Como gerente de projetos, entender quanto trabalho sua equipe pode realizar é uma prioridade.
Isso ajuda os gerentes de projeto a adaptar planos futuros, determinar se sua equipe pode assumir novos projetos e identificar se precisam trazer novos membros para a equipe. 🚢
Avaliar os limites dos seus recursos é, na melhor das hipóteses, um desafio sem o planejamento de capacidade. Esse processo permite obter informações valiosas sobre as capacidades da sua força de trabalho, ferramentas e toda a organização. Saber com o que você tem para trabalhar garante que sua equipe esteja sempre no caminho certo e possa concluir os projetos pendentes dentro dos prazos.
Embora possa parecer complicado, visualizar o planejamento de capacidade pode ser fácil se você tiver as ferramentas certas para o trabalho, e o Excel é uma delas.
Neste artigo, ensinaremos como mostrar o planejamento de capacidade no Excel e forneceremos alguns modelos de planejamento de capacidade que podem ajudar.
O que é planejamento de capacidade?
O planejamento de capacidade é o processo de determinar os recursos necessários para executar um projeto com sucesso. Quando falamos em recursos, nos referimos à força de trabalho, tempo disponível, equipamentos e ferramentas, além do orçamento necessário.
É um processo importante em muitos setores, desde a tecnologia até a medicina. Veja o setor de hospitalidade: os restaurantes sempre têm mais pessoas trabalhando durante o verão e os feriados.
Eles sabem que mais clientes chegam durante períodos específicos, por isso precisam se preparar em termos de pessoal e suprimentos necessários para manter o local funcionando perfeitamente. 🥘
É exatamente isso que os gerentes de projeto fazem: olham para o passado para entender o presente e se preparar para o futuro.
Como mostrar o planejamento de capacidade de recursos em planilhas do Excel
O Excel não oferece recursos avançados para planejamento de capacidade de recursos, mas suas opções geralmente são mais do que suficientes para entender a largura de banda atual da sua equipe e planejar de acordo.
Aqui, mostraremos como usar o Excel para determinar se sua equipe precisa de mais pessoas para funcionar com eficiência e concluir todos os projetos. Usamos o exemplo mais simples para descrever o que você deve fazer para se tornar um mestre no planejamento de capacidade do Excel. 👑
Depois de entender o básico, você pode expandir seu escopo e planejar vários projetos, cargos e/ou habilidades.
Etapa 1: crie uma tabela de estimativa de demanda
O primeiro passo é criar uma tabela para mostrar quantas horas por semana sua equipe precisa dedicar a cada projeto.
Abra o Excel e escreva “Estimativa de demanda” na célula A1 — esse será o nome da tabela. Em seguida, escreva “Projeto” na célula A2 e “Horas por semana” na célula B2. Liste seus projetos na coluna “Projeto”.
Em “Horas por semana”, escreva o número de horas necessárias para um projeto específico.
- Dica 1: Aumente a largura das colunas para acomodar todos os nomes sem deixar a tabela desorganizada. Você também pode colocar os nomes das colunas em negrito para facilitar a leitura da tabela.
- Dica 2: Se você estiver tentando inserir o número de horas, mas o Excel continuar transformando-o em uma data, verifique se a formatação está correta. Na maioria dos casos, você deve defini-la como “Número”. Dependendo dos seus dados, você também pode mostrar números sem pontos decimais.
Etapa 2: Crie uma tabela de visão geral da capacidade
Crie outra tabela para mostrar quantos funcionários você tem e quantas horas eles podem trabalhar por semana.
Escreva “Visão geral da capacidade” na célula D1. Digite “Número de funcionários” na célula D2, “Horas por semana” na célula E2 e “Taxa de utilização” na célula F2.
A taxa de utilização representa a porcentagem das horas dos seus funcionários dedicadas a trabalhos faturáveis. Por exemplo, seus funcionários podem ter uma jornada de trabalho de oito horas, mas isso certamente não significa que eles serão produtivos 100% do tempo. Eles precisam fazer pausas para almoço ou ir ao banheiro, ou ainda realizar tarefas não relacionadas ao trabalho. Seus funcionários também tiram férias e licenças planejadas, o que também é levado em consideração na taxa de utilização total.
