Người tạo Phương pháp Kanban, David J. Anderson, đã xây dựng toàn bộ hệ thống dựa trên một quy tắc: một cột chỉ nên tồn tại ở nơi công việc thực sự đang chờ xử lý. Một bảng tính có thể tuân thủ quy tắc đó, cho đến khi nó không thể nữa.
Hầu hết mọi người đều chọn Google Trang tính vì nó miễn phí và đã được mở sẵn trong một tab khác, sau đó dần dần họ lại dành nhiều thời gian hơn cho việc cắt, dán và sửa lại định dạng bị lỗi thay vì tập trung vào việc hoàn thành công việc.
Đối với lịch nội dung cá nhân hoặc dự án chỉ có 20 thẻ, sự đánh đổi này là đáng giá. Tuy nhiên, nếu vượt quá mức đó, thì không còn đáng nữa.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách tạo bảng Kanban trên Google Trang tính trong khoảng 20 phút, cũng như thời điểm cụ thể mà việc sử dụng nó bắt đầu tốn kém hơn so với những gì nó mang lại.
Tóm tắt
Google Trang tính có thể xử lý một bảng Kanban đơn giản nếu bạn cần một quy trình làm việc nhẹ nhàng mà không cần phần mềm bổ sung.
- Thiết lập: Khoảng 15–20 phút bằng cách sử dụng các cột trạng thái, ô thẻ được định dạng sẵn và các mẫu có thể tái sử dụng.
- Hai cách di chuyển thẻ: Cắt và dán thủ công (giữ nguyên định dạng, dễ bị lỗi) hoặc công thức FILTER (cập nhật tự động, hiển thị văn bản thuần túy).
- Nên sử dụng Sheets khi: Làm việc một mình hoặc trong nhóm nhỏ, dưới ~20 thẻ, 3-6 cột, mức độ tự động hóa thấp.
- Nên chuyển sang công cụ khác khi: Có nhiều trình chỉnh sửa, cần tự động hóa dựa trên trạng thái, hoặc bạn đang theo dõi thời gian chu kỳ/năng suất/số lượng công việc đang thực hiện (WIP).
Đối với các nhóm nhỏ hoặc công việc tạm thời, Sheets hoàn toàn phù hợp. Đối với các trường hợp phức tạp hơn, các công cụ Kanban chuyên dụng sẽ giúp tiết kiệm thời gian một cách nhanh chóng.
Có nên sử dụng Google Trang tính cho Kanban không?
Trước khi tạo bảng Kanban trên bảng tính, bạn nên tìm hiểu xem bảng Kanban trên bảng tính phù hợp nhất với trường hợp nào.
| Nếu quy trình làm việc của bạn trông như thế này… | Kích thước bảng điển hình | Kích thước nhóm | Nhu cầu tự động hóa | Phù hợp nhất |
|---|---|---|---|---|
| Đang theo dõi công việc cá nhân hoặc lịch nội dung cá nhân | Dưới 20 thẻ đang hoạt động | 1 người | Không có | Google Trang tính |
| Đang theo dõi các dự án nội bộ quy mô nhỏ với các bản cập nhật không thường xuyên | 20–40 thẻ | 2–5 người | Thấp | Google Trang tính (ngắn hạn) |
| Quy trình làm việc liên chức năng với các lần chuyển giao lặp lại | Hơn 40 thẻ | 5–10 người | Trung bình | Công cụ Kanban chuyên dụng |
| Các quy trình làm việc yêu cầu các tác nhân kích hoạt dựa trên trạng thái, báo cáo hoặc các phụ thuộc | Mọi kích thước | Nhiều nhóm | Cao | Công cụ Kanban chuyên dụng |
| Các quy trình vận hành có khối lượng công việc lớn | Hơn 50 thẻ | 10 người trở lên | Cao | Công cụ Kanban chuyên dụng |
