Una ricerca di McKinsey mostra che, mentre molte aziende raggiungono l'adeguatezza del prodotto al mercato, quasi l'80% fatica a crescere oltre l'esito positivo iniziale. Il motivo? I sistemi interni, i processi e le capacità organizzative spesso non riescono a stare al passo con la crescita.
Questo significa che crescita esponenziale e organizzazione sono incompatibili?
Non proprio. Anzi, è proprio il contrario.
L'iper-crescita non penalizza l'organizzazione, ma piuttosto la sua mancanza. È la struttura che trasforma lo slancio in qualcosa di sostenibile.
Questa guida spiega come 15 aziende in rapida crescita riescono a mantenere l'organizzazione durante la fase di crescita esponenziale.
Vedrai esempi reali di team che hanno gestito una rapida crescita progettando per la scalabilità, utilizzando l'automazione del flusso di lavoro e allineando il lavoro interfunzionale in uno spazio di lavoro centralizzato. Condivideremo anche i sistemi, gli strumenti e le strategie specifici che utilizzano e che potrai applicare alla tua attività.
Cosa mantiene organizzate le aziende in rapida crescita
Quando la tua azienda è piccola, l'organizzazione avviene in modo naturale. Puoi chiedere aggiornamenti a voce alta dall'altra parte della stanza, effettuare il monitoraggio dei progetti su una lavagna online e conservare i file importanti in una cartella condivisa.
Ma man mano che cresci, quei sistemi informali vanno in frantumi. Improvvisamente, nessuno sa dove trovare l'ultimo documento commerciale. Gli ingegneri lavorano su specifiche obsolete e i nuovi assunti trascorrono il loro primo mese cercando di capire a chi chiedere cosa.
È qui che entrano in gioco il work sprawl e il context sprawl.
- Il work sprawl si verifica quando attività, documenti e aggiornamenti sono distribuiti su troppi strumenti diversi.
- Contesto La dispersione si verifica quando il "perché" del lavoro viene sepolto da thread, finestre In arrivo e riunioni.
Quando il lavoro è frammentato tra sistemi scollegati che non comunicano tra loro, i team perdono tempo passando da un'app all'altra per raccogliere le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. È il killer silenzioso della crescita della produttività nelle nuove aziende.
Le aziende in rapida crescita mantengono l'organizzazione combattendo il caos con sistemi mirati. Si affidano a sistemi scalabili, centralizzando le informazioni ed eliminando la proliferazione di strumenti prima che rallenti il loro lavoro. Le troverai impegnate a costruire un'unica fonte di verità in cui convivano tutto il lavoro, la conoscenza e la comunicazione.
Queste aziende hanno compreso alcuni principi fondamentali sin dall'inizio:
- Documentazione centralizzata: tutte le conoscenze, dalle politiche aziendali alle sintesi dei progetti, sono raccolte in un unico luogo consultabile.
- Titolarità chiara: ogni singola attività, progetto e decisione ha una persona chiaramente responsabile.
- Passaggi automatizzati: i flussi di lavoro passano da una fase all'altra senza che nessuno debba inviare un'email di promemoria o un messaggio Slack.
- Dashboard in tempo reale: i dirigenti possono vedere a colpo d'occhio lo stato dei progetti, il carico di lavoro del team e l'avanzamento verso gli obiettivi, senza dover cercare gli aggiornamenti.
- Processi scalabili: i sistemi che crei per un team di 50 persone non smettono di funzionare quando assumi il tuo 500° dipendente.
Un'area di lavoro centralizzata che riunisce attività, documenti, comunicazioni e IA aiuta i team a ridurre i cambi di contesto e a migliorare la collaborazione interfunzionale man mano che la complessità aumenta.
📮ClickUp Insight: il 44% dei partecipanti al nostro sondaggio utilizza da 1 a 5 schede durante la navigazione, ma l'8% vive in una "modalità caotica" con più di 31 schede aperte.
Anche se non sempre è intenzionale, capita anche ai migliori: una bacheca Miro per il brainstorming, un documento Google per la procedura operativa standard (SOP), una scheda per il project management e poi ChatGPT per un supporto extra. 👀
Ma ogni passaggio da un'app o da una finestra all'altra aggiunge toggle tax , ovvero un costo mentale nascosto che riduce la tua capacità mentale e ti fa sentire dispersivo. Con ClickUp, puoi centralizzare tutti i tuoi strumenti: lavagne online, documenti, attività, ricerche web, modelli di IA come ChatGPT, Gemini e Claude e altro ancora in un unico spazio di lavoro di IA convergente. È ora di bandire il cambio di contesto e chiudere definitivamente quelle schede extra!
15 esempi reali di aziende in rapida crescita che mantengono un'organizzazione efficiente
Una cosa è parlare di sistemi, un'altra è vederli in azione. Queste sono storie di crescita reali di aziende di successo che hanno superato le difficoltà iniziali legate alla scalabilità. Ognuna di esse offre una lezione pratica che puoi applicare al tuo team. 🛠️
Informativa completa: alcune di queste aziende sono clienti ClickUp e hanno utilizzato ClickUp per riorganizzare il proprio lavoro in modo tale da trasformare la crescita in un vantaggio, anziché in un ostacolo.
1. Cartoon Network
- Chi sono: un importante marchio mediatico globale che produce e pubblica contenuti multimediali.
- La loro sfida: il team addetto ai social media doveva destreggiarsi tra diversi strumenti di project management per la pianificazione, l'esecuzione e la pubblicazione, il che comportava aggiornamenti duplicati e scarsa visibilità sul lavoro.
