Notion vs. Motion: Giải quyết cuộc chiến giữa các công cụ quản lý công việc!

Cuộc sống hiện đại có thể hơi bận rộn, và đó là lúc bạn cần đến các công cụ quản lý công việc hàng đầu. Các công cụ này đã trở nên không thể thiếu trong cả lĩnh vực cá nhân và chuyên nghiệp, nhờ khả năng hỗ trợ đa nhiệm và năng suất.

Motion và Notion không phải là đối thủ cạnh tranh trực tiếp trong không gian phần mềm khi chúng được ra mắt. Motion ban đầu hướng đến việc cung cấp các tính năng lập lịch, trong khi Notion là một công cụ quản lý kiến thức. Nhưng theo thời gian, cả hai sản phẩm đều đã mở rộng chức năng để đáp ứng nhu cầu quản lý công việc và dự án.

Vậy, điều gì làm cho các công cụ này khác nhau (ngoài chữ cái đầu tiên trong tên của chúng)? 😜

Nếu bạn đang bối rối giữa Notion và Motion, chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này! Cả hai nền tảng đều cung cấp các tính năng độc đáo giúp cải thiện quy trình làm việc theo những cách khác nhau. Hãy cùng phân tích từng bước để xem công cụ nào phù hợp hơn với bạn.

Motion là gì?

Motion là một trình quản lý công việc cách mạng, và chúng tôi không hề phóng đại! Nó giống như một trợ lý siêu thông minh trên điện thoại hoặc máy tính của bạn, kết hợp các chức năng lịch, danh sách việc cần làm và quản lý dự án, đồng thời mang đến một chút phép thuật của AI. 🧙

Các tính năng AI và tự động hóa của Motion giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Nó không chỉ giúp bạn sắp xếp công việc và quy trình làm việc — nó còn chủ động sắp xếp lại lịch trình của nhóm dựa trên mức độ quan trọng và thời gian rảnh của từng thành viên. Quên đi căng thẳng khi phải sắp xếp lại các công việc bị bỏ lỡ hoặc cập nhật, vì Motion sẽ tự động chèn lại chúng vào các khoảng thời gian sắp tới.

Motion có thể là một giải pháp hữu ích trong việc giải quyết các xung đột về lịch trình và phân bổ nguồn lực, giúp bạn làm được nhiều việc hơn và quản lý ít hơn!

Các tính năng của Motion

Hãy cùng khám phá những tính năng thú vị khiến công cụ quản lý công việc này trở nên tuyệt vời hơn nữa! 🪄

1. Trình quản lý công việc tự động

Hệ thống quản lý công việc của Motion tập trung vào hiệu quả — bạn có thể tạo công việc và công việc phụ trong nháy mắt, đặt ngày đáo hạn và thậm chí thêm một số nhắc nhở hữu ích. Cần ghi lại thông tin công việc quan trọng? Chỉ cần thêm ghi chú và đính kèm tệp nếu cần, giữ dữ liệu theo ngữ cảnh ở một nơi. 📑

Là người quản lý công việc, bạn sẽ có thể liên kết các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng và tránh tình trạng thông tin bị tắc nghẽn do các nhóm làm việc riêng rẽ. Đặt họ làm người theo dõi hoặc người được giao nhiệm vụ cụ thể để thiết lập trách nhiệm. Tổ chức nhóm của bạn một cách có hệ thống hơn bằng cách gắn thẻ các công việc như:

Bạn có thể sử dụng tự động hóa để hợp lý hóa các công việc lặp đi lặp lại. Và nếu có cuộc họp bất ngờ hoặc công việc khẩn cấp phát sinh, hãy sử dụng tính năng điều chỉnh lịch bằng một cú nhấp chuột để tổ chức lại công việc. Motion giúp bạn hình dung các công việc trong danh sách hoặc bố cục bảng Kanban, cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc.

2. Lịch thông minh

Khi các công việc của bạn đã được sắp xếp và chi tiết rõ ràng, AI của Motion sẽ bước vào với lịch thông minh của mình. Nó tự động xác định thời gian và ngày tốt nhất để giải quyết từng công việc, đảm bảo bạn và nhóm của bạn luôn hoàn thành công việc trước thời hạn!

Chỉ cần cài đặt giờ làm việc, Motion sẽ tính toán sắp xếp các công việc và cuộc họp hàng tuần. Lịch trình được tạo ra đảm bảo bạn hoàn thành công việc mà không phải làm việc thâu đêm. Ngoài ra, nếu bạn bắt đầu làm việc quá sức, Motion sẽ hỗ trợ bạn bằng các cảnh báo hữu ích.

