O pré-requisito para uma excelente execução de projetos é o planejamento estratégico.
Isso envolve definir o escopo do projeto, delinear tarefas, estabelecer prioridades, estimar cronogramas do projeto, gerenciar as partes interessadas e alocar recursos. ?
Mas isso não é tudo. Você também precisa acompanhar constantemente o projeto, garantir a qualidade dos resultados, eliminar silos, além de identificar e prevenir riscos potenciais.
Isso requer esforço manual e deixa margem para erros, especialmente se você estiver trabalhando simultaneamente em vários projetos.
Os modelos de gerenciamento de projetos são uma excelente maneira de automatizar e padronizar os processos de gerenciamento de projetos. Isso ajuda você a economizar muito tempo e recursos.
Neste blog, compartilharemos os cinco melhores modelos do Excel para gerenciamento de projetos que você pode usar para planejar e acompanhar projetos com eficiência.
O que são modelos do Excel para gerenciamento de projetos?
Os modelos do Excel para gerenciamento de projetos são planilhas pré-formatadas com um layout estruturado para planejamento e acompanhamento de projetos. São estruturas eficientes para alocar recursos, criar orçamentos de projetos, definir cronogramas, elaborar relatórios de projetos e avaliar o progresso.
Você pode personalizar esses modelos de gerenciamento de projetos de acordo com suas necessidades, metas e partes interessadas.
Mas como descobrir qual modelo é o mais adequado? Vamos descobrir.
O que torna um modelo do Excel para gerenciamento de projetos bom?
É simples: um bom modelo deve facilitar sua vida.
Alguns dos melhores modelos do Excel para gerenciamento de projetos são claros, fáceis de usar, facilmente personalizáveis, escaláveis e podem ser perfeitamente integrados a softwares populares de gerenciamento de projetos.
Aqui estão alguns elementos essenciais que tornam um modelo bom.
Flexibilidade e personalização
- Adaptável a diferentes tipos de projetos: o modelo deve ser adaptável a vários tamanhos, complexidades e metodologias de projetos (por exemplo, Agile, Waterfall).
- Fácil de modificar: você deve ser capaz de adicionar, remover ou personalizar seções facilmente.
Funcionalidade principal
- Gerenciamento colaborativo de tarefas: acompanhe tarefas, dependências, prazos e progresso. Considere recursos como a funcionalidade de arrastar e soltar e barras de progresso.
- Orçamento e alocação de recursos: acompanhe os custos, despesas e variações orçamentárias do projeto. Permita a fácil inserção e visualização de dados financeiros.
- Relatórios: gere relatórios sobre o andamento do projeto, a utilização de recursos e o desempenho do orçamento.
Aparência visual e usabilidade
- Design limpo e profissional: use formatação clara, fontes e cores consistentes para melhorar a legibilidade e o apelo visual.
- Layout intuitivo: organize as informações de forma lógica e use rótulos claros para facilitar a localização do que você precisa.
Considerações adicionais
- Segurança: se forem usados de forma colaborativa, considere a proteção por senha ou outras medidas de segurança.
- Controle de versão: implemente mecanismos de controle de versão para acompanhar as alterações e reverter, se necessário.
Com essas funcionalidades essenciais em mente, vamos apresentar alguns dos modelos do Excel mais úteis para gerenciamento de projetos.
5 modelos do Excel para gerenciamento de projetos que você pode usar
Aqui estão os cinco melhores modelos do Excel que você pode usar em 2024 para otimizar o gerenciamento de projetos.
1. Modelo de acompanhamento de projetos do Excel ?
via Microsoft
Se você lida com vários projetos simultaneamente, o modelo Excel Project Tracker é ideal para você. Esse rastreador divide várias tarefas dentro de um projeto em diferentes categorias para simplificar o monitoramento.
Acompanhe as datas de início e término do projeto e qual categoria de projeto foi atribuída a cada membro da equipe com este modelo. Ele ajuda a gerenciar prazos e permite a alocação eficiente de recursos.
