Jako kierownik projektu, znaczną część swojego tygodnia pracy prawdopodobnie poświęcasz na załatwianie formalności i organizowanie informacji. Ta praca administracyjna może zabierać cenny czas, który można by przeznaczyć na zadania o wysokiej wartości.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami zostało zaprojektowane tak, aby odciążyć użytkownika od pracy ręcznej poprzez organizowanie i kategoryzowanie plików, przypisywanie uprawnień dostępu oraz tworzenie przepływów pracy w celu zatwierdzania i wprowadzania zmian.
W tym przewodniku omówimy najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami i jak wykorzystać je jako scentralizowaną lokalizację do udostępniania dokumentów i współpracy!
Czego należy szukać w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami (DMS)?
Szukając systemu zarządzania dokumentami, ważne jest, aby priorytetowo traktować najwyższej klasy środki bezpieczeństwa w celu ochrony poufnych informacji, zapobiegania naruszeniom danych i przestrzegania przepisów o ochronie danych. Kluczowe funkcje, takie jak:
- Kontrola dostępu
- Szyfrowanie
- Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych
- Uprawnienia
- Funkcje wyszukiwania
- Dostęp do chmury
Współpraca jest również niezbędną funkcją w systemie zarządzania dokumentami. Chcesz, aby Twój zespół mógł współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym , przydzielać zadania, zostawiać komentarze i bezpiecznie udostępniać pliki. I, oczywiście, musisz być w stanie znaleźć zawartość bez wpisywania zbyt wielu podpowiedzi!
I wreszcie, integracja z innymi narzędziami do zarządzania projektami jak zarządzanie zadaniami i śledzenie projektu pomoże Twojemu zespołowi usprawnić międzyfunkcyjne przepływy pracy . Ta integracja promuje współpracę, dzielenie się wiedzą i usprawnia podejmowanie decyzji.
10 najlepszych programów do zarządzania dokumentami w 2024 roku
1. ClickUp
Z pomocą ClickUp Docs możesz zaprezentować swoje wymagania dotyczące produktu, korzystając z osadzonego widoku listy
ClickUp to kompleksowa platforma produktywności zaprojektowana dla zespołów każdej wielkości do tworzenia pięknych dokumentów, wiki i inne dokumenty, które można połączyć z przepływami pracy w celu realizacji pomysłów w zespole!
Dzięki pełnym opcjom dostosowywania, ClickUp oferuje elastyczne doświadczenie, które pomaga zarządzać obciążeniami, śledzić postępy i pozostawać w kontakcie z dowolnego miejsca. Współpraca jest sercem każdej funkcji, z licznymi narzędziami zaprojektowanymi tak, aby zespoły wielofunkcyjne były na bieżąco aktualizowane i dostosowywane.
Ponadto ClickUp integruje się z ponad 1000 innych narzędzi pracy, umożliwiając zespołom synchronizację całej pracy i usprawnienie procesów międzyfunkcyjnych na jednej platformie!
Najlepsze funkcje ClickUp
- Szczegółowy system onlineCentrum pomocy,webinariai wsparcie pomagające w pełnym wykorzystaniu platformy
- DynamicznyCele funkcja umożliwiająca dostosowanie zespołu do OKR i śledzenie postępów na wiele sposobów
- Przypisane i wątkowe komentarze w dowolnymClickUp Doczadanie lubTablica* Współpracujące tablice do rozwijania pomysłów w czasie rzeczywistym wraz z zespołem
- Raportowanie iPulpity nawigacyjne dla natychmiastowego przeglądu pracy na wysokim poziomie
- Bogaty plan Free Forever i przystępne cenowo opcje dla każdegoplan cenowy* Wielu przypisanych zadań dla pełnej przejrzystości wszystkich postępów
- Odbiór15 konfigurowalnych widoków do zarządzania zadaniami pod każdym kątem
- Łatwy w użyciu interfejs użytkownika z funkcjami online itryb offline* 50+Automatyzacja aby usprawnić każdy przepływ pracy w projekcie
- Niestandardowe statusy zadań dla potrzeb projektu
OgromnyBiblioteka szablonów dla każdego przypadku użycia, od robienia notatek dobriefy projektowe
Ograniczenia ClickUp
- Bogaty zestaw funkcji może utrudniać naukę niektórym użytkownikom
- Nie wszystkie widoki są jeszcze dostępne w aplikacji mobilnej
Cennik ClickUp
- Bezpłatny plan Forever
- Unlimited Plan: $5 za użytkownika miesięcznie
- Business Plan: $12 na użytkownika miesięcznie
- Business Plus Plan: $19 za użytkownika miesięcznie
Plan Enterprise: Kontakt w sprawie cen
Oceny i recenzje ClickUp
- G2: 4.7/5 (6,500+ recenzji)
- Capterra: 4.7/5 (3,500+ recenzji)
2. Revver
przez Revver Revver, dawniej Rubex, to internetowy system zarządzania dokumentami zaprojektowany, aby pomóc firmom w organizowaniu, przechowywaniu i bezpiecznym udostępnianiu dokumentów. Revver Docs jest zintegrowany z popularnymi aplikacjami do przechowywania danych w chmurze, takimi jak Google Drive, Dropbox, Box i OneDrive.
