Processos ineficientes são o calcanhar de Aquiles de uma organização. Eles não apenas reduzem a produtividade da sua equipe, mas também desperdiçam recursos e provocam gargalos. Com o tempo, podem levar à insatisfação dos clientes, à perda de oportunidades de negócios e ao esgotamento dos funcionários.
Identificar uma ineficiência é muito mais fácil do que definir as etapas para corrigi-la. Felizmente, você não precisa se esforçar para descobrir tudo sozinho — os modelos de melhoria de processos podem ajudar! Suas seções pré-definidas permitem que você personalize um plano infalível para mudanças que agreguem valor à organização e garantam um navegar tranquilo pelos mares dos negócios.
Neste artigo, analisaremos os oito principais modelos para organizar e gerenciar a melhoria de processos.
O que é um modelo de melhoria de processos?
A melhoria de processos consiste em analisar os processos dentro da sua organização para determinar sua eficiência e definir etapas concretas para sua otimização. No entanto, elaborar um plano de melhoria de processos não é tarefa fácil. Você precisa definir metas concretas, alocar recursos, coletar dados e determinar o melhor caminho a seguir.
Os modelos de melhoria de processos (ou modelos de desempenho de processos) são atalhos que o levam mais rapidamente à linha de chegada. Eles ajudam você a descrever cada etapa do seu plano em detalhes e garantem que seus exercícios de mapeamento de processos sejam produtivos e orientados para resultados. 💪
Esses modelos mantêm você no caminho certo e permitem que você aborde o exercício de melhoria de forma objetiva, documente todos os procedimentos e alinhe seu plano com os objetivos da empresa.
Como escolher o modelo certo de melhoria de processos
Você pode encontrar milhares de modelos de melhoria de processos online. Infelizmente, nem todos oferecem a mesma funcionalidade.
Você pode procurar um modelo com as seguintes características:
- Personalização: deve permitir que você edite elementos de design para garantir o alinhamento com as metodologias, procedimentos específicos e objetivos da sua empresa. Além disso, deve permitir que você adicione itens visuais, como gráficos ou tabelas, para explicar melhor uma etapa ou um ponto.
- Gerenciamento de dados: o modelo deve permitir que você colete, organize e compartilhe dados relevantes com facilidade.
- Opções de colaboração: deve incentivar a colaboração em equipe por meio de recursos como edição em tempo real, comentários ou quadros brancos digitais.
- Recursos de acessibilidade: você deve poder configurar quem tem acesso ao modelo com base na função de cada um.
- Escalabilidade: deve ser robusto o suficiente para permitir o esboço de vários planos e ideias de melhoria de processos de complexidade variada.
8 modelos de plano de melhoria de processos para aumentar a eficiência
Analisamos dezenas de modelos de melhoria de processos e selecionamos os oito melhores que oferecem facilidade de uso, funcionalidade e personalização. Confira e encontre o ideal para você! 🤓
1. Modelo de estrutura de divisão do trabalho para melhoria de processos do ClickUp
Ser o capitão do navio da melhoria de processos não é nada fácil. O modelo de estrutura de divisão do trabalho para melhoria de processos do ClickUp facilita a navegação em projetos complexos e gargalos. 🚢
Com este modelo, você pode identificar os pontos fracos dos seus processos, traçar um plano de ação detalhado, atribuir tarefas e monitorar o progresso com facilidade.
O modelo oferece três visualizações que permitem que você analise seu projeto de diferentes ângulos e garanta o máximo de transparência e organização.
Comece com a visualização Atividades — uma lista onde você dividirá seu exercício de melhoria de processos em atividades (tarefas) mais fáceis de gerenciar. Digamos que seu foco seja atualizar o site da sua empresa. Você criará tarefas como “Identificar metas”, “Atualizar conteúdo”, “Melhorar o design” e “Monitorar o desempenho”.
Ao criar uma tarefa, você pode fornecer mais detalhes usando os campos personalizados do ClickUp, como responsável, data de início e prazo, status, principais partes interessadas e fase do projeto. O último atributo é o critério padrão para agrupar tarefas, mas você pode alterá-lo pressionando o botão “Agrupar por” no canto superior direito da tela.
