Quando se trata de produtividade, as equipes estão sempre buscando uma vantagem competitiva. A maneira como trabalhamos está em constante evolução e, com isso, também as ferramentas que usamos para realizar nosso trabalho.
O objetivo do software de gerenciamento colaborativo de trabalho é ajudar as equipes a trabalharem juntas de forma mais eficiente, o que faz todo o sentido.
Quem não gosta de fazer mais em menos tempo? Quando utilizadas corretamente, essas ferramentas ajudam as equipes a aproveitar ao máximo os recursos com os quais trabalham para concluir projetos com sucesso.
Este guia é uma análise mais aprofundada de como tudo isso realmente acontece.
O que é gerenciamento colaborativo do trabalho?
A gestão colaborativa do trabalho é o processo de planeamento, acompanhamento e execução de tarefas por uma equipa de indivíduos para atingir um objetivo comum.
Felizmente, existem ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho para facilitar o planejamento de tarefas, embora nem todas ofereçam uma combinação de recursos que atendam a todas as necessidades colaborativas.
Qualquer ferramenta colaborativa que se preze oferece um conjunto comum de recursos que permitem o trabalho em equipe coordenado, tais como:
- Atribuição de tarefas
- Acompanhamento e manutenção do progresso
- Compartilhamento de arquivos
- Mensagens
- Agendamento
- Criando listas de tarefas
No fim das contas, o melhor software de gerenciamento colaborativo de trabalho ajuda os gerentes de projeto a simplificar os processos e integrar um conjunto abrangente de ferramentas intuitivas.
Benefícios do uso de ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho
Vamos falar sobre as vantagens de trabalhar com as ferramentas certas de gerenciamento colaborativo do trabalho.
Melhora a gestão de projetos
Considere um projeto que exija que uma equipe trabalhe em várias tarefas simultaneamente. Sem um software de gerenciamento de trabalho colaborativo, é fácil que haja falhas na comunicação ou que os membros da equipe não estejam cientes do que os outros estão fazendo.
As ferramentas certas mantêm todos informados e permitem que atualizem seu progresso conforme necessário, facilitando para os gerentes acompanhar o status do projeto e fazer ajustes conforme necessário.
Permite independência de localização
Ferramentas e softwares colaborativos permitem que os membros da equipe trabalhem de qualquer lugar, a qualquer hora. A colaboração assíncrona ou ao vivo proporciona um horário de trabalho mais flexível para os membros da equipe.
O progresso é monitorado e os problemas são identificados rapidamente. As alterações são feitas em tempo real para manter todos alinhados com uma única fonte de verdade.
Melhora a comunicação e a colaboração
Ferramentas como o ClickUp Whiteboard permitem uma comunicação rápida e fácil entre os membros da equipe por meio de recursos de chat ao vivo. Isso permite que as equipes compartilhem atualizações em tempo real e centralizem seu histórico de chat em torno de decisões críticas do projeto.
Redução dos custos do projeto
Economizar dinheiro é muito importante!
Quando as equipes trabalham juntas de forma mais eficiente, os custos do projeto são reduzidos, pois os recursos são gerenciados de maneira mais eficaz. Quanto mais valor uma equipe extrai de seus recursos, mais todos ganham.
Aumente a produtividade cumprindo os prazos
Quando os membros da equipe colaboram de forma eficaz, eles realizam mais trabalho em menos tempo. Isso leva a um aumento da produtividade da equipe como um todo. Os prazos também são mais fáceis de cumprir, pois uma ferramenta centralizada de gerenciamento de trabalho elimina falhas de comunicação ou contratempos, como documentos perdidos, que só servem para atrasar as equipes.
Melhor tomada de decisões
Facilitar uma melhor tomada de decisões é essencial em um mundo em rápida evolução. Quando os membros da equipe trabalham juntos com ampla visibilidade em suas ferramentas de gerenciamento regulares, eles ganham tempo para tomar melhores decisões.
E, como todos sabemos, melhores decisões equivalem a melhores resultados... o que equivale a melhores resultados financeiros.
Colaboração em tempo real
Com uma plataforma de produtividade, as equipes utilizam a detecção de colaboração ao vivo do ClickUp, que vai além de um Google Doc isolado. Por exemplo, você pode editar e adicionar comentários ao trabalho uns dos outros em tempo real e ver o que o outro membro da equipe está adicionando à medida que avança.
O ClickUp facilita isso dentro do seu espaço de trabalho. Não são necessárias ferramentas externas para documentos!
Exemplos de gerenciamento colaborativo do trabalho
Agora que você conhece os benefícios de uma gestão colaborativa eficaz do trabalho, vamos dar uma olhada em alguns exemplos reais de como as equipes estão usando ferramentas colaborativas para gerenciar seu trabalho.
Equipes de criação de conteúdo
Para equipes de criação de conteúdo, é fundamental ter um centro onde todos os membros da equipe possam colaborar em projetos de forma eficiente. Usando ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho, como o ClickUp, as equipes podem planejar, atribuir tarefas e acompanhar o progresso em tempo real.
Equipes remotas ou distribuídas
Equipes remotas ou distribuídas precisam de uma maneira de se manter conectadas e gerenciar seu trabalho de forma eficaz sem estarem no mesmo local físico. As ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho oferecem recursos de comunicação em tempo real, acompanhamento de tarefas e compartilhamento de arquivos que facilitam a conexão e a produtividade das equipes remotas.
Equipes de planejamento de eventos
O planejamento de eventos requer coordenação e colaboração de vários membros da equipe. Com ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho, os planejadores de eventos podem criar tarefas, atribuí-las aos membros da equipe e acompanhar o progresso para garantir que tudo esteja dentro do cronograma do evento.
