Não sabemos se você já percebeu, mas o tempo quase nunca está a seu favor quando há muitos prazos e datas de entrega. 😠
No entanto, com um planejamento adequado e um gráfico de Gantt, você pode evitar que isso aconteça.
Os gráficos de Gantt (batizados em homenagem ao seu criador, Henry Gantt) são ferramentas que ajudam a planejar recursos, definir cronogramas realistas, gerenciar dependências de tarefas, identificar obstáculos e manter todos alinhados. Eles fornecem uma visão clara do plano e do andamento do projeto, para que você possa garantir sua entrega dentro do prazo.
Mas como criar gráficos de Gantt eficazes?
Nesta postagem do blog, mostraremos como criar um gráfico de Gantt no Excel. Além disso, temos alguns modelos e um software alternativo para gráficos de Gantt.
Então, fique até o final!
TL;DR: Como criar um gráfico de Gantt no Excel
Como criar um gráfico de Gantt no Excel
Aqui estão as instruções passo a passo sobre como criar um gráfico de Gantt no Excel em poucos minutos. 👇
Etapa 1: insira os dados do projeto
Comece preenchendo todos os dados do seu projeto em uma planilha do Excel: tarefas, data de início, data de término e duração. Depois de inserir as datas, você pode calcular a duração usando qualquer uma das duas fórmulas do Excel:
Duração = Data de término – Data de início
Ou
Duração = Data de término – Data de início + 1
Etapa 2: crie um gráfico de barras no Excel com base nas datas de início
Nesta etapa, crie um gráfico de barras empilhadas típico. Veja como:
- Selecione a coluna Data de início. Lembre-se de selecionar as células com dados e não a coluna inteira.
- Clique na guia Inserir.
- Adicionar elemento Gráfico
- Escolha Barra
- Selecione o tipo de barra empilhada 2D.
Depois de seguir estas etapas, você terá seu gráfico de barras pronto, conforme mostrado abaixo:
Etapa 3: Adicione a duração ao gráfico
Agora, seu gráfico de barras empilhadas do Excel precisa de uma série para se tornar um gráfico de Gantt. Para isso, faça o seguinte:
- Clique com o botão direito do mouse dentro da área do gráfico.
- Escolha Selecionar dados
Quando a janela Selecionar dados for aberta, você verá que a data de início já está adicionada em Entradas da legenda (Série). Você só precisa adicionar a duração.
- Clique no botão Adicionar para escolher os dados que deseja incluir no seu gráfico de Gantt do Excel. Após clicar, a janela Editar série será aberta.
- Digite Duração no campo Nome da série ou simplesmente clique no cabeçalho da coluna na planilha para adicionar o nome da sua série.
- Clique no ícone de seleção de intervalo ao lado do campo Valores da série.
- Escolha os dados de duração do seu projeto. Certifique-se de não selecionar o cabeçalho ou qualquer célula vazia.
- Clique em OK para retornar à janela Editar Série anterior, onde você já preencheu os dados. Agora, você verá que sua Selecionar Fonte de Dados tem a data de início e a duração na seção Entradas da Legenda (Série).
- Clique em OK. Você obterá um gráfico de barras como este👇
Etapa 4: Adicione descrições de tarefas ao gráfico do Excel
Agora, você precisa adicionar as tarefas ao seu Gantt no Excel. Veja como fazer isso:
- Clique com o botão direito do mouse na área do gráfico.
- Clique em Selecionar dados para abrir novamente a janela Selecionar fonte de dados.
- Clique em Editar em Rótulos do eixo horizontal (categoria), certificando-se de que a data de início em Entradas da legenda (série) esteja selecionada.
- Selecione as tarefas do projeto na sua planilha do Excel. Um lembrete para escolher apenas as células com dados
- Agora clique em OK duas vezes e feche as janelas.
Neste ponto, seu gráfico de barras ficará mais ou menos assim depois que você remover o título do gráfico 👇
Etapa 5: Converta o gráfico de barras do Excel em um gráfico de Gantt do Excel
O gráfico que você vê acima ainda é o seu gráfico de barras do Excel, mas ainda não se tornou um gráfico de Gantt.