A segunda visualização que este modelo oferece é a visualização do quadro. Este quadro Kanban transforma as tarefas listadas na visualização anterior em cartões e as classifica por status (como Não iniciado, Em revisão ou Em andamento). Use o design de arrastar e soltar do ClickUp para mover os cartões e alterar o status da tarefa com apenas alguns cliques.
Por último, você tem a visualização Gantt — um gráfico Gantt que descreve suas tarefas em uma linha do tempo, ajudando você a planejar cargas de trabalho sem sobreposições.
2. Modelo de mapeamento de processos do ClickUp
Se você deseja que seu projeto de melhoria de processos seja bem-sucedido, é necessário mapear cada etapa com precisão milimétrica para evitar confusões e mal-entendidos. O modelo de mapeamento de processos do ClickUp ajuda você a planejar cronogramas, agendas e cargas de trabalho para visualizar cada detalhe e preparar sua equipe para o sucesso.
À primeira vista, este modelo de tarefa é uma simples lista de afazeres. Mas a lista está repleta de recursos avançados para dividir até mesmo os projetos mais desafiadores em partes fáceis de seguir e mapear processos como um profissional.
A lista de tarefas padrão consiste em 22 subtarefas que ajudam você a identificar o processo que deseja melhorar e descrever detalhes como membros da equipe envolvidos, responsabilidades e o tipo de mapa de processo a ser usado. Como o ClickUp é conhecido por sua personalização, você pode atualizar cada subtarefa para garantir que ela esteja alinhada com os procedimentos e objetivos da sua empresa.
Clique em uma subtarefa para fornecer mais detalhes — crie listas de tarefas menores para descrever as atividades necessárias para sua conclusão, anexe arquivos com informações úteis e atribua tarefas a membros específicos da equipe. O ClickUp permite que você configure relações entre tarefas — garanta a ordem correta, impedindo que uma tarefa seja iniciada ou concluída antes de uma tarefa associada.
O modelo também permite que você acompanhe o tempo e defina prazos para monitorar o progresso com facilidade.
A beleza dos modelos de tarefas do ClickUp é sua versatilidade. Ao configurar um, você pode duplicá-lo e copiá-lo para outros projetos para economizar tempo. Copie tudo ou apenas partes específicas. ✨
3. Modelo de auditoria e melhoria de processos do ClickUp
É hora de colocar seu chapéu de detetive e fazer uma revisão completa dos seus processos! Verifique se alguns deles poderiam se beneficiar de atualizações e estabeleça o plano de melhoria com o modelo de auditoria e melhoria de processos do ClickUp! 🕵️
O modelo permite que você dê um passo atrás e tenha uma visão imparcial dos seus procedimentos. Analise a eficiência dos processos para revelar pontos fracos na produtividade, atendimento e satisfação do cliente, orçamento e alinhamento com a visão das partes interessadas e, em seguida, trace um plano para corrigi-los.
Esta estrutura abrangente está dividida em quatro seções:
- Análise de processos: ajuda a identificar indicadores de auditoria, descrevendo a documentação necessária do processo e as diretrizes de monitoramento.
- Análise CATWOE: sigla para Cliente, Ator, Transformação, Visão de mundo, Proprietário e Ambiente, permite definir as perspectivas das partes interessadas e garantir que seus processos estejam alinhados com elas.
- Concepção do modelo: permite conceituar e avaliar seus processos para identificar lacunas e problemas.
- Gerenciamento de mudanças: ajuda você a delinear as mudanças que levam à melhoria de processos
Depois de definir as tarefas em cada uma das quatro seções, acesse a visualização Visão geral. Você verá todas as suas tarefas agrupadas por seção e status (como Não iniciado, A fazer, Em andamento, Em revisão e Concluído).
A visualização do quadro é um quadro Kanban que exibe suas tarefas como cartões e as classifica por status. Mova os cartões com um simples arrastar e soltar para gerenciar facilmente seus fluxos de trabalho.