Platforma zapewnia również szereg funkcji, takich jak kontrola wersji plików, możliwości wyszukiwania dokumentów i bezpieczna kontrola dostępu, dzięki czemu tylko autoryzowani użytkownicy mogą przeglądać lub edytować poufne informacje.
Najlepsze cechy Revver
- Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) doautomatycznego archiwizowania dokumentów do ich predefiniowanej lokalizacji
- Zaawansowane wyszukiwanie w celu identyfikacji folderów, w których brakuje istotnych dokumentów
- Kontrola uwierzytelniania wieloskładnikowego w celu uzyskania dostępu do dokumentów
- Dedykowany podpis elektroniczny zastępujący dokumenty papierowe
- Dwuekranowa przeglądarka dokumentów
Ograniczenia Revver
- Brak narzędzi do zarządzania zadaniami w porównaniu do innych systemów zarządzania dokumentami
- Wymagane jest konto, aby uzyskać dostęp do Centrum pomocy Revver
Ceny Revver
- Skontaktuj się z Revver, aby uzyskać szczegółowe informacje o cenach
Oceny i recenzje Revver
- G2: 4.3/5 (330+ recenzji)
- Capterra: 4.4/5 (880+ recenzji)
3. Connecteam
przez Connecteam Connecteam to platforma angażująca pracowników i zarządzanie zespołem oprogramowanie. Funkcja dokumentów ułatwia zespołom współpracę nad dokumentami, formularzami i ankietami.
Posiadanie wszystkich akt pracowniczych, certyfikatów i dokumentów biznesowych w jednym miejscu może być przełomem dla działów HR i menedżerów. Scentralizowany system może poprawić wydajność i produktywność, umożliwiając łatwy dostęp do dokumentów, eliminując potrzebę fizycznego przechowywania i zmniejszając ryzyko utraty lub zagubienia plików. Dzięki rozwiązaniu cyfrowemu pracownicy działu HR mogą łatwo wyszukiwać, pobierać i udostępniać dokumenty współpracownikom, nawet jeśli pracują zdalnie!
Najlepsze cechy Connecteam
- Funkcja Quick Actions umożliwiająca szybkie podejmowanie działań mających wpływ na wszystkie dokumenty
- Uprawnienia do wyświetlania, przesyłania, zatwierdzania/odrzucania i edytowania dokumentów
- Pakiety dokumentów (foldery) do przypisania indywidualnym użytkownikom lub inteligentnym grupom
- Kursy do tworzenia określonych procesów dla pracowników
- Daty wygaśnięcia dla każdego dokumentu lub typu wpisu
Ograniczenia Connecteam
- Ograniczone funkcje współpracy w czasie rzeczywistym
- Brak możliwości automatyzacji przepływu pracy
Ceny Connecteam
- Mały Biznes: Bezpłatnie dla maksymalnie 10 użytkowników
- Basic: $29 miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników
- Zaawansowany: 49 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników
- Ekspert: 99 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników
Oceny i recenzje Connecteam
- G2: 4.3/5 (30+ recenzji)
- Capterra: 4.8/5 (260+ recenzji)
4. Confluence
via Confluence Confluence to system przestrzeni roboczej zespołu z funkcjami oprogramowania do zarządzania dokumentami do tworzenia, udostępniania, organizowania i omawiania pracy w zespołach dowolnej wielkości. Pomaga ludziom w organizacji współpracować nad projektami bardziej efektywnie i wydajnie, umożliwiając im przechowywanie i udostępnianie swojej pracy w jednej centralnej lokalizacji.
