Czy kiedykolwiek czułeś, że Twoja agencja trzyma się razem dzięki skrzyżowanym palcom i gorączkowym wiadomościom na Slacku? Zarządzanie projektami, zadowalanie klientów i synchronizacja pracy błyskotliwych umysłów może przypominać pasterstwo szczególnie upartych kotów.
A gdyby istniało narzędzie, które pozwoliłoby opanować chaos panujący w agencji? Wprowadź ClickUp , platformę zwiększającą wydajność, która sprawi, że chaos w Twojej agencji zamieni się w pięknie zarządzaną maszynę.
ClickUp oferuje rozwiązanie, które pozwala scentralizować działalność agencji, wyeliminować konieczność przełączania się między wieloma aplikacjami, ograniczyć straty czasu i wyposażyć Cię w narzędzia zwiększające wydajność.
Zapomnij o przeskakiwaniu między aplikacjami i zagubionych zadaniach — zagłębimy się w funkcje ClickUp, rzeczywiste korzyści i sprytne wskazówki, które pomogą Ci usprawnić cykle pracy i w końcu skoordynować działania wszystkich pracowników.
Właściciele agencji, rozwiążmy tę zagadkę razem.
Czym jest ClickUp?
Praca agencji jest chaotyczna. Projekty naszych klientów, wiedza i komunikacja są rozproszone w wielu oddzielnych narzędziach, a fragmentacja tych narzędzi, danych i procesów pogłębia się z czasem.
Co równie ważne, w miarę nasilania się konkurencji kluczowe znaczenie ma wykorzystanie wszystkich dostępnych narzędzi technologicznych w celu świadczenia lepszych, szybszych i bardziej wartościowych usług.
ClickUp rozwiązuje ten problem dzięki aplikacji do pracy, która zawiera wszystkie niezbędne narzędzia w jednej platformie. Łączy planowanie projektów, tworzenie treści, śledzenie kampanii, CRM, czat i wewnętrzne udostępnianie wiedzy, dzięki czemu możesz zarządzać wszystkim w jednym miejscu.
ClickUp jest oparty na sztucznej inteligencji AI, która pomaga Twojej agencji pracować szybciej i mądrzej.
Wyniki z ClickUp: 🚀 Dowiedz się, jak Amara, agencja sprzedaży i marketingu dla firm z branży STEAM, wykorzystuje ClickUp do zarządzania projektami agencyjnymi. Dyrektor generalny, Amara Omoregie, wyjaśnia również, jak skonfigurować narzędzie dla swojej agencji.
Dlaczego warto wybrać ClickUp dla agencji?
ClickUp rozwiązuje typowe wyzwania agencji cyfrowych, takie jak zarządzanie wieloma klientami, usprawnianie komunikacji w zespole, CRM oraz śledzenie zakresu i postępów projektów.
Przyjrzyjmy się wyjątkowym korzyściom wynikającym z wdrożenia ClickUp w celu przekształcenia cyklu pracy agencji i klientów:
- Zapewnia scentralizowaną platformę, która pozwala agencjom cyfrowym organizować pracę według klientów, zespołów i projektów dzięki intuicyjnej hierarchii przestrzeni, folderów i list ✅
- Usprawnij współpracę zespołu dzięki funkcjom takim jak komentarze, czat w czasie rzeczywistym i udostępnianie dokumentów. Ułatwiają one płynną dyskusję na temat projektów, umożliwiając zespołom szybkie przekazywanie informacji zwrotnych i podejmowanie decyzji ✅
- Umożliwia agencjom cyfrowym monitorowanie statusu zadań, terminów i wydajności zespołu w czasie rzeczywistym, co pozwala na proaktywne dostosowywanie działań w celu utrzymania zarządzania projektami na właściwym torze.
- Wbudowana funkcja śledzenia czasu zapewnia dokładne rozliczanie klientów za wykonane usługi, zwiększając kontrolę finansową ✅
- Rozwijaj się wraz z Twoją organizacją, wspierając większe i bardziej złożone projekty. Dzięki konkurencyjnemu modelowi cenowemu agencje cyfrowe mogą zacząć od niewielkich projektów i stopniowo rozszerzać zakres funkcji w miarę rozwoju działalności. ✅
- Oferuje wyszukiwanie oparte na sztucznej inteligencji za pośrednictwem ClickUp Brain, indeksowanie zadań, dokumentów i rozmów, dzięki czemu zespoły mogą natychmiast znaleźć potrzebne informacje ✅
Możesz też skorzystać z ClickUp AI, aby tworzyć prezentacje i niestandardowe obrazy.