4. Modelo de SOP de melhoria contínua da ClickUp
A melhoria contínua é vital para manter a produtividade máxima e a eficiência de custos. O modelo de SOP de melhoria contínua do ClickUp ajuda você a documentar todas as etapas do seu plano de melhoria de processos, garantir que todos os membros da equipe estejam informados e monitorar o progresso do plano.
Vale a pena notar que este é um modelo Doc. Se você não está familiarizado com o ClickUp Docs, ele é um recurso exclusivo que permite criar, gerenciar, armazenar, compartilhar e trabalhar em documentos com sua equipe dentro do ClickUp. No ClickUp Docs, você pode criar tarefas, adicionar responsáveis, adicionar listas de tarefas, usar o ClickUp AI (o assistente de redação com tecnologia de IA da plataforma) e facilitar o gerenciamento de documentos.
Este modelo específico do Doc possui cinco seções que ajudam você a delinear os detalhes do seu plano de melhoria de processos. As seções padrão são:
- Objetivo: aqui você definirá as principais razões para estabelecer um plano de melhoria de processos, como garantir que todos os funcionários estejam alinhados, melhorar a eficiência ou reduzir o risco de mal-entendidos.
- Escopo: aqui você listará os aspectos do seu plano de melhoria de processos.
- Procedimento: nesta seção, você descreverá as etapas que levam à melhoria dos seus processos.
- Recursos relacionados: aqui você fornecerá respostas para possíveis perguntas que os membros da sua equipe possam ter e anexará recursos valiosos para ajudá-los a realizar suas tarefas com excelência.
- Revisão e alteração: aqui você mencionará o proprietário do SOP e incluirá um link para o formulário ClickUp para solicitações de revisão.
5. Modelo DMAIC do ClickUp
Para mudar um processo para melhor, você precisa Define seus objetivos, Meça KPIs, Analise dados, Improve implementando mudanças adequadas e Control results. O modelo DMAIC do ClickUp permite que você faça exatamente isso e melhore os processos sem esforço! 🥵
Este modelo é baseado no ClickUp Whiteboard, uma tela digital que permite visualizar suas ideias, debater com os membros da equipe e desenvolver estratégias. Ele ajuda você a expressar seu lado criativo e manter o foco em seu objetivo — neste caso, identificar processos ineficientes e delinear etapas para melhorá-los.
O modelo é composto por cinco seções na forma de notas adesivas:
- Defina
- Medir
- Analise
- Melhorar
- Controle
O modelo orienta você sobre o que incluir em cada seção. Por exemplo, na coluna Definir, você verá o espaço reservado “insira o problema aqui”. Substitua-o por um esboço do processo que você deseja melhorar e detalhes relevantes (como o que o torna ineficiente e as informações que comprovam isso).
Depois de definir o problema na primeira coluna, use a segunda para descrever as medidas que podem ajudá-lo a avaliar seu progresso. Na terceira coluna, você coletará e analisará dados relevantes para ver se tudo está indo conforme o planejado e se você precisa fazer alguns ajustes.
Na quarta coluna (Melhorar), você define soluções concretas para o problema. Por exemplo, se o processo ineficiente for a comunicação frequente entre os membros da equipe, as soluções potenciais poderiam ser o uso de uma plataforma de colaboração ou o estabelecimento de uma nova hierarquia e estrutura de relatórios.
Na quinta coluna, você observa o sucesso da solução aplicada. 😍
6. Modelo de quadro branco do processo PDCA do ClickUp
Dê um impulso aos seus esforços de melhoria de processos com o modelo de quadro branco do processo PDCA do ClickUp.
PDCA é a sigla para plan-do-check-act (planejar-executar-verificar-agir) e representa um modelo para implementar mudanças, enfatizando a colaboração em equipe e a transparência. Este modelo do Whiteboard é baseado nesse modelo e permite que você divida até mesmo os projetos mais complexos em atividades fáceis de gerenciar, divididas em quatro etapas: Planejar, Executar, Verificar e Agir.
