A mente humana é uma coisa poderosa.
Mas, às vezes, ela pode se apagar de repente!
Como esquecer de anotar os itens de supermercado que estão faltando em sua despensa ou as mudanças de projeto que seu cliente deseja até o final do dia.
Embora nosso cérebro possa fazer muito, às vezes confiar em nossa memória nem sempre é a melhor maneira de manter o controle de nossas tarefas.
É por isso que uma lista de tarefas em Excel do Excel pode ser útil.
Ele ajuda a dividir suas tarefas em diferentes seções em uma única planilha, que pode ser visualizada a qualquer momento.
Neste artigo, abordaremos as seis etapas para criar uma lista de tarefas no Excel e também discutiremos uma alternativa melhor que pode lidar com requisitos mais complexos de maneira mais fácil.
Vamos lá!
O que é uma lista de tarefas no Excel?
Uma lista de tarefas no Microsoft Excel ajuda a organizar suas tarefas mais essenciais em um formato tabular. Ela vem com linhas e colunas para adicionar uma nova tarefa, datas e outras anotações específicas.
Basicamente, ela permite que você reúna todas as suas tarefas em uma única planilha.
Quer esteja preparando uma lista de verificação de mudança ou uma lista de tarefas de projeto, uma lista de tarefas no Excel pode simplificar seu processo de trabalho e armazenar todas as informações.
Embora existam outros aplicativos poderosos para criar listas de tarefas, as pessoas usam o Excel porque:
- Faz parte do sistema operacionalMicrosoft Office Com a qual as pessoas estão familiarizadas
- Oferece regras avançadas de formatação condicional e validação de dados para análise e cálculos
- Inclui uma série de ferramentas de relatório, comomatrizesgráficos e tabelas dinâmicas, facilitando a personalização dos dados
De fato, é possível criar listas de tarefas no Excel para uma ampla gama de atividades, incluindo gerenciamento de projetos, integração de clientes itinerário de viagem, inventário e gerenciamento de eventos .
Sem mais delongas, vamos aprender a criar uma lista de tarefas no Excel.
6 passos simples para fazer uma lista de tarefas no Excel
Aqui está um guia passo a passo simples sobre como criar uma lista de tarefas no Excel.
Etapa 1: Abra um novo arquivo do Excel
Para abrir um novo arquivo, clique no aplicativo Excel e você se encontrará na página Home do Excel. Clique duas vezes em Blank Workbook para abrir uma nova planilha do Excel.
Se você já estiver em uma planilha do Excel e quiser abrir um novo arquivo:
- Clique na guia Arquivo, que o levará à visão dos bastidores. Aqui você pode criar, salvar, abrir, imprimir e compartilhar documentos
- Selecione New e clique em Blank Workbook
Quer um caminho ainda mais rápido?
Pressione Ctrl+N depois de abrir o Excel para criar uma pasta de trabalho em branco.
Sua nova pasta de trabalho está pronta para você.
Etapa 2: Adicionar cabeçalhos de coluna
Em nossa lista de tarefas do Excel, queremos acompanhar as tarefas e ficar de olho no progresso adicionando os cabeçalhos das colunas: Data, Nome da tarefa, Alvo, Status e Comentários. Você pode inserir os cabeçalhos das colunas na linha superior da planilha.
Esses cabeçalhos de coluna permitirão que qualquer pessoa que visualize sua planilha tenha uma ideia geral de todas as informações contidas nela.
Etapa 3: Insira os detalhes da tarefa
Insira os detalhes da tarefa em cada cabeçalho de coluna para organizar as informações da maneira que desejar.
Em nossa tabela de lista de tarefas, reunimos todas as informações relevantes que queremos monitorar:
- Date: menciona as datas específicas
- Nome da tarefa: contém o nome de nossas tarefas
- Target: o número de itens de tarefa que pretendemos concluir
- Status: reflete o progresso do nosso trabalho
Você também pode corrigir o alinhamento da tabela selecionando as células desejadas e clicando no ícone de alinhamento central na guia Home.