Mesmo quando seus funcionários estão trabalhando em plena capacidade, nem tudo o que fazem conta como trabalho faturável. Um exemplo são as tarefas administrativas, que precisam ser realizadas, mas podem não ser relevantes para seus projetos em andamento.
Em nosso exemplo, temos 10 funcionários que trabalham em média 40 horas por semana e têm uma taxa de utilização de 80%.
Etapa 3: Crie uma tabela de planejamento de capacidade
As duas primeiras etapas consistem em inserir dados, e esta se concentra em analisar os dados inseridos e transformá-los em informações. Esta é a etapa em que o Excel faz sua mágica e mostra se sua equipe está boa como está ou se precisa de mais pessoas a bordo.
Escreva “Planejamento de capacidade” na célula H1 (esse é o nome da tabela). Como na etapa anterior, você pode colocar a tabela onde quiser, mas é importante seguir as instruções cuidadosamente para evitar o uso de células erradas para fórmulas.
Demanda total do projeto
Na célula H2, escreva “Demanda total do projeto”. Essa célula representa as horas que sua equipe e seus gerentes de projeto precisam investir em todos os projetos combinados. Em vez de abrir a calculadora e somar os números manualmente, você usará os superpoderes do Excel. 🦸
Clique duas vezes no campo H3 e pressione o ícone Fx à esquerda da barra de fórmulas. Escolha “SUM” e selecione o intervalo de células que deve ser incluído nos resultados. No nosso caso, são as células de B3 a B7, e o resultado é 384.
Capacidade potencial
Agora você precisa mostrar quantas horas sua equipe trabalha por semana. Você obterá isso multiplicando o número de funcionários pelas horas de trabalho semanais.
Você pode deixar o Excel fazer o trabalho por você e usar uma fórmula. Comece escrevendo “Capacidade potencial” em I2, clique duas vezes na célula I3 e pressione o botão Fx à esquerda da barra de fórmulas. Em “Pesquisar uma função”, digite “Produto” e clique duas vezes na função.
Selecione as células D3 e E3, e o Excel exibirá o resultado em I3. No nosso caso, esse resultado é 400.
Capacidade eficaz
Vamos passar para a terceira coluna. Escreva “Capacidade efetiva” em J2 e use uma fórmula para calculá-la. Essa célula indicará quantas horas de trabalho faturável sua equipe pode realmente dedicar. Você obterá os resultados se multiplicar os três números da tabela anterior (no nosso caso, as células D3, E3 e F3). O resultado é 320.
Etapa 4: Calcule a deficiência de recursos
Esta é a etapa final e mais complexa, após a qual você descobrirá se sua equipe carece de recursos (neste caso, mão de obra). Você fará o cálculo usando uma fórmula exclusiva.
Primeiro, adicione uma nova coluna à sua tabela de planejamento de capacidade da etapa anterior e nomeie-a como “Deficiência de recursos”.
A fórmula: Parte 1
Agora, é hora de usar uma das funções pelas quais o Excel é conhecido, que é o IF. Você definirá uma condição que será exibida automaticamente se precisar de mais funcionários em sua equipe. Além disso, o Excel mostrará quantos funcionários a mais você precisa!
Em nosso exemplo, a fórmula fica assim: “=SE(H3>J3,(H3-J3)/(E3*F3))”. Parece complexo? Vamos explicar com mais detalhes! 🤓
Primeiro, você está se concentrando em se a demanda total do projeto é maior do que a capacidade efetiva da equipe (expressa em horas). Em um mundo ideal, esses dois números seriam quase iguais. Mas você está gerenciando uma equipe dinâmica que lida com diferentes projetos — alguns são complexos e exigem mais trabalho.
Independentemente do escopo do projeto, se o número de horas por semana necessárias para lidar com todos os projetos for maior do que a capacidade efetiva da equipe, isso indica que você precisa de mais membros na equipe.
A fórmula: Parte 2
Suponha que a demanda total do projeto exceda a capacidade efetiva da sua equipe. Nesse caso, você precisa calcular quantos funcionários são necessários, o que nos leva à segunda parte da nossa fórmula.
Primeiro, você identificará a diferença entre a demanda total do projeto e a capacidade efetiva (H3-J3). Em seguida, multiplicará o número de horas de trabalho de cada funcionário pela taxa de utilização (E13*F13).