Equipes de marketing
As equipes de marketing precisam trabalhar juntas de forma integrada para criar e executar campanhas. As ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho oferecem recursos como calendários compartilhados, cronogramas de projetos e atribuições de tarefas que ajudam as equipes de marketing a se manterem organizadas e em dia com suas campanhas.
Como escolher ferramentas de colaboração para o gerenciamento colaborativo do trabalho
Escolher uma ferramenta colaborativa é uma tarefa difícil quando há tantas opções disponíveis.
Mas uma tarefa difícil não significa necessariamente impossível. É útil começar por definir as especificidades da sua equipe. Utilizar as necessidades da sua equipe e os objetivos do projeto como critérios de referência cruzada é uma forma de garantir que obtém tudo o que precisa numa solução de gestão colaborativa do trabalho. Pense no seguinte:
- O tamanho e os fluxos de trabalho da sua equipe: assim como você não quer pagar por uma ferramenta com recursos que sua equipe de duas pessoas talvez nunca utilize, você também não quer adotar uma ferramenta que limite as capacidades de uma equipe em crescimento.
- Seu orçamento : quanto mais complexas forem suas necessidades de gerenciamento de projetos, mais você precisará pagar por recursos premium.
- Suas necessidades futuras: é importante escolher uma ferramenta que atenda às necessidades atuais da sua equipe. Mas para onde sua equipe está indo e quais ferramentas serão necessárias quando ela chegar lá?
À medida que você se aprofunda no processo de avaliação, aqui estão algumas perguntas gerais para refletir:
Você precisa integrar outras ferramentas de software?
Se você não tiver certeza, observe como sua equipe realiza o trabalho atualmente. Existem ferramentas de colaboração que fazem grande parte do trabalho pesado quando se trata de gerenciamento de projetos e que você não deseja substituir? Suas soluções de gerenciamento de trabalho colaborativo precisam integrar um software dedicado para videoconferência?
Confira as melhores integrações do ClickUp!
Existe uma curva de treinamento?
Algumas ferramentas de colaboração são feitas para equipes menores e são mais fáceis de usar, enquanto outras são mais complexas e levam algum tempo para sua equipe aprender. Considere a curva de aprendizado e o tempo necessário para que suas equipes comecem com o pé direito.
Como é o suporte ao cliente?
O suporte ao cliente é fácil de ignorar, mas é uma parte essencial do processo de avaliação. Você quer poder entrar em contato facilmente com alguém se tiver dúvidas, encontrar problemas ou precisar de assistência técnica. Algumas ferramentas de software chegam a oferecer sessões de treinamento personalizadas para equipes grandes.
Qual é a melhor ferramenta de gerenciamento colaborativo do trabalho?
O ClickUp é a melhor ferramenta de gerenciamento colaborativo de trabalho para startups, empresas e tudo mais, por vários motivos. Aqui está um rápido resumo das poderosas ferramentas e recursos de gerenciamento colaborativo de trabalho do ClickUp:
Veja o trabalho do seu jeito com mais de 10 visualizações de projeto
Os colaboradores individuais que trabalham em tarefas como parte de uma equipe maior podem criar visualizações para detalhar o trabalho que lhes foi atribuído. As visualizações mais populares incluem:
- Exibição em lista: organize suas tarefas em uma lista classificando, filtrando, agrupando e personalizando colunas.
- Visualização do quadro: arraste e solte tarefas facilmente entre diferentes colunas (semelhante a um quadro Kanban ).
- Exibição do calendário: planeje, programe e gerencie suas tarefas e recursos em um formato de calendário.
Trabalhe de forma multifuncional com tarefas e relacionamentos
As tarefas são os blocos fundamentais do ClickUp. Você pode atribuir tarefas a vários membros da equipe, acompanhar arquivos, definir status e adicionar comentários para atualizar todos sobre o andamento. Dentro de uma tarefa, você pode realizar estas ações para uma colaboração perfeita no local de trabalho:
- Veja o histórico de atividades, incluindo alterações nas datas de vencimento, atualizações de campos personalizados e todas as conversas.
- Comunique-se de forma eficaz com comandos /Slash e atalhos de teclado.
- Mencione tarefas e documentos para referência em seu espaço de trabalho (não disponível em muitas ferramentas de gerenciamento comuns).
- Inicie uma reunião no Zoom a partir de uma tarefa do ClickUp.
O software de colaboração ClickUp usa um recurso de dependências de tarefas para facilitar a visualização das tarefas que dependem umas das outras e planejar adequadamente. Isso é útil ao tentar criar um cronograma de projeto ou identificar possíveis gargalos.
Distribua os recursos de forma eficaz com visualização diária.
No processo de criação de fluxos de trabalho colaborativos, os recursos de gerenciamento de recursos não devem ser negligenciados. Eles permitem que os gerentes de projeto analisem o uso de recursos — sejam eles pessoas, dinheiro ou tempo — e fornecem às equipes informações úteis sobre o que é necessário para concluir um projeto.
Reúna as equipes com o gerenciamento colaborativo do trabalho
Com o início do trabalho remoto e todas as rápidas mudanças que estão ocorrendo no local de trabalho, as equipes precisam de uma maneira confiável de se manterem conectadas, alinhadas e produtivas.
As ferramentas de colaboração podem diminuir ou aumentar a produtividade da equipe. Portanto, se você está procurando uma plataforma única para alinhar suas equipes, experimente o ClickUp gratuitamente e pare de alternar entre vários aplicativos e ferramentas para realizar seu trabalho.