- La soluzione: hanno consolidato tutta la pianificazione, la gestione delle attività, gli allegati e la reportistica in un unico spazio di lavoro (con ClickUp), fornendo a tutti un'unica fonte di verità.
- Risultato/conclusione: il tempo necessario per creare e pubblicare contenuti è diminuito di circa il 50% e il team ha raddoppiato il numero di canali social gestiti con lo stesso numero di dipendenti. La centralizzazione del lavoro e la standardizzazione delle viste del flusso di lavoro eliminano il lavoro richiesto e accelerano la produzione.
2. Pigmento
- Chi sono: un'azienda di software per la pianificazione aziendale in rapida crescita, la cui dimensione del team è cresciuta rapidamente dopo un round di finanziamento di serie B.
- La loro sfida: la rapida crescita del personale ha messo a dura prova l'inserimento dei nuovi assunti, la comunicazione tra i team e il ritmo operativo.
- La soluzione: hanno adottato una piattaforma di lavoro unificata (ClickUp) per allineare i team, standardizzare la pianificazione tra i team e collegare la documentazione all'esecuzione.
- Risultati/conclusioni: l'efficienza dell'onboarding è aumentata dell'88%, la durata del ciclo di risoluzione dei bug è diminuita dell'83% e l'efficienza della comunicazione all'interno del team è migliorata del 20%. La creazione di processi scalabili e la visibilità operativa condivisa prevengono i colli di bottiglia nell'onboarding e nell'allineamento durante la fase di crescita rapida.
3. Spotify
- Chi sono: una delle più grandi piattaforme globali di streaming musicale con milioni di utenti in tutto il mondo.
- La loro sfida: con la crescita di Spotify, era necessario mantenere un ritmo di innovazione elevato senza rallentare i team con lunghi processi di approvazione o ricostruire gerarchie rigide.
- La soluzione: hanno organizzato i team di ingegneri e di prodotto in "squadre". Le squadre sono piccoli gruppi autonomi e interfunzionali che si occupano di una specifica funzionalità/funzione o missione. Hanno raggruppato le squadre in tribù per mantenere il contesto e il coordinamento. Questa struttura ha dato ai team libertà e un linguaggio comune per il lavoro, contribuendo ad evitare i silos che spesso accompagnano la crescita.
- Risultato/conclusione: l'autonomia può aumentare la velocità e l'innovazione, ma senza trasparenza e pratiche di condivisione della documentazione, i team indipendenti rischiano di lavorare in modo isolato. L'approccio di Spotify dimostra che affidare la titolarità ai team funziona quando il flusso di informazioni e di contesto è libero tra di essi.
👀 Lo sapevi? I team di Spotify possono scegliere il proprio modo di lavorare, che sia Scrum, Kanban o qualcos'altro. Ciò significa che due team possono seguire processi completamente diversi anche all'interno della stessa azienda!
4. Gitlab
- Chi sono: pionieri tecnologici nel lavoro da remoto completo, con migliaia di dipendenti in decine di paesi.
- La loro sfida: con tutti i dipendenti che lavoravano da remoto, era difficile mantenere l'allineamento senza poter contare su riunioni o conversazioni sincrone.
- La soluzione: Gitlab ha creato una cultura basata sul "manuale", in cui quasi tutte le politiche, i processi e le decisioni sono documentati e accessibili al pubblico. Anziché comunicazioni verbali o isolate, il manuale è il riferimento principale per l'inserimento dei nuovi assunti, le regole e le pratiche aziendali.
- Risultato/conclusione: la documentazione pubblica e ricercabile diventa l'unica fonte di verità nelle aziende remote e in fase di distribuzione, riducendo il cambio di contesto e consentendo alle persone di trovare risposte senza interrompere i colleghi.
5. Netflix
- Chi sono: un servizio di intrattenimento globale che trasmette in streaming a centinaia di milioni di abbonati.
- La loro sfida: l'innovazione rapida e la scalabilità globale richiedevano sia la libertà per i team di agire rapidamente, sia un modo per effettuare la condivisione del contesto in modo che le decisioni rimanessero in linea con la strategia.
- La soluzione: Netflix ha creato una cultura basata su "libertà e responsabilità ", in cui i dipendenti godono di autonomia ma sono tenuti a essere profondamente informati sulle priorità aziendali e responsabili dei risultati. I leader danno maggiore importanza alla condivisione del contesto piuttosto che all'applicazione rigida dei processi.
- Risultato/conclusione: quando i team conoscono la strategia e il contesto, e non solo le attività, prendono decisioni migliori in modo indipendente. Questo ribalta la burocrazia e mantiene la chiarezza organizzativa anche quando i team crescono.
6. Lids
- Chi sono: un marchio di vendita al dettaglio in rapida espansione, noto per il suo modello di franchising e la crescita dei suoi punti vendita.
- La loro sfida: i team non disponevano di un sistema coerente di monitoraggio dei progetti ed erano sommersi da riunioni e follow-up per coordinare le iniziative dei negozi.
- La soluzione: creando flussi di lavoro standardizzati e centralizzando il lavoro in ClickUp, hanno sostituito gli aggiornamenti di stato caotici con bacheche e dashboard strutturate.
- Risultato/conclusione: le riunioni settimanali sono diventate più efficienti del 66% e i team hanno risparmiato complessivamente oltre 100 ore ogni settimana. La standardizzazione dei risultati finali per i clienti e dei protocolli di comunicazione aumenta la chiarezza operativa nelle organizzazioni distribuite.
