Todos os produtos e serviços são impulsionados por várias necessidades comerciais e dos clientes, conhecidas como requisitos.
Mas como garantir que o resultado final esteja alinhado com todos esses requisitos?
Simples: com um planejamento eficaz do gerenciamento de requisitos.
Neste artigo, exploraremos o planejamento do gerenciamento de requisitos, por que ele é importante e como criar um plano sólido de gerenciamento de requisitos.
Psst! Também temos uma oferta imperdível: uma ferramenta que tornará o planejamento do gerenciamento de requisitos muito fácil.
Vamos colocar nossas máscaras de Dalí. 🎭
O que é o planejamento do gerenciamento de requisitos?
O planejamento do gerenciamento de requisitos envolve determinar como você identificará, documentará, analisará, implementará, acompanhará e controlará os requisitos do projeto.
Vamos usar o planejamento infalível do Professor de La Casa de Papel para demonstrar.
O professor* será nosso planejador de gerenciamento de requisitos. As alterações feitas em seu plano enquanto sua equipe rouba o banco são os requisitos. Os requisitos mudarão o escopo do projeto (o roubo).
Bônus: Modelos de PRD
Agora, seu planejamento de gerenciamento de requisitos incluirá:
- Como ele identificará as medidas necessárias para manter o plano de assalto alinhado com sua visão
- Como ele analisará e implementará essas medidas
Ele também terá que pensar em maneiras de acompanhar e controlar os requisitos do projeto em constante mudança. Graças a pessoas excessivamente ambiciosas como Tokyo em sua equipe.
O planejamento do gerenciamento de requisitos envolve muitos aspectos, começando pela definição do escopo do projeto e continuando ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
Mas por que isso é importante?
Um plano de gerenciamento de requisitos garante que todos os requisitos sejam capturados, analisados e tratados, incluindo:
- Evite perder o controle dos requisitos comerciais e das partes interessadas.
- Permitindo que as equipes controlem o escopo do projeto
- Supere as causas comuns de falha em projetos, como aumento do escopo, atrasos, custos excedentes, etc.
Certamente, um plano de gerenciamento de requisitos é crucial para o gerenciamento do escopo do projeto.
Mas como criar um? Vamos descobrir.
9 etapas para criar um plano de gerenciamento de requisitos bem-sucedido
Aqui estão as etapas para um planejamento eficaz do gerenciamento de requisitos:
Etapa 1: Defina o escopo do projeto
O escopo do projeto envolve determinar e documentar as metas, os resultados esperados, as tarefas, os custos e os prazos do projeto.
Normalmente, você definirá o escopo do projeto em um plano de gerenciamento de escopo em seu termo de abertura do projeto ou plano do projeto. Em seguida, basta copiá-lo de lá.
Sem o plano de gerenciamento do escopo, as partes interessadas não terão as informações essenciais necessárias para identificar mudanças nos requisitos de um projeto. Também se torna difícil determinar se você deve implementar um requisito proposto ou não.
Etapa 2: Identifique as partes interessadas do projeto
Seu plano de gerenciamento deve mencionar as ações que você tomará para identificá-los.
Só assim você poderá mapear os requisitos das partes interessadas.
Você pode realizar reuniões, entrevistas ou brainstorming com sua equipe para identificar as partes interessadas do seu projeto. Você pode até mesmo selecionar cada parte interessada, se necessário, como o professor fez.
Etapa 3: Defina funções e responsabilidades para os esforços de gerenciamento de requisitos
Seu plano deve indicar quem será o responsável por todos os esforços de gerenciamento de requisitos.
Pode ser o gerente de projeto, um analista de negócios ou qualquer outro membro da sua equipe.
Lembra-se de como o professor nomeia Berlin para assumir o comando do plano?
Ele era responsável por coletar o feedback da equipe e decidir se essas ideias estavam alinhadas com o plano do projeto.
Da mesma forma, seu plano de gerenciamento definirá a função e as responsabilidades de supervisionar todo o processo de gerenciamento de requisitos.
Etapa 4: Gerencie requisitos conflitantes
É comum haver requisitos conflitantes entre as diferentes partes interessadas do projeto e sua equipe de projeto.
Por exemplo, seu cliente pode querer um aplicativo que recupere 1.000 registros de usuários por vez, enquanto a equipe de desenvolvimento pode achar isso impraticável.