Etapa 4: Aplicar filtros
Muitas tarefas a fazer?
Use a opção Filtro no Excel para recuperar dados que correspondam a critérios específicos.
Tudo o que você precisa fazer é selecionar qualquer célula dentro do intervalo de seus dados (A1-E11) > Selecionar Dados > e, em seguida, selecionar Filtro.
Você verá listas suspensas aparecendo no cabeçalho de cada coluna, conforme mostrado na imagem abaixo.
Clique na seta suspensa da coluna à qual você deseja aplicar um filtro.
Conforme mostrado em nossa tabela de lista de tarefas abaixo, queremos aplicar o filtro à colunaStatus, portanto, selecionamos o intervalo de células D1-D11.
Em seguida, no menu Filtro que aparece, você pode desmarcar as caixas ao lado dos dados que não deseja visualizar e clicar em OK. Você também pode desmarcar todas rapidamente clicando em Select All
Em nossa lista de tarefas, queremos visualizar somente as tarefas Open, portanto, aplicamos o filtro para esses dados.
Depois de salvar esse arquivo do Excel, o filtro estará lá automaticamente na próxima vez que você abrir o arquivo.
Etapa 5: classificar os dados
Você pode usar a opção Sort no Excel para visualizar rapidamente e entender melhor seus dados.
Queremos classificar os dados na coluna Target, portanto, selecionaremos o intervalo de células C1-C11. Clique na guia Data e selecione Sort
Será exibida uma caixa de diálogo de Aviso de classificação perguntando se você desejaExpandir a seleção_ou_Continuar com a seleção atual. Você pode escolher a última opção e clicar em Sort.
A caixa de diálogo Sort será aberta, na qual você deverá inserir o:
- A coluna que você deseja Classificar por
- Valores da célula que você deseja ordenar
- Ordem em que você deseja classificar os dados
Para nossa tabela, escolhemos a coluna Target e mantivemos a ordem do menor para o maior
Etapa 6: Editar e personalizar sua lista de tarefas
Você pode editar campos, adicionar colunas, usar cores e fontes para personalizar sua lista de tarefas da maneira que desejar.
Como em nossa tabela, destacamos a coluna Status para que qualquer pessoa que esteja visualizando possa entender rapidamente o progresso de sua tarefa.
E pronto! ✨
Criamos uma lista de tarefas simples em Excel que pode ajudá-lo a manter o controle de todas as suas tarefas.
Quer economizar mais tempo?
Crie um modelo a partir de sua pasta de trabalho existente para manter as mesmas opções de formatação que você geralmente usa ao fazer suas listas de tarefas.
Ou você pode usar qualquer modelo de lista de tarefas do Excel para começar imediatamente.
10 modelos de lista de tarefas do Excel
Os modelos podem ajudar a manter suas pastas de trabalho consistentes, especialmente quando estão relacionadas a um projeto ou cliente específico. Por exemplo, uma lista diária do Excel modelo de lista de tarefas aumenta a eficiência e permite que você conclua suas tarefas mais rapidamente.
Aqui estão alguns modelos de lista de tarefas do Excel que podem ajudar a aumentar a eficiência e economizar tempo:
1. Modelo de lista de tarefas de gerenciamento de projetos do Excel
Faça o download modelo de lista de tarefas de gerenciamento de projetos .
2. Excel
lista de inventário modelo
Faça o download modelos de lista de inventário .
3. Modelo de lista de itens de ação do Excel
Faça o download modelo de lista de itens de ação .
4. Modelo de lista de tarefas simples do Excel
Faça o download modelo simples de lista de tarefas .
5. Modelo de lista de verificação de pagamento de contas do Excel
Faça o download modelo de lista de verificação de pagamento de contas .
6. Modelo de lista de tarefas semanais do Excel
Faça o download modelo de tarefa semanal .
