Guide de gestion de projet Smartsheet (rapports, tableau de bord, diagramme de Gantt)

La gestion de projet Smartsheet est la solution idéale pour les entreprises dont l'idée de la collaboration consiste à travailler ensemble sur une feuille de calcul. 😛

Mais est-ce vraiment pratique ?

Et la gestion de projet Smartsheet est-elle le bon choix pour vous ?

Dans cet article, nous allons vous présenter Smartsheet, ses fonctionnalités clés, ses avantages et ses limites. Nous mentionnerons également quelques solutionsintelligentes pour résoudre ces problèmes.

Smartsheet est-il vraiment intelligent ? Découvrez-le !

Qu'est-ce que Smartsheet ?

Smartsheet est un logiciel de gestion de projet basé sur un tableur qui vous permet de gérer, suivre et planifier plusieurs projets en temps réel.

Fidèle à son nom, il tente de rendre les feuilles de calcul « intelligentes » grâce à des fonctionnalités telles que :

Et nous l'admettons, Smartsheet gère bien les projets simples.

Son affichage en temps réel des tâches sur l'ensemble des projets rend les choses aussi transparentes que possible, ce qui explique peut-être pourquoi certaines entreprises utilisent Smartsheet comme outil de gestion de projet.

Si vous recherchez des alternatives, lisez notre article de blog sur les alternatives à Smartsheet .

5 fonctionnalités clés de Smartsheet

Voici un aperçu rapide de l'utilisation de Smartsheet pour la gestion de projet :

1. Collaboration

*la collaboration est au cœur de tout outil de gestion de projet.

Et non, nous ne parlons pas ici de discuter de trucs et astuces pour les feuilles de calcul ou de formules avec votre collègue. 😝

Smartsheet est là pour offrir à votre cerveau amateur de feuilles de calcul davantage d'options de collaboration en équipe :

Ainsi, même si Smartsheet reste un outil basé sur des feuilles de calcul, vous n'aurez pas beaucoup de mal à collaborer avec votre équipe.

2. Budgétisation

Nous savons tous à quel point les feuilles de calcul sont pratiques pour les calculs et les formules. C'est ce qui fait de Smartsheet un bon outil pour la budgétisation.

Mais cet outil de gestion de projet va encore plus loin en matière de budgétisation, en vous aidant à relier les dépenses calculées, prévues et réelles aux activités de l'équipe.

Les utilisateurs de Smartsheet peuvent également utiliser son modèle de budget de projet pour rationaliser le suivi budgétaire et comparer les coûts réels. Ainsi, aucune dépense ne peut passer entre les mailles du filet.

3. Rapports

La fonctionnalité de rapports de Smartsheet est pratique lorsque vous devez partager des indicateurs de performance au niveau du projet et du portfolio avec les parties prenantes de votre projet.

Vous obtenez également des données en temps réel à partir de plusieurs feuilles, grâce à son affichage basé sur des widgets.

Partagez les rapports Smartsheet avec toute personne ayant accès aux feuilles sous-jacentes qui alimentent le rapport ! Vous pouvez même définir un calendrier récurrent et les rapports seront envoyés automatiquement.

Les tableaux de bord Smartsheet permettent une personnalisation encore plus poussée, les membres de l'équipe pouvant vérifier le statut d'un projet, communiquer avec les autres et prendre des décisions importantes. Conservez les données et informations critiques dans un tableau de bord Smartsheet centralisé et ajoutez différents widgets pour générer différents types de rapports.

4. Modèles

Smartsheet vous propose des ensembles de modèles comprenant des feuilles, des tableaux de bord, des formulaires et des rapports prédéfinis.

Et « pré-intégré » ne peut signifier qu'une seule chose... un gain de temps considérable ! ⌚

Par exemple, l'ensemble de modèles de suivi et de cumul des projets est un moyen simple et rapide de démarrer n'importe quel projet. C'est également le moyen le plus rapide de rendre compte des risques et des jalons à vos parties prenantes.

Smartsheet met même à votre disposition une galerie complète de modèles, où vous trouverez des modèles pour :

Et si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin, vous pouvez toujours créer votre propre modèle.

Personnalisation 101 !

5. Intégrations

Les intégrations sont comme les desserts. 🎂

Ils ne sont jamais suffisants, et il y a toujours de l'espace pour plus.

Smartsheet peut facilement travailler avec d'autres applications et services. Vous bénéficiez d'intégrations sans souci avec Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip, etc. pour booster vos capacités de gestion du travail.

Mais comme nous l'avons déjà dit, les intégrations ne suffisent jamais.

Et parfois, vous ne trouvez pas l'application dont vous avez besoin.

C'est là que vous pouvez utiliser Zapier pour connecter Smartsheet à d'autres applications telles que Zoho Projects, Asana, etc., ou travailler avec son API ouverte pour ajouter votre propre intégration au logiciel.

