Guia de gerenciamento de projetos Smartsheet (relatórios, painel, gráfico de Gantt)

O gerenciamento de projetos Smartsheet é a opção ideal para empresas cuja ideia de colaboração é trabalhar em conjunto em uma planilha. 😛

Mas isso é realmente prático?

E o gerenciamento de projetos Smartsheet é a escolha certa para você?

Neste artigo, discutiremos o que é o Smartsheet, seus principais recursos, vantagens e limitações. Também mencionaremos algumas soluções inteligentes para essas questões.

O Smartsheet é realmente inteligente? Vamos descobrir!

O que é o Smartsheet?

O Smartsheet é um software de gerenciamento de projetos baseado em planilhas que permite gerenciar, acompanhar e planejar vários projetos em tempo real.

Fiel ao seu nome, ele tenta tornar as planilhas “inteligentes” com recursos para:

E temos que admitir que o Smartsheet é ótimo para projetos simples.

Sua visualização em tempo real das tarefas em todos os projetos torna tudo o mais transparente possível, o que pode ser o motivo pelo qual algumas empresas utilizam o Smartsheet como sua ferramenta de gerenciamento de projetos.

Se você está procurando algumas alternativas, leia nosso blog sobre alternativas ao Smartsheet .

5 principais recursos do Smartsheet

Aqui está uma visão geral rápida de como usar o Smartsheet para gerenciamento de projetos:

1. Colaboração

A colaboração é fundamental para qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos.

E não, não estamos falando sobre discutir truques e fórmulas de planilhas com seu colega de trabalho. 😝

O Smartsheet está aqui para oferecer ao seu cérebro apaixonado por planilhas mais opções de colaboração em equipe:

Portanto, embora o Smartsheet ainda seja uma ferramenta baseada em planilhas, você não terá muita dificuldade para colaborar com sua equipe.

2. Orçamento

Todos sabemos como as planilhas são convenientes para cálculos e fórmulas. E isso torna o Smartsheet uma boa ferramenta para orçamentos.

Mas essa ferramenta de gerenciamento de projetos leva o orçamento um passo adiante, ajudando você a vincular despesas calculadas, planejadas e reais às atividades da equipe.

Os usuários do Smartsheet também podem usar seu modelo de orçamento de projeto para otimizar o acompanhamento do orçamento e comparar com os custos reais. Dessa forma, nenhuma despesa passa despercebida.

3. Relatórios

O recurso de relatórios do Smartsheet é útil quando você precisa compartilhar métricas de desempenho em nível de projeto e portfólio com as partes interessadas do projeto.

Você também obtém dados em tempo real de várias planilhas, tudo graças à sua visualização baseada em widgets.

Compartilhe relatórios do Smartsheet com qualquer pessoa que tenha acesso às planilhas subjacentes que preenchem o relatório! Você pode até definir uma programação recorrente, e os relatórios serão enviados automaticamente.

Os painéis do Smartsheet permitem ainda mais personalização, com os membros da equipe podendo verificar o status de um projeto, comunicar-se com outras pessoas e tomar decisões importantes. Mantenha dados e informações críticas em um painel central do Smartsheet e adicione diferentes widgets para obter diferentes tipos de relatórios.

4. Modelos

O Smartsheet oferece conjuntos de modelos repletos de planilhas, painéis, formulários e relatórios pré-criados.

E pré-construído só pode significar uma coisa... muito tempo economizado! ⌚

Por exemplo, o conjunto de modelos de acompanhamento e consolidação de projetos é uma maneira fácil e rápida de iniciar qualquer projeto. É também o caminho mais rápido para relatar riscos e marcos aos seus stakeholders.

O Smartsheet tem até uma galeria completa de modelos para você, onde você encontrará modelos para:

E se você não encontrar o que precisa, pode sempre criar seu próprio modelo.

Personalização 101!

5. Integrações

Integrações são como sobremesas. 🎂

Nunca são suficientes e há sempre espaço para mais.

O Smartsheet pode funcionar facilmente com outros aplicativos e serviços. Você obtém integrações sem complicações com o Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip, etc., para impulsionar suas habilidades de gerenciamento de trabalho.

Mas, como já mencionamos, integrações nunca são suficientes.

E, às vezes, você não consegue encontrar o aplicativo de que precisa.

É aí que você pode usar o Zapier para conectar o Smartsheet a outros aplicativos, como Zoho Projects, Asana, etc., ou trabalhar com sua API aberta para adicionar sua própria integração ao software.