Como há uma chance de você não obter um número par e não é possível contratar exatamente 7,55 pessoas, será necessário arredondar o número e usar sempre o número mais alto (neste caso, 8).
No nosso exemplo, faltam exatamente duas pessoas na nossa equipe para garantir o bom andamento de todos os projetos. ⛵
Recursos relacionados
Se você quiser saber mais sobre o Excel e suas funções, aqui estão algumas dicas adicionais. 🤓
Desvantagens de usar o Excel para planejamento de capacidade
O planejamento de capacidade no Excel pode fornecer informações valiosas sobre as cargas de trabalho da sua equipe e ajudá-lo a se preparar para projetos futuros. No entanto, o planejamento de capacidade não é o ponto forte do Excel. Veja por que o Excel pode não ser a melhor opção para o planejamento de capacidade:
- Não é colaborativo: o Excel não oferece recursos que incentivem a colaboração e o trabalho em equipe, como atribuir tarefas, acompanhar o progresso ou definir prazos.
- Não oferece layouts diferentes: várias visualizações de gerenciamento de projetos, como Lista, Calendário ou Quadro, permitem que você veja tanto o panorama geral quanto os detalhes relativos às cargas de trabalho dos membros da sua equipe. O Excel não oferece essas opções, limitando assim a sua perspectiva.
- Isso requer uma preparação minuciosa: o planejamento de capacidade no Excel pode levar muito tempo, especialmente se você tiver muitos membros da equipe e projetos para gerenciar. Em vez disso, é necessário um software de gerenciamento de projetos personalizável para lidar com eficiência com o planejamento de capacidade ⏳
3 alternativas aos modelos de planejamento de capacidade do Excel
O Excel pode ser uma boa opção para modelos de planejamento de capacidade mais simples, mas tem limitações. Ele não incentiva a colaboração entre os membros da equipe e é unidimensional — você não pode usar diferentes perspectivas para abordar o mesmo problema e obter insights valiosos.
É aí que entra o ClickUp. Ele oferece tudo o que você precisa para um processo simplificado de planejamento de capacidade, incluindo modelos prontos.
Eles fornecem a estrutura para o planejamento de capacidade e economizam tempo, ao mesmo tempo em que enfatizam o trabalho em equipe e garantem cargas de trabalho justas. Lembre-se de que esses modelos não podem ser usados no Excel e não fazem parte do pacote Office.
1. Modelo de carga de trabalho dos funcionários do ClickUp
Aumentar a produtividade da equipe é o sonho de todo gerente de projetos. Mas você não pode simplesmente sobrecarregar sua equipe com mais projetos se ela não tiver condições de lidar com eles. Isso não só causará caos, como também afetará a motivação dos funcionários e provavelmente causará esgotamento. 🔥
Para aumentar a eficiência da equipe, você deve primeiro aprofundar-se nas cargas de trabalho, analisá-las e usar os insights para se preparar para o futuro. Em outras palavras, você precisa fazer algum planejamento de capacidade, e o modelo de carga de trabalho do ClickUp pode ser a ferramenta perfeita. 🪛
O que este modelo pode fazer por você?
- Ajuda a medir a capacidade da sua equipe
- Garante uma atribuição de tarefas justa e gerenciável
- Oferece uma visão geral clara de quem é responsável por quê.
- Ajuda a evitar o esgotamento
- Incentiva a colaboração entre os membros da equipe
Comece com a guia Exibição de tarefas do modelo. Aqui, você criará uma lista de tarefas que sua equipe deve realizar no próximo período. Adicione responsáveis, defina prazos e prioridades e determine qual equipe é responsável por concluir cada tarefa.
A Visualização da carga de trabalho individual permite uma visão geral das tarefas de cada membro da sua equipe, semelhante a um calendário. Você verá quantas horas eles precisam para concluir as tarefas atribuídas em relação à sua capacidade diária. Essa visualização ajuda a entender se os membros da sua equipe estão sobrecarregados ou têm tempo livre disponível.
A Visualização da carga de trabalho da equipe separa as cargas de trabalho por equipes e mostra quanto tempo cada uma delas programou para cada semana. Isso é particularmente útil para empresas com várias equipes no mesmo departamento, pois ajuda a garantir que a carga de trabalho seja distribuída de maneira uniforme.
