A mente humana é algo poderoso.
Mas, às vezes, ela pode ficar em branco de repente!
Como esquecer de anotar os itens de mercearia que faltam na sua despensa ou as alterações no projeto que o seu cliente deseja até ao final do dia.
Embora nosso cérebro seja capaz de fazer muitas coisas, às vezes confiar na nossa memória nem sempre é a melhor maneira de acompanhar nossas tarefas.
É por isso que uma lista de tarefas no Excel pode ser útil.
Isso ajuda você a dividir suas tarefas em diferentes seções em uma única planilha, que pode ser visualizada a qualquer momento.
Neste artigo, abordaremos as seis etapas para criar uma lista de tarefas no Excel e também discutiremos uma alternativa melhor que pode lidar com requisitos mais complexos de maneira mais fácil.
Vamos começar!
O que é uma lista de tarefas no Excel?
Uma lista de tarefas no Microsoft Excel ajuda você a organizar suas tarefas mais essenciais em um formato tabular. Ela vem com linhas e colunas para adicionar uma nova tarefa, datas e outras notas específicas.
⭐ Modelo em destaque
Cansado de listas de tarefas desorganizadas no Excel? Experimente o modelo de lista de tarefas do ClickUp gratuitamente e acompanhe as tarefas com facilidade, realizando mais sem complicações! ✅
Basicamente, ele permite que você reúna todas as suas tarefas em uma única planilha.
Esteja você preparando uma lista de verificação para uma mudança ou uma lista de tarefas de um projeto, uma lista de tarefas no Excel pode simplificar seu processo de trabalho e armazenar todas as suas informações.
Embora existam outros aplicativos poderosos para criar listas de tarefas, as pessoas usam o Excel porque:
- Faz parte do pacote Microsoft Office, com o qual as pessoas estão familiarizadas.
- Ele oferece regras poderosas de formatação condicional e validação de dados para análise e cálculos.
- Inclui uma variedade de ferramentas de relatório, como matrizes, gráficos e tabelas dinâmicas, facilitando a personalização dos dados.
Na verdade, você pode criar listas de tarefas no Excel para uma ampla variedade de atividades, incluindo gerenciamento de projetos, integração de clientes, itinerários de viagem, inventário e gerenciamento de eventos.
Sem mais delongas, vamos aprender como criar uma lista de tarefas no Excel.
Seis etapas simples para criar uma lista de tarefas no Excel
Aqui está um guia passo a passo simples sobre como fazer uma lista de tarefas no Excel.
Etapa 1: abra um novo arquivo do Excel
Para abrir um novo arquivo, clique no aplicativo Excel e você será direcionado para a página inicial do Excel. Clique duas vezes em Blank Workbook para abrir uma nova planilha do Excel.
Se você já estiver em uma planilha do Excel e quiser abrir um novo arquivo:
- Clique na guia Arquivo, que o levará para a visualização dos bastidores. Aqui você pode criar, salvar, abrir, imprimir e compartilhar documentos.
- Selecione Novo e clique em Pasta de trabalho em branco.
Quer uma maneira ainda mais rápida?
Pressione Ctrl+N após abrir o Excel para criar uma pasta de trabalho em branco.
Sua nova pasta de trabalho está pronta para você.
Etapa 2: Adicione cabeçalhos de coluna
Em nossa lista de tarefas do Excel, queremos acompanhar as tarefas e ficar de olho no progresso adicionando os títulos das colunas: Data, Nome da tarefa, Meta, Status e Comentários. Você pode inserir os títulos das colunas na linha superior da planilha.
Esses títulos de coluna permitirão que qualquer pessoa que visualizar sua planilha compreenda o essencial de todas as informações nela contidas.
Etapa 3: insira os detalhes da tarefa
Insira os detalhes da tarefa em cada cabeçalho de coluna para organizar as informações da maneira que desejar.