Cách tạo bảng Kanban trong Google Trang tính
Toàn bộ quá trình thiết lập diễn ra khá nhanh chóng: bạn tạo các cột trạng thái như "Việc cần làm", "Đang thực hiện" và "Đã xong", định dạng bảng tính sao cho giống một Bảng Kanban, sau đó thêm các thẻ tác vụ có thể tái sử dụng để di chuyển giữa các giai đoạn. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện nhanh nhất ở đây:
Bước #1: Cài đặt tiêu đề cột
Các tiêu đề cột xác định các giai đoạn quy trình làm việc mà mỗi thẻ công việc phải trải qua. Việc thiết lập chính xác các tiêu đề này ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh phải tái cấu trúc bảng Kanban sau này:
- Mở một tệp Google Trang tính mới và đổi tên tab trang tính đầu tiên thành ‘Bảng’
- Ở hàng 1, hãy nhập các giai đoạn quy trình làm việc của bạn vào các cột từ B đến F. Các tùy chọn mặc định phổ biến bao gồm Backlog, Việc cần làm, Tiến độ, Review và Đã xong
- Giữ cột A hẹp (rộng khoảng 30px) để làm khoảng cách trực quan giữa mép trang tính và cột trạng thái đầu tiên của bạn
- Chọn từng ô tiêu đề lớn, sau đó vào Định dạng > Hợp nhất ô để hợp nhất hai ô theo chiều ngang cho mỗi tiêu đề lớn; điều này giúp mỗi cột có khu vực nhãn rộng hơn
- Áp dụng văn bản in đậm, màu sắc nền đậm hơn và phông chữ màu trắng cho Hàng 1 để các tiêu đề lớn nổi bật so với các hàng thẻ bên dưới
Ba cột là số lượng tối thiểu để Bảng Kanban trở nên hữu ích. Nếu có hơn sáu cột, bảng sẽ gây ra vấn đề cuộn ngang trên hầu hết các màn hình, điều này làm mất đi mục đích của việc có cái nhìn tổng quan trực quan.
Nhập dữ liệu có ý nghĩa vào Google Trang tính của bạn
Bước #2: Định dạng bố cục bảng
Việc định dạng sẽ biến một bảng tính đơn thuần thành một Bảng Kanban dễ đọc. Mọi lựa chọn ở đây đều nhằm mục đích tăng khả năng quét thông tin, nghĩa là bạn cần xác định địa điểm của một thẻ trong vòng chưa đầy hai giây.
- Đặt độ rộng cột đồng nhất cho các cột từ B đến F ở mức khoảng 200–250px mỗi cột, để các thẻ có kích thước nhất quán trên tất cả các cột trạng thái
- Lựa chọn toàn bộ trang tính và áp dụng nền màu xám nhạt (như #F0F0F0) để biến nó thành ‘bề mặt bảng’
- Bắt đầu từ hàng 2, hãy tô màu trắng cho các ô riêng lẻ hoặc các khối ô nhỏ trong mỗi cột. Các vùng màu trắng này sẽ trở thành các ô chứa thẻ, tạo sự tương phản với nền màu xám
- Điều chỉnh chiều cao hàng thành 60-80px để mỗi ô có đủ không gian dọc cho tiêu đề công việc và một dòng chi tiết
- Khóa hàng 1 bằng cách nhấp vào Chế độ xem > Khóa > 1 hàng để các tiêu đề lớn luôn hiển thị khi cuộn qua bảng dài
Thêm các đường viền mỏng màu xám nhạt xung quanh mỗi ô thẻ để tăng cường sự phân tách trực quan. Như vậy, bảng sẽ trông giống như một bảng Kanban thực tế với các không gian có kích thước tương đương giấy ghi chú dán được sắp xếp dưới mỗi tiêu đề lớn của cột.