Quando isso acontecer, siga a dica do professor. Ele antecipou todos os conflitos potenciais entre sua equipe e a polícia e planejou um curso de ação de acordo com isso.
Da mesma forma, você precisa incluir em seu plano como fará com que seu cliente e a equipe de desenvolvimento cheguem a um acordo sobre o recurso do aplicativo para resolver esse conflito de requisitos.
Da mesma forma, você e seu analista podem ter que fazer algumas análises de negócios para identificar esses conflitos e levar as partes interessadas a um acordo.
Etapa 5: Crie uma estratégia para priorizar os requisitos
Projetos complexos têm múltiplos requisitos.
É por isso que seu plano de gerenciamento de requisitos deve estabelecer uma metodologia para priorizá-los. Isso inclui identificar quais requisitos são essenciais para a missão e quais você pode atribuir para o próximo sprint.
Por exemplo, ajudar a equipe a escapar da polícia é um requisito mais crítico para o Professor do que recolher todo o dinheiro do cofre do banco.
Ao priorizar um requisito do projeto, você deve considerar os requisitos técnicos, a influência das partes interessadas, a aprovação das principais partes interessadas etc. para tomar uma decisão informada.
Etapa 6: Defina a matriz de rastreabilidade de requisitos
A rastreabilidade de requisitos refere-se à forma como você acompanhará os requisitos do projeto ao longo de todo o seu ciclo de vida. Isso geralmente é feito com uma matriz de rastreabilidade.
Uma matriz de rastreabilidade é um documento que mapeia e rastreia os requisitos do usuário com casos de teste.
Ao lidar com a rastreabilidade dos requisitos, você também deve ter uma linha de base de requisitos para que sua equipe saiba o que foi comprometido com o cliente.
Por exemplo, uma linha de base de requisitos no desenvolvimento de software poderia ser um produto completo entregue com um conjunto aprovado de recursos.
Confira a matriz de rastreabilidade do ClickUp!
Etapa 7: Gerencie as mudanças nos requisitos
As mudanças são inevitáveis, não importa o quão completo seja o seu plano de projeto.
Como gerente de projetos, você deve estabelecer um protocolo para gerenciar as mudanças nos requisitos à medida que elas surgirem.
Para isso, seu plano de gerenciamento de requisitos pode ter um “processo de controle de mudanças”.
Até mesmo o professor tinha um, que só Berlin sabia.
Este plano descreverá o processo para documentar qualquer alteração. Ele incluirá alguns pontos-chave, como:
- Como um requisito específico mudou
- Motivo da decisão de fazer a mudança
- Quem autorizará a mudança
- Qual impacto (se houver) isso pode ter no projeto
Etapa 8: Comunique os requisitos do projeto
Seu planejamento de gerenciamento de requisitos também deve definir o mecanismo para comunicar os requisitos do usuário à sua equipe de projeto e às partes interessadas.
Em seu plano, você deve declarar:
- Quem informará os outros sobre as mudanças nos requisitos
- Quem deve ser informado sobre as mudanças
- Quando eles precisam ser informados
- Como eles precisam ser informados
O professor usou um cabo telefônico para se comunicar com Berlim após atingir cada marco. Berlim, por sua vez, informava o resto da equipe.
Etapa 9: Identifique ferramentas para gerenciar requisitos
Por fim, você deve descrever todas as ferramentas de gerenciamento de requisitos que usará para documentar, rastrear e gerenciar os requisitos.
Se você deseja acompanhar todos os requisitos e supervisionar o andamento do projeto, precisa de uma ferramenta de gerenciamento de requisitos como o ClickUp!
O ClickUp é um software de gerenciamento de projetos altamente conceituado, usado por equipes produtivas em todo o mundo para gerenciar os ciclos de vida de seus projetos e o planejamento do gerenciamento de requisitos.
Como um software de gerenciamento de requisitos, ele reúne sua equipe para planejar e colaborar em tempo real. Vamos ver como:
A. Acompanhe o progresso com visualizações
Com o ClickUp, você pode acompanhar projetos e planos de gerenciamento de requisitos do início ao fim com várias visualizações.
Visualize suas tarefas com mais de 15 visualizações no ClickUp, incluindo Lista, Quadro e Calendário.
Você pode visualizar as tarefas em uma visualização de Lista, Quadro ou Calendário.