"Tutti i nostri fornitori collaborano su ClickUp. Ognuno di loro ha un tracker e quando ho un nuovo progetto per un negozio su cui voglio che gli appaltatori facciano un'offerta, lo inserisco nel loro tracker. È come una richiesta di offerta tramite sondaggio. Loro inseriscono il loro preventivo su ClickUp e io lo prendo da lì".
"Tutti i nostri fornitori collaborano su ClickUp. Ognuno di loro ha un tracker e quando ho un nuovo progetto per un negozio su cui voglio che gli appaltatori facciano un'offerta, lo inserisco nel loro tracker. È come una richiesta di offerta tramite sondaggio. Loro inseriscono il loro preventivo su ClickUp e io lo prendo da lì".
7. Shopify
- Chi sono: una piattaforma di e-commerce leader che alimenta milioni di negozi digitali in tutto il mondo.
- La loro sfida: con la rapida crescita del numero di commercianti, l'onboarding manuale e la configurazione degli account sono diventati un ostacolo sia per l'esito positivo dei commercianti che per le operazioni interne.
- La soluzione: Shopify pone l'accento su flussi di lavoro strutturati per l'onboarding e sulle best practice, tra cui una guida passo passo, istruzioni chiare e opzioni di automazione. Ciò ha aiutato i nuovi commercianti a completare la configurazione in modo rapido e corretto.
- Conclusione: la crescita della base utenti richiede un onboarding prevedibile e automatizzato. Senza di esso, la scalabilità si blocca a causa di ripetute attività manuali che logorano i team interni. In contesti aziendali, i moduli automatizzati e i flussi di onboarding evitano il continuo scambio manuale di informazioni e accelerano il time-to-value.
8. Stripe
- Chi sono: un'azienda che fornisce infrastrutture di pagamento le cui API consentono le transazioni per le aziende globali.
- La loro sfida: mantenere la documentazione in sincronia con il rapido sviluppo ingegneristico è una lotta continua per i team tecnologici e di prodotto come quello di Stripe.
- La soluzione: Stripe dà la priorità ai documenti a lungo termine che vengono aggiornati come parte del flusso di lavoro e integrati con riferimenti al codice o alle API. Questo approccio disciplinato garantisce che le conoscenze rimangano aggiornate e facilmente reperibili, senza essere sepolte in chat transitorie.
- Conclusione: la documentazione deve essere trattata come il codice: deve essere sottoposta a versioning, mantenuta e integrata nel flusso di lavoro stesso, altrimenti diventa obsoleta e inutile.
🧠 Curiosità: Stripe prende così sul serio la scrittura che gestisce una propria casa editrice, Stripe Press, e ha persino lanciato Increment, una rivista di ingegneria di ampio respiro. Per Stripe, la chiarezza di pensiero non si limita ai documenti, ma si manifesta anche in libri, saggi e approfondimenti ben curati.
9. Health Tech Pro
- Chi sono: una piattaforma di telemedicina e salute digitale che gestisce oltre 450.000 cartelle cliniche e oltre 2.000 provider sanitari.
- La loro sfida: i sistemi ospedalieri e le grandi aziende non volevano firmare perché la piattaforma non era conforme alle normative HIPAA, SOC 2 e GDPR, bloccando così circa 18 milioni di dollari di potenziali entrate.
- La soluzione: hanno implementato una strategia di conformità unificata, ottenendo tutte e tre le certificazioni in sole 8 settimane, identificando i controlli di audit sovrapposti e automatizzando il monitoraggio della conformità.
- Risultato/conclusione: la conformità, se integrata tempestivamente nei flussi di lavoro e nell'infrastruttura, diventa un motore di crescita. Per la startup, ha usufruito di accordi con aziende e ha accelerato la crescita dell'ARR dell'82% in 12 mesi.
10. Shipt
- Chi sono: una rete di consegna che gestisce operazioni di evasione ordini di distribuzione e ad alto volume in oltre 5000 città degli Stati Uniti.
- La loro sfida: il team della piattaforma dati era l'hub interno per le richieste di dati in tutta l'organizzazione, dalle query analitiche alle informazioni operative. Con l'aumento delle richieste, il monitoraggio e la prioritizzazione del lavoro sono diventati caotici, le informazioni critiche sono andate perse ed è stato difficile allinearsi sullo stato o sull'urgenza dei progetti.
- La soluzione: hanno centralizzato la gestione delle richieste e hanno utilizzato moduli strutturati e automazioni all'interno di ClickUp per semplificare gli incarichi e i feedback.
- Risultato/conclusione: con ClickUp come unico sistema di registrazione, il team ha migliorato l'efficienza operativa, chiarito le priorità e preso decisioni strategiche basate sulla reportistica in tempo reale. Il coordinamento manuale è diminuito drasticamente e la soddisfazione del team è aumentata perché il flusso di lavoro era più chiaro e meno stressante.
11. Chick-fil-A
- Chi sono: una delle più grandi catene di ristoranti fast food degli Stati Uniti, con oltre 3.000 posizioni.
- La loro sfida: i manager dovevano destreggiarsi tra fogli di calcolo, appunti e sistemi disparati per effettuare il monitoraggio delle assunzioni, della formazione, della pianificazione e delle richieste delle risorse umane. Questa frammentazione rendeva difficile misurare il tempo dedicato al lavoro amministrativo o comprendere come veniva realmente impiegata la manodopera, riducendo la produttività e limitando l'attenzione alle attività che generano ricavi.
