Processos ineficientes são o calcanhar de Aquiles de uma organização. Eles não apenas reduzem a produtividade da sua equipe, mas também desperdiçam recursos e provocam gargalos. Com o tempo, eles podem levar à insatisfação do cliente, à perda de oportunidades de negócios e ao esgotamento dos funcionários.
Identificar uma ineficiência é muito mais fácil do que delinear as etapas para corrigi-la. Felizmente, você não precisa bater a cabeça na parede tentando descobrir tudo - os modelos de melhoria de processos podem ajudar! Suas seções predefinidas permitem que você elabore um plano à prova de balas para mudanças que agreguem valor à organização e garantam uma navegação tranquila nas águas dos negócios. ⛵
Neste artigo, analisaremos os oito principais modelos para organizar e gerenciar melhoria de processos .
O que é um modelo de melhoria de processo?
A melhoria de processos consiste em analisar os processos de sua organização para determinar sua eficiência e definir etapas concretas para sua otimização. No entanto, adaptar um plano de melhoria de processos não é fácil. Você precisa definir metas concretas, alocar recursos coletar dados e determinar o melhor caminho a seguir.
Os modelos de melhoria de processos (ou modelos de desempenho de processos) são atalhos que o levam à linha de chegada mais rapidamente. Eles o ajudam a desenhar cada etapa do seu plano detalhadamente e garantem que seus exercícios de mapeamento de processos sejam produtivos e orientados para resultados. 💪
Esses modelos o mantêm no caminho certo e permitem que você aborde o exercício de melhoria de forma objetiva, documente cada procedimento e alinhe seu plano com as metas da empresa.
Como escolher o modelo certo de melhoria de processos
Você pode encontrar milhares de modelos de melhoria de processos on-line. Infelizmente, nem todos eles oferecem a mesma funcionalidade.
Talvez você queira procurar um modelo com as seguintes características:
- Customizabilidade: Ele deve permitir que você edite os elementos de design para garantir o alinhamento com as metodologias, os procedimentos específicos e as metas da sua empresa. Além disso, ele deve permitir que você adicione itens visuais, como gráficos ou quadros, para explicar melhor uma etapa ou ponto
- Gerenciamento de dados: O modelo deve permitir que você colete, organize e compartilhe dados relevantes com facilidade
- Opções de colaboração: Ele deve incentivarcolaboração em equipe por meio de recursos como edição em tempo real,deixar comentáriosouquadros brancos digitais *Recursos de acessibilidade: Você deve ser capaz de configurar quem tem acesso ao modelo com base em sua função
- Escalabilidade: Deve ser robusto o suficiente para permitir o esboço de vários planos de melhoria de processos e ideias de complexidade variável
8 Modelos de planos de melhoria de processos para aumentar a eficiência
Analisamos dezenas de modelos de melhoria de processos e escolhemos a dedo os oito melhores que oferecem facilidade de uso, funcionalidade e personalização. Dê uma olhada neles e encontre seu modelo ideal! 🤓
1. Modelo de estrutura analítica de trabalho para melhoria de processos do ClickUp
Use as categorias prontas do Work Breakdown Structure Template para ficar por dentro das tarefas de melhoria de processos de negócios
Ser o capitão do navio da melhoria de processos não é nada fácil. O
Modelo de estrutura de decomposição de trabalho para melhoria de processos do ClickUp
facilita a navegação em projetos complexos e gargalos. 🚢
Com esse modelo, você pode identificar os pontos fracos de seus processos, definir o plano de jogo em detalhes, atribuir tarefas e monitorar o progresso com facilidade.
O modelo oferece três visualizações que permitem examinar o projeto de diferentes ângulos e garantir o máximo de transparência e organização.
Comece com a Visão de atividades - uma lista em que você dividirá o exercício de melhoria do processo em atividades (tarefas) mais fáceis de gerenciar. Digamos que seu foco seja a atualização do site da sua empresa. Você criará tarefas como "Identificação de metas", "Atualização do conteúdo", "Melhoria do design" e "Monitoramento do desempenho"
Ao criar uma tarefa, você pode fornecer mais detalhes usando Campos personalizados do ClickUp como responsável, data de início e de vencimento, status, principais participantes e fase do projeto. O último atributo é o critério padrão para agrupar tarefas, mas você pode alterá-lo pressionando o botão "Group by" (Agrupar por) no canto superior direito da tela.
