Vamos ser sinceros: a maioria de nós esquece o nome de um novo colega de trabalho minutos depois de ouvi-lo. À medida que a empresa se expande e recebe novos funcionários, fica mais difícil acompanhar todos.
Com um organograma ao seu lado, você não precisa manter tudo na cabeça! 🤯
Os organogramas são uma maneira simples, mas eficaz, de entender quem faz o quê dentro de uma organização. Além disso, não poderia ser mais fácil criá-los. Programas amplamente utilizados e multifuncionais, incluindo o bom e velho Microsoft Word, oferecem essa opção.
Neste artigo, explicaremos como criar um organograma no Word em cinco etapas simples. Também apresentaremos alternativas, como o ClickUp, que podem economizar tempo e revolucionar a sua maneira de criar organogramas! 🙌
O que é um organograma?
Um organograma, ou organograma resumido, é um diagrama que representa a estrutura de uma organização, incluindo a hierarquia de funções e suas relações. Ele pode ser amplo, abrangendo toda a força de trabalho de uma empresa, ou focado em departamentos e equipes específicos.
Os organogramas podem ter muitos usos, tais como:
- Analisando a estrutura para reorganização e planejamento estratégico
- Identificando lacunas de habilidades
- Gerenciamento de projetos e alocação de trabalho
- Entendendo a posição de cada funcionário em relação aos outros
- Descobrir a quem recorrer para questões específicas
- Integração de novos funcionários
Não existe uma maneira certa ou errada de criar e usar organogramas. Eles geralmente consistem em formas que representam pessoas e setas que simbolizam suas conexões.
As formas, geralmente círculos ou retângulos, geralmente contêm o nome, cargo, imagem e informações de contato. Você sempre pode personalizar a aparência do organograma e as informações exibidas para representar com precisão a estrutura da sua organização.
Os tipos mais comuns de organogramas
Os organogramas podem assumir várias formas. Confira alguns dos mais notáveis abaixo:
- Hierárquico: de longe o tipo de organograma mais comum, tem uma forma triangular. Apresenta os indivíduos de nível mais alto no topo, com executivos de alto escalão, gerentes e todos os outros funcionários representados em ordem decrescente.
- Plano: também conhecido como “organograma horizontal”, coloca todos os funcionários no mesmo nível, indicando igualdade de poder. É comumente usado em startups e pequenas empresas, onde todos os indivíduos desempenham funções cruciais e tomam decisões de forma independente.
- Matriz: opção mais adequada para empresas com estruturas complexas. Ela classifica os funcionários por diferentes critérios, como departamento ou conjunto de habilidades. Mais notavelmente, ela permite que você represente relações multifuncionais entre funcionários que trabalham em vários projetos ou em várias equipes simultaneamente.
- Divisional: destinado a grandes organizações com muitas divisões operando de forma independente. Por exemplo, essas divisões podem ser baseadas na localização, no mercado ou no tipo de produto. Em termos de estrutura, é semelhante ao organograma clássico.
- Rede: permite representar as estruturas internas e externas da sua organização. Os ramos externos podem incluir fornecedores, prestadores de serviços, parceiros ou quaisquer outras partes interessadas. Com sua configuração descentralizada de múltiplos ramos, ela se assemelha a um mapa conceitual.
Como criar um organograma no Microsoft Word em 5 etapas
Embora seja principalmente um programa de edição de texto, o Microsoft Word oferece algumas ferramentas básicas de desenho e diagramação para criar um organograma simples.
Abaixo, explicaremos a maneira mais fácil de criar um organograma no Word, passo a passo. O processo é praticamente o mesmo em outros programas do pacote Office, portanto, você pode repetir essas etapas no Excel e no PowerPoint.
Lembre-se de que este tutorial se aplica apenas às versões 2010 e superiores. Para começar, abra o Word e crie um novo documento em branco, depois siga as etapas a seguir.