Comparez Asana et Smartsheet!

4 avantages de la gestion de projet Smartsheet

Voici les principaux avantages de l'utilisation de Smartsheet pour la gestion de projet :

1. Contrôle et sécurité pour une tranquillité d'esprit totale

La gestion de projet d'entreprise accorde une grande priorité à la sécurité des données. Smartsheet est soumis à des audits et évaluations de sécurité annuels réalisés par des prestataires tiers. Ayez l'esprit tranquille en sachant que vos données sont protégées par la technologie TLS (Transport Layer Security) des fournisseurs les plus fiables.

De plus, Smartsheet stocke ses données en toute sécurité grâce à des protocoles de cryptage et de numérisation biométrique, et limite l'accès à ses données aux membres autorisés de l'équipe des opérations techniques.

Waouh, c'est le niveau supérieur.

C'est l'un des principaux atouts de Smartsheet et l'une des principales raisons pour lesquelles près de 80 % des entreprises du classement Fortune 500 l'utilisent.

2. Des automatisations qui vous font gagner du temps

Grâce aux automatisations des flux de travail de Smartsheet, vous pouvez définir quelles actions entraîneront quelles réactions. Cela automatisera les tâches répétitives, vous faisant gagner du temps et des efforts.

De plus, il est facile de créer des flux de travail automatisés lorsque vous disposez d'un outil qui vous permet de voir toutes les instructions « si » et « alors ».

3. Des applications mobiles pour emporter vos feuilles de calcul partout avec vous

Smartsheet propose des applications mobiles pour les appareils iOS et Android. 📱

Les feuilles de calcul n'étant pas les outils les plus faciles à utiliser sur un téléphone mobile, Smartsheet a optimisé ses applications mobiles pour offrir la meilleure expérience utilisateur possible.

Cependant, l'application mobile ne fonctionne bien que pour la révision de fichiers ou pour discuter avec votre équipe.

Vous créez un calendrier de projet ? Pas vraiment.

4. Interface utilisateur simple, basée sur un tableur

Si vous aimez les feuilles de calcul, vous allez adorer Smartsheet.

Son interface intuitive de type tableur facilite l'importation de fichiers depuis Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets et Trello.

Smartsheet ne propose que quatre vues essentielles à la gestion de projet : Grille, Carte (la version Smartsheet du Kanban), Gantt et Calendrier.

Par exemple, avec les diagrammes de Gantt Smartsheet, vous pouvez ajouter des dépendances et des chemins critiques, ainsi qu'appliquer une mise en forme conditionnelle.

Nous pensons que c'est...

Maintenant que vous savez comment Smartsheet peut vous être utile, il est normal de vous indiquer les points faibles de Smartsheet.

5 limites de la gestion de projet Smartsheet (et leurs solutions)

Il n'existe pas d'outil parfait.

Mais Smartsheet est-il à la hauteur ?

Nu-uh ! 🙅

Voici pourquoi :

1. Les feuilles de calcul ne sont pas adaptées à la gestion de projet moderne

Pourquoi existe-t-il aujourd'hui des logiciels de gestion de projet ?

Pour que les équipes ne s'essoufflent pas à travailler toute la journée sur des feuilles de calcul!

Les feuilles de calcul ont souvent cet effet.

Après tout, il est stressant de regarder des cellules remplies de données les unes après les autres. 😩

Mais attendez, ce n'est pas tout.

Voici quelques autres raisons pour lesquelles les feuilles de calcul ne conviennent pas à la gestion de projet :

Nous savons ce que vous pensez : « Quand cette liste va-t-elle finir ? »

À moins que vous ne souhaitiez vous accommoder indéfiniment des limites des feuilles de calcul, Smartsheet n'est pas la solution de gestion de projet qu'il vous faut.

Et bien que Smartsheet offre certaines vues non tabulaires, il manque la flexibilité que l'on attend d'un outil de gestion de projet moderne.

Même lorsque vous passez de la vue grille à la vue calendrier ou Gantt, la plupart de votre travail dépendra de la mise en forme conditionnelle dans une feuille spécifique.

Et maintenant ?

Laissez-nous vous présenter ClickUp.

Il s'agit de l'un des logiciels de gestion de projet les mieux notés au monde, utilisé par plusieurs équipes dans des petites et grandes organisations.

ClickUp offre une grande variété de fonctionnalités qui surpassent largement Smartsheet, ce qui en fait la meilleure alternative à Smartsheet. 💪

Voici en quoi ClickUp est bien plus intelligent que Smartsheet :

Solution ClickUp n° 1 : Vues

Contrairement à Smartsheet, ClickUp propose plusieurs affichages flexibles .

