Seja no trabalho de escritório, em pequenos planos ou em grandes projetos, sua carga de trabalho diária geralmente é composta de várias minitarefas. Mas antes de uma tarefa seguir em frente, ela precisa terminar sua dependência atual. Para gerentes de projeto e líderes de equipe, é essencial ver como uma tarefa passa por cada estágio e se relaciona com outras tarefas em seu fluxo de trabalho para que você possa prever seus bloqueadores.
O desafio aqui é que muitas pessoas dependem de planilhas para mostrar, monitorar e exibir as dependências do projeto, mas se você estiver tentando mostrar as dependências no Excel, fica um pouco complicado.
Conhecer as dependências de suas tarefas em qualquer projeto é vital - o que significa que a sequência de uma série de tarefas não pode mudar e que uma determinada tarefa não pode ser iniciada até que outra seja concluída e vice-versa. Os gerentes de projeto normalmente usam software de gerenciamento de tarefas para rastrear as dependências entre as tarefas individuais do projeto.
Em poucas palavras, a dependência de tarefas, nesse caso, é a relação simples entre duas ou mais tarefas em um projeto. As dependências de tarefas são comuns no Excel para ajudar a definir a ordem em que as equipes executam os projetos.
Há várias maneiras, relativamente demoradas, de mostrar dependências no Excel. E, embora existam outros métodos fáceis de usar para mostrar dependências, vamos nos concentrar em como fazer isso no Gráficos de Gantt do Excel primeiro e, em seguida, fornecer uma maneira mais rápida de obter a mesma visualização (e muito mais detalhada) por meio de uma ferramenta diferente.
O que são dependências no Excel?
Dependências são atividades ou tarefas das quais outras tarefas dependem - ou que dependem de outras para serem concluídas primeiro. Em resumo, as dependências no Excel são uma relação simples entre duas ou mais tarefas pendentes em um projeto.
A dependência de tarefas também é conhecida como uma relação lógica, que pode ser uma dependência entre as tarefas do projeto ou entre tarefas e marcos .
O gerenciamento de projetos requer um entendimento adequado da dependência de tarefas e de como mostrar essas dependências no Excel. E, para sua sorte, vamos nos aprofundar nesse processo para ajudá-lo a criar e entender suas próprias dependências de tarefas com essa ferramenta. 🤓
Como mostrar dependências de tarefas no Excel
Independentemente de quão impressionante seja o cronograma de um projeto, o fato de não incluir uma descrição das dependências críticas vinculadas ao projeto representa um risco significativo para a entrega de valor de projeto de alto nível. 🚩
A criação de tarefas dependentes no Excel é tão fácil quanto clicar duas vezes em uma tarefa e definir as dependências no painel direito - mas vamos examinar isso juntos. Aqui está um guia passo a passo para mostrar as dependências de tarefas no Excel:
Etapa 1: Abra a guia Editar tarefa
Clique com o botão direito do mouse na tarefa que você usará como predecessora e a guia Editar tarefa será exibida.
Etapa 2: selecione a tarefa predecessora no menu suspenso
Escolha a tarefa predecessora que você gostaria de usar.
Etapa 3: defina o tipo de dependência e a defasagem
Há diferentes tipos de dependências disponíveis no Gráfico de Gantt no Excel a saber:
- Do fim ao início
- Do início ao início
- Do fim ao fim
- Do início ao fim
Embora qualquer uma dessas dependências possa ocorrer em seu projeto, a dependência do tipo "terminar para começar" é a mais comum e logicamente orientada no gerenciamento diário de projetos.
Etapa 4: Adicionar a dependência
Clique no botão Add para adicionar a dependência e, em seguida, clique em OK.
A dependência da tarefa é então definida instantaneamente na linha do tempo.
Etapa 5: mostrar conectores
Caso os conectores de dependência de tarefas não estejam visíveis, vá para Settings (Configurações) no menu Gantt e clique em Show Connectors (Mostrar conectores).
