Hướng dẫn quản lý dự án Smartsheet (Báo cáo, Bảng điều khiển, Biểu đồ Gantt)

Quản lý dự án Smartsheet là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp có ý tưởng hợp tác là làm việc cùng nhau trên bảng tính. 😛

Nhưng liệu điều đó có thực sự khả thi?

Và quản lý dự án Smartsheet có phải là lựa chọn phù hợp với bạn?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về Smartsheet là gì, các tính năng chính, ưu điểm và hạn chế của nó. Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến một số giải phápthông minh cho những vấn đề đó.

Smartsheet thông minh đến mức nào? Hãy cùng tìm hiểu!

Smartsheet là gì?

Smartsheet là phần mềm quản lý dự án dựa trên bảng tính cho phép bạn quản lý, theo dõi và lập kế hoạch cho nhiều dự án trong thời gian thực.

Đúng như tên gọi, nó cố gắng làm cho bảng tính trở nên "thông minh" với các tính năng:

Và chúng tôi thừa nhận rằng Smartsheet có thể xử lý tốt các dự án đơn giản.

Chế độ xem công việc trong toàn bộ dự án theo thời gian thực giúp mọi thứ trở nên minh bạch nhất có thể, đó có thể là lý do tại sao một số công ty sử dụng Smartsheet làm công cụ quản lý dự án của họ.

Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp thay thế, hãy đọc bài viết trên blog của chúng tôi về Các giải pháp thay thế cho Smartsheet .

5 tính năng chính của Smartsheet

Dưới đây là tổng quan nhanh về cách sử dụng Smartsheet để quản lý dự án:

1. Hợp tác

Hợp tác là yếu tố cốt lõi của bất kỳ công cụ quản lý dự án nào.

Và không, chúng tôi không nói về việc thảo luận các thủ thuật và công thức bảng tính với đồng nghiệp của bạn. 😝

Smartsheet mang đến cho những người yêu thích bảng tính nhiều tùy chọn hợp tác nhóm hơn:

Vì vậy, mặc dù Smartsheet vẫn là một công cụ dựa trên bảng tính, bạn sẽ không gặp nhiều khó khăn khi cộng tác với nhóm của mình.

2. Lập ngân sách

Chúng ta đều biết bảng tính rất tiện lợi cho việc tính toán và công thức. Điều này khiến Smartsheet trở thành một công cụ tốt cho việc lập ngân sách.

Tuy nhiên, công cụ quản lý dự án này còn tiến thêm một bước trong việc lập ngân sách, giúp bạn liên kết chi phí đã tính toán, kế hoạch và thực tế với các hoạt động của nhóm.

Người dùng Smartsheet cũng có thể sử dụng mẫu ngân sách dự án để hợp lý hóa việc theo dõi ngân sách và so sánh với chi phí thực tế. Bằng cách này, không có chi phí nào bị bỏ sót.

3. Báo cáo

Tính năng báo cáo của Smartsheet rất hữu ích khi bạn cần chia sẻ các chỉ số hiệu suất cấp dự án và danh mục đầu tư với các bên liên quan đến dự án.

Bạn cũng có thể nhận dữ liệu thời gian thực từ nhiều trang tính, tất cả nhờ chế độ xem dựa trên tiện ích.

Chia sẻ báo cáo Smartsheet với bất kỳ ai có quyền truy cập vào các trang tính cơ bản tạo nên báo cáo! Bạn thậm chí có thể đặt lịch trình định kỳ và báo cáo sẽ tự động được gửi đi.

Bảng điều khiển Smartsheet cho phép tùy chỉnh nhiều hơn, với các thành viên trong nhóm có thể kiểm tra trạng thái của dự án, giao tiếp với nhau và đưa ra các quyết định quan trọng. Lưu trữ dữ liệu và thông tin quan trọng trong một bảng điều khiển Smartsheet trung tâm và thêm các tiện ích khác nhau để lấy các loại báo cáo khác nhau.

4. Mẫu

Smartsheet cung cấp cho bạn các bộ mẫu được tích hợp sẵn các trang tính, bảng điều khiển, biểu mẫu và báo cáo.

Và "đã được xây dựng sẵn" chỉ có thể có nghĩa là một điều… tiết kiệm thời gian đáng kể! ⌚

Ví dụ: bộ mẫu theo dõi và tổng hợp dự án là cách dễ dàng và nhanh chóng để khởi động bất kỳ dự án nào. Đây cũng là cách nhanh nhất để báo cáo rủi ro và cột mốc cho các bên liên quan.

