Como usar o Excel para gerenciamento de projetos

Quer saber mais sobre gerenciamento de projetos com o Excel?

Ou você está procurando um modelo útil de gerenciamento de projetos no Excel?

Você veio ao lugar certo!

O Microsoft Excel é uma ferramenta incrivelmente versátil que você pode usar para várias tarefas diferentes. No entanto, ela não é isenta de desvantagens.

Neste artigo, analisaremos o uso do Excel para gerenciamento de projetos e forneceremos alguns modelos úteis de gerenciamento de projetos no Excel para você usar imediatamente. E se você se sentir limitado pelos recursos do Excel, também apresentaremos uma alternativa superior e mais poderosa: o ClickUp!

O gerenciamento de projetos no Excel é útil?

O Microsoft Excel é uma ferramenta útil que pode realizar diversas tarefas para auxiliar você e sua equipe de projeto. Em dias favoráveis, o Excel pode funcionar como uma ferramenta básica de gerenciamento de projetos.

Veja o que ela pode oferecer a você:

1. Planilhas detalhadas

Esta é a razão mais óbvia para recorrer ao Excel.

O Excel é ótimo para criar planilhas detalhadas com muitos dados do projeto. Categorize informações facilmente, destaque seções importantes e até crie planilhas separadas dentro de uma planilha.

Por exemplo, o Excel é perfeito para uma longa lista de clientes potenciais, para acompanhar seus detalhes.

Você também pode criar uma planilha de horas trabalhadas no Excel para manter sua equipe responsável ou controlar as despesas em um modelo de orçamento.

Quando se trata de registro de dados, o Excel ainda é uma das melhores ferramentas do mercado!

2. Formatação condicional

Outro excelente recurso do Excel é a formatação condicional.

Você pode transformar dados simples de projetos em insights poderosos.

Existem inúmeras fórmulas do Excel que você pode usar para automatizar o processo de registro de dados e criar cálculos detalhados. Com a fórmula certa, você pode organizar grandes quantidades de dados em segundos.

Diga adeus àquela complicada calculadora científica!

Por exemplo, o Excel pode gerenciar o orçamento ou a planilha de horas do seu projeto com facilidade, graças às suas fórmulas matemáticas avançadas.

O único problema com a formatação condicional é que leva algum tempo para se acostumar com ela.

3. Armazenamento e recuperação de dados

O Excel pode lidar com todos os dados relacionados ao projeto.

Desde o orçamento do projeto até o cronograma, você pode armazenar tudo no Excel sem se preocupar em perder nada.

Além disso, como a maioria das outras ferramentas da Microsoft, o Excel possui uma funcionalidade integrada de backup de dados. Assim, se, por exemplo, seus dados de cronograma forem acidentalmente excluídos, você sempre poderá recuperá-los!

10 modelos e casos de uso de gerenciamento de projetos no Excel

O Excel é praticamente o Superman do gerenciamento básico de projetos, poderoso o suficiente para realizar a maioria das tarefas com as quais você teria dificuldade em lidar manualmente.

Aqui estão alguns exemplos de modelos de gerenciamento de projetos no Excel e casos de uso:

1. Modelo de gráfico de Gantt do Excel

Seu cérebro responde melhor a estímulos visuais, e um gráfico de Gantt é exatamente isso!

Ele oferece uma visão geral completa de um projeto, tudo de uma só vez.

Um modelo de projeto de Gráfico de Gantt facilita o mapeamento do curso de um projeto.

Use-a para acompanhar todos os marcos, dependências e tarefas do projeto que restam antes das datas de conclusão.

2. Modelo de cronograma de projeto do Excel

Quando o projeto começa, tudo o que todos pensam é nos prazos.

Mas como você pode acompanhá-los?

Um modelo de cronograma de projeto é semelhante a uma planilha de marcos do projeto.

Use-o para acompanhar o andamento do projeto à medida que você avança em direção à conclusão. Com um cronograma preciso do projeto, você poderá saber em que estágio o plano do projeto se encontra a qualquer momento.

3. Modelo de lista de tarefas ou rastreador de projetos do Excel

Você não vai às compras sem uma lista de compras.

Então, por que não levar consigo uma lista de tarefas para o seu projeto também?

Uma lista de tarefas fornece uma lista de entregas a serem concluídas, juntamente com seus prazos.

