Você sabia que, de acordo com o Dicionário Oxford de Inglês em sua opinião, deprioritization foi introduzido pela primeira vez como substantivo na década de 1970? Curiosamente, muitas vezes ignoramos essa palavra. Em vez disso, nosso foco tende a se concentrar em prioritização, acreditando que a elaboração de prioridades listas de afazeres é a chave definitiva para o pico de produtividade.
No entanto, em um mundo em que os profissionais lidam com cargas de trabalho esmagadoras, há uma verdade da qual não podemos fugir - não é possível priorizar todas as tarefas "importantes" sem despriorizar aquelas que não estão à altura.
Neste artigo, vamos nos aprofundar em 10 técnicas para despriorizar efetivamente sua carga de trabalho. Elas o ajudarão a melhorar seu bem-estar, atingir metas com o mínimo de esforço e, por fim aumentar sua produtividade geral . Vamos começar! 🤸
O que é despriorização?
A despriorização é um processo ativo de reorganização e remoção de tarefas de sua agenda. Ele envolve reorganizar, atribuir ou descartar tarefas para que correspondam às suas metas e prioridades atuais. 🚩
Ao despriorizar, você reavalia suas tarefas - planejadas, iniciadas ou trabalhadas - e decide se elas são prioritárias no momento. Se a resposta for não, é hora de mudar suas prioridades .
Enquanto a priorização orienta seus investimentos imediatos de tempo, a despriorização determina quais tarefas você pode adiar para mais tarde.
Benefícios da despriorização
Dominar a arte da despriorização oferece inúmeras vantagens e serve como base para aumentar a produtividade. Seus principais benefícios incluem:
- Foco aprimorado: Ao restringir seus objetivos, você pode se concentrar mais claramente no que realmente importa, reduzindo distrações emelhorar a concentração *Aumento da produtividade: Com confiançapriorização de tarefas permite uma gestão mais eficiente do tempo e daalocação de recursosresultando em um melhor uso da energia
- Redução do estresse: A criação de uma lista de tarefas mais gerenciável pode aliviar o estresse, eliminando cargas de trabalho excessivas e permitindo uma abordagem mais equilibrada para lidar com as responsabilidades
- Senso de realização: A conclusão regular de metas priorizadas promove um senso de realização,aumentando a motivação e confiança
- Melhoria do equilíbrio entre vida pessoal e profissional: Evitar o excesso de compromissos e de trabalhoevita o esgotamento e promove o bem-estar geral
Como usar a despriorização para melhorar a produtividade
Está se sentindo soterrado por uma pilha de tarefas, sem saber o que fazer primeiro e o que deixar de lado? A despriorização é o seu cavaleiro de armadura brilhante!
Mas adivinhe só? Há mais de uma maneira de turbinar sua produtividade com esse método. Prepare-se para 10 técnicas revolucionárias para aplicar a despriorização para aumentar sua motivação e trabalhar de forma mais inteligente. E, como bônus, apresentaremos algumas ferramentas incríveis para iluminar seu caminho nessa jornada épica! 🕯️
1. Use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas Aumento da produtividade dos funcionários e
gerenciamento eficiente de tarefas andam de mãos dadas. Um sólido gerenciamento de tarefas significa dar adeus às quedas de motivação, ao esgotamento e ao estresse de classificar prioridades e metas. É por isso que ter um ferramenta de gerenciamento de tarefas é absolutamente indispensável! 🙌
Entre ClickUp -sua opção de gerenciamento de tarefas e ferramenta de produtividade que o ajuda a definir metas, priorizar e acompanhar tarefas em uma única plataforma! Tarefas do ClickUp são o principal kit de ferramentas da plataforma para colaboração em equipe e domínio de tarefas pessoais que oferece recursos úteis como:
- Quatro níveis de urgência
- Listas de tarefas
- Modelos de bloqueio de tempo
- Rastreamento de marcos para aumentar a motivação
- Código de cores para melhor organização
- Definição flexível de metas
Aumente a clareza em seus projetos com tipos de tarefas personalizáveis e melhore a organização em seus esforços de gerenciamento de tarefas
Você tem grandes projetos pela frente? Divida-os em pedaços pequenos com as subtarefas! Deseja editar várias tarefas de uma só vez? O Barra de ferramentas de ação em massa ClickUp tem tudo o que você precisa.
