Um mapa de processos é uma ferramenta incrivelmente útil para gerenciar projetos. 💡
Isso ajuda a dividir tarefas e processos complexos em imagens fáceis de entender. Com um mapa de processos em mãos, você terá menos dificuldade para identificar áreas que precisam de melhorias, bem como possíveis gargalos em qualquer projeto.
Uma ampla variedade de ferramentas pode ser usada para criar mapas de processos, incluindo ClickUp, Excel ou até mesmo Word. 💻
A boa notícia?
Você nunca precisa começar do zero ao criar um mapa de processos que seja visualmente atraente, compartilhável e editável. Neste artigo, fornecemos uma visão geral de 10 modelos de mapas de processos para você começar a mapear seus processos.
O que é um modelo de mapeamento de processos?
Um modelo de mapa de processos é um diagrama que visualiza um processo e detalha as etapas individuais envolvidas na tarefa. Ele foi projetado para ajudar os gerentes de projeto, em qualquer função, a identificar áreas de melhoria e possíveis gargalos nos fluxos de trabalho de seus projetos.
O que torna um modelo de mapeamento de processos bom?
Um modelo de mapeamento de processos sólido é tudo o que você esperaria que fosse: uma maneira clara, concisa e visualmente organizada de visualizar o fluxo de trabalho de suas equipes. Ele deve ser fácil de ler e entender e incluir todas as informações necessárias para levar um projeto do início ao fim.
Um ótimo modelo usa símbolos de mapeamento de processos, setas e caixas para representar as diferentes etapas do início ao fim. Os mapas de processos precisam ser otimizados para seu caso de uso específico.
Por exemplo, como gerente, você provavelmente desejará usar um mapa de processos com raias para visualizar quem em sua equipe é responsável por cada etapa do processo. 🏊
Por outro lado, criar um mapa de processos em fluxograma — completo com símbolos de mapeamento de processos — ajudaria você a visualizar todas as etapas de um processo que resolve um problema específico.
Como criar um mapa de processos
A criação de um mapa de processos começa com a determinação do escopo do projeto. Isso inclui identificar as metas e os principais objetivos do projeto, as partes interessadas importantes e as tarefas a serem realizadas. 📝
O próximo passo é dividir cada tarefa em etapas menores e analisar quais etapas estão conectadas e como. A partir daí, use uma ferramenta de mapeamento de processos para criar o mapa.
O ClickUp vem com ferramentas integradas que fornecem formas, rótulos e setas para ajudar a visualizar o fluxo de tarefas e ilustrar as conexões entre elas. Você também pode adicionar cores e rótulos ao seu modelo de mapeamento de processos de negócios.
Agora, como fazer isso?
Criar um mapa de processos com o ClickUp Mind Maps é fácil e intuitivo. Primeiro, selecione + Exibir na parte superior do seu espaço de trabalho do ClickUp e clique no ícone para criar um novo mapa mental.
A partir daí, você escolherá entre duas opções: modo Tarefa ou modo Em branco.
Modo de tarefa
Este modo exibe todas as tarefas dentro do seu Mapa Mental. Isso facilita a reorganização do seu espaço de trabalho, pois permite arrastar ramificações para ajustar seus nós.
Você também pode criar, editar e excluir tarefas à medida que avança. Em termos de mapeamento de processos de negócios, o modo de tarefa ajuda a identificar gargalos, etapas-chave envolvidas e todas as tarefas que envolvem os vários membros da equipe que trabalham em seu departamento.
Modo em branco
Se preferir trabalhar com o modo em branco, você pode criar mapas mentais com nós desconectados. Com o modo em branco, você pode criar quantos nós quiser e depois convertê-los facilmente em tarefas em uma lista de sua escolha.
Em seguida, começando pelo modo principal, clique em + Tarefa para começar a construir seu mapa mental. Adicione um nome para cada tarefa e pressione Enter para criá-la.
À medida que você adiciona ramificações e nós, pode usar códigos de cores para ilustrar com precisão cada etapa. Quando terminar, é fácil salvar e compartilhar seu mapa de processos com o resto da sua equipe.
10 modelos de mapas de processos para delinear seu próximo projeto
Veja bem, nós adoramos um mapa de processos detalhado. E também adoramos modelos que ajudam você a acompanhar todo o processo. E há muitas opções para escolher ao mapear o fluxograma do seu próximo projeto.
É por isso que reunimos os 10 melhores modelos de mapas de processos a serem considerados, incluindo diferentes casos de uso para cada um.
1. Modelo de quadro branco para mapa de processos do ClickUp
O modelo ClickUp Process Map Whiteboard é um ótimo recurso para gerentes de projeto e profissionais criativos. O modelo de mapa de processos ajuda a visualizar claramente o fluxo de tarefas em cada etapa do processo. Dessa forma, você descobre as atividades mais importantes em cada etapa para priorizar as tarefas que o levarão adiante.
