O que é gerenciamento de processos de negócios? Estratégias, modelos e exemplos

A questão é a seguinte: em ClickUp somos pessoas de processo. E você também deveria ser! Você sabe por quê?

Processos de negócios bem definidos ajudam as organizações a identificar como elas operam. E eles também ajudam os líderes a entender como administrar as empresas com mais eficiência .

Mas a maior beleza dos processos de negócios está em sua capacidade de alavancar os negócios. Afinal, que empresa bem-sucedida tem um funcionamento ineficiente? É isso mesmo! Não há.

Então, tudo o que você precisa fazer é aprender o básico sobre gerenciamento de processos - gerenciamento de processos de negócios (BPM), para ser mais específico. E é por isso que elaboramos este artigo para você.

Você aprenderá o que é o gerenciamento de processos de negócios, por que ele é importante e o que ele implica. E vai adorar os modelos e exemplos que compilamos para você e nossas sugestões para otimizar seus processos de negócios com as ferramentas certas.

Vamos começar imediatamente para que você possa acelerar seus processos de negócios o mais rápido possível!

O que é gerenciamento de processos?

O gerenciamento de processos analisa os processos existentes em uma organização, define e descreve novos processos e controla a execução dos processos existentes e dos novos processos para garantir que sejam concluídos conforme descrito.

E o objetivo final de fazer tudo isso é melhorar - ou otimizar - os processos de negócios. Mas o que é exatamente um processo de negócios?

Um processo de negócios é uma sequência de tarefas (ou etapas) executadas por uma ou mais funções para produzir resultados e, assim, atingir uma meta. E se, por exemplo, a meta for atingir um marco então um processo de negócios é uma definição de como ir de um marco para o próximo.

Exemplos de gerenciamento de processos

Você pode concluir facilmente que o gerenciamento de processos de negócios é uma expressão do trabalho em equipe pois pode envolver várias pessoas. E é o trabalho conjunto delas como equipe ou organização que dá vida ao processo de negócios.

Exemplo de gerenciamento de processos nº 1: Atendimento de um pedido on-line para Donuts

1. Um cliente faz um pedido on-line de 100 donuts
2. O gerente da loja aceita o pedido e o cliente pode verificar o status do pedido
3. Há donuts suficientes prontos para embalar?
   • Sim: sua equipe embala os donuts
   • Não: um funcionário faz donuts suficientes para atender ao pedido, enquanto outro os prepara
4. Um funcionário emite um recibo, embala os donuts e atualiza o status do pedido para Ready (Pronto)
5. Um funcionário entrega os donuts embalados para o entregador
6. O entregador atualiza o status do pedido para Entregue

Exemplo de gerenciamento de processos nº 2: Integração de um novo funcionário

1. O RH recebe a carta de oferta assinada pelo candidato
2. A equipe de RH cria um registro de funcionário e o envia para a TI para configurar a conta
3. A equipe de TI configura o e-mail, o computador e a senha de acesso para o novo funcionário
4. O RH agenda uma reunião de orientação e cria um cronograma de treinamento para o novo funcionário
5. O novo funcionário participa da orientação e inicia o treinamento
6. Após concluir o treinamento, o novo funcionário começa a trabalhar nas tarefas atribuídas com a orientação do gerente
7. O gerente avalia o progresso do funcionário durante suas primeiras semanas e fornece feedback ao RH

Exemplo de gerenciamento de processos nº 3: Desenvolvimento de produtos

1. Uma equipe identifica uma necessidade do cliente ou uma lacuna no mercado
2. A equipe realiza pesquisas para entender a necessidade/ lacuna e as possíveis soluções
3. Com base na pesquisa, a equipe cria um plano de desenvolvimento de produto, incluindo cronogramas, funções e recursos necessários
4. A equipe projeta o produto e cria um protótipo para teste
5. O protótipo é testado com clientes potenciais para obter feedback e fazer melhorias
6. O produto final é criado e lançado no mercado
7. A equipe coleta e analisa dados sobre vendas, feedback dos clientes e quaisquer alterações necessárias a serem feitas para futuras atualizações do produto.

Se você está se perguntando o que está faltando ou o que poderia ser diferente no processo, estamos orgulhosos de você! Porque você está se sintonizando com o espírito do gerenciamento de processos de negócios.

