Como gerente de projeto, você tem um desejo simples:
Que este projeto seja um sucesso, por favor. 🤞
Mas a jornada para realizar esse desejo precisa de coisas não tão simples, como criar um plano de projeto, definir um cronograma de projeto, mapear o escopo do projeto, planejar recursos, gerenciar clientes etc.
Felizmente, agora você pode usar o software de planilha eletrônica para lidar com tudo isso e não ficar atolado nessas tarefas.
Neste artigo, descobriremos o que é uma planilha de gerenciamento de projetos seus benefícios e alguns modelos de planilhas . Também sugerimos uma alternativa que pode ser sua solução para todas as desvantagens do gerenciamento de projetos em planilhas .
Vamos alimentar sua curiosidade sobre planilhas.
O que é uma planilha de gerenciamento de projetos?
Se você criar uma linha do tempo do projeto , Gráfico de Gantt , painel de controle ou uma lista de suas tarefas em uma planilha, que se torna uma planilha de gerenciamento de projetos.
Em palavras mais simples, o gerenciamento de projetos em planilhas é tudo o que você faz em uma planilha para facilitar o gerenciamento de projetos.
Muitas pessoas as utilizam para gerenciar projetos devido à familiaridade que elas oferecem.
a maioria de nós já viu ou usou uma planilha do Microsoft Excel ou planilha do Google Sheet _pelo menos uma vez em nossas vidas, certo?
Elas são flexíveis e você pode usar manualmente gerenciar projetos usando fórmulas e gráficos .
A melhor parte é que você pode pular o esforço manual porque alguém criou uma inovação engenhosa chamada modelos .
Mas o que faz com que o gerenciamento de projetos em planilhas realmente se destaque?
Vamos descobrir!
5 benefícios do gerenciamento de projetos em planilhas
Independentemente de escolher o gerenciamento de projetos em planilhas do Excel ou o gerenciamento de projetos em planilhas do Google, você se beneficiará de algumas coisas.
Vamos explorar alguns deles:
1. Organização
Uma planilha é frequentemente usada para coletar e organizar dados: dois de seus usos mais simples.
E se você gosta de coisas super organizadas, uma planilha é o seu lugar feliz.
Você pode colocar todos os dados do seu projeto em colunas e linhas simples e organizadas e, em seguida, ordenar as coisas com fórmulas para encontrar rapidamente o que deseja.
2. Orçamento
Se o Microsoft Excel fosse para a escola, todos nós sabemos a matéria que ele dominaria - Matemática!
Isso porque os cálculos do Excel são impressionantes e precisos.
Quando você se senta para criar um orçamento do projeto uma planilha do Excel pode ajudá-lo a fazer isso rapidamente com seus cálculos rápidos. Você também pode fazer a maioria desses cálculos em uma planilha de gerenciamento de projetos do Google.
3. Pode ser econômica
Você pode executar o gerenciamento de projetos em planilhas a custo zero.
como?
Você pode usar o Google Sheets..
Tudo o que você precisa é de uma conta do Google para começar a usar o Sheets para gerenciar projetos.
Ao contrário do Planilhas Google, o Excel não é gratuito. No entanto, você ainda pode ter o pacote Microsoft 365 Personal por um preço acessível de US$ 6,99/mês.
**Quer saber como gerenciar projetos no Google Sheets?
Dê uma olhada em nosso Guia de gerenciamento de projetos do Google Sheets ._
4. Excelente para listagem de tarefas
As células da planilha são realmente úteis quando você precisa fazer listas.
E isso significa que você pode criar quantas tarefas de projeto ou listas de afazeres quiser.
Já sabemos como as planilhas podem ser organizadas, portanto, será conveniente e fácil gerenciar suas próprias atividades no dia a dia.
Não, sua equipe não precisa ficar de fora.
Você pode criar listas de tarefas para sua equipe todos os dias para garantir que seus projetos permaneçam no caminho certo.
A maneira óbvia de fazer isso é:
- Listar cada tarefa
- Adicionar uma descrição da tarefa e comentários sobre o que precisa ser feito
- Mencionar o nome do funcionário responsável
- E assim por diante
Deseja fazer mais do que apenas criar tarefas listas em uma planilha ?_
Dê uma olhada em nossa Guia de gerenciamento de projetos do Excel ._
5. Modelos
Os modelos facilitam sua vida, poupando-lhe muito tempo.
Felizmente, você encontrará inúmeras opções de modelos do Excel e do Google Sheets.
Há um modelo para tudo e para todos.
O Google Sheets ainda vem pré-carregado com modelos úteis gratuitos para ajudar seu projeto a se manter no caminho certo, dentro do orçamento e organizado.
O Excel também tem muitos modelos para calendários , controle de tarefas, controle de vendas e muito mais.