👀 Czy wiesz, że... Natywne integracje ClickUp i Zapier umożliwiają połączenie z ponad 1000 innych aplikacji. Oznacza to, że możesz połączyć ClickUp z systemem CRM, platformą e-mail marketingu, a nawet harmonogramem mediów społecznościowych, tworząc płynny przepływ informacji.
Na przykład możesz wyeliminować ręczne wprowadzanie danych, automatycznie tworząc zadania ClickUp na podstawie nowych potencjalnych klientów w systemie CRM.
ClickUp a inne popularne narzędzia dla agencji
Oto krótkie porównanie ClickUp z kilkoma alternatywnymi rozwiązaniami w przestrzeni zarządzania projektami dla agencji:
| Funkcja | ClickUp | Trello | Asana |
| Wsparcie dla organizacji hierarchicznej | ✅ Tak | Limit | Tak |
| Niestandardowe widoki | ✅ Tak | Limit | Tak |
| Śledzenie czasu | ✅ Wbudowane | Wymaga integracji | Wymaga integracji |
| Konfigurowalne pulpity | ✅ Tak | Nie | Limit |
| Skalowalność | ✅ Wysoka | Moderuj | Moderuj |
| Generowanie treści z wykorzystaniem sztucznej inteligencji | ✅ Tak | Nie | Nie |
| Ceny | ✅ Plan Free Forever, opcje dostosowywania dla przedsiębiorstw | Dostępny plan Free; płatne plany zaczynają się od 5 USD/użytkownik/miesiąc* | Dostępny plan Free; płatne plany zaczynają się od 10,99 USD/użytkownik/miesiąc* |
Chociaż każda platforma oferuje cenne funkcje, ClickUp wyróżnia się unikalnym połączeniem kompleksowej funkcjonalności, intuicyjnego interfejsu i konkurencyjnych cen.
📖 Przeczytaj również: Najlepsze oprogramowanie dla agencji marketingowych
Kluczowe funkcje ClickUp dla agencji
Oprogramowanie do zarządzania projektami dla agencji kreatywnych ClickUp posiada funkcje zaprojektowane specjalnie z myślą o wyjątkowych potrzebach agencji cyfrowych.
Poznaj niektóre z najpotężniejszych narzędzi i dowiedz się, jak mogą one zmienić cykl pracy Twojej agencji:
1. Zarządzanie klientami i projektami
Użyj przestrzeni ClickUp, aby podzielić działy lub klientów na kategorie. Utwórz foldery dla poszczególnych klientów w ramach tych przestrzeni. Dodaj listy do każdego folderu dla konkretnych projektów.
Wykorzystaj pola niestandardowe ClickUp do śledzenia informacji dotyczących klientów (np. branża, osoba kontaktowa) i szczegółów projektu (np. budżet, grupa docelowa). Zarządzaj wynikami jako zadaniami na listach, dołączaj odpowiednie pliki i ustalaj terminy.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Potrzebujesz więcej zasobów, aby zwiększyć wydajność, rentowność i poprawić zarządzanie obciążeniem pracą? Skorzystaj z zasobów ClickUp dotyczących zarządzania projektami dla zespołów agencyjnych.
Zawiera on obszerny podręcznik zarządzania projektami dla agencji, kilka szablonów dla agencji, webinaria i przewodniki.
2. Przypisywanie zadań i zależności
Agencje mogą przypisywać zadania ClickUp członkom zespołu, ustalać terminy i tworzyć zależności między zadaniami, aby zapewnić płynną realizację projektów.
Zależności między zadaniami są szczególnie przydatne w zarządzaniu złożonymi projektami, ponieważ zapewniają, że określone zadania nie mogą zostać zakończone, dopóki nie zostaną wykonane zadania wstępne.
Na przykład, jeśli "Projekt grafiki" nie może rozpocząć się przed zakończeniem "Napisz tekst", ClickUp ułatwia śledzenie. Wyświetl te zależności wizualnie w widoku wykresu Gantta ClickUp, aby lepiej zrozumieć przepływ projektu.