Bônus:_ Ferramentas de mapeamento de processos

Por que o gerenciamento de processos de negócios é importante?

Se você leva a eficiência do trabalho a sério - como acreditamos que leva -, você deve estar no gerenciamento de processos de negócios. É assim que você atingirá suas metas de negócios de forma tranquila, mais rápida e com menos recursos.

Sem o gerenciamento adequado dos processos de negócios, nem todos sabem quem é responsável por quais tarefas em um projeto. Isso só se torna mais desafiador quando outras equipes são adicionadas à equação.

Os Sprints no ClickUp mantêm as equipes alinhadas em relação aos roteiros de produtos para obter visibilidade total de quem está fazendo o quê

As equipes precisam absolutamente de visibilidade do processo em todos os estágios quando vários grupos estão envolvidos. E o gerenciamento de processos vincula todas as partes móveis de uma organização para agregar valor a partes interessadas no projeto e, por fim, o negócio.

5 Estágios do gerenciamento de processos

Os processos de gerenciamento de processos que desperdiçam tempo ou recursos desnecessários são ineficientes. E você deve torná-los eficientes ou eliminá-los.

Mas aqui está o problema: Identificar e melhorar processos ineficientes é um desafio. Porque você sabe que, quando um processo se enraíza em uma organização, mudá-lo gera resistência, para dizer o mínimo. Infelizmente, de qualquer forma, você precisa melhorar continuamente os processos de sua empresa.

Para fazer isso, siga o ciclo de vida do gerenciamento de processos de negócios:

Estágio 1: Planejamento

Nesta fase, você deve começar analisando a estratégia de negócios da empresa. Essa é a direção que sua organização deseja tomar para atingir suas metas no futuro. E esse conhecimento guiará todo o ciclo de vida do gerenciamento de processos de negócios - é a sua pedra angular.

Para colocar em prática um plano de gerenciamento de processos, primeiro é preciso:

1. Entender os objetivos comerciais atuais da empresa,objetivose estratégia
2. Identificar os processos de negócios existentes na organização e distinguir entre o que já foi analisado, definido e descrito e o que não foi
3. Descobrir as regras de negócios que regem todos esses processos
4. Descubra se e onde cada processo tem pontos fracos, como gargalos, redundâncias ou gastos elevados
5. Determine se cada processo está alinhado com suas descobertas do item 1

Em seguida, dependendo dos insights que essas etapas lhe proporcionarem, você terá algumas opções do que fazer em seguida. Você pode:

• Projetar edocumento de processo comercial os processos existentes identificados
• Atualize ou conclua os processos que não se alinham com suas metas, objetivos ou estratégia, que não atendem a regras comerciais importantes ou que contêm pontos fracos e ineficiências

ENXÁGUE E REPITA **Dica profissional: Certifique-se de repetir a etapa de planejamento do processo pelo menos uma vez por ano, pois podem surgir novos processos. Dessa forma, você estará sempre atualizado sobre seu processo de negócios.

Estágio 2: Modelo

Durante essa fase, você deve projetar e representar os processos de negócios, tendo em mente que eles orquestram as ações de diferentes funções, sistemas (nem sempre necessariamente tecnológicos), informações e objetos (dependendo do seu negócio).

E por desenho queremos dizer conceituar cada processo e literalmente desenhar um fluxo de trabalho (ou conjunto de fluxos de trabalho) para ele. Visualmente, esses são diagramas ou fluxogramas, que podem ser incorporados em um sistema avançado de ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos como o ClickUp!

Exemplo de um fluxo de trabalho de campanha de e-mail criado com o ClickUp Whiteboards

Se você ler ou ouvir falar de gerenciamento de fluxo de trabalho isso ocorre porque os processos de negócios são representados por fluxos de trabalho (às vezes, muitos fluxos de trabalho). Mas o gerenciamento de processos de negócios é mais do que criar e otimizar fluxos de trabalho, que é o foco do gerenciamento de fluxos de trabalho.

Além disso, lembre-se de que, muitas vezes, os profissionais de gerenciamento de processos criam diagramas de fluxo de trabalho com o Modelo e notação de processos de negócios (BPMN) .

Verifique nossa melhor seleção de exemplos de fluxo de trabalho !