Este é um modelo fácil de usar para iniciantes. Com o ClickUp Whiteboards, você pode adicionar ou editar o mapa de processos como achar melhor. Em vez de alternar entre ferramentas para criar um mapa de processos compartilhável, você pode usar este modelo para criar um mapa de processos, salvá-lo e compartilhá-lo facilmente com a equipe.
O modelo inclui um formato de colunas colorido e visualmente organizado e é otimizado para acompanhar o fluxo de um projeto. Ele também possui rótulos para cada etapa do processo, incluindo metas, atividades e itens de ação.
Ele vem com dois status, um campo personalizado e três tipos de visualização, para que você tenha bastante flexibilidade.
2. Modelo de fluxograma de mapa de processos ClickUp
Um fluxograma é uma visualização simplificada de como os processos de negócios acontecem. Isso geralmente é indicado por determinadas formas, rótulos e linhas de conexão do início ao fim em seus mapas de processos.
Este modelo de fluxograma de mapa de processos do ClickUp é ótimo para entender a sequência lógica de uma tarefa ou processo. Ele ajuda a dividir projetos grandes em componentes menores e mais gerenciáveis. Depois de concluído, este modelo de mapa de processos facilita a reorganização e otimização à medida que você visualiza um projeto do início ao fim.
Este modelo é especialmente útil para visualizar diagramas de fluxo de trabalho complexos e pode ser ajustado com cores, formas, rótulos e linhas para atender às necessidades de qualquer projeto.
Com dois status e dois tipos de visualização, você não precisa começar um fluxograma do zero.
3. Modelo de mapa de processos PDCA da ClickUp
Planeje, execute, verifique e aja. Essas são as quatro fases do modelo de mapa de processos PDCA. Com ele, os projetos se tornam mais fáceis de executar, simplificando muito os processos de negócios.
O mapa de processos detalhado é criado em torno de cada uma das quatro fases, para que as tarefas dentro delas se tornem mais gerenciáveis. Depois de dividir e categorizar suas tarefas, fica muito mais fácil identificar quais são as mais importantes.
O mapa de processos PDCA é uma ótima maneira de aprimorar seu mapeamento de processos, pois oferece uma visão diferente do seu projeto como um todo. Se você lidera uma equipe e precisa de um recurso visual fácil de usar, utilize um mapa de processos PDCA.
Ao gerenciar um projeto, há uma infinidade de tarefas para conciliar — o que não é nenhuma surpresa. No entanto, é importante lembrar que o mapeamento de processos divide o projeto como um todo em partes menores e viáveis. Quem não gosta de simplicidade?
4. Modelo de tarefa de mapeamento de processos ClickUp
Com o mapeamento de processos, você padroniza as tarefas repetitivas que se unem para administrar sua empresa. Este modelo de tarefa de mapeamento de processos do ClickUp é ideal para quem deseja dividir e acompanhar as tarefas individuais envolvidas em qualquer processo. Ele inclui colunas personalizáveis, como Tempo, Recurso e Custo.
Dessa forma, você mede com precisão o tempo, o custo e os recursos associados a cada tarefa. Além disso, cada tarefa pode ser atribuída a um membro específico da equipe, o que facilita o acompanhamento e o gerenciamento de projetos complexos.
Uma das grandes vantagens do mapeamento de processos é que você não apenas obtém clareza sobre as tarefas e as etapas do projeto, mas também sobre quem é responsável por quê. O uso deste modelo de mapeamento de processos do ClickUp adiciona visibilidade às responsabilidades do projeto.
Na maioria das vezes, acompanhar essas responsabilidades é uma dor de cabeça sem uma divisão compartilhada com a equipe. Portanto, dê à sua equipe (e a você mesmo) mais informações sobre o fluxograma do processo para ajudar a definir o processo atual.
5. Modelo de tarefa de mapa de processo simples do ClickUp
Imagine ter um mapa claro que mostra o fluxo de atividades por etapa de um processo específico. É por isso que você pode criar um mapa de processos com facilidade usando o Mapa de Processos Simples do ClickUp.
Os gerentes de projeto usam um modelo de mapa de processos para dividir tarefas complexas de um projeto em etapas simples e fáceis de seguir. Isso ajuda a identificar áreas em seu processo atual onde o fluxo de trabalho pode ser otimizado.
Por exemplo, seu mapa de processos de alto nível pode ajudar a reduzir tarefas para permanecer dentro do orçamento do projeto e encontrar áreas de melhoria logística.
Assim como nos demais modelos do ClickUp, você pode atribuir tarefas aos membros da equipe, acompanhar o progresso e medir o sucesso sem precisar começar do zero com técnicas de mapeamento de processos.
