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A questão é a seguinte: na ClickUp, somos pessoas que gostam de processos. E você também deveria ser! Sabe por quê?
Processos de negócios bem definidos ajudam as organizações a identificar como operam. Eles também ajudam os líderes a entender como administrar as empresas com mais eficiência.
Mas a maior beleza dos processos de negócios reside em sua capacidade de alavancar os negócios. Afinal, que empresa de sucesso tem um funcionamento ineficiente? Isso mesmo! Nenhuma.
Então, tudo o que você precisa fazer é aprender os fundamentos da gestão de processos — mais especificamente, a gestão de processos de negócios (BPM). E é por isso que elaboramos este artigo para você.
Você aprenderá o que é gestão de processos de negócios, por que ela é importante e o que ela envolve. E você vai adorar os modelos e exemplos que compilamos para você, além de nossas sugestões para otimizar seus processos de negócios com as ferramentas certas.
Vamos começar agora mesmo para que você possa acelerar seus processos de negócios o mais rápido possível!
O que é gerenciamento de processos?
A gestão de processos analisa os processos existentes dentro de uma organização, define e descreve novos processos e controla a execução dos processos existentes e novos para garantir que sejam concluídos conforme descrito.
E o objetivo final de fazer tudo isso é melhorar — ou otimizar — os processos de negócios. Agora, o que é exatamente um processo de negócios?
Um processo de negócios é uma sequência de tarefas (ou etapas) realizadas por uma ou mais funções para produzir resultados e, assim, atingir um objetivo. E se, por exemplo, o objetivo for atingir um marco, então um processo de negócios é uma definição de como passar de um marco para o próximo.
Exemplos de gerenciamento de processos
É fácil concluir que a gestão de processos de negócios é uma expressão do trabalho em equipe, pois pode envolver várias pessoas. E é o trabalho conjunto delas como equipe ou organização que dá vida ao processo de negócios.
Exemplo de gerenciamento de processos nº 1: atender a um pedido online de donuts
- Um cliente faz um pedido online de 100 donuts.
- O gerente da loja aceita o pedido e o cliente pode verificar o status do pedido.
- Há donuts suficientes prontos para serem embalados? Sim: sua equipe embala os donuts. Não: um funcionário faz donuts suficientes para atender ao pedido, enquanto outro os prepara.
- Sim: sua equipe empacota os donuts
- Não: um funcionário faz donuts suficientes para atender ao pedido, enquanto outro os prepara.
- Um funcionário emite um recibo, embala os donuts e atualiza o status do pedido para Pronto.
- Um funcionário entrega os donuts embalados ao entregador.
- O entregador atualiza o status do pedido para Entregue.
- Sim: sua equipe empacota os donuts
- Não: um funcionário faz donuts suficientes para atender ao pedido, enquanto outro os prepara.
Exemplo de gerenciamento de processos nº 2: integração de um novo funcionário
- O RH recebe a carta de oferta assinada pelo candidato.
- A equipe de RH cria um registro do funcionário e o envia ao departamento de TI para a configuração da conta.
- A TI configura o acesso ao e-mail, computador e senha para o novo funcionário.
- O RH agenda uma reunião de orientação e cria um cronograma de treinamento para o novo funcionário.
- O novo funcionário participa da orientação e começa o treinamento
- Após concluir o treinamento, o novo funcionário começa a trabalhar nas tarefas atribuídas com a orientação de seu gerente.
- O gerente avalia o progresso do funcionário durante as primeiras semanas e fornece feedback ao RH.
Exemplo de gerenciamento de processos nº 3: desenvolvimento de produtos
- Uma equipe identifica uma necessidade do cliente ou uma lacuna no mercado
- A equipe realiza pesquisas para entender a necessidade/lacuna e as possíveis soluções.
- Com base em pesquisas, a equipe cria um plano de desenvolvimento de produto, incluindo cronogramas, funções e recursos necessários.
- A equipe projeta o produto e cria um protótipo para testes.
