Você pode nos dizer: Criar um organograma consome horas do seu dia.
Você não só precisa coletar informações de todos os 47 membros da equipe para preencher o organograma (É sênior ou Sr.? Você usa seu nome do meio?), mas também tem dificuldade para formatar cada caixa e linha no Excel.
O organograma é um recurso inestimável para todos os funcionários, especialmente para projetos de colaboração cruzada e gerenciamento de comunicação. Acelerar o processo de criação do organograma no Excel deixa mais tempo e energia para tomar decisões rápidas e eficientes para aproximar a força de trabalho das metas organizacionais.
Este artigo abordará as diferenças entre um organograma tradicional e um moderno, como fazer um organograma no Excel e dicas do Excel para evitar trabalho duplicado!
⏰ Resumo de 60 segundos
Um organograma ajuda a visualizar a estrutura da equipe, facilitando a colaboração e a tomada de decisões. O Excel oferece uma maneira simples de criar um, embora a formatação e as atualizações possam levar tempo.
Etapas para criar um organograma no Excel:
- Liste os detalhes dos funcionários (nomes, funções, departamentos) em uma planilha.
- Insira um gráfico de hierarquia SmartArt na guia Inserir.
- Copie e cole os dados dos funcionários no organograma.
- Ajuste o layout e a formatação para melhorar a legibilidade
- Salve como modelo para atualizações futuras.
Embora o Excel funcione bem para organogramas básicos, mantê-los atualizados e acessíveis pode ser um desafio.
Uma alternativa mais inteligente: ClickUp
Com quadros brancos, formulários e um diretório de funcionários, o ClickUp facilita a criação, atualização e colaboração em organogramas em tempo real.
Para uma abordagem mais flexível e eficiente, experimente o Modelo de Organograma do ClickUp.
O que é um organograma do Excel?
Um organograma é um diagrama que mostra a estrutura interna de relatórios e relacionamentos de uma empresa. Os organogramas tradicionais têm uma estrutura hierárquica em forma de pirâmide.
Os cargos de gestão principal da empresa são listados no nível superior. Os demais funcionários da organização estão nos níveis segundo, terceiro e seguintes. As linhas no organograma mostram a hierarquia, conectando os funcionários.
Suponha que você esteja buscando uma compreensão mais profunda das interdependências da equipe ou precise avaliar as funções de diferentes cargos. Nesses casos, um organograma tradicional no Excel fica aquém em seu design e recursos.
O uso de um software moderno de organogramas oferece muito mais benefícios, permitindo que as empresas permaneçam ágeis e proativas durante reestruturações organizacionais, mudanças na liderança e expansões de pessoal.
De que maneiras os organogramas modernos superam os organogramas tradicionais? Além de fornecer uma visão geral rápida, os organogramas modernos ajudam as equipes a:
- Avalie as responsabilidades específicas dos funcionários e departamentos
- Demonstre a necessidade de novos cargos para preencher lacunas de recursos
- Acesse informações de contato direto
- Planeje projetos multifuncionais
- Esclareça as partes interessadas do projeto
- Fornece um resumo das funções e responsabilidades
Como criar um organograma no Excel?
Neste tutorial sobre organogramas, usamos o Microsoft Word para Mac versão 16.54. As etapas e os recursos podem parecer diferentes se você estiver em outra plataforma ou versão.
Etapa 1: crie um diretório de funcionários
O organograma deve incluir o nome e sobrenome do funcionário, função e departamento, dependendo do seu caso de uso. Organize esses dados na planilha com outros detalhes, conforme necessário.
Em nosso exemplo, um líder de equipe deseja ver o status dos funcionários em tempo integral e meio período da divisão criativa para defender o aumento do quadro de funcionários do departamento.
Dica: coloque em negrito o nome de cada gerente e liste seus subordinados diretos abaixo, assim, ao editar o organograma, você não precisará se lembrar de tudo de memória! Como alternativa, você pode adicionar um símbolo antes do nome, como *, e excluir posteriormente usando a função Localizar e substituir.
Etapa 2: selecione o gráfico SmartArt certo
O uso que você dará ao organograma influenciará o tipo de diagrama. O Excel possui um organograma padrão, um gráfico de imagem circular, um gráfico de hierarquia e muito mais. Seja qual for o gráfico SmartArt que você escolher, é possível alternar facilmente para outro a qualquer momento!
Para adicionar um gráfico Smart Art, vá para a guia Inserir > ícone SmartArt > escolha Hierarquia no menu suspenso > selecione Organograma.
Etapa 3: adicione os dados dos funcionários ao organograma
Primeiro, destaque e copie todas as informações dos funcionários e, em seguida, cole o texto na janela SmartArt. O organograma parecerá pequeno e difícil de ler, mas vamos corrigir isso quando organizarmos os funcionários em sua estrutura hierárquica apropriada.
Dica: se você não vir a janela Painel de Texto, certifique-se de ter selecionado o organograma e, na Barra de Ferramentas do Menu, abra a guia Design SmartArt e clique em Painel de Texto.
Etapa 4: Organize e personalize o organograma
Agora vamos organizar a estrutura hierárquica a partir da janela Painel de Texto! Os símbolos na parte superior do painel ajudam a realizar ações específicas:
- Sinal de mais: adicione uma nova caixa (funcionário)
- Sinal de menos: remova uma caixa (funcionário)
- Setas para a esquerda, direita, baixo e alto: mova uma caixa (funcionário)
Dica: as teclas Tab e Delete do teclado também movem as caixas para a esquerda ou para a direita (e poupam cliques)!
Analise o nome de cada funcionário para posicioná-los na hierarquia. À medida que você move as caixas, verá seu organograma começar a se formar.