Możesz również skonfigurować automatyzacje ClickUp, które wyzwalają zmianę statusu lub powiadamiają osobę przypisaną, gdy wystąpi określone działanie. To najlepszy sposób na usprawnienie cyklu pracy i zarządzanie przekazywaniem projektów. Więcej na ten temat poniżej! 👇🏼
📮ClickUp Insight: 92% pracowników stosuje niespójne metody śledzenia elementów do wykonania, co skutkuje pominięciem decyzji i opóźnieniami w realizacji zadań. Niezależnie od tego, czy wysyłasz notatki z przypomnieniami, czy korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, proces ten jest często chaotyczny i nieefektywny.
Rozwiązanie ClickUp do zarządzania zadaniami zapewnia płynne przekształcanie rozmów w zadania, dzięki czemu Twój zespół może działać szybko i pozostawać w zgodzie.
3. Niestandardowe pulpity
Prowadzisz agencję cyfrową? Skorzystaj z pulpitów ClickUp, aby uzyskać przegląd projektów, obciążenia pracą zespołów i kluczowych wskaźników wydajności — wszystko w jednej, scentralizowanej lokalizacji.
Zespoły mogą monitorować najważniejsze informacje w jednej scentralizowanej lokalizacji, dodając różne karty, takie jak statusy zadań, raporty śledzenia czasu i osie czasu projektów. Ta funkcja pozwala kierownikom projektów na podejmowanie szybkich decyzji w oparciu o dane w czasie rzeczywistym.
📖 Przeczytaj również: Nowy marketing zasięgu: jak ClickUp pomógł naszej agencji osiągnąć 800 000 USD ARR
4. Śledzenie czasu
Funkcja śledzenia czasu ClickUp pozwala członkom zespołu rejestrować godziny poświęcone na konkretne zadania bezpośrednio na platformie ClickUp. Ta funkcja pomaga agencjom cyfrowym monitorować czas w odniesieniu do budżetów, szacowanego czasu i terminów.
Skorzystaj z kart czasu pracy ClickUp, aby uzyskać kompleksowy raport dotyczący czasu poświęconego na poszczególne zadania, zapewniając lepszą alokację zasobów i umożliwiając realizację projektów zgodnie z harmonogramem.
Czy wiesz, że? W połowie XX wieku pojawiły się kultowe kampanie reklamowe tworzone przez legendarne agencje reklamowe i profesjonalistów z branży reklamowej. Okres ten jest często idealizowany w popkulturze, na przykład w serialu "Mad Men". Era ta znana była z kreatywności i znaczącego wpływu reklamy.
5. Udostępnianie plików i współpraca
Twój zespół może korzystać z ClickUp, aby uprościć udostępnianie plików i współpracę. Możesz udostępniać pliki, aktualizacje i opinie bezpośrednio w zadaniach, dołączając dokumenty, obrazy lub linki do konkretnych zadań, eliminując potrzebę wysyłania e-maili tam i z powrotem.
Funkcja komentarzy ClickUp umożliwia członkom zespołu pozostawianie opinii lub zadawanie pytań. Ta scentralizowana komunikacja pozwala uporządkować dyskusje i bezpośrednio powiązać je z pracą.
6. Usprawnij procesy agencji
Agencje kreatywne mogą uprościć swoje cykle pracy dzięki automatyzacji ClickUp i funkcji zależności. Twórz inteligentne automatyzacje dostosowane do unikalnych procesów bez pisania ani jednej linii kodu.
Dodatkowo ustawienie zależności zadań zapewnia, że członkowie zespołu rozumieją kolejność operacji, co zapobiega opóźnieniom. Cele ClickUp pozwalają agencjom cyfrowym dostosować zarządzanie projektami do szerszych celów, śledząc postępy w ich realizacji w jednym miejscu.
📖 Przeczytaj również: Marketing zgodny z wizerunkiem marki: jak automatyzacja i szablony zadań ClickUp usprawniły nasz cykl pracy
7. Szablony dla agencji
ClickUp oferuje kilka szablonów zaprojektowanych specjalnie dla agencji kreatywnych. Szablony te stanowią uporządkowany punkt wyjścia, który zespoły agencji kreatywnych mogą dostosować do swoich potrzeb:
💜 Szablon kalendarza treści ClickUp
Szablon kalendarza treści ClickUp zapewnia wizualny przegląd harmonogramu treści Twojej agencji, pomagając w efektywnym planowaniu, tworzeniu i publikowaniu treści. Jest to centralny hub dla wszystkich działań związanych z treścią, zapewniający wszystkim członkom zespołu spójność i dotrzymywanie terminów spotkań.