7. Modelo de lista de tarefas priorizadas do Excel
Faça o download modelo de lista de tarefas priorizadas .
8. Modelo de lista de tarefas de casa do Excel
Faça o download modelo de lista de tarefas de casa .
9. Modelo de lista de tarefas do Excel com prazos
Faça o download modelo de lista de tarefas com prazos .
10. Modelo de lista de tarefas de projeto do Excel
Faça o download modelo de lista de tarefas do projeto .
No entanto, nem sempre é possível encontrar um modelo que atenda às suas necessidades específicas.
Além disso, o gerenciamento de dados no Excel está sujeito a erros humanos.
Cada vez que um usuário copia e cola informações de uma planilha para outra, há um risco maior de surgirem novos erros em relatórios sucessivos.
Antes de se comprometer com as listas de tarefas do Excel, aqui estão algumas limitações a serem consideradas.
3 Principais desvantagens das listas de tarefas no Excel
Embora amplamente utilizadas, as planilhas do Excel nem sempre são a melhor opção para criar suas listas de tarefas.
Aqui estão as três desvantagens comuns do uso do Excel para listas de tarefas:
1. Falta de propriedade
Quando várias pessoas trabalham na mesma planilha, não é possível saber quem está editando.
Você pode acabar repetindo uma tarefa em vão se uma pessoa se esquecer de atualizar a coluna Status do trabalho nas listas de tarefas compartilhadas depois de concluída.
Além disso, as pessoas podem alterar facilmente os detalhes da tarefa, os valores e outras entradas nas listas de tarefas (intencionalmente ou não). Você não saberá a quem responsabilizar pelo erro ou pela alteração!
2. Modelos inflexíveis
Nem todos os modelos de tarefas do Excel que você encontra on-line são confiáveis. Alguns deles são extremamente difíceis de manipular ou personalizar.
Você passará uma eternidade na Internet para encontrar um que funcione para você.
3. Trabalho manual
Fazer listas de tarefas no Excel envolve uma quantidade significativa de trabalho manual.
Você pode levar algum tempo para preencher seus itens de tarefas e criar um sistema organizado.
Isso não nos agrada muito porque toneladas de ferramentas de gerenciamento de projetos podem lhe poupar muito tempo e esforço ao criar e gerenciar suas tarefas.
Além disso, a complexidade aumenta com o aumento do tamanho dos dados em seu arquivo do Excel. Naturalmente, você gostaria de ter um substituto para simplificar suas tarefas para rastreá-las e reduzir o trabalho manual monótono envolvido.
E, sinceramente, o Excel não é aplicativo de lista de tarefas .
Para gerenciar as tarefas, você precisa de uma ferramenta projetada especificamente para isso.
Como a ClickUp um dos produtividade mais bem avaliada e software de gerenciamento de projetos que permite criar e gerenciar tarefas com facilidade.
Guias de Excel relacionados:
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- Como criar um gráfico burndown no Excel
- Como criar um fluxograma no Excel
- Como criar um organograma no Excel
- Como criar um painel de controle no Excel
- Como fazer um gráfico em cascata no Excel
Crie listas de tarefas sem esforço com o ClickUp
O ClickUp pode ajudá-lo a criar listas de tarefas inteligentes para organizar suas tarefas.
Desde a adição de Datas de vencimento até a definição de Prioridades, os recursos abrangentes do ClickUp permitem que você crie e conquiste todas as suas tarefas!
Como?
Em uma palavra: Checklists! Listas de verificação do ClickUp oferecem a oportunidade perfeita de organizar as informações de suas tarefas para que você nunca perca nem mesmo os menores detalhes.
Tudo o que você precisa fazer é clicar em Add ao lado de To Do (você pode encontrá-lo em qualquer tarefa do ClickUp) e, em seguida, selecionar Checklist. Fácil!