Compare o Asana com o Smartsheet!

4 vantagens do gerenciamento de projetos Smartsheet

Aqui estão as principais vantagens de usar o Smartsheet para gerenciamento de projetos:

1. Controle e segurança para sua tranquilidade

O gerenciamento de projetos empresariais dá alta prioridade à segurança dos dados. O Smartsheet passa por auditorias e avaliações de segurança anuais realizadas por empresas terceirizadas. Fique tranquilo sabendo que seus dados estão protegidos pela tecnologia de segurança da camada de transporte (TLS) dos fornecedores mais confiáveis.

Além disso, o Smartsheet armazena seus dados com segurança por meio de criptografia e protocolos de varredura biométrica, e limita o acesso aos dados a membros autorizados da equipe de Operações Técnicas.

Uau, isso é outro nível.

Este é um dos maiores atrativos do Smartsheet e uma das principais razões pelas quais ele é usado por quase 80% das empresas da Fortune 500.

2. Automações que ajudam a economizar tempo

Com as automações de fluxo de trabalho do Smartsheet, você pode definir quais ações causarão quais reações. Isso automatizará tarefas repetitivas, economizando tempo e esforço.

Além disso, é fácil criar fluxos de trabalho automatizados quando você tem uma ferramenta que permite ver todas as instruções “se” e “então”.

3. Aplicativos móveis para levar suas planilhas com você

O Smartsheet possui aplicativos móveis para dispositivos iOS e Android. 📱

Como as planilhas não são as ferramentas mais fáceis de usar em um celular, o Smartsheet otimizou os aplicativos móveis para oferecer a melhor experiência ao usuário.

No entanto, o aplicativo móvel funciona bem apenas para revisar arquivos ou conversar com sua equipe.

Está criando um cronograma de projeto? Não é tão difícil assim.

4. IU simples, baseada em planilhas

Se você gosta de planilhas, vai adorar o Smartsheet.

Sua interface intuitiva em planilha facilita a importação de arquivos do Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets e Trello.

O Smartsheet vem com apenas quatro visualizações essenciais para o gerenciamento de projetos: Grade, Cartão (versão do Smartsheet do Kanban), Gantt e Calendário.

Por exemplo, com os gráficos de Gantt do Smartsheet, você pode adicionar dependências e caminhos críticos, bem como aplicar formatação condicional.

Achamos que é...

Agora que você sabe como o Smartsheet pode ser útil, é justo dizer onde ele perde sua inteligência.

5 limitações do gerenciamento de projetos Smartsheet (com soluções)

Não existe uma ferramenta perfeita.

Mas será que o Smartsheet chega perto?

Não, não! 🙅

Veja por quê:

1. As planilhas são impraticáveis para o gerenciamento de projetos moderno

Por que existe hoje um software de gerenciamento de projetos?

Para que as equipes não fiquem exaustas trabalhando com planilhas o dia inteiro!

As planilhas tendem a ter esse efeito.

Afinal, é estressante olhar para células cheias de dados. 😩

Mas espere. Tem mais.

Aqui estão algumas outras razões pelas quais as planilhas não são adequadas para gerenciamento de projetos:

Sabemos o que você está pensando: quando essa lista vai acabar?

Portanto, a menos que você queira conviver com as limitações das planilhas para sempre, o Smartsheet não é a solução de gerenciamento de projetos de que você precisa.

Embora o Smartsheet ofereça algumas visualizações que não são planilhas, ele não tem a flexibilidade que você esperaria de uma ferramenta de gerenciamento de projetos moderna.

Mesmo quando você altera da visualização em grade para a visualização em calendário ou Gantt, a maior parte do seu trabalho dependerá da formatação condicional dentro de uma planilha específica.

E agora?

Vamos apresentar o ClickUp.

É um dos softwares de gerenciamento de projetos mais bem avaliados do mundo, usado por várias equipes em pequenas e grandes organizações.

O ClickUp oferece uma ampla variedade de recursos que superam o Smartsheet, tornando-o a melhor alternativa ao Smartsheet. 💪

Veja como o ClickUp é muito mais inteligente que o Smartsheet:

Solução ClickUp nº 1: Visualizações

Ao contrário do Smartsheet, o ClickUp oferece várias visualizações flexíveis .

