Você já sentiu que a lista de tarefas da sua equipe para um cliente é uma pilha de pinos de boliche em chamas que você está tentando manipular?
Só que você não tem nenhum talento para fazer malabarismo e já queimou uma das sobrancelhas? Se esse cenário se aplica a você, você precisa de uma nova estratégia de gerenciamento da carga de trabalho.
O gerenciamento de carga de trabalho é a supercola que mantém seus processos de negócios unidos.
Sem ele, sua pilha de papelada pareceria tão alta quanto o Monte Everest. Suas cronogramas de projetos seriam tão desorganizados quanto o quarto de seu filho adolescente. E a lista de tarefas de seus funcionários seria tão interminável quanto o feed de mídia social deles!
Mas o que é exatamente o gerenciamento da carga de trabalho? E como começar a implementá-lo em sua empresa?
Neste artigo, discutiremos o que é, como funciona e quais são as melhores maneiras de começar a implementá-lo em sua empresa ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho para ajudá-lo a implementá-la. Pegue o extintor de incêndio e jogue os pinos de boliche - vamos começar!
O que é gerenciamento de carga de trabalho?
O gerenciamento da carga de trabalho é o processo de distribuir e gerenciar o trabalho da sua equipe de forma eficiente para maximizar a produtividade. Pode ser uma ideia simples, mas não se deixe enganar. Se negligenciada, ela pode, na verdade, aumentar sua carga de trabalho existente.
De fato, uma 2021 Biblioteca Nacional de Medicina mostrou que os funcionários ficam menos satisfeitos quando acham que têm uma carga de trabalho excessiva. Isso leva a uma produtividade menor e a taxas mais altas de esgotamento e rotatividade.
A conclusão?
O gerenciamento eficaz da carga de trabalho é um grande negócio!
Por que o gerenciamento da carga de trabalho é importante?
Quando você lida corretamente com o gerenciamento da carga de trabalho da equipe, algumas coisas maravilhosas acontecem:
- Você verá um aumentotrabalho em equipe e colaboração em sua organização
- Os membros da sua equipe entregarão trabalhos de alta qualidade e cumprirão os prazos
- Um funcionário será produtivo e, ao mesmo tempo, estará satisfeito com seu trabalho e suas responsabilidades
Parece um sonho, não é? Agora, vamos ver como você pode trazer o gerenciamento eficaz da carga de trabalho para o mundo real.
7 etapas para gerenciar eficazmente as cargas de trabalho
O planejamento da carga de trabalho é um pouco como plantar "feijões mágicos" na sua organização.
No início, talvez você encontre um pouco de resistência. Mas, com o tempo, os membros da sua equipe (e, por extensão, seus clientes) poderão colher grandes benefícios do gerenciamento da carga de trabalho.
Aqui está um guia passo a passo para otimizar o processo de alocação de carga de trabalho.
1. Utilize uma ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho
Diferentes equipes da sua agência podem estar usando conjuntos de ferramentas de trabalho totalmente diferentes. Isso torna a atribuição de uma tarefa ou projeto específico aos membros da equipe mais difícil do que o necessário.
Além disso, todos os dados da sua empresa estarão espalhados por toneladas de aplicativos ou, pior: perdidos em um mar de cadeias de e-mails. Isso faz com que a sua equipe perca um tempo valioso para rastrear os dados necessários ou as solicitações dos clientes, o que significa que cada projeto levará mais tempo do que deveria para ser concluído.
Veja as mais de 15 visualizações no ClickUp para personalizar seu fluxo de trabalho de acordo com suas necessidades
A solução? Antes de começar, integre todas as suas equipes em um único sistema operacional de trabalho (sistema operacional). Ele funcionará como um data center para todos os seus processos de negócios e como uma ferramenta completa para gerenciar a carga de trabalho de seus funcionários.
Primeiro, vamos falar sobre o elefante na sala: podemos ser tendenciosos, mas achamos que é muito mais fácil gerenciar a carga de trabalho com o aplicativo certo, como o ClickUp . E se você já estiver usando outra ferramenta, ficará surpreso com a facilidade de importar todas as tarefas do seu projeto atual para a nossa plataforma.
