Optymalizacja obiegu dokumentów: Najlepsze praktyki zwiększające organizację

Niezależnie od tego, czy pracujesz w rozwój oprogramowania firma lub sklep obuwniczy, nie można uciec od papierkowej roboty i dokumentów. Od polityki firmy i podręczniki dla pracowników do umowy serwisowe i sprawozdania finansowe przeciętna organizacja obsługuje setki rekordów w ramach swoich regularnych operacji. 📁

Chaotyczne zarządzanie dokumentami jest ogromnym czynnikiem ryzyka dla każdej firmy. Powiedzmy, że stracisz kontrolę nad ważnych umów -Może to prowadzić do kwestii regulacyjnych i obaw związanych z bezpieczeństwem, nie wspominając o potencjalnie obciążających obszarach, takich jak współpraca i realizacja zadań.

Rozwiązanie? Ustanowienie odpowiedniego obiegu dokumentów w ramach zarządzania dokumentami ratuje przed szponami dezorganizacji i nieefektywności, dyktując organizacji tworzenie, przechowywanie, wyszukiwanie, dystrybucję i usuwanie dokumentów. W tym artykule omówimy zatwierdzone przez ekspertów sposoby optymalizacji i uporządkowania procesów związanych z dokumentami.

Czym jest obieg dokumentów w zarządzaniu dokumentami?

Obieg dokumentów (DMW) reprezentuje sposób obsługi dokumentów w organizacji. Obejmuje to każdy proces i zadanie związane z dokumentami, w tym zarządzanie różnymi wersjami dokumentów, zapewnianie zgodności z organami regulacyjnymi i dokonywanie przeglądów szybsze raportowanie i bez błędów.

Oto przykłady niektórych głównych podprocesów w ramach obiegu dokumentów:

• Tworzenie: Wyjaśnia, w jaki sposób należy sporządzać i tworzyć nowe dokumenty
• Edycja: Pokazuje, w jaki sposób istniejące dokumenty powinny być edytowane, weryfikowane i sprawdzane w celu zapewnienia zgodności i zapobiegania błędom
• Przechowywanie: Opisuje, jak i gdzie przechowywać dokumenty, zarówno w formacie fizycznym, jak i cyfrowym
• Kategoryzacja: Pokazuje, jak dokumenty powinny być zorganizowane i indeksowane w celu łatwiejszego wyszukiwania i nawigacji. Lokalizacje obszarów roboczych, foldery, zagnieżdżone foldery itp.
• Udostępnianie: Określa, kto może uzyskiwać dostęp do dokumentów, edytować je i udostępniać
• Utylizacja: Określa, jak śledzić zbędne dokumenty i eliminować je z systemu zarządzania dokumentami
• Żądania i zatwierdzenia: Wyjaśnia procesy zatwierdzania dokumentów na różnych poziomach hierarchii
• Monitorowanie: Opisuje, jak śledzić poprawki i zmiany wersji, aby zapewnić maksymalną przejrzystość. Odnosi się również do przeglądu wydajności całego przepływu pracy, wykrywania nieefektywności w wyszukiwaniu lub obsłudze dokumentów oraz znajdowania sposobów na ich wyeliminowanie

Dlaczego optymalizacja obiegu dokumentów jest ważna?

Jednym z największych wyzwań stojących przed organizacjami w obecnych czasach jest nieefektywne zarządzanie informacjami, zwłaszcza gdy zespoły zdalne lub hybrydowe są zaangażowane. Typowy scenariusz to interesariusze projektu mają trudności ze znalezieniem odpowiedniej dokumentacji na wyciągnięcie ręki, co może powodować luki w komunikacji między działami lub przekroczenie czasu i kosztów.

