O pré-requisito para uma grande execução de projetos é o planejamento estratégico.
Ele envolve a definição do escopo do projeto o escopo do projeto é a definição das tarefas, o estabelecimento de prioridades, a estimativa dos cronogramas do projeto, o gerenciamento das partes interessadas e a alocação de recursos. 📑
Mas isso não é tudo. Você também precisa monitorar constantemente o projeto, garantir a qualidade dos resultados, eliminar silos, além de identificar e evitar possíveis riscos.
Isso exige esforço manual e deixa espaço para erros, especialmente se você estiver trabalhando simultaneamente em vários projetos. Modelos de gerenciamento de projetos são uma excelente maneira de automatizar e padronizar os processos de gerenciamento de projetos. Isso ajuda você a economizar muito tempo e recursos.
Neste blog, compartilharemos os cinco melhores modelos de Excel para gerenciamento de projetos que você pode usar para obter eficiência planejamento de projetos e rastreamento.
O que são modelos de Excel para gerenciamento de projetos?
Os modelos Excel de gerenciamento de projetos são planilhas Excel pré-formatadas com um layout estruturado para planejamento e acompanhamento de projetos. São estruturas eficientes para alocação de recursos, criação de orçamentos de projetos, definição de cronogramas, elaboração de relatórios de projetos e avaliar o progresso.
Você pode personalizar esses modelos de gerenciamento de projetos de acordo com seus requisitos, metas e participantes.
Mas como você descobre qual é o modelo adequado? Vamos descobrir.
O que faz um bom modelo de gerenciamento de projetos em Excel?
É simples - um bom modelo deve facilitar sua vida.
Alguns dos melhores modelos de Excel para gerenciamento de projetos são claros, fáceis de usar, facilmente personalizáveis, escalonáveis e podem ser perfeitamente integrados a ferramentas populares de software de gerenciamento de projetos .
Aqui estão alguns elementos-chave que compõem um bom modelo.
Flexibilidade e personalização
- Adaptável a diferentes tipos de projetos: O modelo deve ser adaptável a vários tamanhos de projetos, complexidades e metodologias (por exemplo, Agile, Waterfall)
- Fácil de modificar: Deve ser possível adicionar, remover ou personalizar seções facilmente
Funcionalidade principal
- Gerenciamento colaborativo de tarefas: Acompanhe tarefas, dependências, prazos e progresso. Considere recursos como a funcionalidade de arrastar e soltar e barras de progresso
- Orçamento ealocação de recursos: Acompanhe os custos, as despesas e as variações orçamentárias do projeto. Permite a entrada e a visualização fáceis de dados financeiros
- Relatórios: Gerar relatórios sobre o andamento do projeto, a utilização de recursos e o desempenho orçamentário
Apelo visual e usabilidade
- Design limpo e profissional: Use formatação clara, fontes e cores consistentes para melhorar a legibilidade e o apelo visual
- Layout intuitivo: Organize as informações de forma lógica e use rótulos claros para facilitar a localização do que você precisa
Considerações adicionais
- Segurança: Se for usado de forma colaborativa, considere a proteção por senha ou outras medidas de segurança
- Controle de versão: Implemente mecanismos de controle de versão para rastrear alterações e reverter, se necessário
Com esses recursos essenciais em mente, vamos apresentar a você alguns dos modelos mais úteis do Excel para gerenciamento de projetos.
5 modelos de gerenciamento de projetos em Excel para usar em 2024
Aqui estão os cinco principais modelos do Excel que você pode usar em 2024 para otimizar o gerenciamento de projetos.
1. Modelo de rastreamento de projeto do Excel 📑
via Microsoft Se você lida com vários projetos simultaneamente, o Modelo de controle de projetos do Excel é para você. Esse rastreador divide várias tarefas de um projeto em diferentes categorias para simplificar o monitoramento.
Acompanhe as datas de início e término do projeto e qual categoria de projeto foi atribuída a qual membro da equipe com este modelo. Ele ajuda a gerenciar prazos e permite a alocação eficiente de recursos.
Quando os projetos estiverem concluídos, você poderá analisar o tempo gasto em vários projetos e os motivos do atraso e otimizar outros projetos de acordo.