Importe facilmente seu trabalho de plataformas anteriores ferramentas de gerenciamento de projetos diretamente no ClickUp
VENHA PARA CÁ Bônus do ClickUp: O ClickUp facilita muito a navegação por várias tarefas e subtarefas de projetos em vários clientes. Dê uma olhada no guia de início rápido para gerenciar a carga de trabalho da sua equipe em pouco tempo! Além disso, se você já estiver usando o ferramentas de gerenciamento de projetos como Basecamp , Trello, ou Asana clickUp permite que você importar dados de qualquer ferramenta em apenas um minuto!
2. Avalie as tarefas e a capacidade da sua equipe Planejamento de capacidade é a base do gerenciamento eficaz da carga de trabalho. É o processo de calcular o tempo e os recursos necessários para concluir um projeto e, para fazê-lo corretamente, é preciso alinhar as demandas das tarefas com a capacidade da sua equipe.
Verifique isto_ Ferramentas de planejamento de capacidade & Modelos de planejamento de capacidade !
Vamos dar uma olhada em como configurar um sistema ágil de gerenciamento de carga de trabalho para a sua equipe.
Crie uma estimativa de tarefa e tempo para cada projeto
Comece listando todos os processos de negócios com os quais sua equipe lida em um determinado projeto. Em seguida, divida-os por criando tarefas gerenciáveis do ClickUp . Se uma tarefa parecer complicada, divida-a em tarefas menores marcos do projeto .
Adicionar controle de tempo e estimativas de tempo às tarefas do ClickUp
Certifique-se de listar todas as tarefas, por mais triviais que sejam. Isso pode incluir tarefas administrativas, como gerenciamento da caixa de entrada, documentação de processos e até mesmo tomar um café diariamente!
Pode parecer bobagem, mas deixar de fora tarefas comuns que ocupam o tempo de trabalho diário é um erro comum de gerenciamento de tempo. É muito melhor reservar um tempo para essas idas ao café do que estar sempre 15 minutos atrasado.
Mas essa não é a única coisa que você precisa estimar: você também precisa descobrir quanto tempo cada tarefa deve levar idealmente. Isso pode ser feito de algumas maneiras:
- Faça uma estimativa com base nas informações do arquivoplano do projeto* Usar uma ferramenta de controle de tempo ou de gerenciamento de projetos
- Basear o tempo de execução de cada tarefa em experiências anteriores
Acompanhe as estimativas de tempo sem sair do navegador usando a extensão do ClickUp para o Chrome
Se você não tiver certeza de quanto tempo uma tarefa deve levar ou quanto tempo ela levou historicamente, use A extensão do ClickUp para o Chrome para monitorar o tempo gasto em cada tarefa.
Avalie a capacidade pessoal de cada funcionário
A produção da equipe é fundamental.
E quando você pensa em gerenciamento de recursos a gestão de recursos é um processo que não se limita à distribuição de um número igual de tarefas aos funcionários. Cada indivíduo tem um estilo de trabalho e habilidades diferentes. Alguns conseguem fazer malabarismos com várias tarefas técnicas e outros não.
Bônus:_ Ferramentas de gerenciamento de recursos Agora você precisa descobrir a capacidade de carga de trabalho de cada membro da equipe. Então, qual é a melhor maneira de fazer isso? Bem, com os recursos de gerenciamento da carga de trabalho da equipe!
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
A Visão da carga de trabalho permite que você defina uma capacidade de carga de trabalho diária/semanal para cada usuário individual com base em suas conversas com eles. Você pode definir capacidades para horas, tarefas ou até mesmo Pontos de história do Scrum .
Simplesmente pedir a opinião de seus funcionários. Peça a cada membro da equipe que lhe diga em particular como se sente em relação às suas cargas de trabalho individuais. Anote o que está no prato deles e se eles podem lidar com mais ou precisam de menos tarefas.