Como editar uma dependência de tarefa no Excel
Nós entendemos, erros acontecem e as circunstâncias mudam! Nada é imutável no Excel também. Sempre é possível alterar suas dependências de tarefas, se necessário. Aqui estão suas dicas rápidas de edição:
- Para alterar uma dependência de tarefa no Excel, clique duas vezes na tarefa desejada
- Para excluir uma dependência, escolha a dependência da tarefa e clique no botão excluir
- Para editar uma dependência, clique no botão editar
Lembre-se de clicar em salvar uma vez e pronto!
Tipos de dependências do Excel
Há dois tipos comuns de dependências do Excel que analisaremos e as várias dependências de tarefas definidas que se enquadram em cada uma delas:
1. Dependências de rastreamento
Um dependente de rastreamento é definido como a célula - ou grupo de células - afetada por outro item que você selecionou. O Excel exibe setas azuis que vinculam outras células relacionadas à célula ativa ao usar a ferramenta de auditoria de fórmulas.
As planilhas do Excel normalmente contêm várias fórmulas, e entender a relação entre as células na planilha seria um desafio sem dependentes de rastreamento, recursos dependentes de rastreamento ou Gráficos de Gantt no Excel .
Em resumo, um dependente de rastreamento é uma ferramenta de auditoria de fórmula integrada no Excel que ajuda os administradores e as equipes a analisar as relações entre as células em uma planilha do Excel.
2. Dependências do gráfico de Gantt
A Dependência do gráfico de Gantt também conhecida como tarefa dependente, refere-se simplesmente aos relacionamentos entre projetos.
A maioria dos projetos tem várias tarefas acontecendo em rápida sucessão ou ao mesmo tempo e, muitas vezes, essas tarefas afetam umas às outras e são chamadas de dependências do gráfico de Gantt. Gerenciamento de projetos com gráfico de Gantt é ideal para criar e manter o controle de várias tarefas e entender como elas se relacionam umas com as outras. As diferentes relações entre as tarefas são transmitidas visualmente em gráficos de Gantt, facilitando o gerenciamento de várias ações que ocorrem em conjunto.
Vários relacionamentos de tarefas são definidos como diferentes tipos de gráfico de Gantt aqui estão algumas das dependências mais comuns:
Dependência de tarefa de terminar para começar
A dependência de tarefa "concluir para iniciar" é o tipo mais comum de dependência de tarefa de Gantt e também é simples de entender. Essa dependência de tarefa ocorre quando a primeira tarefa deve ser concluída para que a tarefa subsequente seja iniciada. Portanto, concluir a tarefa principal inicial com atraso significa que a tarefa subsequente também começará com atraso, levando a um efeito dominó. 😳
Dependência de tarefa de início a início
Essa dependência ocorre quando uma tarefa secundária não pode ser iniciada até que a tarefa inicial seja iniciada.
Nota: As duas tarefas não precisam ocorrer uma atrás da outra nem começar simultaneamente (e, na maioria das vezes, não precisam). A tarefa secundária pode começar bem depois da tarefa inicial - desde que a tarefa inicial tenha começado.
Na maioria dos casos, a primeira tarefa pode terminar bem antes do início da segunda tarefa. Entretanto, como a tarefa inicial não precisa ser concluída antes que a tarefa secundária possa começar, essa não é uma dependência de concluir para iniciar.
Dependência de tarefa do início ao fim
Embora altamente raras, as dependências do tipo iniciar para terminar ainda tendem a ocorrer de tempos em tempos.
Essa dependência é simplesmente o oposto de uma dependência típica do tipo Finish-to-Start, em que a primeira tarefa precisa ser concluída para que a segunda comece. Com as dependências do tipo Start-to-Finish, a primeira tarefa não pode ser concluída até que a tarefa secundária seja iniciada. Dessa forma, a tarefa secundária não precisa terminar ao mesmo tempo em que a tarefa inicial começa.
Dependência de tarefa de término a término
Essa dependência refere-se a uma situação em que a primeira tarefa deve ser terminada para que a tarefa subsequente também seja terminada. A primeira e a segunda tarefas estão diretamente relacionadas e podem ocorrer simultaneamente.
Nota: A segunda tarefa é totalmente dependente da primeira tarefa e não precisa ser concluída simultaneamente à primeira tarefa.
