Quando lhe pedem para assumir novos projetos, você sempre quer dizer sim. A parte difícil é saber o quanto esse "sim" é realista para a carga de tarefas atual da sua equipe.
É nesse ponto que o planejamento detalhado da capacidade realmente se destaca e é por isso que ele é uma parte tão importante do gerenciamento de projetos para equipes de todos os setores.
Os insights resultantes de um planejamento de capacidade adequado ajudam as empresas a determinar se podem contratar novos membros ou assumir novos projetos e, ao mesmo tempo, manter um olhar atento sobre as cargas de trabalho da equipe atual. Sem pressão. 😅
A boa notícia é que há muitos ferramentas de planejamento de capacidade disponíveis para ajudá-lo nessa jornada, sem falar nos cursos on-line, blogs e - nosso favorito pessoal - modelos!
Continue acompanhando para saber mais sobre como toda a sua equipe pode se beneficiar de um sólido modelo de planejamento de contas o modelo de planejamento de contas é uma ferramenta de planejamento de contas, com os principais recursos a serem observados e acesso a 10 dos melhores modelos de capacidade gratuitos do mercado.
O que é um modelo de planejamento de capacidade?
Capacidade refere-se à quantidade máxima de trabalho que uma equipe ou indivíduo pode assumir em um determinado momento, mas também pode ser usada em referência à quantidade de recursos que uma empresa ou equipe tem disponível para um projeto específico. Planejamento de capacidade é o processo de medir os recursos, o tempo e os membros da equipe necessários para concluir diferentes projetos a fim de identificar áreas para novas oportunidades de negócios, ou seja, a capacidade de assumir mais projetos, novas contratações ou tarefas em um dia.
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
Embora os gerentes de projeto geralmente assumam a maior parte do planejamento da capacidade, todos os envolvidos devem ter acesso às informações, incluindo as partes interessadas, outros membros da equipe, departamentos afetados e clientes.
Com tanta coisa dependendo da precisão do planejamento de capacidade, começar com um modelo é a melhor opção.
Modelos poderosos de planejamento de capacidade são fornecidos em várias formas e podem ser criados usando diferentes software de gerenciamento de recursos ou até mesmo PowerPoint e Excel .
Os modelos de planejamento de capacidade ajudam a gerenciar seus recursos de forma fácil e realista para ver quais estão abaixo, acima ou dentro da capacidade. Esses recursos podem incluir materiais reais, tempo e orçamento, mas o mais importante é o seu pessoal!
Além disso, os modelos tornam os relatórios de planejamento de capacidade mais limpos, mais fáceis de ler e mais organizados do que quando se começa do zero. Mas antes de se inscrever em qualquer avaliação gratuita em busca de seu próximo modelo, faça a si mesmo estas perguntas importantes:
- Esse modelo é pré-criado e personalizável?
- Ele se alinhará com meus projetos e processos atuais?
- Minha equipe e eu poderemos usá-lo o mais rápido possível?
- É gratuito?
Isso não é pedir demais! Na verdade, há ainda mais qualidades obrigatórias a serem observadas no seu próximo modelo de planejamento de capacidade - e podemos ajudá-lo a acessá-las gratuitamente. 😎
Recursos obrigatórios em um modelo de planejamento de capacidade
A maior vantagem do planejamento de capacidade é o insight acionável. A alocação precisa de recursos é o segredo por trás da tomada de decisões estratégicas sobre o trabalho que você assume e da garantia de que você pode entregar dentro dos prazos específicos requisitos do projeto .
Crie painéis de controle personalizados no ClickUp para obter uma visão geral de alto nível de todo o seu trabalho
Você precisa ser capaz de adicionar informações detalhadas do projeto ao seu modelo para ter uma visão mais abrangente das capacidades e dos recursos da equipe. Isso inclui o nome do projeto, todos os envolvidos, todas as tarefas relacionadas, o linha do tempo do projeto datas-chave, prazos, marcos custo, demanda e muito mais!