Para as abelhas ocupadas, ClickApps oferece mais de 35 opções para personalizar fluxos de trabalho sem codificação. E como se isso não fosse suficiente, Automações do ClickUp entram em ação para acabar com o trabalho pesado. Escolha entre mais de 100 opções prontas ou crie suas próprias regras de automação.
Para agilizar a configuração do fluxo de trabalho e a priorização de tarefas, explore a seção Modelo de gerenciamento de tarefas simples do ClickUp . Garante o acompanhamento eficiente das tarefas e metas diárias por meio de uma lista simples de tarefas. 🥅
Visualize e gerencie rapidamente Automações ativas e inativas em Spaces com atualizações e descrições de usuários
2. Criar uma lista de "não fazer"
A priorização pode ser a essência da execução bem-sucedida do projeto mas a despriorização é igualmente importante. É por isso que criar uma lista de "não fazer " pode fazer maravilhas por sua produtividade!
Digamos que você queira trabalhar em um projeto pessoal, mas não pode dar a atenção que ele merece imediatamente. É nesse momento que anotá-lo como uma tarefa do "próximo mês" em sua lista de tarefas pode ser um salva-vidas. 🦸♂️
O ClickUp é como o canivete suíço do Listas de tarefas on-line ! Ele ajuda você a criar listas multifuncionais que podem ser gerenciadas sem esforço em qualquer lugar - seu desktop, telefone ou guia do navegador. É a opção ideal para lembrar o que está próximo na agenda e o que pode ser adiado.
Você pode personalizar essas listas exatamente como quiser! Transforme listas simples em planos acionáveis e personalize-as com:
- Formatação
- Cores
- Vincular tarefas
- Designados
Organize e despriorize facilmente as tarefas diárias com o modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp
Você não precisa nem começar do zero! O modelo Modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp simplifica o processo, tornando a adição e a organização de tarefas rápidas e simples. Com várias opções para organizar tarefas, definir prioridades e organização de fluxos de trabalho é uma verdadeira economia de tempo.
3. Definir níveis de prioridade
Para uma despriorização eficaz, é fundamental distinguir as tarefas que trazem o maior e o menor valor para sua organização. Isso permite que você deixe de lado as tarefas menos importantes para depois e se concentre naquelas que terão um impacto imediato. 🎯
No ClickUp, a urgência ganha destaque por meio de um sistema de prioridade em quatro níveis projetado para moldar seu processo de tomada de decisão:
- Urgente: Necessidade de atenção imediata
- **Alta: tarefas vitais que exigem conclusão rápida
- **Normal: Pode esperar um pouco, mas é importante para o planejamento estratégico e a pesquisa
- **Baixa: tarefas de prioridade mais baixa ou menos sensíveis ao tempo
Defina rapidamente a prioridade da tarefa em uma tarefa para comunicar o que precisa de atenção primeiro
Atribuição Prioridade da tarefa é muito fácil: basta clicar no ícone da bandeira e escolher o nível de urgência no menu suspenso. O sistema de códigos de cores garante o reconhecimento rápido: bandeiras vermelhas indicam tarefas urgentes, enquanto o cinza claro sinaliza aquelas menos cruciais, prontas para serem despriorizadas. 🏳️
Para ter uma atenção concentrada em assuntos urgentes, guarde as tarefas de alta prioridade em seu Bandeja de tarefas para fácil acesso.