- O protótipo é testado com clientes em potencial para coletar feedback e fazer melhorias.
- O produto final é criado e lançado no mercado.
- A equipe coleta e analisa dados sobre vendas, feedback dos clientes e quaisquer alterações necessárias a serem feitas para futuras atualizações do produto.
Se você está se perguntando o que está faltando ou o que poderia ser diferente no processo, estamos orgulhosos de você! Porque você está entrando no espírito da gestão de processos de negócios.
Bônus: Ferramentas de mapeamento de processos
Por que o gerenciamento de processos de negócios é importante?
Se você leva a eficiência no trabalho a sério — como acreditamos que você faz —, você deve se interessar pela gestão de processos de negócios. É assim que você atingirá suas metas de negócios de maneira mais tranquila, rápida e com menos recursos.
Sem uma gestão adequada dos processos de negócios, nem todos sabem quem é responsável por quais tarefas em um projeto. Isso se torna ainda mais desafiador quando equipes adicionais são incluídas na equação.
As equipes precisam ter visibilidade do processo em todas as etapas quando vários grupos estão envolvidos. E a gestão de processos conecta todas as partes móveis de uma organização para agregar valor às partes interessadas do projeto e, em última análise, ao negócio.
5 etapas da gestão de processos
Os processos de gerenciamento de processos que desperdiçam tempo ou recursos desnecessários são ineficientes. E você deve torná-los eficientes ou eliminá-los.
Mas há um porém: identificar e melhorar processos ineficientes é um desafio. Você sabe que, quando um processo se torna arraigado em uma organização, mudá-lo gera resistência, para dizer o mínimo. Infelizmente, você precisa melhorar continuamente os processos da sua empresa de qualquer maneira.
Para isso, siga o ciclo de vida da gestão de processos de negócios:
Etapa 1: Planejar
Nesta fase, você deve começar analisando a estratégia de negócios da empresa. Essa é a direção que sua organização deseja seguir para atingir seus objetivos no futuro. E esse conhecimento guiará todo o ciclo de vida da gestão de processos de negócios — é a sua pedra angular.
Para implementar um plano de gerenciamento de processos, primeiro você precisa:
- Entenda as metas, os objetivos e a estratégia atual da empresa.
- Identifique os processos de negócios existentes na organização e distinga entre o que já foi analisado, definido e descrito e o que ainda não foi.
- Descubra as regras de negócios que regem todos esses processos.
- Descubra se e onde cada processo tem pontos fracos, como gargalos, redundâncias ou gastos elevados.
- Determine se cada processo está alinhado com suas conclusões do nº 1.
Então, dependendo das informações que essas etapas lhe fornecerem, você terá algumas opções para o que fazer a seguir. Você pode:
- O design e o processo de negócios documentam os processos existentes identificados.
- Atualize ou complete os processos que não estão alinhados com suas metas, objetivos ou estratégia, que não seguem regras comerciais importantes ou que apresentam pontos fracos e ineficiências.
REPITA Dica profissional: certifique-se de repetir a etapa de planejamento do processo pelo menos uma vez por ano, pois novos processos podem surgir. Dessa forma, você estará sempre atualizado sobre o seu processo de negócios.
Etapa 2: Modelo
Durante essa fase, você deve projetar e representar os processos de negócios, tendo em mente que eles orquestram as ações de diferentes funções, sistemas (nem sempre necessariamente tecnológicos), informações e objetos (dependendo do seu negócio).
E por projetar queremos dizer conceituar cada processo e literalmente desenhar um fluxo de trabalho (ou conjunto de fluxos de trabalho) para ele. Visualmente, são diagramas ou fluxogramas, que podem ser incorporados em ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos, como o ClickUp!
Se você lê ou ouve falar sobre gerenciamento de fluxo de trabalho, é porque os processos de negócios são representados por fluxos de trabalho (às vezes, muitos fluxos de trabalho). Mas o gerenciamento de processos de negócios é mais do que criar e otimizar fluxos de trabalho, que é o foco do gerenciamento de fluxo de trabalho.
