Kunden und Clients sind zweifellos die treibende Kraft hinter jedem Geschäft. CRM und Projektmanagement halten beide unter Kontrolle. Sie sorgen für reibungslose Abläufe und hohe Kundenzufriedenheit.
Nehmen wir zum Beispiel Amazon. Seine Fähigkeit, Produkte zu empfehlen, von denen Sie nicht einmal wussten, dass Sie sie brauchen? Das ist CRM in Aktion. Gleichzeitig sorgt Projektmanagement-Software dafür, dass Ihre Bestellung immer vorrätig ist und pünktlich geliefert wird – denn eine Meldung wie „Leider ist dieser Artikel nicht verfügbar” ist für jedes Unternehmen ein herber Verlust.
Und das ist nicht nur ein nettes Extra. Laut Capterra verzeichneten 45 % der Geschäfte nach der Einführung einer effektiven CRM-Software einen Anstieg ihrer Umsatzerlöse.
Lassen Sie uns diese beiden Aspekte also objektiv, subjektiv und vor allem so aufschlüsseln, dass sie zu Ihrem Vorteil wirken.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Erfahren Sie, wie die Integration einer CRM- und Projektmanagement-Lösung die Effizienz durch die folgenden Schritte verbessert:
- CRM hilft Unternehmen bei der Nachverfolgung von Leads und bei der Verwaltung von Kunden- und Projektdaten, sodass keine Gelegenheit verpasst wird.
- Projektmanagement-Software sorgt für Organisation im Team, indem sie Aufgaben, Fristen und Projektfortschritte strukturiert.
- Die Integration beider Funktionen reduziert Missverständnisse, verbessert die Effizienz des Workflows und führt zur Automatisierung wiederholender Aufgaben.
- Best Practices wie Benutzerbeteiligung, saubere Daten und Nachverfolgung von KPI-Werten helfen Unternehmen, das Beste aus ihren Systemen herauszuholen.
- ClickUp kombiniert CRM und Projektmanagement in einer Plattform, senkt Kosten und steigert die Produktivität.
Was ist ein CRM und was wird damit erledigt?
Im Jahr 2000 hatte Paul Fulchino große Pläne für Aviall, einen in Dallas ansässigen Händler für Flugzeugteile. Sein Ziel war es, das Unternehmen zum führenden Anbieter von Lieferkettenmanagement für die Luftfahrtindustrie zu machen.
Allerdings gab es dabei einige Probleme – chaotische benutzerdefinierte Kundendaten und veraltete Prozesse:
Er wusste, dass es Zeit war, CRM einzuführen, und genau das tat er auch:
Innerhalb von vier Monaten verdreifachten sich die Verkaufsgespräche, der Kundenstamm wuchs um 33 % und die täglichen Bestellungen stiegen von 1.000 auf 2.500 – ohne Personalaufstockung.
Man könnte sagen, dass dieser Moment den Beginn des Aufstiegs von CRM in der Unternehmensstrategie markierte. Heute geben 97 % der Vertriebsteams in den USA und Kanada an, dass ihr CRM-System für den Abschluss von Geschäften von entscheidender Bedeutung ist.
Aber was ist ein CRM und was wird damit gemacht?
Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei hilft, Interaktionen mit Kunden zu verwalten, die Nachverfolgung von Leads durchzuführen und den Aufwand für Vertriebs-, Marketing- und Supportmaßnahmen zu reduzieren.
📌 Beispiel: Martin, ein Kleinunternehmer aus LA, gründet sein erstes Business. Hier sind einige Beispiele dafür, wie CRM ihm dabei hilft:
- Speichert und organisiert Kundendaten (Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern), sodass er nie wieder nach Info über den Kontakt suchen muss.
- Verfolgen Sie Leads vom ersten Kontakt bis zur Konversion und stellen Sie sicher, dass kein potenzieller Kunde durch das Raster fällt.
- Protokolliert alle Kundeninteraktionen (E-Mails, Anrufe, Chatten), sodass er immer den Kontext kennt, bevor er Kontakt aufnimmt.
