Smartsheet vs. Asana - Welches Tool ist das Beste für Ihr Team?

Projektmanagement (PM) ist wohl einer der anspruchsvollsten Jobs überhaupt. Sie delegieren ständig Aufgaben, überwachen die Zusammenarbeit und Produktivität Ihrer Teams und führen gleichzeitig die Nachverfolgung des Standes mehrerer Projekte durch.

PM ist jedoch nicht mehr ausschließlich auf außergewöhnliche Führungsqualitäten oder Koordinationsfähigkeiten angewiesen. Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool, das Ihnen bei der Planung, Terminierung und Nachverfolgung komplexer Workflows hilft, können Sie erfolgreich sein.

Smartsheet und Asana nehmen in der PM-Software-Landschaft eine herausragende Stellung ein und bieten zahlreiche Features – wie interaktive Dashboards, Automatisierung von Aufgaben und Zeiterfassung – zur Verwaltung miteinander verbundener Workflow-Ströme. Auf den ersten Blick unterscheiden sie sich zwar nicht wesentlich, doch wenn man sich näher mit der Debatte Smartsheet vs. Asana um die besten Tools für Projektmanagement befasst, gibt es doch einige wichtige Unterschiede zu berücksichtigen.

Wir helfen Ihnen bei der Lösung dieses Dilemmas mit unserem unvoreingenommenen Vergleich von Smartsheet und Asana und stellen Ihnen eine alternative Software für das Projektmanagement vor, die die Antwort auf all Ihre PM-Probleme sein kann. 😉

Was ist Smartsheet?

Smartsheet ist kein typisches Tool für Projektmanagement – es ist eine leistungsstarke Kombination aus PM- und Excel-Funktionen. Wenn Sie sich bereits mit Excel und Google Tabellen auskennen, werden Sie das vertraute Format der Tabellen lieben. 📊

Smartsheet bietet robuste PM-Features, mit denen Sie jede Phase des Lebenszykluses eines Projekts im Blick behalten können. 👁️

Es ermöglicht verschiedene Perspektiven auf Projekte durch verschiedene Ansichten, sodass Sie auch nicht das kleinste Detail übersehen. Ihnen stehen Hunderte von tools zur Verfügung, die Sie auf Ihrem Weg von der Projektplanung bis zum Abschließen des Projekts unterstützen.

Teilen Sie Projekte in kleinere, nachverfolgbare Segmente auf, richten Sie Workflow-Automatisierung ein und verwalten Sie Ihr Budget und Ihre Ressourcen von einer einzigen Plattform aus. Smartsheet kann Projektmanagement- und Aufgabenverwaltungsprozesse optimieren, um Leistungsengpässe zu reduzieren und die Zusammenarbeit im Team, die Kundenzufriedenheit und die Einnahmequellen zu verbessern. 💰

Die tabellenkalkulationsähnliche Benutzeroberfläche kann jedoch sowohl eine Stärke als auch eine Schwäche sein, je nachdem, wie vertraut Sie damit sind. Wenn Sie mit Tabellenkalkulationen vertraut sind, fällt es Ihnen leichter, Smartsheet zu verstehen. Wenn Sie jedoch noch Anfänger sind, könnte es Ihnen zumindest anfangs etwas schwerfallen, die Plattform zu verstehen und zu bedienen.

Features von Smartsheet

Smartsheet ist einer der besten Anbieter im Bereich Projektmanagement, aber was macht es so besonders? Lassen Sie uns ins Detail gehen und die wichtigsten Features dieses beliebten tools untersuchen. 🧐

1. Vorlagen für das Projektmanagement

Wenn Sie mit Smartsheet arbeiten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können Ihren Workflow für das Projektmanagement von Grund auf neu aufbauen oder die grundlegenden Vorlagen der Plattform verwenden.