A melhor parte? Você pode personalizá-lo e adicionar tabelas dinâmicas e gráficos para entender melhor o andamento de vários projetos. Faça o download deste modelo
2. Modelo de lista de tarefas do projeto no Excel 📊
via Microsoft Se você quiser ter uma visão geral clara e detalhada de cada tarefa em um projeto, faça o download do Modelo de lista de tarefas do projeto em Excel . Ele é completo, com todos os recursos essenciais de uma lista de tarefas. Você pode pegar o maior dos projetos e dividi-lo em "Atividades" específicas, cada uma com sua data de vencimento, orçamento e porcentagem de progresso.
Você também pode adicionar notas ou lembretes específicos para cada atividade para agilizar o projeto e manter todas as partes interessadas sempre atualizadas.
As barras de dados do Excel adicionadas à planilha fornecem uma visão visual do progresso geral. Esse é um excelente modelo para planejar atividades semanais, mensais e trimestrais para suas BHAGs (Big, Hairy, Audacious Goals). Faça o download deste modelo
3. Modelo de cronograma de projeto do Excel 🗓️
via Microsoft Isso Modelo de cronograma de projeto do Excel é uma excelente ferramenta para os gerentes de projeto que preferem uma visão visual e simplificada dos dados em vez de informações compactadas em linhas ou colunas intermináveis.
O modelo fornece um mapa visual da linha do tempo geral do projeto. Adicione seus marcos, datas de vencimento e os nomes dos membros da equipe que trabalham em tarefas específicas ao modelo e você terá um diagrama de linha do tempo de todos os marcos do projeto.
Quando você precisaria desse modelo? Toda vez que você entrar em pânico ao perceber que um projeto está atrasado. Ele motivará você e sua equipe a se prepararem e trabalharem duas vezes mais. Faça o download deste modelo
4. Modelo de gráfico de Gantt do Excel 📈
via Microsoft Os Modelo de gráfico de Gantt do Excel é uma ferramenta avançada para acompanhar visualmente o andamento do projeto. Enquanto os outros modelos de gerenciamento de projetos em Excel fornecem uma visão geral do projeto, este modelo apresenta detalhes minuciosos.
Adicione os detalhes da tarefa na coluna de descrição do marco. Em seguida, insira categorias relevantes, incluindo metas e marcos do projeto, ou personalize a coluna Modelo de gráfico de Gantt para incluir informações relevantes para você, sua equipe e as partes interessadas do projeto.
Em seguida, mencione a data de início da tarefa, atribua-a a um membro e defina o número de dias necessários para concluir a tarefa.
Você deve continuar adicionando a porcentagem de uma tarefa concluída. O resultado? Você sabe quais tarefas estão no caminho certo, quais tarefas têm risco de conclusão baixo/médio/alto e quais tarefas não foram atribuídas.
Embora esse modelo exija algum tempo para se acostumar, a parte divertida é que ele vem em temas claros, escuros e codificados por cores, o que o torna um prazer visual para se trabalhar. Faça o download desse modelo
5. Modelo de desempenho de projeto do Excel ✅
via Microsoft Os Modelo de desempenho de projeto do Excel é um pouco mais complexo do que alguns dos outros modelos do Excel para gerenciamento de projetos.
Mas, depois que você se familiarizar com ele, poderá obter insights financeiros de alto nível sobre o desempenho do projeto, especialmente em relação à geração real de receita. Você pode avaliar a saúde financeira de qualquer projeto comparando o orçamento de um projeto, os custos totais incorridos e o valor do orçamento excedido.
Esse é um dos melhores modelos do Excel para analisar o valor real do projeto para uma empresa. Você pode usá-lo para rastrear os índices de eficiência de custo e de eficiência de cronograma. Faça o download desse modelo
Limitações do uso do Excel para gerenciamento e acompanhamento de projetos
Embora os modelos do Excel ofereçam uma estrutura de gerenciamento de projetos padrão, transparente e eficiente, eles podem ser difíceis de usar. Eles podem dar errado devido à dependência excessiva da entrada manual de dados.
Aqui estão algumas desafios que você pode enfrentar ao usar o Excel para o gerenciamento de projetos:
1. Falta de automação
O acompanhamento de tarefas, o gerenciamento de riscos e o envolvimento com as partes interessadas exigem tempo e esforço. Em meio ao caos, atualizar os dados manualmente é a última coisa que você quer fazer.
Mas com o Excel, você não tem outra opção. Você precisa digitar tudo, seja para gerar insights ou atualizar o status do projeto.
2. Dificuldade de acompanhar o progresso de um projeto
A colaboração contínua é a base de um gerenciamento de projetos eficaz.
Mas não é possível acompanhar o progresso em tempo real ou identificar bloqueadores no Excel, especialmente para equipes grandes que trabalham em um único projeto.