Agora, siga estas etapas finais para a transformação definitiva do gráfico de Gantt:
- Clique na barra azul (data de início) do seu gráfico. Quando todas as áreas azuis estiverem selecionadas, clique com o botão direito do mouse para selecionar a opção Formatar série de dados. A janela Formatar série de dados será aberta.
- Vá para a guia Preenchimento e escolha Sem cor.
- Vá para a guia Borda e escolha Sem linha.
Como você pode ver, as tarefas do projeto aparecem em ordem inversa. Siga estas etapas para corrigir isso:
- Clique na área de tarefas do seu gráfico (lado esquerdo). Você verá a janela Formatar Eixo aberta.
- Selecione Categorias em ordem inversa em Opções do eixo.
- Clique em Fechar para salvar automaticamente as alterações.
Neste ponto, seu gráfico de barras se parecerá com um Gantt. Veja como ficou nosso gráfico de barras transformado em Gantt.
Etapa 6: personalize seu gráfico de Gantt no Excel
Ufa! Seu gráfico de Gantt está pronto, mas precisa de alguns ajustes para ficar com uma aparência melhor.
Dicas para alterar o estilo do seu gráfico:
Primeiro, remova o espaço em branco para aproximar as barras laranja das tarefas. Para fazer isso, siga estas etapas:
- Clique com o botão direito do mouse na primeira data de início da sua tabela, que é 10/04/2024.
- Selecione Formatar células e clique em Geral.
- Anote o número que você vê. Aqui está o 45569.
- Clique em Cancelar, pois você não deseja fazer alterações nas datas.
- Clique nas datas do gráfico de Gantt e clique com o botão direito do mouse para selecionar Formatar eixo.
- Altere o valor Mínimo em Opções do eixo digitando o número exibido na etapa anterior — 45569.
Observação: se você estiver usando o Excel 2010-2013, encontrará duas opções: Automático e Fixo. Escolha Fixo e digite o número.
- Ajuste os valores Maior e Menor digitando seus intervalos preferidos. Geralmente, números menores são usados para cronogramas de projetos mais curtos. Por exemplo, você pode escolher 2 ou 3 no valor Maior para exibir todas as outras datas no seu gráfico de Gantt. No entanto, certifique-se de que seu gráfico não fique muito cheio.
- Ajuste o valor Menor de acordo com sua preferência.
- Altere o espaço e a largura das barras para torná-las mais compactas. Clique com o botão direito do mouse nas barras para abrir a opção Formatar série de dados e fazer os ajustes.
Dicas para alterar a aparência do seu gráfico de Gantt no Excel:
- Selecione as barras azuis e clique com o botão direito do mouse para abrir a janela Formatar série de dados. Em Opções da série, você encontrará várias configurações para alterar a aparência das barras — cor, 3D, predefinições, opções de brilho, transparência, tamanho etc.
- Escolha as configurações que você preferir para dar uma rápida reformulação ao seu gráfico de Gantt.
Após a formatação, eis como fica nosso gráfico de Gantt final:
Se você usar as opções 3D, seu gráfico ficará assim👇
A ideia aqui é experimentar e ver o que funciona melhor para você. Portanto, faça alterações no seu gráfico e redefina-o se não gostar do resultado.
Quando o gráfico estiver pronto, você poderá alterar as descrições das tarefas e as datas de acordo com suas necessidades. Seu gráfico de Gantt no Excel será redimensionado de acordo. No entanto, os recursos padrão permanecerão os mesmos até que você faça alterações.
Por fim, você pode salvar o gráfico como uma imagem ou como um modelo de gráfico de Gantt do Excel para uso futuro.
Modelos de gráficos de Gantt do Excel
Por falar em modelos, o Microsoft Excel não oferece muitas opções de gráficos de Gantt. Mas existem alguns modelos de cronograma de projeto que acompanham as versões 2013-2021.
