Seja você uma abelha operária ou um gerente de equipe, você quer maximizar o seu tempo no trabalho. Mas mesmo com a melhor equipe, ferramentas e equipamentos, pode parecer que não há horas suficientes no dia para concluir sua lista de tarefas.
É aí que as habilidades de gerenciamento de tarefas se tornam úteis. Ao contrário do gerenciamento de tempo, o gerenciamento de tarefas se concentra menos na quantidade de tempo gasto em uma tarefa e mais em maneiras de torná-la mais eficiente - o que, por extensão, também economiza tempo! ⏰
Com o gerenciamento adequado de tarefas, você saberá como:
- Programar tarefas
- Priorizar tarefas
- Organizar tarefas
Não é fácil marcar tudo em sua lista de tarefas, mas sabemos que você está pronto para o desafio. Neste guia, explicaremos o que são habilidades de gerenciamento de tarefas e por que elas são importantes. Vamos até dar alguns exemplos de habilidades eficazes de gerenciamento de tarefas e compartilhar cinco dicas de gerenciamento de tarefas para otimizar seus fluxos de trabalho. 🙌
O que são habilidades de gerenciamento de tarefas?
O gerenciamento de tarefas é uma habilidade que você desenvolve com o tempo para gerenciar melhor seu tempo e suas tarefas. É a capacidade de gerenciar, organizar, priorizar e concluir suas principais prioridades sem suar a camisa. Os profissionais de gerenciamento de tarefas não tentam fazer tudo de uma vez, mas concluem as tarefas mais importantes com o tempo que têm. 🕑
As habilidades de gerenciamento de tarefas exigem uma combinação de insights orientados por dados e pensamento criativo e inovador. O gerenciamento de tarefas engloba muitas habilidades diferentes e, muitas vezes, exige o software de gerenciamento de projetos que seja adaptável às suas necessidades. Mas para que você tenha uma ideia melhor de algumas das habilidades de gerenciamento de tarefas mais essenciais, comece com estas:
- Priorização tarefas: Pessoas com sólidas habilidades de gerenciamento de tarefas podem distinguir tarefas urgentes de tarefas menos urgentes e agradáveis
- Estabelecimento de metas: Com habilidades de gerenciamento de tarefas, você saberá como estabelecer grandes metas de longo prazo e dividi-las em pequenas tarefas acionáveis
- Gerenciamento do tempo: As habilidades de gerenciamento do tempo fazem parte do gerenciamento de tarefas. Ao se tornar mais eficiente com seus fluxos de trabalho, vocêeconomizará tempo e melhorará a qualidade do trabalho da sua equipe. O que há para não amar?
- Seguir metodologias comprovadas: Não tente reinventar a roda. As metodologias de gerenciamento de tarefas, como os quadros Kanban e as Matrizes Eisenhower, dão suporte a um sólido gerenciamento de tarefas
Aumente a transparência do projeto e melhore a eficiência do fluxo de trabalho com os quadros Kanban no ClickUp
Por que as habilidades de gerenciamento de tarefas são importantes?
Talvez você goste do seu fluxo de trabalho do jeito que ele é agora. Ou talvez a ideia de ajustar o gerenciamento de tarefas pareça mais uma tarefa em sua lista cada vez maior.
Nós entendemos: todo mundo está ocupado! Mas o fato de poder concluir tarefas com rapidez e eficiência vale a pena. Dedique um tempo para melhorar o gerenciamento de tarefas e você verá vários benefícios.
Evitar ou superar o esgotamento
Sabemos que o esgotamento é complexo, mas tornar-se mais eficiente no trabalho é uma ótima maneira de parar de se sentir sobrecarregado e desmotivado. Se você estiver liderando uma equipe, o gerenciamento adequado das tarefas reduz o esgotamento, pois elimina etapas complicadas e processos complicados que desgastam sua equipe.
Com a combinação certa de uma ferramenta versátil de gerenciamento de tarefas e habilidades, todos deixarão de se sentir sobrecarregados e encontrarão a energia necessária para se manterem motivados. 🏃
Melhor tomada de decisões
Você acha que precisa fazer todas as coisas agora mesmo? Provavelmente não: você só precisa de ajuda para identificar as tarefas mais importantes primeiro.