Optymalizacja obiegu dokumentów polega na utrzymaniu tych nieefektywności na dystans. Jego znaczenie w firmie odzwierciedla się głównie w siedmiu aspektach:

1. Zwiększona wydajność: Obieg dokumentów pomagaoptymalizacja ogólnych przepływów pracy i procesów biznesowych, zapewniając pracownikombardziej produktywni i nie tracą czasu na szukanie dokumentów
2. Przejrzystość: Posiadanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu eliminuje silosy działów i zapewnia, że informacje są ujawniane odpowiednim członkom zespołu
3. Łatwiejwdrażanie pracowników: Ustrukturyzowana dokumentacja zapewnia, że nowi członkowie zespołu mogą znaleźć interesujące ich informacje i dowiedzieć się, jak radzić sobie z różnymi zadaniami
4. Standaryzacja procesów: Starannie zaplanowane przepływy pracy pomagają nakreślićstandardowe procedury operacyjne (SOP) dla procesów i zadań współpracy oraz zachowaćzespoły wielofunkcyjne wyrównane
5. Zwiększone bezpieczeństwo: Dobrze zaprojektowany obieg dokumentów pozwala kontrolować uprawnienia dostępu do plików i folderów
6. Minimalizacja błędów: Możesz zapewnić spójność obsługi dokumentów i zautomatyzować powtarzalne zadania administracyjne, zmniejszając ryzyko błędów ręcznych
7. Ulepszonyprocesy decyzyjne: Dostęp w ramach rozwiązania do zarządzania dokumentami do istotnych dokumentów z informacjami kontekstowymi pomaga użytkownikom podejmować mądre, poparte danymi decyzje

10 skutecznych sposobów na usprawnienie obiegu dokumentów

Usprawnienie obiegu dokumentów może bez wątpienia pomóc w rozwoju organizacji - ale pytanie brzmi: jaki jest idealny sposób, aby to zrobić?

Na początek, tradycyjna metoda fizycznego przechowywania plików i folderów jest nie do przyjęcia. W obecnym scenariuszu można opracować wysokiej jakości system dokumentacji przy użyciu oprogramowanie do zarządzania dokumentami (na przykład, ClickUp ) do organizowania i zarządzania rekordami.

Po dogłębnych badaniach opracowaliśmy 10 najlepszych praktyk, które pomagają budować podstawowe ramy przepływu pracy w zarządzaniu dokumentami. Zademonstrujemy również niektóre funkcje ClickUp, które mogą usprawnić ten proces! 😍

1. Zidentyfikuj swoje potrzeby

Pierwszą rzeczą na liście priorytetów powinna być analiza organizacji i identyfikacja konkretnych potrzeb związanych z dokumentami. Ponieważ każda firma jest wyjątkowa, może być konieczne zagłębienie się i przejrzenie procesów, aby zrozumieć, co nie działa i na czym należy się skupić.

Weź pod uwagę swoją branżę i dokumenty, którymi musisz zarządzać. Na przykład, jeśli jesteś firma księgowa , będziesz potrzebować przepływu pracy, który obsługuje duży ruch dokumentów i ma zaawansowane opcje kategoryzacji, aby pomóc w szybkim wyszukiwaniu elementów w przypadku sporów.

Z drugiej strony, jeśli jesteś mała firma sprzedając biżuterię online, przepływ pracy w systemie zarządzania dokumentami prawdopodobnie skupi się na przechowywaniu indywidualnych opisów produktów oraz tworzeniu faktur i zarządzaniu nimi.

Identyfikacja potrzeb może być długim i złożonym procesem, ale od tego zależy funkcjonalność systemu zarządzania dokumentami. Zacznij od uwzględnienia wielkości zespołu i zastanów się, ile osób będzie miało dostęp do przepływu pracy i jak często.

Zawsze doskonałym pomysłem jest poproszenie członków zespołu o podzielenie się swoimi przemyśleniami na temat tego, co chcieliby zobaczyć w obiegu dokumentów i jak oceniają obecny system. Możesz wykorzystać możliwość dostosowania Formularze ClickUp do przechwytywania odpowiedzi i opinii od zespołu i przekształcania ich w wykonalne zadania, które łączą się z przepływami pracy.

