Se você já teve um projeto com vários prazos, sabe que ter um recurso visual para entender como todas as tarefas se encaixam é inestimável.
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos para demonstrar isso é chamada de gráfico de Gantt. Nesta postagem, mostraremos como criar um gráfico de Gantt no PowerPoint, ressaltando que o PowerPoint pode não ser a melhor ferramenta para essa finalidade — outras plataformas de gráficos de Gantt fazem isso muito melhor.
Independentemente da ferramenta que você usa, os gráficos de Gantt são um excelente método para representar visualmente o status do seu projeto!
O que é um gráfico de Gantt?
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Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras que mostra o progresso de um projeto ao longo do tempo. Ele pode ser usado para projetos de qualquer tamanho e escopo, desde pequenas tarefas até empreendimentos de grande escala. Os gerentes de projeto usam gráficos de Gantt para ajudá-los a planejar e acompanhar seus projetos de forma mais eficaz. Eles também podem ajudar na comunicação com outras pessoas envolvidas no projeto, como membros da equipe e clientes.
Alguns gerentes de projeto criam gráficos de Gantt no PowerPoint. Se você está pensando em fazer isso, continue lendo para descobrir como!
Como criar um gráfico de Gantt no PowerPoint em 6 etapas
Primeiro, você precisará preencher seus dados no Excel. Depois de ter seus dados no Excel, importe-os para o PowerPoint. Clique na guia “Inserir” e escolha “Gráfico” no menu suspenso. Você verá então as opções de gráficos.
Selecione o gráfico de barras empilhadas como o tipo de gráfico desejado e clique em OK para confirmar.
Em seguida, clique em Cor da borda no canto inferior esquerdo da mesma janela onde você acabou de editar as cores usadas nas bordas ao redor de cada forma retangular criada anteriormente; destaque a opção de cor da borda com o cursor – ela ficará azul quando destacada – e clique no botão “Mais opções” ao lado da caixa de lista suspensa “Estilo da borda”, que contém quatro tipos diferentes: Linha tracejada (padrão), Linha pontilhada (padrão), Borda dupla (sem efeito) e Nenhuma (sem borda).
Para alterar a espessura da linha entre células individuais em áreas maiores, como colunas ou linhas com muitas caixas pequenas colocadas dentro de linhas que se cruzam, formando um padrão de grade geral, certifique-se de que nenhuma linha que se cruza esteja selecionada antes de escolher outro estilo de linha, como o estilo tracejado, para que as linhas não se sobreponham ao tentar alterar seu nível de espessura por meio das opções da barra de propriedades.
Agora que você criou seu gráfico, aqui estão as etapas que você precisa seguir para concluí-lo.
Etapa 1: escolha seu modelo de gráfico de Gantt
Você deve decidir qual modelo de gráfico de Gantt deseja usar. Os modelos de gráfico de Gantt vêm em várias variedades: você pode escolher um que tenha sido projetado especificamente para um aplicativo de gerenciamento de projetos ou criar o seu próprio do zero. Seja qual for a opção selecionada, o modelo deve ter a quantidade certa de detalhes e informações em cada barra para que todos que visualizarem o gráfico entendam o que está acontecendo.
Depois de escolher o modelo do gráfico de Gantt, personalize-o, se necessário. Por exemplo, se tarefas ou marcos estiverem faltando no plano do projeto, adicione-os às células vazias usando as ferramentas de desenho do PowerPoint. Você também pode alterar a cor da fonte de determinados elementos para facilitar a visualização da apresentação de slides em diferentes telas.
Etapa 2: personalize seu modelo de gráfico de Gantt
O modelo de gráfico de Gantt permite que você acesse muitas opções de formatação, incluindo fontes e cores. Você também pode usar o recurso Guia inteligente para alinhar itens em seu gráfico de Gantt rapidamente. Além disso, há várias ferramentas para personalizar seu modelo.
A guia Formato permite alterar estilos de fonte, cores, alinhamento e bordas para caixas de texto ou preenchimentos/contornos de formas. A guia Inserir possui uma extensa galeria de elementos que podem ser usados em seu projeto, incluindo imagens e formas como setas e calendários.