A visualização de lista do ClickUp permite filtrar por status, prioridade, responsável ou qualquer campo personalizado para que você saiba onde cada tarefa se encontra e o que precisa de atenção primeiro
Com o conjunto certo de habilidades, você toma decisões de qualidade no piloto automático para concluir melhor as tarefas. Para tarefas mais complexas, você pode usar um método de priorização (falaremos mais sobre isso daqui a pouco) para lidar com as tarefas na ordem certa.
O gerenciamento de tarefas é importante porque o ajuda a definir cronogramas, delegar tarefas aos membros certos da equipe e definir metas realistas para o projeto.
Conduzir projetos mais tranquilos
Executando um plano de projeto não é para os fracos de coração. Independentemente de quão bem você gerencia a equipe projetos, encontrar eficiências que ajudem todas as partes interessadas a economizar tempo e evitar problemas só pode ajudar. O gerenciamento de tarefas apoia o gerenciamento adequado de projetos ao dividir suas grandes ideias em microprocessos acionáveis. É a chave para a conclusão mais rápida e precisa de tarefas em escala.
Obtenha resultados mensuráveis
Como gerente, você precisa de resultados quantificáveis. Investir nas habilidades de gerenciamento de tarefas da sua equipe aumenta o desempenho do seu departamento e facilita a quantificação das contribuições de todos.
Encontre instantaneamente os dados de que você precisa com os widgets no ClickUp Dashboards
O gerenciamento de tarefas não é possível sem dados. Felizmente, software de controle de marcos torna mais fácil manter-se no caminho certo e cumprir os prazos. Mesmo se uma tarefa não for bem-sucedida, os dados informarão exatamente onde as coisas deram errado para que você possa decidir o que fazer de diferente na próxima vez.
Faça mais em seu dia de trabalho
Há apenas 24 horas no dia e, com sorte, você só passa de oito a dez delas no trabalho. Você é apenas um ser humano, portanto, é natural que não consiga concluir todas as suas tarefas em um período de tempo limitado.
O gerenciamento eficaz de tarefas não significa encontrar uma maneira mágica de fazer tudo ao mesmo tempo. Ele inclui priorização de tarefas por data de vencimento, delegando à sua equipe e escolhendo um bloco de tempo para trabalho profundo.
Não há necessidade de se sobrecarregar - com habilidades de gerenciamento de tarefas, você fará mais no trabalho e terá um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Exemplos de habilidades de gerenciamento de tarefas
As habilidades de gerenciamento de tarefas são o ingrediente secreto para o sucesso no atual local de trabalho em constante movimento.
Pronto para adotar o gerenciamento de tarefas para si mesmo? Aqui estão alguns exemplos de habilidades de gerenciamento de tarefas para trabalhar com a sua equipe.
Priorização de tarefas
A priorização de tarefas é uma das mais importantes habilidades de gerenciamento de tarefas. Quando você sabe como identificar as tarefas prioritárias, você dá atenção imediata aos assuntos mais urgentes e coloca o trabalho de baixa prioridade em segundo plano.
Classifique facilmente as listas de tarefas pesadas com o Eisenhower Matrix Template da ClickUp
Mas a priorização de tarefas não é algo natural para todos. Se "tudo" parecer igualmente importante e você não souber como seguir em frente, use uma técnica de priorização de tarefas para obter clareza. Por exemplo, a Modelo de matriz ClickUp Eisenhower ajuda você a dividir as tarefas em quadrantes para Fazer, Programar, Delegar e Excluir.