- Verwaltet die Vertriebspipeline und verschafft ihm eine klare Ansicht über den Stand jedes Geschäfts.
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📮 ClickUp Insight: 92 % der Fachkräfte haben Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung wichtiger Entscheidungen.
Laut einer Studie von ClickUp verliert ein Großteil der Wissensarbeiter wichtige Entscheidungen aufgrund von Chat-Threads, E-Mails und verstreuten Tabellenkalkulationen. Ohne ein zentralisiertes System gehen wichtige geschäftliche Erkenntnisse für immer verloren. ClickUp bietet ein Aufgabenmanagement-Tool, mit dem Sie Aufgaben sofort aus Nachrichten, Kommentaren, Dokumenten und E-Mails erstellen können, sodass nichts Wichtiges verloren geht. Sind Sie bereit, es auszuprobieren?
Was ist Projektmanagement-Software?
Stellen Sie sich nun vor, Sie haben Ihre Kundendaten perfekt im Griff, Ihr CRM-System läuft auf Hochtouren und Ihre Vertriebspipeline floriert. Aber ohne Projektmanagement haben Sie immer noch ein großes Problem: Sie scheinen Aufgaben nicht effektiv delegieren zu können.
Projekte verzögern sich, Termine werden nicht eingehalten und Ihr Team steckt in einem endlosen Zyklus von Missverständnissen fest. Hier kann Projektmanagement-CRM-Software Abhilfe schaffen und Ihnen helfen, Aufgaben effektiv zu delegieren. Hier sind einige Vorteile von Projektmanagement-Software, die Sie erwarten können, sobald sie zum Einsatz kommt:
📊 Bessere Sichtbarkeit des Projekts: Wenn mehrere Abteilungen an demselben Projekt arbeiten, sorgt eine Plattform für Projektmanagement dafür, dass die Teams aufeinander abgestimmt bleiben und Termine nicht zu „Ich dachte, du kümmerst dich darum“ werden.
🖇️ Zentralisierte Aufgabenverwaltung: Jeder hat seine eigene Methode für die Nachverfolgung von Aufgaben – Haftnotizen, Tabellenkalkulationen oder einfach nur sein Gedächtnis (riskant). Ein Aufgabenverwaltungstool vereint alles unter einem Dach und sendet sogar Benachrichtigungen, wenn abhängige Aufgaben fertiggestellt sind.
🔍 Genaue Berichterstellung: Führungskräfte lieben Zahlen. Ein System für das Projektmanagement zieht Echtzeitdaten in Dashboards und Berichte und bietet klare Einblicke in den Projektfortschritt, die Rentabilität und die Gesamtleistung des Teams.
⌛ Globale Zeiterfassung: Wenn Sie Ihren Clients die geleisteten Arbeitsstunden in Rechnung stellen, benötigen Sie eine präzise Zeiterfassung. Ein Projektmanagement-CRM protokolliert abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden und hilft Ihnen dabei, genaue Tarife festzulegen und Ihren Clients ohne Verwirrung Rechnungen zu stellen.
➡️ Lesen Sie auch: So wählen Sie ein CRM-System für Ihr Geschäft aus
Das sind natürlich nur einige Gründe, warum Unternehmen in Projektmanagement-Software investieren. Auch wenn es vielleicht etwas kitschig klingt: Es ist mehr als nur eine schicke To-do-Liste – es ist das Rückgrat für den reibungslosen Ablauf von Projekten, Kundenservice-Teams und Kundenbeziehungen.
💡 Profi-Tipp: Suchen Sie nach einem effektiveren Ansatz? Kombinieren Sie diese klassischen Strategien des Projektmanagements mit modernen digitalen Tools, um deutlich bessere Ergebnisse zu erzielen.
Die Vorteile der Integration von CRM und Projektmanagement
Es versteht sich von selbst, dass die Kombination von CRM- und Projektmanagement-Software Ihnen Zeit spart und mühsame Aufgaben durch Automatisierung erleichtert, sodass Sie sich auf das eigentliche Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren können. Aber wie funktioniert das genau? Lassen Sie uns das anhand einiger realer Szenarien näher betrachten.