Depois que os projetos forem concluídos, você poderá analisar o tempo gasto em vários projetos e os motivos por trás dos atrasos e otimizar outros projetos de acordo com isso.
A melhor parte? Você pode personalizá-los e adicionar tabelas dinâmicas e gráficos para entender melhor o andamento dos vários projetos.
2. Modelo de lista de tarefas do projeto no Excel ?
via Microsoft
Se você deseja uma visão geral clara e detalhada de cada tarefa dentro de um projeto, baixe o modelo de lista de tarefas do Excel. Ele contém todos os recursos essenciais de uma lista de tarefas. Você pode pegar os maiores projetos e dividi-los em “atividades” específicas, cada uma com sua data de vencimento, orçamento e porcentagem de progresso.
Você também pode adicionar notas ou lembretes específicos para cada atividade, a fim de otimizar o projeto e manter todas as partes interessadas atualizadas o tempo todo.
As barras de dados do Excel adicionadas à planilha fornecem uma visão visual do progresso geral. Este é um excelente modelo para planejar atividades semanais, mensais e trimestrais para seus BHAGs (Big, Hairy, Audacious Goals, ou Metas Grandes, Ousadas e Ambiciosas).
3. Modelo de cronograma de projeto do Excel ?️
via Microsoft
Este modelo de cronograma de projeto do Excel é uma excelente ferramenta para gerentes de projeto que preferem uma visualização simplificada e antecipada dos dados em vez de informações agrupadas em linhas ou colunas intermináveis.
O modelo fornece um mapa visual do cronograma geral do projeto. Adicione seus marcos, prazos e os nomes dos membros da equipe que trabalham em tarefas específicas ao modelo e você obterá um diagrama cronológico de todos os marcos do projeto.
Quando você precisaria deste modelo? Sempre que entrar em pânico porque um projeto está atrasado. Ele motivará você e sua equipe a se prepararem e trabalharem o dobro.
4. Modelo de gráfico de Gantt do Excel ?
via Microsoft
O modelo de gráfico de Gantt do Excel é uma ferramenta avançada para acompanhar visualmente o andamento do projeto. Enquanto os outros modelos do Excel para gerenciamento de projetos fornecem uma visão geral do projeto, este modelo entra em detalhes complexos.
Adicione os detalhes da tarefa na coluna de descrição do marco. Em seguida, insira categorias relevantes, incluindo metas e marcos do projeto, ou personalize o modelo de gráfico de Gantt para incluir informações relevantes para você, sua equipe e as partes interessadas no projeto.
Em seguida, mencione a data de início da tarefa, atribua-a a um membro e defina o número de dias necessários para concluí-la.
Você deve continuar adicionando a porcentagem de uma tarefa concluída. O resultado? Você sabe quais tarefas estão em dia, quais tarefas têm risco de conclusão baixo/médio/alto e quais tarefas não foram atribuídas.
Embora esse modelo exija algum tempo para se acostumar, a parte divertida é que ele vem em temas claros, escuros e codificados por cores, o que o torna um deleite visual para se trabalhar.
5. Modelo de desempenho de projeto do Excel ✅
via Microsoft
O modelo de desempenho de projetos do Excel é um pouco mais complexo do que alguns dos outros modelos do Excel para gerenciamento de projetos.
Mas, depois de se familiarizar com ele, você poderá obter insights financeiros de alto nível sobre o desempenho do projeto, especialmente em relação à geração real de receita. Você pode avaliar a saúde financeira de qualquer projeto comparando o orçamento do projeto, os custos totais incorridos e o valor do orçamento excedido.
É um dos melhores modelos do Excel para analisar o valor real do projeto para uma empresa. Você pode usá-lo para acompanhar os índices de eficiência de custos e eficiência de cronograma.
Limitações do uso do Excel para gerenciamento e acompanhamento de projetos
Embora os modelos do Excel forneçam uma estrutura de gerenciamento de projetos padrão, transparente e eficiente, eles podem ser difíceis de usar. Eles podem dar errado devido à dependência excessiva da entrada manual de dados.