Etapa 3: execução

Para implementar os processos de negócios que você projetou anteriormente, é necessário usar um Ferramenta de BPM . E aqui estão as duas etapas de ouro que recomendamos que você siga ao executar os processos com a ferramenta que escolher:

1. Teste cada processo recém-projetado com alguns participantes de uma única equipe ou departamento
2. Gradualmente, permita que o restante da organização adote o processo

Essa abordagem cautelosa à execução do processo minimizará o impacto de possíveis falhas de projeto.

Estágio 4: Monitoramento

Seus processos de negócios estão sendo executados? Sim. Então, você deve analisá-los para ver como exatamente eles estão sendo executados.

O monitoramento de processos ajuda a identificar gargalos, tarefas repetitivas e outros problemas que devem ser corrigidos. Em um nível mais profundo, monitorar um processo atual significa examinar minuciosamente cada uma de suas partes. Automatização de processos de negócios elimina o trabalho manual dessas tarefas repetitivas.

Automatize suas tarefas repetitivas em apenas alguns cliques com uma das centenas de ferramentas do ClickUp automação de fluxo de trabalho modelos

O objetivo é identificar quais partes estão funcionando bem e quais precisam ser aprimoradas (e o tipo de aprimoramento necessário). Analisar seu cliente ou integração de clientes é uma maneira eficaz de determinar como sua execução pode estar afetando os níveis de envolvimento do cliente.

E você pode obter sinais de que algo está errado com o processo ao extrair dados de registro de eventos dos sistemas de informação envolvidos na integração. Essa seria uma abordagem orientada por dados para compreender o desempenho do processo.

E poderia permitir que você descobrisse automaticamente novos processos a partir de dados de análise de processos. Mas como você realmente analisa os processos? Com uma ferramenta de monitoramento de processos de negócios.

Assim como um relatório de exame de sangue, essa ferramenta avalia a saúde de seus processos. Por exemplo, ela pode avaliar a satisfação do cliente, tempo de ciclo receita, produtividade e muitas outras métricas.

No entanto, como em um check-up de saúde, você deve repeti-lo a cada poucas semanas ou meses. Caso contrário, talvez você só perceba que seus processos têm ineficiências quando for tarde demais para evitar falhas no processo (com todos os custos e desvantagens associados).

Garantir automação de processos de negócios são usadas para reduzir o tempo necessário para realizar seu trabalho diário. Todo o seu plano de gerenciamento de processos precisa de atenção em espaços específicos - mais do que em outros.

Etapa 5: Otimizar

O estágio de otimização - ou estágio de controle - trata do ajuste fino do processo de negócios necessário para a melhoria. É assim que você os mantém eficientes e atinge as metas de negócios da sua empresa e o seu plano geral de gerenciamento de processos.

Alguns exemplos de gerenciamento de processos podem incluir:

• Eliminar tarefas ou processos redundantes
• Automatizar fluxos de trabalho
• Aprimore a comunicação entre os participantes do processo com os recursos apropriadosferramentas de negócios E não se esqueça de monitorar os processos que você otimizou! Afinal de contas, trata-se de um ciclo.

Modelos de gerenciamento de processos para começar agora

Vamos voltar à ideia de que você pode otimizar os processos de negócios simplificando os fluxos de trabalho. E que você otimiza os fluxos de trabalho com automação.

Bem, os modelos de gerenciamento de processos são uma das bases da automação do fluxo de trabalho. E os três modelos abaixo são aqueles que recomendamos que você dê uma olhada quando começar a usar o gerenciamento de fluxo de trabalho.

1. Modelo de quadro branco do processo PDCA do ClickUp

Divida facilmente todas as suas tarefas em quatro etapas: Planejar, Fazer, Verificar e Agir

Se você gosta de gerenciamento de qualidade, já conhece o ciclo planejar, fazer, verificar e agir (PDCA) - ou melhoria contínua ciclo. Mas esse Modelo de quadro branco do ClickUp PDCA elevará seu plano de gerenciamento de processos PDCA a um nível totalmente diferente.

Use-o para categorizar as tarefas nos quatro estágios do ciclo PDCA. Pode parecer bobagem fazer isso com um modelo em vez de caneta e papel, mas confie em nós.