Além disso, esteja ciente de que, muitas vezes, os profissionais de gerenciamento de processos criam diagramas de fluxo de trabalho com o Modelo e Notação de Processos de Negócios (BPMN).
Confira nossa melhor seleção de exemplos de fluxo de trabalho!
Etapa 3: Executar
Para implementar os processos de negócios que você projetou anteriormente, você deve usar uma ferramenta de BPM. E aqui estão as duas etapas essenciais que recomendamos que você siga ao executar os processos com a ferramenta que escolher:
- Teste cada processo recém-projetado com alguns participantes de uma única equipe ou departamento.
- Permita que o restante da sua organização adote o processo gradualmente.
Essa abordagem cautelosa à execução de processos minimizará o impacto de possíveis falhas de design.
Etapa 4: Monitorar
Seus processos de negócios estão funcionando? Ótimo. Então você deve analisá-los para ver exatamente como estão funcionando.
O monitoramento de processos ajuda a identificar gargalos, tarefas repetitivas e outros problemas que você deve corrigir. Em um nível mais profundo, monitorar um processo atual significa examinar minuciosamente cada uma de suas partes. A automação de processos de negócios elimina o trabalho manual dessas tarefas repetitivas.
O objetivo é identificar quais partes estão funcionando bem e quais precisam de melhorias (além do tipo de melhoria necessária). Analisar o processo de integração de seus clientes é uma maneira eficaz de determinar como sua execução pode estar afetando seus níveis de engajamento com o cliente.
E você pode obter sinais de que algo está errado com o processo ao minerar dados do log de eventos dos sistemas de informação envolvidos na integração. Essa seria uma abordagem baseada em dados para compreender o desempenho do processo.
E pode permitir que você descubra automaticamente novos processos a partir de dados de análise de processos. Mas como você realmente analisa processos? Com uma ferramenta de monitoramento de processos de negócios.
Assim como um laudo de exame de sangue, essa ferramenta avalia a saúde dos seus processos. Por exemplo, ela pode avaliar a satisfação do cliente, o tempo de ciclo, a receita, a produtividade e muitas outras métricas.
No entanto, assim como um check-up de saúde, você deve repeti-lo a cada poucas semanas ou meses. Caso contrário, você só perceberá que seus processos têm ineficiências quando for tarde demais para evitar falhas (com todos os custos e desvantagens associados).
Certifique-se de que as ferramentas de automação de processos de negócios sejam usadas para reduzir o tempo necessário para realizar seu trabalho diário. Todo o seu plano de gerenciamento de processos precisa de atenção em áreas específicas, mais do que em outras.
Etapa 5: Otimizar
A fase de otimização — ou fase de controle — consiste em ajustar os processos de negócios necessários para a melhoria. É assim que você os mantém eficientes e alcança os objetivos de negócios da sua empresa e seu plano geral de gerenciamento de processos.
Alguns exemplos de otimização da gestão de processos podem incluir:
- Elimine tarefas ou processos redundantes
- Automatize fluxos de trabalho
- Melhore a comunicação entre os intervenientes no processo com ferramentas de negócios adequadas.
E não se esqueça de monitorar os processos que você otimizou! Afinal, isso é um ciclo.
Modelos de gerenciamento de processos para começar agora mesmo
Vamos voltar à ideia de que você pode otimizar os processos de negócios simplificando os fluxos de trabalho. E que você simplifica os fluxos de trabalho com a automação.
Bem, os modelos de gerenciamento de processos são uma das bases da automação do fluxo de trabalho. E os três modelos abaixo são aqueles que recomendamos que você dê uma olhada quando começar a se familiarizar com o gerenciamento do fluxo de trabalho.
1. Modelo de quadro branco do processo PDCA do ClickUp
Se você gosta de gerenciamento de qualidade, já conhece o ciclo planejar, executar, verificar e agir (PDCA) — ou ciclo de melhoria contínua. Mas este modelo de quadro branco PDCA do ClickUp elevará seu plano de gerenciamento de processos PDCA a um outro nível.