Định dạng Google Trang tính để làm cho nó trở nên bắt mắt
Mẹo nhanh:
| Hành động | Phím tắt trên Windows | Phím tắt trên Mac |
|---|---|---|
| Văn bản in đậm dùng cho tiêu đề lớn | Ctrl + B | Cmd + B |
| Mở menu định dạng | Alt + O | Ctrl + Option + O |
| Chèn hàng mới | Nhấn Alt + I, sau đó nhấn R | Ctrl + Option + I, sau đó nhấn R |
| Sao chép định dạng ô | Ctrl + Alt + C | Cmd + Option + C |
| Chỉ dán định dạng | Ctrl + Alt + V | Cmd + Option + V |
| Khóa hàng trên cùng một cách nhanh chóng | Nhấn Alt + W, sau đó nhấn F, rồi nhấn R | Chế độ xem → Khóa → 1 hàng |
| Thay đổi kích thước cột nhanh hơn | Nhấp đúp vào đường viền cột | Nhấp đúp vào đường viền cột |
| Sao chép tab trang tính | Nhấp chuột phải vào tab → Sao chép | Nhấp chuột phải vào tab → Sao chép |
Bước #3: Tạo mẫu thẻ công việc có thể tái sử dụng
Việc tạo mẫu thẻ trên một trang tính riêng biệt sẽ giúp bạn không phải định dạng lại từng công việc mới từ đầu:
- Thêm một tab trang tính mới và đặt tên là ‘Mẫu thẻ’
- Trong một ô nhỏ (khoảng bốn hàng và một cột), định dạng các trường này từ trên xuống dưới: Tên công việc (in đậm, dòng trên cùng) Người được giao công việc (chữ thường) Ngày đáo hạn (chữ thường) Mức độ ưu tiên (menu thả xuống)
- Tên công việc (in đậm, dòng trên cùng)
- Người được giao nhiệm vụ (trọng số thông thường)
- Ngày đáo hạn (trọng số thông thường)
- Mức độ ưu tiên (menu thả xuống)
- Đối với trường "Ưu tiên", hãy chọn ô đó và vào Data > Data Validation > Add rule, sau đó chọn ‘Menu thả xuống’ và nhập High, Medium và Low làm các tùy chọn
- Áp dụng định dạng có điều kiện cho ô "Ưu tiên". Để thực hiện điều này, bạn cần chọn ô đó, vào Format > Conditional formatting, và tạo ba quy tắc. Ví dụ, ô sẽ chuyển sang màu đỏ khi văn bản là ‘High’, màu vàng cho ‘Medium’ và màu xanh lá cho ‘Low’
- Để thêm một thẻ mới vào bảng của bạn, hãy chọn toàn bộ khối mẫu thẻ, sao chép nó (Ctrl/Cmd+C), nhấp vào ô thẻ đích trên trang tính "Bảng", rồi dán
- Tên công việc (in đậm, dòng trên cùng)
- Người được giao nhiệm vụ (trọng số thông thường)
- Ngày đáo hạn (trọng số thông thường)
- Mức độ ưu tiên (menu thả xuống)
Mỗi thẻ mới đều yêu cầu thao tác sao chép và dán này. Không có phím tắt nào cho phép tạo thẻ bằng cách kéo và thả vào một cột.
Tùy chỉnh menu thả xuống "Ưu tiên" trong Google Trang tính của bạn
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang tạo bảng Kanban đầu tiên, hãy bắt đầu từ đây:
| Kích thước nhóm | Giới hạn tiến độ "Đang thực hiện" được đề xuất |
|---|---|
| Solo | 2–3 công việc |
| 2–4 người | 4–6 công việc |
| 5–8 người | 8–12 công việc |
Nguyên tắc chung: Nếu một cột liên tục vượt quá giới hạn của nó, thì điểm nghẽn nằm ở thiết kế quy trình, chứ không phải tốc độ làm việc của nhóm.
Bước #4: Di chuyển thẻ giữa các cột
Di chuyển một thẻ có nghĩa là thay đổi trạng thái của nó. Trong Google Trang tính, bạn có hai cách tiếp cận, mỗi cách đều có những ưu và nhược điểm riêng.