Dessa forma, você saberá se seus funcionários estão com uma carga de trabalho excessiva e poderá redistribuir o trabalho quando necessário.
Seja sábio e estabeleça prioridades !
Nem todas as tarefas são iguais. E uma ida ao Starbucks não é tão importante quanto terminar as edições de uma publicação no blog de um cliente. É por isso que você precisa aprender a priorizar .
A priorização ajuda a garantir que, independentemente da capacidade da sua equipe, você sempre se concentre primeiro nas coisas mais importantes. Isso o ajuda a despender mais energia em prazos difíceis e a não se estressar demais com coisas que podem ser adiadas.
Agrupe as tarefas em sua Quadro Kanban por status, campos personalizados, prioridade e muito mais no modo de exibição Quadro do ClickUp
Para fazer a priorização corretamente, você precisa comunicar claramente à sua equipe quais tarefas devem ser concluídas primeiro, quais têm prazos rígidos e quais podem ser adiadas, se necessário. Ao tomar essas decisões, recomendamos o uso de uma matriz de pontos simples com 3 pontos possíveis para os seguintes componentes:
- Quem foi o solicitante do projeto? _Quem está solicitando a tarefa é uma grande consideração. Se o CEO solicitou algo, o valor estratégico ou as dependências da tarefa realmente não importam - ela recebe prioridade máxima por padrão.
- Dê nota "1" se for um solicitante de nível inferior ou individual
- Dê nota "2" se for um solicitante de
gerente de equipe
- Dê nota "3" se for uma liderança executiva
- *O projeto faz parte de uma dependência? Se a tarefa precisar ser concluída antes que outros membros da equipe possam fazer sua parte do projeto, ela deverá ter prioridade mais alta porque afeta outras pessoas.
Marque "1" se for um projeto único e independente de suas outras tarefas- Marque "2" se for parte de uma dependência, mas o projeto geral não for focado no prazo
- Dê nota "3" se fizer parte de uma dependência e o projeto geral tiver um prazo rígido
- *O projeto está associado a uma estratégia ou iniciativa maior da empresa? Os projetos que se vinculam a metas maiores da empresa devem ser priorizados em relação àqueles que são necessários para iniciativas menores e restritas.
Dê uma pontuação "1" se for um projeto contido que não esteja vinculado a uma estratégia maior- Atribua a pontuação "2" se ele estiver vagamente relacionado a iniciativas estratégicas maiores
- Dê nota "3" se for parte integrante de uma iniciativa maior da empresa
Use essa matriz para fazer uma pontuação objetiva da prioridade de cada projeto e certifique-se de que os membros da equipe saibam se uma tarefa é flexível quanto ao prazo.
Crie automações simples em suas tarefas para atribuir ou alterar a prioridade quando uma determinada ação for realizada
PRIMEIRAS COISAS PRIMEIRO Bônus ClickUp: As ferramentas simples de gerenciamento da carga de trabalho da equipe facilitam a definição de um Prioridade para cada tarefa importante, variando de "Baixa" a "Urgente" A classificação por urgência ajuda a sua equipe a visualizar as tarefas de maior prioridade. Você pode até mesmo criar automações simples no ClickUp para definir uma prioridade específica nível de prioridade quando uma tarefa é atribuída a uma determinada pessoa ou atinge uma data de vencimento.
3. Use alocação de recursos para habilidades de gerenciamento da carga de trabalho da equipe
Depois de concluir a avaliação das tarefas e da capacidade da sua equipe, é hora de distribuir o trabalho, certo? Mas espere... não tão rápido.
Você não pode simplesmente escolher qualquer pessoa para qualquer projeto. Bem, talvez você possa. Mas isso seria tão eficaz quanto pedir ao Hulk para fazer cisnes de origami.
Bônus:_ **Nivelamento de recursos
Atribua as tarefas certas às pessoas certas
A chave para o gerenciamento inteligente da carga de trabalho é atribuir as tarefas certas às pessoas certas escopo de trabalho correto para a pessoa certa. Certifique-se de que você ou o gerente de projeto conheça o conjunto de habilidades, o temperamento, a disponibilidade e os pontos fortes de cada membro da equipe antes do início da programação do trabalho.