Em nossa tabela de lista de tarefas, reunimos todas as informações relevantes que queremos acompanhar:
- Data: menciona as datas específicas
- Nome da tarefa: contém o nome das nossas tarefas
- Meta: o número de tarefas que pretendemos concluir
- Status: reflete o progresso do nosso trabalho
Você também pode corrigir o alinhamento da sua tabela selecionando as células desejadas e clicando no ícone de alinhamento centralizado na guia Página inicial.
Etapa 4: aplique filtros
Tem muitas tarefas para realizar?
Use a opção Filtro no Excel para recuperar dados que correspondam a critérios específicos.
Tudo o que você precisa fazer é selecionar qualquer célula dentro do intervalo dos seus dados (A1-E11) > Selecionar Dados > e, em seguida, selecionar Filtro.
Você verá listas suspensas aparecendo no cabeçalho de cada coluna, conforme mostrado na imagem abaixo.
Clique na seta suspensa da coluna à qual deseja aplicar um filtro.
Conforme mostrado em nossa tabela de lista de tarefas abaixo, queremos aplicar o filtro à coluna Status, por isso selecionamos o intervalo de células D1-D11.
Em seguida, no menu Filtro que aparece, você pode desmarcar as caixas ao lado dos dados que não deseja visualizar e clicar em OK. Você também pode desmarcar tudo rapidamente clicando em Selecionar tudo.
Em nossa lista de tarefas, queremos ver apenas as tarefas Abertas, então aplicamos o filtro para esses dados.
Depois de salvar este arquivo do Excel, o filtro estará lá automaticamente na próxima vez que você abrir o arquivo.
Etapa 5: classifique os dados
Você pode usar a opção Classificar no Excel para visualizar e entender melhor seus dados rapidamente.
Queremos classificar os dados na coluna Destino, então selecionaremos o intervalo de células C1-C11. Clique na guia Dados e selecione Classificar.
Uma caixa de diálogo Aviso de classificação aparecerá perguntando se você deseja Expandir a seleção ou Continuar com a seleção atual. Você pode escolher a última opção e clicar em Classificar.
A caixa de diálogo Classificar será aberta, onde você deverá inserir:
- A coluna que você deseja Classificar por
- Valores das células que você deseja Classificar por
- Ordem em que você deseja classificar os dados
Para nossa tabela, escolhemos a coluna Meta e mantivemos a ordem do menor para o maior.
Etapa 6: edite e personalize sua lista de tarefas
Você pode editar campos, adicionar colunas, usar cores e fontes para personalizar sua lista de tarefas da maneira que desejar.
Assim como em nossa tabela, destacamos a coluna Status para que qualquer pessoa que a visualize possa entender rapidamente o andamento da sua tarefa.
E pronto! ✨
Criamos uma lista de tarefas simples no Excel que pode ajudá-lo a acompanhar todas as suas tarefas.
Quer economizar mais tempo?
Crie um modelo a partir da sua pasta de trabalho existente para manter as mesmas opções de formatação que você geralmente usa ao criar suas listas de tarefas.
Ou você pode usar qualquer modelo de lista de tarefas do Excel para começar imediatamente.
10 modelos de lista de tarefas do Excel
Os modelos podem ajudar a manter suas pastas de trabalho consistentes, especialmente quando estão relacionadas a um projeto ou cliente específico. Por exemplo, um modelo de lista de tarefas diárias do Excel melhora a eficiência e permite que você conclua suas tarefas mais rapidamente.
Aqui estão alguns modelos de lista de tarefas do Excel que podem ajudar a melhorar a eficiência e economizar tempo:
1. Modelo de lista de tarefas para gerenciamento de projetos no Excel
Baixe este modelo de lista de tarefas para gerenciamento de projetos.
2. Modelo de lista de inventário do Excel
Baixe esses modelos de lista de inventário.
3. Modelo de lista de itens de ação do Excel
Baixe este modelo de lista de itens de ação.
4. Modelo simples de lista de tarefas do Excel
Baixe este modelo simples de lista de tarefas.
5. Modelo de lista de verificação para pagamento de contas no Excel
Baixe este modelo de lista de verificação para pagamento de contas.