Algumas delas incluem:

Opções de visualização de tarefas no ClickUp

E, ao contrário do Smarthseet, você não precisará lidar com formatação condicional ou outros problemas de planilhas no ClickUp. Nós nos preocupamos com todas as perspectivas. 😉

Solução ClickUp nº 2: Email ClickApp

O ClickUp recebeu uma mensagem! 📬

Envie e receba todos os seus e-mails diretamente do ClickUp, com suporte para seus provedores de e-mail favoritos, incluindo Gmail, Outlook, Office 365, etc.

Você não precisará sair da plataforma, o que economizará muito tempo.

Hah! Tente fazer isso em uma planilha.

Envie e receba e-mails no ClickUp

Solução ClickUp nº 3: Bloco de notas

Adoramos ideias e, mais importante ainda, uma maneira prática de anotá-las.

E é por isso que o ClickUp tem um Bloco de Notas multifuncional para você.

Espere, multifuncional?

Sim! Você pode fazer anotações regulares, mas também pode colocar suas anotações em prática convertendo-as em tarefas.

Impressionante, não é mesmo? 🤯

Convertendo notas em tarefas no ClickUp

Solução ClickUp nº 4: Docs

Você está freneticamente alinhando todas as sete guias do navegador para compartilhar a tela poucos minutos antes da sua videochamada? 🤯

Com o ClickUp, use relações para visualizar tarefas relacionadas e documentos... e apresente tudo na mesma janela!

Acesse os links da página em Relacionamentos, na parte superior de um documento do ClickUp

Crie documentos profissionais com facilidade usando estes recursos:

A organização de documentos ajuda a acalmar o caos do trabalho em projetos em constante mudança. Você pode melhorar suas atividades diárias com todas as informações do seu projeto acessíveis em um só lugar.

De projetos de pequena a grande escala, pesquise e gerencie tudo em um único documento! 💫

2. Visualização limitada do calendário

A visualização de calendário do Smartsheet oferece algumas funcionalidades de agendamento, mas não é suficiente.

Tudo o que não estiver relacionado a datas é uma limitação.

Por exemplo, a visualização do calendário não oferece recursos de gerenciamento de recursos. Também não é possível agendar tarefas para serem realizadas em um horário específico.

Solução ClickUp nº 1: Visualização do calendário

Na ClickUp, o gerenciamento do tempo é uma prioridade. E não há como impedirmos você de agendar tarefas com uma data e hora específicas quando temos uma poderosa visualização de calendário.

Controle o que você deseja ver em seu calendário, seja um dia, quatro dias, uma semana ou um mês inteiro para ter uma visão geral.

Você também pode gerenciar seus recursos diretamente na visualização Calendário, o que ajuda a economizar tempo, pois não é necessário alternar entre visualizações.

Veja, nosso calendário pode fazer muito mais do que apenas agendar tarefas. 😎

Veja as opções na visualização do calendário do ClickUp

Solução ClickUp nº 2: Visualização da linha do tempo

Nossa visualização de linha do tempo é outra opção para obter uma visão geral do seu projeto em um formato linear.

Arraste e solte facilmente suas tarefas para agendar, reorganizar, etc.

Arraste e solte tarefas na visualização Linha do tempo do ClickUp

Deseja personalizar a linha do tempo?

Perfeito, porque todos nós adoramos personalização!

Você pode:

O cronograma é seu, e estamos aqui apenas para ajudá-lo a construir o que você imagina.

3. Recursos limitados de relatórios da equipe

O Smartsheet possui um recurso de relatórios em equipe, mas não é intuitivo.

Você precisa inserir manualmente os dados para acompanhar o andamento do seu projeto usando um gráfico de Gantt detalhado.

Além disso, você não pode limitar seus relatórios a apenas um gráfico de Gantt.

O que é isso? Estamos nos anos 90? 🤦‍♂️

Um gerente de projetos precisa de mais, como gráficos de velocidade, burnup e burndown, para ver como seus projetos estão avançando.

Solução ClickUp: Painéis

Os painéis no ClickUp ajudam a centralizar todos os acontecimentos do seu projeto em um único espaço.

Você pode criar relatórios e obter insights sobre tarefas, progresso, pessoas, sprints, etc., usando mais de 50 widgets.

Criando um painel no ClickUp

Por falar em sprints, você pode usar os Widgets Sprint para acessar todos os tipos de dados relevantes, incluindo fluxo cumulativo, burnup, velocidade, tempo de espera e gráficos de burndown.