Usando software de gerenciamento de tarefas
Acompanhar as tarefas da sua equipe em um quadro branco ou bloco de notas é uma receita para o caos. O gerenciamento moderno de tarefas exige a digitalização de seus fluxos de trabalho, projetos e tarefas para aumentar a visibilidade e a responsabilidade. 👩💻
Gerencie tarefas e projetos e colabore de forma eficiente com sua equipe usando o ClickUp Tarefas do ClickUp reúne todas as tarefas, documentos, quadros brancos, bate-papos e calendários da sua equipe em uma única plataforma. Basta abrir o agendador de tarefas para:
- Criar tarefas
- Atribuir subtarefas para itens de ação mais complexos
- Configurar tarefas recorrentes em um cronograma personalizado
- Adicionar dependências de tarefas
Personalize seu ClickUp Dashboard com os recursos robustos de monitoramento e análise que você precisa para sua equipe
O melhor de tudo é que o ClickUp visualiza o progresso das tarefas de todos em um painel de controle em tempo real . Não há necessidade de examinar cada tarefa, funcionário ou projeto: crie um painel personalizado e você estará pronto para as corridas.
Tarefa única
As pessoas aclamam a multitarefa como o princípio e o fim da produtividade, mas isso não é verdade. Multitarefa distribui sua atenção entre várias tarefas ao mesmo tempo, de modo que você dedica apenas uma fração a cada tarefa. Seu trabalho merece 100% de foco, portanto, tente fazer uma única tarefa.
Com a tarefa única, você se concentra em apenas uma tarefa de cada vez. Isso pode parecer ineficiente, mas você se surpreenderia com a rapidez (e a qualidade) do trabalho quando dedica todo o seu foco a uma única coisa.
Para tornar isso ainda mais fácil, classifique suas tarefas em seu software de gerenciamento de tarefas por prioridade. É muito mais fácil riscar as tarefas de sua lista quando você tem uma lista principal clara e acionável em mãos.
Gerenciamento de mudanças
Muitos gerentes de projeto lideram suas equipes por meio do gerenciamento de mudanças, e um kit de ferramentas sólido de gerenciamento de tarefas definitivamente facilita isso.
Por exemplo, se a sua equipe usa produtos da Microsoft e o Windows 10, mas quer mudar para o hardware da Apple e o MacOS, você precisará liderar sua equipe nessa grande mudança.
Incorpore facilmente ClickUp Docs, Lists, Cards e muito mais em quadros brancos
Em vez de deixar sua equipe à própria sorte, planeje tudo em um Quadro branco ClickUp . Isso lhe proporciona um espaço digital flexível para desenvolver novos processos e definir detalhes. O melhor de tudo é que os quadros brancos são convertidos em projetos e tarefas com apenas um clique, portanto, a implementação é muito fácil.
Definição de metas
É muito mais fácil lidar com tarefas de alto valor quando você tem metas. O problema é que muitos gerentes estabelecem metas e logo se esquecem delas.
Você precisa atingir suas metas, portanto, insira-as em um aplicativo de controle de metas para responsabilidade. Esses aplicativos monitoram metas de curto e longo prazo, ajudando-o a medir o progresso em cada marco do projeto.
Divida metas, tarefas, pontos ágeis e status de projetos no altamente personalizável ClickUp 3.0 Dashboard Metas do ClickUp leva isso um passo adiante, vinculando suas metas às suas tarefas, mostrando a correlação direta entre suas tarefas diárias e os planos de longo prazo.
Como melhorar suas habilidades de gerenciamento de tarefas
Precisa de algumas dicas de gerenciamento de tarefas? Experimente estas dicas de gerenciamento de tarefas e veja a produtividade de sua equipe disparar.
1. Inscreva-se no treinamento
Podemos falar sobre gerenciamento de tarefas o dia todo, mas, em última análise, você precisa investir em seu próprio conhecimento. Por exemplo, se você usa produtos da Microsoft, pode se inscrever em um tutorial de webinar sobre solução de problemas do PowerShell.
Quanto mais conhecimento você tiver sobre suas tarefas, projetos, ferramentas e setor, mais bem equipado estará para trabalhar com sua lista de tarefas. Não seja tímido: inscreva-se em workshops, conferências e seminários sobre gerenciamento de tempo, produtividade e organização.