3. Incapacidade de integrar o Excel a outras ferramentas
O gerenciamento de projetos exige o compartilhamento de dados usando diferentes plataformas. Você precisa de ferramentas que possam se integrar perfeitamente a outros aplicativos.
Por exemplo, você pode integrar uma plataforma de gerenciamento de projetos como o ClickUp com o Slack e criar tarefas a partir de discussões de projetos. No entanto, o Excel não pode ser integrado a outras plataformas com a mesma facilidade.
4. Visualização limitada de dados
Como você prefere visualizar as linhas do tempo do projeto - verificando uma coluna várias vezes em uma planilha do Excel ou acessando uma linha do tempo visual em um painel intuitivo?
A segunda opção é mais fácil, mas não é viável no Excel. Entretanto, com o ferramentas de gerenciamento de projetos como o ClickUp, você pode visualizar cronogramas de projetos, recursos, alocação de orçamento e desempenho com base em várias métricas.
Conheça o ClickUp: A melhor alternativa de modelo de gerenciamento de projetos do Excel
A digitalização está transformando os setores para melhor; o gerenciamento de projetos não é exceção. Os modelos do Excel não servem mais a esse propósito. Você precisa software de gerenciamento de projetos como o ClickUp para funcionalidades mais avançadas. Os modelos de gerenciamento de projetos do ClickUp ajudam a melhorar o planejamento, a otimização, o acompanhamento e a análise. Aqui estão 10 modelos que você deve considerar como uma alternativa aos modelos de gerenciamento de projetos do Excel.
1. Modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp
Aumente a eficiência do projeto monitorando constantemente as tarefas em diferentes fases com o modelo de gerenciamento de projetos ClickUp
O planejamento e a execução detalhados são vitais para o sucesso de qualquer projeto. O Modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp é uma excelente ferramenta para planejar com eficiência várias tarefas de projeto e identificar gargalos em um estágio inicial.
Ele fornece um roteiro que permite que você navegue por todo o ciclo de vida do projeto. Veja como.
Primeiro, adicione tarefas e agrupe-as em quatro categorias: não iniciadas, em revisão, em andamento e atualização necessária. Você pode adicionar novas tarefas em cada categoria ou embaralhar as tarefas entre diferentes categorias.
Em seguida, adicione o departamento para cada projeto, selecione a prioridade, adicione a descrição do projeto e defina as principais métricas de desempenho.
Dessa forma, você terá todas as informações essenciais do projeto na ponta dos dedos.
Esse modelo oferece várias guias de atividades para aprimorar sua experiência de gerenciamento de projetos. Ele tem uma guia de visão geral que descreve as várias fases do projeto, um quadro de progresso de tarefas no estilo Kanban e uma guia de tarefas urgentes para ajudá-lo a ficar sempre em dia com os requisitos do projeto. Faça o download deste modelo
2. Modelo de gráfico de Gantt simples do ClickUp
Identifique os bloqueadores logo no início e tome medidas imediatas para a conclusão tranquila do projeto com o ClickUp Simple Gantt Chart Template
O modelo Modelo de gráfico de Gantt simples do ClickUp é um rastreador de gerenciamento de projetos simples e eficaz para todos os tipos de projetos. Esse modelo o ajuda a rastrear e visualizar o progresso de várias tarefas e a avaliar o status do progresso de acordo com o tempo alocado para essa tarefa específica.
Obtenha uma visão geral abrangente de cada componente do projeto com campos como descrição da tarefa, responsável, status atual, prioridade, fase do projeto, datas de início e término e progresso do projeto.
Você pode usar esse modelo para antecipar e remediar dependências ou bloqueios antes que eles descarrilhem o projeto. Esse rastreador visual permitirá que você analise possíveis atrasos na conclusão de tarefas específicas, aumentando assim a eficiência geral. Faça o download deste modelo
3. Modelo de entregáveis do projeto ClickUp
Use o modelo de entregas do projeto ClickUp para definir o escopo do projeto e alocar recursos de forma eficiente
O objetivo final do gerenciamento de projetos é fornecer resultados de qualidade para o cliente. Os Modelo de entregáveis do projeto ClickUp ajuda você a atingir esse objetivo. Ele fornece uma visão geral das entregas, tarefas e fases de seu projeto.
