Como gerente de projetos, você tem um desejo simples:
Que este projeto seja um sucesso, por favor. 🤞
Mas a jornada para realizar esse desejo requer coisas não tão simples como criar um plano de projeto, definir um cronograma, mapear o escopo do projeto, planejar recursos, gerenciar clientes, etc.
Felizmente, agora você pode usar um software de planilha para lidar com tudo isso e não se deixar abater por essas tarefas.
Neste artigo, descobriremos o que é uma planilha de gerenciamento de projetos, seus benefícios e alguns modelos de planilhas. Também sugeriremos uma alternativa que pode ser a solução para quaisquer desvantagens do gerenciamento de projetos em planilhas.
Vamos alimentar sua curiosidade sobre planilhas.
O que é uma planilha de gerenciamento de projetos?
Se você criar um cronograma de projeto, um gráfico de Gantt, um painel, um relatório ou uma lista de tarefas em uma planilha, isso se tornará uma planilha de gerenciamento de projetos.
Em palavras mais simples, gerenciamento de projetos em planilha é qualquer coisa que você faz em uma planilha para facilitar o gerenciamento de projetos.
Muitas pessoas as utilizam para gerenciar projetos devido à familiaridade que oferecem.
A maioria de nós já viu ou usou uma planilha do Microsoft Excel ou Google Sheet pelo menos uma vez na vida, certo?
Elas são flexíveis e você pode gerenciar projetos manualmente usando fórmulas e gráficos.
A melhor parte é que você pode evitar o trabalho manual, pois alguém criou uma inovação engenhosa chamada modelos.
Mas o que faz com que a planilha de gerenciamento de projetos realmente se destaque?
Vamos descobrir!
5 benefícios do gerenciamento de projetos em planilhas
Independentemente de você escolher o gerenciamento de projetos com planilhas do Excel ou do Google, você se beneficiará de algumas vantagens.
Vamos explorar alguns deles:
1. Organização
Uma planilha é frequentemente a opção preferida para coletar e organizar dados: dois de seus usos mais simples.
E se você adora coisas superorganizadas, uma planilha é o seu lugar feliz.
Você pode colocar todos os dados do seu projeto em colunas e linhas simples e organizadas e, em seguida, classificar as informações com fórmulas para encontrar rapidamente o que deseja.
2. Orçamento
Se o Microsoft Excel fosse à escola, todos sabemos em que matéria ele se destacaria: matemática!
Isso porque os cálculos do Excel são impressionantes e precisos.
Quando você se senta para criar um orçamento de projeto, uma planilha do Excel pode ajudá-lo a fazer isso rapidamente com seus cálculos rápidos. Você também pode fazer a maioria desses cálculos em uma planilha do Google para gerenciamento de projetos.
3. Pode ser barato
Você pode realizar o gerenciamento de projetos em planilhas sem nenhum custo.
Como?
Você pode usar o Google Sheets...
Tudo o que você precisa é de uma conta do Google para começar a usar o Sheets para gerenciar projetos.
Ao contrário do Google Sheets, o Excel não é gratuito. No entanto, você ainda pode ter o pacote Microsoft 365 Personal por um preço acessível de US$ 6,99/mês.
Quer aprender a gerenciar projetos no Google Sheets?
Dê uma olhada em nosso guia do Google Sheets para gerenciamento de projetos .
4. Ótimo para listar tarefas
As células da planilha são muito úteis quando você precisa fazer listas.
Isso significa que você pode criar quantas tarefas de projeto ou listas de afazeres desejar.
Já sabemos como as planilhas podem ser organizadas, então será conveniente e fácil gerenciar suas próprias atividades no dia a dia.
Não, sua equipe não precisa ficar de fora.
Você pode criar listas de tarefas diárias para sua equipe, a fim de garantir que seus projetos permaneçam dentro do prazo.
A maneira mais óbvia de fazer isso é:
- Liste cada tarefa
- Adicione uma descrição da tarefa e comentários sobre o que precisa ser feito.
- Mencione o nome do funcionário responsável.
- E assim por diante.
Quer fazer mais do que apenas criar listas de tarefas em uma planilha?
Dê uma olhada em nosso guia de gerenciamento de projetos no Excel .
5. Modelos
Os modelos facilitam sua vida, economizando muito tempo.
Felizmente, você encontrará inúmeras opções de modelos do Excel e do Google Sheets.
Existe um modelo para tudo e para todos.
O Google Sheets vem pré-carregado com modelos úteis gratuitos para ajudar seu projeto a permanecer dentro do prazo, do orçamento e organizado.
O Excel também possui muitos modelos para calendários, acompanhamento de tarefas, acompanhamento de vendas e muito mais.