Vamos dar uma olhada em alguns deles:
4 Modelos de gerenciamento de projetos em planilhas
Um modelo de gerenciamento de projetos é uma ferramenta eficaz para projetos simples ou complexos.
afinal de contas, quem não quer ter uma vantagem inicial?_ 🏃
No entanto, encontrar o modelo certo pode levar MUITO tempo!
Para sua sorte, listamos três opções de modelos gratuitos para que você possa começar imediatamente!
1. Modelo de rastreador de problemas de projeto
Em vez de criar uma planilha Excel de gerenciamento de projetos do zero, use este modelo Excel para gerenciar os riscos do projeto registrando os problemas.
Faça o download Modelo de rastreador de problemas de projeto do Excel .
2. Modelo de balanço patrimonial
Este modelo de balanço patrimonial pode ajudá-lo a manter o controle de seus ativos, passivos e patrimônio líquido. Use-o para entender melhor a situação financeira da sua empresa para que você possa planejar adequadamente seus projetos futuros.
Faça o download deste Planilhas Google modelo de balanço patrimonial .
3. Modelo de gráfico de Gantt
Este é um Modelo de gráfico de Gantt para uma planilha do Google que o ajudará a acompanhar o progresso do seu projeto e da linha do tempo. É uma maneira fácil de visualizar seu plano de projeto e verificar se o entregáveis serão apresentados no prazo.
Faça o download Gráfico de Gantt do Google Sheetsmodelo .
4. Modelo de orçamento de projeto
Use este modelo do Excel modelo de orçamento de projeto para acompanhar as entregas, os fornecedores, os custos estimados e reais, etc.
Baixe este modelo simples do Excel modelo de orçamento de projeto .
Essas são apenas algumas opções.
Você pode pesquisar on-line por outros modelos, como um:
- Modelo de planejamento de projeto
- Modelo de projeto de construção
- Cronograma do projeto modelo
- Modelo de painel de gerenciamento de projetos
- Relatório de status do projeto modelo
**Precisa de mais opções?
Dê uma olhada nesta lista de_ modelos de gerenciamento de projetos .
Infelizmente, as planilhas não são a ferramenta mais fácil para o gerenciamento de projetos.
Vamos descobrir por quê.
7 Desvantagens do gerenciamento de projetos em planilhas
Todos nós conhecemos um grupo de pessoas que lutará contra você para provar que as planilhas podem fazer qualquer coisa.
E se você for uma delas, tudo bem.
Todos nós temos favoritos.
No entanto, há uma série de desvantagens que não podemos ignorar.
Problema nº 1: Preso à mesma visualização
Se você gosta de planilhas, provavelmente sonha com linhas e colunas. 💭
_Mas adivinhe?
Seu sonho logo se tornará um pesadelo, pois você não terá outras opções de interface.
Você ficará preso a tabelas cheias de células que não lhe permitirão empregar metodologias de projeto como ágil ou kanban .
É aí que o ClickUp entra em cena!
Ele é um dos mais bem avaliados ferramentas de produtividade usadas por toneladas de organizações e freelancers em todo o mundo .
Solução ClickUp: vários visualizaçõesAo contrário das planilhas, o ClickUp tem várias exibições porque levamos em consideração as escolhas de todos.
Veja bem, nós não queremos acabar com seus sonhos felizes cheios de linhas e colunas.
E é por isso que vamos apresentar a você nossa Visualização da tabela .
Usando o recurso de arrastar e soltar para mover tarefas na exibição de tabela do ClickUp
Use-a para visualizar suas tarefas em formato de planilha, arraste e solte para organizá-las e até mesmo compartilhe a tabela com outras pessoas para manter o fluxo de comunicação.
É excelente para armazenar grandes bancos de dados, inventários e orçamentos.
_Precisa de mais matemática?
Use Cálculos de coluna para calcular a soma, a média ou o intervalo.
E se ainda sentir falta de sua planilha, use Visualização incorporada para trazer seu arquivo favorito para o ClickUp com um simples URL.
Dessa forma, você não precisará sair de seu ferramenta de gerenciamento de projetos para acessar sua planilha.
Mas prometemos que não deixaríamos você preso às células.
Isso significa que você pode mudar quando quiser.
Altere-o para o Visualização do gráfico de Gantt para criar seu plano de projeto definir o cronograma do projeto de acordo com seu cronograma e acompanhar o progresso.
Você pode até mesmo gerenciar todas as dependências de tarefas com facilidade graças à nossa funcionalidade de arrastar e soltar.
Cronograma de agendamento e tarefas de rastreamento na visualização do gráfico de Gantt do ClickUp
Como gerente de projeto, você provavelmente já trabalhou dia e noite para encontrar a metodologia de projeto que melhor se adapta à sua equipe.