En voici quelques-unes :

Options d'affichage des tâches dans ClickUp

Et contrairement à Smarthseet, vous n'aurez pas à vous soucier de la mise en forme conditionnelle ou d'autres casse-tête liés aux feuilles de calcul dans ClickUp. Nous nous soucions de toutes les perspectives. 😉

Solution ClickUp n° 2 : ClickApp E-mail

ClickUp a reçu un message ! 📬

Envoyez et recevez tous vos e-mails directement depuis ClickUp, avec l'assistance de vos fournisseurs de services de messagerie préférés, notamment Gmail, Outlook, Office 365, etc.

Vous n'aurez pas à quitter la plateforme, ce qui vous fera gagner un temps considérable.

Ha ! Essayez donc ça sur un tableur.

Envoyez et recevez des e-mails dans ClickUp

Solution ClickUp n° 3 : Bloc-notes

Nous aimons les idées et, plus encore, les moyens pratiques de les noter.

C'est pourquoi ClickUp met à votre disposition un bloc-notes polyvalent.

Attendez, polyvalent ?

Oui ! Vous pouvez prendre des notes classiques, mais vous pouvez également les mettre à profit en les convertissant en tâches.

Incroyable, n'est-ce pas ? 🤯

Convertir des notes en tâches dans ClickUp

Solution ClickUp n° 4 : Documents

Vous vous précipitez pour aligner les sept onglets de votre navigateur afin de partager votre écran quelques minutes avant votre visioconférence ? 🤯

Avec ClickUp, utilisez les relations pour afficher les tâches et les documents associés... et les présenter dans la même fenêtre !

Accédez aux liens vers les pages sous Relations en haut d'un document ClickUp

Créez facilement des documents professionnels grâce à ces fonctionnalités :

L'organisation des documents aide à apaiser le chaos des projets en constante évolution. Vous pouvez améliorer vos activités quotidiennes en ayant accès à toutes les informations relatives à vos projets en un seul endroit.

Qu'il s'agisse de projets à petite ou grande échelle, recherchez et gérez tout à partir d'un seul document ! 💫

2. Affichage limité du calendrier

La vue calendrier de Smartsheet offre certaines fonctionnalités de planification, mais elles ne sont pas suffisantes.

Tout ce qui n'est pas lié à une date est une limite.

Par exemple, la vue Calendrier n'offre pas de fonctionnalités de gestion des ressources. Vous ne pouvez pas non plus planifier des tâches à effectuer à un moment précis.

Solution ClickUp n° 1 : affichage Calendrier

Chez ClickUp, la gestion du temps est une priorité. Et nous ne vous empêcherons jamais de planifier des tâches avec une date et une heure précises grâce à notre puissant affichage Calendrier.

Contrôlez ce que vous souhaitez afficher dans votre calendrier, que ce soit une journée, quatre jours, une semaine ou un mois entier pour une vue d'ensemble.

Vous pouvez également gérer vos ressources directement dans la vue Calendrier, ce qui vous permet de gagner du temps au lieu de passer d'une vue à l'autre.

Vous voyez, notre calendrier peut faire bien plus que simplement planifier des tâches. 😎

Affichez les options dans la vue Calendrier de ClickUp

Solution ClickUp n° 2 : affichage sous forme d'échéancier

Notre vue Échéancier est une autre option qui vous permet d'obtenir une vue d'ensemble de votre projet sous une forme linéaire.

Glissez-déposez facilement vos tâches pour les planifier, les réorganiser, etc.

Glissez-déposez des tâches dans la vue Échéancier de ClickUp

Vous souhaitez personnaliser l'échéancier ?

Parfait, car nous sommes tous pour la personnalisation !

Vous pouvez :

C'est votre échéancier, et nous sommes là pour vous aider à le construire comme vous l'imaginez.

3. Fonctionnalités limitées pour les rapports d'équipe

Smartsheet dispose d'une fonctionnalité de rapports d'équipe, mais elle n'est pas intuitive.

Vous devez saisir manuellement les données pour suivre la progression de votre projet à l'aide d'un diagramme de Gantt détaillé.

De plus, vous ne pouvez pas limiter vos rapports à un simple diagramme de Gantt.

Qu'est-ce que c'est ? Les années 90 ? 🤦‍♂️

Un chef de projet a besoin de plus, comme des diagrammes de vélocité, de burnup et de burndown, pour voir comment ses projets avancent.

Solution ClickUp : tableaux de bord

Les tableaux de bord dans ClickUp vous aident à centraliser toutes les activités de vos projets dans un seul espace.

Vous pouvez créer des rapports et obtenir des informations sur les tâches, la progression, les personnes, les sprints, etc. à l'aide de plus de 50 widgets.

Créer un tableau de bord dans ClickUp

En parlant de sprints, vous pouvez utiliser les widgets Sprint pour accéder à toutes sortes de données pertinentes, notamment les diagrammes de flux cumulés, de burnup, de vélocité, de délai de production et de burndown.

