Quando se trata de produtividade, as equipes estão sempre em busca de uma vantagem. A maneira como trabalhamos está em constante evolução e, com isso, as ferramentas que usamos para realizar o trabalho também estão.
O objetivo da colaboração gerenciamento do trabalho é ajudar as equipes a trabalharem juntas com mais eficiência, o que faz sentido.
Quem não gosta de fazer mais em menos tempo? Quando usadas corretamente, essas ferramentas ajudam as equipes a a tirar o melhor proveito dos recursos com os quais estão trabalhando para levar os projetos até a linha de chegada com sucesso.
Este guia é um mergulho mais profundo em como tudo isso realmente acontece.
O que é gerenciamento de trabalho colaborativo?
O gerenciamento colaborativo do trabalho é o processo de planejamento, acompanhamento e execução de tarefas por uma equipe de indivíduos para atingir um objetivo comum.
Felizmente, existem ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo para facilitar o planejamento de tarefas, embora nem todas ofereçam uma combinação de recursos que funcione para todas as necessidades de colaboração.
Qualquer ferramenta colaborativa que valha a pena oferece um conjunto comum de recursos que permitem trabalho em equipe coordenado como, por exemplo:
- Atribuição de tarefas
- Acompanhamento e manutenção do progresso
- Compartilhamento de arquivos
- Envio de mensagens
- Agendamento
- Criação de listas de tarefas
Acompanhe e organize todas as solicitações de funcionários remotos com o modelo de quadro Kanban de solicitações de equipe do ClickUp
Quando se trata disso, o melhor software de gerenciamento de trabalho colaborativo ajuda os gerentes de projeto a simplificar processos e integrar um conjunto abrangente de ferramentas intuitivas.
Benefícios do uso de ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo
Vamos falar sobre as vantagens de trabalhar com as ferramentas corretas de gerenciamento de trabalho colaborativo.
Melhora o gerenciamento de projetos
Considere um projeto que exige que uma equipe trabalhe em várias tarefas simultaneamente. Sem um software de gerenciamento de trabalho colaborativo, é fácil que as coisas se percam na comunicação ou que os membros da equipe não saibam no que os outros estão trabalhando.
As ferramentas certas mantêm todos informados e permitem que eles atualizem seu progresso conforme necessário, facilitando para os gerentes o acompanhamento do status do projeto e a realização de ajustes conforme necessário.
Permite a independência de local
As ferramentas e o software colaborativos oferecem aos membros da equipe a capacidade de trabalhar de qualquer lugar e a qualquer momento. Habilitação de colaboração assíncrona ou ao vivo leva a um horário de trabalho mais flexível para os membros da equipe.
O progresso é monitorado e os problemas são identificados rapidamente. As alterações são feitas em tempo real para manter todos no caminho certo com uma única fonte de verdade.
Melhora a comunicação e a colaboração Ferramentas como o ClickUp Whiteboard permitem a comunicação rápida e fácil entre os membros da equipe por meio de
recursos de bate-papo . Ele permite que as equipes compartilhem atualizações em tempo real e centralizem seu histórico de bate-papo em torno de decisões críticas do projeto.
Redução dos custos do projeto
Economizar dinheiro é uma das grandes vantagens!
Quando as equipes trabalham juntas com mais eficiência, isso resulta na redução dos custos do projeto, pois os recursos são mais bem gerenciados. Quanto mais valor uma equipe extrai de seus recursos, mais todos ganham.
Aumenta a produtividade ao cumprir os prazos
Quando os membros da equipe colaboram efetivamente eles realizam mais trabalho em menos tempo. Isso leva ao aumento da produtividade da equipe como um todo. Também é mais fácil cumprir os prazos, pois uma ferramenta de gerenciamento de trabalho centralizada elimina falhas de comunicação ou contratempos, como documentos perdidos, que só servem para atrasar as equipes.
Use a visualização do gráfico de Gantt no ClickUp para agendar tarefas acompanhar o andamento do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos.