- La soluzione: il team operativo ha centralizzato la gestione dei dipendenti nell’area di lavoro unificata di ClickUp. Ha strutturato i materiali di inserimento e formazione in cartelle e dashboard organizzate, ha standardizzato i flussi di lavoro con processi affidabili e ha utilizzato moduli e automazione per gestire richieste come ferie e promozioni, in modo che le informazioni arrivassero nel posto giusto al momento giusto.
- Risultato/conclusione: grazie a questi sistemi, i manager hanno recuperato più di 10 ore alla settimana che prima venivano perse nel lavoro amministrativo. I costi generali sono diminuiti di circa il 33% e un processo di inserimento più coerente ha aiutato il franchising a posizionarsi nel primo 10% per la fidelizzazione dei talenti in tutte le sue posizioni.
12. Made in Cookware
- Chi sono: un marchio di articoli da cucina di alta qualità che offre pentole e accessori da cucina di livello professionale sia ai cuochi amatoriali che ai chef professionisti.
- La loro sfida: il monitoraggio manuale dei ticket e strumenti disgiunti rallentavano i tempi di risposta e rendevano impossibile garantire la coerenza.
- La soluzione: code di attività centralizzate, automazione dell'instradamento dei ticket e flussi di lavoro strutturati all'interno di ClickUp hanno sostituito il monitoraggio ad hoc.
- Risultato/conclusione: hanno risparmiato 3-5 minuti per ogni ticket, hanno raggiunto un tasso di adozione dell'80% in meno di quattro mesi e hanno completato un'importante migrazione dei dati in anticipo rispetto alla tabella di marcia. L'automazione dei passaggi ripetitivi e la centralizzazione del lavoro eliminano gli intoppi nei team operativi ad alta velocità.
Utilizzavamo Airtable, Monday, Trello, Notion... era un disastro. Niente funzionava. Dopo aver completato la valutazione di ClickUp, non volevamo più provare altro. Ci siamo resi conto che era perfetto e che non avevamo bisogno di cercare altro.
Utilizzavamo Airtable, Monday, Trello, Notion... era un disastro. Niente funzionava. Dopo aver completato la valutazione di ClickUp, non volevamo più provare altro. Ci siamo resi conto che era perfetto e che non avevamo bisogno di cercare altro.
13. Lulu
- Chi sono: un'azienda leader nel settore dell'editoria indipendente e della stampa su richiesta.
- La loro sfida: con l'espansione dei team, le conoscenze e le responsabilità hanno iniziato a essere frammentate in documenti, chat e unità condivise.
- La soluzione: sono passati a un'unica piattaforma in cui la pianificazione, la documentazione, la titolarità delle attività e il monitoraggio dello stato erano integrati (sì, è proprio ClickUp!).
- Risultato/conclusione: l'adozione della piattaforma a livello aziendale ha raggiunto il 100% e l'efficienza lavorativa è migliorata del 12% grazie a una maggiore trasparenza tra i vari reparti.
14. Università di Miami
- Chi sono: uno dei più rinomati istituti di istruzione superiore pubblici degli Stati Uniti.
- La loro sfida: il Career Center della Miami University organizza oltre 200 eventi per studenti all'anno, tra cui fiere del lavoro, seminari, panel di ex studenti e programmi ibridi. Prima di adottare strumenti strutturati, il lavoro era disperso tra e-mail, Documenti Google, Formstack e riunioni. Il trasferimento delle conoscenze era incoerente, quindi quando i membri del team se ne andavano, spesso portavano con sé anche le procedure per la pianificazione degli eventi.
- La soluzione: con ClickUp, il team ha adottato uno spazio di lavoro centralizzato per unificare la pianificazione degli eventi e la collaborazione. Ha creato un repository di conoscenze sugli eventi, standardizzato i flussi di lavoro con modelli e iniziato al monitoraggio del lavoro in modo trasparente.
- Risultato/conclusione: il Career Center ora gestisce portafogli di eventi complessi e ibridi con chiarezza e coerenza. Il team ha ampliato la propria portata, servendo oltre 19.000 studenti con un processo più trasparente e ripetibile. Quando il lavoro e la conoscenza convivono, diventa più facile scalare la pianificazione, effettuare la condivisione delle conoscenze istituzionali e mantenere la coerenza in portafogli complessi.
15. RevPartners
- Chi sono: un'azienda di servizi professionali in crescita che sviluppa e amplia le operazioni di fatturato per i clienti nei settori commerciali, marketing e operazioni.
- La loro sfida: con una forza lavoro remota e un portafoglio clienti in crescita, RevPartners faticava a scalare le operazioni: la pianificazione dei progetti era lenta, i flussi di lavoro erano sparsi su più piattaforme ed era difficile garantire la coerenza tra i diversi gruppi di clienti.
- La soluzione: l'azienda ha consolidato il proprio stack di strumenti in un unico spazio di lavoro con ClickUp. Standardizzando i modelli di processo e centralizzando la pianificazione, la trasparenza e l'automazione, il team ha allineato i pod remoti in modo più efficace ed eliminato la necessità di passare da uno strumento all'altro.
- Risultato/conclusione: RevPartners ora consegna i progetti dei clienti con una velocità superiore del 64%, ha ridotto i tempi di pianificazione dei progetti dell'83% e ottiene un risparmio sui costi del 50% grazie alla semplificazione del lavoro e all'uso di modelli.
Quando si fa un passo indietro e si osservano tutti gli esempi (startup, scale-up e aziende globali), i modelli sono sorprendentemente coerenti. Le aziende in rapida crescita non vincono aggiungendo più strumenti o più riunioni. Vincono mettendo in atto alcuni sistemi intelligenti sin dall'inizio, lasciando poi che siano questi sistemi a fare il lavoro pesante.