1. Eine einzige Quelle der Wahrheit
Der Wechsel zwischen mehreren Systemen führt zu verstreuten Kundendaten, verpassten Updates und doppelter Arbeit. Mit einer integrierten CRM- und Projektmanagement-Plattform wird alles, von Kundeninteraktionen bis hin zu Projektdetails, zentralisiert.
📌 Beispiel: Ein Beratungsunternehmen führt die Nachverfolgung von Client-Anfragen, Projekten und Rechnungen in einem System durch und verhindert so Missverständnisse und Verzögerungen.
2. Schnellere Projektdurchführung
Zeit ist Geld, und Verzögerungen kosten beides. Mit CRM-Projektmanagement-Software können Teams Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und Genehmigungen automatisieren, wodurch Engpässe reduziert werden und alles im Zeitplan bleibt.
📌 Beispiel: Ein Softwareentwicklungsunternehmen beschleunigt die Produkteinführung, indem es sein Vertriebsteam und seine Entwickler in einem einheitlichen System zusammenführt. Dies funktioniert im Wesentlichen wie eine Software für Projektmanagement für Kundenportale, um eine klare Kommunikation über die Kundenbedürfnisse zu gewährleisten.
3. Verbesserte Zufriedenheit der Clients
Kunden wollen Updates – aber nicht 20 E-Mails pro Tag. Ein CRM- und Projektmanagement-System gibt ihnen kontrollierten Zugriff auf den Projektfortschritt, reduziert unnötigen Hin- und Her-Verkehr und sorgt gleichzeitig für Transparenz.
📌 Beispiel: Eine Marketingagentur ermöglicht es ihren Clients, den Status von Kampagnen in Echtzeit zu verfolgen, wodurch die Notwendigkeit ständiger Meetings entfällt.
4. Stärkere Zusammenarbeit zwischen Teams
Vertrieb, Marketing und Kundenservice arbeiten oft isoliert voneinander. Durch die Kombination von Projektmanagement- und CRM-Systemen bleiben Teams auf dem gleichen Stand, was nahtlose Übergaben und weniger verpasste Chancen gewährleistet.
📌 Beispiel: Ein Vertriebsteam übergibt einen Auftrag nach Vertragsunterzeichnung problemlos an das Implementierungsteam, wodurch Reibungsverluste beim Onboarding reduziert werden.
5. Automatisierte Workflows sparen Zeit
Wiederkehrende manuelle Arbeiten verlangsamen Teams. CRM-Projektmanagement-Tools automatisieren wichtige Prozesse wie Lead-Zuweisungen, Nachverfolgungen und Aufgabenfreigaben, sodass sich Mitarbeiter auf wertvollere Aufgaben konzentrieren können.
6. Datengestützte Entscheidungsfindung
Ohne Einblicke basieren Geschäfte auf Vermutungen. Die Implementierung einer integrierten CRM- und Projektmanagement-Software bietet Echtzeit-Dashboards und Berichte zur Nachverfolgung von Umsatz, Teamleistung und Projekteffizienz.
🧠 Wussten Sie schon: 48 % der Unternehmen bezeichnen sich als datengesteuert, doppelt so viele wie noch vor einem Jahr (24 %), was den raschen Wandel hin zu analytikgestützten Entscheidungsprozessen verdeutlicht.
➡️ Lesen Sie auch: 5 unverzichtbare CRM-Integrationen für Ihr Geschäft
Wichtige Features, die Sie berücksichtigen sollten
Großartig, jetzt, da Sie wissen, wie wichtig die Einführung eines CRM- und Projektmanagement-Systems ist, finden Sie hier die Features, auf die Sie achten sollten:
- Anpassbare Workflows: Passen Sie das CRM- und Projektmanagement-System an Ihre Geschäftsprozesse an, vom Verkaufstrichter bis zur Nachverfolgung von Projekten.
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass das Tool mit Ihrem Geschäft mitwächst, komplexe Projekte bewältigt und die Zusammenarbeit im Team ohne Unterbrechungen erweitert.