Etapa 1: insira um gráfico SmartArt
Vá para a guia Inserir e selecione a opção SmartArt para abrir o painel de seleção de modelos. Os organogramas estão localizados na pasta Hierarquia. Você pode escolher entre 15 modelos pré-construídos, incluindo:
- Organograma ilustrado
- Nome e cargo no organograma
- Organograma horizontal
- Organograma hierárquico rotulado
Para fins de demonstração, usaremos a opção padrão de organograma. Após clicar em OK, o organograma aparecerá na página.
Etapa 2: Edite o texto
Clique no nó ou no item da lista adjacente no painel Texto para começar a escrever os nomes e outras informações dos funcionários. Recolha e expanda o painel clicando na pequena seta na borda esquerda da caixa de seleção do organograma no Microsoft Word.
Etapa 3: Adicione, remova e reposicione nós
Para inserir mais nós, selecione um dos existentes e clique na opção Adicionar forma na guia Design SmartArt. Escolha a opção apropriada no menu suspenso e insira a nova forma abaixo, acima ou em qualquer um dos lados do nó selecionado. Há também uma opção específica para assistentes.
Remover um nó é simples. Você só precisa selecioná-lo e pressionar a tecla Delete para o layout do seu organograma.
Reposicione um nó selecionando-o e escolhendo uma das opções do grupo Criar gráfico (Promover, Rebaixar, Mover para cima, Mover para baixo). Para alterar a forma como os nós são exibidos, clique no menu suspenso Layout e selecione uma das quatro opções:
- Padrão
- Deixado pendurado
- Direita suspensa
- Ambos
Lembre-se de que você precisa selecionar primeiro o nó superior do diagrama para ativar essa opção no organograma dinâmico. Você também pode mudar de ideia sobre o modelo e selecionar outro no painel superior.
Tenha cuidado, pois alterar os modelos pode alterar a hierarquia estabelecida no seu organograma.
Etapa 4: personalize a aparência
Selecione um novo esquema de cores para o diagrama no menu suspenso Alterar cores. Para dar uma nova aparência aos nós, escolha um dos estilos SmartArt fornecidos no painel. Edite o layout do organograma movendo uma nova forma no documento.
Para alterar cada nó individualmente, acesse a guia Formatar. Nela, você encontrará uma ampla variedade de opções de personalização. Altere manualmente o preenchimento e o contorno e adicione efeitos a uma nova forma e texto. Há também muitos estilos predefinidos e opções de modelos de organogramas para escolher.
Etapa 5: Salve, compartilhe e imprima
Depois de concluir seu organograma no Word, vá para Arquivo e salve o documento em seu dispositivo. Na mesma guia, você pode:
- Exporte o arquivo para outro formato, como PDF.
- Imprima-o (e distribua-o em formato papel)
- Carregue o arquivo para uma nuvem
- Compartilhe por e-mail, apresente online ou publique em um blog.
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3 alternativas para modelos de organogramas no Word
Em vez de criar um organograma no Word do zero, use um modelo do ClickUp para economizar tempo e esforço. Esses três modelos oferecem uma vantagem inicial na criação de diagramas organizacionais funcionais e esteticamente agradáveis. 🏃
1. Modelo de organograma do ClickUp
O modelo de organograma do ClickUp é uma maneira simples e prática de manter um registro de todos os membros da sua equipe ou funcionários. É fácil de usar e dimensionar, com recursos intuitivos que você aprende a usar rapidamente.
Cada nó permite que você escreva o nome do funcionário (retângulo amarelo) e o cargo (retângulo azul). Adicione a foto de cada pessoa no pequeno círculo à direita para facilitar a identificação. Na parte superior, insira seu logotipo e o nome da empresa para refletir sua marca.
Depois de executar o modelo, substitua o texto de exemplo pelas informações reais. Para adicionar mais nós, duplique os existentes (Ctrl+Del ou clique com o botão direito e selecione Duplicar). Adicione conectores selecionando a opção no menu à esquerda e, em seguida, arrastando e soltando de um nó para outro.
