Kunden und Clients sind zweifellos die treibende Kraft hinter jedem Geschäft. CRM und Projektmanagement halten beide im Gleichgewicht. Sie sorgen für reibungslose Abläufe und hohe Kundenzufriedenheit.
Nehmen Sie zum Beispiel Amazon. Die Fähigkeit, Produkte zu empfehlen, von denen Sie nicht einmal wussten, dass Sie sie brauchen? Das ist CRM in der Praxis. Gleichzeitig garantiert Projektmanagement-Software, dass Ihre Bestellung immer auf Lager ist und pünktlich geliefert wird – denn eine Meldung wie "Leider ist dieses Element nicht verfügbar" ist für jedes Unternehmen ein massiver Verlust.
Und das ist nicht nur ein nettes Extra. Laut Capterra verzeichneten 45 % der Unternehmen nach der Implementierung einer effektiven CRM-Software einen Umsatzanstieg.
Lassen Sie uns diese beiden Punkte objektiv, subjektiv und vor allem so aufschlüsseln, dass sie für Sie von Vorteil sind.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Erfahren Sie, wie die Integration einer CRM- und Projektmanagement-Lösung die Effizienz in folgenden Schritten verbessert:
- CRM hilft Unternehmen bei der Nachverfolgung von Leads und der Verwaltung von Kunden- und Projektdaten, sodass keine Gelegenheit verpasst wird
- Projektmanagement-Software sorgt für Organisation in Teams, indem sie Aufgaben, Fristen und den Fortschritt von Projekten strukturiert
- Die Integration beider Systeme reduziert Missverständnisse, verbessert die Effizienz von Workflows und automatisiert sich wiederholende Aufgaben
- Best Practices wie Benutzerbeteiligung, saubere Daten und KPI-Nachverfolgung helfen Unternehmen, das Beste aus ihren Systemen herauszuholen
- ClickUp kombiniert CRM und Projektmanagement in einer Plattform, senkt Kosten und steigert die Produktivität
Was ist ein CRM und was leistet es?
Im Jahr 2000 hatte Paul Fulchino große Pläne für Aviall, einen in Dallas ansässigen Distributor für Flugzeugteile. Sein Ziel war es, das Unternehmen zum führenden Anbieter von Supply-Chain-Management-Lösungen für die Luftfahrtindustrie zu machen.
Dabei gab es jedoch einige Probleme – chaotische Kundendaten und veraltete Prozesse:
Er wusste, dass es Zeit war, CRM einzuführen, und genau das hat er getan:
Innerhalb von vier Monaten verdreifachten sich die Verkaufsgespräche, der Kundenstamm wuchs um 33 % und die täglichen Reihenfolgen stiegen von 1.000 auf 2.500 – ohne Personalaufstockung.
Man könnte sagen, dass dieser Moment den Beginn des Aufstiegs von CRM in der Unternehmensstrategie markierte. Heute geben 97 % der Vertriebsteams in den USA und Kanada an, dass ihr CRM-System für den Abschluss von Geschäften von entscheidender Bedeutung ist.
Aber was ist ein CRM und was leistet es?
Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei hilft, Interaktionen mit Kunden zu verwalten, Leads zu verfolgen und den Aufwand für Vertrieb, Marketing und Support zu reduzieren.
📌 Beispiel: Martin, ein Kleinunternehmer aus LA, gründet sein erstes Unternehmen. CRM übernimmt für ihn folgende Aufgaben:
- Speichert und organisiert Kundendaten (Namen, E-Mails, Telefonnummern), damit Sie nie wieder nach Kontaktinformationen suchen müssen
- Verfolgt Leads vom ersten Kontakt bis zur Konvertierung und stellt sicher, dass kein potenzieller Kunde durch das Raster fällt
- Protokolliert alle Kundeninteraktionen (E-Mails, Anrufe, Chats), sodass er immer den Kontext kennt, bevor er Kontakt aufnimmt
- Verwaltet die Vertriebspipeline und verschafft ihm einen klaren Überblick über den Stand jedes Geschäfts
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📮 ClickUp Insight: 92 % der Fachleute haben Schwierigkeiten, den Überblick über wichtige Entscheidungen zu behalten.