Usprawnij wewnętrzne prośby o opinie, aby zebrać dokładnie te informacje, które są potrzebne w formularzach

Po zebraniu niezbędnych informacji możesz zacząć na nowo opracowywać swój obieg dokumentów, aby dostosować go do potrzeb firmy.

2. Wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania do obiegu dokumentów

Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami powinno być wyposażone w opcje, które pomagają zoptymalizować przepływ pracy i zmaksymalizować wydajność.

ClickUp jest pierwszorzędnym zarządzanie zadaniami i projektami rozumie potrzebę usprawnienia procesów zarządzania dokumentami. W ramach narzędzia można znaleźć ClickUp Docs , atrakcyjny pakiet, który pomaga obsługiwać wszystkie zadania związane z dokumentami w jednym miejscu.

Dzięki ClickUp Docs możesz tworzyć, edytować, udostępniać i przechowywać wszystkie dokumenty związane z firmą, od bazy wiedzy i wiki do umów i SOP.

Współpraca jest kluczowa w ClickUp 3.0 Docs, dzięki czemu można szybko udostępniać, ustawiać uprawnienia lub eksportować do użytkowników wewnętrznych lub zewnętrznych

Skorzystaj z bogatych opcji edycji i stylizacji, aby dostosować swoje dokumenty, dodać zakładki, wstawić zagnieżdżone foldery i osadzić tabele, aby Twoje rekordy były tak szczegółowe, jak potrzebujesz.

Jedną z najlepszych rzeczy w ClickUp Docs jest możliwość łączenia dokumentów z przepływami pracy - dzięki czemu osoby przydzielające zadania mają wystarczająco dużo informacji kontekstowych, aby dobrze wykonywać swoją pracę.

Połącz ClickUp Docs z przepływem pracy, łącząc ze sobą zadania

Martwisz się o bezpieczeństwo? Nie ma problemu - ClickUp umożliwia dostosowanie Poziomy hierarchii dla folderów i obszarów roboczych, a także konfigurować uprawnienia i ustawienia prywatności, zapewniając pełną kontrolę nad tym, kto może uzyskiwać dostęp do dokumentów, edytować je i udostępniać.

3. Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) w zarządzaniu dokumentami

Ty i Twój zespół nie powinniście musieć przeskakiwać przez obręcze i spędzać godzin na tworzeniu szczegółowych dokumentów. Na szczęście AI okazała się nieocenionym dodatkiem do przestrzeni zarządzania dokumentami, umożliwiając zespołom szybsze sortowanie dokumentów i generowanie elementów wiedzy. W rzeczywistości ostatnie badanie naukowe wykazało, że używanie narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji może:

• Skrócić czas pisania o 40%
• Poprawić jakość wyników o 18% ClickUp AI jest doskonałym przykładem tego, jak sztuczna inteligencja może przekształcić przepływy pracy związane z zarządzaniem dokumentami. Ta platforma generuje asystent pisania przyspiesza proces tworzenia dowolnego dokumentu dzięki dostosowywanym, specyficznym dla roli podpowiedziom.

Dostosuj wyniki, aby szybciej docierać do lepszych treści za pomocą repromptingu w ClickUp AI

ClickUp AI pomaga w burzy mózgów, generowaniu, polerowaniu i podsumowywaniu treści dla różnych typów dokumentów - wszystko zoptymalizowane pod kątem tonu i gramatyki. Wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić pola intencji, a narzędzie może generować profesjonalne dokumenty, takie jak briefy projektowe, agendy spotkań , marketingowe studia przypadków i harmonogramy projektów z najwyższą precyzją.