📮ClickUp Insight: I team con prestazioni scarse sono 4 volte più propensi a utilizzare più di 15 strumenti, mentre i team con prestazioni elevate mantengono l'efficienza limitando il loro kit di strumenti a 9 o meno piattaforme. Ma che ne dici di utilizzare una sola piattaforma?
ClickUp è l'app completa per il lavoro che riunisce attività, progetti, documenti, wiki, chat e chiamate in un'unica piattaforma, completa di flussi di lavoro basati sull'IA. Sei pronto a lavorare in modo più intelligente? ClickUp funziona per ogni team, garantisce visibilità sul lavoro e ti consente di concentrarti su ciò che conta, mentre l'IA si occupa del resto.
Strategie organizzative chiave delle aziende in rapida crescita
Sulla base degli esempi reali sopra riportati, ecco le strategie organizzative che ricorrono più spesso e come metterle in pratica. ✨
Documenta tutto, quindi automatizza l'accesso
Il modo più rapido per rallentare la crescita di un'azienda è lasciare che le conoscenze rimangano nella testa delle persone o, peggio ancora, sparse tra documenti, chat e caselle di posta elettronica. Le conoscenze istituzionali si trasformano in conoscenze tribali. Quando un dipendente chiave lascia l'azienda, la sua esperienza se ne va con lui e improvvisamente ogni risposta richiede di chiedere aiuto a qualcuno.
Evita che ciò accada creando una base di conoscenze centralizzata. Rendi la tua base di conoscenze facile da aggiornare e sempre pertinente.
Crea una libreria vivente con ClickUp Docs, dove puoi creare wiki, procedure operative standard (SOP) e brief di progetto. Con ClickUp Docs, puoi co-modificare i contenuti in tempo reale e lasciare feedback direttamente nel contesto con commenti in linea. I documenti non rimangono in disparte, ma sono collegati ad attività, progetti e flussi di lavoro. Questo è ciò che li mantiene aggiornati.
Quando hai bisogno di risposte, ClickUp Brain ti consente di porre domande in un linguaggio semplice e ricava informazioni da attività, documenti, commenti e progetti, così non dovrai cercare in cinque strumenti diversi o interrompere i tuoi colleghi. Le conoscenze rimangono centralizzate, ricercabili e utilizzabili.
Crea modelli prima che ti servano
Reinventare la ruota per ogni nuovo progetto o client è un enorme spreco di tempo e una ricetta per l'incoerenza. La maggior parte dei team aspetta troppo a lungo per standardizzare. Quando la situazione diventa caotica, i processi sono già difficili da districare.
Le aziende in rapida crescita fanno il contrario. Trasformano il lavoro ripetitivo in modelli mentre il processo è ancora fresco.
In ClickUp, puoi scegliere tra oltre 1.000 modelli predefiniti o crearne di personalizzati per progetti, attività, documenti, flussi di onboarding e altro ancora. I modelli di attività di ClickUp ti consentono di salvare l'intera struttura, comprese le attività e le attività secondarie di ClickUp, gli assegnatari, le date di scadenza e le liste di controllo di ClickUp, in modo da poter avviare un nuovo lavoro con un solo clic.
I modelli diventano playbook operativi che crescono insieme a te.
Centralizza la comunicazione nel contesto
Quando le conversazioni avvengono in uno strumento (come Slack) e il lavoro in un altro (come il tuo project manager), il contesto va perso e le decisioni vengono sepolte.
La soluzione è semplice ma efficace: mantieni la comunicazione centralizzata e allegata al lavoro stesso:
- Con ClickUp Comments, puoi discutere delle attività proprio dove si svolge il lavoro.
- Puoi anche utilizzare un canale ClickUp Chat dedicato per discussioni più ampie sui progetti collegati alla tua cartella ClickUp o al tuo elenco ClickUp.
- E quando hai bisogno di fare una "chiamata veloce", SyncUps in ClickUp ti consente di chiamare i tuoi colleghi senza cambiare scheda!
Scopri come ClickUp Chat riunisce le tue conversazioni e le tue attività in un unico posto!
Crea dashboard prima che la dirigenza te lo chieda
"Puoi inviarmi un aggiornamento sullo stato?" è una domanda che denota una mancanza di visibilità. Invece di affannarti a redigere rapporti per la dirigenza, crea dashboard proattivi. Tieni sotto controllo i progressi del tuo team senza dover effettuare la reportistica manualmente.
Crea report visivi di alto livello con i dashboard ClickUp live che si aggiornano automaticamente, così avrai sempre a portata di mano gli ultimi aggiornamenti su stato, rischi, carico di lavoro e obiettivi.
💡 Suggerimento professionale: aggiungi le schede IA alle dashboard di ClickUp per aiutarti a capire cosa sta succedendo nel tuo lavoro, senza dover cercare manualmente tra attività, elenchi o rapporti.
Invece di mostrare metriche statiche, le AI Card analizzano i dati in tempo reale dell'area di lavoro (come attività, titolari, priorità e date di scadenza) e generano informazioni in un linguaggio semplice. Sono in grado di evidenziare i rischi, riassumere lo stato delle attività, individuare gli ostacoli o segnalare i problemi relativi al carico di lavoro, in modo che i team possano avere un quadro completo della situazione e indicazioni chiare, non solo numeri su uno schermo.
Automatizza le attività noiose
La nostra ricerca mostra che il 21% delle persone dichiara di dedicare oltre l'80% della propria giornata lavorativa a attività ripetitive, come modificare lo stato di un'attività, inviare un promemoria a qualcuno per una data di scadenza o passare il lavoro alla persona successiva. Si tratta di attività di scarso valore che si prestano all'automazione.