Laut einer von ClickUp durchgeführten Studie verliert ein Großteil der Wissensarbeiter wichtige Entscheidungen aufgrund von Chat-Threads, E-Mails und verstreuten Tabellen. Ohne ein zentralisiertes System gehen wichtige geschäftliche Erkenntnisse für immer verloren. ClickUp bietet ein Tool zur Aufgabenverwaltung, mit dem Sie Aufgaben sofort aus Nachrichten, Kommentaren, Dokumenten und E-Mails erstellen können, sodass nichts Wichtiges verloren geht. Sind Sie bereit, es auszuprobieren?
Was ist Projektmanagement-Software?
Stellen Sie sich nun vor, Sie haben Ihre Kundendaten im Griff, Ihr CRM-System läuft auf Hochtouren und Ihre Vertriebspipeline floriert. Aber ohne Projektmanagement haben Sie immer noch ein großes Problem: Sie scheinen Aufgaben nicht effektiv delegieren zu können.
Projekte verzögern sich, Termine werden nicht eingehalten und Ihr Team steckt in einem endlosen Zyklus der Fehlkommunikation fest. Hier kann CRM-Software für das Projektmanagement einspringen und Ihnen helfen, Aufgaben effektiv zu delegieren. Hier sind einige Vorteile von Projektmanagement-Software, die Sie erwarten können, sobald sie zum Einsatz kommt:
📊 Höhere Sichtbarkeit von Projekten: Wenn mehrere Abteilungen an demselben Projekt arbeiten, sorgt eine Projektmanagement-Plattform dafür, dass die Teams auf dem gleichen Stand bleiben und Termine nicht zu "Ich dachte, du kümmerst dich darum" werden
🖇️ Zentralisierte Aufgabenverwaltung: Jeder hat seine eigene Methode zur Nachverfolgung von Aufgaben – Haftnotizen, Tabellen oder einfach nur sein Gedächtnis (riskant). Ein Tool zur Aufgabenverwaltung bringt alles unter einen Hut und sendet sogar Benachrichtigungen, wenn abhängige Aufgaben fertiggestellt sind
🔍 Genaue Berichterstellung: Führungskräfte lieben Zahlen. Ein Projektmanagement-System zieht Echtzeitdaten in Dashboards und Berichte und bietet so klare Einblicke in den Fortschritt des Projekts, die Rentabilität und die Gesamtleistung des Teams
⌛ Globale Zeiterfassung: Wenn Sie Ihren Clients die geleisteten Arbeitsstunden in Rechnung stellen, benötigen Sie eine genaue Nachverfolgung. Ein CRM für Projektmanagement protokolliert abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden und hilft Ihnen so, genaue Preise festzulegen und Ihren Clients Rechnungen ohne Verwirrung zu stellen
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Natürlich sind dies nur einige Gründe, warum Unternehmen in Projektmanagement-Software investieren. Aber auch auf die Gefahr hin, kitschig zu klingen: Es ist mehr als eine schicke To-Do-Liste – es ist das Rückgrat für den reibungslosen Ablauf von Projekten, Kundenservice-Teams und Kundenbeziehungen.
💡 Profi-Tipp: Suchen Sie nach einem effektiveren Ansatz? Kombinieren Sie diese klassischen Projektmanagement-Strategien mit modernen digitalen Tools, um deutlich bessere Ergebnisse zu erzielen
Die Vorteile der Integration von CRM und Projektmanagement
Es versteht sich von selbst, dass die Zusammenführung von CRM- und Projektmanagement-Software Zeit spart und mühsame Aufgaben automatisiert, sodass Sie sich auf das eigentliche Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Aber wie funktioniert das genau? Lassen Sie uns das anhand einiger Szenarien aus der Praxis aufschlüsseln.