A segunda visualização que esse modelo oferece é a Visão do quadro. Essa Quadro Kanban transforma as tarefas listadas na visualização anterior em cartões e as classifica por status (como Not Started, In Review ou In Progress). Use o design de arrastar e soltar do ClickUp para mover os cartões e alterar o status da tarefa com apenas alguns cliques.
Por fim, você tem a Visão Gantt - um gráfico Gantt que descreve suas tarefas em uma linha do tempo que o ajuda a planejar cargas de trabalho sem sobreposições. Faça o download deste modelo
2. Modelo de mapeamento de processos do ClickUp
O modelo de mapeamento de processos do ClickUp é ideal para padronizar as operações comerciais e melhorar a colaboração da equipe
Se quiser que o seu projeto de melhoria de processos seja bem-sucedido, você deve mapear cada etapa com precisão para evitar confusão e mal-entendidos. O
Modelo de mapeamento de processos do ClickUp
ajuda a planejar os cronogramas, as programações e as cargas de trabalho para visualizar cada detalhe e preparar sua equipe para o sucesso.
À primeira vista, este modelo de tarefa é um simples lista de tarefas . No entanto, a lista está repleta de recursos avançados para dividir até mesmo os projetos mais desafiadores em partes fáceis de seguir e processos de mapeamento como um profissional.
A lista de tarefas padrão consiste em 22 subtarefas que o ajudam a identificar o processo que deseja melhorar e a delinear detalhes como os membros da equipe envolvidos, as responsabilidades e a tipo de mapa de processo a ser usado. Como o ClickUp é conhecido por sua capacidade de personalização, você pode atualizar cada subtarefa para garantir que ela se alinhe aos procedimentos e metas da sua empresa.
Clique em uma subtarefa para fornecer mais detalhes - crie listas de tarefas menores para delinear as atividades necessárias para sua conclusão, anexe arquivos com informações úteis e atribua tarefas a membros específicos da equipe. O ClickUp permite que você configure relações de tarefas -garantem a ordem adequada, impedindo que uma tarefa seja iniciada ou concluída antes de uma tarefa associada.
O modelo também permite que você rastrear o tempo e definir datas de vencimento para monitorar o progresso com facilidade.
A beleza dos modelos de tarefas do ClickUp é sua versatilidade. Quando você configura um, pode duplicá-lo e copiá-lo para outros projetos para economizar tempo. Copie a tarefa inteira ou apenas suas partes específicas. ✨ Faça o download deste modelo
3. Modelo de auditoria e aprimoramento de processos do ClickUp
Otimize seus processos de negócios com verificações de qualidade, análise e gerenciamento de mudanças usando o modelo de auditoria de processos do ClickUp
É hora de colocar seu chapéu de detetive e dar uma olhada completa em seus processos! Verifique se alguns podem se beneficiar de atualizações e estabeleça o plano de aprimoramento com o
Modelo de auditoria e aprimoramento de processos do ClickUp
! 🕵️
O modelo permite que você dê um passo atrás e tenha uma visão imparcial de seus procedimentos. Analisar as eficiências do processo para revelar pontos fracos na produtividade, atendimento ao cliente e satisfação, orçamento e alinhamento com a visão das partes interessadas e, em seguida, delinear um plano para corrigi-los.
Essa estrutura abrangente é dividida em quatro seções:
- Análise do processo: Ajuda a identificar ponteiros de auditoria, delineando osdocumentação do processo e diretrizes de monitoramento
- Análise CATWOE: Significa Cliente, Ator, Transformação, Visão de Mundo, Proprietário e Ambiente e permite que você defina as perspectivas das partes interessadas e garanta que seus processos estejam alinhados a elas
- Concepção de modelo: Permite conceituar e avaliar seus processos para identificar lacunas e problemas
- Gerenciamento de mudanças: Ajuda a delinear as mudanças que levam à melhoria do processo
Depois de definir as tarefas em cada uma das quatro seções, vá para a visualização Visão geral. Você verá todas as suas tarefas agrupadas por sua respectiva seção e status (como Não iniciado, A fazer, Em andamento, Em revisão e Concluído).
O modo de exibição Quadro é um quadro Kanban que exibe suas tarefas como cartões e as classifica por status. Mova os cartões com um simples arrastar e soltar para gerenciar seus fluxos de trabalho . Faça o download deste modelo
4. Modelo de POP de melhoria contínua do ClickUp
Acelere a criação de POPs com este modelo pronto do ClickUp - basta inserir seus dados e você estará pronto para as corridas Melhoria contínua é fundamental para manter a produtividade máxima e a eficiência de custos. A
Modelo de POP de melhoria contínua do ClickUp
ajuda a documentar cada etapa do seu plano de melhoria de processos, garantir que todos os membros da equipe estejam informados e monitorar o progresso do plano.