Use este modelo de acompanhamento de tarefas para acompanhar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e as fases do projeto para acompanhar o cronograma do seu projeto.

Mas afinal, o que é WBS? Confira esta análise detalhada de um documento de escopo de projeto para aprender sobre o seu WBS.

4. Modelo do Excel para acompanhamento de vários projetos

Este modelo de acompanhamento de vários projetos no Excel permite que você tenha uma visão geral de todos os projetos atuais em andamento.

Muito útil para gerenciar o portfólio de projetos de uma empresa ou implementar o gerenciamento de projetos empresariais da sua organização!

Você pode inserir todos os dados do projeto na Planilha de Dados e visualizar o progresso geral do plano do projeto em um painel. Além disso, você pode filtrar por colunas individuais e ver todas as tarefas em um gráfico de Gantt.

5. Modelo de análise SWOT do Excel

Listas simples de prós e contras podem ajudá-lo a decidir sobre suas próximas férias.

Mas você precisa de mais quando se trata de gerenciamento de projetos.

No gerenciamento de projetos, você precisa fazer uma análise SWOT!

Um modelo de análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) é usado para acompanhar os pontos fortes e fracos de um projeto ao avaliar seu plano de projeto.

Depois de realizar essa análise, reformule as atividades, as fases e os resultados do seu projeto para alinhá-los com suas conclusões.

6. Modelos de orçamento de projeto do Excel

Este modelo de orçamento de projeto detalha sua EDP. Você pode inserir o custo projetado de cada tarefa, dependendo da coluna em que ela se encaixa.

Com este modelo, você pode acompanhar a mão de obra, os materiais e os custos fixos, bem como manter o controle dos gastos reais.

Quando o custo real for incorrido, as fórmulas úteis deste modelo permitirão que você saiba se está acima ou abaixo do orçamento.

7. Modelo de gerenciamento de custo-benefício do Excel

O modelo de gerenciamento de custo-benefício permite avaliar o sucesso de um projeto antes de iniciá-lo. Porque se algo custa mais do que rende, já é um prejuízo.

Lembre-se de que não é necessário fazer uma análise de custo-benefício para todos os projetos de desenvolvimento de software.

No entanto, ele tem aplicações em alguns setores que utilizam o gerenciamento ágil de projetos. Além disso, este gráfico no Excel é importante para líderes seniores responsáveis por contas e orçamentos de projetos.

Calcule o valor dos resultados de um projeto em comparação com o orçamento do projeto e use essas informações para programar uma Estrutura de Divisão do Trabalho ( WBS ) econômica com as fases corretas do projeto.

8. Modelo de planejamento ágil de projetos do Excel

Quer dizer adeus aos métodos tradicionais de gerenciamento de projetos, como Waterfall , e entrar no mundo Agile ?

Parabéns. Você está prestes a obter melhores resultados, mais rapidamente.

E não é isso que todo planejador de projetos deseja?

No entanto, isso só é possível se você fizer isso em uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ofereça suporte e aprimore a agilidade da sua equipe ao longo do ciclo de vida do projeto.

Embora nunca recomendemos fazê-lo no Excel, o modelo certo pode ser a solução ideal para você.

Fique por dentro do gerenciamento ágil de projetos e do desenvolvimento ágil de software .

9. Modelo de gráfico Burnup do Excel

Em um projeto ágil, um gráfico de burnup é uma parte essencial do seu arsenal.

Ele ajuda você a acompanhar tudo o que foi realizado em cada sprint e mantém você bem dentro do escopo do projeto.

Mas eis o problema.

Definir um gráfico de burnup requer cálculos cuidadosos sobre cada aspecto do seu sprint.

Assim, você pode começar a reservar algum tempo todos os dias para lidar com números.

Ou você pode baixar um modelo simples de gráfico de burn up para o Excel.

10. Modelo de fluxo de trabalho do Excel

O modelo SmartArt Flow Chart do Microsoft Excel é uma lista instrutiva útil de gráficos que você pode manipular e personalizar facilmente para criar seu diagrama. Ao selecionar a guia Inserir, os usuários desbloqueiam uma variedade de recursos visuais vibrantes codificados por cores, aos quais podem adicionar texto, formas e outros elementos de formatação para desenvolver as sequências de fluxo de trabalho desejadas de maneira rápida e eficaz.