Aqui estão alguns desafios que você pode enfrentar ao usar o Excel para gerenciamento de projetos:
1. Falta de automação
Acompanhar tarefas, gerenciar riscos e interagir com as partes interessadas exige tempo e esforço. Em meio ao caos, atualizar dados manualmente é a última coisa que você quer fazer.
Mas, com o Excel, você não tem outra opção. Você precisa digitar tudo, seja para gerar insights ou atualizar o status do projeto.
2. Dificuldade em acompanhar o progresso de um projeto
A colaboração perfeita é a base de um gerenciamento de projetos eficaz.
Mas você não pode acompanhar o progresso em tempo real ou identificar obstáculos no Excel, especialmente para equipes grandes que trabalham em um único projeto.
3. Incapacidade de integrar o Excel com outras ferramentas
O gerenciamento de projetos requer o compartilhamento de dados usando diferentes plataformas. Você precisa de ferramentas que possam se integrar perfeitamente a outros aplicativos.
Por exemplo, você pode integrar uma plataforma de gerenciamento de projetos como o ClickUp com o Slack e criar tarefas a partir de discussões sobre o projeto. No entanto, o Excel não pode ser integrado a outras plataformas com tanta facilidade.
4. Visualização limitada de dados
Como você prefere visualizar os cronogramas do projeto: verificando uma coluna várias vezes em uma planilha do Excel ou acessando um cronograma visual em um painel intuitivo?
A segunda opção é mais fácil, mas não é viável no Excel. No entanto, com ferramentas de gerenciamento de projetos como o ClickUp, você pode visualizar cronogramas, recursos, alocação de orçamento e desempenho do projeto com base em várias métricas.
Conheça o ClickUp: a melhor alternativa ao modelo de gerenciamento de projetos do Excel
A digitalização está transformando os setores para melhor; o gerenciamento de projetos não é exceção. Os modelos do Excel não atendem mais ao propósito. Você precisa de um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp para funcionalidades mais avançadas. Os modelos de gerenciamento de projetos do ClickUp ajudam a melhorar o planejamento, a otimização, o acompanhamento e a análise. Aqui estão 10 modelos que você deve considerar como alternativa aos modelos de gerenciamento de projetos do Excel.
1. Modelo de gerenciamento de projetos ClickUp
O planejamento e a execução detalhados são essenciais para o sucesso de qualquer projeto. O modelo de gerenciamento de projetos ClickUp é uma excelente ferramenta para planejar com eficiência várias tarefas do projeto e identificar gargalos em um estágio inicial.
Ele fornece um roteiro que permite navegar por todo o ciclo de vida do projeto. Veja como.
Primeiro, adicione tarefas e agrupe-as em quatro categorias: não iniciadas, em revisão, em andamento e com atualização necessária. Você pode adicionar novas tarefas em cada categoria ou alternar as tarefas entre diferentes categorias.
Em seguida, adicione o departamento para cada projeto, selecione a prioridade, adicione a descrição do projeto e defina as principais métricas de desempenho.
Dessa forma, você terá todas as informações essenciais do projeto ao seu alcance.
Este modelo oferece várias guias de atividades para aprimorar sua experiência em gerenciamento de projetos. Ele possui uma guia de visão geral que descreve as várias fases do projeto, um quadro de progresso de tarefas no estilo Kanban e uma guia de tarefas urgentes para ajudá-lo a ficar sempre por dentro dos requisitos do seu projeto.
2. Modelo simples de gráfico de Gantt do ClickUp
O modelo ClickUp Simple Gantt Chart é um rastreador de gerenciamento de projetos simples e eficaz para todos os tipos de projetos. Este modelo ajuda você a acompanhar e visualizar o andamento de várias tarefas e avaliar seu status de progresso de acordo com o tempo alocado para essa tarefa específica.
Obtenha uma visão geral abrangente de cada componente do projeto com campos como descrição da tarefa, responsável, status atual, prioridade, fase do projeto, datas de início e término e andamento do projeto.