1. Eine einzige Quelle für alle Informationen
Der Wechsel zwischen mehreren Systemen führt zu verstreuten Kundendaten, verpassten Updates und doppelter Arbeit. Mit einer integrierten CRM- und Projektmanagement-Plattform wird alles, von Kundeninteraktionen bis hin zu Projektdetails, zentralisiert.
📌 Beispiel: Ein Beratungsunternehmen verfolgt Kundenanfragen, Projekte und Rechnungen in einem System und verhindert so Missverständnisse und Verzögerungen.
2. Schnellere Projektdurchführung
Zeit ist Geld, und Verzögerungen kosten beides. Mit CRM-Projektmanagement-Software können Teams Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und Genehmigungen automatisieren, wodurch Engpässe reduziert werden und alles im Zeitplan bleibt.
📌 Beispiel: Ein Softwareentwicklungsunternehmen beschleunigt die Produkteinführung, indem es sein Vertriebsteam und seine Entwickler in einem einheitlichen System zusammenführt. Dies funktioniert im Wesentlichen wie eine Projektmanagement-Software für ein Kundenportal, um eine klare Kommunikation über die Kundenbedürfnisse zu gewährleisten.
3. Verbesserte Client-Zufriedenheit
Clients wollen Updates – aber nicht 20 E-Mails pro Tag. Ein CRM- und Projektmanagement-System gibt ihnen kontrollierten Zugriff auf den Fortschritt des Projekts, reduziert unnötigen Hin und Her und sorgt für Transparenz.
📌 Beispiel: Eine Marketingagentur ermöglicht es ihren Clients, den Status von Kampagnen in Echtzeit zu verfolgen, wodurch die Notwendigkeit ständiger Status-Meetings entfällt.
4. Stärkere Zusammenarbeit zwischen Teams
Vertrieb, Marketing und Kundenservice arbeiten oft isoliert voneinander. Durch die Kombination von Projektmanagement und CRM-Systemen bleiben Teams auf dem gleichen Stand, was nahtlose Übergaben und weniger verpasste Chancen gewährleistet.
📌 Beispiel: Ein Vertriebsteam übergibt einen Auftrag nach Vertragsunterzeichnung ganz einfach an das Implementierungsteam, wodurch Reibungsverluste beim Onboarding reduziert werden.
5. Automatisierte Workflows sparen Zeit
Wiederkehrende manuelle Arbeiten verlangsamen Teams. CRM-Projektmanagement-Tools automatisieren Schlüsselprozesse wie Lead-Zuweisungen, Nachverfolgungen und Aufgabenfreigaben, sodass sich Mitarbeiter auf wertvollere Aufgaben konzentrieren können.
6. Datengestützte Entscheidungsfindung
Ohne Einblicke basieren Geschäfte auf Vermutungen. Die Implementierung einer integrierten CRM- und Projektmanagement-Software bietet Dashboards und Berichte in Echtzeit, um Umsatz, Teamleistung und Projekteffizienz zu verfolgen.
🧠 Wussten Sie schon: 48 % der Unternehmen bezeichnen sich als datengesteuert, was einer Verdopplung gegenüber den 24 % im Vorjahr entspricht und den raschen Wandel hin zu analytikgestützten Entscheidungen verdeutlicht.