Dzięki Confluence zespoły mogą tworzyć i udostępniać pomysły, edytować dokumenty współpracować w czasie rzeczywistym, śledzić postępy w projektach, informować wszystkich o zmianach za pomocą powiadomień i wiele więcej. Ponadto zaawansowane funkcje, takie jak raportowanie, pulpity nawigacyjne i integracja z innymi narzędziami, pomagają zespołom być na bieżąco z projektami! Porównanie Confluence vs Google Docs !
Najlepsze funkcje Confluence
- Spersonalizowany kanał do wyświetlania przestrzeni ostatnio odwiedzanych przez daną osobę, wersji roboczych stron w toku i aktywności strony
- Edycja w czasie rzeczywistym z zespołem zdalnym lub pracownikami zdalnymi
- Integracja z usługami Box, Dropbox i Dysk Google
- Etykiety stron przyspieszające wyszukiwanie treści
- Funkcja importowania dokumentów Word
Ograniczenia Confluence
- Zespoły nie zajmujące się tworzeniem oprogramowania będą miały trudności z opanowaniem tego narzędzia
- Zaprojektowane i wycenione do współpracy na poziomie przedsiębiorstwa (sprawdź teAlternatywy dla Confluence)
Ceny Confluence
- Bezpłatnie: Dla 10 użytkowników (tylko miesięczna subskrypcja)
- Standard: 5,75 USD za użytkownika (szacunkowo)
- Premium: $11 za użytkownika (szacunkowo)
- Enterprise: Skontaktuj się z Confluence, aby uzyskać szczegółowe informacje
Oceny i recenzje Confluence
- G2: 4.1/5 (3,000+ recenzji)
- Capterra: 4.4/5 (2,000+ recenzji) Porównanie Confluence z Notion !
5. DocuPhase
przez DocuPhase DocuPhase to rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które pomaga organizacjom przejąć kontrolę nad ich procesów opartych na dokumentach papierowych . Zapewnia platformę do przechwytywania i zarządzania dokumentami, usprawniania procesów przepływu pracy i usprawniania współpracy. Dzięki DocuPhase użytkownicy mogą bezpiecznie przechowywać, zarządzać i uzyskiwać dostęp do wszystkich rodzajów dokumentów z dowolnego miejsca na świecie za pośrednictwem chmury lub instalacji lokalnych.
Platforma jest wyposażona w zestaw funkcji, takich jak przechwytywanie i indeksowanie dokumentów, możliwości wyszukiwania, przekierowywanie i zatwierdzanie dokumentów, narzędzia do współpracy online, ścieżki audytu i kontrolę wersji!
Najlepsze cechy DocuPhase
- Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) do odczytu i interpretacji określonych danych
- Niestandardowe uprawnienia dla różnych typów procesów biznesowych
- Automatyczne ustawianie tagów i indeksowanie terminów dla przychodzących plików
- Zaawansowane funkcje wyszukiwania w celu znalezienia dokładnych informacji
- Integracje z NetSuite, Dynamics, Sage i nie tylko
Ograniczenia DocuPhase
- Ograniczone opcje szkoleniowe umożliwiające naukę i wdrożenie oprogramowania
- Nastawiony na automatyzację księgowości
Ceny DocuPhase
- Skontaktuj się z DocuPhase w sprawie cen
Oceny i recenzje DocuPhase
- G2: 4.2/5 (15+ recenzji)
- Capterra: 4.5/5 (70+ recenzji)
6. Bloomfire
przez bloomfire Bloomfire jest oprogramowanie do dzielenia się wiedzą które pomaga zwiększyć współpracę i produktywność w zespole. Daje użytkownikom możliwość bezpiecznego przechowywania i udostępniania informacji, dokumentów, filmów, obrazów i innych treści na zorganizowanej platformie. Może być używany jako wewnętrzna wiki, intranet lub nawet platformę e-learningową.
Platforma ułatwia wyszukiwanie i zarządzanie treścią, dzięki czemu zespoły mogą pracować razem bardziej efektywnie. Zapewnia również potężne możliwości wyszukiwania, dzięki czemu użytkownicy mogą szybko uzyskać dostęp do potrzebnych informacji.