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Ein System sollte einfach zu bedienen sein und nur minimale Schulungen erfordern, damit Teams Projekte effizient verwalten können.
- Tools für die Zusammenarbeit: Integrierte Nachrichtenfunktion, gemeinsame Dashboards und Kundenportale sorgen dafür, dass Teams und Stakeholder immer auf dem gleichen Stand sind.
- Zentralisierte Dokumentenverwaltung: Speichern, freigeben und organisieren Sie Dateien innerhalb der CRM- und Projektmanagement-Plattform, um verstreute Informationen zu reduzieren.
- Automatische Benachrichtigungen: Halten Sie Ihre Teams mit Benachrichtigungen über Aktualisierungen von Aufgaben, Genehmigungen und Projekttermine auf dem Laufenden und verhindern Sie so versäumte Aktionen.
💡 Profi-Tipp: Probieren Sie diese bewährten CRM-Tipps und -Tricks aus, um benutzerdefinierte Kundeninteraktionen zu personalisieren, die Kundenbindung zu vertiefen und nachhaltiges Wachstum zu fördern.
Wie CRM und Projektmanagement zusammenarbeiten
Stellen Sie sich nun vor, Sie würden alle gerade besprochenen Features mit einem außergewöhnlichen Aufgabenmanagement kombinieren – genau das ist ClickUp.
Als Allround-App für die Arbeit vereint sie zwei leistungsstarke Features, um Ihr CRM und Ihr Projektmanagement in einem einzigen Workspace zu konsolidieren: ClickUp CRM und ClickUp Projektmanagement.
Beginnen wir mit dem CRM-Aspekt. ClickUp CRM ist ein äußerst anpassungsfähiges System. Sie sind nicht an eine starre, vorgefertigte Struktur gebunden.
Zunächst einmal stehen Ihnen anpassbare Pipelines zur Verfügung. Das bedeutet, dass Sie Phasen erstellen können, die perfekt zu Ihrem Vertriebsprozess passen, von „Erstkontakt“ bis „geschlossen und gewonnen“. Für die Visualisierung stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Die Listenansicht eignet sich hervorragend für schnelle Übersichten, mit Kanban-Boards können Sie Deals per Drag & Drop durch Ihre Pipeline ziehen und in der Tabellenansicht sehen Sie alle Ihre Daten in einem tabellenkalkulationsähnlichen Format.
Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen, um bestimmte Informationen zu verfolgen, die für Ihr Geschäft wichtig sind, wie Branche, Lead-Quelle oder Wert. Viele Projektmanager verbringen zu viel Zeit damit, Beziehungen und Aufgabenabhängigkeiten nachzuverfolgen, aber ClickUp löst dieses Problem mit mehr als 15 benutzerdefinierten Ansichten.
Hinzu kommt die zentralisierte Kontaktdatenbank. Dabei handelt es sich um einen dynamischen Bereich, in dem Sie detaillierte Informationen, den Kommunikationsverlauf und zugehörige Dateien für jeden Lead oder Client speichern können. ClickUp strukturiert Ihre Projekt- und Client-Daten in einem übersichtlichen, hierarchischen Format über Spaces, Ordner, Listen, Aufgaben und Unteraufgaben hinweg.
Was die Aufgaben angeht, verbessert ClickUp Aufgaben die CRM-Funktionalität erheblich, indem es eine direkte Verbindung zwischen Kundeninteraktionen und umsetzbaren Schritten herstellt.
Jedem Lead oder Client können Aufgaben zugeordnet werden, sodass Follow-ups, Meetings und Liefertermine nie vergessen werden. Sie können Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und den Fortschritt im Rahmen der Kundenbeziehung verfolgen. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und stellt sicher, dass jeder Kontaktpunkt erfasst und bearbeitet wird.
Nutzen Sie Aufgabenabhängigkeiten und Automatisierung, um Ihren CRM-Workflow zu optimieren. Von der automatischen Erstellung von Folgeaufgaben nach einem Meeting bis hin zur Aktualisierung des Deal-Status basierend auf der Erledigung von Aufgaben – diese Features helfen Ihnen bei der effizienten Kundenverwaltung und der Verbesserung Ihrer Konversionsraten.
