Como exibir uma estrutura analítica de projeto no Excel (com modelos)

O Excel é uma ferramenta versátil, sem dúvida.

Uma de suas grandes vantagens é que ele permite criar e gerenciar uma estrutura de divisão do trabalho (WBS) como um profissional. Neste guia, mostramos exatamente como fazer isso.

Além disso, você aprenderá sobre os melhores modelos para economizar tempo ao planejar e organizar as tarefas do seu projeto.

Mas primeiro, vamos aprender o que é uma estrutura de divisão do trabalho no Excel.

O que é uma estrutura de divisão do trabalho?

Uma estrutura de divisão do trabalho (WBS) é uma representação hierárquica das tarefas, subtarefas e pacotes de trabalho necessários para concluir um projeto. Ela ajuda os gerentes de projeto a visualizar o escopo do trabalho, alocar recursos e monitorar o progresso.

Uma estrutura de divisão do trabalho no Excel é criada e gerenciada usando o Microsoft Excel e também oferece uma visão geral do cronograma do projeto. Ela permite que as equipes vejam as tarefas do projeto e como um processo flui para outro — tudo em um arquivo do Excel, se o modelo de WBS for criado no Microsoft.

Além disso, um modelo de WBS claro e conciso deve ajudá-lo a comunicar as metas e expectativas do projeto de forma mais eficaz aos membros da sua equipe, partes interessadas e clientes. Independentemente da fase do projeto, um diagrama em árvore ou estrutura em árvore da WBS fornece informações mais detalhadas para tarefas mais gerenciáveis dentro desse download do Excel.

Criando uma estrutura de divisão do trabalho no Excel

Saber como criar uma estrutura de divisão do trabalho ou um modelo de WBS ajuda muito toda a equipe do projeto a gerenciar partes menores e mais fáceis de assimilar do projeto. Estruturas de divisão do trabalho bem projetadas ajudam a estimar o escopo do projeto, o cronograma e os custos gerais com mais precisão.

Isso pode ajudá-lo a tomar decisões mais informadas sobre como alocar recursos e gerenciar riscos.

Ao criar uma EDP clara e abrangente, você pode comunicar as metas e expectativas do projeto de forma mais eficaz aos membros da sua equipe, partes interessadas e clientes, o que pode levar a uma melhor colaboração e resultados.

Aqui está um processo de cinco etapas para criar uma estrutura de divisão do trabalho para o seu próximo projeto.

Etapa 1: Configure a planilha

Comece abrindo uma nova pasta de trabalho do Excel. Renomeie a primeira planilha como “WBS” clicando com o botão direito do mouse na guia na parte inferior da tela e selecionando “Renomear”. Na primeira linha da planilha, crie cabeçalhos para as seguintes colunas:

Formate a linha do cabeçalho com texto em negrito ou cor de fundo para diferenciá-la visualmente das linhas de dados.

Etapa 2: insira tarefas e subtarefas

Primeiro, liste as tarefas principais do seu projeto na coluna Nome da tarefa. Atribua um código WBS exclusivo (ou numeração WBS) a cada tarefa principal, normalmente usando um sistema de numeração [por exemplo, 1.0, 2.0, 3.0].

Em seguida, insira subtarefas abaixo de cada tarefa principal, atribuindo novamente a numeração WBS apropriada.

Por exemplo, as subtarefas sob a tarefa principal “1.0” podem ser rotuladas como “1.1”, “1.2” e “1.3”. Para separar visualmente as subtarefas das tarefas principais, use o botão “Recuo” na barra de ferramentas ou pressione “Ctrl + Alt + Tab” enquanto a célula estiver selecionada.

Se o seu projeto exigir uma divisão mais detalhada, adicione níveis adicionais de subtarefas seguindo os mesmos padrões de numeração e recuo.

MOVA FÁCILMENTE TAREAS E SUBTAREAS DA VISUALIZAÇÃO DE TABELA DO CLICKUPVocê pode criar tarefas em qualquer parte do seu Espaço de Trabalho e depois transferi-las para outras Listas dentro do mesmo Espaço de Trabalho. Esse recurso permite que você crie um plano de projeto em uma única Lista e depois mova as tarefas para outras Listas para representar diferentes fases do projeto. Além disso, você pode transferir tarefas atribuídas a outras equipes para suas respectivas Listas.