Melhor tomada de decisões
Permitir uma melhor tomada de decisões é uma necessidade em um mundo acelerado. Quando os membros da equipe trabalham juntos com bastante visibilidade em suas ferramentas de gerenciamento regulares, eles liberam tempo para tomar decisões melhores.
E, como todos nós sabemos, melhores decisões equivalem a melhores resultados... o que equivale a um melhor resultado final.
Colaboração ao vivo
Com uma plataforma de produtividade, as equipes usam a colaboração ao vivo Detecção de colaboração do ClickUp que vai além de um Google Doc isolado. Por exemplo, você pode editar e adicionar comentários ao trabalho do outro em tempo real e ver o que o outro membro da equipe está adicionando à medida que avança.
O ClickUp facilita essa tarefa em seu espaço de trabalho. Não há acesso externo ferramentas de documentos são necessárias!
O ClickUp Docs permite formatação avançada e comandos de barra para trabalhar com mais eficiência
Exemplos de gerenciamento de trabalho colaborativo
Agora que você conhece os benefícios do gerenciamento eficaz do trabalho colaborativo, vamos dar uma olhada em alguns exemplos reais de como as equipes estão usando ferramentas de colaboração para gerenciar seu trabalho.
Equipes de criação de conteúdo
Para as equipes de criação de conteúdo, é fundamental ter um hub central onde todos os membros da equipe possam colaborar em projetos de forma eficiente. Usando ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo como o ClickUp, as equipes podem planejar, atribuir tarefas e acompanhar o progresso em tempo real.
Equipes remotas ou distribuídas
As equipes remotas ou distribuídas precisam de uma maneira de permanecer conectadas e gerenciar o trabalho com eficiência sem estar no mesmo local físico. As ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo oferecem recursos de comunicação em tempo real, rastreamento de tarefas e recursos de compartilhamento de arquivos que facilitam a conexão e a produtividade das equipes remotas.
Equipes de planejamento de eventos
O planejamento de eventos exige coordenação e colaboração de vários membros da equipe. Com as ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho, os planejadores de eventos podem criar tarefas, atribuí-las aos membros da equipe e monitorar o progresso para garantir que tudo esteja dentro do cronograma do evento.
Equipes de marketing
As equipes de marketing precisam trabalhar juntas sem problemas para criar e executar campanhas. As ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo oferecem recursos como calendários compartilhados, linha do tempo do projeto s e atribuições de tarefas que ajudam as equipes de marketing a se manterem organizadas e em dia com suas campanhas.
Como escolher ferramentas de colaboração para o gerenciamento do trabalho colaborativo
Escolher uma ferramenta de colaboração é uma tarefa difícil quando há muitas opções para escolher.
Mas uma tarefa difícil não significa necessariamente uma tarefa impossível. É útil começar descrevendo as especificidades da sua equipe. Usando as necessidades da sua equipe e metas do projeto como critérios de referência cruzada é uma forma de garantir que você obtenha tudo o que precisa em uma solução de gerenciamento de trabalho colaborativo. Pense em:
- O tamanho efluxos de trabalho da sua equipe: Da mesma forma que você não quer pagar por uma ferramenta com recursos que sua equipe de duas pessoas talvez nunca utilize, você também não quer integrar uma ferramenta que limita o que uma equipe em crescimento é capaz de fazer
- Seu orçamento : Quanto mais complexas forem suas necessidades de gerenciamento de projetos, mais você precisará pagar pelos recursos premium
- Suas necessidades futuras: É importante escolher uma ferramenta que atenda às necessidades atuais da sua equipe. Mas para onde sua equipe está indo e de quais ferramentas ela precisará quando chegar lá?
Arraste e solte formas em sua tela, conecte seus fluxos de trabalho e trabalhe com sua equipe ao mesmo tempo no ClickUp Whiteboard
À medida que você se aprofunda no processo de verificação real, aqui estão algumas perguntas gerais que devem ser analisadas:
Você precisa se integrar a outras ferramentas de software?