Por fim, há uma ferramenta de caixa de texto integrada, caso você queira adicionar texto sem usar as fontes padrão do PowerPoint.
Etapa 3: Adicione marcos ao seu gráfico de Gantt
Os marcos são um componente essencial do seu gráfico de Gantt, pois permitem monitorar seu progresso. Você pode adicionar marcos de duas maneiras:
- Clique com o botão direito do mouse na barra ou barra de tarefas, selecione Inserir Tarefa e escolha “Marco”. Isso criará uma nova tarefa com um nome padrão como “Tarefa 2 Marco” ou “Marco do Projeto”, dependendo de como você deseja nomeá-la. Se quiser algo diferente, altere isso em Projeto > Configurações > guia Geral e clique em OK.
- Para adicionar informações adicionais sobre a barra de marcos, por exemplo, itens como quando, onde e por que o trabalho está ocorrendo, clique nela (ela será destacada), digite sobre qualquer texto existente e clique fora dela quando terminar de editá-la — o PowerPoint salva automaticamente, então não se preocupe em perder nada.
Etapa 4: Adicione barras ao seu gráfico de Gantt
Para adicionar barras ao seu gráfico de Gantt, clique na guia Barras na faixa de opções. Você verá dois tipos de barras: Tarefa (ou Início) e Duração (ou Término). Clique em uma dessas opções e você verá uma lista suspensa com todos os estilos de barra disponíveis para esse tipo de barra.
Esta lista inclui estilos predefinidos e personalizados que você pode criar usando as ferramentas artísticas do PowerPoint. Se você quiser alterar a cor, a espessura ou o estilo de uma barra existente, clique dentro de sua forma e selecione Formatar Forma no menu contextual.
Lá, você pode fazer alterações na caixa de diálogo Formatar Forma que aparece na tela.
Etapa 5: Adicione rótulos ao seu gráfico de Gantt
Os rótulos no seu gráfico de Gantt devem ser curtos e descritivos. Eles também devem ter a mesma fonte, cor e tamanho do texto. Isso ajudará a garantir que as informações sejam fáceis de ler e entender rapidamente.
Etapa 6: Complete seu gráfico de Gantt com gráficos
É hora de completar seu gráfico de Gantt com alguns gráficos. Experimente usar imagens de pessoas para representar tarefas, equipamentos para recursos, suprimentos para marcos e animais para tarefas atrasadas.
Isso torna o gráfico mais atraente visualmente e ajuda você a transmitir melhor o projeto. Lembre-se de que, acima de tudo, o gráfico de Gantt é uma ferramenta de comunicação. Você vai querer que ele comunique aspectos essenciais do seu projeto de uma maneira fácil de entender.
Recursos relacionados:
Como editar seu gráfico de Gantt no PowerPoint
Para editar seu gráfico de Gantt no PowerPoint, siga estas etapas:
- Clique na guia “Formatar” e escolha “Ferramentas de gráfico”.
- Selecione a seta suspensa ao lado de “Layouts de gráfico” e clique em “Inserir gráfico em branco”.
- Clique no botão “Formatar eixo” (aquele com uma linha horizontal) e escolha um tipo de eixo no menu que aparece (por exemplo, linear ou logarítmico). Em seguida, clique em cada uma das suas tarefas para alterar suas cores, de modo que elas correspondam às de outras planilhas ou apresentações (ou seja, faça isso se você tiver várias versões do mesmo projeto).
Agora que você entende as etapas para criar um gráfico de Gantt usando o PowerPoint, aqui estão algumas dicas que você pode usar para aprimorar seu gráfico.
Dica 1: use a guia Formatar com frequência
Para alterar a fonte, o tamanho, a cor e o estilo da linha do seu texto:
- Vá para a guia Página inicial
- Selecione a opção Formatar no grupo Layout, no lado direito da tela.
- Selecione uma fonte nesta lista de opções que aparece na tela.
- Escolha o que fazer com seu texto selecionando uma dessas opções: Estilo da fonte, Tamanho da fonte, Cor da fonte e Efeitos de texto (por exemplo, Negrito).
- Clique em OK quando terminar.