To nie wszystko - ClickUp AI pozwala generować elementy akcji ze swoich dokumentów! Wystarczy wybrać określoną część dokumentu, kliknąć AI i wybrać Generuj element działania. ClickUp AI przeanalizuje wybraną treść i utworzy listę rzeczy do zrobienia. ✨

Korzystaj z ClickUp AI, aby pisać szybciej i dopracowywać swoje teksty, odpowiedzi na e-maile i nie tylko

Oprócz ClickUp AI, platforma oferuje kolejną pomoc w tworzeniu dokumentów -szablony! Imponujące możliwości ClickUp z ponad 1000 szablonów przyspiesza proces tworzenia dokumentów, codziennych planów, baz wiedzy i wiadomości e-mail. Są one w 100% konfigurowalne, dzięki czemu można je dostosować do wytycznych firmy i linii pracy.

4. Centralizacja dokumentów

Brak centralizacji wszystkich dokumentów może być źródłem chaosu i dezorganizacji, brak przejrzystości oraz utrata danych . Wydajny obieg dokumentów musi zapewniać wszystkim, w tym pracownikom, menedżerom i klientom, dostęp do kluczowych plików i informacji w jednym miejscu - a nie za pośrednictwem wiadomości e-mail lub wątków wiadomości.

Jeśli korzystasz z ClickUp 3.0, możesz odkryć Docs Hub jako doskonałe centrum do przechowywania każdego dokumentu związanego z firmą. Prezentuje wszystkie dokumenty za pomocą trzech kart - Ostatnie, Ulubione i Tworzone przeze mnie - po których następuje tabela wyświetlająca wszystkie rekordy. 😎

ClickUp Docs Hub to centralne repozytorium dokumentów firmowych

5. Upewnij się, że dokumenty są łatwe do znalezienia w oprogramowaniu do zarządzania przepływem pracy

Przechowujesz wszystkie dokumenty firmowe w jednym miejscu, ale jest jeszcze jeden problem - znalezienie konkretnego dokumentu może przypominać szukanie igły w stogu siana. Słaba wartość wyszukiwania jest główną wadą każdego obiegu dokumentów. Może to nie wydawać się wielkim problemem, jeśli właśnie założyłeś firmę z niewielką pulą klientów. Wyobraź sobie jednak, że odszukujesz dokument, który stworzyłeś trzy lub cztery lata temu.

Zoptymalizowany obieg dokumentów opiera się na wyszukiwalności. Powinieneś być w stanie zlokalizować DOWOLNY dokument w swoim przepływie pracy w ciągu kilku sekund, aby zapewnić wydajność procesu .

Wiele najlepszych narzędzi do zarządzania dokumentami cierpi z powodu słabych możliwości wyszukiwania - ale nie będziesz miał tego problemu z Uniwersalne wyszukiwanie funkcja w ClickUp 3.0. Ta funkcja umożliwia wyszukiwanie praktycznie wszystkiego w obszarze roboczym przy użyciu podstawowych słów kluczowych. Możesz także wyszukiwać elementy według czasu ich ostatniej aktualizacji i przeglądania.

Uniwersalne wyszukiwanie ClickUp pozwala użytkownikom szybko znajdować zadania, dokumenty, pliki, użytkowników, czaty i pulpity nawigacyjne w całym obszarze roboczym, a nawet w innych połączonych aplikacjach roboczych

Nie pamiętasz nazwy dokumentu? Usprawnij logistykę wyszukiwania w ClickUp, tworząc niestandardowe tagi dla rekordów. Na przykład, jeśli utworzyłeś wiele dokumentów koncentrujących się na metodologie doskonalenia procesów można oznaczyć tagiem process improvement.

ClickUp dodaje również kolumnę Located In do wyników wyszukiwania. Pozwala to zobaczyć, gdzie przechowywany jest konkretny dokument i znaleźć go za pomocą kilku kliknięć.