Desvantagens de usar o Excel para mostrar dependências
Apesar de seus benefícios e de sua popularidade global entre as empresas, o Excel não é exatamente a melhor ferramenta para mostrar dependências de tarefas de forma rápida ou fácil, especialmente para sistemas orientados por dados.
Aqui estão alguns dos principais motivos para isso:
Escalabilidade limitada
As grandes empresas geralmente têm vários projetos e tarefas em execução simultânea - é nesse ponto que as planilhas do Excel começam a revelar suas deficiências e desafios para lidar com grandes quantidades de dados e projetos complexos.
O formato mais recente do Excel contém 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. Isso pode parecer muito espaço no papel, mas os dados aumentam à medida que a empresa cresce. Isso se torna um desafio ainda maior se sua organização lida com milhares de contas em diferentes cidades e países.
Controle de versão defeituoso
E Pesquisa da FSN constatou que mais de 50% dos usuários de planilhas alegaram gastar uma quantidade significativa de tempo verificando manualmente os números sempre que faziam uma alteração. 😳
Na verdade, esse não é um uso produtivo de um tempo valioso.
A falta de um controle de versão adequado resulta na criação de arquivos duplicados com conjuntos de dados diferentes apenas para garantir que o trabalho não seja perdido. Mas esse é um sistema falho. No mínimo, ter toneladas de cópias dos mesmos conjuntos de dados leva à desorganização e à confusão quando se trata de nomear, compartilhar e apresentar arquivos.
Além disso, é provável que os membros sobrescrevam acidentalmente as planilhas, resultando em atrasos desnecessários. A incapacidade do Excel de rastrear e armazenar alterações reais e em tempo real ameaça a integridade dos dados, principalmente nos casos em que várias equipes ou membros gerenciam uma única pasta de trabalho.
P.S._, essa é uma ocorrência muito comum!
Recuperação de desastres errática
Apesar de trabalhar incansavelmente em suas pastas de trabalho, você provavelmente encontrará arquivos corrompidos. 😔
Em alguns casos, as ferramentas de recuperação podem falhar ao tentar reparar pastas de trabalho do Excel danificadas, e mesmo os arquivos recuperados podem não incluir as atualizações mais recentes.
Por outro lado, um banco de dados on-line elimina a dificuldade de fazer backup e recuperar arquivos perdidos.
Em ClickUp os backups são regulares e totalmente automáticos. O recurso de dependência do ClickUp facilita o gerenciamento de seus projetos sem expor você à perda de dados ou a tentativas inúteis de recuperação.
ClickUp: Uma solução intuitiva de dependência de tarefas
Criar e mostrar dependências no gerenciamento de projetos é possível com a ajuda do Excel e suas alternativas -mas o ClickUp facilita esse processo.
O que é o ClickUp, você pergunta? Apertem os cintos, amigos. 😎
O ClickUp é um aplicativo tudo-em-um, tudo-em-um ferramenta de gerenciamento de projetos para todas as necessidades de gerenciamento de tarefas, independentemente do tamanho da equipe, do setor ou do caso de uso.
Como adicionar uma dependência a um relacionamento no ClickUp
Com a confiança de equipes em todo o mundo, o ClickUp é uma solução de gerenciamento de trabalho criada para ser personalizada, com centenas de recursos flexíveis para que as equipes possam desenvolver projetos gerenciar tarefas e trabalhar em conjunto, tudo em um só lugar. Dependências do ClickUp permitem que as equipes estabeleçam relações entre projetos, tarefas, documentos e dependências em uma plataforma intuitiva. Com apenas alguns cliques em sua interface de arrastar e soltar, você pode..
- Vincular suas dependências relacionadasTarefas do ClickUp e ideias relacionadas
- Definir dependências para saber o que vem a seguir
- Saltar entre tarefas relacionadas eDocumentos ClickUpeintegrar ferramentas externas* Criar links entre documentos.