1. Modelo de planejador de projetos Gantt
via Microsoft
O modelo de planejador de projetos é um modelo simples de gráfico de Gantt no Excel para acompanhar as atividades do seu projeto. Ele ajuda a monitorar as datas de início e término das tarefas e sua porcentagem de conclusão.
Este modelo não requer nenhum aprendizado. Basta inserir os dados e começar a usá-lo.
2. Modelo de gráfico de Gantt para acompanhamento ágil
via Microsoft
Você pode encontrar este modelo de projeto de gráfico de Gantt no Excel em Arquivo > Mais modelos > seção Gráficos. Ele permite criar um cronograma visual para projetos e acompanhar os responsáveis pelas tarefas e os marcos para cada tarefa.
Além disso, você pode acompanhar o andamento do projeto na coluna de porcentagem.
3. Modelo de gráfico de Gantt para acompanhamento de datas
via Microsoft
Este modelo de gráfico de Gantt para acompanhamento de datas é um pouco mais abrangente do que os outros dois. Ele inclui três guias: marcos, tarefas e gráfico de Gantt.
O modelo também inclui uma guia de instruções para iniciantes. Para usar este modelo, basta inserir as tarefas do projeto com datas de início e término e os marcos da tarefa com datas para criar automaticamente o gráfico de Gantt.
Limitações da criação de um gráfico de Gantt no Excel
Não importa quantos modelos de gráficos de Gantt do Excel você experimente, os resultados finais não serão tão satisfatórios quanto os de outras ferramentas de gerenciamento de projetos. Por quê? Porque o Excel tem certas limitações inerentes que afetam a forma como você trabalha com gráficos de Gantt.
Aqui estão algumas limitações da criação de um gráfico de Gantt no Excel:
- Automação limitada: o Excel restringe as etapas que você pode automatizar em um gráfico de Gantt. As tabelas do projeto são estáticas e precisam ser criadas do zero, inserindo os dados manualmente. Isso torna o Excel demorado.
- Visualização de dados ineficiente: com o Excel, sua equipe de projeto não consegue visualizar atividades interconectadas rapidamente. Eles precisam mapear as dependências manualmente. Além disso, se a data de conclusão de uma tarefa específica for adiada, os membros da equipe precisam atualizar manualmente todas as tarefas dependentes. Isso aumenta o risco de erros e torna a ferramenta ineficiente para o gerenciamento do tempo do projeto.
- Sem escalabilidade: gerenciar projetos grandes no Excel pode ser um desafio. Isso porque, à medida que os dados e recursos aumentam, a ferramenta fica lenta. Além disso, ela pode travar se houver muitas coisas acontecendo simultaneamente.
- Falta de colaboração em tempo real: com o Excel, os membros da equipe não podem trabalhar simultaneamente no mesmo arquivo. Sempre que você fizer uma alteração no gráfico de Gantt, será necessário compartilhar o arquivo com sua equipe por e-mail ou outras plataformas de comunicação. Isso torna todo o processo confuso, resultando em falhas de comunicação e atrasos nas tarefas.
- Recursos básicos: o Excel não oferece recursos avançados para simplificar o gerenciamento de projetos. Ele não se integra a outras ferramentas, não possui notificações para prazos futuros e oferece personalização limitada. Além disso, há uma curva de aprendizado para aproveitar ao máximo os recursos do Excel.
Crie gráficos de Gantt com o ClickUp
Como vimos, o Excel não é a melhor ferramenta para trabalhar com gráficos de Gantt. É por isso que você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos eficiente como o ClickUp.
O ClickUp é uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos que também funciona como um software gratuito de gráficos de Gantt. Ele facilita muito o gerenciamento de cronogramas e recursos.
A visualização do gráfico de Gantt do ClickUp permite visualizar os fluxos de trabalho e cronogramas do projeto. Você pode visualizar tarefas, subtarefas, pastas, listas e espaços. Ao contrário dos gráficos do Excel, o ClickUp também permite gerenciar dependências automaticamente. Você pode eliminar obstáculos vinculando tarefas dependentes e reprogramando cadeias de tarefas.