6. Automatyzacja pracy

Jednym z najszybszych sposobów na zoptymalizowanie procesów zarządzania dokumentami jest automatyzacja zadań i działań w ich ramach . Automatyzacja chroni zespół przed podatnymi na błędy, powtarzalnymi zadaniami, zwiększa wydajność i pomaga mu skupić się na działaniach o większej wartości dodanej.

Automatyzacja przepływu pracy często wymaga kodowania i może wydawać się trudna dla zespołów nietechnicznych, ale może być prosta, jeśli korzystasz z potężnego narzędzia, takiego jak ClickUp.

Z ponad 100 bezkodowymi Automatyzacja ClickUp możesz pozwolić platformie zająć się rutynowymi zadaniami za Ciebie. Kontrolujesz, co wyzwala Automatyzację i co dzieje się po jej uruchomieniu, a wszystko to za pośrednictwem interfejsu wizualnego. Może się to przydać do zarządzania przeglądami dokumentów i aktualizowania statusu zatwierdzeń. 😍

Automatyzacje służą do automatycznego wyzwalania wyników, gdy ma miejsce działanie. Na przykład, korzystając z automatyzacji "gdy zmienia się status", stosujemy szablon do zadania, aby zapewnić, że żadne cenne informacje nie zostaną utracone podczas przekazywania klientów

7. Integracja oprogramowania do zarządzania dokumentami z innymi platformami

Dawno minęły czasy, gdy organizacje mogły całkowicie polegać na jednej aplikacji lub platformie. W dzisiejszych czasach masz osobną aplikację do wszystkiego, od tworzenia faktur i śledzenia czasu pracy do planowanie spotkań z członkami zespołu.

Choć przeskakiwanie między dziesiątkami aplikacji może być męczące, jest to zło konieczne w nowoczesnym miejscu pracy. Łatwym sposobem na zoptymalizowanie obiegu dokumentów i wyeliminowanie konieczności ciągłego przełączania się między aplikacjami jest korzystanie z integracji.

Będziesz zadowolony, że ClickUp integruje się z ponad 1000 platform takimi jak Slack, GitHub, Everhour i Zoom. Jeśli nie możesz znaleźć aplikacji, którą chcesz zintegrować na liście, użyj ClickUp API, aby zbudować niestandardowe integracje i zachować dostęp do informacji na różnych platformach z jednego centrum zasobów!

8. Zachowaj elastyczność przepływów pracy związanych z dokumentami

Obieg dokumentów i zarządzanie projektami są ze sobą ściśle powiązane. A ponieważ procesy projektowe mają tendencję do częstych zmian, należy upewnić się, że obieg dokumentów może za nimi nadążyć.

Dopasowanie obiegów dokumentów i projektów jest możliwe dzięki oprogramowaniu Pakiet do zarządzania projektami ClickUp , wyposażony w funkcje, które obracają się wokół skrupulatnej organizacji, współpracy i precyzji.

Wyróżniającą się opcją, która zapewnia Tobie i Twojemu zespołowi pełną elastyczność jest Widoki ClickUp . Platforma oferuje ponad 15 widoków, które pozwalają organizować obieg dokumentów w dowolny sposób. Użyj widoku listy, aby posortować swoje dokumenty, przejdź do wykresu Gantta, aby monitorować potrzeby dokumentacyjne w zmieniających się ramach czasowych lub skorzystaj z widoku aktywności, aby monitorować ostatnie edycje i aktualizacje rekordów.

Ponad 15 widoków ClickUp zapewnia organizacjom kompleksowe rozwiązanie dla każdego zespołu

Chcesz wiedzieć, ile czasu członkowie Twojego zespołu poświęcają na konkretne zadania? Skorzystaj z ClickUp natywnego narzędzia do śledzenia czasu do monitorowania i zarządzania czasem oraz łatwego organizowania zadań.