Vuoi risparmiare tempo e assicurarti che i tuoi processi funzionino sempre senza intoppi? Imposta semplici regole "if-then" con ClickUp Automazioni, come l'assegnazione automatica delle attività quando il loro stato cambia.
Progetta in base alle dimensioni che raggiungerà il tuo team, non a quelle attuali
Un sistema che funziona per 20 persone quasi sempre smette di funzionare quando si arriva a 50. Le aziende in rapida crescita anticipano questo cambiamento e progettano con un margine di manovra.
ClickUp ti supporta in questo, consentendoti di aumentare gradualmente la complessità (più campi personalizzati, più automazioni, reportistica più approfondita) senza costringerti a cambiare piattaforma. La struttura si evolve insieme alla tua organizzazione, esattamente come richiede la crescita.
Come ClickUp fornisce supporto alle strategie organizzative delle aziende in rapida crescita: in breve
| Strategia | Senza un sistema centralizzato | Con ClickUp |
|---|---|---|
| Accesso alle conoscenze | Effettua ricerche su oltre 5 strumenti, chiedi ai colleghi | Chiedi a ClickUp Brain, ottieni risposte immediate |
| Aggiornamenti dello stato | Check-in manuali, riunioni | Dashboard in tempo reale, aggiornamenti automatici |
| Passaggio di consegne | Catene di email, errori madornali | Le automazioni triggerano i passaggi successivi |
| Inserimento dei nuovi assunti | Documenti sparsi, conoscenze tribali | Documenti collegati e modelli di attività |
Ora vedremo gli errori che i team commettono quando saltano questo passaggio e come evitarli prima che rallentino il tuo lavoro.
Errori organizzativi comuni commessi dalle aziende in rapida crescita
Una crescita rapida può amplificare piccole crepe nelle fondamenta trasformandole in voragini. Molte nuove aziende commettono gli stessi errori prevedibili che trasformano una fase di crescita entusiasmante in un periodo di caos. Vediamo quali sono e come superarli:
Aggiungere strumenti invece di consolidare
Si presenta una nuova sfida, quindi aggiungi un nuovo strumento. Il team di marketing ottiene uno scheduler per i social media, il team commerciale ottiene un CRM separato e il team dei prodotti ottiene il proprio software di roadmapping. Congratulazioni, ora stai soffrendo di una proliferazione di strumenti.
Le informazioni sono frammentate in una dozzina di app che non comunicano tra loro, costringendo il tuo team a perdere tempo nel passaggio da un contesto all'altro e nel trasferimento manuale dei dati.
✅ La soluzione? Consolidate gli strumenti in un'area di lavoro AI convergente, come ClickUp. Grazie al suo design, le vostre attività, i documenti, le comunicazioni, i dashboard e l'AI risiedono in un unico posto, riducendo il debito organizzativo invece di aumentarlo.
ClickUp offre una flessibilità senza pari con visualizzazioni personalizzabili (Elenco, Bacheca, diagramma di Gantt, Calendario), potenti automazioni e documenti, Obiettivi e monitoraggio del tempo integrati, il tutto in un unico spazio di lavoro. Centralizza la collaborazione del team e la gestione dei progetti, consentendoci di sostituire diversi strumenti come Trello, Asana e Notion con un unico sistema coeso.
ClickUp offre una flessibilità senza pari con visualizzazioni personalizzabili (Elenco, Bacheca, diagramma di Gantt, Calendario), potenti automazioni e documenti, obiettivi e monitoraggio del tempo integrati, il tutto in un unico spazio di lavoro. Centralizza la collaborazione del team e la gestione dei progetti, consentendoci di sostituire diversi strumenti come Trello, Asana e Notion con un unico sistema coeso.
Aspettare che il caos imponga la sistematizzazione
Quando si è un piccolo team, è possibile cavarsela con processi informali. Ci si ripete che ci si organizzerà "quando le cose rallenteranno".
Spoiler alert: le cose non rallentano mai. Si finisce per cercare di costruire sistemi nel bel mezzo di una crisi, il che è come cercare di costruire una barca dopo che si è già iniziato ad affondare.
✅ I teams in rapida crescita evitano questo problema creando una struttura durante i periodi più tranquilli, quando i processi sono ancora facili da definire e documentare. E prima che la crescita renda tutto più difficile da cambiare.
Affidarsi eccessivamente alle riunioni per l'allineamento
Se la tua risposta al disallineamento è "aggiungiamo un'altra sincronizzazione", non sei il solo. È una delle reazioni più comuni durante la crescita.
Il problema? Le riunioni non sono scalabili. Man mano che i team crescono, si verifica un sovraccarico di riunioni, le decisioni rallentano e chi non è presente nella sala perde il contesto. Si tratta di un sistema che ostacola attivamente la produttività.
Secondo il nostro sondaggio sull'efficacia delle riunioni, il 12% degli intervistati ritiene che le riunioni siano troppo affollate, il 17% afferma che durano troppo a lungo e il 10% ritiene che siano per lo più inutili.
✅ Ma la buona notizia è che puoi sostituire le riunioni di aggiornamento dello stato con metodi asincroni come dashboard in tempo reale, clip audiovisive registrate e aggiornamenti scritti.
📮ClickUp Insight: I risultati del nostro sondaggio sull'efficacia delle riunioni indicano che il 42% dei team utilizza clip registrate (21%) o strumenti di project management (21%) per il lavoro asincrono. Tuttavia, questi strumenti spesso richiedono strumenti aggiuntivi, sottoscrizioni separate, accessi e curve di apprendimento.