6. Modelo de lista de tarefas semanais do Excel
Baixe este modelo de tarefas semanais.
7. Modelo de lista de tarefas priorizadas do Excel
Baixe este modelo de lista de tarefas priorizadas.
8. Modelo de lista de tarefas para trabalhos de casa no Excel
Baixe este modelo de lista de tarefas para trabalhos escolares.
9. Modelo de lista de tarefas do Excel com prazos
Baixe este modelo de lista de tarefas com prazos.
10. Modelo de lista de tarefas de projeto do Excel
Baixe este modelo de lista de tarefas do projeto.
No entanto, nem sempre é possível encontrar um modelo que atenda às suas necessidades específicas.
Além disso, o gerenciamento de dados no Excel está sujeito a erros humanos.
Cada vez que um usuário copia e cola informações de uma planilha para outra, há um risco maior de novos erros surgirem em relatórios sucessivos.
Antes de se comprometer com as listas de tarefas do Excel, aqui estão algumas limitações a serem consideradas.
Três principais desvantagens das listas de tarefas no Excel
Embora sejam amplamente utilizadas, as planilhas do Excel nem sempre são a melhor opção para criar suas listas de tarefas.
Aqui estão as três desvantagens comuns de usar o Excel para listas de tarefas:
1. Falta de responsabilidade
Quando várias pessoas trabalham na mesma planilha, não é possível saber quem está editando.
Você pode acabar repetindo uma tarefa em vão se uma pessoa se esquecer de atualizar a coluna Status do Trabalho nas listas de tarefas compartilhadas após a conclusão.
Além disso, as pessoas podem alterar facilmente os detalhes das tarefas, valores e outras entradas nas listas de tarefas (intencionalmente ou não). Você não saberá a quem atribuir a responsabilidade pelo erro ou alteração!
2. Modelos inflexíveis
Nem todos os modelos de tarefas do Excel que você encontra online são confiáveis. Alguns deles são extremamente difíceis de manipular ou personalizar.
Você vai passar uma eternidade na internet procurando um que funcione para você.
3. Trabalho manual
Criar listas de tarefas no Excel envolve uma quantidade significativa de trabalho manual.
Pode levar algum tempo para preencher seus itens de tarefas e criar um sistema organizado.
Isso não nos agrada, pois inúmeras ferramentas de gerenciamento de projetos podem economizar muito tempo e esforço ao criar e gerenciar suas tarefas.
Além disso, a complexidade aumenta com o aumento do tamanho dos dados no seu arquivo do Excel. Naturalmente, você vai querer um substituto para otimizar suas tarefas a fim de acompanhá-las e reduzir o trabalho manual e monótono envolvido.
E, sinceramente, o Excel não é um aplicativo de lista de tarefas.
Para gerenciar tarefas, você precisa de uma ferramenta projetada especificamente para isso.
Como o ClickUp, um dos softwares de produtividade e gerenciamento de projetos mais bem avaliados, que permite criar e gerenciar tarefas com facilidade.
Guias relacionados do Excel:
Crie listas de tarefas sem esforço com o ClickUp
O ClickUp pode ajudá-lo a criar listas de tarefas inteligentes para organizar suas atividades.
Desde adicionar datas de vencimento até definir prioridades, os recursos abrangentes do ClickUp permitem que você crie e conquiste todas as suas tarefas!
Como?
Uma palavra: listas de verificação!
As listas de verificação do ClickUp oferecem a oportunidade perfeita para organizar as informações das suas tarefas, para que você nunca perca nem mesmo os menores detalhes.
Tudo o que você precisa fazer é clicar em Adicionar ao lado de Tarefas (você pode encontrá-lo em qualquer tarefa do ClickUp) e, em seguida, selecionar Lista de verificação. Você pode nomear sua lista de verificação e começar a adicionar os itens de ação. Fácil!
Organize facilmente as informações das tarefas para nunca perder nada com as listas de verificação do ClickUp.