📌 Beispiel: Angenommen, Sie verwalten eine Newsletter-Kampagne. Anstatt jeden Lead manuell zu verfolgen:
Neue Lead-Anmeldung → Automatische Kennzeichnung im CRM → Folgeaufgabe zuweisen → Newsletter planen
Um Ihre Leistung im Blick zu behalten, können Sie Dashboards mit benutzerdefinierten Widgets erstellen, um wichtige Metriken wie Konversionsraten, Umsatz und Teamleistung zu visualisieren. Im Wesentlichen geht es bei ClickUp CRM darum, Ihnen die Flexibilität zu geben, ein CRM aufzubauen, das genau so funktioniert, wie Sie es benötigen.
Wenn Sie einen visuellen Überblick über Ihre Aufgabenabschlussquoten, die Teamleistung oder die Automatisierungseffizienz wünschen, erstellen Sie einfach ein benutzerdefiniertes ClickUp-Dashboard.
Sie können aus über 50 Karten wählen, um den Fortschritt von Aufgaben, die Verteilung der Workload und die Nachverfolgung der Ziele zu verfolgen – und dann das Dashboard mit Ihrem Team oder Ihren Clients freigeben, um vollständige Transparenz zu gewährleisten.
Kundenerfolgsteams erstellen häufig CRM-Dashboards, um die Kundenzufriedenheit zu überwachen, Risiken zu identifizieren und potenzielle Wachstumschancen zu verfolgen.
💡 Profi-Tipp: Mit ClickUp Brain wird Ihr Dashboard noch intelligenter. Anstatt Daten manuell zu durchsuchen, fragen Sie einfach die KI, und sie ruft sofort Erkenntnisse aus Ihrem System für das Projektmanagement ab.
Wenn Sie ganz von vorne anfangen, bietet Ihnen die CRM-Vorlage von ClickUp ein schlankes und dennoch leistungsstarkes System für das Kundenbeziehungsmanagement.
Hier finden Sie alles, was Sie mit der Vorlage erreichen können:
- Verfolgen Sie Leads, Geschäfte, Konten und Kontakte.
- Qualifizieren Sie potenzielle Kunden, schließen Sie Geschäfte schneller ab und stärken Sie Kundenbeziehungen.
- Verwalten Sie die Phasen Ihrer Vertriebspipeline mit übersichtlichen, visuellen Workflows.
Nun zum Kernstück des Projektmanagements: Zusammenarbeit. Mit ClickUp können Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, und zwar über:
ClickUp Docs
Mit ClickUp Docs können Sie detaillierte Kundenprofile, Notizen zu Meetings und Angebotsdokumente erstellen und diese live bearbeiten, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Die Möglichkeit, Aktionspunkte direkt in Dokumenten zuzuweisen, verwandelt diese Notizen in umsetzbare Aufgaben und stellt sicher, dass keine Folgemaßnahmen übersehen werden. Im Projektmanagement erleichtert Docs die Erstellung von Projektspezifikationen, Besprechungsagenden und Wissensdatenbanken und fördert so eine klare Kommunikation und Verantwortlichkeit.
ClickUp-Whiteboards und ClickUp-Mindmaps
Mit ClickUp Whiteboards und ClickUp Mindmaps können Teams Kundenreisen visualisieren, Vertriebsstrategien entwerfen und Lösungen für Kundenherausforderungen entwickeln. Im Projektmanagement erleichtern diese Tools die Projektplanung, die Aufteilung von Aufgaben und die Ideenfindung, sodass Teams komplexe Projekte visuell organisieren und Abhängigkeiten erkennen können. Durch die Bereitstellung eines gemeinsamen visuellen Raums verbessern diese Funktionen die Zusammenarbeit, fördern das Verständnis und erleichtern die kreative Problemlösung.
Schließlich sollte eine gute CRM- und Projektmanagement-Lösung kein ständiges Wechseln zwischen verschiedenen Apps erfordern. Die Integration von ClickUp mit über 1.000 Tools, darunter Slack, Gmail, Zoom, Outlook und HubSpot, sorgt dafür, dass alles reibungslos über Ihren gesamten Geschäftsprozess hinweg abläuft.