Come app completa per il lavoro, ClickUp semplifica la comunicazione asincrona. Accedi a videoclip, messaggi vocali, flussi di lavoro dei progetti, documenti collaborativi e un blocco note AI integrato, il tutto in un unico spazio di lavoro. Perché gestire più sottoscrizioni e informazioni sparse quando una singola soluzione può semplificare l'intero flusso di lavoro?
💫 Risultati reali: i team che utilizzano le funzionalità/funzioni di gestione delle riunioni di ClickUp segnalano una riduzione del 50% delle conversazioni e delle riunioni non necessarie!
Lasciare che la documentazione marcisca
Quando il lavoro cambia e la documentazione rimane invariata, i tuoi documenti diventano un museo di informazioni obsolete di cui nessuno si fida.
✅ Aziende come Gitlab e Stripe risolvono questo problema trattando la documentazione come un sistema vivente, non come un archivio.
In uno strumento come ClickUp, i documenti sono collegati direttamente alle attività e ai flussi di lavoro, quindi gli aggiornamenti avvengono parallelamente al lavoro stesso. Questa connessione aiuta a prevenire il deterioramento della documentazione e mantiene aggiornate le conoscenze istituzionali.
Ignorare la diffusione dell'IA
L'adozione dell'IA spesso rispecchia l'adozione iniziale del SaaS: un team utilizza uno strumento, un altro team ne utilizza un altro e, in breve tempo, le conoscenze vengono frammentate in più sistemi di IA.
👀 Lo sapevi? Il 78% degli utenti di IA sta già utilizzando i propri strumenti di IA sul posto di lavoro.
Il risultato? Espansione dell'IA.
L'espansione incontrollata dell'IA è la proliferazione non pianificata di strumenti di IA, modelli e piattaforme di IA, senza supervisione, strategia o idea di chi sta utilizzando cosa.
✅ Le aziende in rapida crescita evitano questo problema centralizzando le funzionalità di IA dove il lavoro è già in corso.
Con ClickUp, l'intelligenza artificiale è integrata direttamente nella tua area di lavoro. ClickUp Brain è il tuo assistente AI sensibile al contesto che può accedere alle tue attività, ai tuoi documenti, ai tuoi commenti e ai tuoi progetti, fornendo ai team informazioni condivise invece che risultati isolati.
Inoltre, con l'app AI per desktop ClickUp BrainGPT, avrai anche accesso a diversi modelli di IA, tra cui Claude, Gemini e ChatGPT, oltre alla funzione di digitazione vocale Talk to Text per una produttività 4 volte superiore!
Ora che sai quali errori evitare, ti mostreremo gli strumenti che possono aiutarti in questo!
Con ClickUp, l'intelligenza artificiale è integrata direttamente nella tua area di lavoro. ClickUp Brain è il tuo assistente AI sensibile al contesto che può accedere alle tue attività, ai tuoi documenti, ai tuoi commenti e ai tuoi progetti, fornendo ai team informazioni condivise invece che risultati isolati.
Inoltre, con l'app AI per desktop ClickUp BrainGPT, avrai anche accesso a diversi modelli di IA, tra cui Claude, Gemini e ChatGPT, oltre alla funzione di digitazione vocale Talk to Text per una produttività 4 volte superiore!
Ora che sai quali errori evitare, ti mostreremo gli strumenti che possono aiutarti in questo!
Strumenti utilizzati dalle aziende in rapida crescita per mantenere l'organizzazione
Sai che devi organizzarti, ma il numero di strumenti disponibili è davvero enorme. L'errore più grande è pensare di aver bisogno di uno strumento "migliore della categoria" per ogni singola funzione. È così che ti ritrovi con una serie di tecnologie gonfiate, costose e scollegate che creano più problemi di quanti ne risolvano.
Le aziende in rapida crescita più intelligenti stanno abbandonando l'approccio basato su soluzioni puntuali per orientarsi verso aree di lavoro convergenti. Stanno scegliendo di consolidare le funzioni fondamentali di cui ogni team ha bisogno.
Ecco come si manifesta questo cambiamento nelle diverse categorie di strumenti:
- Project management: questa è la base per monitorare il lavoro. Devi essere in grado di creare attività, impostare scadenze e vedere come tutto è collegato. In ClickUp, puoi vedere il tuo lavoro da ogni angolazione senza duplicare i dati. Le visualizzazioni di ClickUp ti consentono di visualizzare le stesse attività su un elenco, una bacheca ClickUp, un calendario ClickUp o un diagramma di Gantt ClickUp, tutto in un unico posto.
- Documentazione: la documentazione perde di efficacia quando è separata dall'esecuzione. I team tendono a dimenticarsi di aggiornarla o smettono di considerarla attendibile. Con ClickUp Docs, puoi creare e stabilire connessioni con la documentazione direttamente ai tuoi progetti, in modo che i tuoi documenti di processo non diventino mai obsoleti.
- Comunicazione: le conversazioni sul lavoro dovrebbero avvenire durante il lavoro. In ClickUp, puoi lasciare commenti su attività specifiche o avviare un canale di chat per l'intero progetto. I team possono collaborare in modo asincrono, mantenere visibili le decisioni ed evitare un sovraccarico di riunioni.
- Reportistica: non puoi gestire ciò che non puoi misurare. Ottieni report personalizzabili in tempo reale sull'avanzamento dei progetti e sulle prestazioni del team senza strumenti aggiuntivi. Le dashboard di ClickUp estraggono dati in tempo reale dall'area di lavoro di ClickUp, così avrai sempre a disposizione le informazioni più aggiornate.