Você pode usar este modelo para antecipar e remediar dependências ou bloqueios antes que eles prejudiquem o projeto. Este rastreador visual permitirá que você analise possíveis atrasos na conclusão de tarefas específicas, aumentando assim a eficiência geral.
3. Modelo de resultados do projeto ClickUp
O objetivo final do gerenciamento de projetos é fornecer resultados de qualidade ao cliente. O modelo ClickUp Project Deliverables ajuda você a atingir esse objetivo. Ele fornece uma visão geral dos resultados, tarefas e fases do seu projeto.
Este modelo fornece uma visualização em quadro ou Kanban de todos os projetos para diferentes clientes. Abaixo da descrição do projeto, você deve adicionar uma lista detalhada de entregas. Você também pode adicionar processos específicos para alcançar os resultados, cronogramas, orçamentos e marcos.
Use este modelo para acompanhar o progresso de cada projeto. Ou vá além e acompanhe o desempenho real de um projeto com base em várias métricas. Isso ajudará você a determinar a taxa de sucesso dos projetos e como eles contribuem para o crescimento organizacional.
4. Modelo de relatório de projeto ClickUp
Entre as outras responsabilidades de um gerente de projetos, os relatórios de projetos muitas vezes ficam em segundo plano. O modelo de relatório de projetos do ClickUp facilita a preparação de relatórios detalhados para acompanhamento interno e fornecimento de atualizações oportunas às partes interessadas.
Este modelo usa o layout tradicional de relatório para descrever os detalhes e o status do projeto. Você também pode usar este modelo para visualizar o cronograma de atividades do projeto, aprovações recebidas, comentários feitos, bloqueios, recursos utilizados e custos do projeto.
Este modelo de painel de controle de projetos inclui os seguintes detalhes relevantes para a preparação de relatórios completos.
- Métricas de projeto
- Status da atividade
- Resumo de prioridades
- Status do cronograma
- Status do orçamento
5. Modelo ClickUp Project Tracker
Acompanhar tarefas é um dos aspectos mais desafiadores do gerenciamento de projetos, especialmente para projetos de grande escala que envolvem várias partes interessadas. É aí que o modelo ClickUp Project Tracker entra em ação.
Ele automatiza o planejamento e o monitoramento de tarefas, permitindo que você adicione tarefas a uma categoria específica de projeto. Você também pode criar várias subtarefas e atribuí-las a diferentes membros da equipe.
Você pode atualizar e acompanhar o andamento de várias tarefas clicando no botão suspenso ao lado de cada tarefa.
- Vermelho significa crítico e precisa de atenção imediata
- Amber significa atrasado e pode ser considerado de alta prioridade.
- Verde significa que a tarefa está em andamento
Você também pode adicionar um campo de data personalizado para acompanhar o tempo estimado e real de conclusão das tarefas.
6. Modelo de encerramento de projeto ClickUp
Você finalmente enviou um projeto dentro do prazo. Mas ele foi bem-sucedido? O cliente aceitou os resultados? O modelo de encerramento de projeto do ClickUp ajuda você a obter essas respostas.
Tudo o que você precisa fazer é criar uma lista de tarefas com todas as ações necessárias para concluir um projeto, incluindo finalizar os custos do projeto, obter a aprovação das partes interessadas e solicitar a confirmação do cliente.
Adicione responsáveis, prioridade, data de vencimento e selecione o status da tarefa. Você também pode personalizar campos adicionais para adicionar métricas do projeto.
Você precisará deste modelo de encerramento de projeto no final do seu projeto, após entregá-lo ao cliente. Ele pode ser distribuído a todas as partes interessadas para uma discussão final, após a qual você poderá declarar o projeto como concluído.
Você pode visualizar este modelo em cinco formatos: Lista, Quadro, Gantt, Documento e Linha do tempo.
7. Modelo de roteiro de projeto ClickUp
No gerenciamento de projetos, o roteiro costuma ser gigantesco. Alocação de recursos, acompanhamento do progresso, monitoramento de riscos e gerenciamento das partes interessadas são apenas a ponta do iceberg.