👉 Para saber mais sobre os gráficos de Gantt do ClickUp, confira nossa explicação detalhada sobre a Visualização Gantt do ClickUp neste vídeo rápido!
Os gráficos de Gantt fáceis de criar do ClickUp, com recurso de arrastar e soltar, monitoram o progresso em tempo real. Você pode acompanhar os cronogramas e garantir entregas pontuais com alertas automatizados e identificando caminhos críticos e tempo ocioso.
Não acredita em nós? Veja por si mesmo como o ClickUp funciona melhor do que o Excel para gráficos de Gantt:
E isso não é tudo: o ClickUp facilita seu trabalho com modelos de gráficos de Gantt. Esses modelos ricos em recursos podem ser personalizados para se adequar a diferentes projetos — desde construção e gerenciamento de produtos até marketing, planejamento de eventos, integração de funcionários e muito mais.
Aqui estão três modelos gratuitos de gráficos de Gantt da ClickUp para ajudá-lo a planejar os cronogramas do seu projeto.
Modelo simples de Gantt do ClickUp
O modelo simples de Gantt do ClickUp fornece uma visão geral do projeto. Ele permite visualizar cronogramas e dependências e identificar possíveis obstáculos antes que eles atrapalhem seu fluxo de trabalho.
Além disso, o modelo permite visualizar os cronogramas semanais, mensais e até anuais do seu projeto, tornando-o ideal para projetos de longo prazo.
Modelo de linha do tempo Gantt do ClickUp
O planejamento e o acompanhamento de projetos nunca foram tão fáceis. Com o modelo de linha do tempo Gantt do ClickUp, você pode não apenas visualizar linhas do tempo, mas também colaborar com equipes de maneira eficiente. Este modelo gratuito de gráfico de Gantt ajuda você a:
- Crie tarefas de projeto com barras de linha do tempo que são atualizadas automaticamente
- Organize tarefas e ajuste seus cronogramas
- Acompanhe o cronograma do projeto rapidamente com status codificados por cores
- Identifique e programe recursos
- Acompanhe o progresso real do projeto em comparação com o planejado
- Reduza o risco de atrasos
💡Dica profissional: antes de criar tarefas do projeto usando este modelo, use o ClickUp Docs para listar as tarefas e as principais partes interessadas e registrar os detalhes do projeto.
Modelo de gráfico de Gantt para roteiro de TI
Se você é um profissional de TI que usa o Excel para gerenciamento de projetos, este modelo é para você. O modelo de gráfico de Gantt do ClickUp IT Roadmap é a ferramenta perfeita para simplificar os processos de desenvolvimento de software.
Este modelo ajuda você a criar um roteiro descrevendo tarefas, cronogramas e recursos. Ele permite que você acompanhe o progresso da sua equipe em direção às metas do projeto. Além disso, inclui KPIs para facilitar a avaliação de desempenho.
👉Quer saber mais sobre como usar esses modelos para diferentes tipos de projetos? Leia 20 exemplos de gráficos de Gantt para gerenciamento de projetos.
Tenha uma visão completa dos seus projetos com o ClickUp
Você pode usar os gráficos de Gantt do Microsoft Excel para projetos individuais ou pequenos com dados limitados. Mas quando se trata de gerenciar projetos maiores, os gráficos de Gantt do Excel não são suficientes. Eles carecem de recursos importantes, como colaboração em tempo real, personalização e automação. Como resultado, eles não garantem um gerenciamento e uma entrega de projetos sem interrupções.
Por outro lado, a plataforma flexível de gerenciamento de projetos da ClickUp permite que você crie gráficos de Gantt personalizados, capturando dados, visualizando tarefas, acompanhando cronogramas, gerenciando recursos, identificando caminhos críticos e muito mais.
Além disso, você também pode usar os modelos do ClickUp e outros recursos, como documentos, painéis e automações, para gerenciar projetos e criar um gráfico de Gantt eficaz.
Quer explorar mais recursos do ClickUp?