Smartsheet-Vorlagen sind das Rückgrat jedes Projekts und bieten Rahmenbedingungen für praktisch alles, was Ihnen beim Projektmanagement begegnen kann. 🚂

Die Vorlagen sind nach Branche, Typ und Niveau sortiert. Sie können beispielsweise die Vorlage „Agile Projekt mit Gantt-Template” auswählen, um Aufgaben in Agile- oder Scrum-Teams zu visualisieren, Probleme zu identifizieren und Ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.

Nutzen Sie die Projektbudgetvorlage , um geplante und tatsächliche Ausgaben zu überwachen, Kostenverteilungsunterlagen an Ihre Projekte als Anhang anzuhängen und Genehmigungen für Budgetänderungen zu automatisieren.

Zu den weiteren beliebten Features des Projektmanagements gehört die Vorlage „Daily Task Manager“. Sie hilft Ihnen dabei, To-do-Listen zu organisieren, Termine zu überprüfen und entsprechend zu handeln. Die Vorlage ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, da Sie Dateien und Arbeitselemente als Anhänge einsehen können, die von Ihren Mitarbeitern angehängt wurden.

2. Automatisierung von Workflows

Smartsheet glänzt, wenn es um die Automatisierung von Workflows geht. Sie müssen kein Computergenie sein, um dieses Feature zu nutzen – dank des intuitiven Designs von Smartsheet lassen sich repetitive, arbeitsintensive Prozesse im Handumdrehen optimieren, sodass Ihr Team mehr Zeit hat, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. 🦾

Sie können einen Smartsheet-Workflow mithilfe eines visuell ansprechenden Flowchart-Bubble für die Automatisierung automatisieren. Diese Kollaborationsfunktionen bieten eine intelligente Lösung, die Ihnen eine klare Übersicht über die zu automatisierenden Vorgänge sowie die Auslöser und Konsequenzen verschafft.

Sie können Regeln für parallele Workflows festlegen, was zur Automatisierung von Aufgaben in jeder Phase beiträgt, sei es die Beschaffung oder die Rechnungsstellung, und zwar mithilfe der umfassenden Tools für das Projektmanagement und der Features. 📦

3. Projektmanagement und Aufgabenmanagement

Stellen Sie sich vor, Sie planen einen funktionsübergreifenden Workflow mit mehreren beweglichen Teilen innerhalb einer knappen Frist. Eine falsche Einschätzung kann das gesamte Projekt wie ein Kartenhaus zusammenbrechen lassen. 🃏

Die Planung von Aufgaben und Zeitleisten ist der schwierigste Bereich des Projektmanagements, aber Smartsheet bietet hervorragende Features für das Aufgabenmanagement, um diese frustrierende Aufgabe zu vereinfachen.

Beginnen Sie mit der Skizzierung der Projektziele und Meilensteine und fügen Sie dann Abhängigkeiten und Einschränkungen hinzu, um zu realistischen Lösungen zu gelangen. Weitere Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, sind:

Die Plattform bietet robuste Optionen zur Bewertung wichtiger Metriken und zur Konsolidierung von Daten in Tabellen, die Ihnen beim Planen zukünftiger Projekte helfen können.

Eine weitere wertvolle Ergänzung ist das Feature Critical Chain Projektmanagement (CCPM) von Smartsheet. Damit können Sie das Projektnetzwerk überprüfen und den kritischen Pfad berechnen – den kürzesten Weg, um ein Ziel abzuschließen. Sie können auch andere Wege zur Fertigstellung identifizieren, um Zeit- und Ressourcenpuffer zu planen.

Preise für Smartsheet

*Alle angegebenen Preise beziehen sich auf das jährliche Abrechnungsmodell.

Was ist Asana?

Es gibt kaum einen Projektmanager, der noch nie von Asana gehört hat. 🧘

Die Plattform bietet zahlreiche Features für die Verwaltung funktionsübergreifender Teams, die Priorisierung von Aufgaben, die Identifizierung von Risiken und die Nachverfolgung des Fortschritts.