Gráfico de burndown no ClickUp

E não deixamos de oferecer opções de personalização em nossos painéis também.

Crie seus painéis com Widgets personalizados para visualizar seu trabalho da maneira que desejar.

Você pode usar widgets para:

Animado para criar seus próprios painéis poderosos?

Confira nosso guia detalhado sobre como criar um painel de gerenciamento de projetos para começar agora mesmo!

4. Controle manual do tempo

O software Smartsheet permite que você acompanhe o tempo de várias maneiras, incluindo “1/2 dias”, “horas e minutos” e “horas e minutos detalhados”

No entanto, você terá que aprovar manualmente o tempo estimado ou inserir a duração por conta própria para usar isso.

Você também pode acompanhar as atividades de um dia específico clicando no cronômetro de início.

Mas adivinhe só?

Você ainda precisará adicionar manualmente o tempo rastreado à planilha de horas. Como se gerenciar planilhas já não fosse trabalho manual suficiente! 😫

Solução ClickUp nº 1: controle de tempo nativo

Deixe o ClickUp controlar seu tempo enquanto você se concentra no seu trabalho.

Basta clicar em Iniciar para começar a controlar o tempo de uma tarefa específica.

Quer trabalhar em outra tarefa?

Comece agora mesmo e inicie o cronômetro para essa tarefa.

Acompanhamento do tempo no ClickUp

Inicie e pare o cronômetro quantas vezes quiser. Nós calculamos e geramos relatórios detalhados de uso do tempo para que você possa relaxar.

Você sabia que pode até mesmo alternar entre dispositivos e continuar acompanhando o tempo das mesmas tarefas?

Essa é a beleza do nosso cronômetro global!

Solução ClickUp nº 2: integrações de controle de tempo

Temos certeza de que o ClickUp pode atender a todas as suas necessidades.

Mas sempre há espaço para integrações, certo?

E é por isso que o ClickUp permite que você acompanhe o tempo com seu aplicativo de controle de tempo favorito, como Everhour, Time Doctor, Toggl ou Harvest.

Integração do controle de tempo do Harvest com o ClickUp

5. Preços

O Smartsheet não solicita as informações do seu cartão de crédito e ainda oferece um período de teste gratuito de 30 dias.

Parece bom, não é?

Bem..

O plano básico Individual custa US$ 14/mês, enquanto o plano Business começa em US$ 25/usuário/mês. Depois disso, os preços sobem como arranha-céus.

Portanto, o preço do Smartsheet é caro tanto para indivíduos quanto para organizações maiores.

Não é o tipo de igualdade que estávamos procurando!

Mas aqui está a boa notícia:

Solução ClickUp: Plano gratuito para sempre

Quando dizemos que somos ideais para equipes pequenas, grandes organizações e até mesmo para freelancers ou profissionais autônomos, estamos falando sério.

Todos têm acesso ao Plano Gratuito para Sempre do ClickUp, rico em recursos e que oferece suporte a tarefas e usuários ilimitados.

E “para sempre” significa realmente para sempre. Sem nenhuma pegadinha!

E os planos pagos? Uma palavra: acessíveis!

Veja por si mesmo:

Mas isso não é tudo.

Você não precisa dizer adeus às funcionalidades das planilhas, pois também temos uma visualização em tabela. Aqui você pode calcular somas, médias etc. dos campos e até mesmo adicionar uma imagem.

Mas ainda não terminamos.

Formatação de uma tabela na visualização Tabela do ClickUp

Aqui está uma prévia do que mais o ClickUp pode fazer:

O Smartsheet é a escolha inteligente?

O aplicativo Smartsheet realmente tentou tornar as planilhas mais divertidas e menos complexas do que o Excel. No entanto, só porque é melhor que o Excel, não significa que seja ideal.

Especialmente quando você tem o ClickUp!

O ClickUp é a ferramenta ideal para todos os tipos de organizações e indivíduos que não exigem que você consulte planilhas. (A menos que você queira, nesse caso, opte pela nossa visualização em tabela . )

E, ao contrário do Smartsheet, o ClickUp pode ser tudo o que você deseja.

Um gerenciador de tarefas, alocador de recursos, rastreador de tempo, anotador, gerenciador de documentos..

Portanto, se você deseja uma ferramenta verdadeiramente “inteligente”, obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo! 👋