Załóżmy, że Twoja agencja planuje miesięczną kampanię w mediach społecznościowych dla nowego klienta. Możesz użyć kalendarza treści, aby zaplanować posty na Instagramie, Facebooku, Twitterze i LinkedIn.
Każde zadanie w kalendarzu jest wpisem zawierającym szczegóły, takie jak treść, materiały wizualne, grupa docelowa i data publikacji. Widok kalendarza zapewnia ogólny obraz kampanii, ułatwiając wykrycie wszelkich luk lub nakładających się elementów w strategii dotyczącej treści.
📖 Przeczytaj również: Darmowe szablony do pisania treści, które przyspieszą tworzenie treści
💜 Szablon ClickUp do zarządzania agencją
Szablon ClickUp do zarządzania agencją zapewnia Twojej agencji gotową strukturę do obsługi nowych klientów, planów marketingowych, realizacji kampanii i raportowania.
Ujednolicona struktura projektów, zadań i zasobów zapewnia porządek i wydajność, dzięki czemu Twój zespół zawsze może dostarczać najwyższej jakości wyniki.
Ciekawostka: Pierwsza agencja reklamowa w Stanach Zjednoczonych została założona przez Volneya B. Palmera w 1841 roku w Filadelfii. Jego agencja, American Newspaper Subscription and Advertising Agency, początkowo zajmowała się pośrednictwem w sprzedaży przestrzeni reklamowej w gazetach. Palmer jest również uznawany za pierwszego, który użył terminu "agencja reklamowa"
Organizacja pracy w ClickUp dla Twojej agencji
Stworzenie dobrze zaplanowanej struktury zarządzania agencją w ClickUp pozwoli zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność w dłuższej perspektywie.
Przed konfiguracją rozważ następujące kwestie:
- Zdefiniuj hierarchię: Określ strukturę swojej agencji, w tym działy, zespoły i role poszczególnych pracowników
- Ujednolicenie konwencji nazewnictwa: Aby uniknąć nieporozumień, ustal jasne i spójne konwencje nazewnictwa dla klientów, projektów, zadań i plików. Na przykład używaj prefiksów takich jak "Nazwa klienta – Nazwa projektu – Nazwa zadania" lub konwencji opartych na dacie
- Określ kluczowe cykle pracy: Dokumentuj podstawowe procesy swojej agencji, od pozyskiwania klientów po realizację projektów
- Rozważ integrację: Określ narzędzia używane w Twojej agencji (np. Slack, Google Drive) i zaplanuj, w jaki sposób zintegrujesz je z ClickUp, aby zapewnić płynny cykl pracy
Strukturyzacja pracy agencji w ClickUp przy użyciu przestrzeni, folderów i list
Pomyśl o obszarze roboczym ClickUp swojej agencji jak o dobrze zorganizowanej szafce na dokumenty. Przestrzenie pełnią rolę dużych szuflad dla głównych działów lub funkcji. W każdej przestrzeni foldery grupują powiązane projekty, a w folderach listy zawierają rzeczywiste zadania.
Korzystając z hierarchii przestrzeni, folderów i list ClickUp, możesz stworzyć obszar roboczy dostosowany do potrzeb Twojej agencji, dzięki czemu wszystko będzie uporządkowane i łatwe w nawigacji.
Przykład: Agencja marketingowa
- Utwórz trzy główne przestrzenie
- Wzrost: dla wysiłków związanych ze sprzedażą i marketingiem treści
- Dostawa: Do zarządzania wynikami projektów klientów
- Administracja: zadania związane z kadrami i finansami
- Foldery znajdują się w przestrzeniach i pomagają grupować powiązane projekty lub procesy. W przestrzeni dostawy możesz mieć foldery dla: Projekty: możesz tworzyć foldery dla różnych kategorii usług, takich jak kampanie, zarządzanie mediami społecznościowymi lub tworzenie stron internetowych Zakończone projekty: archiwizuj zakończone prace w celu wykorzystania w przyszłości
- Projekty: Możesz tworzyć foldery dla różnych kategorii usług, takich jak kampanie, zarządzanie mediami społecznościowymi lub tworzenie stron internetowych
- Zakończone projekty: Archiwizuj zakończone prace w celach referencyjnych
- Projekty: Możesz tworzyć foldery dla różnych kategorii usług, takich jak kampanie, zarządzanie mediami społecznościowymi lub tworzenie stron internetowych
- Zakończone projekty: Archiwizuj zakończone prace do wykorzystania w przyszłości
- W folderze każdego klienta lub kampanii utwórz listy dla Zadania w toku: bieżące projekty i powiązane z nimi zadania Prośby o opinie: zadania wymagające wkładu klienta Rezultaty: ostateczne wyniki, które należy dostarczyć klientowi
- Zadania w toku: Aktualne projekty i związane z nimi zadania
- Prośby o opinie: Zadania wymagające wkładu klienta
- Rezultaty: Ostateczne wyniki należy dostarczyć klientowi
- Zadania w toku: Aktualne projekty i powiązane z nimi zadania
- Prośby o opinie: Zadania wymagające wkładu klienta
- Rezultaty: Ostateczne wyniki należy dostarczyć klientowi
Korzystając z tej prostej struktury, stworzyłeś przejrzystą hierarchię bieżących projektów, ułatwiając śledzenie postępów i efektywną współpracę.