As listas de verificação no ClickUp fornecem uma visão clara das suas tarefas. Além de anotar os detalhes essenciais, você também obtém subtarefas para dividir ainda mais suas tarefas.
Você também pode organizar e reorganizar os itens da lista de verificação com o recurso fácil de arrastar e soltar.
Reorganize sua lista de verificação do ClickUp arrastando e soltando seus itens.
Preocupado com a possibilidade de algumas tarefas serem esquecidas?
Com o ClickUp, você pode adicionar responsáveis às suas tarefas específicas para acompanhar o andamento das coisas.
Gerencie os itens da sua lista de tarefas atribuindo-os a você mesmo ou à equipe no ClickUp.
Ele também permite que você reutilize seus modelos de lista de verificação favoritos para aumentar a eficiência do seu trabalho.
Para escolher um modelo:
- Clique em Adicionar na seção Tarefas de qualquer tarefa.
- Clique em Lista de verificação para revelar suas opções.
- Escolha um modelo e selecione Usar modelo.
Use os modelos de lista de verificação do ClickUp para manter a eficiência em diferentes tarefas recorrentes.
Ainda está preso ao Excel? Tudo bem.
A visualização de tabela do ClickUp pode ajudá-lo a seguir em frente.
Mas nossa exibição de tabela não é uma mera matriz de linhas e colunas.
Você pode visualizar seus dados com clareza e criar campos personalizados para registrar praticamente qualquer coisa, desde o andamento das tarefas até anexos de arquivos e mais de 15 outros tipos de campos.
Além disso, você pode facilmente importar os detalhes do seu projeto em andamento para o ClickUp com nossas opções de importação do Excel e CSV!
Mas espere, isso não é tudo!
Aqui estão alguns outros recursos do ClickUp que farão você esquecer o Excel em um instante:
- Atribuir tarefa: atribua tarefas a um ou vários destinatários para acelerar o seu ritmo de trabalho.
- Tags personalizadas: organize com eficácia os detalhes das suas tarefas adicionando tags
- Dependências de tarefas: ajude seus colegas de equipe a entender suas tarefas relacionadas a outras tarefas, definindo dependências.
- Tarefas recorrentes: economize tempo e esforço simplificando tarefas repetitivas.
- Sincronização com o Google Agenda: sincronize facilmente seus eventos do Google Agenda com a visualização do Calendário do ClickUp. Quaisquer atualizações no seu Google Agenda também serão refletidas automaticamente no ClickUp.
- Pesquisa inteligente: pesquise facilmente documentos e outros itens que você criou, atualizou ou fechou recentemente.
- Status personalizados: indique o status de suas tarefas, para que a equipe saiba em que estágio do fluxo de trabalho elas se encontram atualmente.
- Bloco de notas: anote ideias rapidamente com nosso bloco de notas digital portátil.
- Visualização incorporada: organize sua tela e adicione os aplicativos ou sites ao lado de suas tarefas.
- Gráficos de Gantt: acompanhe o progresso do trabalho, os responsáveis e as dependências com uma funcionalidade simples de arrastar e soltar (confira este guia de dependências do Excel ).
Organize suas listas de tarefas com o ClickUp
O Excel pode ser uma opção adequada para planejar tarefas diárias e listas de tarefas simples. No entanto, quando você trabalha com vários colegas de equipe e tarefas, o Excel pode não ser ideal para o que você precisa. A colaboração não é fácil, há muito trabalho manual e nenhuma responsabilidade da equipe.
É por isso que você precisa de uma ferramenta robusta de lista de tarefas para ajudá-lo a gerenciar tarefas, acompanhar prazos, acompanhar o andamento do trabalho e promover a colaboração da equipe.
Felizmente, o ClickUp oferece tudo isso e muito mais.
Você pode criar tarefas, definir lembretes, acompanhar metas e visualizar relatórios detalhados.
Mude para o ClickUp gratuitamente e pare de desperdiçar toda a sua energia mental em simples listas de tarefas!