Vergessen Sie das ständige Hin- und Herspringen zwischen Registerkarten und Fenstern, während Sie mehrere Projekte verwalten. Asana zentralisiert Ihre Arbeit durch die Integration mit Hunderten von beliebten Apps und Programmen für Zusammenarbeit, Produktivität und Kommunikation.

Einer der Schlüsselgründe, warum Asana beim Projektmanagement so beliebt ist, ist seine Vielseitigkeit. Die Plattform ist einfach zu bedienen und kann unterschiedliche Projektmethodiken, Unternehmensgrößen und Nischen berücksichtigen.

Ob Sie operative oder technische Workflows verwalten – Asana kann Ihnen als PM-Assistent dabei helfen, präzise zu planen und das Risiko von Verzögerungen und Fehlern zu minimieren. 🪄

Features von Asana

Asana bietet mehrere praktische Lösungen für das Projektmanagement zur Verwaltung von Projekten und Aufgaben. Sehen wir uns einige der auffälligsten Features an, die Asana im Vergleich zu Smartsheet auszeichnen. 🎨

1. Tools für die Zusammenarbeit im Team

Projektmanagement geht Hand in Hand mit Teamzusammenarbeit. Leider bieten viele PM-Tools nicht genügend Features, um Teamarbeit in Echtzeit zu unterstützen, aber mit Asana ist das kein Problem.

Unabhängig davon, ob Sie ein Remote- oder ein Hybrid-Team haben, bringt Asana alle in einem virtuellen zentralen hub zusammen. Die Plattform ermöglicht das Freigeben von Dateien, das Kommentieren von Aufgaben und das Hinzufügen relevanter Teammitglieder als „Follower” zu bestimmten Aufgaben und Projekten.

Die Plattform schafft einen speziellen Space für Teamdiskussionen und Unterhaltungen. Sie können auch Direktnachrichten an Teammitglieder senden, um vertrauliche Angelegenheiten zu besprechen.

2. Mehrere Projektansichten

Manchmal braucht es nur einen Perspektivwechsel, um einen besseren Einblick in Ihre Projekte zu gewinnen und Probleme zu erkennen, die behoben werden müssen. 🩹

Mit Asana können Sie dank seiner vielfältigen Ansichten für Projekte den Teufel aus den Details vertreiben. 👿

Mit Kanban-Boards können Sie Ihre Arbeit mithilfe von Haftnotizen organisieren und aktualisieren. Mit Kalendern und Zeitleisten können Sie Ihren Zeitplan überwachen und Überschneidungen und Verzögerungen erkennen. Mit den Listen von Asana erhalten Sie detaillierte Aufschlüsselungen von Projekten und Mikroprozessen.

Jedes Teammitglied kann nach Belieben zwischen den Ansichten wechseln. Als Vorgesetzter können Sie auf erweiterte Projektansichten zugreifen, die sich auf verschiedene Aspekte des Projektmanagements konzentrieren, wie z. B. die Nachverfolgung der Workload Ihrer Teammitglieder oder die Verwaltung von Portfolios.

3. Unterstützung für Agile und Scrum

Agile und Scrum können durch Unsicherheiten, Missverständnisse oder Fehlkommunikation behindert werden, aber Asana macht es einfach, Verantwortlichkeiten festzulegen.

Dank Features wie Sprint-Planung, Roadmaps, Bug-Nachverfolgung und Aufgabeniterationen können Sie Ihre Technologieprojekte mit vollständiger Transparenz und Flexibilität durchführen.

Planen Sie Ihre Sprints auf der Registerkarte „Zeitleiste“, um sicherzustellen, dass Ihr Team genügend Zeit für die Erledigung der Aufgaben hat. Verwenden Sie die Registerkarte „Workload“, um Kapazitäten zu visualisieren und zu überwachen, Personaländerungen vorzunehmen und das Risiko von Burnout zu minimieren.