Não podemos desperdiçar esse esforço!
É por isso que o ClickUp tem uma Visualização da diretoria para que você possa aplicar o metodologia kanban . Personalize-a de acordo com as necessidades de sua equipe com Status personalizados .
Ele pode ser "pendente", "em andamento", "em aprovação"... o que você quiser.
Exibição de tarefas na visualização de quadro do ClickUp
Ou experimente o Visualização da caixa .
É excelente para acompanhar seus sprints enquanto desfruta de uma visão de alto nível das atividades do projeto.
Problema nº 2: criar painéis pode ser cansativo
A painel de controle é o melhor amigo de um gerente de projeto.
Pelo menos é o que se espera que seja.
Mas um painel de planilha eletrônica é mais como um amigo falso ou até mesmo um agressor.
Tente criar um e você saberá do que estamos falando.
Você terá que procurar um guia no Google e ler tudo.
Depois, seguir inúmeras etapas e ajustar as células o dia inteiro.
pensando em um painel de controle _template _para evitar o trabalho?
Ah!
Boa sorte na busca de um modelo que:
- Atenda às suas necessidades
- Seja realmente funcional
- E seja gratuito
Alguns deles não permitem nem mesmo que você personalize ou edite. Argh!
Solução ClickUp: Painéis de controleNão se preocupe. Os Dashboards do ClickUp têm tudo o que você precisa.
Sem guias. Sem etapas. Sem modelos não confiáveis.
Apenas três cliques. 🖱
- Clique no ícone Dashboards
- Clique em + para adicionar seu novo Dashboard
- Clique em + Add Widget para trazer seus dados
E-A-S-Y!
Personalização de um novo Dashboard no ClickUp
Traga todos os tipos de dados para seu Dashboard com:
Criação de um Dashboard com Widgets personalizados disponíveis no ClickUp
_Quer ter controle total sobre seus Dashboards?
Use Widgets personalizados em vez disso, visualize seus dados na forma de gráficos de barras, gráficos de pizza, cálculos etc.
Problema nº 3: Sem recursos de fluxo de trabalho
falando sério?_ Planilhas são planilhas.
Isso mesmo, nós dissemos.
Assim como não se pode forçar uma torradeira a fazer waffles 🧇, não se pode usar planilhas para gerenciar suas necessidades de fluxo de trabalho.
Elas não permitirão que você crie ou atribua tarefas.
Ou atualizar automaticamente o status das tarefas.
Ou permite que você automatize tarefas repetitivas.
Solução ClickUp nº 1: tarefas
Se os fluxos de trabalho são como deliciosos waffles, o ClickUp é o fabricante de waffles de que você precisa.
É uma software gratuito de gerenciamento de projetos projetado para suportar todos os tipos de fluxos de trabalho.
Você pode criar tarefas com subtarefas e listas de verificação .
E ainda atribuir a eles.
Adicionar vários responsáveis a uma única tarefa ou até mesmo a uma tarefa inteira Equipe .
_Temos um bufê de café da manhã cheio de opções para você!
Adição de responsáveis únicos e múltiplos para uma nova tarefa no ClickUp
Solução ClickUp nº 2: StatusSe você quiser visualizar a jornada de sua tarefa, desde a tarefa a ser feita até a concluída, o Statuses é a melhor opção.
Você pode usar status simples quando as tarefas precisarem ser realizadas ou não concluído.
Outras vezes, personalize os status das tarefas de acordo com seus requisitos em Listas, pastas, e Espaços .
_O quê? Você achou que restringiríamos os status personalizados apenas à visualização do quadro?
De jeito nenhum!
Criação de status personalizados no ClickUp
Problema nº 4: esforço manual
As planilhas são T-I-R-I-N-G!
Quase tudo o que você faz precisa ser inserido manualmente, seja para criar um painel de gerenciamento de projetos, elaborar um relatório, controlar o tempo, fazer uma lista de tarefas..
Como gerente de projetos, você está equilibrando vários projetos, tarefas e reuniões.
_Depois de todo esse trabalho, você tem tempo para digitar furiosamente em uma planilha?
Isso é uma perda de tempo, e todos nós sabemos que pode custar dinheiro. 💰
Solução ClickUp nº 1: AutomaçõesEsqueça as planilhas e experimente as Automações do ClickUp para nunca mais refazer tarefas repetitivas.
Tudo o que você precisa fazer é definir uma combinação de:
- Acionadores : decide o que deve acontecer para que a automação seja iniciada
- Condições : define as circunstâncias para que a automação continue
- Ações ações: definem o que deve acontecer como resultado dos acionadores e das condições
Then?
Sente-se e relaxe enquanto o ClickUp faz o trabalho para você. 🥂
Configuração da automação personalizada no ClickUp
Solução ClickUp nº 2: Modelos
Os modelos no ClickUp são uma ótima maneira de trabalhar de forma smart.