Organize facilmente as informações das tarefas para que você nunca perca nada com as Checklists no ClickUp
As listas de verificação no ClickUp fornecem um esboço claro de suas tarefas. Além de anotar os detalhes essenciais, você também tem subtarefas para dividir suas tarefas ainda mais.
Você também pode organizar e reordenar os itens da lista de verificação com o recurso fácil de arrastar e soltar.
Reorganize sua Checklist do ClickUp arrastando e soltando seus itens
**Preocupado com o fato de algumas tarefas serem negligenciadas?
Com o ClickUp, você pode adicionar Assignees às suas tarefas específicas para que elas sejam concluídas.
Gerencie itens em seu Checklist atribuindo-os a você mesmo ou à equipe no ClickUp
Ele também permite que você reutilize seus itens favoritos **Modelos de lista de verificação para aumentar a eficiência de seu trabalho.
Para escolher um modelo:
- Clique em Add na seção To Do de qualquer tarefa
- Clique em Checklist para revelar suas opções
- Escolha um modelo e selecione Usar modelo
Use os modelos de lista de verificação do ClickUp para se manter eficiente com diferentes tarefas recorrentes
Ainda está preso ao Excel? Não tem problema. Visualização de tabela do ClickUp pode ajudá-lo a seguir em frente.
Mas nossa exibição de tabela não é uma mera matriz de linhas e colunas.
Você pode visualizar seus dados com clareza e criar campos personalizados para registrar quase tudo, desde o progresso da tarefa até anexos de arquivos e mais de 15 outros tipos de campos.
Além disso, você pode importar facilmente os detalhes do seu projeto em andamento para o ClickUp com nossas opções de importação de Excel e CSV!
Mas espere, isso não é tudo!
Aqui estão alguns outros recursos do ClickUp que farão você esquecer o Excel em um instante:
- Assign Task: atribua tarefas a um ou vários Assignees para acelerar seu ritmo de trabalho
- **Tags personalizadas: organize efetivamente os detalhes de suas tarefas adicionando tags
- Dependências de tarefas: ajude seus colegas de equipe a entender suas tarefas relacionadas a outras tarefas, definindoDependências* Tarefas recorrentes: economize seu tempo e esforço simplificando tarefas repetitivas
- Google Calendar Sync: sincronize facilmente seus eventos do Google Calendar com oVisualização do calendário do ClickUp. Todas as atualizações em seu Google Calendar também se refletirão automaticamente no ClickUp
- **Pesquisa inteligente: pesquise facilmente documentos e outros itens que você criou, atualizou ou fechou recentemente
- **Status personalizados: indique o status das suas tarefas para que a equipe saiba em que estágio do fluxo de trabalho elas se encontram
- **Bloco de notas: anote ideias rapidamente com nosso bloco de notas digital e portátil
- **Visualização de anexos: organize sua tela e adicione os aplicativos ou sites ao lado de suas tarefas
- **Gráficos de Gantt: acompanhe o progresso do trabalho, os responsáveis e as dependências com uma simples funcionalidade de arrastar e soltar (confira esteGuia de dependências do Excel)
Controle suas listas de tarefas com o ClickUp
O Excel pode ser uma boa opção para planejar tarefas diárias e listas de tarefas simples. No entanto, quando você trabalha com vários colegas de equipe e tarefas, o Excel pode não ser ideal para o que você precisa. A colaboração não é fácil, há muito trabalho manual e nenhuma responsabilidade da equipe.
É por isso que você precisa de uma ferramenta robusta de lista de tarefas para ajudá-lo a gerenciar tarefas, monitorar prazos, acompanhar o progresso do trabalho e promover a colaboração da equipe.
Felizmente, o ClickUp oferece tudo isso e muito mais.
Você pode criar tarefas, definir lembretes, acompanhar metas e visualizar relatórios detalhados. Mude para o ClickUp gratuitamente e pare de desperdiçar toda essa capacidade cerebral em simples listas de tarefas!