Asana verfügt sogar über ein Glossar mit Agile-Scrum-Begriffen, damit Sie sich im Handumdrehen mit der Plattform vertraut machen können. 🛋️

Preise für Asana

*Alle angegebenen Preise beziehen sich auf das jährliche Abrechnungsmodell.

Smartsheet vs. Asana: Vergleich der Features

Es ist nicht einfach, einen Favoriten im Kampf zwischen Asana und Smartsheet zu bestimmen, da beide Produkte über robuste Features verfügen. Vergleichen wir sie in drei Hauptkategorien: Projektansichten, Benutzeroberfläche und Workflow-Management. 🥊

1. Asana vs. Smartsheet: Projektansichten

Unsere Konkurrenten bieten jeweils vier Projektlayouts. Smartsheet verfügt über die Ansichten „Grid“ (Standard), „Gantt“, „Kalender“ und „Karte“ – alle sind weitgehend datenzentriert und bieten viel Raum für benutzerdefinierte Anpassungen. Sie erhalten native Features für die Berichterstellung, um wichtige Metriken aus mehreren Blättern in einem einzigen Fenster zu konsolidieren.

Bei Asana verlagert sich der Fokus der Ansichten von Daten auf Projekte. Die Plattform verfügt über Boards, Listenansichten, Zeitleisten- und Kalenderansichten, während die Standard-Kanban-Ansicht eher für die Nachverfolgung von Projekten über verschiedene Phasen geeignet ist.

Asana hat möglicherweise die Nase vorn gegenüber Smartsheet, wenn Sie nach besseren Koordinationsfunktionen in Ihrer Software für Projektmanagement suchen. Leider verfügt es nur über ein Limit an native verfügbaren Berichtsfunktionen, sodass Sie auf Integrationen von Drittanbietern zurückgreifen müssen, um hochwertige Berichte zu erstellen.

2. Asana vs. Smartsheet: Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche von Asana ist modern und intuitiv. Sie benötigen keine umfangreichen Anleitungen, Video-Tutorials oder Kundensupport und Trainer, um sich mit der Plattform vertraut zu machen.

Auf der anderen Seite bleibt Smartsheet mit seiner tabellenkalkulationsähnlichen Benutzeroberfläche eher altmodisch, was viele Benutzer jedoch als überwältigend oder verwirrend empfinden. 🧩

Als Anfänger ohne fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationen kann die Einrichtung erster Workflows in Smartsheet eine Herausforderung sein. Aber sobald Sie die Lernkurve überwunden haben, wird Sie das Projektmanagement-Tool mit leistungsstarken Features zum Aufbau komplexer Projektnetzwerke beeindrucken!

Was die Benutzerfreundlichkeit der Benutzeroberfläche angeht, tendieren die Benutzer eher zu Asana, aber wir bewerten dies als Unentschieden, da es letztlich auf persönliche Vorlieben ankommt.

3. Asana vs. Smartsheet: Workflow-Management

Ineffizienz ist ein erhebliches Hindernis für den Erfolg des Projekts. Glücklicherweise erzielen beide Softwareprodukte hohe Punktzahlen bei der Steigerung der Produktivität am Workspace. Allerdings ist Smartsheet möglicherweise die bessere Wahl, wenn Sie nach erstklassigen Planungsfeatures suchen.

Asana verfügt über ein anpassbares Setup, bei dem Aufgaben als Karten dargestellt werden, die Sie zwischen verschiedenen Phasen verschieben können. Es unterstützt die meisten Methoden des Projektmanagements und sorgt mit hervorragenden Tools für die persönliche Kommunikation dafür, dass Ihr Team immer auf dem gleichen Stand ist.

Die Aufgabenplanung der Plattform ist jedoch nicht die beste und kann dazu führen, dass Sie sich verloren und unorganisiert fühlen. Der Ansatz mit Zeilen und Spalten von Smartsheet eignet sich am besten für die Planung von Aufgaben, selbst in komplizierten Szenarien.