É importante observar que este é um modelo de Doc. Se você não estiver familiarizado com Documentos do ClickUp o ClickUp Docs é um recurso exclusivo que permite criar, gerenciar, armazenar, compartilhar e trabalhar em documentos com sua equipe no ClickUp. No ClickUp Docs, você pode criar tarefas, adicionar responsáveis, adicionar listas de tarefas, usar IA do ClickUp (o assistente de redação com tecnologia de IA da plataforma) e facilitar o gerenciamento de documentos.
Esse modelo de documento específico apresenta cinco seções que o ajudam a delinear os detalhes do seu plano de melhoria de processo. As seções padrão são:
- Finalidade: Aqui é onde você definirá os principais motivos para estabelecer um plano de melhoria de processos, como garantir que todos os funcionários estejam na mesma página, melhorar a eficiência ou reduzir o risco de mal-entendidos
- **Escopo: É aqui que você listará o(s) aspecto(s) do seu plano de melhoria de processos
- Procedimento: Nesta seção, você descreverá as etapas que levarão à melhoria dos seus processos
- Recursos relacionados: Aqui é onde você fornecerá respostas a possíveis perguntas que os membros da sua equipe possam ter e anexará recursos valiosos para ajudá-los a realizar suas tarefas
- Revisão e revisão: É aqui que você mencionará o proprietário do SOP e fará um link para o arquivoFormulário ClickUp para solicitações de revisão Faça o download deste modelo ### 5. Modelo de DMAIC do ClickUp
Diga adeus aos processos ineficientes com o ClickUp DMAIC Template
Para mudar um processo para melhor, você precisa Ddefinir suas metas, Mmedir KPIs, Aanalisar os dados, Imelhorar implementando mudanças adequadas e Ccontrolar os resultados. A
permite que você faça exatamente isso e melhore os processos sem suar a camisa! 🥵
Este modelo é baseado em um Quadro branco do ClickUp -uma tela digital que permite visualizar suas ideias, fazer brainstorming com os membros da equipe e desenvolver estratégias. Ele o ajuda a expressar seu lado criativo e a manter os olhos no seu objetivo - nesse caso, identificar processos ineficientes e delinear as etapas para melhorá-los.
O modelo inclui cinco seções na forma de notas adesivas:
- Definir
- Medida
- Analisar
- Melhorar
- Controle
O modelo o instrui sobre o que deve ser incluído em cada seção. Por exemplo, na coluna Definir, você verá o espaço reservado "insira o problema aqui". Substitua-o por um esboço do processo que você deseja aprimorar e detalhes relevantes (como o que o torna ineficiente e as informações que o sustentam).
Depois de definir o problema na primeira coluna, use a segunda para delinear as medidas que podem ajudá-lo a avaliar seu progresso. Na terceira coluna, você coletará e analisará os dados relevantes para verificar se tudo está ocorrendo conforme o planejado e se é necessário fazer alguns ajustes.
Na quarta coluna (Melhorar), você define soluções concretas para o problema. Por exemplo, se o processo ineficiente for a falta de comunicação frequente entre os membros da equipe, as possíveis soluções poderiam ser o uso de uma plataforma de colaboração ou o estabelecimento de uma nova hierarquia e estrutura de relatórios.
Na quinta coluna, você observa o sucesso da solução aplicada. 😍 Faça o download deste modelo
6. Modelo de quadro branco do processo PDCA do ClickUp
Use este modelo visual para dividir as tarefas em partes gerenciáveis, categorizando os itens em quatro estágios: Planejar, Fazer, Verificar e Agir
Inicie seus esforços de melhoria de processos com o
Modelo de quadro branco do processo PDCA do ClickUp
.
PDCA é a abreviação de plan-do-check-act e representa um modelo para implementar mudanças, enfatizando a colaboração e a transparência da equipe. Este modelo de quadro branco é baseado nesse modelo e permite que você divida até mesmo os projetos mais complexos em atividades fáceis de gerenciar, divididas em quatro etapas: **Planejar, Fazer, Verificar e Agir
A primeira etapa para usar o modelo é acessar a Visão de lista e criar tarefas. Por exemplo, se o processo ineficiente em questão for um site mal projetado, você poderá definir tarefas como "Criar postagens de blog", "Atualizar a interface" e "Rastrear o desempenho" Você pode adicionar responsáveis, datas de vencimento e níveis de prioridade ou incorporar outros campos personalizados para fornecer mais detalhes da tarefa.