1. Phương pháp cắt và dán thủ công
- Lựa chọn các ô của thẻ trong cột hiện tại
- Cắt chúng (Ctrl/Cmd+X)
- Nhấp vào ô mục tiêu trong cột trạng thái mới, rồi dán
- Lưu ý về việc mất định dạng. Việc dán nội dung có thể làm hỏng các ô được hợp nhất hoặc định dạng có điều kiện
- Sử dụng Chỉnh sửa > Dán đặc biệt > Chỉ giá trị để giữ nguyên dữ liệu mà không mang theo định dạng bị lỗi, sau đó áp dụng lại kiểu định dạng thủ công
2. Phương pháp sử dụng công thức FILTER
- Tạo một tab bảng tính riêng có tên là ‘Cơ sở dữ liệu công việc’ với các cột: Tên công việc, Người được giao, Trạng thái, Ngày đáo hạn và Mức độ ưu tiên
- Thêm các menu thả xuống "Xác thực dữ liệu" vào cột "Trạng thái" với các giai đoạn quy trình làm việc của bạn
- Trên trang tính "Bảng", nhập công thức này dưới tiêu đề lớn của mỗi cột:
=FILTER(Tasks!A:A, Tasks!C:C=’Tiến độ’))
- Thay thế ‘Đang thực hiện’ bằng trạng thái tương ứng cho từng cột. Khi bạn thay đổi trạng thái của một công việc trong cơ sở dữ liệu, trạng thái đó sẽ tự động xuất hiện dưới tiêu đề lớn trên trang tính Bảng Kanban
Thêm tính năng Xác thực dữ liệu vào menu thả xuống "Trạng thái" trong Google Trang tính của bạn
| Tiêu chí | Phương pháp thủ công | Phương pháp sử dụng công thức |
|---|---|---|
| Cách thức hoạt động | Cắt và dán các ô thẻ giữa các cột | Thay đổi menu thả xuống trên trang tính cơ sở dữ liệu |
| Ưu điểm | Các thẻ giữ nguyên định dạng trực quan | Các thẻ di chuyển tự động |
| Nhược điểm | Mọi thao tác đều phải thực hiện thủ công; định dạng có thể bị lỗi | Kết quả đầu ra là các hàng văn bản thuần túy, không phải các thẻ trực quan |
Những sai lầm thường gặp khi sử dụng Google Trang tính làm bảng Kanban (và cách tránh chúng)
Hầu hết các vấn đề khi sử dụng bảng tính Kanban đều xuất phát từ những cách thiết lập tắt có vẻ vô hại ban đầu. Dưới đây là những vấn đề thường gặp.
| Vấn đề | Nguyên nhân là gì | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Các thẻ sẽ mất định dạng khi được di chuyển | Việc sao chép và dán sẽ làm hỏng định dạng của các ô được hợp nhất | Sử dụng các khối mẫu hoặc dán các giá trị riêng lẻ |
| Bảng trở nên khó quan sát | Quá nhiều cột hoặc chiều cao các hàng không đồng đều | Giữ quy trình làm việc trong khoảng 3–6 cột và chuẩn hóa khoảng cách |
| Các công thức FILTER ngừng hoạt động | Ai đó chỉnh sửa cấu trúc cơ sở dữ liệu | Khóa phạm vi công thức hoặc bảo vệ trang tính cơ sở dữ liệu |
| Cuộn ngang làm giảm hiển thị | Các quy trình làm việc được thiết kế quá phức tạp với quá nhiều giai đoạn | Hợp nhất các giai đoạn có giá trị thấp vào các trạng thái rộng hơn |
| Các thẻ trông có vẻ lộn xộn | Quá nhiều chi tiết trong một ô | Giữ cho các thẻ gọn nhẹ và chuyển các chi tiết hỗ trợ sang một tab cơ sở dữ liệu |
Các mẫu bảng Kanban miễn phí cho Google Trang tính
Nếu việc tạo từ đầu khiến bạn cảm thấy quá phức tạp, hãy bắt đầu với một mẫu có sẵn. Ba mẫu dưới đây bao quát các trường hợp sử dụng phổ biến nhất: công cụ theo dõi công việc cá nhân hoàn toàn tự động hóa, quy trình làm việc của nhóm đơn giản và Bảng sprint theo phương pháp Agile. Mỗi mẫu đều mở trực tiếp trong Google Trang tính và sẵn sàng để sao chép.
Trình theo dõi công việc trên bảng Kanban Indzara
Mẫu Kanban của Indzara là mẫu tự động hóa nhất trong ba mẫu này. Bạn chỉ cần nhập các công việc vào trang tính cài đặt (người được giao công việc, mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn, tối đa sáu giai đoạn) và bảng sẽ tự động được tạo ra, với các thẻ ưu tiên được mã hóa bằng màu sắc và các cờ cảnh báo chuyển sang màu cam khi ngày đáo hạn sắp đến và chuyển sang màu đỏ khi đã quá ngày đáo hạn.
Công cụ này phù hợp nhất cho cá nhân hoặc các nhóm nhỏ muốn có một bảng Kanban chuyên nghiệp, ít cần bảo trì mà không phải tự thiết lập các công thức.
Ghi chú: Tự động hóa hoạt động dựa trên một cấu trúc cố định. Bạn tùy chỉnh thông qua trang cài đặt, không phải bằng cách kéo thả thẻ, vì vậy nếu bạn muốn di chuyển công việc bằng tay, đây không phải là loại bảng phù hợp.