📖 Przeczytaj również: Jak rozwijać agencję marketingu cyfrowego: przewodnik krok po kroku
Cała nasza agencja korzysta z ClickUp jako narzędzia do zarządzania wszystkimi projektami, osiami czasu zadań i rozliczeniami. Zastąpiło ono starszy system i pozwoliło nam przejść na bardziej elastyczny przepływ zarządzania projektami oraz pomogło usprawnić komunikację wewnętrzną.
Cała nasza agencja korzysta z ClickUp jako narzędzia do zarządzania wszystkimi projektami, osiami czasu zadań i rozliczeniami. Zastąpiło ono starszy system i pozwoliło nam przejść na bardziej elastyczny przepływ zarządzania projektami, a także pomogło usprawnić komunikację wewnętrzną.
Dostosowywanie widoków dla różnych ról w agencji za pomocą pulpitów i kart
Pulpit nawigacyjny i karty ClickUp umożliwiają tworzenie niestandardowych widoków dostosowanych do ról, dzięki czemu każdy członek zespołu widzi dokładnie to, co jest dla niego ważne.
Pulpit nawigacyjny i karty ClickUp umożliwiają tworzenie niestandardowych widoków dostosowanych do ról, dzięki czemu każdy członek zespołu widzi dokładnie to, co jest dla niego ważne.
Jak utworzyć widżet w ClickUp
- Dostęp do pulpitów: Przejdź do sekcji Pulpity w ClickUp i wybierz lub utwórz pulpit. Możesz zacząć od zera lub skorzystać z odpowiedniego szablonu
- Dodawanie kart do pulpitu: Kliknij przycisk "Dodaj kartę", aby rozpocząć. Możesz wybierać spośród różnych kart, takich jak listy zadań, śledzenie czasu, wykresy itp.
- Dostosuj kartę: Możesz dostosować ją tak, aby wyświetlała konkretne dane, których potrzebujesz. Obejmuje to ustawienie filtrów, wybór źródeł danych i dostosowanie ustawień wyświetlania
- Zapisywanie i udostępnianie: Po skonfigurowaniu kart zapisz pulpit nawigacyjny i udostępnij go odpowiednim członkom zespołu
Zobacz, jak dostosować widoki dla różnych ról w agencji za pomocą pulpitów i widżetów ClickUp.
1. Przegląd ogólny dla założycieli agencji
📊 Potrzebne dane: zestawienie przychodów, wydajności zespołu i kluczowych wskaźników.
💻 Ustawienia pulpitu:
- Widżet zysków i strat → Śledź przychody i wydatki
- Widżet śledzenia czasu → Analizuj godziny rozliczeniowe i nierozliczeniowe
- Widżet aktywności zespołu → Zobacz, kto nad czym pracuje w czasie rzeczywistym
🏆 Przykładowy scenariusz: Założyciel agencji marketingowej loguje się i widzi, że w tym miesiącu liczba godzin rozliczeniowych spadła o 20%. Za pomocą kilku kliknięć sprawdza dystrybucję obciążenia pracą, zdaje sobie sprawę, że zbyt dużo czasu poświęca się na wewnętrzne spotkania, i decyduje się wprowadzić format spotkań stand-up.
2. Obszar roboczy dostosowany do potrzeb zespołu kreatywnego
📊 Wymagane dane: Uproszczony widok przypisanych zadań bez zbędnych szczegółów.