Isso pode parecer um grande pedido, mas o planejamento de capacidade bem-sucedido tem um impacto positivo significativo nos seus resultados, por isso você deve ser minucioso e cuidadoso nesse processo. Aqui estão mais elementos essenciais que devem ser procurados em um modelo de planejamento de capacidade dinâmica:
- Várias visualizações de projeto para ver o panorama geral de todas as tarefas e recursos necessários em um projeto
- Painéis e relatórios para ter uma visão de alto nível do seu projeto e das capacidades atuais de carga de trabalho
- Gerenciamento de tarefas para acompanhar o progresso e a alocação de recursos
- Vários responsáveis e observadores para delegar trabalho igualmente entre a equipe
- Comentários recursos de chat e colaboração para manter todos os membros da equipe informados
- Limites e limites de capacidade para garantir que ninguém fique sobrecarregado com tarefas
- Recursos de priorização para organizar tarefas e projetos com base na necessidade imediata e nos recursos disponíveis
10 modelos de planejamento de capacidade para ClickUp, Excel e outros
Antes de acumular os projetos e atribuir uma série de novas tarefas, é importante que os gerentes de projeto saibam exatamente o que e quanto já está no prato de cada membro da equipe. A avaliação precisa e frequente da largura de banda da sua equipe garante que cada projeto seja concluído no prazo, dentro do orçamento e com o mínimo de estresse adicional possível. 💜
Estes são 10 dos nossos modelos favoritos de planejamento de capacidade para isso mesmo! Além de serem personalizáveis, completos e intuitivos, esses modelos também são totalmente gratuitos. 🤩
1. Modelo de planejamento de capacidade de funcionários da ClickUp
Visualização da carga de trabalho principal usando o modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp
Das mais de 15 maneiras personalizáveis de gerenciar seus projetos no ClickUp, Visualização da carga de trabalho é o único detalhamento totalmente transparente e objetivo das tarefas semanais da sua equipe com base no responsável, no tempo estimado por tarefa, no número de tarefas e muito mais. Dominar a visualização de carga de trabalho pode parecer uma tarefa grandiosa por si só, mas a Modelo de planejamento de capacidade de funcionários do ClickUp torna isso - e muito mais - significativamente mais fácil.
Esse modelo avançado ajuda a gerenciar as capacidades individuais e da equipe usando alguns dos recursos mais avançados do ClickUp para ver quanto trabalho está sendo atribuído de cada vez. Esse modelo também o ajuda a implementar tarefas produtivas gerenciamento de carga de trabalho práticas como definir estimativas de tempo, medir o volume de tarefas e muito mais. Neste modelo Lista se você estiver usando o Google, encontrará cinco visualizações de projeto, sete campos personalizados, dois status de tarefa personalizados e um Guia de Introdução em Documentos do ClickUp para ajudá-lo a planejar os recursos da maneira mais eficiente possível. Faça o download deste modelo
2. Modelo de planejamento de recursos por ClickUp
Distribua recursos com facilidade usando o modelo de planejamento de recursos do ClickUp
A organização é fundamental quando se trata de tomar decisões estratégicas para sua equipe ou departamento. Com cinco status personalizados, oito campos personalizados e várias exibições, o Modelo de planejamento de recursos do ClickUp é o modelo mais abrangente e versátil para planejamento e alocação de recursos .
Use este modelo amigável para iniciantes para distribuir recursos com facilidade - sejam eles quais forem! Os Modelo de planejamento de recursos é a ferramenta ideal para criar rapidamente sistemas organizados para cada tipo de recurso.
Esse modelo pode ser personalizado para se adequar a qualquer caso de uso e vem pré-criado para se alinhar naturalmente com equipes de marketing e crescimento que buscam definir cronogramas claros e produtivos para tarefas como branding, promoção em mídias sociais, web design e muito mais. Além disso, esse modelo usa alguns dos recursos favoritos de seu gerente de projeto Recursos do ClickUp para ajudar tudo a se encaixar, incluindo a visualização de Gantt e a visualização de Timeline. Faça o download deste modelo
3. Modelo de planejamento semanal da capacidade de recursos da ClickUp
Visualize as capacidades da equipe usando o modelo de planejamento semanal de recursos do ClickUp
Se você gostou da visualização da carga de trabalho no modelo Employee Capacity Planning, gostará ainda mais dela aqui. Os gerentes podem personalizar a visualização da carga de trabalho usando o modelo de planejamento semanal de recursos do ClickUp para visualizar as capacidades individuais e gerais da equipe e determinar onde ou se elas poderiam ser usadas de forma mais produtiva em outro lugar.
Obtenha uma visão de alto nível da carga de trabalho de cada coordenador de projeto pelo número de tarefas em seu prato para aquele dia, semana ou mês. Você não só verá o número de tarefas pelas quais cada membro é responsável naquele dia, mas também encontrará o nome, a duração e o status de cada tarefa para ter visibilidade instantânea do seu progresso. Faça o download deste modelo
4. Modelo de planejamento de capacidade Kanban da ClickUp
Realoque recursos, tarefas e tempo com o modelo de planejamento de capacidade Kanban da ClickUp
Há mais de uma maneira de gerenciar e planejar as capacidades da equipe, e o Kanban Capacity Planning Template do ClickUp entende isso. Use Visualização do quadro do ClickUp nesse modelo detalhado para se aprofundar na carga de trabalho, nos status das tarefas e no progresso da sua equipe, até mesmo nos mínimos detalhes.