Sie können Aktionen ganz einfach automatisieren, Benachrichtigungen einrichten und steuern, wer auf Blätter zugreifen oder diese ändern darf, damit Ihr Workflow disziplinierter wird.

Lernen Sie ClickUp kennen – die beste Alternative zu Smartsheet und Asana.

Die Wahl zwischen Smartsheet und Asana kann zu Kompromissen führen – wenn Sie ein Feature priorisieren, müssen Sie möglicherweise bei anderen Abstriche machen. 🥲

Was wäre, wenn es auch anders gehen würde?

Entdecken Sie ClickUp , eine All-in-One-Software für Projektmanagement und Produktivität. Die Plattform bietet praktisch alle Features, die Sie benötigen, um Ihre Projekte und Teams zum Erfolg zu führen. Von der Planung und Terminierung von Aufgaben bis hin zum Management von Kundenbeziehungen – mit ClickUp können Sie jedes Projekt und jedes Element des Ressourcenmanagements souverän steuern.

Dank seines umfassenden Funktionsumfangs wurde ClickUp von G2 zum besten Tool für Projektmanagement für 2023 gekürt. Hier ein kleiner Vorgeschmack auf die drei wichtigsten Features der Plattform:

1. Verwenden Sie ClickUp Goals, um klare Zeitleisten und messbare KPIs festzulegen.

Das Setzen von Zielen ist eine wichtige, wenn auch angstauslösende Aufgabe für Projektmanager. Mit vagen Plänen kommen Sie nicht weit. Sie müssen Ihrem Team die Fragen „Was, Wer, Wann und Warum” beantworten und gleichzeitig vordefinierte und messbare Ziele festlegen.

ClickUp Goals sorgt für Ordnung im Tagesgeschäft Ihres Teams und bei der Umsetzung Ihrer übergeordneten Ziele. 🫡

Mit ClickUp ist das Festlegen von nachverfolgbaren Zielen, Aufgaben, Meilensteinen und Zeitleisten ein Kinderspiel. Je nach Art Ihres Projekts können Sie Ihre Einzelziele quantifizieren, beschreibende Sprache verwenden oder Wahr/Falsch-Bewertungen hinzufügen.

Teammanagement ist dank automatischer Nachverfolgung des Fortschritts durch Sprint-Zyklen, Backlogs, wöchentliche Mitarbeiter-Scorecards und OKRs ein Kinderspiel.

Eine der herausragenden Features der Plattform ist die Gruppierung von Zielen in Ordnern und die Nachverfolgung des Fortschritts in einem einzigen Fenster – eine große Hilfe, wenn Sie ein umfangreiches Portfolio verwalten. 🍀

ClickUp passt sich jeder Projektmethodik an, einschließlich Agile und Waterfall. Sie kontrollieren, wer einzelne Ziele in der Ansicht anzeigen und bearbeiten kann, sodass es innerhalb des Teams keine Verwirrung oder unerwünschten Änderungen gibt.

Wenn Sie eher auf visuelle Zielsetzung stehen, werden Sie die umfangreichen Brainstorming-Tools von ClickUp wie Whiteboards, Flussdiagramme und Mindmaps lieben.

Sie hassen es, von Grund auf neu zu planen? Mit den über 1.000 integrierten Vorlagen der Plattform können Sie Aktivitäten wie die folgenden beschleunigen:

2. Seien Sie mit ClickUp AI dreimal so effizient

Das ist kein Scherz. Mit ClickUp AI können Sie ein echter Projektmanagement-Ninja werden. 🥷

Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen superintelligenten Assistenten, der Ihnen bei Ihren PM-Aufgaben hilft. Mit ClickUp AI profitieren Sie in jeder Phase des Projektes von datengestützten Hinweisen, von der Erstellung von Aktionsplänen bis zum Vertriebsmanagement.