Hơn nữa, Motion còn tương thích tốt với các lịch yêu thích của bạn, như Lịch Google và Microsoft Outlook. Bạn có thể dễ dàng đồng bộ và nhập dữ liệu của mình. Và phần hay nhất là gì? Phần mềm này mã hóa màu sắc cho các công việc của bạn để bạn có thể nhận ra ngay các công việc gốc (màu xám) và các công việc được nhập từ lịch bên ngoài (màu khác). 🗓️

3. Trợ lý cuộc họp

Nhờ Trợ lý cuộc họp AI của Motion, bạn có thể sắp xếp lịch trình cá nhân để kiểm soát công việc hàng ngày. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể mời người tham dự, chọn thời gian và ngày thích hợp, thậm chí chỉ định địa điểm. Các tùy chỉnh khác bao gồm:

Nền tảng này cho phép bạn tạo các mẫu với độ dài và lịch trình riêng cho các loại cuộc họp khác nhau. Bạn có câu hỏi nào cho nhóm của mình không? Bạn có thể sử dụng cài đặt tùy chỉnh để thêm câu hỏi khảo sát hoặc thăm dò ý kiến trước cuộc họp — nhiều giải pháp thay thế Motion không có tính năng này!

Giá cả của Motion

*Tất cả giá niêm yết đều tham chiếu đến mô hình thanh toán hàng năm

Notion là gì?

Mặc dù Notion bắt đầu là một công cụ ghi chú và cơ sở kiến thức nhóm, nhưng giờ đây nó đã trở thành một công cụ đa năng. Nhờ cơ sở dữ liệu không có cấu trúc, người dùng có thể tận dụng nền tảng này cho tất cả các loại mục tiêu quản lý quy trình làm việc. 🌈

Ví dụ, bạn có ghi chú cần ghi lại, dự án cần quản lý và thông tin cần sắp xếp. Notion sẽ giúp bạn với một loạt các tính năng, bao gồm wiki, tài liệu, bảng tính và công cụ quản lý dự án, tất cả được gói gọn trong một không gian làm việc hỗ trợ AI.

Sức mạnh thực sự của Notion nằm ở các khối xây dựng có thể tùy chỉnh. Chúng giống như những miếng Lego kỹ thuật số mà bạn có thể xếp chồng và ghép lại với nhau để tạo bất kỳ trang hoặc tài liệu nào bạn cần. Bạn có thể thêm các yếu tố như văn bản, hình ảnh, danh sách việc cần làm, bảng, nút chuyển đổi và nhúng để cải thiện quy trình làm việc của mình.

Tính năng của Notion

Notion là một sân chơi rộng lớn với nhiều công cụ và tính năng, vì vậy hãy cùng điểm qua ba điểm hấp dẫn hàng đầu khiến nó trở thành một công viên giải trí của quản lý công việc! 🎢

1. Cơ sở dữ liệu bảng

Cơ sở dữ liệu bảng của Notion là một thế giới kỳ diệu trực quan, mang đến cách tiếp cận quản lý dự án trực quan và thực tế hơn. Nó dành cho những người thích kỹ thuật quản lý công việc kéo và thả thường được sử dụng trong bảng Kanban kỹ thuật số. Tất cả những gì bạn cần làm là di chuyển chuột để cập nhật công việc thành Cần làm, Đang làm và Đã xong

Sự tuyệt vời của cơ sở dữ liệu bảng Notion còn mở rộng đến một loạt các mẫu miễn phí và trả phí. Các doanh nghiệp và người quản lý công việc có thể tìm thấy hàng trăm mẫu lập kế hoạch dự án và wiki hữu ích để vạch ra và ghi chép các quy trình công việc hàng ngày.

Nếu bạn muốn mọi thứ đơn giản và tránh đau đầu khi phải duy trì cơ sở dữ liệu phức tạp, Notion sẽ hỗ trợ bạn với danh sách kiểm tra công việc đơn giản. ✅

2. Dòng thời gian

Khi bạn muốn nắm bắt toàn bộ bối cảnh của các công việc và dự án, chế độ xem dòng thời gian của Notion sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh về mọi thứ. Chế độ này hiển thị các công việc trong biểu đồ Gantt, cho phép bạn và nhóm của bạn tự do điều chỉnh lịch trình, tùy chỉnh ngày đáo hạn và quyết định thông tin nào cần làm nổi bật hoặc ẩn đi.