Outra maneira de ampliar o valor desse modelo versátil é com a visualização pré-construída Quadro Kanban para classificar as cargas de trabalho do seu projeto por proprietário de tarefa e ver instantaneamente como o trabalho está distribuído entre a equipe. E se um membro da sua equipe estiver sobrecarregado, atrasado ou com tempo de sobra, você poderá fazer ajustes facilmente arrastando e soltando tarefas de um proprietário para outro, criando subtarefas ou adicionando responsáveis - tudo diretamente do seu quadro. Faça o download deste modelo
5. Modelo de lista de planejamento de capacidade por ClickUp
Supervisione todos os recursos atuais com o modelo de lista de planejamento de capacidade da ClickUp
Embora os gerentes de projeto adorem as visualizações de Gantt, carga de trabalho, linha do tempo e quadro por sua natureza altamente visual, Visualização de lista no ClickUp é outra solução flexível para fazer inventário das tarefas e da carga de trabalho da sua equipe.
No entanto, essa não é uma lista de tarefas típica. 👀
O modelo de lista de planejamento de capacidade do ClickUp é a visão completa dos recursos atuais com que você sempre sonhou. Esse modelo faz o trabalho pesado em termos de configuração de sua lista para manter os fluxos de trabalho funcionando sem problemas com recursos que incluem cinco status personalizados pré-criados e oito campos personalizados.
O que é tão valioso nesse modelo para gerentes e membros da equipe é a intuitividade e a organização da visualização da lista. Se você estiver trabalhando com participantes do projeto se você estiver trabalhando em um projeto, em vários departamentos ou compartilhando novas informações, qualquer pessoa pode olhar para essa visualização e entender instantaneamente o que está vendo. Além disso, tão fácil quanto arrastar tarefas em um quadro Kanban, você pode realocar recursos e editar tarefas movendo-as para cima ou para baixo na lista.
As colunas que você vê na sua lista são totalmente personalizáveis para mostrar mais informações que realmente lhe interessam. Escolha quais campos personalizados, comentários, responsáveis, Tags ou datas de vencimento aparecem em sua lista para saber quais recursos estão indo para onde e qual é o status de seu uso, tudo em apenas uma olhada. Faça o download deste modelo
6. Modelo de planejamento da capacidade da conta por ClickUp
Supervisione os recursos necessários para desenvolver novos negócios usando o Account Capacity Planning Template da ClickUp
Como se costuma dizer, as vendas fazem o mundo girar. 💸
As Modelo de planejamento de capacidade de conta do ClickUp é uma necessidade tanto para gerentes de contas quanto para gerentes de projetos. Com cinco status personalizados para tarefas bloqueadas, concluídas, em andamento, em revisão e por fazer, todos têm total transparência na distribuição de recursos entre as contas. Esse modelo também vem com cinco visualizações de projeto para priorizar as capacidades atuais da conta e identificar áreas para novas oportunidades.
Semelhante à variedade de maneiras pelas quais o modelo de planejamento de capacidade de recursos do ClickUp pode ser personalizado de acordo com a maneira como você deseja trabalhar, o modelo de planejamento de capacidade de contas é altamente visual e projetado para ajudá-lo a gerenciar os recursos da conta de todos os ângulos. Organize suas contas usando a exibição pré-construída de Quadro, Gantt, Linha do tempo ou Lista e, em seguida, apoie-se nos oito Campos personalizados para obter visibilidade dos membros da equipe, contatos, integridade e receita relacionados a cada conta. Faça o download deste modelo
7. Modelo de planejamento de capacidade simples para Excel
Modelo de planejamento de capacidade simples para Excel
Embora os modelos do ClickUp possam ser personalizados e adaptados para atender a uma ampla gama de casos de uso em todos os setores, este modelo de planejamento de capacidade simples para o Excel Excel foi criado especificamente para que os gerentes de projetos de fábricas e instalações determinem as capacidades de produção.
Também é compatível com Planilhas Google esse modelo do Planilhas Simples vem com duas planilhas, fórmulas pré-criadas, gráficos visuais e painéis para organizar e analisar dados relacionados a cadeia de suprimentos e necessidades operacionais . Mesmo que O Excel seja sua ferramenta testada e comprovada para planejamento de capacidade se você não tiver uma ferramenta de planejamento de capacidade, esse modelo também vem com uma folha de introdução instrutiva para orientá-lo sobre termos, informações gerais e perguntas frequentes.