4. Limite suas horas de trabalho
Você já sobrecarregou seu dia com muitas prioridades, deixando-o sem fôlego quando ele termina? Há dois motivos para isso: má administração do tempo e negligência na definição de prioridades. ⏳ Controle de tempo do projeto ClickUp vêm em seu socorro! Com sua extensão gratuita para o Chrome, você pode controlar seu tempo sem esforço em seu desktop, celular ou navegador da Web. Inicie e pare o tempo em todos os dispositivos e alterne perfeitamente entre as tarefas usando o cronômetro global. Adicione facilmente tempo retroativamente ou crie registros por intervalo de datas com o controle manual de tempo.
Acompanhe o tempo em sua conta ClickUp com uma extensão gratuita do Chrome e obtenha visões gerais de sua alocação de tempo
Obtenha uma visão detalhada de seu tempo monitorado por dia, semana, mês ou qualquer intervalo personalizado usando planilhas de tempo abrangentes. Veja os totais de tempo agrupados por datas e acesse tarefas individuais e registros de tempo para uma análise completa de sua alocação de tempo.
Nunca perca o ritmo com Lembretes do ClickUp ! Receba notificações por e-mail, desktop ou celular para ficar em dia com suas tarefas. Personalize os lembretes com:
- Fotos
- Memorandos de voz
- Locais de mapas
Aproveite as integrações com ferramentas como o Google Calendars e Outlook Calendars, Zoom, Alexa e Microsoft Teams para sincronizar suas notificações perfeitamente entre plataformas.
5. Reavalie as prioridades toda semana
Para garantir que suas tarefas em andamento estejam recebendo a atenção que merecem, é vital reavaliar as prioridades com frequência. Você pode fazer isso diariamente, no início ou no final do dia. Ou, defina o tom para a próxima semana com uma revisão na tarde de sexta-feira e modifique as prioridades todos os dias depois disso. 🌞
Use este modelo de Matriz de Prioridade do ClickUp para identificar tarefas críticas plotadas por urgência, impacto e importância
A avaliação clara e organizada das prioridades é a primeira etapa para separar as tarefas menos urgentes das de alta prioridade. Felizmente, a Modelo de matriz de prioridades do ClickUp oferece uma matriz 2×2 equipada com variáveis Urgência e Importância para uma priorização perfeita.
Basta adicionar nomes de tarefas a notas adesivas codificadas por cores nas respectivas células para priorizar ou despriorizar usando essas categorias:
- Alta importância, alta urgência: Fazer primeiro
- Baixa importância, alta urgência: **Fazer em seguida
- Alta importância, baixa urgência: **Fazer depois
- Baixa importância, baixa urgência: **Fazer por último
6. Despriorizar subtarefas
Você está indeciso entre elaborar um esboço abrangente análise financeira ou delinear os principais pontos financeiros? Ou talvez você esteja pensando em renovar totalmente a interface de um software em vez de ajustar uma seção específica para melhorar a experiência do usuário?
A despriorização nem sempre significa desistir de uma tarefa inteira - trata-se de reorganizar partes específicas em uma tarefa ou projeto. Dessa forma, você mantém o que é mais importante e deixa o resto de lado. 👋
Uma maneira fácil de lidar com isso é criar listas de verificação de tarefas e subtarefas. Isso permite que você priorize as tarefas essenciais e despriorize as subtarefas que não agregam valor imediato ao seu negócio.
Crie listas de verificação com subtarefas aninhadas para priorização e despriorização simples no ClickUp
Usar Listas de verificação de tarefas do ClickUp para tornar esse processo mais suave . Os itens de sua lista de verificação podem ter subitens que você pode organizar facilmente arrastando e soltando. É assim que suas tarefas de maior prioridade ficam no topo, enquanto as que você deseja despriorizar ficam na parte inferior. Além disso, você pode atribuir tarefas, definir seus níveis de prioridade e prazos, e acompanhar o progresso usando campos personalizados.