Esse modelo fornece uma visualização de quadro ou Kanban de todos os projetos para diferentes clientes. Abaixo da descrição do projeto, você deve adicionar uma lista detalhada dos entregáveis. Você também pode adicionar processos específicos para alcançar os resultados, cronogramas, orçamentos e marcos.
Use esse modelo para acompanhar o progresso de cada projeto. Ou vá um passo além e acompanhe o desempenho real de um projeto com base em várias métricas. Isso o ajudará a determinar a taxa de sucesso dos projetos e como eles contribuem para o crescimento organizacional. Faça o download deste modelo
4. Modelo de relatório do projeto ClickUp
Prepare relatórios nítidos para as partes interessadas, comunicação, monitoramento de desempenho e tomada de decisões estratégicas com o modelo de relatório de projeto ClickUp
Entre as outras responsabilidades de um gerente de projeto, estão relatórios de projetos muitas vezes fica em segundo plano. O Modelo de relatório do projeto ClickUp facilita a preparação de relatórios detalhados do projeto para acompanhamento interno e fornecimento de atualizações oportunas às partes interessadas.
Esse modelo usa o layout de relatório tradicional para descrever os detalhes e o status do projeto. Você também pode usar esse modelo para visualizar o cronograma de atividades do projeto, as aprovações recebidas, os comentários feitos, os bloqueadores, os recursos utilizados e os custos do projeto.
Esse modelo de painel de projeto inclui os seguintes detalhes relevantes para a preparação de relatórios exaustivos.
- Métricas do projeto
- Status da atividade
- Resumo das prioridades
- Status do cronograma
- Status do orçamento Faça o download deste modelo ### 5. Modelo de rastreador de projeto ClickUp
Aumente a produtividade com melhor planejamento e acompanhamento de projetos com o ClickUp Project Tracker Template
O rastreamento de tarefas é um dos aspectos mais desafiadores do gerenciamento de projetos, especialmente para projetos de grande escala que envolvem vários participantes. É nesse ponto que o Modelo de rastreador de projetos ClickUp entra em ação.
Ele automatiza o planejamento e o monitoramento de tarefas, permitindo que você adicione tarefas a uma categoria de projeto específica. Também é possível criar várias subtarefas e atribuí-las a diferentes membros da equipe.
Você pode atualizar e monitorar a integridade de várias tarefas clicando no botão suspenso ao lado de cada tarefa.
- Vermelho significa crítico e precisa de atenção imediata
- Âmbar significa atrasado e pode ser tratado com alta prioridade
- Verde significa que a tarefa está no caminho certo
Você também pode adicionar um campo de data personalizado para monitorar o tempo estimado e real de conclusão das tarefas. Faça o download deste modelo
6. Modelo de encerramento de projeto ClickUp
Use o ClickUp Project Closure Template para avaliar a taxa de sucesso do projeto em várias métricas
Você finalmente enviou um projeto dentro do prazo. Mas será que ele foi bem-sucedido? O cliente aceitou os produtos entregues? A Modelo de encerramento de projeto do ClickUp ajuda você a obter essas respostas.
Tudo o que você precisa fazer é criar uma lista de tarefas de todos os itens de ação necessários para concluir um projeto, incluindo a finalização dos custos do projeto, a obtenção da aprovação das partes interessadas e a busca da confirmação do cliente.
Adicione responsáveis, prioridade, data de vencimento e, em seguida, selecione o status da tarefa. Você também pode personalizar campos adicionais para adicionar métricas de projeto.
Você precisa disso encerramento do projeto o modelo de encerramento do projeto pode ser usado no final do projeto, após a entrega do projeto ao cliente. Ele pode ser distribuído a todas as partes interessadas para uma discussão final, após a qual você pode declarar o projeto como concluído.
Você pode visualizar esse modelo em cinco formatos: Lista, Quadro, Gantt, Documento e Linha do tempo. Faça o download desse modelo
7. Modelo de roteiro de projeto ClickUp
Atinja as metas do projeto adicionando estrutura e direção ao seu projeto com o ClickUp Project Roadmap Template
No gerenciamento de projetos, o roadmap costuma ser gigantesco. A alocação de recursos, o acompanhamento do progresso, o monitoramento de riscos e o gerenciamento das partes interessadas são apenas a ponta do iceberg.
Você pode se sentir sobrecarregado, perder o controle e se desviar do objetivo final. O Modelo de roteiro do projeto ClickUp coloca as coisas em perspectiva para cada projeto.