A natureza plug-and-play desse modelo é excelente para obter métricas calculadas automaticamente e exibi-las como tabelas ou gráficos usando o Excel.
O lado negativo?
Embora os primeiros modelos do Smart Sheet possam ser acessados gratuitamente, os downloads subsequentes custarão US$ 50. ✨ Faça o download deste modelo
8. Modelo de planejamento de capacidade de recursos para Excel
Modelo de planejamento de capacidade de recursos para Excel
Se a sua empresa já investiu no Excel ou se deseja saber mais sobre os detalhes de como o planejamento da capacidade pode afetar seus negócios em um período de 12 meses, considere este modelo de planejamento da capacidade de recursos para o Excel.
Embora exija um pouco mais de tempo para ser configurado e atenção frequente para ser mantido atualizado, os gerentes de projeto podem usar esse modelo para calcular as capacidades de recursos e planejar sprints usando o Excel. Antes de começar, este modelo oferece sete recomendações para usar a pasta de trabalho de forma mais eficaz e configurar adequadamente a planilha de dados. Faça o download deste modelo
9. Modelo de planejamento de capacidade da Coda
Modelo de planejamento de capacidade da Coda
Na verdade Coda o modelo de planejamento de capacidade por O Coda traz os benefícios do planejamento de capacidade em um editor de documentos dinâmico para supervisionar dados, equipes e recursos em uma página digital infinita.
Esse modelo divide o planejamento de capacidade em três categorias claras:
- Projetos
- Recursos disponíveis (pessoas)
- Cronograma do projeto
Na parte superior do documento, você verá a capacidade total disponível e o número médio atual de horas trabalhadas por semana pela sua equipe. Mais abaixo, você encontrará tabelas e gráficos incorporados para adicionar mais detalhes a cada uma dessas categorias, incluindo datas de início e datas, funções, disponibilidade e nomes de tarefas.
Bônus:_ **Comparação entre Coda e Airtable A maior vantagem desse modelo é a facilidade de uso. A interface limpa do Coda faz com que o planejamento de capacidade pareça um pouco menos assustador, embora não tenha a profundidade, os detalhes e a transparência da carga de trabalho de outros modelos desta lista. Faça o download deste modelo
10. Modelo de planejamento de capacidade da equipe de recursos por Slide Team
Modelo de planejamento de capacidade da equipe de recursos por equipe de slides
Por que adoramos este modelo de planejamento de capacidade da equipe de recursos para PowerPoint? Porque é o modelo perfeito para ter em mãos ao apresentar atualizações e propostas de projetos às partes interessadas!
Edite seu conjunto de slides diretamente no PowerPoint para apresentar gerenciamento de recursos o gerenciamento de recursos é um processo de análise, utilização e alocação com base nas capacidades individuais e da equipe. Como todas as apresentações convincentes devem ser, este modelo representa seus dados visualmente usando gráficos e tabelas para mostrar quais recursos estão acima, abaixo ou dentro da capacidade. Faça o download deste modelo
Faça acontecer com um modelo ClickUp personalizado
Esses são apenas 10 dos milhares de modelos de planejamento de capacidade que circulam pela Web. E, embora seja incrível ter tantas opções na ponta dos dedos, também é um pouco esmagador. Evite investir em um modelo que leve mais tempo do que vale a pena, que não tenha flexibilidade ou que seja simplesmente muito antigo para ser útil.
Em vez disso, escolha um modelo projetado com equipes modernas em mente - escolha ClickUp !
Os modelos do ClickUp nesta lista são apenas algumas das centenas disponíveis em seu crescente Biblioteca de modelos . Mas o que faz com que seus modelos se destaquem dos demais?
O ClickUp é a única plataforma de produtividade com mais de 15 maneiras exclusivas de gerenciar visualmente seus projetos e a única plataforma com a visualização de carga de trabalho!
Veja como seu tempo estimado por tarefa se compara ao restante da semana com a visualização de carga de trabalho no ClickUp!
Avalie a largura de banda mensal, semanal ou diária da sua equipe em um instante usando Visualização da carga de trabalho no ClickUp e comece a usar em questão de segundos um de seus vários modelos de planejamento de capacidade para essa visão abrangente do projeto.
Registre-se no ClickUp's Plano gratuito para sempre hoje para acessar centenas de modelos pré-criados para planejamento de capacidade, alocação de recursos e todos os outros casos de uso existentes. ☀️