Trong chế độ xem, các dự án và thời hạn của bạn sẽ hiển thị trước mắt bạn theo định dạng trực quan, được phân chia theo đơn vị thời gian. Mỗi dự án được trình bày gọn gàng dưới dạng thẻ. Và đây là điểm thú vị: chỉ cần nhấp vào thẻ, bạn sẽ được chuyển đến trang dự án để xem tất cả các chi tiết cụ thể.

Bạn có thể kéo dài hoặc nén thẻ trên dòng thời gian để chặn ngày cho các công việc hoặc quy trình cụ thể. 🔲

3. AI và tự động hóa

Một tính năng chuyên dụng giúp Notion vượt trội so với nhiều đối thủ cạnh tranh là hỗ trợ viết bằng AI tạo ra nội dung. Với Notion AI, bạn có thể tạo nội dung dự án, brainstorm ý tưởng và tóm tắt các mục như báo cáo bán hàng, ghi chú cuộc họp và kế hoạch hành động.

Nói lời tạm biệt với những công việc tốn thời gian, tẻ nhạt với tính năng Tự động điền AI có thể tùy chỉnh, giúp dễ dàng điền nội dung trích xuất từ cơ sở dữ liệu của bạn (câu chuyện của người dùng, kết quả chính, cập nhật, v.v.) cho mọi sản phẩm dự án. Giống như có một vị thần năng suất biết bạn cần gì trước khi bạn làm. 🧞

Đối với các nhóm kỹ thuật và sản phẩm, sprint tự động của Notion cung cấp các quy trình làm việc sẵn sàng sử dụng để sắp xếp báo cáo lỗi, theo dõi vấn đề và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc tồn đọng. Nền tảng này cũng lý tưởng để xây dựng Tài liệu Yêu cầu Sản phẩm (PRD) sau khi hình thành ý tưởng.

Giá cả của Notion

*Tất cả giá niêm yết đều tham chiếu đến mô hình thanh toán hàng năm

Motion vs. Notion: So sánh các tính năng

Bắt đầu thấy sự khác biệt giữa hai công cụ quản lý dự án này chưa? Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về điểm mạnh và điểm yếu của từng công cụ. 💪

Để có cái nhìn tổng quan cân bằng, chúng tôi sẽ so sánh Notion và Motion trong ba hạng mục cụ thể: quản lý công việc, quản lý kiến thức nhóm và tích hợp.

1. Quản lý công việc

Motion và Notion có hai cách tiếp cận khác nhau trong quản lý công việc. Motion là trình quản lý công việc đơn giản và tự động, nổi trội trong việc lên lịch công việc hiệu quả trên lịch của mọi người để tối đa hóa thời gian và nỗ lực của họ. Nó lý tưởng cho danh sách công việc cơ bản đến phức tạp, nhưng có thể không cung cấp các tính năng quản lý dự án nâng cao.

Mặt khác, Notion cung cấp một không gian làm việc rộng rãi để tạo danh sách công việc cá nhân và chia sẻ, với các tính năng như theo dõi ngày đáo hạn và chế độ xem công việc tiện lợi ở định dạng lịch và bảng. Nền tảng này có thể mang lại sự linh hoạt hơn khi điều chỉnh quy trình làm việc cho các mục đích sử dụng cuối khác nhau, nhưng một số người dùng cảm thấy rằng sự thiếu trực quan và hướng dẫn sử dụng khiến tính tiện dụng của nó bị hạn chế ở một mức độ nhất định.

Lựa chọn của bạn phụ thuộc vào việc bạn cần một giải pháp quản lý công việc hợp lý hay một giải pháp linh hoạt hơn. Tuy nhiên, bạn có thể muốn nghiêng về Motion vì giao diện dễ sử dụng của nó cho phép bạn xử lý xung đột công việc và tài nguyên giới hạn một cách trơn tru. ⌛

2. Cơ sở kiến thức của nhóm

Motion, với trọng tâm là quản lý công việc và tự động hóa, chủ yếu xuất sắc trong quản lý dự án. Mặc dù cung cấp các tính năng ghi chú và tài liệu cơ bản trong các dự án và công việc, nhưng nó không cố gắng trở thành một cơ sở kiến thức cho nhóm như Notion.