Esse é o sonho. ⬆️😍
Sua facilidade de uso, seu conjunto flexível de ferramentas e crescente biblioteca de modelos torna o ClickUp uma alternativa ao Excel. E muito diferente do Gerenciamento de projetos do Excel com o ClickUp, o gerenciamento de tarefas é um processo fácil, rápido e sem estresse.
Como aproveitar ao máximo as dependências de suas tarefas no ClickUp
Ok, o ClickUp parece muito legal, mas o que são exatamente as dependências do ClickUp e como você pode usá-las?
Como criar dependências no ClickUp
Crie uma nova tarefa ou abra uma tarefa existente para começar a criar dependências.
Na opção de menu, role para baixo até Relationships e, em seguida, escolha Dependency. Neste ponto, é importante entender que há diferentes tipos de dependências no ClickUp. Elas incluem:
- Waiting On: Isso significa aguardar tarefas que precisam ser concluídas antes de uma tarefa específica.
- Blocking: Significa o bloqueio de tarefas que não podem ser iniciadas até que uma tarefa específica seja concluída.
- Tarefas relacionadas: Idealmente, são tarefas relacionadas umas às outras, mas que não dependem exatamente umas das outras.
Nesse caso, a tarefa principal é Conduzir pesquisa sobre desafios e sistemas existentes. Para adicionar uma ou mais tarefas nas quais essa tarefa específica está aguardando, selecione Waiting On na lista de dependências.
Selecione uma tarefa na qual essa tarefa está aguardando na lista de tarefas disponíveis e clique em Done. Faça o mesmo com as tarefas que você normalmente categorizaria em Bloqueio e Tarefas relacionadas e, em seguida, clique em Concluir para cada uma delas.
Reprogramar dependências diretamente no ClickUp
Como adicionar dependências na visualização de quadro ou lista
Passe o cursor sobre tarefas específicas e, em seguida, clique no menu de apoios. Escolha dependências no menu suspenso e visualize as dependências pré-existentes, bem como adicione novas dependências.
Como vincular tarefas em massa
Você pode criar facilmente links entre várias tarefas. Você pode vincular tarefas à tarefa principal ou entre si. Se houver algum problema com a vinculação a outras tarefas, você será notificado com um aviso sobre outra dependência.
O ClickUp avisa quando outra tarefa está esperando para ser concluída
Verifique nosso guia sobre o melhor software de gráfico de dependência !
Como gerenciar dependências na visualização de Gantt Visualização de Gantt no ClickUp permite visualizar dependências, planejar o tempo e gerenciar recursos para um gerenciamento de tarefas mais detalhado.
Clique em + View e, em seguida, selecione Gantt.
Defina datas de vencimento para suas tarefas para visualizar seu fluxo de trabalho e arraste as conexões entre as tarefas para transmitir instantaneamente as relações e dependências das tarefas.
Simples assim!
Criar relacionamentos entre tarefas e tarefas de marco na visualização de Gantt no ClickUp
Você pode nomear a visualização e até mesmo defini-la como visualização privada.
Com o ClickUp, você não precisa baixar o Gantt for Excel. Ele já está lá! A visualização de Gantt gerencia suas tarefas de forma abrangente, com a vantagem adicional de uma representação mais visual de suas dependências.
Dependa do ClickUp para suas necessidades de relacionamento de tarefas Dependências do projeto não são um conceito novo no gerenciamento de tarefas. Embora existam várias ferramentas - inclusive o Excel - que você pode usar para gerenciar as tarefas do projeto, poucas oferecem a combinação perfeita de escalabilidade, facilidade de uso e confiabilidade para realizar o trabalho da maneira mais eficiente possível.
Embora ainda seja muito popular, as limitações do Excel não o tornam a melhor opção para criar ou visualizar dependências de tarefas.
É para isso que serve o ClickUp. 💜
O ClickUp combina ferramentas e recursos de alta qualidade para ajudar indivíduos, equipes e até mesmo grandes empresas a gerenciar tudo, desde tarefas diárias até projetos complexos.
Seus recursos intuitivos de dependência de tarefas e a visualização de Gantt altamente visual são apenas o começo do que o ClickUp pode fazer por você. E a melhor parte? Ele pode fazer isso de graça.
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