Arnold Rogers, Manager für Kundensupport bei Launch Control, drückt es so aus:
Wir haben eine Integration mit Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell usw. vorgenommen. Dadurch können wir Finanzen, Kundenbindung, Berichterstellung und Kundendaten an einem Ort nachverfolgen, da wir Informationen aus allen von uns verwendeten Tools abrufen und in ClickUp zusammenstellen können, ohne dass alle Abteilungen einbezogen werden müssen und Zeit aus ihren Terminplänen genommen wird.
Wir haben eine Integration mit Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell usw. vorgenommen. Dadurch können wir Finanzen, Kundenbindung, Berichterstellung und Kundendaten an einem Ort nachverfolgen, da wir Informationen aus allen von uns verwendeten Tools abrufen und in ClickUp zusammenstellen können, ohne dass alle Abteilungen einbezogen werden müssen und Zeit aus ihren Terminplänen genommen wird.
Und wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, alles an einem Ort zu organisieren, wechseln Sie einfach zur Projektmanagement-Vorlage von ClickUp.
Es hilft Projektmanagern, Programmmanagern und Portfoliomanagern dabei, Silos aufzubrechen, Engpässe zu beseitigen und Projekte mit integrierter Nachverfolgung von Aufgaben effizient durchzuführen.
Best Practices für die Integration von CRM und Projektmanagement
Die erfolgreiche Integration von CRM und den besten Projektmanagement-Tools kann manchmal schwierig sein. So erledigen Sie es richtig:
- Einbeziehung der Benutzer: Beziehen Sie Ihr Team frühzeitig in den Integrationsprozess ein. Die Personen, die das System täglich nutzen, sollten mitbestimmen können, wie es funktioniert.
- Datenqualität: Bereinigen Sie Duplikate, veraltete Einträge und Inkonsistenzen, um zukünftige Probleme zu vermeiden.
- Definieren Sie Projektphasen klar: Legen Sie Meilensteine, Zeitleisten und Abhängigkeiten innerhalb des CRM fest, um eine klare Sichtbarkeit auf den Projektfortschritt zu erhalten.
- Bieten Sie angemessene Schulungen an: Selbst die beste CRM- und Projektmanagement-Plattform ist nutzlos, wenn Ihr Team nicht weiß, wie man sie verwendet.
- Überwachen Sie KPIs: Behalten Sie CRM-Metriken wie Abschlussraten für Aufgaben, Entwicklungen in der Vertriebspipeline und Kundenzufriedenheitswerte im Blick, um den Erfolg zu messen.
- Synchronisierung von Kundendaten: Stellen Sie sicher, dass beide Systeme in Echtzeit aktualisiert werden, damit niemand mit veralteten Informationen arbeitet.
Entscheiden Sie sich für ClickUp für fantastische Effizienz bei Aufgaben
Die Verwaltung von Kundenbeziehungen und die gleichzeitige Nachverfolgung von Projekten können dazu führen, dass Sie das Gefühl haben, ständig alle Hände voll zu tun zu haben.
Deshalb ist ClickUp so gut darin, Ihnen Arbeit abzunehmen, indem es Aufgabenmanagement, Automatisierung, CRM und gutes Projektmanagement an einem Ort vereinfacht und zentralisiert.
- QubicaAMF sparte mehr als 5 Stunden pro Woche ein, die zuvor für die Suche nach Informationen verschwendet wurden.
- RevPartners senkte seine Kosten um 50 %, indem es drei tools in einem konsolidierte.
- Lulu Press sparte mit ClickUp-Automatisierungen pro Mitarbeiter täglich 1 Stunde ein und steigerte so die Arbeitseffizienz um 12 %.
Das sind keine Zufälle – sie sind der Beweis dafür, dass ClickUp die All-in-One-Lösung für Erfolg im Bereich CRM und Projektmanagement ist.
Melden Sie sich jetzt bei ClickUp an und machen Sie das Leben Ihres Teams einfacher und mit höherer Produktivität.