Desafios do uso de modelos do Excel para gerenciamento de projetos

Embora os modelos do Excel adicionem algumas funcionalidades ao seu arquivo padrão do Excel, eles não são soluções ideais para gerenciamento de projetos.

Aqui estão três razões importantes para isso:

A. Não é um software dedicado ao gerenciamento de projetos

Lembre-se de que o Excel não foi criado para o gerenciamento de projetos.

É uma excelente ferramenta de gerenciamento de dados que pode complementar o gerenciamento de projetos.

Mas é só isso.

Então, por que usar um modelo de relatório do Excel quando você tem acesso a ferramentas muito melhores para gerenciar projetos gratuitamente?

Desde a criação do seu plano de projeto até o gerenciamento de projetos e a análise da sua estrutura detalhada, a ferramenta de gerenciamento ClickUp pode cuidar de tudo!

B. Um modelo de gerenciamento de projetos do Excel é difícil de personalizar

Trabalhar com modelos do Excel é como comprar sapatos.

Não há como personalizá-los depois de comprá-los.

Portanto, você não tem muita flexibilidade quando se trata de personalizar os modelos do Excel de acordo com as necessidades do seu projeto.

Por exemplo, você pode estar usando um modelo de fatura de vendas ou um modelo de relatório de orçamento, mas não consegue ajustá-lo para refletir com precisão a interface de orçamento do projeto que deseja.

C. Não há entrada automática de dados

Todos os modelos no Excel exigem entradas manuais em todos os pontos.

Não há como programar atualizações automatizadas ou criar notificações para toda a equipe, como as ferramentas de gerenciamento de projetos permitem.

Por exemplo, se você estiver usando um modelo de cronograma do Excel, não será possível reajustar as dependências e os prazos das tarefas automaticamente após alterações no cronograma.

Lembre-se de que os modelos do Excel podem ajudar, mas não resolvem todos os problemas associados ao gerenciamento de projetos no Excel.

Bônus: Software de entrada de dados

Vamos explorar essas limitações e as soluções com uma ferramenta gratuita dedicada ao gerenciamento de projetos: ClickUp

Alternativas ao modelo de gerenciamento de projetos do Excel

O Excel nem sempre é a maneira ideal de gerenciar as tarefas do seu projeto.

Confira estes modelos de gerenciamento de projetos da ClickUp:

1. Modelo de gerenciamento de projetos ClickUp

Este modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp é uma ótima maneira de começar rapidamente seus projetos e tarefas. Seguindo os modelos pré-criados, você pode otimizar seu processo e garantir que todas as suas tarefas sejam organizadas e acompanhadas de maneira eficiente. O modelo inclui etapas para criar um plano de projeto, atribuir tarefas, acompanhar o progresso, monitorar prazos e muito mais.

O modelo também inclui visualizações úteis, como a Visualização do Quadro, o Gráfico de Gantt e a Visualização da Lista. Todos os componentes são fáceis de personalizar, para que você possa adaptar o sistema de gerenciamento de projetos às suas necessidades.

2. Modelo de gerenciamento ágil de projetos ClickUp

O modelo de gerenciamento ágil de projetos ClickUp é a escolha perfeita para quem deseja gerenciar projetos ágeis com eficiência. Ele abrange todos os aspectos do gerenciamento de projetos, desde o planejamento de sprints e mapeamento de histórias até a criação de histórias de usuários e acompanhamento do progresso das tarefas. Esse modelo não apenas otimiza seu fluxo de trabalho, mas também ajuda a priorizar solicitações com clareza, organizar sprints em várias visualizações e colaborar com membros da equipe e partes interessadas de maneira integrada!

Recursos relacionados do Excel:

Liberte-se do gerenciamento de projetos no Excel

Embora o Excel tenha muitos usos, o gerenciamento de projetos não é algo que ele faça muito bem.

Mesmo com os modelos do Excel, você ainda terá dificuldades para gerenciar seus projetos no Excel.

Embora existam muitas alternativas ao Excel a serem consideradas, a escolha mais inteligente seria usar uma ferramenta especializada em gerenciamento de tarefas, como o ClickUp.

Isso porque o ClickUp é uma ferramenta projetada para gerenciamento de projetos. Seus recursos foram projetados para ajudá-lo a gerenciar seus projetos com mais eficiência a um preço muito acessível!

Então, por que não experimentar o ClickUp gratuitamente e testá-lo você mesmo?