O primeiro passo para usar o modelo é acessar a exibição Lista e criar tarefas. Por exemplo, se o processo ineficiente em questão for um site mal projetado, você pode configurar tarefas como “Criar posts para o blog”, “Atualizar a interface” e “Acompanhar o desempenho”. Você pode adicionar responsáveis, datas de vencimento e níveis de prioridade ou incorporar outros campos personalizados para fornecer mais detalhes sobre as tarefas.
Agora, vá para a visualização do quadro branco e crie uma representação visual das tarefas definidas. Para fazer isso, pressione “ClickUp Cards” na barra de ferramentas no lado esquerdo da tela e localize as entradas desejadas.
Por exemplo, a tarefa “Criar publicações no blog” pode ser adicionada à etapa Fazer, enquanto “Acompanhar o desempenho” pode ser adicionada à etapa Verificar.
7. Modelo ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma
Identifique os riscos do processo e elabore um plano para eliminá-los com o modelo ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma!
Antes de entrar nas funcionalidades do modelo, é importante observar que o Process FMEA e o Lean Six Sigma são metodologias de melhoria de processos. O Process FMEA ( Análise de Modos e Efeitos de Falhas ) gira em torno da avaliação e identificação de possíveis falhas (riscos) em um processo, enquanto o Lean Six Sigma se concentra em eliminá-las. Este modelo combina ambas as metodologias para ajudá-lo a alcançar a excelência em melhoria de processos e aumentar a eficiência da sua empresa.
Não se deixe intimidar pelas várias visualizações aqui apresentadas — usar e navegar pelo modelo é fácil, uma vez que você os compreenda.
A primeira visualização é a visualização da lista FMEA, onde você criará uma lista de possíveis falhas no processo (problemas). O modelo apresenta excelentes exemplos que ajudam você a inserir as informações corretas. Por exemplo, você tem uma lista de possíveis problemas que podem ocorrer com saques em caixas eletrônicos, como a máquina não distribuir dinheiro ou a tela apresentar mau funcionamento. Cada problema é descrito em detalhes com colunas como Função, Efeitos potenciais da falha, Gravidade e Probabilidade de ocorrência.
A visualização Cálculo RPN lista suas tarefas e seu RPN (número de prioridade de risco). Esse número é calculado multiplicando-se a segurança estimada, a probabilidade de ocorrência e a probabilidade de detecção.
Bônus: confira os 10 melhores modelos Six Sigma para elevar seu nível de melhoria de processos
8. Modelo de plano de melhoria de processos em Word da ProjectManagementDocs
Modelos com opções avançadas e várias visualizações podem oferecer funcionalidades incríveis, mas não são do agrado de todos. Se você deseja uma ferramenta simples que possa ajudá-lo a analisar e gerenciar processos, identificar problemas e implementar medidas adequadas, o modelo de plano de melhoria de processos do Word da ProjectManagementDocs pode ser a escolha certa para você.
Este modelo do Word divide seu plano em quatro seções:
- Limites do processo
- Configuração de processos
- Métricas de processo
- Metas para melhorar o desempenho
Na seção Limites do processo, você identifica o início e o fim do processo que deseja analisar. Dessa forma, você pode garantir que seu trabalho tenha como alvo direto o processo, sem desperdício de recursos.
A seção Configuração do processo ajuda você a representar visualmente o processo que deseja melhorar. Isso permite identificar ineficiências e determinar as melhores maneiras de lidar com elas.
Em Métricas de Processo, você define critérios para monitorar o desempenho e acompanhar o progresso.
A seção Meta para melhoria de desempenho concentra-se em objetivos e estimula a melhoria contínua. É aqui que você definirá métricas mensuráveis e realistas que deseja alcançar no futuro.
Modelos de melhoria de processos: seu atalho para a eficiência
Os modelos listados podem ajudá-lo a transformar seus processos e garantir que eles sejam eficientes e funcionais. Além disso, os modelos estimulam a colaboração e permitem que seus colegas de trabalho deem suas opiniões e participem ativamente de todas as etapas do processo.
Os modelos do ClickUp que você vê aqui são apenas uma parte da impressionante biblioteca da plataforma , com mais de 1.000 opções — explore-os gratuitamente!