Etapa 3: Atribuir níveis e predecessores

Para cada tarefa na EDP, atribua um nível com base em sua posição na hierarquia. Por exemplo, as tarefas principais receberiam o nível 1, suas subtarefas imediatas o nível 2 e assim por diante.

Em seguida, identifique todas as tarefas que devem ser concluídas antes que uma determinada tarefa possa ser iniciada. Essas são as tarefas predecessoras.

Insira o código WBS da(s) tarefa(s) predecessora(s) na coluna Predecessor para cada tarefa relevante. Se uma tarefa tiver várias predecessoras, separe os códigos WBS com vírgulas.

Etapa 4: insira datas e durações

Para cada tarefa, insira a data de início planejada na coluna Data de início. Você pode optar por inserir as datas manualmente ou usar o seletor de datas do Excel, selecionando a célula e clicando no ícone do calendário que aparece.

Em seguida, insira a duração estimada de cada tarefa na coluna Duração. Para calcular automaticamente as datas de término com base nas datas de início e durações, use as funções de data do Excel.

Por exemplo, na coluna Data de término, digite =Célula_Data_Inicial + Celle_Duração – 1 (substitua “Célula_Data_Inicial” e “Célula_Duração” pelas referências de célula correspondentes) e pressione Enter. Copie essa fórmula para baixo na coluna para aplicá-la a todas as tarefas.

A visualização Calendário oferece várias opções para personalizar o calendário de acordo com as necessidades específicas da sua equipe. Para começar a personalizá-lo, acesse a visualização Calendário e selecione “Mostrar” no canto superior direito da tela. Lá, você pode facilmente mostrar ou ocultar datas de início e vencimento ou campos personalizados para tornar toda a estrutura de divisão do trabalho mais fácil de entender para sua equipe.

UMA VISÃO MELHOR DAS DATAS IMPORTANTESA visualização do Calendário do ClickUp oferece várias opções para personalizar o calendário de acordo com as necessidades específicas da sua equipe. Para começar a personalizá-lo, acesse a visualização do Calendário e selecione “Mostrar” no canto superior direito da tela. Lá, você pode facilmente mostrar ou ocultar datas de início e vencimento ou campos personalizados para tornar toda a estrutura de divisão do trabalho mais compreensível para sua equipe.

Etapa 5: Alocar recursos

Nesta última etapa, identifique os recursos necessários para cada tarefa e liste-os na coluna Recursos. Os recursos podem incluir pessoal, equipamentos ou materiais necessários para concluir a tarefa.

Você pode listar os recursos como descrições de texto simples ou, se tiver uma planilha de recursos separada, referenciar as células correspondentes. Após concluir essas etapas, sua WBS do Excel estará pronta.

Lembre-se de salvar seu trabalho regularmente e considere usar a validação de dados integrada do Excel, a formatação condicional ou outros recursos para melhorar a organização e a apresentação de sua EDP.

A VISUALIZAÇÃO DA CARGA DE TRABALHO DO CLICKUPVeja quanto trabalho foi atribuído a cada membro da equipe para um período específico. Você pode optar por visualizar uma ou duas semanas ou um mês inteiro. Ao usar a visualização da carga de trabalho do ClickUp, você pode ver se algum membro da equipe está sobrecarregado ou se há espaço para mais trabalho ser atribuído. A carga de trabalho de cada pessoa é comparada com sua capacidade atribuída, para que você possa tomar decisões mais informadas sobre a distribuição do trabalho.

Modelos de estrutura de divisão do trabalho do Excel

Se você frequenta por aqui, sabe que adoramos modelos porque eles economizam recursos. Você não precisa começar do zero, consegue concluir seus projetos em menos tempo e eles são reutilizáveis.

O que há para não gostar?

Confira três modelos de WBS para ajudá-lo a criar um no Excel:

1. Modelo de estrutura de divisão do trabalho do Vertex Excel

Um modelo simples com colunas pré-formatadas e dados de exemplo. Este modelo Gantt do Excel possui uma fórmula para gerar números WBS de acordo com o nível escolhido. No Excel, insira manualmente o número do nível ou use uma lista suspensa criada pela Validação de Dados.