Se não tiver certeza, analise como a sua equipe trabalha atualmente. Há ferramentas de colaboração existentes que fazem grande parte do trabalho pesado quando se trata de gerenciamento de projetos e que você não deseja substituir? Suas soluções de gerenciamento de trabalho colaborativo precisam integrar um software dedicado de videoconferência?
Confira *As melhores integrações do ClickUp* !
Existe uma curva de treinamento?
Algumas ferramentas de colaboração são feitas para equipes menores e são mais fáceis de usar, enquanto outras são mais complexas e levam algum tempo para a sua equipe aprender. Considere a curva de aprendizado e o compromisso de tempo que será necessário para que suas equipes comecem com o pé direito.
Como é o suporte ao cliente?
O suporte ao cliente é fácil de ser ignorado, mas é uma parte essencial do processo de verificação. Você deseja entrar em contato com alguém facilmente se tiver dúvidas, problemas ou precisar de assistência técnica. Algumas ferramentas de software chegam ao ponto de oferecer sessões de treinamento personalizadas para grandes equipes.
Qual é a melhor ferramenta de gerenciamento de trabalho colaborativo?
O ClickUp é a melhor ferramenta de gerenciamento de trabalho colaborativo para startups, empresas e tudo o mais por vários motivos. Aqui está um resumo rápido das poderosas ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo e dos recursos do ClickUp:
Veja o trabalho do seu jeito com mais de 10 visualizações de projeto
Os colaboradores individuais que trabalham em tarefas como parte de uma equipe maior podem criar visualizações para detalhar o trabalho atribuído a eles. As visualizações mais populares incluem:
- Visualização de lista: Organize suas tarefas em uma lista classificando, filtrando, agrupando e personalizando colunas
- Visualização de quadro: Arraste e solte facilmente as tarefas entre diferentes colunas (semelhante a umQuadro Kanban)
- Visão de calendário: Planeje, programe e gerencie suas tarefas e recursos em um formato de calendário
Crie e personalize cada visualização do ClickUp para ver as informações de que você precisa
Trabalho de forma multifuncional com tarefas e relacionamentos
As tarefas são os blocos de construção fundamentais do ClickUp. Você pode atribuir tarefas a vários membros da equipe, acompanhar arquivos, definir status e adicionar comentários para atualizar todos sobre o progresso. Em uma tarefa, você pode executar as seguintes ações sem interrupção colaboração no local de trabalho :
- Exibir o histórico de atividades, incluindo alterações de datas de vencimento, atualizações de campos personalizados e todas as conversas
- Comunique-se com eficiência com comandos /Slash e atalhos de teclado
- Mencionar tarefas e documentos para referência em seu espaço de trabalho (não disponível em muitas ferramentas de gerenciamento regulares)
- Iniciar uma reunião do Zoom a partir de uma tarefa do ClickUp
O software de colaboração do ClickUp usa um recurso de dependências de tarefas para facilitar a visualização de quais tarefas dependem de outras e o planejamento adequado. Isso é útil ao tentar criar uma linha do tempo do projeto ou ao tentar identificar possíveis gargalos.
Reprogramar dependências para visualizar o impacto das alterações de data de vencimento nas tarefas dentro da visualização de Gantt no ClickUp
Distribua recursos de forma eficaz com a visualização dia a dia
No processo de criação de fluxos de trabalho colaborativos, gerenciamento de recursos não devem ser negligenciados. Eles permitem que os gerentes de projeto analisem o uso de recursos - sejam eles pessoas, dinheiro ou tempo - e fornecem às equipes uma visão prática sobre o que é necessário para levar um projeto até a linha de chegada.
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
Reúne as equipes com o gerenciamento de trabalho colaborativo
Com o início do trabalho remoto e todas as rápidas mudanças que estão ocorrendo no local de trabalho, as equipes precisam de uma maneira confiável de se manterem conectadas, alinhadas e produtivas.
As ferramentas de colaboração diminuem ou aumentam a produtividade da equipe, portanto, se você estiver procurando uma plataforma única para alinhar suas equipes, experimente o ClickUp gratuitamente e pare de alternar entre vários aplicativos e várias ferramentas para realizar seu trabalho.