Diagramme Burndown dans ClickUp

Et nous n'avons pas renoncé à proposer des options de personnalisation dans nos tableaux de bord.

Créez vos tableaux de bord avec des widgets personnalisés pour visualiser votre travail comme vous le souhaitez.

Vous pouvez utiliser les widgets pour :

Vous avez hâte de créer vos propres tableaux de bord performants ?

Consultez notre guide détaillé sur comment créer un tableau de bord de gestion de projet pour vous lancer immédiatement !

4. Suivi manuel du temps

Le logiciel Smartsheet vous permet de suivre le temps de plusieurs façons, notamment en « demi-journées », en « heures et minutes » et en « heures et minutes détaillées »

Cependant, vous devrez approuver manuellement l'estimation de durée ou saisir vous-même la durée pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.

Vous pouvez également suivre les activités d'une journée particulière en cliquant sur le chronomètre de démarrage.

Mais devinez quoi ?

Vous devrez toujours ajouter manuellement le temps suivi au relevé de temps. Comme si la gestion des feuilles de calcul ne demandait pas déjà assez d'efforts manuels ! 😫

Solution ClickUp n° 1 : suivi du temps natif

Laissez ClickUp suivre votre temps pendant que vous vous concentrez sur votre travail.

Il suffit de cliquer sur « Démarrer » pour commencer le suivi du temps consacré à une tâche spécifique.

Vous souhaitez travailler sur une autre tâche ?

Lancez-vous et démarrez le chronomètre pour cette tâche.

Suivi du temps dans ClickUp

Démarrez et arrêtez le chronomètre autant que vous le souhaitez. Nous calculerons et générerons des rapports détaillés sur l'utilisation du temps afin que vous puissiez vous détendre.

Saviez-vous que vous pouvez même passer d'un appareil à l'autre et continuer à suivre le temps consacré aux mêmes tâches ?

C'est tout l'intérêt de notre chronomètre mondial !

Solution ClickUp n° 2 : intégrations pour le suivi du temps

Nous sommes convaincus que ClickUp répondra à tous vos besoins.

Mais il y a toujours place pour des intégrations, n'est-ce pas ?

C'est pourquoi ClickUp vous permet de suivre le temps avec votre application de suivi du temps préférée, comme Everhour, Time Doctor, Toggl ou Harvest.

Intégration du suivi du temps Harvest avec ClickUp

5. Tarifs

Smartsheet ne vous demande pas vos informations de carte de crédit et vous offre également un essai gratuit de 30 jours.

Ça vous intéresse ?

Eh bien..

Le forfait Individual de base coûte 14 $/mois, tandis que le forfait Business commence à 25 $/utilisateur par mois. Après quoi, les prix grimpent en flèche.

Le prix de Smartsheet est donc élevé, tant pour les particuliers que pour les grandes entreprises.

Ce n'est pas le genre d'égalité que nous recherchions !

Mais voici la bonne nouvelle :

Solution ClickUp : forfait Free Forever

Nous sommes sincères lorsque nous affirmons que nous sommes la solution idéale pour les petites équipes, les grandes organisations, et même si vous êtes freelance ou particulier.

Tout le monde a accès au forfait Free Forever riche en fonctionnalités de ClickUp, qui prend en charge un nombre illimité de tâches et d'utilisateurs.

Et « pour toujours » signifie vraiment pour toujours. Sans aucune condition !

*Qu'en est-il des forfaits payants ? En un mot : abordables !

Découvrez-le par vous-même :

Mais ce n'est pas tout.

Vous n'avez pas à dire adieu aux fonctionnalités des feuilles de calcul, car nous proposons également une vue Tableur. Vous pouvez y calculer les sommes, les moyennes, etc. des champs, et même ajouter une image.

Mais ce n'est pas terminé.

Mettre en forme un tableau dans la vue Tableur de ClickUp

Voici un aperçu de ce que ClickUp peut faire d'autre :

Smartsheet est-il le choix intelligent ?

L'application Smartsheet a vraiment essayé de rendre les feuilles de calcul plus ludiques et moins complexes qu'Excel. Cependant, ce n'est pas parce qu'elle est meilleure qu'Excel qu'elle est idéale.

Surtout quand vous disposez de ClickUp !

ClickUp est l'outil idéal pour tous les types d'organisations et d'individus qui ne vous demanderont pas de consulter des feuilles de calcul. (À moins que vous ne le souhaitiez, dans ce cas, optez pour notre vue Tableur . )

Et contrairement à Smartsheet, ClickUp peut être tout ce que vous voulez qu'il soit.

Un gestionnaire de tâches, un outil d'allocation des ressources, un outil de suivi du temps, un outil de prise de notes, un gestionnaire de documents..

Si vous recherchez un outil vraiment « intelligent », essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui! 👋