2. Modelo de diagrama de Gantt WBS do Vertex Excel

Este modelo é uma opção mais avançada que inclui um gráfico de Gantt para visualizar os cronogramas do projeto. Com este modelo, você pode criar um gráfico de Gantt fácil com as funcionalidades essenciais de que precisa. A planilha é dividida em linhas que representam diferentes tarefas. Você só precisa especificar a data de início e a duração de cada tarefa. Fácil, não é?

2. Modelo WBS de orçamento de projeto do Vertex Excel

Use este modelo de orçamento de projeto para uma variedade de projetos. Por exemplo, você pode usá-lo para reforma residencial, trabalho contratado, pequenos projetos de serviço comunitário e até mesmo grandes projetos de TI. Provavelmente, você não precisará investir em um software de orçamento de projeto complexo ou caro, a menos que esteja realizando um projeto plurianual de vários milhões de dólares.

Recursos relacionados para o Excel

Adoramos o Excel — provavelmente é por isso que temos vários tutoriais adicionais sobre o Excel no blog. Aprimore suas habilidades de gerenciamento de projetos com nossos outros tutoriais do Excel:

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Com uma planilha compartilhada do Excel, é mais fácil manter sua equipe em sintonia, mesmo quando ocorrem mudanças. Em dias bons, o Excel também é útil como uma ferramenta básica de gerenciamento de projetos para criar listas de tarefas, por exemplo.

10 modelos gratuitos do Excel para gerenciamento de projetos

Crie um banco de dados no Excel

Se você precisar criar um banco de dados simples, o Excel pode ajudar nessa tarefa. Considere usá-lo para criar um painel de KPI prático.

Se você estiver usando o Excel para importações e exportações temporárias, experimente o ClickUp. Você terá acesso gratuito a automações úteis, registros de alterações e uma longa lista de integrações poderosas, facilitando a conexão com seu fluxo de trabalho existente, sem as complicações técnicas que isso acarreta.

Como criar um banco de dados no Excel (com modelos e exemplos)

Crie um painel no Excel

Um painel é um conjunto de dados centralizados em um local de fácil leitura. O Excel funciona para isso se o que você estiver acompanhando for simples, como números de progresso em um projeto ou uma lista de tarefas.

No entanto, para um painel mais sofisticado, completo com lembretes automatizados, widgets configuráveis e recursos colaborativos, é muito melhor usar ferramentas mais versáteis.

Como criar um painel no Excel? (Etapas e modelos) 2023

Crie uma planilha de horas trabalhadas no Excel

Se você preferir fazer isso manualmente, experimente nosso guia de modelos de planilhas de horas trabalhadas do Excel. Por outro lado, se você preferir trabalhar de uma maneira mais automatizada e organizada para controlar o tempo, especialmente para vários projetos, você vai precisar de uma ferramenta mais robusta, equipada para lidar com tudo isso. 💪

Como criar uma planilha de horas trabalhadas no Excel (guia com modelos) E como calcular o tempo no Excel

Limitações do uso do Excel para uma estrutura de divisão do trabalho

O Excel é útil. Mas isso não significa que ele não tenha suas limitações. Considere o seguinte antes de confiar apenas no Excel para criar gráficos WBS ou uma estrutura em árvore:

Embora o Excel seja perfeito para projetos simples, ele pode não ser a melhor opção para projetos mais complexos que exigem recursos avançados.

Uma abordagem superior para criar uma estrutura de divisão do trabalho

O recurso Mind Maps do ClickUp é perfeito para criar e gerenciar estruturas de divisão do trabalho. O que é legal sobre o ClickUp é que ele permite visualizar facilmente a estrutura do seu projeto com uma funcionalidade simples de arrastar e soltar. Além disso, é ótimo para a colaboração em equipe, pois você pode colaborar em tempo real.

Mas isso não é tudo — o ClickUp também oferece outros recursos essenciais de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, dependências de tarefas e acompanhamento do progresso.

Se você estiver curioso para saber mais, confira o ClickUp Mind Maps.