Dzięki ClickUp możesz czatować z członkami zespołu w czasie rzeczywistym, przypisywać komentarze z elementami działań i dostosowywać powiadomienia, aby zapewnić szybką komunikację wszystkich rozmów związanych z dokumentami. 😍

Inne godne uwagi funkcje, które okażą się przydatne, to:

• Ustawianie priorytetów
• Tworzeniezależności zadań (na przykład dokument A musi zostać ukończony przed rozpoczęciem zadania B)
• Wyznaczanie i śledzenie celów
• Mapy myśli dla szczegółowych projektów przepływu pracy

9. Przeszkol swój zespół

Zidentyfikowałeś swoje potrzeby, zacząłeś korzystać z nowej platformy zarządzania dokumentami i scentralizowałeś swoje dokumenty. Ale Twoja praca nie jest skończona, dopóki nie zaktualizujesz swojego zespołu o najnowsze zmiany!

Jeśli chcesz dobrze wdrożyć przepływy pracy związane z zarządzaniem dokumentami, upewnij się, że wszyscy są na bieżąco z nowymi praktykami.

ClickUp oferuje wiele opcji szkoleniowych oraz zarządzanie zespołem .

Jeśli zmieniłeś swoje procesy i chcesz pomóc swojemu zespołowi zrozumieć każdy krok, możesz użyć mapy procesów aby wszystko szczegółowo wyjaśnić. Członkowie zespołu mogą po prostu postępować zgodnie z mapami, aby wykonać zadania z gwarancją sukcesu. Stwórz standardowe procedury operacyjne w formie modułów szkoleniowych i zaproś do nich odpowiednich członków zespołu. Jeśli mają pytania, mogą zostawić komentarze bezpośrednio w dokumencie. ✨

Wspólne wykrywanie i edytowanie, dodawanie komentarzy i osadzanie linków w ClickUp Docs

Powtarzającym się problemem w przepływach pracy opartych na dokumentach jest praca dwóch lub więcej osób nad tym samym zadaniem, co prowadzi do nadmiarowej pracy. Ale z ClickUp Collaborative Detection możesz zobaczyć wiele kursorów z tagami nazw, gdy inne osoby komentują lub edytują ten sam dokument, co Ty. Uruchamia to zarówno współpracę w czasie rzeczywistym, jak i asynchroniczną oraz zapobiega duplikowaniu dokumentów.

10. Monitorowanie i aktualizacja

Pomyśl o przepływach pracy związanych z zarządzaniem dokumentami jak o roślinach, które wymagają stałej opieki, aby się rozwijać. To, co sprawdzało się w Twojej organizacji kilka lat temu, dziś może być bezcelowe. Właśnie dlatego należy monitorować wydajność przepływu pracy, ponownie oceniać wydajność i w razie potrzeby aktualizować. 🌱

ClickUp 3.0 Oprogramowanie pulpitu nawigacyjnego Drużyna z priorytetami i kartami wypalania

Istnieją różne sposoby śledzenia przepływów pracy w ClickUp. Można na przykład zdefiniować wskaźniki KPI i śledzić je za pomocą Pulpity nawigacyjne ClickUp z ponad 50 widżetami. Skoncentruj się na konkretnych aspektach, aby zidentyfikować wąskie gardła i dostosowywać się na bieżąco.

ClickUp: Kreator obiegu dokumentów

Dobrze funkcjonujący system dokumentacji jest niezbędny dla każdej organizacji, która chce pozostać konkurencyjna i wydajna. Wprowadza porządek i strukturę do zespołu, obniża koszty i usprawnia współpracę, więc nie wahaj się zbadać sugerowanych przez nas optymalizacji.

ClickUp to idealne narzędzie do tworzenia, zarządzania, udostępniania i przechowywania dokumentów, automatyzacji procesów oraz usprawniania pracy zespołowej i komunikacji! Zarejestruj się za darmo i zobacz, jak może to pomóc w egzekwowaniu spójności w całej firmie w przepływach pracy związanych z zarządzaniem dokumentami! 💗