Smartsheet thậm chí còn có một thư viện mẫu hoàn chỉnh cho bạn, nơi bạn có thể tìm thấy các mẫu cho:

Và nếu bạn không tìm thấy những gì mình cần, bạn luôn có thể tạo mẫu của riêng mình.

Tùy chỉnh 101!

5. Tích hợp

Tích hợp giống như món tráng miệng. 🎂

Chúng không bao giờ là đủ và luôn có không gian để phát triển hơn nữa.

Smartsheet có thể dễ dàng kết hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác. Bạn có thể tích hợp dễ dàng với Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip, v.v. để nâng cao khả năng quản lý công việc của mình.

Nhưng như chúng tôi đã nói, tích hợp bao giờ cũng chưa đủ.

Đôi khi, bạn không thể tìm thấy ứng dụng mình cần.

Khi đó, bạn có thể sử dụng Zapier để kết nối Smartsheet với các ứng dụng khác như Zoho Projects, Asana, v.v. hoặc làm việc với API mở của nó để thêm tích hợp của riêng bạn vào phần mềm.

So sánh Asana và Smartsheet!

4 ưu điểm của quản lý dự án Smartsheet

Dưới đây là những lợi thế hàng đầu của việc sử dụng Smartsheet cho quản lý dự án:

1. Kiểm soát và bảo mật để bạn yên tâm

Quản lý dự án doanh nghiệp đặt ưu tiên cao cho bảo mật dữ liệu. Smartsheet trải qua các cuộc kiểm tra và đánh giá bảo mật hàng năm bởi các nhà thầu bên thứ ba. Hãy yên tâm vì dữ liệu của bạn được bảo vệ bằng công nghệ bảo mật lớp truyền tải (TLS) từ các nhà cung cấp đáng tin cậy nhất.

Hơn nữa, Smartsheet lưu trữ dữ liệu của mình một cách an toàn bằng mã hóa và giao thức quét sinh trắc học, đồng thời giới hạn quyền truy cập dữ liệu cho các thành viên được ủy quyền của nhóm Hoạt động kỹ thuật.

Wow, đó là mức độ cao hơn.

Đây là một trong những điểm mạnh lớn nhất của Smartsheet và là lý do chính khiến nó được sử dụng bởi gần 80% các công ty trong danh sách Fortune 500.

2. Tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian

Với tính năng tự động hóa quy trình làm việc của Smartsheet, bạn có thể cài đặt hành động nào sẽ dẫn đến phản ứng nào. Điều này sẽ tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực.

Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng tạo quy trình công việc tự động hóa khi có công cụ cho phép bạn xem tất cả các câu lệnh 'if' và 'then'.

3. Ứng dụng di động để mang theo bảng tính của bạn

Smartsheet có ứng dụng di động cho thiết bị iOS và Android. 📱

Vì bảng tính không phải là công cụ dễ sử dụng nhất trên điện thoại di động, Smartsheet đã tối ưu hóa các ứng dụng di động để mang lại trải nghiệm người dùng tốt nhất.

Tuy nhiên, ứng dụng di động chỉ hoạt động tốt để kiểm tra tệp hoặc trò chuyện với nhóm của bạn.

Bạn đang lập lịch trình dự án? Không quá khó.

4. Giao diện người dùng đơn giản, dựa trên bảng tính

Nếu bạn là người yêu thích bảng tính, bạn sẽ thích Smartsheet.

Giao diện bảng tính trực quan giúp dễ dàng nhập tệp từ Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Trang tính và Trello.

Smartsheet chỉ cung cấp bốn chế độ xem cần thiết cho quản lý dự án: Lưới, Thẻ (phiên bản Kanban của Smartsheet), Gantt và Lịch.

Ví dụ: với biểu đồ Gantt của Smartsheet, bạn có thể thêm các phụ thuộc và đường dẫn quan trọng, cũng như áp dụng định dạng có điều kiện.

Chúng tôi đoán đó là…

Bây giờ bạn đã biết Smartsheet có thể hữu ích như thế nào, chúng tôi cũng nên cho bạn biết những điểm yếu của Smartsheet.

5 giới hạn của quản lý dự án Smartsheet (kèm giải pháp)

Không có công cụ nào là hoàn hảo.

Nhưng Smartsheet có đáp ứng được yêu cầu của bạn không?