Por fim, você tem a Visualização do Quadro da Equipe, onde todas as tarefas são classificadas por equipes.
2. Modelo de planejamento de recursos do ClickUp
Você quer alocar seus recursos como um profissional e planejar e acomodar o crescimento da empresa? E o que você acha de reduzir as despesas com recursos do projeto e otimizar o desempenho da equipe? Tudo isso é possível com o modelo de planejamento de recursos do ClickUp!
Este modelo oferece várias visualizações que simplificam o planejamento de recursos. Vamos ver quais são essas visualizações e explicar suas finalidades:
| Visualizar | Objetivo |
| Carga de trabalho dos coordenadores de projeto | Listar os coordenadores de projeto e seus resultados com base nas equipes que eles gerenciam para monitorar a capacidade. |
| Carga de trabalho da equipe | Listar os coordenadores de projeto e suas tarefas, só que desta vez as tarefas estão associadas a clientes específicos. |
| Coordenadores de projetos | Forneça uma visão geral dos coordenadores de projeto e das tarefas na forma de um quadro Kanban. |
| Clientes | Exibindo detalhes de cada projeto (datas de início e vencimento, orçamentos alocados e custos reais, nomes dos coordenadores do projeto e muito mais), classificados por clientes. |
| Atividade Gantt | Visão geral dos cronogramas de todas as tarefas para evitar sobreposições e garantir uma distribuição uniforme das cargas de trabalho |
| Cronograma | Agrupe tarefas por clientes e codifique seu status com cores em um formulário de calendário. |
| Conselho | Classificar tarefas com base em seu status em um quadro Kanban |
Combine todas essas visões e você obterá um modelo abrangente de planejamento de capacidade de projetos dentro de equipes e departamentos.
3. Modelo de alocação de recursos do ClickUp
Alocar e gerenciar recursos pode ser desafiador e totalmente malsucedido se você não estiver usando as ferramentas certas. O modelo de alocação de recursos do ClickUp é um atalho que ajuda você a analisar e entender os recursos disponíveis hoje para planejar o amanhã.
Veja por que este modelo pode ser uma arma poderosa em seu arsenal:
- Ajuda você a entregar todos os projetos dentro do prazo
- Torna os funcionários mais motivados
- Ajuda a otimizar o desempenho dos funcionários e maximizar a eficiência
Assim como o outro modelo de planejamento de capacidade de recursos do ClickUp, este oferece o luxo de várias visualizações. Com as visualizações Carga de Trabalho da Equipe e Carga de Trabalho do Líder da Equipe, você obtém informações detalhadas sobre a carga de trabalho de cada membro da sua equipe. Filtre as cargas de trabalho com base em datas, status, prioridade, responsáveis e marcos e obtenha as informações desejadas com apenas alguns cliques. Isso é especialmente útil para gerentes de projeto com equipes maiores.
O modelo também oferece duas visualizações de lista: Por clientes e Por projetos. Use-as para agrupar suas tarefas com base no cliente/projeto e revisar prazos, prioridades, orçamento total e outros detalhes.
Por último, você tem a Visualização do Processo de Entrega, um quadro Kanban que exibe seus projetos e seus estágios.
Uma maneira melhor de mostrar o planejamento de capacidade
Os modelos de planejamento de capacidade que discutimos são apenas a ponta do iceberg do gerenciamento de projetos do ClickUp. 🧊
Por exemplo, use o Pulse ClickApp para obter informações valiosas sobre a atividade da sua equipe durante um dia de trabalho. Ele permite que você veja quem está online, a que horas e no que está trabalhando.
Outro recurso valioso de planejamento de capacidade é o ClickUp Docs. Você pode usá-lo para delinear o escopo de um projeto e identificar os requisitos de capacidade. Depois de criar um documento, você pode anexá-lo ao projeto e retornar a ele a qualquer momento, caso precise fazer alterações.
Quer aproveitar os benefícios do planejamento de capacidade sem perder horas criando gráficos e fórmulas no Excel? Com várias visualizações, modelos fáceis de usar e instruções detalhadas, o ClickUp coloca você no comando e permite uma visão fácil da capacidade da sua equipe a qualquer momento! 💪