Por exemplo, se um de seus funcionários é ótimo em detalhes finos, mas tem dificuldades com prazos de alta pressão, ele provavelmente não é a melhor escolha para um projeto de simulação de incêndio. Mas, da mesma forma, seu pensador criativo com visão de conjunto pode não ser o melhor redator.
Leve em consideração os pontos fortes exclusivos de cada indivíduo e atribua primeiro as tarefas de maior prioridade. Quando isso estiver resolvido, você poderá atribuir o restante (não se preocupe, você poderá ir ao seu Starbucks... eventualmente).
O ClickUp Workload View fornece insights sobre as métricas de seu projeto para estar um passo à frente
Quer ganhar pontos extras de gerente? Ao atribuir trabalho a um membro da equipe, informe a ele o motivo pelo qual o escolheu para aquela tarefa. Isso torna o trabalho deles mais significativo e envolvente.
Quanto mais confiança seus funcionários tiverem em suas tarefas, maior será a produtividade deles. É simples assim!
Crie prazos realistas
Depois de atribuir todas as suas tarefas, você precisa criar prazos para elas. Quando estiver começando a planejar a carga de trabalho, concentre-se em tornar esses prazos _realizáveis!
Mesmo com os aplicativos mais intuitivos, como o ClickUp, você deve esperar um período de adaptação enquanto sua equipe se familiariza com os novos fluxos de trabalho. Faça com que seus prazos para a primeira rodada sejam os mais flexíveis possíveis.
Use as informações que você reuniu sobre estimativas de tempo de tarefas anteriores, capacidade dos funcionários e conjuntos de habilidades conhecidas para fazer a melhor estimativa de quanto tempo cada tarefa deve levar. Em seguida, acrescente um pouco mais de tempo para levar em conta circunstâncias imprevistas.
Use a visualização de linha do tempo do ClickUp para atribuir tarefas, alterar datas de vencimento e visualizar cargas de trabalho
Quando os funcionários cumprirem esses prazos, isso aumentará a confiança: neles mesmos e em seu novo e incrível sistema. Ter a ferramenta certa para editar cargas de trabalho - e fazer isso rapidamente - é essencial para a produtividade de qualquer líder de equipe.
TRABALHO EM EQUIPE > TALENTO Bônus do ClickUp: Atribuir tarefas no ClickUp é simples! Basta criar uma tarefa e atribuí-la a um ou vários funcionários ou Equipes . Depois de distribuir as tarefas, defina as datas de início e de vencimento para cada membro da equipe. Preocupado com o gerenciamento de prazos conflitantes? Visualize as tarefas da sua equipe por meio da Timeline View para equilibrar as datas de início e de vencimento de todos, tudo a partir de um único linha do tempo do projeto .
4. Ajude seus funcionários a planejar com modelos de gerenciamento de carga de trabalho
Ok, então você identificou suas tarefas e quanto tempo elas levarão, e sabe quais funcionários são responsáveis pelo quê. A partir de agora, o piloto automático, certo?
Não tão rápido!
Se esse modelo de planejamento de fluxo de trabalho for novo para a sua equipe, eles (e você!) talvez precisem de um pouco mais de apoio para se organizarem. E mesmo que o fluxo de trabalho não seja novo, quanto mais maduro for o seu modelo de gerenciamento de carga de trabalho, mais o seu processo deverá se tornar um modelo.
Os modelos têm duas funções para o gerenciamento da carga de trabalho: Ajudam as equipes novas no processo a se familiarizarem mais rapidamente e ajudam as equipes maduras a automatizar mais as coisas boas que sabem que estão funcionando.
Aqui estão cinco modelos de carga de trabalho para você começar:
1. Modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp
Supervisione facilmente as capacidades semanais dos membros da equipe com o modelo de gerenciamento de carga de trabalho dos funcionários da ClickUp
O modelo Modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp permite que os membros da equipe e os gerentes determinem sua capacidade de carga de trabalho diária e semanal e vejam a quantidade de trabalho atribuída a cada funcionário.