Esse modelo de quadro branco usa software de gerenciamento de processos de negócios e faz mais do que dividir as tarefas em etapas menores. O quadro branco PDCA oferece suporte à execução de processos PDCA para um melhor gerenciamento de projetos.

Download do modelo PDCA

2. Modelo de documento de processos da empresa ClickUp

Use este formato do ClickUp Docs para documentar POPs, processos de solicitação de folga e muito mais

Com Modelo de documento de processo do ClickUp a documentação dos processos de negócios ficou muito mais fácil. Use o modelo para documentar procedimentos operacionais padrão (SOPs) como, por exemplo, as etapas para solicitar folga para aprimoramento do processo.

Como uma coisa é definir as tarefas em seu fluxo de trabalho, outra coisa é saber exatamente o que fazer para concluir a tarefa.

Para saber mais, experimente estes modelos de documentos de processo !

Download do modelo de processos da empresa

3. Modelo de processos e procedimentos de negócios do ClickUp

Destaque suas tarefas necessárias para criar um documento de processo dinâmico

Quando sua empresa começar a executar processos de negócios com o software de BPM, use este modelo de processos e procedimentos do ClickUp para obter uma visão geral de seus processos internos:

• Obter detalhes de aprimoramento de processos por meio de datas de vencimento, prioridades, taxas de conclusão e o número de tarefas concluídas (com os processos agrupados, por exemplo, por departamento)
• As tarefas que exigem a criação de documentos e o estágio em que esses documentos se encontram
• Como os processos fluirão uns para os outros por meio de um sistema de gerenciamento de projetos

Download do modelo de processos e procedimentos

Bônus:_ Software_SOP !

Otimize o gerenciamento de processos usando o software de gerenciamento de processos de negócios

Um pacote de BPM - composto de muitas opções de software de BPM - ajuda você a implementar todas as etapas do gerenciamento de processos de negócios. Portanto, antes de prosseguirmos, vamos falar sobre alguns pontos fortes do BPM e das ferramentas de gerenciamento de projetos (como o ClickUp).

Visualize tarefas, projetos e fluxos de trabalho da maneira que for melhor para você com as mais de 15 visualizações personalizáveis do ClickUp

• Elas automatizam os fluxos de trabalho: Dão vida a todos os processos de negócios de uma empresa e eliminam o trabalho manual e repetitivo com automações predefinidas e personalizadas.
• Apoiam a colaboração: Esclareça os procedimentos sem perder o contexto do processo ou os e-mails como uma agulha em um palheiro. As ferramentas de BPM permitem que os membros da equipe comentem as tarefas e anexem arquivos a essas tarefas. Elas até permitem que você converta comentários em tarefas!
• Elas oferecem relatórios: Fornecem dados abrangentes do processo nos quais você pode confiar para verificar se projetou seus processos de forma eficaz. Esses relatórios detalham o desempenho de uma equipe, permitindo que você verifique a produtividade dela durante um determinado período.

Benefícios da automação de processos de negócios

Os cinco estágios do gerenciamento de processos de negócios são etapas necessárias para a automação. E as ferramentas de BPM, como o ClickUp, ajudam você a automatizar tarefas e fluxos de trabalho, e é por isso que queremos destacar aqui os benefícios da automação de processos de negócios:

• Eficiência de tempo e custo: A automação de tarefas repetitivas economiza tempo e dinheiro, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais importantes.
• Maior consistência e precisão: A automação reduz o erro humano, resultando em maior consistência e precisão nos processos. Isso também leva a uma maior satisfação do cliente.
• Processos simplificados: A automação de processos de negócios ajuda a otimizar os processos, eliminando etapas desnecessárias e simplificando os procedimentos.
• Insights de dados em tempo real: Com processos automatizados, você pode obter insights de dados em tempo real que podem ajudá-lo a tomar decisões de negócios mais informadas.

E, geralmente, você pode personalizar os relatórios com widgets que informam sobre as tarefas concluídas, o número de tarefas trabalhadas, os membros com tarefas inacabadas, as estimativas de tempo, o tempo monitorado e muitas outras medidas. Experimente o ClickUp e envie-nos uma mensagem para dizer o que achou dele. Mal podemos esperar para saber onde você precisa chegar com o gerenciamento de processos de negócios!