Die Plattform bietet Ihnen ein KI-Schreibtool , das Wunder für Ihre Produktivität und Kreativität bewirkt. Keine Blockaden mehr beim Erstellen von Projektbeschreibungen, Benennen von Features oder Verfassen von E-Mails an Clients. ⬛

Das Schreibtool kann lange Inhalte zusammenfassen, Aktionselemente aus Aufgaben und Dokumenten generieren, Ihre E-Mails formatieren, Ihre Kommunikation ansprechend gestalten, Sie bei Marketingkampagnen unterstützen und vieles mehr.

ClickUp AI ist eines der wenigen Tools, das Ihrer Fantasie freien Lauf lässt – Sie müssen nur Eingaben machen, um Ergebnisse zu erhalten!🕺

Erfahrene Manager im Projektmanagement sind von diesem Feature begeistert und behaupten sogar, dass sie damit dreimal effizienter arbeiten können, während sie unterwegs Pläne und Prozesse erstellen! ✈️

3. Nutzen Sie mehr als 15 ClickUp-Ansichten, um verschiedene Perspektiven zu erhalten.

Asana- und Smartsheet-Benutzer müssen sich mit vier Projektansichten begnügen. ClickUp hingegen bietet mehr als 15 ClickUp Ansichten, mit denen Sie jeden Winkel Ihres Workflows überwachen und analysieren können. Das ist wie ein Flaschengeist auf Ihrem Bildschirm (nur ohne das Limit für drei Wünsche). 🧞

Entscheiden Sie sich für die Standardansichten „Liste“, „Board“ und „Kalender“ von ClickUp, wenn Sie die üblichen Tabellenkalkulationen oder Kanban-basierten Übersichten bevorzugen. Wenn Sie jedoch eine umfassendere Konfiguration mit detaillierten Einblicken wünschen, sollten Sie erweiterte Ansichten wie Gantt, Zeitleiste, Aktivität oder Workload in Betracht ziehen.

Verwenden Sie zur Überwachung Ihrer Teammitglieder die Team-Ansicht, um den Fortschritt zu überprüfen und festzustellen, ob jemand unter- oder überlastet ist. Wenn Sie etwas ändern möchten, steht Ihnen ein praktisches Drag-and-Drop-Tool zur Verfügung, mit dem Sie Aufgaben zuweisen, Prioritäten ändern und Teamressourcen neu zuweisen können.

Und ja, Sie können Aufgaben mehreren Mitarbeitern zuweisen! Sie können auch ClickUp Automatisierungen nutzen, um sich wiederholende Aufgaben auf Autopilot zu stellen! 🚁

Die Seitenansicht-Optionen von ClickUp sind genau das Richtige für Sie, wenn Sie nach einer Lösung für Echtzeit-Zusammenarbeit, Brainstorming oder Zeitmanagement suchen. Verwenden Sie beispielsweise die Dokumentansicht, um mit Ihrem Team an Dokumenten und Wikis zu arbeiten, die Chat-Ansicht, um Ideen auszutauschen und in Pläne umzusetzen, und die Formularansicht, um benutzerdefinierte Formulare für Kunden und Mitarbeiter zu erstellen. 🥂

Vergleichen Sie ClickUp und Asana!

ClickUp – ein wertvolles Mitglied Ihres PM-Teams!

Es gibt über 200 weitere Tools für das Projektmanagement auf dem Markt, jedes mit seinen eigenen Vor- und Nachteilen. Wenn Ihnen die Entscheidung schwerfällt, ist ClickUp die perfekte Komplettlösung.

Dank seiner Vollständigkeit müssen Sie keine Kompromisse zwischen erweiterten Features und Flexibilität oder Benutzerfreundlichkeit eingehen. Probieren Sie noch heute den Free-Plan von ClickUp aus und entscheiden Sie selbst! 💝