Tool erwarten würde.

Selbst wenn Sie von der Rasteransicht zur Kalender- oder Gantt-Ansicht wechseln, hängt der Großteil Ihrer Arbeit von der bedingten Formatierung innerhalb eines bestimmten Blattes ab.

Was nun?

Wir stellen Ihnen ClickUp vor.

Es handelt sich um eine der weltweit am besten bewerteten Software für Projektmanagement, die von zahlreichen Teams in kleinen und großen Unternehmen genutzt wird.

ClickUp bietet eine Vielzahl von Features, die Smartsheet in den Schatten stellen und es zur ultimativen Smartsheet-Alternative machen. 💪

Hier erfahren Sie, warum ClickUp viel intelligenter ist als Smartsheet:

ClickUp-Lösung Nr. 1: Ansichten

Im Gegensatz zu Smartsheet bietet ClickUp mehrere flexible Ansichten .

Dazu gehören unter anderem:

Optionen für die Aufgabenansicht in ClickUp

Und im Gegensatz zu Smarthseet müssen Sie sich in ClickUp nicht mit bedingter Formatierung oder anderen Problemen mit Tabellenkalkulationen herumschlagen. Wir berücksichtigen alle Perspektiven. 😉

ClickUp-Lösung Nr. 2: E-Mail-ClickApp

ClickUp hat Post! 📬

Senden und empfangen Sie alle Ihre E-Mails direkt über ClickUp, mit Support für Ihre bevorzugten E-Mail-Anbieter, darunter Gmail, Outlook, Office 365 usw.

Sie müssen die Plattform nicht verlassen, was Ihnen viel Zeit spart.

Ha! Versuchen Sie das mal mit einer Tabelle.

E-Mails in ClickUp senden und empfangen

ClickUp-Lösung Nr. 3: Notepad

Wir lieben Ideen und vor allem praktische Möglichkeiten, diese festzuhalten.

Und genau deshalb bietet ClickUp Ihnen einen vielseitigen Notepad .

Moment mal, vielseitig einsetzbar?

Ja! Sie können ganz normale Notizen machen, aber Sie können Ihre Notizen auch in Aufgaben umwandeln und so produktiv nutzen.

Beeindruckend, nicht wahr? 🤯

Notizen in Aufgaben in ClickUp umwandeln

ClickUp-Lösung Nr. 4: Dokumente

Sind Sie kurz vor Ihrem Videoanruf noch hektisch damit beschäftigt, alle sieben Registerkarten für die Bildschirmfreigabe vorzubereiten? 🤯

Mit ClickUp können Sie Beziehungen nutzen, um verwandte Aufgaben und Dokumente anzuzeigen ... und diese im selben Fenster präsentieren!

Rufen Sie die Seitenlinks unter „Beziehungen“ oben in einem ClickUp-Dokument auf.

Erstellen Sie mit diesen Features ganz einfach professionelle Dokumente:

Die Organisation von Dokumenten hilft dabei, das Chaos der sich ständig ändernden Projektarbeit zu bewältigen. Sie können Ihre täglichen Aktivitäten verbessern, indem Sie alle Ihre Projektinformationen an einem Ort zugänglich machen.

Von kleinen bis zu großen Projekten – suchen und verwalten Sie alles in einem einzigen Dokument! 💫

2. Eingeschränkte Kalenderansicht

Die Kalender-Ansicht von Smartsheet bietet einige Planungsfunktionen, aber das reicht nicht aus.

Alles, was nicht datumsbezogen ist, stellt ein Limit dar.

Die Kalender-Ansicht bietet beispielsweise keine Features zur Ressourcenverwaltung. Auch können Sie keine Aufgaben für einen bestimmten Zeitpunkt planen.

ClickUp-Lösung Nr. 1: Kalender-Ansicht

Bei ClickUp hat Zeitmanagement Priorität. Und mit unserer leistungsstarken Kalender-Ansicht können Sie Aufgaben ganz einfach mit einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit planen.