Najlepsze cechy Bloomfire
- Bogaty edytor tekstu z wykresami, obrazami, funkcjami audio i wideo
- Opcje Flag for Review i Bulk Import/Export
- Pętle sprzężenia zwrotnego wspierające procesy biznesowe
- Tagi generowane przez sztuczną inteligencję dla lepszego przechowywania dokumentów
- Zawartość Q&A z możliwością przeszukiwania
Ograniczenia Bloomfire
- Brak integracji w porównaniu z innymi rozwiązaniami do zarządzania dokumentami
- Brak funkcji współpracy
Ceny Bloomfire
- Bloomfire zaczyna się od 25 USD za użytkownika miesięcznie, skalowane według ilości i modelu
Oceny i recenzje Bloomfire
- G2: 4.6/5 (460+ recenzji)
- Capterra: 4.3/5 (200+ recenzji)
7. SharePoint
przez SharePoint SharePoint to system zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie, który pomaga zespołom udostępniać i zarządzać treścią w firmie Microsoft Office ekosystem. Zapewnia scentralizowaną przestrzeń dla zespołów do przechowywania, organizowania i udostępniania dokumentów, danych i zasobów z dowolnego urządzenia. Sharepoint posiada również zaawansowane funkcje, takie jak narzędzia do współpracy, które umożliwiają zespołom współpracę w czasie rzeczywistym oraz funkcje kontroli wersji do śledzenia zmian w treści.
Platforma zapewnia również liczne funkcje bezpieczeństwa, które pomagają zapewnić bezpieczeństwo danych, takie jak uprawnienia oparte na rolach i możliwości audytu. Dzięki tej potężnej platformie zespoły mogą usprawnić swój przepływ pracy, zwiększyć wydajność organizacyjną i stworzyć bardziej oparte na współpracy środowisko.
Najlepsze funkcje SharePoint
- Funkcja In-Place Holds do programowego zabezpieczania zawartości przed usunięciem lub edycją
- Biblioteki dokumentów z wersjonowaniem i kontrolą dostępu
- Przeglądanie i edycja w trybie offline na komputerach Mac lub PC
- 1 TB przestrzeni dyskowej OneDrive na użytkownika
- Współpraca w czasie rzeczywistym
Ograniczenia SharePoint
- Wymaga zakupu dodatkowego oprogramowania Microsoft, aby w pełni wykorzystać potencjał SharePoint
- Nieintuicyjna współpraca z oprogramowaniem firm innych niż Microsoft
Ceny SharePoint
- SharePoint Online Plan 1: 5 USD za użytkownika miesięcznie, subskrypcja roczna
- SharePoint Online Plan 2: 10 USD za użytkownika miesięcznie, subskrypcja roczna
- Office 365 E3: 23 USD za użytkownika miesięcznie, subskrypcja roczna
Oceny i recenzje SharePoint
- G2: 4/5 (8,200+ recenzji)
- Capterra: 4.3/5 (4,900+ recenzji)
Sprawdź te Alternatywy dla SharePoint !
8. Pojęcie
przez Pojęcie Notion to kompleksowy obszar roboczy do zarządzania dokumentami i współpracy zespołowej. Służy jako narzędzie bazodanowe dla zespołów do tworzenia, przechowywania, organizowania i udostępniania dokumentów w scentralizowanej lokalizacji.
Zespoły mogą tworzyć rozdziały i podsekcje w celu organizowania dokumentów, konfigurować niestandardowe szablony w celu szybkiego dostępu do często używanych treści, dodawać tagi i komentarze, aby śledzić ważne informacje, a także przypisywać zadania i terminy realizacji w celu wspólnego zarządzania projektami.
Najlepsze cechy Notion
- Historia wersji umożliwiająca powrót do wcześniejszych wersji dokumentu
- Bezproblemowa integracja z usługami przechowywania w chmurze w celu łatwego przesyłania danych
- Wspólna edycja, która obsługuje wielu użytkowników w jednym dokumencie
- Kontrola dostępu z granularnymi uprawnieniami do plików i stron
- Dostęp mobilny do otwierania i wysyłania plików w podróży
Ograniczenia aplikacji Notion
- Wysoki stopień elastyczności może być również wyzwaniem, aby wiedzieć, od czego zacząć lub jak skutecznie organizować informacje (sprawdźAlternatywne pojęcia)
- Ograniczony dostęp do zaawansowanych elementów sterujących, chyba że korzystasz z planu Enterprise
Ceny Notion
- Wersja darmowa
- Standard: $8 za użytkownika miesięcznie
- Premium: $15 za użytkownika miesięcznie
- Enterprise: Skontaktuj się z Notion, aby uzyskać szczegółowe informacje
Oceny i recenzje Notion
- G2: 4.7/5 (1,700+ recenzji)
- Capterra: 4.7/5 (1,400+ reviews)
9. Box
przez Box Box to oprogramowanie do zarządzania dokumentami i usługa udostępniania plików. Zapewnia bezpieczne przechowywanie, współpracę i rozwiązania komunikacyjne, które pomagają organizacjom przechowywać, udostępniać i zarządzać dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi i innymi plikami cyfrowymi w chmurze. Dzięki Box użytkownicy mogą uzyskać dostęp do przechowywanych plików z dowolnego urządzenia i łatwo udostępniać je współpracownikom lub partnerom zewnętrznym.