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Wichtige Features
Großartig, jetzt, da Sie wissen, wie wichtig die Einführung eines CRM- und Projektmanagementsystems ist, finden Sie hier die Features, auf die Sie achten sollten:
- Anpassbare Workflows: Passen Sie das CRM- und Projektmanagement-System an Ihre Geschäftsprozesse an, vom Verkaufstrichter bis zur Nachverfolgung von Projekten
- *skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass das Tool mit Ihrem Unternehmen mitwächst, komplexe Projekte bewältigt und die Zusammenarbeit im Team ohne Unterbrechungen erweitert
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Ein System sollte einfach zu bedienen sein und nur minimale Schulungen für Teams erfordern, damit diese Projekte effizient verwalten können
- Tools für die Zusammenarbeit: Integrierte Nachrichtenübermittlung, gemeinsame Dashboards und Client-Portale sorgen dafür, dass Projektteams und Stakeholder immer auf dem gleichen Stand sind
- Zentralisierte Dokumentenverwaltung: Speichern, freigeben und organisieren Sie Dateien innerhalb der CRM- und Projektmanagement-Plattform, um verstreute Informationen zu reduzieren
- Automatisierte Benachrichtigungen: Halten Sie Teams mit Benachrichtigungen über Aufgabenaktualisierungen, Genehmigungen und Projekttermine auf dem Laufenden und verhindern Sie so versäumte Aktionen
💡 Profi-Tipp: Probieren Sie diese bewährten CRM-Tipps und -Tricks aus, um Kundeninteraktionen zu personalisieren, die Loyalität zu vertiefen und nachhaltiges Wachstum zu fördern.
So arbeiten CRM und Projektmanagement zusammen
Stellen Sie sich nun vor, Sie kombinieren alle gerade vorgestellten Features mit einem außergewöhnlichen Aufgabenmanagement – das ist ClickUp.
Als All-in-One-App für die Arbeit vereint sie zwei leistungsstarke Features, um Ihr CRM und Ihr Projektmanagement in einem einzigen Workspace zu konsolidieren: ClickUp CRM und ClickUp Projektmanagement.
Beginnen wir mit dem CRM-Bereich. ClickUp CRM ist ein hochgradig anpassungsfähiges System. Sie sind nicht an eine starre, vorgefertigte Struktur gebunden.
Zunächst einmal stehen Ihnen anpassbare Pipelines zur Verfügung. Das bedeutet, dass Sie Phasen erstellen können, die perfekt zu Ihrem Vertriebsprozess passen, von "Erster Kontakt" bis "Geschlossen gewonnen". Für die Visualisierung haben Sie nun mehrere Optionen. Die Listenansicht eignet sich hervorragend für schnelle Übersichten, mit Kanban-Boards können Sie Deals per Drag & Drop durch Ihre Pipeline ziehen und in der Tabellenansicht sehen Sie alle Ihre Daten in einem tabellenkalkulationsähnlichen Format.
Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen, um bestimmte Informationen zu verfolgen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, wie Branche, Lead-Quelle oder Geschäftswert. Viele Projektmanager verbringen zu viel Zeit damit, Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu verfolgen, aber ClickUp löst dieses Problem mit mehr als 15 benutzerdefinierten Ansichten.
Hinzu kommt die zentralisierte Kontaktdatenbank. Dabei handelt es sich um einen dynamischen Space, in dem Sie detaillierte Informationen, den Kommunikationsverlauf und zugehörige Dateien für jeden Lead oder Client speichern können. ClickUp strukturiert Ihre Projekt- und Client-Informationen in einem übersichtlichen, hierarchischen Format in Spaces, Ordnern, Listen, Aufgaben und Unteraufgaben.
Im Bereich Aufgaben verbessert ClickUp Aufgaben die CRM-Funktionalität erheblich, indem es eine direkte Verbindung zwischen Kundeninteraktionen und umsetzbaren Schritten herstellt.
Jedem Lead oder Client können Aufgaben zugewiesen werden, sodass Follow-ups, Meetings und Liefertermine nie verpasst werden. Sie können Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und den Fortschritt im Kontext der Kundenbeziehung verfolgen. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und stellt sicher, dass jeder Kontaktpunkt erfasst und bearbeitet wird.
Nutzen Sie Aufgabenabhängigkeiten und Automatisierung, um Ihren CRM-Workflow zu optimieren. Von der automatischen Erstellung von Folgeaufgaben nach einem Meeting bis hin zur Aktualisierung des Status von Geschäften auf Basis der erledigten Aufgaben – diese Features helfen Ihnen bei der effizienten Kundenverwaltung und verbessern Ihre Konversionsraten.