Bestimmen Sie selbst, was Sie in Ihrem Kalender sehen möchten, sei es ein Tag, vier Tage, eine Woche oder ein ganzer Monat für eine Ansicht aus der Vogelperspektive.

Sie können Ihre Ressourcen auch direkt in der Ansicht des Kalenders verwalten, wodurch Sie Zeit sparen, da Sie nicht zwischen verschiedenen Ansichten wechseln müssen.

Unser Kalender kann nämlich mehr als nur Aufgaben planen. 😎

Optionen in der Kalender-Ansicht von ClickUp anzeigen

ClickUp-Lösung Nr. 2: Ansicht der Zeitleiste

Unsere Zeitleiste ist eine weitere Option, um sich einen Überblick über Ihr Projekt in einem linearen Format zu verschaffen.

Ziehen Sie Ihre Aufgaben einfach per Drag & Drop, um sie zu planen, neu anzuordnen usw.

Ziehen Sie Aufgaben per Drag & Drop in die Zeitleiste von ClickUp.

Möchten Sie die Zeitleiste personalisieren?

Perfekt, denn wir sind alle für benutzerdefinierte Einstellungen!

Sie können:

Es ist Ihre Zeitleiste, und wir sind nur hier, um Ihnen dabei zu helfen, sie so zu gestalten, wie Sie es sich vorstellen.

3. Eingeschränkte Features für die Berichterstellung im Team

Smartsheet verfügt über ein Feature für die Team-Berichterstellung, das jedoch nicht intuitiv ist.

Sie müssen Daten manuell eingeben, um den Fortschritt Ihres Projekts mithilfe eines detaillierten Gantt-Diagramms zu verfolgen.

Außerdem können Sie Ihre Berichterstellung nicht nur auf ein Gantt-Diagramm beschränken.

Was ist das denn? Die 90er Jahre? 🤦‍♂️

Ein Projektmanager benötigt mehr, wie beispielsweise Geschwindigkeits-, Burnup- und Burndown -Diagramme, um zu sehen, wie seine Projekte vorankommen.

ClickUp-Lösung: Dashboards

Dashboards in ClickUp helfen Ihnen dabei, alle Ihre Projektaktivitäten an einem Ort zu zentralisieren.

Mit über 50 Widgets können Sie Berichte erstellen und Einblicke in Aufgaben, Fortschritte, Mitarbeiter, Sprints usw. gewinnen.

Erstellen eines Dashboards in ClickUp

Apropos Sprints: Mit den Sprint-Widgets können Sie auf alle Arten von aufschlussreichen Daten zugreifen, darunter kumulativer Flow, Burnup, Geschwindigkeit, Vorlaufzeit und Burndown-Diagramme.

Burndown-Diagramm in ClickUp

Und wir haben auch nicht darauf verzichtet, benutzerdefinierte Anpassungsoptionen in unseren Dashboards anzubieten.

Erstellen Sie Ihre Dashboards mit benutzerdefinierten Widgets , um Ihre Arbeit nach Ihren Wünschen zu visualisieren.

Sie können Widgets verwenden für:

Möchten Sie Ihre eigenen leistungsstarken Dashboards erstellen?

Lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden zum Thema Erstellen eines Dashboards für das Projektmanagement , um sofort loszulegen!

4. Manuelle Zeiterfassung

Mit der Smartsheet-Software können Sie die Zeit auf verschiedene Weise nachverfolgen, darunter „halbe Tage“, „Stunden und Minuten“ und „aufgeschlüsselte Stunden und Minuten“.

Allerdings müssen Sie die geschätzte Zeit manuell genehmigen oder die Dauer selbst eingeben, um diese Funktion nutzen zu können.

Sie können auch die Aktivitäten eines bestimmten Tages verfolgen, indem Sie auf den Timer für den Start klicken.

Aber wissen Sie was?

Sie müssen die erfasste Zeit weiterhin manuell in das Timesheet eintragen. Als ob die Nachverfolgung der Zeiten nicht schon genug manuellen Aufwand bedeuten würde! 😫

ClickUp-Lösung Nr. 1: Native Zeiterfassung

Lassen Sie ClickUp Ihre Zeit nachverfolgen, während Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Klicken Sie einfach auf „Start“, um die Zeiterfassung für eine bestimmte Aufgabe durchzuführen.