2. Modelo de bloqueio de programação do ClickUp
Use campos personalizados para personalizar sua agenda no ClickUp e priorizar seu trabalho
O modelo Modelo de bloqueio de programação do ClickUp permite que os membros da equipe monitorem e visualizem suas atividades de carga de trabalho passadas, presentes e futuras utilizando o técnica de bloqueio de tempo .
3. Modelo de gerenciamento de tarefas simples ClickUp
Use o modelo de gerenciamento de tarefas simples para organizar e priorizar melhor o trabalho de suas equipes
Deseja simplificar seu listas de tarefas das equipes ? Experimente o Modelo de gerenciamento de tarefas simples do ClickUp para dar a seus funcionários a oportunidade de obter uma lista diária personalizada de tarefas, incluindo trabalho, projetos pessoais, PTO, etc.
4. Modelo de reunião individual entre funcionário e gerente do ClickUp
Documente claramente tudo em suas reuniões individuais com este modelo simples
O gerenciamento da carga de trabalho começa quando os funcionários entendem o que se espera deles. Isso significa que você, como líder da equipe, precisa definir claramente as metas de produção, gerenciamento de tempo e priorização de projetos. A melhor maneira de colocar seus colaboradores individuais na mesma página é com um documento individual detalhado que rastreie todos esses aspectos.
5. Modelo de rastreador de reunião ClickUp
Use o modelo ClickUp Meeting Tracker para obter uma visualização rápida de suas próximas reuniões na visualização Calendar
Uma carga de trabalho eficiente começa com a organização de suas tarefas diárias. É por isso que é tão importante usar um modelo para monitorar suas reuniões, para que você saiba para onde está indo o seu tempo e o que pode fazer para ajudar na sua carga de trabalho.
TEMPLATES, TEMPLATES, TEMPLATES! Bônus do ClickUp: Somos grandes fãs de modelos para manter sua equipe no caminho certo e organizada. Quer ver mais? Dê uma olhada em nosso resumo de modelos de gerenciamento de projetos ou visite o site Centro de modelos ClickUp para obter centenas de maneiras de começar a trabalhar mais rapidamente!
5. Priorize a comunicação e a colaboração
Embora possamos ter esquecido como resolver nossos trabalhos de cálculo da 8ª série, aqui está uma fórmula que você deve memorizar:
**Gerenciamento da carga de trabalho = Gerenciamento do estresse
Quanto menos estresse enfrentarmos, mais gerenciável será nossa carga de trabalho. Então, qual é a maior fonte de estresse no local de trabalho?
Uma pesquisa da Wrike descobriu que está criando senhas de oito caracteres com um algarismo, uma letra maiúscula e um símbolo. Bem, isso e uma falta de comunicação e colaboração.
Mesmo as boas mudanças podem causar estresse quando são novas. Depois de implementar seu novo sistema de gerenciamento de tarefas, certifique-se de conversar regularmente com sua equipe para garantir que ela se sinta apoiada.
Institua check-ins regulares da equipe
Especialmente enquanto esse processo ainda é novo, faça um esforço consciente para agendar reuniões individuais com os membros da sua equipe. A comunicação é fundamental para o gerenciamento de mudanças e fazer com que seus funcionários adotem novos processos. Para uma processo de gerenciamento de mudanças bem-sucedido use as perguntas abaixo para obter o feedback honesto de suas equipes:
- Sua carga de trabalho atual é realista e, se não for, como ela poderia ser alterada?
- Existem obstáculos que o impedem de concluir os projetos atuais?
- Quão confiantes vocês estão em relação ao cumprimento dos próximos prazos?
- Quais são seus maiores desafios com o novo sistema?
- Você tem alguma sugestão ou ideia sobrecomo melhorar os processos?
Tente estes **Ferramentas de gerenciamento de mudanças !
Prepare-se para a mudança com modelos de planejamento de sucessão !