Điểm mạnh của Notion nằm ở tính linh hoạt như một phần mềm cơ sở kiến thức, cung cấp một nền tảng toàn diện để tạo ghi chú và sổ tay cho nhóm cùng với các tính năng quản lý dự án. Điều này khiến Notion trở thành lựa chọn hàng đầu cho những ai ưu tiên quản lý kiến thức mạnh mẽ. 🌐

3. Tích hợp

Trong thế giới ứng dụng năng suất, tích hợp đóng vai trò là kết nối quan trọng giúp thống nhất các công cụ và chức năng khác nhau. Motion áp dụng cách tiếp cận có chọn lọc, tập trung vào kết nối gốc với một số công cụ phổ biến, chẳng hạn như Gmail, Zapier và Zoom, nhưng bạn có thể thêm nhiều công cụ khác bằng tích hợp API.

Notion tự hào có một thư viện ấn tượng với hơn 2.000 tích hợp hỗ trợ API và cách tiếp cận của nó được sắp xếp tỉ mỉ, có các hướng dẫn chi tiết để đẩy nhanh quá trình. Nhưng nó còn tiến thêm một bước nữa bằng cách cung cấp bảng điều khiển tích hợp cho chủ sở hữu không gian làm việc, cho phép họ tạo các tích hợp riêng tư hoặc công khai (có sẵn cho tất cả người dùng không gian làm việc). Vì vậy, chúng ta có thể nói Notion là người chiến thắng ở đây! 🍰

Motion vs. Notion trên Reddit

Những hiểu biết của người dùng Reddit rất có giá trị khi nói đến các công cụ quản lý công việc và dự án như Motion và Notion, vì chúng thêm một lớp chiều sâu và sự liên quan cho các cuộc hội thoại.

Nói chung, người dùng thích Motion nhưng thấy giá của nó đắt:

Mặc dù Motion đắt hơn các phần mềm tương tự, nhưng nó xứng đáng với giá tiền vì nó có thể làm hầu hết mọi thứ. Tôi có nhiều doanh nghiệp, vì vậy thật tuyệt vời khi có thể đồng bộ tất cả lịch của mình và tạo nhiều không gian làm việc cho từng doanh nghiệp.

Đây là ý kiến của một người dùng khác đề cập đến vấn đề này:

Tôi muốn dùng thử Motion, nhưng tôi lo ngại về chi phí – và việc phải nhập thông tin thẻ tín dụng trước khi dùng thử. Ngoài ra, tôi không thể tìm thấy bất kỳ câu hỏi thường gặp/tài liệu hỗ trợ nào.

Những người ủng hộ Notion không thiếu quan điểm đồng cảm:

Tôi rất thích Notion. Bạn có thể sắp xếp mọi thứ liên quan đến ghi chú, danh sách việc cần làm, theo dõi thói quen, cơ sở dữ liệu với các chế độ xem khác nhau, v.v. Tôi khuyên bạn nên sử dụng mẫu miễn phí trực tuyến và thử nghiệm thay vì cố gắng xây dựng từ đầu.

Tuy nhiên, trong cuộc tranh luận giữa Motion và Notion, người dùng nhanh chóng chỉ ra những nhược điểm của Notion:

Tôi đã dành vài năm để làm việc và tùy chỉnh Notion. Tôi không thực sự khuyên dùng nó vì hai lý do:

Bonus: Notion Vs Todoist!

Gặp gỡ ClickUp: Giải pháp thay thế tốt nhất cho Motion vs. Notion

Việc lựa chọn giữa Motion và Notion cuối cùng sẽ yêu cầu người quản lý dự án phải thỏa hiệp về một số khía cạnh. Ví dụ, bạn sẽ không tìm thấy tính năng CRM chuyên dụng hoặc tính năng cộng tác nâng cao trên cả hai công cụ này. Đó là lý do tại sao nhiều người dùng Motion và Notion đã chuyển sang ClickUp, một giải pháp quản lý nhiệm vụ và dự án toàn diện và dễ sử dụng hơn.

Với ClickUp, bạn có thể xử lý mọi công việc một cách liền mạch, từ tạo danh sách việc cần làm cá nhân đến điều phối các dự án phức tạp. Nền tảng này là vua của lĩnh vực quản lý công việc và thậm chí còn được cộng đồng Reddit công nhận:

Tôi đã chuyển sang ClickUp và thấy mình làm việc hiệu quả hơn. Bạn muốn quản lý dự án và có nhiều công việc? ClickUp có thể phù hợp hơn.

Với hơn 15 chế độ xem để trực quan hóa và tương tác với công việc, ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp một người, startup và doanh nghiệp. Các bộ công cụ chuyên dụng cho quản lý dự án và nhiệm vụ cho phép bạn tùy chỉnh bất kỳ không gian làm việc nào theo yêu cầu của mình.

Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về ba chức năng nổi bật của ClickUp giúp nó vượt trội hơn Notion và Motion.

1. Trở thành bậc thầy lập lịch với Lịch ClickUp

Bước vào thế giới của Lịch ClickUp, công cụ lập kế hoạch dòng thời gian đáng tin cậy, mang lại sự năng động cho việc tổ chức và hợp tác trong không gian làm việc.

Với tính năng lập lịch kéo và thả liền mạch, bạn có thể dễ dàng sắp xếp các công việc vào lịch được thiết kế để hiển thị cho cả người được giao và người quản lý. Các bộ lọc phong phú cho phép sắp xếp công việc dựa trên trạng thái, mức độ ưu tiên và người được giao. Với khả năng phân tích lịch trình và khám phá các phụ thuộc của dự án, bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất. 🌻

Cho dù là điều hướng các dự án quy mô lớn hay phân tích chi tiết công việc, chế độ xem hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng của lịch đều cung cấp cả góc nhìn toàn cảnh và chi tiết. Tận dụng chế độ xem Biểu đồ Gantt và Khối lượng công việc trong ClickUp 3. 0 để điều chỉnh lịch trình và khối lượng công việc một cách nhanh chóng.

Bạn có thể đặt các công việc lặp lại một cách chính xác và sử dụng Tự động hóa tức thì hoặc thủ công để giảm bớt công việc nhỏ nhặt như thay đổi người được giao hoặc ngày đáo hạn. Tích hợp với hơn 1.000 công cụ, bao gồm Lịch Google, Zoom và Trello, giúp tập hợp các cuộc họp và công việc bên ngoài vào một chế độ xem tổng thể.

Ngoài ra, các tính năng mã hóa màu, theo dõi thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên tích hợp sẵn của ClickUp giúp nhóm của bạn hoàn thành cam kết một cách dễ dàng!

2. Tạo cơ sở kiến thức liên kết với ClickUp Docs

Nếu bạn là người yêu thích các tính năng tài liệu của Notion, bạn sẽ thích những gì bạn có thể làm với ClickUp Docs. Đây là một nền tảng toàn diện để tạo, sắp xếp và cộng tác trên các tài liệu và wiki. Trình chỉnh sửa trực quan của nó cho phép lồng trang, tạo kiểu phong phú và thêm các yếu tố như dấu trang và bảng, đáp ứng các nhu cầu đa dạng từ lộ trình dự án đến cơ sở kiến thức của nhóm. 📄

Tính năng này cho phép bạn cộng tác trong thời gian thực, phân công công việc và liên kết tài liệu với quy trình làm việc để có trải nghiệm hiệu quả hơn. Bạn có thể phân loại và sắp xếp tài liệu để dễ dàng truy cập, đồng thời duy trì kiểm soát bảo mật và quản lý quyền truy cập dựa trên phân cấp.

ClickUp cung cấp hơn 1.000 mẫu để tạo tài liệu cho các trường hợp sử dụng khác nhau, bao gồm quản lý khách hàng, lập kế hoạch sprint và ra mắt sản phẩm.

3. Hãy sử dụng ClickUp AI: Trợ lý năng suất tối ưu

Hãy tưởng tượng: Bạn có một trợ lý ảo riêng để xử lý các công việc quản lý dự án thường ngày, tốn thời gian. Đó chính là ClickUp AI!

ClickUp AI khác biệt với cả Motion và Notion nhờ cung cấp mức độ tự động hóa và trí tuệ tiên tiến. Nó có khả năng tóm tắt các cập nhật công việc, tạo mục hành động, soạn thảo và sửa đổi nội dung với ngữ điệu và ngữ pháp chính xác, đồng thời định dạng email và tài liệu.

Dưới đây là một vài ví dụ về cách các nhóm có thể tận dụng ClickUp AI trong các trường hợp sử dụng khác nhau:

Làm việc thông minh hơn và nhanh hơn với ClickUp!

Giữ gìn sự gọn gàng không chỉ là vấn đề tiện lợi ngày nay—đó là kỹ năng sinh tồn.

Sẽ có những yếu tố gây xao lãng và gián đoạn, nhưng với ClickUp, chúng sẽ không cản trở bạn hoàn thành công việc. Cho dù bạn đang quản lý dự án, cộng tác hay tạo và sắp xếp tài liệu, giải pháp tất cả trong một này sẽ giúp bạn đạt được năng suất cao hơn bất kỳ phần mềm nào khác. Đăng ký để dùng thử công cụ miễn phí này ! 🌞