Use-o para categorizar tarefas nas quatro etapas do ciclo PDCA. Pode parecer bobagem usar um modelo em vez de caneta e papel, mas confie em nós.
Este modelo de quadro branco usa um software de gerenciamento de processos de negócios e faz mais do que dividir tarefas em etapas menores. O quadro branco PDCA oferece suporte à execução de processos PDCA para um melhor gerenciamento de projetos.
2. Modelo de documento de processos da empresa ClickUp
Com o modelo de documento de processo do ClickUp, documentar processos de negócios ficou muito mais fácil. Use o modelo para documentar procedimentos operacionais padrão (SOPs), como as etapas para solicitar licença para melhoria de processos.
Porque uma coisa é definir as tarefas em seu fluxo de trabalho, outra coisa é saber exatamente o que fazer para concluir a tarefa.
Para saber mais, experimente estes modelos de documentos de processos!
3. Modelos de processos e procedimentos comerciais do ClickUp
Depois que sua empresa começar a executar processos de negócios com o software BPM, use este modelo de processos e procedimentos da ClickUp para obter uma visão geral dos seus processos internos:
- Obtenha detalhes sobre a melhoria de processos por meio de prazos, prioridades, taxas de conclusão e número de tarefas concluídas (com os processos agrupados, por exemplo, por departamento).
- As tarefas que exigem a criação de documentos e o estágio em que esses documentos são
- Como os processos vão fluir uns para os outros por meio de um sistema de gerenciamento de projetos
Bônus: software SOP!
Otimize a gestão de processos usando um software de gestão de processos de negócios
Um pacote de BPM — composto por várias opções de software de BPM — ajuda você a implementar todas as etapas do gerenciamento de processos de negócios. Portanto, antes de continuarmos, vamos falar sobre alguns pontos fortes do BPM e das ferramentas de gerenciamento de projetos (como o ClickUp).
- Eles automatizam os fluxos de trabalho: dão vida a todos os processos de negócios de uma empresa e eliminam o trabalho manual e repetitivo com automações predefinidas e personalizadas.
- Eles apoiam a colaboração: esclareça os procedimentos sem perder o contexto do processo ou e-mails como uma agulha num palheiro. As ferramentas de BPM permitem que os membros da equipe comentem sobre as tarefas e anexem arquivos a elas. Elas até permitem que você converta comentários em tarefas!
- Eles oferecem relatórios: fornecem dados abrangentes sobre os processos, nos quais você pode confiar para verificar se projetou seus processos de maneira eficaz. Esses relatórios detalham o desempenho de uma equipe, permitindo que você verifique sua produtividade durante um determinado período.
Benefícios da automação de processos de negócios
As cinco etapas da gestão de processos de negócios são passos necessários para a automação. E ferramentas de BPM como o ClickUp ajudam você a automatizar tarefas e fluxos de trabalho, e é por isso que queremos destacar aqui os benefícios da automação de processos de negócios:
- Eficiência em termos de tempo e custo: automatizar tarefas repetitivas economiza tempo e dinheiro, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais importantes.
- Maior consistência e precisão: a automação reduz o erro humano, resultando em maior consistência e precisão nos processos. Isso também leva a uma maior satisfação do cliente.
- Processos simplificados: a automação de processos de negócios ajuda a simplificar os processos, eliminando etapas desnecessárias e simplificando os procedimentos.
- Informações em tempo real: com processos automatizados, você pode coletar informações em tempo real que podem ajudá-lo a tomar decisões de negócios mais informadas.
E, geralmente, você pode personalizar os relatórios com widgets que informam as tarefas concluídas, o número de tarefas realizadas, os membros com tarefas inacabadas, estimativas de tempo, tempo rastreado e muitas outras medidas.
Experimente o ClickUp e envie-nos uma mensagem para nos dizer o que você achou. Estamos ansiosos para saber onde você precisa chegar com a gestão de processos de negócios!