Vamos dar uma olhada em alguns deles:
4 modelos de planilhas para gerenciamento de projetos
Um modelo de gerenciamento de projetos é uma ferramenta eficaz tanto para projetos simples quanto complexos.
Afinal, quem não quer ter uma vantagem inicial? 🏃
No entanto, encontrar o modelo certo pode levar uma eternidade!
Para sua sorte, listamos três opções de modelos gratuitos para que você possa começar imediatamente!
1. Modelo de rastreador de problemas do projeto
Em vez de criar uma planilha do Excel para gerenciamento de projetos do zero, use este modelo do Excel para gerenciar os riscos do projeto registrando os problemas.
Baixe este modelo de planilha do Excel para acompanhamento de problemas em projetos.
2. Modelo de balanço patrimonial
Este modelo de balanço patrimonial pode ajudá-lo a controlar seus ativos, passivos e patrimônio líquido. Use-o para entender melhor a situação financeira da sua empresa, para que você possa planejar adequadamente seus projetos futuros.
Baixe este modelo de balanço patrimonial do Google Sheets.
3. Modelo de gráfico de Gantt
Este é um modelo de gráfico de Gantt para uma planilha do Google que ajudará você a acompanhar o andamento do seu projeto e cronograma. É uma maneira fácil de visualizar o plano do seu projeto e verificar se os resultados serão apresentados dentro do prazo.
Baixe este modelo de gráfico de Gantt do Google Sheets .
4. Modelo de orçamento de projeto
Use este modelo de orçamento de projeto do Excel para acompanhar entregas, fornecedores, custos estimados e reais, etc.
Baixe este modelo simples de orçamento de projeto em Excel.
Estas são apenas algumas opções.
Você pode pesquisar online por outros modelos, tais como:
- Modelo de planejamento de projetos
- Modelo de projeto de construção
- Modelo de cronograma do projeto
- Modelo de painel de gerenciamento de projetos
- Modelo de relatório de status do projeto
Precisa de mais opções?
Confira esta lista de modelos de gerenciamento de projetos.
Infelizmente, as planilhas não são a ferramenta mais fácil para gerenciamento de projetos.
Vamos descobrir por quê.
7 desvantagens do gerenciamento de projetos em planilhas
Todos nós conhecemos um grupo de pessoas que discutirá com você para provar que as planilhas podem fazer qualquer coisa.
E se você é um deles, tudo bem.
Todos nós temos nossos favoritos.
No entanto, há uma série de desvantagens que não podemos ignorar.
Problema nº 1: Preso à mesma visualização
Se você adora planilhas, provavelmente sonha com linhas e colunas. 💭
Mas adivinhe só?
Seu sonho logo se transformará em um pesadelo, pois você não terá outras opções de interface.
Você ficará preso a tabelas cheias de células que não permitem empregar metodologias de projeto como ágil ou kanban.
É aí que entra o ClickUp!
É uma das ferramentas de produtividade mais bem avaliadas, usada por inúmeras organizações e freelancers em todo o mundo.
Solução ClickUp: várias visualizações
Ao contrário das planilhas, o ClickUp oferece várias visualizações, pois levamos em consideração as preferências de todos.
Veja bem, nós não queremos tirar seus sonhos felizes cheios de linhas e colunas.
E é por isso que gostaríamos de apresentar nossa visualização de tabela.
Usando o recurso de arrastar e soltar para mover tarefas na visualização de tabela do ClickUp
Use-a para visualizar suas tarefas em formato de planilha, arrastar e soltar para organizá-las e até mesmo compartilhar a tabela com outras pessoas para manter a comunicação fluindo.
É ótimo para armazenar grandes bancos de dados, inventários e orçamentos.
Precisa fazer mais cálculos?
Use cálculos de coluna para calcular soma, média ou intervalo.
E se você ainda sentir falta da sua planilha, use a visualização Incorporar para trazer seu arquivo favorito para o ClickUp com uma URL simples.
Dessa forma, você não precisará sair da sua ferramenta de gerenciamento de projetos para acessar sua planilha.
Mas prometemos que não o deixaremos preso às células.
Isso significa que você pode trocá-la sempre que quiser.
Altere para a visualização do Gráfico de Gantt para criar seu plano de projeto, definir o cronograma do projeto de acordo com seu prazo e acompanhar o progresso.
Você pode até mesmo gerenciar todas as dependências das tarefas com facilidade, graças à nossa funcionalidade de arrastar e soltar.
Programação do cronograma e acompanhamento de tarefas na visualização do gráfico de Gantt do ClickUp
Como gerente de projetos, você provavelmente trabalhou dia e noite para encontrar a metodologia de projeto que melhor se adapta à sua equipe.