💻 Ustawienia pulpitu:
- Widżet przypisanych zadań → Wyświetla tylko zadania z terminami
- Widżet widoku kalendarza → Wizualizuj terminy bez przełączania zakładek
- Widżet komentarzy i aktualizacji → Śledź opinie na temat zasobów kreatywnych w jednym miejscu
🏆 Przykładowy scenariusz: Grafik loguje się bez konieczności przeglądania wiadomości e-mail lub Slacka i widzi zadania przypisane mu na dany tydzień wraz z bezpośrednimi linkami do plików Figma i opinii klientów.
3. Narzędzie do śledzenia transakcji dla zespołu sprzedaży
📊 Wymagane dane: informacje o potencjalnych klientach i negocjacjach z klientami w czasie rzeczywistym.
💻 Ustawienia pulpitu:
- Widżet tabeli CRM → Śledź potencjalnych klientów, status transakcji i kolejne kroki
- Widżet e-maili → Widok komunikacji z klientami bezpośrednio w ClickUp
- Widżet postępu zadania → Śledź zatwierdzanie ofert i umów
🏆 Przykładowy scenariusz: Kierownik sprzedaży szybko filtruje proces sprzedaży, aby sprawdzić, które oferty oczekują na zatwierdzenie. Zauważa, że klient o wysokiej wartości utknął na scenie umowy i może natychmiast podjąć dalsze działania.
💡 Przypomnienie: Pulpity nawigacyjne ClickUp można udostępniać dowolnej osobie lub zespołowi w obszarze roboczym. Pulpity nawigacyjne mają opcje kontroli dostępu, więc tylko osoby, którym chcesz udostępnić dane, będą miały do nich dostęp. Czy to nie świetne?
Szkolenia i wdrażanie nowych pracowników
Praktyczne szkolenia i płynny proces wdrażania mają kluczowe znaczenie dla maksymalizacji przyjęcia rozwiązania i zapewnienia, że Twoja firma lub agencja w pełni wykorzysta możliwości ClickUp.
1. Szkolenie zespołu w zakresie oprogramowania ClickUp i oczekiwań
Zanim zaczniesz realizować projekty, przeszkol swój zespół w zakresie korzystania z ClickUp.
ClickUp University oferuje bogate zasoby bezpłatnych materiałów, od krótkich samouczków wideo po kompleksowe kursy, obejmujące wszystko, od podstawowej nawigacji po zaawansowane funkcje.
Uzupełnij go o webinaria na żywo, nagrane wcześniej lub prowadzone przez ClickUp, skupiające się na konkretnych przypadkach użycia i cyklach pracy w agencjach. Dostosuj webinaria do konkretnych potrzeb wewnętrznych interesariuszy, takich jak kierownicy projektów, projektanci lub menedżerowie kont.
Określ jasne oczekiwania dotyczące sposobu korzystania z ClickUp w agencji, w tym konwencje nazewnictwa, protokoły zarządzania zadaniami i wytyczne dotyczące komunikacji.
2. Opracuj plan płynnego uruchomienia i migracji
Wybierz zespół lub projekt pilotażowy, aby przetestować ustawienia i cykle pracy ClickUp przed wdrożeniem go w całej agencji. Pozwoli to wyeliminować wszelkie niedociągnięcia.
Migracja danych to kolejny kluczowy aspekt. Jeśli migrujesz z innego narzędzia do zarządzania projektami, dokładnie zaplanuj import istniejących danych do ClickUp, aby uniknąć utraty cennych informacji.
Przejrzyście przekaż plan uruchomienia całej agencji, przedstawiając oś czasu, aktywne zadania, harmonogram szkoleń i zasoby wsparcia. Rozważ wdrożenie etapowe, zaczynając od mniejszych zespołów i powtarzających się zadań lub projektów, a następnie przechodząc do bardziej złożonych.
3. Zapewnij odpowiedzialność po wdrożeniu dzięki przypisaniu ról i uprawnień
Po uruchomieniu ClickUp kluczowe znaczenie ma zapewnienie odpowiedzialności i zachowanie integralności danych. Skorzystaj z funkcji przypisywania ról w ClickUp, aby określić, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania i projekty.
W miarę rozwoju agencji regularnie sprawdzaj uprawnienia użytkowników, aby upewnić się, że są one nadal odpowiednie. Pomaga to utrzymać jakość danych i zapewnia efektywne wykorzystanie ClickUp w całej agencji.