📌 Beispiel: Angenommen, Sie verwalten eine Newsletter-Kampagne. Anstatt jeden Lead manuell nachzuverfolgen:
Neue Lead-Anmeldung → Automatische Tag-Zuweisung im CRM → Folgeaufgabe zuweisen → Newsletter planen
Und um Ihre Leistung im Blick zu behalten, können Sie Dashboards mit benutzerdefinierten Widgets erstellen, um wichtige Metriken wie Konversionsraten, Umsatz und Teamleistung zu visualisieren. Im Wesentlichen geht es bei ClickUp CRM darum, Ihnen die Flexibilität zu geben, ein CRM aufzubauen, das genau so funktioniert, wie Sie es benötigen.
Wenn Sie einen visuellen Überblick über Ihre Aufgabenabschlussquoten, die Leistung Ihres Teams oder die Effizienz Ihrer Automatisierung wünschen, erstellen Sie einfach ein benutzerdefiniertes ClickUp-Dashboard.
Sie können aus über 50 Karten zur Nachverfolgung des Aufgabenfortschritts, der Verteilung der Workload und der Zielverfolgung wählen und das Dashboard dann für vollständige Transparenz mit Ihrem Team oder Ihren Clients freigeben.
Teams für Kundenerfolg erstellen häufig CRM-Dashboards, um den Zustand der Kunden zu überwachen, Risiken zu identifizieren und potenzielle Wachstumschancen zu verfolgen.
💡 Profi-Tipp: Mit ClickUp Brain wird Ihr Dashboard noch intelligenter. Anstatt Daten manuell zu durchsuchen, fragen Sie einfach die KI, und sie ruft sofort Erkenntnisse aus Ihrem Projektmanagement-System ab.
Wenn Sie ganz von vorne anfangen, bietet Ihnen die CRM-Vorlage von ClickUp ein schlankes und dennoch leistungsstarkes System für das Kundenbeziehungsmanagement.
Hier finden Sie alles, was Sie mit der Vorlage erledigen können:
- Verfolgen Sie Leads, Geschäfte, Konten und Kontakte
- Qualifizieren Sie potenzielle Kunden, schließen Sie Geschäfte schneller ab und stärken Sie Kundenbeziehungen
- Verwalten Sie die Phasen Ihrer Vertriebspipeline mit übersichtlichen, visuellen Workflows
Nun zum Kernstück des Projektmanagements: Zusammenarbeit. Mit ClickUp können Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, und zwar über:
ClickUp-Dokumente
Mit ClickUp Docs können Sie detaillierte Client-Profile, Meeting-Notizen und Angebotsdokumente erstellen und diese live bearbeiten, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Die Möglichkeit, Aktionselemente direkt in Dokumenten zuzuweisen, verwandelt diese Notizen in umsetzbare Aufgaben und stellt sicher, dass keine Nachfassaktionen vergessen werden. Im Projektmanagement erleichtert Docs die Erstellung von Projektspezifikationen, Meeting-Agenden und Wissensdatenbanken und fördert so eine klare Kommunikation und Verantwortlichkeit.
ClickUp Whiteboards und ClickUp Mindmaps
ClickUp Whiteboards und ClickUp Mindmaps helfen Teams dabei, Customer Journeys zu visualisieren, Vertriebsstrategien zu entwerfen und Lösungen für die Herausforderungen ihrer Clients zu finden. Im Projektmanagement erleichtern diese Tools die Projektplanung, die Aufteilung von Aufgaben und die Ideenfindung, sodass Teams komplexe Projekte visuell organisieren und Abhängigkeiten erkennen können. Durch die Bereitstellung eines gemeinsamen visuellen Spaces verbessern diese Features die Zusammenarbeit, fördern das Verständnis und erleichtern die kreative Problemlösung
Schließlich sollte eine gute CRM- und Projektmanagement-Lösung keinen ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Apps erfordern. Die Integration von ClickUp mit über 1.000 Tools, darunter Slack, Gmail, Zoom, Outlook und HubSpot, sorgt dafür, dass in Ihrem gesamten Geschäftsprozess alles reibungslos fließt.