Não podemos deixar esse esforço ser em vão!
É por isso que o ClickUp tem uma visualização em quadro, para que você possa aplicar a metodologia kanban. Personalize-a de acordo com as necessidades da sua equipe com os Status Personalizados.
Pode ser “pendente”, “em andamento”, “em aprovação”… o que você quiser.
Visualizando tarefas na visualização do quadro do ClickUp
Ou experimente a visualização Box.
É ótimo para acompanhar seus sprints enquanto desfruta de uma visão geral das atividades do seu projeto.
Problema nº 2: Criar painéis pode ser cansativo
Um painel de controle é o melhor amigo de um gerente de projetos.
Pelo menos é o que se espera.
Mas um painel de controle em planilha é mais como um falso amigo ou até mesmo um valentão.
Experimente criar uma e você entenderá do que estamos falando.
Você terá que pesquisar um guia no Google e ler tudo.
Em seguida, siga etapas intermináveis e ajuste células o dia inteiro.
Pensando em um modelo de painel para evitar o trabalho?
Hah!
Boa sorte na busca por um modelo que:
- Atende às suas necessidades
- É realmente funcional
- E é gratuita.
Algumas delas nem permitem que você personalize ou edite. Argh!
Solução ClickUp: Painéis
Não se preocupe. Os painéis do ClickUp têm tudo o que você precisa.
Sem guias. Sem etapas. Sem modelos pouco confiáveis.
Apenas três cliques. 🖱
- Clique no ícone Painéis.
- Clique em + para adicionar seu novo painel.
- Clique em + Adicionar widget para inserir seus dados.
Fácil!
Personalizando um novo painel no ClickUp
Traga todos os tipos de dados para o seu painel com:
Criando um painel com widgets personalizados disponíveis no ClickUp
Quer ter controle total sobre seus painéis?
Use widgets personalizados e visualize seus dados na forma de gráficos de barras, gráficos de pizza, cálculos, etc.
Problema nº 3: Ausência de recursos de fluxo de trabalho
Falando sério? Planilhas são planilhas.
Pronto, já dissemos.
Assim como você não pode forçar uma torradeira a fazer waffles 🧇, você não pode usar planilhas para gerenciar suas necessidades de fluxo de trabalho.
Ela não permite criar ou atribuir tarefas.
Ou atualize automaticamente o status das tarefas.
Ou permita que você automatize tarefas repetitivas.
Solução ClickUp nº 1: tarefas
Se os fluxos de trabalho são como deliciosos waffles, o ClickUp é a máquina de waffles que você precisa.
É um software gratuito de gerenciamento de projetos projetado para dar suporte a todos os tipos de fluxos de trabalho.
Você pode criar tarefas com subtarefas e listas de verificação.
E até mesmo atribua -os.
Adicione vários responsáveis a uma única tarefa ou até mesmo a toda uma equipe.
Temos um buffet de café da manhã repleto de opções para você!
Adicionando um ou vários responsáveis para uma nova tarefa no ClickUp
Solução ClickUp nº 2: Status
Se você deseja visualizar a jornada da sua tarefa, desde o início até a conclusão, o Statuses é a melhor opção.
Você pode usar status simples quando as tarefas precisam ser concluídas ou não.
Em outras ocasiões, personalize os status das tarefas de acordo com suas necessidades em Listas, Pastas e Espaços.
O quê? Você achou que restringiríamos os status personalizados apenas à visualização do quadro?
Não acredito!
Criando status personalizados no ClickUp
Problema nº 4: Esforço manual
Planilhas são C-A-R-A-N-T-E-S!
Quase tudo o que você faz precisa ser inserido manualmente, seja para criar um painel de gerenciamento de projetos, elaborar um relatório, controlar o tempo, fazer uma lista de tarefas...
Como gerente de projetos, você está equilibrando vários projetos, tarefas e reuniões.
Depois de todo esse trabalho, você tem tempo para digitar freneticamente em uma planilha?
Isso é uma perda de tempo, e todos sabemos que pode custar dinheiro. 💰
Solução ClickUp nº 1: Automações
Esqueça as planilhas e experimente as automações do ClickUp para nunca mais refazer tarefas repetitivas.
Tudo o que você precisa fazer é definir uma combinação de:
E então?
Sente-se e relaxe enquanto o ClickUp faz o trabalho por você. 🥂
Configurando a automação personalizada no ClickUp
Solução ClickUp nº 2: Modelos
Os modelos do ClickUp são uma ótima maneira de trabalhar de forma inteligente.
Você pode usar e criar modelos para:
Veja!