Agora, vá para a visualização Whiteboard e crie uma representação visual das tarefas definidas. Faça isso pressionando "ClickUp Cards" na barra de ferramentas no lado esquerdo da tela e localizando as entradas desejadas.
Por exemplo, a tarefa "Creating blog posts" (Criar postagens de blog) pode ser adicionada ao estágio Do (Fazer), enquanto a tarefa "Tracking performance" (Acompanhar desempenho) pode estar em Check (Verificar). Faça o download deste modelo
7. Modelo ClickUp de FMEA de processo Lean Six Sigma
Identifique riscos potenciais rapidamente e criar um plano de ação com o modelo ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma
Identifique os riscos do processo e elabore um plano para eliminá-los com o
Modelo ClickUp de FMEA de processo Lean Six Sigma
!
Antes de entrar nas funcionalidades do modelo, é importante observar que o Process FMEA e o Lean Six Sigma são metodologias de melhoria de processos. FMEA de processo ( Modo de falha e análise de efeitos ) gira em torno da avaliação e da identificação de possíveis falhas (riscos) em um processo, enquanto o Lean Six Sigma trata de eliminá-las. Este modelo combina as duas metodologias para ajudá-lo a alcançar as estrelas da melhoria de processos e aumentar a eficiência de sua empresa.
Não se assuste com as várias exibições aqui - usar e navegar pelo modelo é fácil depois que você as entende.
A primeira visualização é a Lista de FMEA, na qual você criará uma lista de possíveis falhas (problemas) do processo. O modelo apresenta excelentes exemplos que o ajudam a inserir as informações corretas. Por exemplo, você tem uma lista de possíveis problemas que podem ocorrer com saques em caixas eletrônicos, como a máquina não distribuir dinheiro ou uma tela com defeito. Cada problema é descrito em detalhes com colunas como Função, Efeitos potenciais da falha, Gravidade e Probabilidade de ocorrência.
A visualização RPN Computation lista suas tarefas e seu RPN (número de prioridade de risco). Esse número é calculado multiplicando-se a segurança estimada, a probabilidade de ocorrência e a probabilidade de detecção. Faça o download deste modelo Bônus: Confira_ **Os 10 principais modelos Six Sigma para elevar seu jogo de melhoria de processos
8. Modelo de plano de melhoria de processo do Word por ProjectManagementDocs
Use o modelo de plano de melhoria de processo do Word da ProjectManagementDocs para delinear seus planos e documentar todos os detalhes relevantes
Os modelos com opções avançadas e várias exibições podem oferecer uma funcionalidade incrível, mas não agradam a todos. Se você deseja uma ferramenta simples que possa ajudá-lo a analisar e gerenciar processos identificar problemas e implementar medidas adequadas, o modelo de plano de melhoria de processos do Word da ProjectManagementDocs pode ser o ideal para você.
Esse modelo do Word divide seu plano em quatro seções:
- Limites do processo
- Configuração do processo
- Métricas do processo
- Metas paraDesempenho aprimorado Na seção Limites do processo, você identifica o início e o fim do processo que deseja analisar. Dessa forma, você pode garantir que seu trabalho vise diretamente o processo sem desperdício de recursos.
A seção Configuração do processo ajuda a representar visualmente o processo que deseja melhorar. Isso permite que você identifique as ineficiências e determine as melhores maneiras de lidar com elas.
Em Process Metrics, você define critérios para monitorar o desempenho e acompanhar o progresso.
A seção Target for Improved Performance concentra-se em metas e estimula a melhoria contínua. É aqui que você definirá métricas mensuráveis e realistas que deseja alcançar no futuro.
Modelos de melhoria de processos: Seu atalho para a terra da eficiência
Os modelos listados podem ajudá-lo a reverter seus processos e garantir que eles sejam eficientes e funcionais. Além disso, os modelos estimulam a colaboração e permitem que seus colegas de trabalho contribuam com suas opiniões e participem ativamente de todas as partes do processo.
Os modelos do ClickUp que você vê aqui são apenas uma parte dos recursos da plataforma
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