Przykłady wykorzystania ClickUp dla agencji
Na przykład projekt restauracji "Eastern Spice" obejmuje rebranding i kampanię marketingową dla małej restauracji serwującej dania kuchni azjatyckiej. Agencja wykorzystuje ClickUp do zarządzania wszystkimi aspektami tego projektu, od wstępnego planowania po bieżące działania marketingowe.
Oto, jak ClickUp pomaga w różnych scenariuszach:
1. Zarządzanie kampaniami
Twoja agencja rozpoczyna kampanię w mediach społecznościowych z okazji wielkiego otwarcia Eastern Spice.
Platforma zarządzania projektami ClickUp łączy wszystko w jednym miejscu, dzięki czemu możesz skupić się na opracowywaniu najlepszych kampanii.
Twój zespół może korzystać ze statusów ClickUp, aby nakreślić każdy etap (planowanie, tworzenie treści, ustawienia reklam, kontakt z influencerami, promocja wielkiego otwarcia), przypisywać zadania członkom zespołu (copywriter, projektant, menedżer mediów społecznościowych, koordynator wydarzeń) oraz śledzić postępy.
Możesz również skorzystać z szablonu zarządzania kampaniami i promocjami ClickUp. Pozwala on organizować zadania promocyjne, śledzić postępy i oceniać wyniki za pomocą konfigurowalnych narzędzi do raportowania.
2. Raportowanie dla klientów
Agencja musi pokazać właścicielowi Eastern Spice wyniki kampanii. Korzystając z ClickUp CRM, możesz utworzyć pulpit ClickUp z kartami zawierającymi kluczowe wskaźniki (zasięg, zaangażowanie, kliknięcia w witrynę, liczba rezerwacji online itp.).
Ten pulpit na żywo jest udostępniany klientowi, zapewniając przejrzyste aktualizacje w czasie rzeczywistym, eliminując potrzebę tworzenia statycznych raportów i promując otwartą komunikację.
Szablon agencji marketingowej ClickUp może również zapewnić gotową przestrzeń do zarządzania klientami i kampaniami. Śledź postępy wszystkich projektów w jednej przestrzeni.
3. Kreatywna współpraca
Projektant tworzy i przesyła projekty logo i menu do odpowiedniego zadania ClickUp.
Klient korzysta następnie z funkcji komentowania ClickUp, aby przekazać swoją opinię bezpośrednio na obrazie. Może użyć adnotacji na obrazie, aby zaznaczyć konkretne obszary wymagające poprawek. Projektant przesyła następnie poprawione wersje, a klient korzysta z funkcji sprawdzania ClickUp, takich jak oznaczenie zadania jako "Zatwierdzone", aby formalnie zatwierdzić ostateczny projekt.
Zespół marketingowy może następnie skorzystać z funkcji Dokumenty ClickUp, aby współpracować nad treścią strony internetowej, używając komentarzy i historii wersji do śledzenia zmian i zapewnienia spójności marki.
Dodatkowo szablon zarządzania treścią ClickUp może pomóc w opracowaniu skutecznego systemu planowania, organizowania i śledzenia treści agencji.
4. Zarządzanie zasobami
Kierownik projektu agencji chce zrównoważyć obciążenie pracą w zespole Eastern Spice i może skorzystać z widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć zadania przypisane każdemu członkowi zespołu oraz szacowany czas wszystkich działań związanych z Eastern Spice.
Umożliwi to menedżerowi podejmowanie decyzji, takich jak outsourcing zadań związanych z tworzeniem treści do zewnętrznych autorów, jeśli zespół wewnętrzny jest przeciążony, zapobiegając wypaleniu zawodowemu i zapewniając realizację projektu zgodnie z planem.
ClickUp może również pomóc w zarządzaniu innymi zasobami, takimi jak sprzęt (aparaty fotograficzne, przestrzeń studyjna), alokacja budżetu i zasoby cyfrowe, takie jak oprogramowanie do marketingu treści.
5. Operacje wewnętrzne
Agencja może korzystać z ClickUp do zarządzania planowaniem kalendarza treści wewnętrznych, wpisami na blogu, studiami przypadków i treściami w mediach społecznościowych.
W przypadku operacji finansowych można śledzić godziny rozliczeniowe każdego członka zespołu w ClickUp. Karty śledzenia czasu ClickUp umożliwiają eksportowanie szczegółowych danych dotyczących czasu, co jest również idealnym rozwiązaniem do fakturowania klientów.
Dla zespołu HR wdrożenie ClickUp może pomóc w zarządzaniu wdrażaniem nowych pracowników, śledzeniu ocen wydajności pracowników i zarządzaniu wnioskami o urlop, a wszystko to w ramach tej samej platformy.