- Automazione: il lavoro manuale ripetitivo è un freno alla produttività. Automatizza i passaggi di consegne, gli aggiornamenti di stato e le notifiche per risparmiare tempo e ridurre il lavoro manuale. ClickUp Automations ti consente di impostare questi flussi di lavoro senza bisogno di strumenti di terze parti.
🧠 Curiosità: 4 clienti ClickUp su 10 hanno già utilizzato ClickUp per sostituire più di 3 strumenti e risparmiare denaro.
Come si presenta il consolidamento degli strumenti nella pratica
| Approccio tradizionale | Strumenti necessari | Approccio convergente (ClickUp) |
|---|---|---|
| Project management + Documenti + Chat + Reportistica | 4+ strumenti separati | Un'unica area di lavoro |
| Ricerca di informazioni | Controlla ogni strumento separatamente | Chiedi a ClickUp Brain una volta sola o utilizza Enterprise AI Search. |
| Automatizzazione dei flussi di lavoro | Crea integrazioni tra strumenti | Automazioni native |
Quando hai ancora bisogno di altri strumenti
Nessuna piattaforma può sostituire tutto. Ma quando hai bisogno di strumenti esterni, le integrazioni native di ClickUp ti consentono di inserirli nei tuoi flussi di lavoro in modo pulito, senza interrompere il contesto o creare processi scollegati.
Come creare sistemi organizzativi che si adattino alle dimensioni del tuo team
Sei pronto a costruire una base organizzativa in grado di gestire una crescita esponenziale? Segui questo schema con tutti i passaggi. 🤩
- Verifica il panorama attuale dei tuoi strumenti: il primo passaggio è comprendere il problema. Crea un elenco di tutte le applicazioni che il tuo team utilizza per svolgere il proprio lavoro, dalla project management e dalla chat all'archiviazione dei file e ai wiki. Identifica dove ci sono strumenti che si sovrappongono e dove le informazioni vanno perse.
- Identifica la tua unica fonte di verità: sulla base della tua verifica, scegli una piattaforma che funga da hub centrale per tutto il lavoro. Questa è la decisione più importante che dovrai prendere. Conserva tutto il tuo lavoro, i tuoi documenti e le tue comunicazioni in un unico posto per facilitarne l'accesso e l'allineamento. Un'area di lavoro di IA convergente come ClickUp funge da unica fonte di verità.
- Mappa i tuoi flussi di lavoro principali: prima di poter automatizzare qualsiasi cosa, devi capire come viene svolto il lavoro attualmente. Mappa rapidamente i tuoi flussi di lavoro e mantienili organizzati con ClickUp Docs.
- Crea modelli per il lavoro più comune: ora trasforma quei flussi di lavoro documentati in modelli utilizzabili. Standardizza i tuoi processi e risparmia tempo creando modelli di attività e modelli di documenti ClickUp per qualsiasi flusso di lavoro in ClickUp.
- Configura dashboard per una maggiore visibilità: smetti di affidarti agli aggiornamenti manuali dello stato. Offri a tutti gli stakeholder una visione in tempo reale delle metriche che contano. Configura le dashboard ClickUp in modo che i team leader e i dirigenti abbiano sempre a disposizione le informazioni più recenti.
- Automatizza i passaggi di consegne e le notifiche: torna alle tue mappe del flusso di lavoro e identifica ogni passaggio di consegne manuale. Elimina i passaggi di consegne manuali e mantieni il lavoro senza intoppi. Imposta le automazioni ClickUp per assegnare attività e inviare notifiche automaticamente quando il lavoro è pronto per la revisione.
- Formate il vostro team sul sistema: un sistema potente è inutile se nessuno sa come utilizzarlo. Investite tempo nella formazione del vostro team non solo sul "come", ma anche sul "perché". Spiegate come il nuovo sistema semplificherà la loro vita e aiuterà l'azienda a raggiungere i propri obiettivi.
- Rivedi e ripeti ogni trimestre: la crescita cambia le priorità, la struttura e la complessità. Imposta un'attività ricorrente per rivedere i tuoi flussi di lavoro, i modelli e i dashboard ogni trimestre. Ottieni feedback dal team, identifica nuovi colli di bottiglia e migliora continuamente il sistema.
Il sistema che costruisci ora determinerà se la crescita creerà slancio o caos. Trattalo con responsabilità!
Perché le migliori aziende considerano l'organizzazione una strategia
Le aziende in rapida crescita rimangono organizzate per un semplice motivo: per loro, l'organizzazione non è un compito burocratico, ma un'arma strategica. Costruiscono sistemi che creano chiarezza, responsabilità e slancio. Comprendono che i metodi informali che funzionano per una piccola startup inevitabilmente crolleranno sotto il peso della crescita, portando al caos, al burnout e alle opportunità perse.
Le aziende di maggior successo centralizzano il loro lavoro in un'unica fonte di verità, effettuano l'automazione delle attività ripetitive per liberare il loro team e dedicarlo a lavori di alto valore, e creano processi pensati per l'azienda che vogliono diventare, non solo per quella che sono oggi. Sanno che l'eccellenza operativa è fondamentale. Prima investono, più sostenibile diventa la crescita.
Sei pronto a creare sistemi organizzativi che si adattino alle dimensioni del tuo team? Prova ClickUp gratis e scopri come uno spazio di lavoro IA convergente elimina la proliferazione di strumenti che rallenta le aziende in crescita.