Möchten Sie an einer anderen Aufgabe arbeiten?

Legen Sie gleich los und starten Sie den Timer für diese Aufgabe.

Nachverfolgung der Zeit in ClickUp

Starten und stoppen Sie den Timer nach Belieben. Wir berechnen und erstellen detaillierte Zeitnutzungsberichte, damit Sie sich entspannt zurücklehnen können.

Wussten Sie, dass Sie sogar zwischen verschiedenen Geräten wechseln und die Zeiterfassung für dieselben Aufgaben fortsetzen können?

Das ist das Schöne an unserem globalen Timer!

ClickUp-Lösung Nr. 2: Integrationen zur Zeiterfassung

Wir sind sicher, dass ClickUp all Ihre Anforderungen erfüllen kann.

Aber es gibt immer Raum für Integrationen, oder?

Aus diesem Grund können Sie mit ClickUp Ihre Zeit mit Ihrer bevorzugten App für die Zeiterfassung wie Everhour, Time Doctor, Toggl oder Harvest erfassen.

Integration der Zeiterfassung von Harvest in ClickUp

5. Preise

Smartsheet verlangt keine Daten zur Kreditkarte und bietet außerdem eine 30-tägige kostenlose Testversion an.

Klingt gut, oder?

Nun ja...

Der Basis-Plan Individual kostet 14 $/Monat, während der Business-Plan bei 25 $/Benutzer pro Monat beginnt. Danach steigen die Preise steil wie Wolkenkratzer.

Die Preise von Smartsheet sind also sowohl für Einzelpersonen als auch für größere Unternehmen hoch.

Nicht die Art von Gleichheit, die wir uns vorgestellt haben!

Aber hier ist die gute Nachricht:

ClickUp-Lösung: Free Forever-Plan

Wir meinen es ernst, wenn wir sagen, dass wir ideal für kleine Teams, große Unternehmen und sogar für Freiberufler oder Einzelpersonen sind.

Jeder erhält Zugang zum funktionsreichen Free Forever-Plan von ClickUp, der eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben und Benutzern unterstützt.

Und „für immer“ bedeutet wirklich für immer. Es gibt keinerlei Haken!

Was ist mit den kostenpflichtigen Plänen? Mit einem Wort: erschwinglich!

Überzeugen Sie sich selbst:

Aber das ist noch nicht alles.

Sie müssen die Funktionen von Tabellenkalkulationen nicht vollständig abschließen, denn wir bieten auch eine Ansicht für Tabellen. Hier können Sie Berechnungen durchführen, um die Summen, Durchschnittswerte usw. der Felder zu ermitteln, und sogar ein Bild hinzufügen.

Aber das ist noch nicht erledigt.

Formatieren einer Tabelle in der Ansicht der Tabellen von ClickUp

Hier ein kleiner Vorgeschmack darauf, was ClickUp noch alles zu erledigen hat:

Ist Smartsheet die clevere Wahl?

Die Smartsheet-App hat wirklich versucht, Tabellenkalkulationen unterhaltsamer und weniger komplex als Excel zu gestalten. Aber nur weil sie besser als Excel ist, heißt das noch lange nicht, dass sie ideal ist.

Vor allem, wenn Sie ClickUp haben!

ClickUp ist das ideale tool für alle Arten von Organisationen und Einzelpersonen, bei dem Sie keine Tabellenkalkulationen betrachten müssen. (Es sei denn, Sie möchten dies, dann entscheiden Sie sich für unsere Tabellenansicht . )

Und im Gegensatz zu Smartsheet kann ClickUp alles sein, was Sie sich wünschen.

Ein Aufgabenmanager, Ressourcenverteiler, Zeiterfassung, Notizbuch, Dokumentenmanager...

Wenn Sie also ein wirklich „intelligentes” Tool suchen, holen Sie sich ClickUp noch heute kostenlos! 👋