Você também pode visualizar tarefas interdependentes ou as etapas do plano de gerenciamento de requisitos em nossa visualização do Gráfico de Gantt e acompanhar o andamento do seu plano.
Para um planejamento de gerenciamento de requisitos sem esforço, você também obtém outras visualizações, como:
- Visualização do chat: discuta seu plano de gerenciamento de requisitos com sua equipe em tempo real.
- Visualização incorporada: economize tempo em seu processo de gerenciamento incorporando todos os seus aplicativos e sites favoritos aqui mesmo no ClickUp.
- Mapas mentais: planeje e organize as funções e responsabilidades do seu plano de gerenciamento de requisitos com um mapa mental de fluxo livre.
- Visualização da carga de trabalho: gerencie visualmente a capacidade e a carga de trabalho da sua equipe para que eles saibam em quais processos de gerenciamento de requisitos precisam trabalhar.
- Visualização de documentos: crie documentos de análise de requisitos, planos de gerenciamento de requisitos, documentos internos e externos e muito mais!
- Modelos: use modelos de planejamento de capacidade para gerenciar requisitos e processos.
B. Nunca perca uma ação com os comentários atribuídos
Responsabilize seus colegas por itens de ação menores em seu processo de gerenciamento com os Comentários atribuídos do ClickUp.
O ClickUp permite que você crie um item de ação diretamente em qualquer comentário, para que nada importante seja esquecido. O responsável pode resolver rapidamente esses comentários assim que tomar uma ação.
C. Economize tempo com modelos
Se você é um gerente de projetos que precisa gerenciar vários projetos, use os modelos do ClickUp para criar um modelo de plano de gerenciamento de requisitos e reutilizá-lo em projetos futuros para economizar tempo.
Você pode acessar facilmente a Central de modelos a partir de Espaços, Pastas, Listas ou tarefas.
Crie seu próprio modelo de gerenciamento de requisitos no ClickUp ou use um modelo pré-criado do Centro de Modelos.
Você pode até mesmo criar ou personalizar seus modelos para o seu espaço de trabalho.
Mas isso não é tudo.
O ClickUp oferece uma ampla variedade de recursos de gerenciamento de projetos, tais como:
- Documentos: anote seu plano de gerenciamento e documente todos os requisitos das partes interessadas, para que sua equipe de projeto possa acessá-los facilmente em um único lugar.
- Tarefas recorrentes: crie tarefas semanais ou quinzenais para atribuir requisitos à sua equipe para o próximo sprint ou organize reuniões com as partes interessadas para discutir o próximo conjunto de requisitos.
- Painéis: obtenha uma visão geral do seu processo de gerenciamento e das tarefas relacionadas
- Prioridades: quando surgirem conflitos, use prioridades para informar à sua equipe em qual processo ela precisa trabalhar primeiro.
- Dependências de tarefas: defina uma ordem clara de operações para o seu processo de gerenciamento. Adicione dependências de “bloqueio” ou “aguardando” para requisitos essenciais à missão.
- Vários responsáveis: crie tarefas compartilhadas e distribua requisitos para mais de um membro da equipe.
- Integrações: selecione entre mais de 1.000 aplicativos para automatizar seu processo de gerenciamento de requisitos da maneira que você desejar.
Além disso, o Plano Forever Free do ClickUp oferece uma ampla variedade de recursos poderosos para facilitar o planejamento do gerenciamento de requisitos.
E se esses recursos não forem suficientes para convencê-lo a usar o ClickUp, confira por que o ClickUp é a ferramenta de gerenciamento de negócios nº 1 para sua equipe.
Depois de ter um plano de gerenciamento de requisitos sólido, você pode executá-lo, ajustando-o conforme necessário.
Precisa de orientação para escrever seu primeiro plano de gerenciamento?
Não se preocupe. Temos alguns modelos úteis para você.
3 modelos de plano de gerenciamento de requisitos
Aqui estão três modelos de planejamento de gerenciamento de requisitos para gerentes de projeto:
1. Modelo de plano de gerenciamento de requisitos
2. Modelo de documento de análise de requisitos
3. Exemplo de plano de gerenciamento de requisitos
Você pode usar um desses modelos como exemplo de plano de gerenciamento de requisitos para suas necessidades.
Precisa de outros modelos de gerenciamento de produtos? Confira este artigo.