2. Experimente o bloqueio de tempo
O bloqueio de tempo é uma habilidade de gerenciamento de tarefas em que você dedica um horário ou dia específico da semana para uma determinada tarefa. 📅
Controle o tempo, defina estimativas, adicione notas e visualize relatórios do seu tempo de qualquer lugar com o cronômetro global do ClickUp
Se você não tiver certeza de quais tarefas exigem seu próprio bloco de tempo, use software de controle de tempo para ver como você gasta seu tempo. Por exemplo, se você sentir que está sobrecarregado de e-mails, tente verificar os e-mails apenas duas vezes por dia, das 8 às 9 horas e das 16 às 17 horas.
A conclusão de tarefas em um horário programado o libera para se concentrar no trabalho real durante as outras seis horas do seu dia de trabalho.
Experimente o Técnica Pomodoro para aumentar a produtividade. Com essa técnica, você define um cronômetro para 25 minutos de trabalho intenso com um intervalo de cinco minutos e, em seguida, repete o processo até o fim do bloco de tempo.
Conecte o ClickUp a outras ferramentas de controle de tempo para um fluxo de trabalho mais simplificado
Se estiver preocupado com a possibilidade de ser interrompido pela sua equipe, bloqueie esse horário no seu calendário para não estar disponível para reuniões. Integrações do ClickUp facilitam a integração de seu Outlook, Apple ou Google Calendar na mesma plataforma em que você gerencia suas tarefas.
3. Adote a tecnologia de gerenciamento de tarefas
Já dissemos isso antes e vamos dizer novamente: não é possível gerenciar tarefas se você não as estiver monitorando. Uma lista de tarefas digital mantém sua equipe na mesma página e oferece um grau de responsabilidade que não é possível obter com notas Post-It ou planejadores de papel.
Procure soluções de gerenciamento de tarefas, como o ClickUp, com um aplicativo móvel para que você fique por dentro de suas tarefas em qualquer lugar. As integrações de API também são úteis para reunir todo o seu trabalho e ferramentas em uma única plataforma.
Criar automações personalizadas que disparam com base em gatilhos e condições de sua escolha no ClickUp
Você também não precisa fazer tudo manualmente. Procure por recursos de automação de tarefas que você encontrará na maioria dos aplicativos de produtividade sólidos. Automações do ClickUp oferece mais de 100 regras prontas para economizar tempo atribuindo tarefas, alterando status e muito mais - ou crie suas próprias regras.
4. Use modelos
Faça as coisas em tempo recorde com modelos de gerenciamento de tarefas . Se você precisa de um código de cores relatório diário ou formatação pronta para uma RFP, os modelos economizam muito tempo.
O modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp tem todas as ferramentas integradas para mantê-lo organizado e no caminho certo
Um modelo é perfeito para organizar e priorizar tarefas também. O modelo Modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp visualiza todas as tarefas, status, membros da equipe e níveis de prioridade para monitorar o progresso do seu projeto.
5. Delegar
A Princípio de Pareto afirma que 80% de seus resultados vêm de 20% de suas entradas. Em outras palavras, a maioria dos seus resultados provavelmente vem de um projeto ou tarefa.
É difícil concentrar sua energia nos esforços que mais movimentam a agulha se você estiver muito disperso. Aplique a regra 80/20 delegando tarefas de menor valor à sua equipe. Por exemplo, talvez você tenha encarregado um funcionário de fazer anotações ou de encontrar um aplicativo de lista de tarefas para a equipe.
Termine mais trabalho com o Clickup
As tarefas não devem ser intimidadoras. Se a sua equipe estiver sobrecarregada ou lutando contra processos complicados, invista em habilidades de gerenciamento de tarefas para administrar um departamento mais eficiente que faça mais em menos tempo. ✨
As habilidades de gerenciamento de tarefas são fundamentais, mas você também precisa de um sistema para gerenciar suas tarefas. O ClickUp simplifica seu fluxo de trabalho ao reunir todas as tarefas, documentos, metas, chats, calendários e muito mais em uma plataforma unificada.
Lide com suas tarefas e aumente sua produtividade com um gerenciamento de tarefas eficaz e um software de gerenciamento de tarefas personalizável. Crie seu espaço de trabalho ClickUp gratuito agora.