To scentralizowane podejście do operacji wewnętrznych zapewnia płynny przebieg wszystkich procesów, od zarządzania projektami po kadry i finanse.
ClickUp umożliwił również integrację, która usprawniła naszą pracę między platformami. W pierwszym roku korzystania z ClickUp nasz zespół kierowniczy zmniejszył opóźnienia w realizacji projektów o ponad 70%.
ClickUp umożliwił również integrację, która usprawniła naszą pracę między platformami. W pierwszym roku korzystania z ClickUp nasz zespół kierowniczy zmniejszył opóźnienia w realizacji projektów o ponad 70%.
Najlepsze praktyki i pokonywanie typowych wyzwań
Wdrażając poniższe najlepsze praktyki i proaktywnie reagując na potencjalne wyzwania, możesz sprawić, że ClickUp stanie się nieodzownym narzędziem dla Twojej agencji, zwiększającym wydajność, poprawiającym współpracę i zapewniającym lepsze wyniki dla klientów.
Najlepsze praktyki
Oto kilka najlepszych praktyk, które warto stosować:
- Zacznij od małych kroków, a następnie rozszerzaj działalność: Zacznij od kilku kluczowych zespołów lub projektów agencji i stopniowo rozszerzaj zakres korzystania z ClickUp w miarę jak Twój zespół będzie się oswajał z platformą ✔️
- Standardowe szablony: Używaj szablonów do powtarzalnych zadań, projektów, wdrażania klientów i ofert. Oszczędza to czas, zapewnia spójność i usprawnia cykl pracy ✔️
- Ustal jasne protokoły komunikacji: Określ, w jaki sposób Twój zespół będzie się komunikował w ClickUp. Czy będziesz używać komentarzy, @wzmianek czy funkcji czatu? Ustalenie jasnych wytycznych zapobiega nieporozumieniom ✔️
- Wykorzystaj automatyzację: Poznaj funkcje automatyzacji ClickUp, aby usprawnić powtarzające się procesy, takie jak przydzielanie zadań, aktualizowanie statusu i generowanie raportów, dzięki czemu Twój zespół będzie mógł skupić się na bardziej strategicznych zadaniach ✔️
Pokonaj typowe wyzwania
Oto jak pokonać typowe wyzwania:
1. Nadmiar informacji
‼️ Może to przejawiać się zbyt dużą liczbą zadań, powiadomień i punktów danych, co prowadzi do zamieszania i spadku wydajności.
✅ Aby tego uniknąć, użyj pulpitów nawigacyjnych ClickUp i widoków ClickUp, aby filtrować i wyświetlać tylko te dane, które są najbardziej istotne dla każdej roli.
2. Utrzymanie dokładności danych
‼️ Niedokładne dane mogą prowadzić do błędnych decyzji i opóźnień w realizacji projektów.
✅ Ustal jasne protokoły wprowadzania danych i regularnie kontroluj obszar roboczy ClickUp, aby zapewnić dokładność informacji.
3. Integracja z istniejącymi narzędziami
‼️ Integracja narzędzi polega na połączeniu ClickUp z innymi aplikacjami używanymi w Twojej organizacji. Wyzwania pojawiają się, gdy integracje są złożone, źle zaplanowane lub napotykają trudności techniczne.
✅ Aby tego uniknąć, dokładnie zaplanuj i przetestuj integracje, aby zapewnić płynny przepływ danych za pośrednictwem API ClickUp do innych platform.
Zmień cykl pracy swojej agencji dzięki ClickUp
Wdrażając strategie opisane w tym poście na blogu, Twoja agencja może wykorzystać ClickUp do zwiększenia wydajności, poprawy komunikacji i zapewnienia satysfakcji klientów.
Od wstępnych ustawień i dostosowywania cyklu pracy po wykorzystanie pulpitów i integracji — ClickUp zapewnia narzędzia potrzebne Twojej agencji do rozwoju.
Dzięki centralizacji informacji, automatyzacji zadań i zapewnieniu wglądu w projekty w czasie rzeczywistym, ClickUp pozwala Twojemu zespołowi skupić się na tym, co najważniejsze: dostarczaniu klientom doskonałych wyników.
Chcesz zmienić cykl pracy swojej agencji i przekonać się o możliwościach ClickUp? Załóż konto ClickUp już dziś za darmo.