Esse modelo mantém você sob controle, alinhando todas as tarefas à meta do projeto. Ele foi projetado a partir da perspectiva de uma equipe de desenvolvimento de produtos. Portanto, você pode usá-lo para colaborar com a sua equipe sem esforço, acompanhar as próximas tarefas e priorizar as atribuições.
Esse modelo de fácil utilização oferece cinco exibições para visualizar os detalhes do projeto: lista, carga de trabalho, calendário, Gantt e exibição de quadro ou Kanban. Você também pode personalizar os vários campos e status para refletir se a implementação do projeto está em sincronia com o roteiro. Faça o download deste modelo
8. Modelo de portfólio de gerenciamento de projetos ClickUp
Use o modelo de portfólio de gerenciamento de projetos do ClickUp para acompanhar todos os seus projetos em um só lugar e aprimorar o gerenciamento, a coordenação, os relatórios e a análise de riscos
O modelo Modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp Portfolio serve como um plano para todos os projetos de toda a empresa. É semelhante a um painel de controle de portfólio de investimentos, no qual você pode acompanhar os lucros e as perdas de todos os seus investimentos em um só lugar. Esse modelo oferece uma visão geral de todos os projetos em todos os departamentos da organização.
Você pode adicionar tags personalizadas, como pendente para revisão, em andamento ou não iniciado, para acompanhar o status do projeto. O modelo também fornece vários campos, como descrição do projeto, comentários relacionados ao projeto, cronograma estimado do projeto e status de prioridade.
Esse modelo é extremamente útil quando você deseja preparar relatórios de status do projeto ou fornecer aos participantes uma atualização rápida. Faça o download deste modelo
9. Modelo de linha do tempo preenchível do ClickUp
Use o ClickUp Fillable Timeline Template para visualizar e acompanhar cronogramas de eventos e projetos com facilidade
Os gerentes de projeto estão constantemente sob pressão para entregar projetos dentro de prazos rígidos. O Modelo de linha do tempo preenchível do ClickUp reduz o estresse ajudando-o a mapear facilmente projetos e definir cronogramas para eventos com atividades sequenciais. Você também pode visualizar cronogramas complexos e compartilhá-los com as partes interessadas relevantes.
Você também tem a flexibilidade de adicionar/remover/editar tarefas das linhas do tempo, o que permite que você se concentre em tarefas urgentes. E isso não é tudo. Você pode obter uma visão geral rápida do progresso, compartilhar as linhas do tempo com a sua equipe e acompanhar os custos do projeto. O recurso mais interessante desse modelo é que você pode personalizar como deseja visualizar sua linha do tempo - escolha entre uma visualização de lista, gráficos de Gantt, visualização de carga de trabalho ou visualização de calendário.
Personalize o modelo adicionando rótulos de prioridade, reações de comentários e vários responsáveis. Esse modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp é excelente para projetos com espaço para flexibilidade ou projetos de baixa prioridade. Faça o download deste modelo
10. Modelo de estrutura de gerenciamento de projetos ClickUp
Simplifique o processo de planejamento e execução de projetos com o modelo de estrutura de gerenciamento de projetos ClickUp
Se parece que a casa está queimando e você está lutando para apagar o fogo, você precisa de um melhor planejamento e alocação de recursos.
Reduza o caos no planejamento de projetos com o Modelo de estrutura de gerenciamento de projetos do ClickUp . É um modelo completo que facilita o planejamento detalhado de cada elemento do projeto, ajuda a definir procedimentos operacionais padrão (SOPs) para várias tarefas e ajuda a rastrear atualizações em tempo real para mitigação de riscos.
Esse modelo fornece um painel estruturado para atribuir tarefas, definir marcos, acompanhar o progresso e ajustar os prazos. Faça o download desse modelo Bônus:_ **Ferramentas de IA para Excel !
Eleve o gerenciamento de projetos com o Excel e os modelos do ClickUp
Como gerente de projetos, você enfrenta todos os obstáculos e orienta sua equipe no caminho certo. No entanto, você precisa de um roteiro estratégico e de uma execução sólida para seguir em frente com confiança. Os modelos de gerenciamento de projetos do ClickUp oferecem isso.
Eles automatizam o planejamento e o acompanhamento do projeto para ajudá-lo a identificar e superar barreiras. Além disso, a análise detalhada oferecida pelo software de gerenciamento de projetos do ClickUp garante que você aprenda com os projetos em andamento para melhorar os resultados de projetos futuros. Registre-se no ClickUp hoje mesmo para otimizar sua estrutura de gerenciamento de projetos!