Embora essas dicas ajudem no uso básico, o PowerPoint ainda tem algumas limitações em comparação com outras ferramentas. Se você precisar de uma solução de gráfico de Gantt mais poderosa, experimente o ClickUp.
Dica 2: use guias inteligentes para editar mais rapidamente
As Guias inteligentes estão disponíveis na guia Exibir e podem ser ativadas ou desativadas. Elas são muito úteis para alinhar rótulos com tarefas e barras. Manter seu gráfico de Gantt organizado ajuda seu público a entendê-lo melhor, e é aí que as Guias inteligentes ajudam.
As guias inteligentes são úteis porque, assim que você começa a arrastar essa tarefa com o cursor do mouse, ela se encaixa no lugar certo, onde deve estar, até que você a altere manualmente.
Dica 3: Use uma imagem para sua barra de tarefas (opcional)
Você pode adicionar uma imagem à barra de tarefas que forneça contexto visual adicional ao seu gráfico de Gantt. A imagem deve ser relevante para o projeto e usar uma cor contrastante que se destaque contra o fundo, para que seja sempre fácil de ver.
Agora que abordamos como criar um gráfico de Gantt, bem como dicas para melhorá-lo, vamos abordar um dos componentes mais críticos da criação de um gráfico de Gantt no PowerPoint: a importação de dados.
Como importar dados para modelos de gráficos de Gantt do PowerPoint
Depois de criar seu gráfico de Gantt no PowerPoint, você precisará importar dados para ele. Para isso, você pode usar a opção Colar. Isso permitirá que você cole os dados nas células do seu gráfico de Gantt. Você também pode copiar dados de outra fonte diretamente para o seu gráfico de Gantt ou usar uma função Importar, se nenhuma outra opção estiver disponível.
Por fim, se nenhum desses métodos funcionar para o que você está tentando fazer com seu gráfico de Gantt, tente usar o recurso Importar como.
Opção 1: Use o Conector do Microsoft Excel para PowerPoint
Se você deseja extrair dados para o PowerPoint, pode fazer isso de duas maneiras: use o conector do Excel para PowerPoint, um complemento gratuito para o PowerPoint, ou exporte dados do Project e importe-os para o PowerPoint. O conector do Excel facilita a extração de dados, pois permite que você se conecte diretamente ao Excel — você não precisa exportar do Project primeiro.
Opção 2: Copie e cole um gráfico de Gantt
A primeira opção é copiar e colar uma única linha ou coluna por vez. Isso pode ser feito selecionando as linhas, colunas ou ambas e selecionando Copiar na guia Página inicial da faixa de opções. Em seguida, selecione sua apresentação e cole-a na guia Página inicial da faixa de opções. Agora você terá um conjunto duplicado de dados em seu arquivo do PowerPoint.
Se você precisar fazer isso para várias linhas ou colunas, pode ser mais fácil usar o Excel ou o Word (ou até mesmo o Google Sheets do Google Docs ) como uma etapa intermediária. Primeiro, selecione todas as linhas ou colunas desejadas no Excel e, em seguida, selecione Arquivo > Salvar como... Digite um nome para o seu novo arquivo (você pode manter .xlsx) e clique em Salvar.
Opção 3: extraia colunas da sua planilha e cole-as uma de cada vez
Depois de ter todos os seus dados em uma planilha, você pode usar a ferramenta “Selecionar dados” para selecionar uma única coluna. Em seguida, você pode copiar essa coluna para o PowerPoint.
Você precisará repetir esse processo para cada linha do seu arquivo, uma de cada vez.
Opção 4: Converta uma planilha do Excel em imagens e insira-as em uma apresentação do PowerPoint
Se o seu gráfico de Gantt já estiver criado no Excel, você pode usar as etapas a seguir para convertê-lo em imagens individuais e inseri-las no PowerPoint.
- Salve a planilha do Excel como um arquivo de imagem (Microsoft Office > Salvar como > Procurar).
- Selecione a guia Inserir > opção Imagem na barra de faixa de opções na parte superior da janela > No botão Arquivo > Procure o primeiro arquivo de imagem que deseja inserir na sua apresentação do PowerPoint. Abra o PowerPoint, crie uma apresentação em branco e adicione um slide.
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