Mẫu bảng Kanban của Weekdone
Mẫu bảng Kanban của Weekdone được thiết kế đơn giản một cách có chủ đích, với bốn cột: Kế hoạch, Tiến độ, Vấn đề và Ý tưởng tương lai. Mẫu này đã được điền sẵn một tình huống ví dụ mà bạn có thể xóa và thay thế. Mẫu này phù hợp nhất cho các nhóm nhỏ muốn có một bản tóm tắt trạng thái nhẹ nhàng thay vì một hệ thống công việc chi tiết, giống như một bảng kiểm tra hàng tuần.
Điều cần lưu ý: Bảng này không có các trường được tích hợp sẵn như người được giao nhiệm vụ, mức độ ưu tiên hoặc ngày đáo hạn, và cấu trúc bốn cột không tương ứng với luồng tiêu chuẩn "Việc cần làm / Đang tiến độ / Đã hoàn thành". Bạn sẽ phải điều chỉnh thủ công nếu cần theo dõi theo các giai đoạn.
Mẫu bảng Kanban của Vertex42
Mẫu Kanban của Vertex42 được thiết kế dành cho công việc theo hình thức sprint và hoạt động trên cả Google Trang tính lẫn Excel. Mẫu này sử dụng các làn ngang (mỗi hàng là một thẻ mà bạn có thể kéo thả giữa các trạng thái Việc cần làm, In Progress và Đã xong), cùng với danh sách công việc tồn đọng (backlog) mà bạn có thể ẩn đi giữa các sprint và biểu đồ tiến độ sprint đang theo dõi mức độ hoàn thành theo thời gian. Mẫu này phù hợp nhất cho các nhóm phát triển nhỏ hoặc các nhà phát triển độc lập thực hiện các sprint kéo dài một hoặc hai tuần.
Ghi chú: Bố cục theo hàng không mang lại cảm giác trực quan như các mẫu theo cột, và biểu đồ sprint phụ thuộc vào việc ước tính số giờ thủ công cho từng công việc. Nếu bạn bỏ qua bước ước tính, bạn sẽ mất đi tính năng theo dõi tiến độ – đây chính là điểm thu hút chính của mẫu này.
Ưu và nhược điểm của bảng Kanban trên Google Trang tính
Bảng Kanban trên Google Trang tính miễn phí, quen thuộc và không cần thời gian làm quen. Tuy nhiên, những nhược điểm sẽ ngày càng rõ rệt khi nhóm hoặc dự án của bạn phát triển. Hãy cùng so sánh chúng:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| Đi kèm với bất kỳ tài khoản Google nào; không cần tiện ích bổ sung cho các bảng cơ bản. | Việc di chuyển thẻ yêu cầu thao tác cắt-dán hoặc cập nhật công thức; các tương tác cốt lõi của Kanban vẫn còn thiếu. |
| Bất kỳ ai đã từng sử dụng bảng tính đều có thể bắt đầu ngay lập tức mà không cần đào tạo chuyên sâu về công cụ này. | Việc thêm thẻ, cập nhật trạng thái và điều chỉnh định dạng đòi hỏi phải thực hiện công việc thủ công. |
| Lên đến 100 người có thể chỉnh sửa đồng thời nhờ tính năng chia sẻ tích hợp sẵn của Google Trang tính. | Không có quy tắc tích hợp sẵn cho việc phân công tự động, thông báo hoặc các thao tác dựa trên sự kiện kích hoạt (Apps Script yêu cầu mã). |
| Kiểm soát mọi ô, công thức và quy tắc định dạng mà không gặp bất kỳ rào cản tính năng hay hạn chế trong kế hoạch dịch vụ nào. | Các bảng có hơn khoảng 20–30 thẻ sẽ trở nên khó quan sát; việc cuộn ngang và các cột dài làm giảm trải nghiệm người dùng. |
| Hoạt động song song với tài liệu, Slides và Drive mà không cần chuyển sang hệ sinh thái khác. | Không có tính năng theo dõi tích hợp sẵn cho thời gian chu kỳ, năng suất hoặc giới hạn công việc đang thực hiện (WIP). |
Khi nào nên sử dụng công cụ Kanban chuyên dụng thay vì Google Trang tính
Bảng Kanban trên Google Trang tính chỉ là một giải pháp tạm thời, chứ không phải là công cụ quản lý quy trình làm việc. Sự khác biệt này trở nên quan trọng khi bạn đạt đến các ngưỡng cụ thể, bất kể bạn chọn công cụ nào. Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy bạn cần nâng cấp:
- Bảng của bạn có nhiều hơn một nhóm cùng chỉnh sửa: Xung đột trong bảng tính, ghi đè vô tình và quyền sở hữu không rõ ràng trở thành những trở ngại hàng ngày khi nhiều nhóm cùng chia sẻ một bảng tính duy nhất
- Cần có các quy tắc tự động hóa: Nếu bạn muốn các thẻ tự động di chuyển khi một công việc con hoàn thành, thì Sheets đã không còn phù hợp với nhu cầu của bạn. Điều này cũng áp dụng nếu bạn cần nhận thông báo khi một thẻ chuyển sang trạng thái ‘Review’; trong trường hợp này, bạn cần phải viết kịch bản tùy chỉnh
- Bạn đang theo dõi các chỉ số: Thời gian chu kỳ, thời gian dẫn, năng suất và việc tuân thủ giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) đòi hỏi hoặc là các công thức phức tạp mà bạn sẽ phải duy trì mãi mãi, hoặc là một công cụ có khả năng tính toán chúng ngay từ đầu
- Thẻ cần có bối cảnh chi tiết: Khi các công việc yêu cầu tệp đính kèm, chuỗi chủ đề bình luận, danh sách kiểm tra các công việc con hoặc các mối phụ thuộc liên quan, một ô bảng tính duy nhất không thể chứa thông tin đó một cách hiệu quả
- Sao chép và dán chỉ làm lãng phí thời gian của bạn: Nếu phần lớn thời gian bạn dành cho bảng Kanban là để định dạng và di chuyển các ô, thì công cụ đó đang làm chậm tiến độ công việc của bạn
Một số gợi ý về công cụ Kanban dành cho bạn:
- Trello: Dành cho các nhóm muốn tận hưởng sự đơn giản thuần túy của Kanban với quy trình thiết lập tối thiểu
- Jira: Nếu nhóm của bạn đã sử dụng sâu rộng hệ sinh thái của Atlassian, các bảng Kanban của Jira sẽ kết nối trực tiếp với cơ sở hạ tầng backlog và sprint hiện có của bạn
- Smartsheet: Nền tảng này mang đến giải pháp trung gian cho các nhóm muốn tận dụng sự quen thuộc với bảng tính nhưng vẫn có các chế độ xem Kanban tích hợp sẵn
Nếu bạn đang sử dụng ClickUp, bạn có thể sử dụng chế độ xem Bảng (Board View) của ClickUp để xem các công việc theo phong cách Kanban.
Video này chia sẻ thêm thông tin về các phần mềm bảng Kanban hàng đầu:
Cách chúng tôi vận hành bảng Kanban trong ClickUp
ClickUp tích hợp bảng, công việc và tự động hóa vào một không gian làm việc duy nhất dành cho các nhóm muốn sử dụng Kanban để quản lý công việc, chứ không chỉ đơn thuần là hiển thị nó.
Dưới đây là cách nhóm tiếp thị của chúng tôi vận hành nó.
Mọi quy trình làm việc đều bắt đầu từ một Danh sách ClickUp được thiết kế xoay quanh quy trình mà nó đang theo dõi. Quy trình biên tập của chúng tôi nằm trong một Danh sách, sản xuất chiến dịch nằm trong một Danh sách khác, và mỗi Danh sách đều sử dụng bộ Trạng thái Tùy chỉnh riêng của ClickUp để phản ánh cách công việc di chuyển.
Chế độ xem Bảng (Board View) của ClickUp phản ánh chính xác quy trình làm việc thay vì ép buộc nó phải phù hợp với cấu trúc bảng tính. Các cột được lấy trực tiếp từ trạng thái công việc của bạn, do đó việc di chuyển một thẻ thực sự sẽ thay đổi trạng thái của nó. Không cần cắt dán, không lo định dạng bị hỏng, cũng không cần phải loay hoay với công thức FILTER. Mỗi thẻ cũng chứa đầy đủ bối cảnh của nó: bản tóm tắt, công việc con, ngày đáo hạn, tệp đính kèm và bình luận đều đi kèm với thẻ đó, nên trình chỉnh sửa khi mở thẻ để xem xét sẽ có mọi thông tin tập trung tại một nơi.