Không phải vậy! 🙅

Dưới đây là lý do:

1. Bảng tính không thực tế cho quản lý dự án hiện đại

Tại sao phần mềm quản lý dự án lại tồn tại ngày nay?

Để các nhóm không bị mất hứng thú khi phải làm việc với bảng tính cả ngày!

Bảng tính thường có tác động như vậy.

Cuối cùng, việc nhìn vào từng ô dữ liệu chật chội thật sự gây căng thẳng. 😩

Nhưng hãy chờ đã. Còn nhiều điều nữa.

Dưới đây là một số lý do khác khiến bảng tính không phù hợp với quản lý dự án:

Chúng tôi biết bạn đang nghĩ gì: khi nào thì danh sách này mới kết thúc?

Vì vậy, trừ khi bạn muốn chịu đựng những giới hạn của bảng tính mãi mãi, Smartsheet không phải là giải pháp quản lý dự án mà bạn cần.

Mặc dù Smartsheet cung cấp một số chế độ xem không phải bảng tính, nhưng nó thiếu tính linh hoạt mà bạn mong đợi từ một công cụ dự án hiện đại.

Ngay cả khi bạn chuyển từ chế độ xem lưới sang chế độ xem lịch hoặc Gantt, hầu hết công việc của bạn sẽ phụ thuộc vào định dạng có điều kiện trong một trang tính cụ thể.

Bây giờ thì sao?

Hãy để chúng tôi giới thiệu ClickUp đến bạn.

Đây là một trong những phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao nhất thế giới, được sử dụng bởi nhiều nhóm trong các tổ chức nhỏ và lớn.

ClickUp cung cấp nhiều tính năng vượt trội so với Smartsheet, khiến nó trở thành giải pháp thay thế Smartsheet hoàn hảo nhất. 💪

Dưới đây là những điểm khiến ClickUp thông minh hơn Smartsheet:

Giải pháp ClickUp #1: Chế độ xem

Không giống như Smartsheet, ClickUp có một số chế độ xem linh hoạt để cung cấp.

Một số trong số đó bao gồm:

Tùy chọn chế độ xem nhiệm vụ trong ClickUp

Và không giống như Smarthseet, bạn sẽ không phải đối mặt với định dạng có điều kiện hoặc các vấn đề phức tạp khác của bảng tính trong ClickUp. Chúng tôi quan tâm đến tất cả các quan điểm. 😉

Giải pháp ClickUp #2: Email ClickApp

ClickUp có thư! 📬

Gửi và nhận tất cả email của bạn ngay từ ClickUp, với sự hỗ trợ cho các nhà cung cấp dịch vụ email yêu thích của bạn, bao gồm Gmail, Outlook, Office 365, v.v.

Bạn không cần phải rời khỏi nền tảng, điều này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Hah! Thử làm điều đó trên một bảng tính.

Gửi và nhận email trong ClickUp

Giải pháp ClickUp #3: Notepad

Chúng tôi yêu thích ý tưởng và, quan trọng hơn, một cách tiện lợi để ghi chép chúng.

Và đó là lý do tại sao ClickUp có Notepad đa năng dành cho bạn.

Chờ đã, đa năng?

Đúng vậy! Bạn có thể ghi chú thường xuyên, nhưng bạn cũng có thể sử dụng ghi chú của mình cho công việc bằng cách chuyển đổi chúng thành các công việc.

Thật ấn tượng, phải không? 🤯

Chuyển đổi ghi chú thành nhiệm vụ trong ClickUp

Giải pháp ClickUp #4: Tài liệu

Bạn đang cuống cuồng sắp xếp tất cả bảy tab trình duyệt để chia sẻ màn hình chỉ vài phút trước khi cuộc gọi video bắt đầu? 🤯

Với ClickUp, sử dụng mối quan hệ để xem các nhiệm vụ và tài liệu liên quan... và trình bày trong cùng một cửa sổ!

Truy cập liên kết trang trong Mối quan hệ ở đầu tài liệu ClickUp

Dễ dàng tạo tài liệu chuyên nghiệp bằng các tính năng sau:

Tổ chức tài liệu giúp giảm bớt sự hỗn loạn trong công việc dự án luôn thay đổi. Bạn có thể cải thiện các hoạt động hàng ngày của mình với tất cả thông tin dự án có thể truy cập ở một nơi.

Từ các dự án quy mô nhỏ đến lớn, tìm kiếm và quản lý tất cả từ một tài liệu duy nhất! 💫

2. Chế độ xem lịch giới hạn

Chế độ xem lịch của Smartsheet cung cấp một số chức năng lập lịch, nhưng vẫn chưa đủ.