6. Modelo de mapa de processos ClickUp Swimlane
Como discutimos anteriormente, os mapas de processos com raias são uma excelente ferramenta para gerenciamento de projetos. E o modelo de mapa de processos com raias do ClickUp é essencial se você deseja indicar quem é responsável por determinadas tarefas dentro do seu fluxo de trabalho.
Este modelo funciona para manter todos em suas faixas, de modo que o fluxo do processo mostre as subtarefas e eventos que se enquadram em suas faixas específicas. Usar um modelo de mapeamento de processos de negócios como este é ótimo para processos complexos que precisam ser simplificados.
Preocupado em atribuir responsabilidades demais a um membro da equipe e não distribuir os recursos de maneira mais equilibrada? Um mapa de processos com raias ajuda você a redistribuir visualmente as responsabilidades da maneira que achar melhor.
É um ótimo modelo para quem deseja iniciar um processo de swimlane e vem com dois status e tipos de visualização.
7. Modelo simples de mapa mental do ClickUp
Está iniciando um projeto? Não se esqueça de fazer um brainstorming! Use o modelo de mapa mental simples do ClickUp para anotar facilmente suas ideias e pensamentos. Faça um brainstorming colaborativo dessas ideias, para que os projetos não sejam desenvolvidos isoladamente.
Juntamente com dois status e três tipos de visualização, este modelo de mapa mental facilita a criação de nós, a conexão de ideias e a reorganização do seu processo de gerenciamento de fluxo de trabalho até você chegar a algo que funcione.
8. Mapa de processos do Excel para modelo básico de fluxograma
Quando tudo mais falhar, você sempre pode recorrer ao Excel. Não há limites para o que é possível fazer com ele, incluindo a criação de mapas de processos que ajudam a eliminar tarefas repetitivas ou estabelecer novas com um ponto de referência bem mapeado.
Este modelo de mapa de processos do Excel permite que você deixe de lado a necessidade de explicar um processo repetidamente, para que você possa realmente economizar tempo. ⌛
Com sua interface intuitiva e capacidade de criar e formatar tabelas facilmente, o modelo do Excel permite mapear processos de forma eficaz e rápida com apenas alguns cliques. O modelo oferece diferentes formas, linhas e setas para indicar o fluxo de um processo.
Embora existam muitas alternativas ao Excel, alguns de seus modelos podem ser um bom ponto de partida.
9. Modelo de mapa de processo de melhoria de negócios do PowerPoint da equipe Slide
Você sabia que também há uma série de modelos de mapas de processos para criar apresentações em PowerPoint? O modelo de mapa de processos do PowerPoint simplifica o processo de criação de uma apresentação eficaz e visualmente atraente sobre a melhoria dos processos de negócios com apenas algumas edições.
Ele usa ícones, formas e setas intuitivos para ilustrar cada etapa da análise do processo, como definir, medir, analisar, melhorar e controlar. Isso fornece uma representação visual fácil de entender.
Entre os mapas de processos de alto nível desta lista, há uma biblioteca de imagens predefinidas e elementos personalizados para embelezar os slides e torná-los ainda mais profissionais.
10. Modelo de mapa de processos Swim Lane da TemplateLab
O TemplateLab oferece um excelente modelo de mapa de processos com raias que pode ser usado no Microsoft Word ou PowerPoint.
Com ele, você poderá identificar áreas potenciais para melhorias, como eliminar desperdícios, aumentar a eficiência e reduzir custos. Este modelo de raia é ótimo para visualizar e monitorar métricas de desempenho, garantir a satisfação do cliente e melhorar o desempenho geral do processo.
Depois de identificar as etapas mais complexas de um processo, o mapa de processos ajuda você a simplificá-las ou até mesmo eliminá-las para obter um sistema mais organizado.
Bônus: mapeamento de processos com IA!
Os modelos são apenas a ponta do iceberg do mapeamento de processos
Os mapas de processos fornecem um recurso visual útil para equipes que desejam se manter organizadas enquanto criam processos e trabalham com eficiência. No entanto, os modelos de mapeamento de processos são apenas a ponta do iceberg quando se trata de ferramentas que ajudam a otimizar qualquer projeto do início ao fim.
Com as automações, espaços de trabalho personalizáveis, tarefas atribuíveis, controle de tempo e outros recursos de diagrama de fluxo de trabalho do ClickUp, você cria uma experiência muito mais tranquila ao gerenciar um processo complexo ou diferentes projetos em sua equipe.
Se quiser mais exemplos, visite o Centro de Modelos do ClickUp para ver centenas de opções que podem fornecer uma maneira mais fácil e intuitiva de começar seus projetos. As possibilidades são ilimitadas!