Observe que adicionar mais reuniões à sua agenda e à de seus funcionários pode diminuir a produtividade - exatamente o oposto do que você deseja! Portanto, pense em maneiras de tornar esses check-ins tão convenientes e eficientes quanto possível.
Use o modelo de ata de reunião de projeto no ClickUp e evite a perda de informações ou discussões
Considere fazê-las pelo Slack, por exemplo, para que os membros da equipe possam atualizá-lo quando for conveniente para eles, com interrupção limitada do fluxo de trabalho. Alguns funcionários nunca se sentirão completamente à vontade para desabafar com o chefe - e tudo bem!
Faça uma reunião semanal da equipe em que todos possam se reunir para compartilhar estratégias e expor suas queixas. E considere a possibilidade de utilizar um aplicativo de participação anônima como o ScatterSpoke para que todos possam compartilhar seus sentimentos de uma forma sem pressão.
Enfatize a colaboração, não as interrupções
Não há nada mais irritante do que enviar uma mensagem importante para o seu funcionário e ficar horas sem receber notícias dele, certo? Quero dizer, que parte de "Onde está meu café com leite?" eles não entenderam?
Brincadeiras à parte, as mensagens não atendidas atrasam seu progresso, dificultando o gerenciamento da carga de trabalho. Ao projetar seu processo de gerenciamento de carga de trabalho, certifique-se de que o foco permaneça em destruir silos, e não em criar novos.
Crie tarefas de equipe para que todos tenham visibilidade do que os outros membros da equipe estão fazendo. Se eles puderem consultar os status sem precisar interromper o fluxo de trabalho de outra pessoa? Melhor ainda.
Converta comentários em tarefas do ClickUp ou atribua-os para transformar instantaneamente pensamentos em itens de ação
VOCÊ PODE ATRIBUIR COMENTÁRIOS?! Bônus do ClickUp: Use o ClickUp para deixar um comentário em todas as tarefas. Os funcionários são notificados instantaneamente, portanto, não podem inventar desculpas para não ver sua solicitação. E se você precisar que a pessoa faça algo com urgência, converta seu comentário em uma tarefa e atribua a ela a eles. Os funcionários serão notificados e o comentário aparecerá em sua lista de tarefas. Quando terminarem, eles poderão clicar na caixa de seleção Resolver para mostrar que concluíram a tarefa. Pronto.
6. Acompanhe o desempenho da carga de trabalho com painéis Gerenciamento do fluxo de trabalho é um ciclo constante. Você precisará passar por repetições de cada uma dessas etapas para obter um aprimoramento contínuo. Mas como é possível medir se está funcionando?
Bem, sempre há a maneira mais difícil. Você poderia manter planilhas cuidadosas de cada reclamação, problema e prazo cumprido (ou não cumprido). Durante cada novo ciclo de tarefas, você poderia procurar padrões e pontos de atrito comuns, tentar a velha adivinhação e verificar a abordagem para mudar as coisas e ver se isso ajuda.
Pronto para o caminho mais fácil?
Reúna todo o seu trabalho em uma visão geral de alto nível com os Dashboards Painel de controle do ClickUp pode servir como seu centro de controle de missão, onde você monitora e acompanha o desempenho da sua equipe no gerenciamento da carga de trabalho. Você pode preencher cada Dashboard com toneladas de Widgets personalizados como gráficos, cálculos, blocos de texto e muito mais, com cada um deles extraindo dados específicos de toda a sua equipe!
No entanto, isso não é tudo. Você também tem acesso a vários widgets de relatórios de tarefas para obter insights detalhados sobre como a sua equipe está lidando com o gerenciamento de tarefas. Por exemplo, você pode usar:
- Gráficos de velocidade : Determine a taxa de conclusão de um conjunto de tarefas e estime melhor a capacidade real de carga de trabalho da sua equipe
- Gráficos de fluxo cumulativo : Verifique o andamento do seu projeto e identifique os gargalos que podem ter resultado da má alocação da carga de trabalho
- Metas: Defina e acompanhe as metas de negócios, os objetivos e as metas de negóciosOKRs Bônus do ClickUp: Outra ótima maneira de monitorar a alocação da carga de trabalho da sua equipe é usar o Box View. Visualiza em que um funcionário está trabalhando, bem como sua capacidade de trabalho atual. Você pode identificar facilmente quem está sobrecarregado e reatribuir tarefas àqueles que podem assumir mais.