Kéo và thả các công việc của nhóm theo định dạng Kanban với chế độ xem bảng (Board View) của ClickUp
Các tính năng tự động hóa của ClickUp giúp xử lý các quy trình chuyển giao lặp đi lặp lại. Khi một công việc chuyển sang trạng thái "Review", hệ thống sẽ tự động chỉ định trình chỉnh sửa phù hợp và đăng một bình luận chuyển giao kèm theo hướng dẫn cho bước tiếp theo. Khi công việc đạt đến trạng thái "Approved", hệ thống sẽ cập nhật mức độ ưu tiên và đẩy công việc vào hàng đợi xuất bản.
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như thay đổi trạng thái với ClickUp Automations
Chúng tôi cũng áp dụng giới hạn công việc đang thực hiện để tránh các cột trở thành nơi "để dở". Nếu cột "Review" bắt đầu tích tụ công việc, Bảng sẽ hiển thị ngay lập tức. Một số nhóm của chúng tôi còn sử dụng ClickUp Brain hoặc các "Super Agents" chuyên trách để đánh dấu các công việc quá hạn và thông báo cho người phụ trách liên quan.
Việc báo cáo được thực hiện ngay tại cùng một nơi thông qua Bảng điều khiển ClickUp. Các bảng điều khiển này tự động thu thập dữ liệu về phân phối trạng thái và năng suất từ hoạt động thời gian thực trên bảng, giúp bạn dễ dàng nhận biết những nơi công việc đang bị chậm lại mà không cần phải xây dựng lại công thức hay làm mới biểu đồ.
Những giới hạn thực tế
Quy trình làm việc mà chúng tôi đã mô tả ở trên hoạt động hiệu quả vì Bảng Kanban, công việc và các quy tắc quy trình làm việc đều nằm trong cùng một không gian làm việc. Việc di chuyển một thẻ sẽ cập nhật trạng thái của nó, kích hoạt tự động hóa phù hợp và duy trì báo cáo luôn được cập nhật mà không cần ai phải sử dụng công cụ thứ hai.
Nếu nhóm của bạn đang theo dõi công việc trên ClickUp, chế độ xem Bảng (Board View) sẽ trở thành giao diện làm việc tự nhiên. Nếu không, việc chuyển từ Sheets thường đồng nghĩa với việc phải điều chỉnh chính quy trình làm việc.
ClickUp cũng có một giai đoạn thiết lập mà các bảng tính không có. Các nhóm đã quen với sự linh hoạt khi kéo thả các hàng trên bảng tính sẽ cần một chút thời gian để làm quen với các tính năng như Danh sách công việc, trạng thái, tự động hóa và cấu trúc công việc.
ClickUp là lựa chọn phù hợp nhất khi: Bảng Kanban của bạn quản lý công việc đang thực hiện của nhiều người, bạn cần quyền sở hữu công việc và tự động hóa, đồng thời quy trình làm việc của bạn có quá nhiều yếu tố thay đổi đến mức việc cập nhật bảng tính thủ công bắt đầu trở nên không hiệu quả.
Bỏ qua nếu: Bảng Kanban của bạn có quy mô nhỏ (chỉ vài thẻ trải qua các giai đoạn cơ bản), quy trình làm việc hiếm khi thay đổi, hoặc nhóm của bạn chỉ cần một công cụ theo dõi trực quan đơn giản. Trong những trường hợp đó, bảng Kanban trên Google Trang tính thường sẽ nhanh hơn để tạo và dễ dàng hơn để duy trì.
Chỉ nên tạo bảng Kanban trên Google Trang tính cho các quy trình làm việc đơn giản
Bảng Kanban trên Google Trang tính hoạt động hiệu quả khi quy trình làm việc đơn giản, khối lượng công việc ở mức có thể quản lý được và mục tiêu là hiển thị thông tin nhanh chóng mà không cần thêm công cụ nào khác.
Chỉ sử dụng các cột chứa công việc đang chờ xử lý và đặt giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) hợp lý. Chúng tôi khuyên bạn nên lưu trữ các công việc đã hoàn thành trước khi cột "Đã xong" trở nên lộn xộn. Và nếu việc duy trì bảng Kanban bắt đầu tốn nhiều nỗ lực hơn so với việc hoàn thành các công việc trên đó, đó chính là dấu hiệu cho thấy bạn cần xem xét lại hệ thống.