Bất kỳ điều gì không liên quan đến ngày tháng đều là giới hạn.

Ví dụ: chế độ xem lịch không cung cấp tính năng quản lý tài nguyên. Bạn cũng không thể lên lịch công việc để thực hiện vào một thời gian cụ thể.

Giải pháp ClickUp #1: Chế độ xem lịch

Tại ClickUp, quản lý thời gian là ưu tiên hàng đầu. Và không có lý do gì chúng tôi có thể ngăn bạn lên lịch công việc với ngày và giờ cụ thể khi chúng tôi có chế độ xem Lịch mạnh mẽ.

Kiểm soát những gì bạn muốn xem trên lịch của mình, có thể là một ngày, bốn ngày, một tuần hoặc cả tháng để có chế độ xem toàn cảnh.

Bạn cũng có thể quản lý tài nguyên của mình ngay trong chế độ xem Lịch, giúp tiết kiệm thời gian thay vì chuyển đổi chế độ xem.

Bạn thấy đấy, lịch của chúng tôi có thể làm nhiều việc hơn là chỉ lên lịch công việc. 😎

Xem các tùy chọn trong Chế độ xem Lịch của ClickUp

Giải pháp ClickUp #2: Chế độ xem dòng thời gian

Chế độ xem Dòng thời gian của chúng tôi là một tùy chọn khác để bạn có cái nhìn tổng quan về dự án của mình theo định dạng tuyến tính.

Dễ dàng kéo và thả các công việc của bạn để lên lịch, sắp xếp lại, v.v.

Kéo và thả nhiệm vụ trong chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp

Muốn cá nhân hóa dòng thời gian?

Hoàn hảo, vì chúng tôi luôn ủng hộ tùy chỉnh!

Bạn có thể:

Đây là dòng thời gian của bạn, và chúng tôi chỉ ở đây để giúp bạn xây dựng dòng thời gian mà bạn tưởng tượng.

3. Tính năng báo cáo nhóm bị giới hạn

Smartsheet có tính năng báo cáo nhóm, nhưng không trực quan.

Bạn phải nhập dữ liệu thủ công để theo dõi tiến độ dự án bằng biểu đồ Gantt chi tiết.

Hơn nữa, bạn không thể giới hạn báo cáo của mình chỉ trong biểu đồ Gantt.

Đây là gì? Thập niên 90 sao? 🤦‍♂️

Một nhà quản lý dự án cần nhiều hơn thế, như biểu đồ tốc độ, biểu đồ tiến độ và biểu đồ hoàn thành, để xem dự án của họ đang tiến triển như thế nào.

Giải pháp ClickUp: Bảng điều khiển

Bảng điều khiển trong ClickUp giúp tập trung tất cả các hoạt động của dự án vào một không gian.

Bạn có thể tạo báo cáo và thu thập thông tin chi tiết về công việc, tiến độ, nhân sự, sprint, v.v. bằng cách sử dụng hơn 50 tiện ích.

Tạo bảng điều khiển trong ClickUp

Nói đến sprint, bạn có thể sử dụng Tiện ích Sprint để truy cập tất cả các loại dữ liệu chi tiết, bao gồm biểu đồ luồng tích lũy, burnup, tốc độ, thời gian dẫn đầu và burndown.

Biểu đồ Burndown trong ClickUp

Và chúng tôi cũng không từ bỏ việc cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh trong bảng điều khiển của mình.

Xây dựng bảng điều khiển của bạn với Tiện ích tùy chỉnh để trực quan hóa công việc theo cách bạn muốn.

Bạn có thể sử dụng tiện ích cho:

Bạn hào hứng muốn tạo Bảng điều khiển mạnh mẽ của riêng mình?

Hãy xem hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách xây dựng bảng điều khiển quản lý dự án để bắt đầu ngay lập tức!

4. Theo dõi thời gian thủ công

Phần mềm Smartsheet cho phép bạn theo dõi thời gian theo nhiều cách, bao gồm '1/2 ngày', 'giờ và phút' và 'giờ và phút chi tiết'

Tuy nhiên, bạn sẽ phải thủ công phê duyệt thời gian ước lượng hoặc tự nhập thời lượng để sử dụng tính năng này.

Bạn cũng có thể theo dõi các hoạt động trong một ngày cụ thể bằng cách nhấp vào bộ đếm thời gian bắt đầu.