O Box View é a maneira mais rápida de ver todas as tarefas da sua equipe
BOX IT UP Bônus ClickUp: Outra ótima maneira de monitorar a alocação da carga de trabalho da sua equipe é usar o Box View. Ele visualiza em que um funcionário está trabalhando, bem como sua capacidade de trabalho atual. Você pode identificar facilmente quem está sobrecarregado e reatribuir tarefas àqueles que podem assumir mais.
7. Automatize o trabalho e centralize a visibilidade
Depois de resolver quaisquer problemas no fluxo de trabalho nos primeiros ciclos, procure mais oportunidades para melhorar ainda mais sua eficiência.
Não pule esta etapa!
Haverá um momento durante o ciclo de vida do projeto em que sua equipe terá de lidar com uma carga de trabalho pesada. O gerenciamento da carga de trabalho ajuda você a ser proativo com essas estratégias de economia de tempo agora, para evitar o estresse mais tarde.
Automatize tarefas repetitivas
A maneira mais fácil de aliviar a carga de trabalho real é identificar tarefas rotineiras que podem ser feitas automaticamente. Na verdade, sua organização pode economizar até 2 horas por dia através de automação do gerenciamento da carga de trabalho! Essas ferramentas podem automatizar a maior parte dos processos de gerenciamento de tarefas.
É claro que você sempre pode escolher ferramentas de automação disponíveis no mercado. Mas por que sobrecarregar os aplicativos da sua equipe quando você pode investir em um software de gerenciamento de carga de trabalho completo que está repleto de automações?
Digamos que você queira criar uma automação que permita que um funcionário saiba imediatamente quando ele tem uma nova tarefa urgente para concluir. Felizmente, você é um tomador de decisões brilhante e decidiu usar o ClickUp para o gerenciamento de carga de trabalho!
Tudo o que você precisa fazer é usar a automação: "Sempre que uma tarefa recebe uma prioridade 'Urgente', a tarefa muda para 'Aberta' automaticamente." Bam. Assim que uma tarefa for marcada como urgente, seu funcionário saberá disso.
Use receitas de automação pré-criadas ou personalize-as com base em suas necessidades, para que sua equipe possa se concentrar no que é mais importante
Escolha em uma lista de mais de 50 receitas automações ou simplesmente crie o seu próprio!
Use um quadro Kanban para ter uma perspectiva diferente
A Quadro Kanban é uma ferramenta compacta, porém poderosa, para garantir que seus processos de negócios sejam executados sem problemas. Como ele funciona?
Ele visualiza seu projeto fluxo de trabalho e mostra o status de cada tarefa em um formato físico ou quadro de tarefas virtual . Sua equipe pode, então, arrastar e soltar tarefas nas colunas de status relevantes à medida que elas progridem, assim:
Agrupe as tarefas em seu quadro Kanban por status, campos personalizados, prioridade e muito mais no modo de exibição Quadro do ClickUp
Dessa forma, toda a sua equipe pode ver o progresso do projeto em tempo real. Esse processo de gerenciamento de carga de trabalho dá a todos os envolvidos uma ideia melhor de quanto tempo um projeto leva e quem é responsável por cada parte dele.
O gerente de projeto também deve identificar quais tarefas estão estagnadas no quadro Kanban, o que indica gargalos no processo. Ele pode então alocar um recurso (ou um membro da equipe) para ajudá-lo a resolver a tarefa.