Você pode criar modelos para literalmente qualquer coisa.
E, ao contrário dos modelos de planilhas, você pode personalizar facilmente ou até mesmo criar seus próprios modelos ClickUp sem precisar de um guia.
Problema nº 5. A visualização móvel não é conveniente
Algumas coisas simplesmente não são adequadas para telas de dispositivos móveis.
Como aquela foto embaraçosa em que seu melhor amigo vai marcar você ou planilhas em um aplicativo móvel.
Sua vida terá muito mais esforço visual e rolagem de tela, porque telas pequenas não são adequadas para planilhas.
Proteja sua visão com...
Solução ClickUp: aplicativos móveis bem otimizados
Felizmente, o ClickUp é uma solução de gerenciamento de projetos fácil de usar. Com seus aplicativos móveis bem otimizados para Android e iOS, você pode:
- Acompanhe os projetos
- Atribua e programe tarefas
- Converse com seus colegas de equipe
- Verifique lembretes e datas de vencimento
Visualizando tarefas e calendário no aplicativo móvel do ClickUp
Problema nº 6: Falta de controle do tempo
O controle de tempo em uma planilha é tão antigo quanto os telefones flip.
Com a automação tomando conta, quem ainda faz registros manuais de tempo em 2021?
E mesmo que você use uma planilha para controle de tempo, lamento dizer, mas você está perdendo tempo no processo de controle de tempo.
Por que não automatizar?
Solução ClickUp: Acompanhamento do tempo do projeto
O ClickUp reúne o gerenciamento de tarefas de projetos e o controle de tempo na mesma plataforma.
Clique no ícone play para acompanhar automaticamente a duração da tarefa enquanto você trabalha e fique à vontade para alternar entre as tarefas sempre que quiser.
Acompanhando o tempo com o rastreador de tempo no ClickUp
Nosso rastreador de tempo nativo também é um temporizador global.
O que é isso?
Isso significa que você pode iniciar o cronômetro em um dispositivo e pará-lo em outro. 🤯
Problema nº 7: integrações limitadas
Para um gerenciamento de projetos eficaz, você precisa de uma ferramenta que possa:
- Faça tudo ou não faça nada
- Ou comunique-se com outras ferramentas de produtividade.
O primeiro ponto está longe de ser verdade para planilhas.
Mas e quanto às integrações?
Lamento desapontá-lo, mas as planilhas também não oferecem muito suporte para integrações.
Por exemplo, o Excel não se integra a ferramentas que não sejam da Microsoft. Pelo menos não diretamente.
Você concorda que o Excel não é ideal para uma planilha de gerenciamento de projetos?
Em seguida, confira esta lista das melhores alternativas ao Excel.
Solução ClickUp: inúmeras integrações
O ClickUp é um paraíso de integração. Você pode integrar diretamente várias ferramentas populares, incluindo Github, Toggl, Box e muito mais!
Se você não encontrar a ferramenta que deseja, nossa integração com o Zapier está pronta para ajudar a conectar o ClickUp a mais de 1000 ferramentas.
Mas espere! Ainda não terminamos.
O ClickUp tem mais recursos reservados para você:
- Defina metas de projeto no ClickUp e crie uma estrutura de divisão do trabalho com metas, objetivos e sprints.
- Gerencie e-mails diretamente do ClickUp com o Email ClickApp
- Use os widgets Sprint para visualizar os dados do sprint na forma de um gráfico de velocidade, burnup e burndown.
- Trabalhe mesmo quando o Wi-Fi estiver fora do ar com o Modo Offline.
- Anote as notas das reuniões ou ideias de planejamento de projetos com o Bloco de Notas do ClickUp.
- Dê ao seu cliente, parte interessada ou qualquer pessoa fora do Workspace acesso ao Gráfico de Gantt, Linha do Tempo, etc. com o Compartilhamento Público.
Liberte-se das células da planilha
As planilhas simplesmente não foram criadas para gerenciamento de projetos.
Por que você gastaria seu precioso tempo tentando forçar uma ferramenta a fazer algo para o qual ela não foi projetada?
Em vez disso, use um software de gerenciamento de projetos poderoso que pode reduzir sua carga de trabalho e permitir que você acompanhe os projetos de maneira organizada.
Basicamente, use o ClickUp.
Ela oferece suporte ao gerenciamento de projetos, tarefas, tempo, documentos e recursos, com infinitas possibilidades de personalização.
Se essa solução completa não representa o melhor gerenciamento de projetos, não sabemos o que mais poderia ser.
Então, o que você acha?
Cadastre-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo para realizar todos os seus desejos de gerenciamento de projetos!