Em seguida, clique no organograma e use a tecla Enter do teclado para dar a cada detalhe (nome, função, departamento e status) sua própria linha.
Dica: se você quiser alterar as cores ou o estilo geral do organograma, vá até a Barra de Ferramentas do Menu e, na guia Design do SmartArt, escolha suas personalizações preferidas.
Etapa 5: Salve como um modelo de organograma
Está satisfeito com seu organograma? Ótimo! Vamos salvá-lo como um modelo para futuras revisões. Vá para a Barra de Ferramentas do Menu > Arquivo > Salvar como Modelo.
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Modelo de organograma do Excel
Modelo de organograma do Microsoft Excel
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Três problemas comuns do Excel (e como resolvê-los)
A maior desvantagem de usar um organograma no Excel é que você não consegue aprender nada além das informações mínimas fornecidas sobre cada departamento ou funcionário. Nomes, cargos e rostos não oferecem um caminho direto para entrar em contato com os membros da equipe.
Anteriormente, aprendemos sobre os benefícios do software moderno de organogramas. Se você está procurando uma solução para substituir o Excel como ferramenta de produtividade ou está curioso sobre o ClickUp, aqui estão três razões para fazer a mudança!
Problema 1: o Excel não foi projetado para trabalho colaborativo
Equipes separadas por fusos horários precisam de um organograma intuitivo para agendar reuniões, projetos e viagens de trabalho a qualquer momento. Quando as informações de contato de todos estão em um único organograma, eles não precisam mais se perder em trocas desnecessárias de e-mails.
Planeje gastar mais tempo em um organograma do Excel do que economizar.
Solução: Quadros brancos e mapas mentais do ClickUp
Se você prefere colaboração em tempo real — e funcionários responsáveis por atualizar suas ausências e informações de contato — use quadros brancos e mapas mentais!
As ferramentas de visualização do ClickUp permitem que as equipes adicionem mais conteúdo e mídia ao organograma, para que todos permaneçam conectados às pessoas e aos recursos. Aqui estão algumas maneiras de personalizar os quadros brancos do ClickUp:
- Alinhe seus objetos para criar relações com as Diretrizes de Alinhamento Inteligente.
- Personalize seu organograma com banners, títulos, destaques e botões.
- Converta formas, notas adesivas ou texto em uma tarefa do ClickUp.
- Altere cores, tamanhos e tipos de conectores
- @mencione pessoas, tarefas e documentos do ClickUp
📮ClickUp Insight: 92% dos profissionais do conhecimento correm o risco de perder decisões importantes espalhadas por chats, e-mails e planilhas. Sem um sistema unificado para capturar e rastrear decisões, insights críticos de negócios se perdem no ruído digital.
Com os recursos de gerenciamento de tarefas do ClickUp, você nunca mais precisará se preocupar com isso. Crie tarefas a partir de bate-papos, comentários de tarefas, documentos e e-mails com um único clique!
Problema 2: Os organogramas no Excel exigem horas de preparação
Com o Excel, você extrai informações de vários recursos, como e-mails, Slack e PDFs. Em seguida, copie, cole e formate cada caixa de funcionário no organograma. Existe uma maneira mais rápida de simplificar o processo. E tudo começa com um formulário!
Solução: reúna as informações certas com os formulários do ClickUp
Veja como funciona: você envia um link do ClickUp Form com todas as perguntas que uma pessoa precisa responder para preencher seu perfil (foto, cargo, fuso horário, canal de comunicação preferido etc.). Depois que a pessoa preenche o formulário, o envio é encaminhado para a lista de sua escolha.
Depois de coletar todas as respostas, você pode agrupar, classificar e filtrar as tarefas para criar uma lista de diretório em tempo real para todos os funcionários interagirem a qualquer hora e em qualquer lugar!
Problema 3: um organograma no Excel mostra apenas as relações formais entre pessoas e equipes
Um organograma tradicional no Excel omite informações importantes sobre equipes multifuncionais que trabalham juntas. Por exemplo, um assistente executivo se reporta ao diretor de criação e ao vice-presidente sênior de marketing no papel. Mas, informalmente, ele também apoia o departamento de design como coordenador de equipe.
Ou talvez você esteja montando uma equipe multifuncional para uma campanha de marca empregadora em toda a empresa e precise de colaboradores das áreas de Marketing, Jurídico, Criativo e Recursos Humanos. Essa campanha exigirá que as pessoas estejam localizadas na sede do escritório para filmagens no local. Um organograma nativo em um software colaborativo seria um recurso valioso para encontrar e se conectar rapidamente com essas pessoas específicas.
Solução: crie um poderoso diretório de funcionários com as listas do ClickUp.
Você faz parte de uma organização com dezenas, centenas ou milhares de funcionários? Manter-se atualizado sobre as mudanças e transições de pessoal é mais fácil com as poderosas listas do ClickUp.
O modelo de banco de dados de funcionários tudo-em-um do ClickUp inclui visualizações pré-construídas, campos personalizados e status personalizados para criar facilmente um hub de diretório de funcionários e evoluir com sua organização!
- Classifique as informações dos funcionários rapidamente por departamento, localização e cargo.
- Registre as horas de trabalho dos funcionários, planos de viagem, aniversários e muito mais.
- Programe e atribua projetos com total visibilidade
O modelo de Diretório de Funcionários da ClickUp
Crie organogramas simples com o ClickUp
Ilustramos como o Excel pode ser utilizado para construir um organograma, mas existem alternativas mais simples e colaborativas disponíveis. O ClickUp facilita a criação de organogramas! O modelo de organograma do ClickUp apresenta uma maneira única de organizar a estrutura da sua equipe de forma intuitiva e visual. Chega de se atrapalhar com caixas do Excel ou se esforçar com a formatação – comece a usar o modelo de organograma do ClickUp!
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