Nếu quy trình làm việc của bạn bao gồm các bước chuyển giao lặp lại, nhiều người tham gia, tự động hóa dựa trên trạng thái hoặc nhu cầu báo cáo, thì việc sử dụng một bảng chuyên dụng sẽ trở nên đáng giá. ClickUp là một lựa chọn tốt nếu nhóm của bạn cần các bảng kéo-thả, tính năng tự động hóa tích hợp sẵn, báo cáo thời gian thực và các công việc đi kèm với toàn bộ bối cảnh của chúng.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Các câu hỏi thường gặp về bảng Kanban trong Google Trang tính
Sự khác biệt giữa bảng Kanban và danh sách công việc là gì?
Danh sách công việc đang theo dõi những việc cần làm; bảng Kanban đang theo dõi vị trí công việc qua các giai đoạn và giới hạn số lượng công việc đang thực hiện cùng lúc (thông qua giới hạn WIP). Bảng Kanban giúp phát hiện các điểm nghẽn mà danh sách đơn thuần không thể hiện được.
Có thể có nhiều người cùng sử dụng bảng Kanban trên Google Trang tính một lúc không?
Đúng vậy, tối đa 100 người có thể chỉnh sửa một bảng tính cùng lúc. Tuy nhiên, việc chỉnh sửa đồng thời trên bố cục Kanban sẽ nhanh chóng dẫn đến việc ghi đè và làm hỏng các ô đã hợp nhất, do đó phương pháp này chỉ đáng tin cậy khi có 2-3 người cộng tác với khối lượng công việc nhẹ.
Bảng Kanban trên Google Trang tính có hoạt động trên thiết bị di động không?
Không tốt lắm. Ứng dụng Sheets trên thiết bị di động không hỗ trợ tính năng kéo và thả, và việc cắt-dán giữa các cột trên màn hình nhỏ rất khó khăn, do đó bảng Kanban trên Sheets thực tế chỉ phù hợp với máy tính để bàn.
Sự khác biệt giữa bảng Kanban và bảng Trello là gì?
Bảng Kanban là một phương pháp giúp trực quan hóa công việc đang thực hiện và áp dụng các giới hạn về luồng công việc. Trello là một sản phẩm phần mềm cụ thể áp dụng các nguyên tắc Kanban thông qua các thẻ kéo-thả, tệp đính kèm và tính năng tự động hóa.
Có thể tạo bảng Kanban trong Excel không?
Đúng vậy, cách xây dựng này cũng áp dụng được trong Excel: tiêu đề cột làm các giai đoạn trạng thái, ô được định dạng làm vị trí thẻ, và sử dụng chức năng cắt-dán để di chuyển thẻ giữa các cột. Excel bổ sung hai tính năng mà Sheets thiếu: macro VBA để tự động hóa ở mức độ giới hạn và Bảng Pivot để theo dõi thông lượng cơ bản. Excel vẫn chưa hỗ trợ di chuyển thẻ bằng cách kéo và thả, do đó cả hai công cụ bảng tính này đều thiếu tính năng tương tác cốt lõi của Kanban.
Bảng Kanban nên có bao nhiêu cột?
Ba cột là số lượng tối thiểu cần thiết (Việc cần làm, Tiến độ, Đã xong), và sáu cột là số lượng tối đa phù hợp cho hầu hết các nhóm. David J. Anderson, người tạo Phương pháp Kanban, khuyến nghị nên liên kết các cột với các giai đoạn thực tế của quy trình làm việc, chứ không phải các danh mục tùy ý, và chỉ thêm cột mới khi công việc thực sự phải chờ đợi ở đó trong một khoảng thời gian đáng kể. Sử dụng hơn sáu cột sẽ gây ra vấn đề cuộn ngang trên hầu hết các màn hình và làm loãng tín hiệu trực quan mà Bảng Kanban cần cung cấp.
Làm thế nào để áp dụng giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) trong Google Trang tính?
Sheets không có tính năng kiểm soát công việc đang thực hiện (WIP) tích hợp sẵn. Hãy sử dụng công thức COUNTA cho từng cột kết hợp với định dạng có điều kiện để đánh dấu ô màu đỏ khi số lượng vượt quá giới hạn của bạn. Tính năng này sẽ cảnh báo bạn; nó sẽ không chặn việc thêm thẻ mới.