Você pode se sentir sobrecarregado, perder o foco e se desviar do objetivo final. O modelo de roteiro de projeto do ClickUp coloca as coisas em perspectiva para cada projeto.
Este modelo mantém você sob controle, alinhando todas as tarefas ao objetivo do projeto. Ele foi projetado da perspectiva de uma equipe de desenvolvimento de produtos. Portanto, você pode usá-lo para colaborar com sua equipe sem esforço, acompanhar as próximas tarefas e priorizar as atribuições.
Este modelo fácil de usar oferece cinco visualizações para visualizar os detalhes do projeto: lista, carga de trabalho, calendário, Gantt e quadro ou visualização Kanban. Você também pode personalizar os vários campos e status para refletir se a implementação do projeto está em sincronia com o roteiro.
8. Modelo de portfólio de gerenciamento de projetos ClickUp
O modelo de gerenciamento de projetos ClickUp Portfolio serve como um plano para todos os projetos da empresa. É semelhante a um painel de controle de portfólio de investimentos, onde você pode acompanhar os lucros e perdas de todos os seus investimentos em um só lugar. Este modelo oferece uma visão geral de todos os projetos em todos os departamentos da organização.
Você pode adicionar tags personalizadas, como pendente para revisão, em andamento ou não iniciado, para acompanhar o status do projeto. O modelo também oferece vários campos, como descrição do projeto, comentários relacionados ao projeto, cronograma estimado do projeto e status de prioridade.
Este modelo é extremamente útil quando você deseja preparar relatórios de status do projeto ou fornecer uma atualização rápida às partes interessadas.
9. Modelo de cronograma preenchível do ClickUp
Os gerentes de projeto estão constantemente sob pressão para entregar projetos dentro de prazos rígidos. O modelo de cronograma preenchível do ClickUp reduz o estresse, ajudando você a mapear projetos e definir cronogramas para eventos com atividades sequenciais com facilidade. Você também pode visualizar cronogramas complexos e compartilhá-los com as partes interessadas relevantes.
Você também tem a flexibilidade de adicionar/remover/editar tarefas dos cronogramas, permitindo que você se concentre nas tarefas urgentes. E isso não é tudo. Você pode obter uma visão geral rápida do progresso, compartilhar os cronogramas com sua equipe e acompanhar os custos do projeto. O recurso mais interessante deste modelo é que você pode personalizar como deseja visualizar seu cronograma — escolha entre uma visualização em lista, gráficos de Gantt, visualização de carga de trabalho ou visualização de calendário.
Personalize o modelo adicionando rótulos de prioridade, comentários e vários responsáveis. Este modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp é excelente para projetos com margem para flexibilidade ou projetos de baixa prioridade.
10. Modelo de estrutura de gerenciamento de projetos ClickUp
Se parece que a casa está pegando fogo e você está lutando para apagar o incêndio, você precisa de um melhor planejamento e alocação de recursos.
Reduza a confusão no planejamento de projetos com o modelo ClickUp Project Management Framework. É um modelo completo que facilita o planejamento detalhado de cada elemento do projeto, ajuda a configurar Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) para várias tarefas e ajuda a acompanhar atualizações em tempo real para mitigação de riscos.
Este modelo fornece um painel estruturado para atribuir tarefas, definir marcos, acompanhar o progresso e ajustar prazos.
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Eleve o gerenciamento de projetos com modelos do Excel e do ClickUp
Como gerente de projetos, você enfrenta todos os obstáculos e orienta sua equipe no caminho certo. No entanto, você precisa de um roteiro estratégico e uma execução sólida para avançar com confiança. Os modelos de gerenciamento de projetos do ClickUp oferecem isso.
Eles automatizam o planejamento e o acompanhamento do projeto para ajudá-lo a identificar e superar barreiras. Além disso, as análises detalhadas oferecidas pelo software de gerenciamento de projetos ClickUp garantem que você aprenda com seus projetos em andamento para melhorar os resultados de projetos futuros.
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