No entanto, ao elaborar seu plano, você deve estar atento a alguns erros comuns no planejamento de requisitos que devem ser evitados.
Quatro erros a evitar no planejamento do gerenciamento de requisitos
O planejamento do gerenciamento de requisitos pode ser desafiador, especialmente quando se trata de um projeto complexo. É possível cometer erros em diferentes etapas.
Aqui estão quatro erros comuns que você pode evitar como gerente de projetos:
1. Mapeamento incorreto das partes interessadas
Se você não mapear corretamente as partes interessadas do seu projeto, sua equipe pode acabar trabalhando nos requisitos errados das partes interessadas.
Também é fundamental identificar corretamente as partes interessadas, pois vários requisitos de negócios virão delas.
2. Falta de comunicação
Se você não se comunicar bem com sua equipe de projeto, cliente e partes interessadas, poderá ter dificuldades com os requisitos.
A comunicação em equipe também pode ajudar a identificar problemas antecipadamente, economizando tempo e recursos.
Além disso, mesmo que você não tenha nada a dizer, diga isso também.
Não deixe o cliente pensar que nada está acontecendo no projeto.
3. Não manter o plano iterativo
Já sabemos como os requisitos mudam várias vezes durante o ciclo de vida do projeto.
Se essas mudanças não forem incorporadas, o resultado não será o que as partes interessadas desejam.
No entanto, se o plano não seguir uma metodologia iterativa como a ágil, a equipe do projeto pode ficar presa apenas ao primeiro conjunto de requisitos.
4. Usando o MS Word e o MS Excel para planejamento
O Word e o Excel são talvez as ferramentas mais comuns que as equipes utilizam para capturar requisitos.
No entanto, com essas ferramentas, o controle de versões de documentos pode se tornar um verdadeiro tormento.
A matriz de rastreabilidade criada em uma planilha do Excel também pode se tornar uma rede de colunas que fazem referência a documentos intermináveis. 😰
Bônus: Modelos de matriz
3 Perguntas frequentes sobre gerenciamento de requisitos
Aqui estão algumas perguntas frequentes sobre o processo de gerenciamento de requisitos:
1. O que é um requisito?
Um requisito é qualquer coisa que seja necessária ou desejada.
Ele deve ser necessário, específico, compreensível, preciso, viável e testável.
Por exemplo, se sua equipe de desenvolvimento de software cria um aplicativo de bloqueio de tempo, um recurso de controle de tempo pode ser um requisito.
2. Por que devo gerenciar requisitos?
O gerenciamento de requisitos não apenas ajuda a melhorar a estratégia organizacional e operacional do seu projeto, mas também ajuda a:
- Melhore a qualidade do produto ou serviço final
- Reduza o tempo de conclusão do projeto
- Evite custos excessivos
- Reduza os riscos
- Permita um gerenciamento eficaz do escopo
3. O que é um processo de gerenciamento de requisitos?
O processo de gerenciamento de requisitos envolve:
- Modelos de coleta de requisitos : colete feedback e necessidades das partes interessadas
- Análise: determine se um requisito funcional proposto está alinhado com o escopo do projeto.
- Definição: documentar os requisitos da perspectiva do usuário e capturar os requisitos funcionais ou técnicos.
- Priorização: planeje os próximos lançamentos ou sprints e os requisitos necessários.
- Validação e manutenção: defina o que deve ser considerado um “requisito concluído” e planeje melhorias contínuas.
Pronto para criar um plano sólido de gerenciamento de requisitos?
É claro que levará tempo para escrever um plano de gerenciamento de requisitos perfeito. O Professor vinha planejando o roubo desde os 19 anos. E acabou sendo um plano e tanto! 😎
Não importa quanto tempo leve, seu plano de gerenciamento de requisitos deve verificar todas as etapas que mencionamos anteriormente.
Uma ferramenta inteligente de gerenciamento de requisitos como o ClickUp pode ajudá-lo a fazer isso rapidamente.
Com o ClickUp, você pode colaborar e editar um documento de requisitos ou plano de gerenciamento de projetos, classificar conflitos de requisitos e otimizar o trabalho rotineiro com facilidade.
É realmente o melhor colega de equipe, que o apoia em cada etapa.
Por que esperar?
Experimente o ClickUp gratuitamente para criar um plano de gerenciamento de requisitos sólido como o do professor, e apostamos que seus stakeholders terão apenas uma palavra a dizer...