Arnold Rogers, Customer Support Manager bei Launch Control, fasst es so zusammen:
Wir haben Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell usw. integriert. So können wir Finanzen, Kundenbindung, Berichterstellung und Kundendaten in einem Space nachverfolgen, da wir Informationen aus allen von uns verwendeten Tools abrufen und in ClickUp zusammenfassen können, um die Nutzung zu vereinfachen, ohne alle Abteilungen einzubeziehen und Zeit aus ihren Zeitplänen zu nehmen
Wir haben Integrationen mit Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell usw. Wir können so Finanzen, Kundenbindung, Berichterstellung und Kundendaten an einem Ort nachverfolgen, da wir Informationen aus allen von uns verwendeten Tools abrufen und in ClickUp zusammenfassen können, ohne dass alle Abteilungen einbezogen werden müssen und Zeit aus ihren Zeitplänen genommen wird
Und wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, alles an einem Ort zu organisieren, wechseln Sie einfach zur Vorlage für Projektmanagement von ClickUp.
Es hilft Projektmanagern, Programmmanagern und Portfolios, Silos aufzubrechen, Engpässe zu beseitigen und Projekte mit integrierter Nachverfolgung von Aufgaben effizient durchzuführen.
Best Practices für die Integration von CRM und Projektmanagement
Die erfolgreiche Integration von CRM und den besten Projektmanagement-Tools kann manchmal schwierig sein. So machen Sie es richtig:
- Benutzerbeteiligung: Beziehen Sie Ihr Team frühzeitig in den Integrationsprozess ein. Die Personen, die das System täglich nutzen, sollten mitbestimmen können, wie es funktioniert
- Datenqualität: Bereinigen Sie Duplikate, veraltete Einträge und Inkonsistenzen, um zukünftige Probleme zu vermeiden
- Projektphasen klar definieren: Legen Sie Meilensteine, Zeitleisten und Abhängigkeiten innerhalb des CRM fest, um eine klare Sichtbarkeit des Projektfortschritts zu gewährleisten
- Bieten Sie angemessene Schulungen an: Selbst die beste CRM- und Projektmanagement-Plattform ist nutzlos, wenn Ihr Team nicht weiß, wie man sie verwendet
- Überwachen Sie KPIs: Behalten Sie CRM-Metriken wie Aufgabenabschlussraten, Bewegungen in der Vertriebspipeline und Kundenzufriedenheitswerte im Auge, um den Erfolg zu messen
- Synchronisierung von Kundendaten: Stellen Sie sicher, dass beide Systeme in Echtzeit aktualisiert werden, damit niemand mit veralteten Informationen arbeitet
Entscheiden Sie sich für ClickUp für fan-tas-tische Effizienz
Die Verwaltung von Kundenbeziehungen und die gleichzeitige Steuerung von Projekten können dazu führen, dass Sie das Gefühl haben, ständig alle Hände voll zu tun zu haben.
Deshalb ist ClickUp so gut darin, Ihnen Arbeit abzunehmen, indem es Aufgabenverwaltung, Automatisierung, CRM und gutes Projektmanagement an einem Ort vereinfacht und zentralisiert.
- QubicaAMF spart nun mehr als 5 Stunden pro Woche, die zuvor für die Suche nach Informationen aufgewendet wurden
- RevPartners senkte die Kosten um 50 %, indem drei Tools in einem konsolidiert wurden
- Lulu Press spart mit den Automatisierungen von ClickUp täglich 1 Stunde pro Mitarbeiter und steigert so die Arbeitseffizienz um 12 %
Das ist kein Zufall – es ist der Beweis dafür, dass ClickUp die Komplettlösung für CRM und erfolgreiches Projektmanagement ist.
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