Platforma oferuje również takie funkcje, jak wersjonowanie w celu śledzenia zmian dokumentów w czasie, szyfrowanie w celu zwiększenia bezpieczeństwa poufnych informacji oraz szczegółową kontrolę uprawnień w celu decydowania, kto ma dostęp do jakich danych. Ponadto Box zapewnia funkcje klasy korporacyjnej, takie jak integracja z istniejącymi systemami IT i zasadami bezpieczeństwa, dostosowywanie marki i doświadczeń użytkowników oraz potężne możliwości analityczne.
Najlepsze funkcje Box
- Natywna ochrona przed wyciekiem danych i wykrywanie cyberzagrożeń oparte na zaawansowanych narzędziach uczenia maszynowego
- Integracja z popularnymi aplikacjami do pracy, takimi jak ClickUp, Microsoft Teams i Oracle NetSuite
- Udostępnianie plików jednym kliknięciem w celu łatwego wysyłania dużych plików
- Box Notes do tworzenia planów i harmonogramów projektów
- Box Sign dla nieograniczonej liczby podpisów elektronicznych
Ograniczenia Box
- Próba otwarcia wielu plików PDF z interfejsu wyszukiwania Box Drive może spowodować błąd
- Szyfrowanie kluczem prywatnym jest funkcją płatną
Cennik usługi Box
- Skontaktuj się z Box, aby uzyskać szczegółowe informacje
Oceny i recenzje Box
- G2: 4.2/5 (4,800+ recenzji)
- Capterra: 4.4/5 (5,000+ recenzji)
10. Brandfolder
przez Brandfolder Brandfolder to internetowa platforma zarządzania zasobami cyfrowymi dla firm do przechowywania, organizowania, udostępniania i śledzenia zasobów marki. Platforma służy jako scentralizowane centrum zarządzania wszystkimi materiałami brandingowymi firmy, w tym obrazami, logo, filmami, dokumentami, materiałami marketingowymi, prezentacjami i nie tylko.
Dzięki intuicyjnemu interfejsowi Brandfolder użytkownicy mogą szybko i łatwo uzyskać dostęp, zarządzać, udostępniać i śledzić wszystkie zasoby marki w jednym miejscu. Ponadto zaawansowane narzędzia Brandfolder ułatwiają kontrolowanie sposobu wykorzystania i dystrybucji zasobów, dzięki czemu branding firmy pozostaje spójny we wszystkich kanałach!
Najlepsze cechy Brandfolder
- Publiczne i prywatne ustawienia zasobów dla ważnych dokumentów
- Zarządzanie użytkownikami z szybkim dostępem do ich danych
- Obsługa wielu formatów plików do tworzenia dokumentów
- Funkcja przesyłania gościnnego dla partnerów zewnętrznych
- Zbiorcze przesyłanie za pomocą akcji "przeciągnij i upuść
Ograniczenia Brandfolder
- Wysyłanie wielu dokumentów do zatwierdzenia nie jest obsługiwaną funkcją
- Brak możliwości dostosowywania w planach innych niż Enterprise
Cennik usługi Brandfolder
- Skontaktuj się z Brandfolder w sprawie cen
Oceny i recenzje Brandfolder
- G2: 4.5/5 (1,100+ recenzji)
- Capterra: 4.7/5 (430+ recenzji)
Najlepsze narzędzie do wspólnego zarządzania dokumentami: ClickUp Docs
ClickUp to idealny wybór dla zespołów poszukujących kompleksowego systemu zarządzania dokumentami do zarządzania wszystkimi rodzajami treści wewnętrznych i skierowanych do klientów.
Wszechstronność platformy rozciąga się na szeroką gamę narzędzi do zarządzania projektami i współpracy, dzięki czemu jest to kompleksowe rozwiązanie dla zespołów dążących do optymalizacji przepływu pracy. Uruchom obszar roboczy ClickUp już dziś!