Dziś każdy profesjonalny zespół wie, jak ważne są dane. Niezależnie od tego, czy są to finansowe arkusze kalkulacyjne, wektorowe pliki graficzne, wspólne dokumenty lub prezentacje, czy też coś zupełnie innego, dane są tym, co pozwala zespołowi na zrobienie swojej pracy każdego dnia. Ma to zatem sens, że zarządzanie danymi powinien znajdować się na radarze Twojego zespołu na każdym kroku procesu.
Dbanie o bezpieczeństwo danych zespołu nie musi być skomplikowane. Przygotowaliśmy listę 5 narzędzi i strategii, które każdy profesjonalny team może (i powinien!) wykorzystać do zapewnienia bezpieczeństwa swoich informacji.
Oto co znalazło się na liście:
- Twórz kopie zapasowe wcześnie i często
- Wybierz platformę przechowywania danych w chmurze z możliwością zdalnego wymazywania danych
- Kontrola dostępu do plików i folderów
- Hasła są nadal ważną częścią bezpieczeństwa danych
- Nie pozostawiaj żadnego urządzenia bez nadzoru
tworzenie kopii zapasowych danych zespołu na bezpiecznych serwerach dostawcy pamięci masowej w chmurze to świetny sposób na ochronę przed utratą danych
Wczesne tworzenie kopii zapasowych, częste tworzenie kopii zapasowych
Jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych, świat jest szalony. Wiele może pójść nie tak. Co jeśli sprzęt urządzenia ulegnie awarii i utracisz lokalnie zapisane pliki? Co jeśli dane zostaną uszkodzone przez wirusa? Co jeśli urządzenie zostanie skradzione lub zniszczone? Bez kopii zapasowej danych zespołu każda z tych sytuacji może oznaczać, że dane przepadną na dobre.
Najprostszym sposobem zapobiegania utracie danych jest tworzenie kopii zapasowych danych w chmurze . Podczas tworzenia kopii zapasowej danych w chmurze kopia informacji jest tworzona i przechowywana na bezpiecznym serwerze dostawcy pamięci masowej w chmurze.
Oczywiście, im częściej tworzy się kopie zapasowe danych, tym mniej informacji traci się w przypadku awarii. Częstotliwość tworzenia kopii zapasowych danych zależy od wielu czynników, takich jak charakter pracy zespołu.
Wybierz platformę przechowywania danych w chmurze z możliwością zdalnego wymazywania danych
W przypadku zgubienia lub kradzieży urządzenia, posiadanie aktualnej kopii zapasowej danych pomoże zespołowi kontynuować pracę. Co jednak, jeśli urządzenie wpadnie w niepowołane ręce? Wszelkie wrażliwe dane, z którymi pracował twój zespół - numery kont, nazwiska klientów - mogą być potencjalnie zagrożone.
Na szczęście niektórzy dostawcy usług przechowywania danych w chmurze oferują zdalne czyszczenie jako środek ostrożności. Oznacza to, że jeśli urządzenie zostanie zgubione lub skradzione, możesz usunąć pliki powiązane z aplikacją dostawcy pamięci masowej w chmurze, nawet jeśli nie masz urządzenia w rękach.
Ponieważ kopia zapasowa danych jest już przechowywana w chmurze, nadal można uzyskać do nich dostęp z innych urządzeń i nie trzeba się martwić o ryzyko związane z bezpieczeństwem nieautoryzowanego dostępu do danych.
jeśli stracisz możliwość śledzenia swojego urządzenia, nigdy nie wiesz, kto może mieć dostęp do Twoich danych. Zdalne czyszczenie daje ci możliwość ochrony danych bez względu na wszystko
Pozostań na szczycie kontroli dostępu do plików i folderów
Mówiąc o tym, ważne jest również monitorowanie, kto uzyskuje dostęp do danych i co z nimi robi. Większość przechowywanie w chmurze dostawcy ułatwiają współpracę, a tym samym udostępnianie dostępu do plików i folderów, co daje przewagę nad konkurencją. Bezpieczne narzędzia do współpracy przyznają również różne poziomy uprawnień zależnie od roli w zespole.
Ogólną zasadą jest przyznawanie dostępu do plików i folderów tylko tym osobom, które absolutnie tego potrzebują. Nawet jeśli jest mało prawdopodobne, aby osoby z innych teamów celowo zrobiły coś, co mogłoby narazić dane na ryzyko, limit plików i folderów ogranicza możliwości wystąpienia wypadków.
zdecydowanie ważne jest, aby nad projektem pracowało wiele osób, ale ważne jest również śledzenie, kto ma dostęp do jakich danych
Hasła są nadal ważną częścią bezpieczeństwa danych
To podstawa bezpieczeństwa danych, a jednak tak wiele osób wciąż nie stosuje najlepszych praktyk w zakresie haseł. Przy wszystkich kontach osobistych i zawodowych, do których mamy dostęp każdego dnia, może być trudno zapamiętać unikalne hasło dla każdego z nich, a myśl o zmianie każdego z tych unikalnych haseł co 6 miesięcy (jak większość z nich) może być trudna do zapamiętania cyberbezpieczeństwo eksperci zalecają) jest wręcz onieśmielająca.
bonus:_ *Dowiedz się, jak wdrożyć ramy zarządzania ryzykiem cyberbezpieczeństwa* Ale nie bój się! Istnieje wiele bezpiecznych narzędzi do tworzenia haseł, które mogą pomóc w utrzymaniu wszystkiego w porządku.
Nie pozostawiaj żadnego urządzenia bez nadzoru
Jeśli urządzenie zostanie zgubione lub skradzione, natychmiast martwimy się o bezpieczeństwo naszych danych. W końcu kto wie, kto może uzyskać dostęp do naszych danych z urządzenia, gdy jest ono poza zasięgiem wzroku?
Ale co z sytuacją, gdy zostawisz telefon komórkowy, którego używasz do uzyskiwania dostępu do służbowych e-maili, leżący na tabeli w kawiarni, gdy podskoczysz, aby wziąć więcej śmietanki? A co, gdy odchodzisz od laptopa lub komputera stacjonarnego w pracy bez wylogowania się z konta?
Bez względu na to, gdzie jesteś i jak szybko zamierzasz wrócić do swojego urządzenia, najlepszą praktyką dla zachowania bezpieczeństwa danych jest albo wylogowanie się przed wyjściem, albo zabranie urządzenia ze sobą jeśli to możliwe.
Należy również włączyć uwierzytelnianie dwuskładnikowe aby utrudnić komukolwiek dostęp do informacji użytkownika.
korzystając z tych prostych narzędzi bezpieczeństwa danych i najlepszych praktyk, Twój zespół może przejść długą drogę w kierunku zapewnienia bezpieczeństwa danych
Bezpieczeństwo danych jest niezwykle ważne dla dzisiejszych profesjonalnych teamów, ale przyjęcie najlepszych praktyk w tym zakresie nie musi być trudne. Te 5 narzędzi i strategii to jedne z naszych ulubionych sposobów na zapewnienie bezpieczeństwa danych każdego zespołu i płynnego działania zespołu. Jakie środki ostrożności stosuje Twój Teams? Chętnie dowiemy się tego w komentarzach!
To jest post sponsorowany przez Dropbox. Wszystkie opinie są moje własne. Dropbox nie jest powiązany ani nie wspiera żadnych innych wzmiankowanych produktów lub usług.
***
Melissa Pallotti jest profesjonalną pisarką, maniaczką komputerową i fanką hokeja z siedzibą w Pittsburghu. Możesz połączyć się z Melissą na Twitter lub LinkedIn .