Você pode usar e criar modelos para:
Veja!
Você pode criar modelos para literalmente qualquer coisa.
E ao contrário dos modelos de planilhas, você pode personalizar facilmente ou até mesmo criar seus próprios modelos do ClickUp sem precisar de um guia.
Problema #5. A visualização móvel não é conveniente
Algumas coisas simplesmente não foram feitas para telas de celular.
Como aquela foto constrangedora em que seu melhor amigo o marcará ou planilhas em um aplicativo móvel.
Sua vida será repleta de olhares e rolagens, pois telas pequenas não são adequadas para planilhas.
Salve sua visão com..
Solução ClickUp: bem otimizada aplicativos móveisFelizmente, o ClickUp é uma solução de gerenciamento de projetos que não exige olhares atentos. Com seus aplicativos móveis bem otimizados para Android e iOS, você pode:
- Acompanhar projetos
- Atribuir eagendar tarefas* Converse com seus colegas de equipe
- VerificarLembretes eDatas de vencimento
Visualização de tarefas e calendário no aplicativo móvel do ClickUp
problema ### #6: Sem controle de tempo
O controle de tempo em uma planilha é tão antigo quanto os telefones flip.
_Com a automação assumindo o controle, quem ainda faz registros manuais de tempo em 2021?
E mesmo que você use uma planilha para controle de tempo, lamento dizer isso, mas você está perdendo tempo no processo de controle de tempo.
_Por que não automatizar isso?
Solução ClickUp: Rastreamento de tempo de projetoO ClickUp traz o gerenciamento de tarefas de projetos e o controle de tempo para a mesma plataforma.
Pressione o ícone play para acompanhar automaticamente a duração da tarefa enquanto você trabalha e fique à vontade para alternar entre as tarefas sempre que quiser.
Rastreamento de tempo com o rastreador de tempo no ClickUp
Nosso rastreador de tempo nativo também é um temporizador global.
_O que é isso?
Significa que você pode iniciar o cronômetro em um dispositivo e interrompê-lo em outro. 🤯
Problema nº 7: integrações limitadas
Para um gerenciamento de projetos eficaz, você deseja uma ferramenta que possa:
- Fazer tudo isso
- Ou se comunicar com outras ferramentas de produtividade
O primeiro ponto está longe de ser verdadeiro para as planilhas eletrônicas.
Mas e quanto às integrações?
Lamento desiludi-lo, mas as planilhas também não são muito favoráveis às integrações.
Por exemplo, o Excel não se integra a nenhuma ferramenta que não seja da Microsoft. Não diretamente, pelo menos.
**Você concorda que, para uma planilha de gerenciamento de projetos, o Excel não é o ideal?
Então dê uma olhada nesta lista de_ principais alternativas ao Excel .
Solução ClickUp: inúmeras integrações
O ClickUp é um país das maravilhas da integração. Você pode fazer a integração direta com várias ferramentas populares, incluindo Github , Toggl , Caixa e muito mais!
Se você não encontrar a ferramenta que deseja, nosso Zapier está pronta para ajudar a conectar o ClickUp a mais de 1000 ferramentas.
Mas ei! Ainda não terminamos.
O ClickUp tem mais recursos que estão reservados para você:
- Definir projetoMetas no ClickUp e crie uma estrutura de divisão de trabalho com metas, objetivos e sprints
- Gerencie e-mails diretamente do ClickUp comE-mail ClickApp Use o Sprint Widgets para visualizar os dados do sprint na forma de umvelocidade,queimaegráfico de burndown Trabalhe mesmo quando o Wi-Fi estiver fora do ar comModo off-line Anotações de reuniões ou ideias de planejamento de projetos com oBloco de notas do ClickUp Dê ao seu cliente, parte interessada ou qualquer pessoa fora do espaço de trabalho acesso ao gráfico de Gantt, linha do tempo etc. comCompartilhamento público ## Liberte-se das células da planilha
As planilhas simplesmente não foram criadas para o gerenciamento de projetos.
_Por que você gastaria seu precioso tempo tentando forçar uma ferramenta a fazer algo para o qual ela nunca foi criada?
Em vez disso, use um software avançado de gerenciamento de projetos que pode reduzir sua carga de trabalho e permitir que você acompanhe os projetos de forma organizada.
Basicamente, use o ClickUp.
Ele é compatível com projetos e tarefas, tempo , documento e gerenciamento de recursos com infinitas personalização possibilidades.
Se essa solução multifuncional não for sinônimo de gerenciamento de projetos ideal, não sabemos o que será.
Então, o que você acha? Registre-se no ClickUp gratuitamente hoje mesmo para realizar todos os seus desejos de gerenciamento de projetos!