Nhưng bạn có biết không?

Bạn vẫn phải thêm thời gian theo dõi vào bảng chấm công theo cách thủ công. Như thể quản lý bảng tính chưa đủ nỗ lực thủ công vậy! 😫

Giải pháp ClickUp #1: Theo dõi thời gian bản địa

Hãy để ClickUp theo dõi thời gian của bạn trong khi bạn tập trung vào công việc.

Chỉ cần nhấn bắt đầu để bắt đầu theo dõi thời gian cho một công việc cụ thể.

Bạn muốn làm một công việc khác?

Bắt đầu ngay và đặt thời gian cho công việc đó.

Theo dõi thời gian trong ClickUp

Bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ tùy ý. Chúng tôi sẽ tính toán và tạo báo cáo chi tiết về thời gian sử dụng để bạn có thể thư giãn.

Bạn có biết rằng bạn thậm chí có thể chuyển đổi giữa các thiết bị và tiếp tục theo dõi thời gian cho cùng một công việc?

Đó chính là điểm đặc biệt của đồng hồ đếm giờ toàn cầu của chúng tôi!

Giải pháp ClickUp #2: Tích hợp theo dõi thời gian

Chúng tôi chắc chắn rằng ClickUp có thể đáp ứng tất cả nhu cầu của bạn.

Nhưng luôn có chỗ cho tích hợp, đúng không?

Và đó là lý do tại sao ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian bằng ứng dụng theo dõi thời gian yêu thích của bạn như Everhour, Time Doctor, Toggl hoặc Harvest.

Tích hợp theo dõi thời gian Harvest với ClickUp

5. Giá cả

Smartsheet không yêu cầu thông tin thẻ tín dụng của bạn, và còn cung cấp 30 ngày dùng thử miễn phí.

Nghe có vẻ hay, phải không?

Well…

Gói Cá nhân cơ bản có giá 14 USD/tháng, trong khi gói Doanh nghiệp có giá khởi điểm là 25 USD/người dùng/tháng. Sau đó, giá sẽ tăng lên nhanh chóng như các tòa nhà chọc trời.

Vì vậy, giá của Smartsheet khá đắt đỏ cho cả cá nhân và các tổ chức lớn.

Đây không phải là loại bình đẳng mà chúng tôi đang tìm kiếm!

Nhưng đây là tin tốt:

Giải pháp ClickUp: Gói Miễn phí vĩnh viễn

Chúng tôi thực sự tin rằng sản phẩm của mình là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm nhỏ, tổ chức lớn, và thậm chí cả những người làm việc tự do hoặc cá nhân.

Mọi người đều có quyền truy cập vào Gói Miễn phí vĩnh viễn giàu tính năng của ClickUp, hỗ trợ không giới hạn nhiệm vụ và người dùng.

Và "Forever" thực sự có nghĩa là mãi mãi. Không có bất kỳ điều kiện nào!

Còn các gói trả phí thì sao? Một từ: Giá cả phải chăng!

Tự mình trải nghiệm:

Nhưng đó chưa phải là tất cả.

Bạn không cần phải từ bỏ hoàn toàn các chức năng của bảng tính vì chúng tôi cũng có chế độ xem Bảng. Tại đây, bạn có thể tính toán để tìm tổng, trung bình, v.v. của các trường và thậm chí thêm hình ảnh.

Nhưng chúng tôi chưa hoàn thành.

Định dạng bảng trong chế độ xem Bảng của ClickUp

Dưới đây là một số tính năng khác của ClickUp:

Smartsheet có phải là lựa chọn thông minh?

Ứng dụng Smartsheet thực sự cố gắng làm cho bảng tính trở nên thú vị và ít phức tạp hơn Excel. Tuy nhiên, chỉ vì nó tốt hơn Excel không có nghĩa là nó lý tưởng.

Đặc biệt là khi bạn có ClickUp!

ClickUp là công cụ lý tưởng cho tất cả các loại tổ chức và cá nhân mà không yêu cầu bạn xem bảng tính. (Trừ khi bạn muốn, thì hãy chọn Chế độ xem bảng của chúng tôi. )

Và không giống như Smartsheet, ClickUp có thể là mọi thứ bạn muốn.

Trình quản lý công việc, phân bổ tài nguyên, theo dõi thời gian, ghi chú, quản lý tài liệu …

Vì vậy, nếu bạn muốn có một công cụ thực sự 'thông minh', hãy tải ClickUp miễn phí ngay hôm nay! 👋