Veja sua semana em um relance e priorize suas tarefas diárias no modelo de lista de verificação semanal do ClickUp
Se a criação de uma lista de verificação do zero parecer assustadora, experimente o Modelo de lista de verificação semanal do ClickUp . É perfeito para iniciantes e organiza suas tarefas diárias com base em status personalizados. Você verá facilmente quais tarefas estão:
- Canceladas
- Concluídas
- Em andamento
- A fazer
Você pode até mesmo personalizar esses status, como adicionar um status "Não fazer" para uma despriorização mais simples. Além disso, você pode monitorar níveis de prioridade, datas de vencimento e até mesmo seu humor para evitar o esgotamento. 🔥
7. Visualize sua disponibilidade
Quando gerenciar vários projetos quando estamos em um projeto, muitas vezes inserimos tarefas sem verificar sua prioridade. Isso resulta na execução de dez tarefas que poderiam ter esperado, deixando de lado outras mais importantes. Visualizar sua disponibilidade é fundamental. 🔑
Aproveite a Visualização da carga de trabalho do ClickUp para ver a carga de trabalho de cada membro da equipe no período de tempo escolhido. Isso ajuda a identificar membros sobrecarregados, permitindo melhor planejamento da força de trabalho e compartilhamento de recursos.
Use a visualização de carga de trabalho junto com linhas de tempo para visualizar facilmente sua programação no ClickUp
Enquanto isso, a Visualização do calendário simplifica agendamento de tarefas com recursos como:
- Arrastar e soltar para facilitar a organização
- Campos personalizados para personalizar sua agenda por dia, semana ou mês
- Etiquetas com código de cores para acompanhar o progresso e evitar conflitos entre prioridades ⚔️
Use a Visão de linha do tempo para ter uma visão geral rápida das tarefas em uma única linha ou o Gráfico de Gantt para cronogramas detalhados de projetos e equipes. Ambas oferecem perspectivas distintas para controlar o tempo, gerenciar tarefas com eficiência e garantir que as tarefas de alta prioridade sejam realizadas.
8. Elimine as distrações
Incorporar a despriorização em sua rotina tem tudo a ver com ser proativo com seu tempo e carga de trabalho. É por isso que o bloqueio de tempo é a solução perfeita - ele permite que você criar um cronograma em seu calendário para as tarefas mais importantes. Dessa forma, você mostra à sua equipe quando está disponível e evita que sua agenda fique muito cheia e sobrecarregada. 😩
O bloqueio de tempo divide seu dia em "blocos" de tempo gerenciáveis, cada um dedicado a uma tarefa específica. Ao contrário de uma simples lista de tarefas, o bloqueio de tempo atribui prazos específicos para a conclusão de determinadas tarefas.
Felizmente, o ClickUp tem um tesouro de modelos de bloqueio de tempo e recursos para ampliar seu jogo de despriorização.
Comece configurando seu lista de tarefas -classifique suas tarefas diárias em três categorias: To-Do, In Progress e Complete. Você pode ignorar as datas de vencimento e os responsáveis se a lista for apenas para você.
Adicione mais colunas a acompanhe suas tarefas com base em fatores como:
- A hora do dia - manhã, tarde, noite
- A quantidade de tempo que cada tarefa requer
- Quando você planeja realizá-la
O ClickUp Bloqueio de agendamento O modelo ajuda a organizar sua agenda, despriorizando as tarefas nos dias mais movimentados
Usar modelos prontos para bloqueio de tempo diário, semanal ou mensal pode fazer uma grande diferença e economizar muito tempo. Dê uma olhada no Modelo de bloqueio de horário do ClickUp o modelo de bloqueio de agenda do ClickUp, projetado para dominar calendários e despriorizar tarefas.
Ele divide as tarefas nas categorias Pessoal, Trabalho, Autocuidado e Reuniões, facilitando a organização. Além disso, você pode personalizá-lo com campos personalizados para manter as informações consistentes.