Este modelo está na Exibição Quadro Branco, o que significa que você pode ser tão criativo quanto necessário. Altere o layout, adicione mais seções, como informações de contato, introduza um novo esquema de cores e incorpore documentos, vídeos e cartões de sites para levar seu organograma a um novo patamar. 🎚️
Ao contrário de um organograma no Word, que muitas vezes parece complicado e exige muita inserção manual de dados, o ClickUp faz metade do trabalho por você. Ele é flexível e permite que você manipule todos os elementos (painel de texto ou estrutura organizacional de linhas) sem esforço, sem se preocupar em bagunçar tudo.
2. Modelo de lista de funcionários do ClickUp
O modelo de lista de funcionários do ClickUp pode não se parecer com um organograma típico no Word, mas tem a mesma finalidade. Ele oferece espaço ilimitado para monitorar seus funcionários e suas responsabilidades. Você também pode acompanhar seus horários, carga de trabalho, salário e outras informações importantes.
É um modelo de fluxo de trabalho versátil que consiste em várias visualizações, tais como:
- Exibição da lista de funcionários: uma lista principal dos seus funcionários e suas principais informações
- Exibição do calendário semanal: uma exibição para agendamento e planejamento
- Visão do quadro de pagamentos da equipe: quadro no estilo Kanban para auxiliá-lo na gestão da folha de pagamento
- Work Progress Team View: uma análise detalhada das tarefas e seu progresso
Comece inserindo os nomes de todos os funcionários na Exibição de Lista. Nos campos predefinidos ou personalizados, insira os detalhes de contato, departamento, taxa horária, horas extras, níveis de satisfação e qualquer outra informação que você precise ter à mão. Agrupe-os por departamento, gerente ou outros critérios relevantes para a estrutura da sua organização.
Atribua tarefas na Visualização de Calendário, acompanhe o progresso de cada tarefa na Visualização de Equipe e monitore pagamentos na Visualização de Quadro. Assim como qualquer outro modelo do ClickUp, sinta-se à vontade para personalizar e adicionar visualizações para adaptar o modelo e torná-lo seu.
Está se sentindo sobrecarregado com todos os recursos? Você sempre pode voltar ao documento Guia de Introdução e refrescar seus conhecimentos. 📚
3. Modelo de diretório de fotos da equipe ClickUp
Use o modelo de diretório de fotos da equipe do ClickUp para mostrar seus funcionários e sua boa aparência. Perfeito para equipes remotas, esse modelo ajuda seus funcionários a conhecerem seus colegas dentro da equipe ou empresa. É uma maneira fácil de apresentá-los e promover um senso de camaradagem. 🤝
Ao contrário de um organograma tradicional, este modelo não segue a hierarquia dentro da sua empresa. Por outro lado, ele oferece mais espaço para incluir informações adicionais, como os detalhes de contato dos seus funcionários ou até mesmo uma breve biografia criativa.
Você pode especificar a hierarquia com conectores, se necessário, pois o modelo está na Visualização Quadro Branco e, portanto, é altamente adaptável. Em vez de criar uma hierarquia, considere agrupar fotos em equipes ou departamentos para fornecer estrutura.
Os novos funcionários também podem se beneficiar de outros tipos de fotos. Use o modelo como uma oportunidade para apresentá-los a diferentes locais da empresa, escritórios, equipamentos ou outro elemento do seu negócio.
Limitações da criação de um organograma no Word
Embora seja uma solução aceitável de última hora, o Word está longe de ser ideal para criar organogramas. Conheça suas principais deficiências abaixo:
1. Oferece funcionalidade limitada
O Word é principalmente um programa de processamento de texto. Em comparação com softwares especializados em organogramas, ele fica aquém em termos de recursos e opções de personalização. Se você precisa de um organograma pequeno e básico, o Word dará conta do recado. Mas se você deseja um gráfico interativo atraente para representar estruturas organizacionais e relações complexas, terá que procurar outra opção.