PERSONALIZE SUA VISUALIZAÇÃO COMO QUISER Bônus ClickUp: Oferecemos um quadro Kanban para gerenciamento de projetos use Gantt charts para visualizar dependências e outras visualizações para que você possa escolher a perspectiva que funciona melhor para sua equipe. Use Visualizações flexíveis para visualizar tarefas em uma lista de tarefas, quadro Kanban ou visualização de linha do tempo.
Perguntas frequentes sobre gerenciamento de carga de trabalho
Quais são os desafios comuns do gerenciamento de carga de trabalho?
Os desafios do gerenciamento de carga de trabalho podem variar de acordo com o setor, o tamanho da empresa e as responsabilidades individuais. Entretanto, alguns desafios comuns incluem:
- Carga de trabalho excessiva: Pode ser um desafio gerenciar uma carga de trabalho muito pesada ou exigente, o que leva ao estresse, ao esgotamento e à redução da produtividade.
- Falta de priorização: Sem prioridades claras, pode ser difícil determinar quais tarefas são mais importantes e como alocar recursos de forma eficaz.
- Má administração do tempo: Técnicas de gerenciamento de tempo são essenciais para o gerenciamento da carga de trabalho, mas muitas pessoas lutam contra a procrastinação, as distrações e outras armadilhas de produtividade.
- Recursos inadequados: A falta de recursos, como pessoal, tecnologia ou orçamento, pode prejudicar a capacidade de uma pessoa de gerenciar sua carga de trabalho de forma eficaz.
- Desvio de escopo: As expectativas podem mudar ou se expandir além do que foi acordado inicialmente, levando a um aumento na carga de trabalho sem um aumento correspondente nos recursos.
Quem deve gerenciar o planejamento da carga de trabalho?
Dependendo de como sua organização está estruturada, o gerenciamento da carga de trabalho pode ser individual ou em grupo.
Se a sua empresa for muito isolada e os departamentos parecerem operar como suas próprias miniempresas, provavelmente fará mais sentido ser um lobo solitário no seu planejamento. Entretanto, as equipes que são altamente colaborativas e que trabalham frequentemente com outras pessoas para concluir projetos que provavelmente precisam da colaboração de todos.
Quais são os benefícios do gerenciamento eficaz da carga de trabalho?
As ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho ajudam você a ver tudo o que está acontecendo na empresa. E dão à sua equipe essa mesma visibilidade!
Ver em que ponto estão os projetos pode eliminar problemas de comunicação e silos de projetos. E o que é mais importante? Isso ajuda a manter sua equipe na mesma página e trabalhando com eficiência. E isso significa mais clientes satisfeitos que recebem seus projetos no prazo.
Os sistemas de gerenciamento de carga de trabalho também:
- Garantem que nenhum recurso do projeto (software, tempo, habilidades dos funcionários) seja desperdiçado
- Oferecem uma visão clara de como o projeto está progredindo
- Mostram qual processo de negócios está atrasando o seu trabalho
- Informam as datas de vencimento e os orçamentos do projeto
- Fechar as lacunas de comunicação entre os diferentes departamentos
Implementar o gerenciamento eficaz da carga de trabalho com o ClickUp
O gerenciamento de carga de trabalho é como um kit de primeiros socorros para sua organização. É uma ótima maneira de proteger o bem-estar da sua equipe quando ela está lidando com uma carga de trabalho pesada. Além disso, ele também proporciona um aumento instantâneo de produtividade!
No entanto, gerenciar manualmente as cargas de trabalho é algo difícil de engolir. Você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos dedicada - que não seja conveniente apenas para gerentes de projetos especializados - para fazer todo o trabalho pesado, como distribuição de carga de trabalho, acompanhamento do progresso da equipe, criação de relatórios e muito mais.
Felizmente, ferramentas como o ClickUp têm muitos recursos, inclusive a visualização de linha do tempo, a visualização de carga de trabalho e a visualização de caixa, que fazem com que esse processo ocorra sem problemas.
Com Plano gratuito do ClickUp você tem usuários ilimitados e projetos ilimitados. Com o plano pago, você obtém armazenamento ilimitado e integrações ilimitadas para ajudá-lo com a carga de trabalho da sua equipe.
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