O modelo permite que você marque o quanto está ocupado, definindo seu status de disponibilidade como:
- Livre: Você está disponível para realizar a tarefa
- Parcialmente ocupado: Você está fazendo algo, mas está disponível para chamadas/chats
- Ocupado: Você não está disponível
Isso permite que você entenda melhor sua própria agenda e que cancele ou delegue tarefas durante os períodos em que você já tem muito o que fazer. 🍽️
9. Comunique-se com sua equipe
Se você estiver com dificuldades para decidir quais tarefas devem ser despriorizadas para acomodar o trabalho de alta prioridade, sua equipe pode ter alguns insights valiosos. Com várias mentes trabalhando juntas, as possibilidades são quase infinitas.
O ClickUp usa colaboração efetiva e oferece uma plataforma consolidada equipada com todas as ferramentas necessárias para uma comunicação perfeita com a equipe !
Imagine um cenário em que todas as suas tarefas de repente parecem igualmente urgentes durante sua reavaliação semanal. Quadros brancos ClickUp permitem que você compartilhe sua tela digital com toda a equipe para brainstorming colaborativo . 🧠
Colabore de forma criativa com toda a equipe usando quadros brancos interativos no ClickUp
As opções de flexibilidade e personalização dessa ferramenta fazem com que o mapeamento de possíveis soluções seja uma diversão! Você pode resolver problemas de forma criativa com tabelas, gráficos e formas codificadas por cores e compartilhar ideias usando notas adesivas, comentários, documentos, arquivos de mídia e links.
Precisa de ajuda imediata? Documentos do ClickUp protege você com colaboração em tempo real recursos! As equipes podem editar documentos coletivamente, atribuir itens de ação, marcar membros em comentários e transformar rapidamente o texto em tarefas acionáveis, garantindo organização e eficiência sem problemas.
Use o Docs para edição colaborativa, comentários e marcação em tempo real no ClickUp
O ClickUp funciona como uma plataforma tudo em um, eliminando a necessidade de alternar entre painéis de gerenciamento de projetos e aplicativos de mensagens. Os Visualização do bate-papo permite a comunicação instantânea e mantém discussões específicas de tarefas em um thread unificado, mantendo todos conectados e envolvidos. 💬
10. Pense no panorama geral
Dar um passo atrás e ter uma visão panorâmica do seu projeto pode esclarecer gerenciamento de tempo e produtividade ajudando você a eliminar prioridades de forma mais eficaz.
Entre Painéis do ClickUp -Uma visão abrangente de todo o seu projeto! Conheça a carga de trabalho da sua equipe, seja por meio de pontos de scrum ou tarefas atribuídas. É seu centro de discussões sobre:
- Priorização e despriorização
- Acompanhamento do progresso
- Avaliação do desempenho da equipe
Obtenha uma visão geral de 360 graus de seu projeto usando Dashboards para avaliar o progresso no ClickUp
Escolha entre mais de 50 cartões para criar o Dashboard dos seus sonhos. Visualize seu progresso no estilo que preferir - use gráficos de pizza, linha ou barra.
Acompanhe o desempenho da equipe em relação a uma meta definida e compare as projeções usando gráficos Burnup e Burndown. Compartilhe o painel no seu espaço de trabalho ou exiba-o em tela cheia no escritório para discussões da equipe sobre as prioridades das tarefas. 🖥️
Domine a arte da despriorização com o ClickUp
Ao elaborar sua lista de tarefas semanais, não se esqueça do poder da despriorização juntamente com a definição de prioridades. Essas 10 técnicas eficazes de despriorização podem aumentar o desempenho no trabalho manter a motivação e priorizar seu bem-estar! Comece a usar o ClickUp gratuitamente e acesse um conjunto de ferramentas de despriorização! Com mais de 1.000 modelos pré-projetados , listas de tarefas, rastreamento de datas de vencimento e colaboração perfeita com a equipe, o sucesso está a apenas um clique de distância. 🏆