2. Os gráficos são difíceis de dimensionar
O Word oferece espaço limitado para trabalhar — você fica restrito a uma única página A4. Para ampliar seu diagrama, você terá que encontrar soluções alternativas. Embora isso possa funcionar para equipes e pequenas organizações, as grandes empresas terão dificuldade em se adaptar.
3. Demorado
Formatar um organograma no Word é manual, repetitivo e tedioso. Você precisa se preocupar em alinhar formas, ajustar tamanhos e organizar conectores. Novamente, isso pode não ser um problema para organogramas pequenos e informais, mas criar organogramas elaborados requer uma abordagem mais intuitiva e eficiente.
4. Não oferece suporte à colaboração
Embora tenha controle de versão, o Word não permite comunicação e colaboração em tempo real. Pode ser difícil rastrear alterações ou receber feedback imediato. Por isso, criar um organograma no Word pode não ser tão eficiente quanto com aplicativos como o ClickUp.
Crie organogramas melhores no ClickUp!
Criar um organograma, mapa mental ou fluxograma pode ser muito fácil com os poderosos recursos do quadro branco do ClickUp. 🚶
Alerta de spoiler: o processo envolve apenas três etapas simples!
Lembre-se de que você sempre pode contar com o modelo gratuito de organograma do ClickUp para guiá-lo na jornada de visualização da estrutura da sua organização.
Etapa 1: adicione uma nova exibição de quadro branco
Na pasta do espaço de trabalho de sua escolha, adicione uma nova Exibição Quadro Branco. A opção está localizada ao lado da Exibição Carga de Trabalho padrão. Selecione o Quadro Branco no menu suspenso.
Etapa 2: Crie a estrutura
Escolha a forma desejada no menu à esquerda. Recomendamos usar retângulos, pois eles oferecem mais espaço para adicionar texto. Clique no quadro para posicionar a forma.
O menu de edição aparecerá acima da forma. Ele dá acesso a opções como:
- Alterando o contorno e o preenchimento da forma
- Convertendo a forma
- Enviando a forma para frente ou para trás
- Inserindo um link
- Adicionar texto e alterar sua cor, posição e formatação
- Transformando a forma em uma tarefa interativa do ClickUp, se o texto estiver presente
Adicione todas as formas, desde as que representam os cargos mais altos até os mais baixos. Para isso, duplique os formulários existentes e adicione conectores separadamente. Como alternativa, você pode clicar nos pontos azuis ao redor da forma para inserir uma nova forma junto com a seta de conexão.
Clique e arraste as formas para reorganizá-las. Aqui vai uma dica profissional: mantenha pressionada a barra de espaço do teclado e clique com o botão esquerdo do mouse para se mover dentro do modelo de organograma do Whiteboard.
Etapa 3: Adicione o texto e as fotos
Escolha a opção caixa de texto no menu e coloque-a no quadro como faria com uma forma. Digite o texto desejado no painel de texto, altere a formatação e posicione a caixa dentro da forma. 🔠
Carregue as imagens e use os pontos nas bordas para redimensioná-las de modo que caibam na forma. 🖼️
Você pode dar um toque especial alterando as cores para indicar diferentes níveis de senioridade ou departamentos, ou adicionando um painel de texto com cabeçalhos de tamanhos diferentes. 🎨
Repita até cobrir todas as pessoas da organização e visualizar suas relações. E voilà — você tem um lindo organograma!
Criando um organograma no Word — Considerações finais
O Microsoft Word pode ser uma solução fácil se você precisar de um organograma simples rapidamente. Em qualquer outro caso, é melhor optar por uma ferramenta que ofereça recursos mais especializados e flexibilidade, como o ClickUp ou outro modelo de organograma ou software de mapeamento.
Essa ferramenta oferece mais espaço, recursos úteis de que você realmente precisa e permite que você navegue de forma intuitiva para atingir seu objetivo final: criar organogramas de forma rápida e sem esforço. 🛠️